Cuadro Sinóptico Formularios, flujogramas, manual de sistemas y archivos
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República Bolivariana de Venezuela Pontificia Universidad Católica Santa Rosa Escuela de Administración de Empresas y Contaduría Pública Convenio UCSAR-UNIPAP Periodo DO8A Materia: Sistemas y Procedimientos Contables CUADRO SINÓPTICO FORMULARIOS, FLUJOGRAMAS, MANUALES DE SISTEMAS Y ARCHIVOS Profesora: Claritza Rodríguez Alumna: Adriana Villamizar C.I: 26.868.418 Caracas, Junio de 2022 normaliza el flujo de papeles como elementos recopiladores de información es usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina detecta la necesidad de realizar ajustes manteniene el seguimiento a cada formulario implantado almacena y procesa información más eficientemente organizacional Declaración del formulario (FORM) Formularios Elementos administrativo contable *El programa que manejará el formulario completado y enviado (el atributo action). *El método por el cual se enviarán los datos del usuario al servidor (el atributo method). *Una codificación de caracteres que debe ser aceptada por el servidor para poder manejar este formulario (el atributo accept-charset). El elemento <INPUT> representa un campo de entrada de datos. Campos de entrada (INPUT) Los atributos posibles del elemento vienen dados por el valor del atributo TYPE, que determina el tipo de entrada. El elemento <SELECT> se emplea para reducir el campo a una lista de valores. Campo de selección (SELECT) Área de texto (TEXTAREA) Especifica acciones tendientes a preparar a la organización del punto de vista: Sistematización para adecuar los procesos y procedimientos a la automatización de la información Estos valores se presentan empleando elementos de tipo <OPTION>. El elemento <TEXTAREA> representa un campo de texto de múltiples líneas. Hacerlo claro y sencillo al usuario Factores del diseño Colocar instrucciones claras Nitidez en el diseño Textos comprensibles GET Métodos POST se utiliza para obtener la información y/o recuperar los datos se utiliza para almacenar o actualizar los datos permite aproximadamente 2000 caracteres de tamaño variable. permite hasta 8 Mb de tamaño variable. Concepto Consiste en una figura o gráfico que representa una secuencia de procesos o un grupo de actividades por medio de símbolos Muestra de un solo vistazo un proceso que puede ser complejo Inicio/Fin Entrada y Salida de Datos Elementos Actividad llevada a cabo Toma de decisión Flujogramas Salida de datos Conector Determine los principales componentes del proceso Ordene las actividades Técnicas para el diseño de flujogramas Elija los símbolos correctos Aclarar cuáles son las entradas del proceso, las actividades que se desarrollan y sus salidas Haga una lista en orden cronológico Así cualquiera que esté familiarizado con los símbolos, puede entender el flujo rápidamente Haga la conexión entre las actividades Indique el comienzo y el final del proceso Para esto se utilizan conectores, normalmente flechas y líneas de puntos, o continuas Información muy importante para establecer límites para los propietarios de los procesos, gerentes y supervisores qué hacen Documentación descriptiva de la empresa es el conjunto de información que nos dice cómo lo hacen los sistemas para quién lo hacen Título y código del procedimiento Introducción Explicación corta del procedimiento Organización Estructura micro y macro de la entidad Objetivos del procedimiento Normas aplicables al procedimiento Manuales de Sistemas Descripción del procedimiento Requisitos, documentos y archivo Descripción de la operación y sus participantes Estructura de los manuales Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento Responsabilidad Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso Medidas de seguridad y autocontrol Aplicables al procedimiento Económicos Informes Financieros Estadísticos Recomendaciones Supervisión, evaluación y examen Entidades de control y gestión de autocontrol establece responsabilidades a los encargados de las todas las áreas son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades Procedimientos generan información útil y necesaria estableciendo medidas de seguridad y control objetivos que participen en el cumplimiento con la función empresarial Tamaño Manuales de Sistemas será acorde según Debe coordinarse con la unidad o área que maneja los recursos económicos para que éste sea reproducido (impreso) para su distribución e implementación Encuadernación Mantenimiento Revisión tamaño de la empresa Se realiza una vez que el grupo responsable de la elaboración del manual haya recabado e integrado las observaciones surgidas en los diferentes niveles de decisión Reproducción Distribución formato Se requiere someterlo a una revisión final, para verificar que la información contenida sea la necesaria, esté completa y corresponda a la realidad, además de proceder a comprobar que no contenga contradicciones o deficiencias. Cuando ya ha sido elaborado, autorizado e impreso, debe ser difundido entre los funcionarios y empleados responsables de su aplicación Consiste en mantener vigente y actualizado el manual de normas y procedimientos Es recomendable contar con un bosquejo de las actividades que componen el procedimiento, cada cierto tiempo para mantener el manual vigente permite mantener organizados sus archivos otorga un sistema de recuperación de la información donde se indica la localización física de los documentos Sistematización de archivos sirve como herramienta para la ejecución de los demás procesos archivísticos archivar la documentación por tema o contenido permite realizar un seguimiento del flujo de información sirve como banco de datos Según la organización Archivos Se encarga de controlar y manejar la información de la empresa Centralizado Descentralizado Clasificación Activos Según su utilidad Inactivos Semiactivos Métodos Se encuentran distribuidos por los distintos departamentos de la organización Son archivos de conservación y consulta permanente Son aquellos que comprender el traslado definitivo de cualquier documento para su conservación perpetua Son para la conservación y consulta de archivos menos frecuentes, con intervalos de 1 a 2 años Alfabético Se refiere a todo escrito que tiene relación con el nombre de una persona o institución Numérico Los expedientes se ordenan por número progresivo Cronológico Asuntos Su clasificación es alfabética según los apellidos o nombre de la empresa El número del expediente se asignará a cada persona física o moral conforme se vayan abriendo priva el tiempo como factor del ordenamiento de los expedientes que contienen documentación agrupada en años, meses y días Se ordena por su contenido, es decir, por el asunto de que se trate Inspección Archivos Antes de ser archivada la información debe examinarse para comprobar que se encuentra correcta Clasificación Es una técnica para la identificación y agrupación sistemática de documentos y semejantes, con características comunes Codificación Consiste en asignar números, letras y otros símbolos a los documentos, con el objetivo de distinguir y diferenciar los documentos Distribución Consiste en ordenar los documentos dentro de cada grupo Procedimientos
