¿QUE ES UN MANUAL ? Es un documento elaborado sistemáticamente en el cual se indican las actividades a ser cumplidas por los miembros de una institución y la forma en que las mismas deberán realizarse, ya sea conjunta ó separadamente Es un documento que contiene información detallada sobre los antecedentes, base legal, misión, visión, objetivos, funciones de las unidades y los cargos o puestos, así como el organigrama de una institución o unidad administrativa de la misma. PASOS PARA LA ELABORACIÒN DEL MANUAL a) b) c) d) e) f) g) h) i) Identificar la necesidad de elaborar un manual. Definición del alcance del manual Elaboración de instrumentos para recabar información. Recopilación de información. Análisis y proceso de la información recopilada. Redacción de primera versión del manual. Análisis de primera versión del manual. Presentación de versión final del manual . Elaborar el acuerdo de la autoridad competente para aprobación del manual y vigencia del mismo. j) Firma de la autoridad competente y sello de la institución o dependencia correspondiente. k) Distribución de una copia del manual para todas las unidades administrativas de la institución o dependencia. Carátula Logotipo de la institución. Tipo de manual Nombre de la Unidad Administrativa. Fecha y el lugar de elaboración y/o actualización y aprobación del mismo. Se recomienda que esto último se incluya en un cajetín para mantener una buena imagen. Contenido o índice: Se refiere al listado de ítems incluidos en el documento. Permite ubicar fácilmente la información requerida en el manual. Acuerdo de la autoridad competente que ha aprobado el manual y el cual lo pone en vigencia: Es la disposición administrativa (Acuerdo, Acta), que aprueba la vigencia y aplicación del manual. Introducción / Presentación: Indica una breve exposición sobre el documento, su contenido, objetivos, áreas de aplicación o alcances e importancia de su revisión y actualización. Objetivos del Manual de Organización y Funciones: Define lo que se persigue con el manual que se elabora. Campo de aplicación del manual: Indica la cobertura del manual. Esta puede ser para toda la institución o para ciertas unidades administrativas. Antecedentes de la organización o unidad administrativa Se refiere a una descripción del origen de la existencia de la organización o unidad administrativa. Expone la historia de la institución, desde su creación, hasta el momento actual. Estructura Organizacional de la Institución Define o lista cada una de las unidades administrativas que la componen. Esta debe ser según la normativa vigente de la institución. Organigrama estructural de la Organización Es el instrumento en el cual se ubica estructuralmente a cada una de las unidades administrativas que la integran, así como las relaciones de dependencia, tanto horizontales como verticales. Base legal de la organización o unidad administrativa: Indica qué disposición o disposiciones legales respaldan la creación y funcionamiento de la institución. Misión: Es el motivo, propósito fin o razón de ser de la existencia de la institución. Es la respuesta a la pregunta ¿para que existe la unidad? y permite concientizar la labor en el medio. Visión: Define las metas que se pretender conseguir en el futuro, estas metas tienen que ser realistas y alcanzables. Objetivos de la organización o unidad administrativa: Concierne a lo que se persigue alcanzar, para lograr la naturaleza de la institución o unidad administrativa. Su principal referente es la Ley que le da vida a la institución Funciones administrativas de la organización o unidad administrativa: Se refiere a las actividades generales que deberá realizar la unidad administrativa para alcanzar los objetivos propuestos. Puede redactarse en verbos en infinitivo (ar, er, ir). Su principal referente es la Ley que le da vida a la institución. Usuarios internos y externos Internos: Describe las principales unidades administrativas de la Entidad con quienes frecuentemente se interactúa. Externos: Describe las principales instituciones o personas externas con las que la institución tiende a establecer coordinaciones para cumplir sus funciones. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Incluye la descripción técnica de los puestos de trabajo que componen la institución o unidad administrativa. Correlativo o código: Número institucional que identifica al puesto. Nombre del puesto: (Nominal), es el nombre que aparece en la nómina, de acuerdo al plan de clasificación de puestos. Nombre funcional del puesto: Es la ubicación de un puesto dentro de la estructura orgánica. Jefe Inmediato: Indica el nombre del puesto del Jefe inmediato superior. Subalternos: Empleado de categoría inferior, que depende de una autoridad, jefe o supervisor de una unidad administrativa. Objetivo del puesto: El por qué existe ese puesto Funciones y atribuciones principales: (Se escriben en infinitivo, ar, er, ir). Es la descripción específica de las funciones que desarrolla el puesto de trabajo. Responsabilidades Bienes: (Tangibles; escritorio, silla, papelera, suministros de oficina etc.) Equipo necesario para trabajar: ( Equipo de cómputo, impresora ) Materiales: (Útiles de oficina) CONDICIONES DE TRABAJO Lugar de trabajo: Son los lugares de trabajo que deben de cumplir con una serie de características estructurales, de orden, limpieza, iluminación etc., de modo que no den lugar a riesgos, ni perjudiquen la salud y seguridad de los trabajadores. Jornada de trabajo: la jornada (diurna, nocturna y mixta) y los horarios de trabajo. Riesgos: Factores que condicionan la salud, la seguridad y el bienestar de los trabajadores de una Instituciones. Esfuerzo: (se expresan en porcentajes de manera que su sumatoria sea 100%, que tanto esfuerzo supone desempeñar en las actividades) Mental Físico Especificaciones del puesto según el Manual de Clasificación de Puestos Educación: Describe requisitos de formación académica, grado o situación académica, colegiatura y habilitación profesional, según corresponda. Experiencia: Describe requisitos de experiencia general y experiencia específica, competencias y habilidades requeridas para el puesto. ANEXOS Formularios: Documentos diseñados con el propósito de que el usuario pueda introducir con facilidad datos estructurados en las zonas del documento destinadas a ese propósito para ser almacenadas y procesadas posteriormente. Instructivos: Son documentos que describen la forma específica de llevar a cabo una actividad. Acuerdos: Documentos que respaldan acciones, estructuras, funciones, etc. GLOSARIO DE TÉRMINOS Contiene definiciones de algunos de los términos utilizados en el manual GRACIAS PREGUNTAS Y/O COMENTARIOS
