IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARTE 1 INTEGRANTES • MARIOLY CONDORI JANCKO • ELIEZER ISAIAS VARGAS ROJAS • MARIBEL APAZA BALCERA • MARIA ANGELICA BEJARANO B. • GISSEL ROMERO AMADOR • JOSE LUIS AYALA FLORES • LUZ NAYHELI PALMA CONDO • ELIANA CAVERO ALVARADO • MELISSA COCA SULLCANI • MONICA INES CRUZ ACCIONES Son actividades y operaciones que se realizan para satisfacer el objetivo funcional, para la presente Guía, las acciones se constituyen en los medios de control. CONTROL Políticas y/o procedimientos que forman parte del control interno; uno o más controles pueden existir en