PROCEDIMIENTO REGISTRO DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS RENDICIÓN DE CUENTAS ISO 45001:2018 Código: EGP-PRC-001 Versión: 0 Fecha: 01/05/2022 Página 1 de 11 PROCEDIMIENTO REGISTRO DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS Cargo Firma Fecha REVISADO POR Jefe Dpto I&D en PRP REVISADO POR Subgerente sistemas de gestión APROBADO POR Gerente I&D 20/04/2022 20/04/2022 23/04/2022 PROCEDIMIENTO REGISTRO DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS RENDICIÓN DE CUENTAS ISO 45001:2018 Código: EGP-PRC-001 Versión: 0 Fecha: 01/05/2022 Página 2 de 11 1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer la metodología para realizar la rendición de cuentas frente al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, con el fin de identificar oportunidades de mejora, necesidad de implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora. 2. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: Este procedimiento aplica a las actividades que hacen parte del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, desde la planeación, el hacer, el verificar y el actuar de la empresa ERGONOMIC PEN. 3. POLÍTICA DE OPERACIÓN De acuerdo al decreto 1072 DE 2015, como primera condición para la rendición de cuentas, es la asignación de responsabilidades por parte de la Gerencia a los funcionarios de los distintos niveles de empresa ERGONOMIC PEN, de esta manera, a quienes se les haya delegado responsabilidades en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, tienen la obligación de rendir cuentas internamente en relación con su desempeño. Esta rendición de cuentas se realiza por medio escrito en un informe gerencial y debe hacerse una vez al año, y como constancia de este procedimiento se levanta un acta con las conclusiones y compromisos que se generen frente al cumplimiento de responsabilidades para el siguiente año. 4. GLOSARIO: Rendición de cuentas: Mecanismo por medio del cual las personas e instituciones informan sobre su desempeño. Salud en el trabajo: actividad multidisciplinaria que promueve y protege la salud de los trabajadores. Esta disciplina busca controlar los accidentes y las enfermedades mediante la reducción de las condiciones de riesgo. Efectividad: Logro de los objetivos del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo con la máxima eficacia y la máxima eficiencia. Seguridad en el trabajo: Disciplina que se encarga de evitar los accidentes de trabajo, por medio de procurar que tanto el centro de trabajo, las máquinas, herramientas y cualquier otro aparejo que deba utilizar el trabajador será seguro. PROCEDIMIENTO REGISTRO DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS RENDICIÓN DE CUENTAS ISO 45001:2018 5. DIAGRAMA DE FLUJO: INICIO Análisis de la aplicación de las normas de seguridad y salud en el trabajo en la empresa. Asignación de las actividades a realizar por parte de la alta dirección a los diferentes niveles en la empresa ERGONOMIC PEN. Agregar al plan de trabajo anual la rendición de cuentas Comunicar a la gerencia de la fecha de rendición de cuentas establecida en el plan de trabajo Código: EGP-PRC-001 Versión: 0 Fecha: 01/05/2022 Página 3 de11 PROCEDIMIENTO REGISTRO DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS RENDICIÓN DE CUENTAS Versión: 0 Fecha: 01/05/2022 Página 4 de 11 ISO 45001:2018 NO Aceptación de la fecha de rendición de cuentas por parte de la gerencia SI Informar sobre la fecha establecida para la redición de cuentas a los diferentes niveles de la empresa ERGONOMIC PEN Creación del formato para la rendición de cuentas Código: EGP-PRC-001 PROCEDIMIENTO REGISTRO DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS RENDICIÓN DE CUENTAS ISO 45001:2018 Envío del formato a los diferentes niveles de la empresa Elaboración de informe de rendición de cuentas Citar a los diferentes niveles que hay en la empresa para la rendición de cuentas Llevar a cabo una sesión para la rendición de cuentas Analizar los problemas a mejorar para cada nivel en la empresa ERGONOMIC PEN Código: EGP-PRC-001 Versión: 0 Fecha: 01/05/2022 Página 5 de 11 PROCEDIMIENTO REGISTRO DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS RENDICIÓN DE CUENTAS Versión: 0 Fecha: 01/05/2022 Página 6 de 11 ISO 45001:2018 Creación del acta de la sesión de rendición de cuentas con las sugerencias de mejoras para cada nivel en la empresa Elaboración de un plan de acción para dar seguimiento y conseguir las mejoras propuestas Mostrar el plan de acción a la gerencia para su validez NO Validez del plan de acción SI Aplicación del plan de acción en la empresa ERGONOMIC PEN FIN Código: EGP-PRC-001 PROCEDIMIENTO REGISTRO DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS RENDICIÓN DE CUENTAS ISO 45001:2018 Código: EGP-PRC-001 Versión: 0 Fecha: 01/05/2022 Página 7 de 11 6. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES No. 1 DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Análisis de la normatividad y los requisitos legales Administrador del SGvigentes en seguridad y salud en el trabajo para SST y gerencia decidir, tomando en cuenta los procesos de la empresa ERGONOMIC PEN las actividades que deberá cumplir cada nivel de la empresa y así lograr el cumplimiento correcto de la normatividad. 2 Por parte de la gerencia se comunicará por medio de un documento formal escrito la asignación de cada actividad a cada nivel en la empresa ERGONOMIC PEN. Se incluirá en el plan de trabajo la fecha para realizar la rendición de cuentas. Se le comunicara a la gerencia el día en que se llevara a cabo la rendición de cuentas para su aprobación. Se comunicará a todos los niveles que existen en la empresa ERGONOMIC PEN la fecha en que se hará la rendición de cuentas. Se elaborará el formato adecuado para realizar la rendición de cuentas. Se enviará el formato establecido para el informe de rendición de cuentas a todos los niveles de la empresa ERGONOMIC PEN. Elaboración del informe de rendición de cuentas en base a las actividades, los indicadores y el plan de trabajo establecidos asignados a cada nivel en la empresa ERGONOMIC PEN. Citar a la gerencia y a todos los niveles que existen en la empresa ERGONOMIC PEN. Llevar a cabo la realización de la sesión de rendición de cuentas. 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Gerencia Administrador del SGSST Gerencia y administrador del SGSST Administrador del SGSST y COPASST COPASST Administrador del SGSST Administrador del SGSST y los diferentes niveles de la empresa Administrador del SGSST COPASST, gerencia, administrador del SGSST y los diferentes niveles de la empresa Determinar qué aspectos se deberían mejorar. Administrador del SGSST y gerencia Registrar por medio de un acta la sesión de cuentas Administrador del SGcolocando las mejoras sugeridas para el SST cumplimiento de las responsabilidades. PROCEDIMIENTO REGISTRO DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS RENDICIÓN DE CUENTAS ISO 45001:2018 13 14 15 16 Código: EGP-PRC-001 Versión: 0 Fecha: 01/05/2022 Página 8 de 11 Establecer un plan de acción para cumplir con los Administrador del SGaspectos que se mejoraran. SST. COPASST y los diferentes niveles de la empresa Presentar el plan de acción a la gerencia para su Administrador del SGaceptación. SST Dada su aprobación deberá dársele a conocer a Gerencia, cada uno de los niveles que existen en la empresa administrador del SGSST, COPASST y los diferentes niveles de la empresa Aplicación del plan de acción Administrador del SGSST, gerencia, COPASST y los diferentes niveles de la empresa 7. REGISTROS • Plan de trabajo anual • Matriz de responsabilidades • Indicadores del SG SST • Formato de informe de rendición de cuentas 8. CONTROL DE CAMBIOS No. FECHA DE ACTUALIZACIÓN 1 20/04/2022 DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Actualización del formato PROCEDIMIENTO REGISTRO DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS RENDICIÓN DE CUENTAS Código: EGP-PRC-001 Versión: 0 Fecha: 01/05/2022 Página 9 de 11 ISO 45001:2018 9. ANEXOS Formato registro de la rendición de cuentas Empresa: ERGONOMIC PEN Periodo: Dia Fecha de elaboración: % Total de cumplimiento 100% CARGO O ROL/ RESPONSABILIDAD CUMPLIMIENTO TOTAL % Mes EVIDENCIA Año PROCEDIMIENTO REGISTRO DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS RENDICIÓN DE CUENTAS Código: EGP-PRC-001 Versión: 0 Fecha: 01/05/2022 Página 10 de 11 ISO 45001:2018 Formato registro de la rendición de cuentas Dia Periodo: Fecha de elaboración: % Total de cumplimiento 100% CARGO O ROL/ RESPONSABILIDAD DIRECTOR GENERAL CUMPLIMIENTO TOTAL % Mes EVIDENCIA SUBDIRECTOR GENERAL DE GESTIÓN CORPORATIVA (responsable del sistema de Gestión) (Representante de la Dirección) TOTAL % EVIDENCIA SUBDIRECTORES GENERALES, DIRECTORES TÉCNICOS, SUBDIRECTORES TÉCNICOS Y JEFES DE OFICINA TOTAL % EVIDENCIA JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN TOTAL % EVIDENCIA JEFE OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES TOTAL % EVIDENCIA CONTROL INTERNO TOTAL % EVIDENCIA Año PROCEDIMIENTO REGISTRO DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS RENDICIÓN DE CUENTAS ISO 45001:2018 Código: EGP-PRC-001 Versión: 0 Fecha: 01/05/2022 Página 11 de 11 SUBDIRECTOR TÉCNICO DE RECURSOS HUMANOS TOTAL % EVIDENCIA SUBDIRECTOR TÉCNICO DE RECURSOS FÍSICOS. TOTAL % EVIDENCIA SERVIDORES PÚBLICOS TOTAL % EVIDENCIA COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL TOTAL % EVIDENCIA COMITÉ DE SEGURIDAD VIAL TOTAL % EVIDENCIA BRIGADA DE EMERGENCIAS TOTAL % EVIDENCIA
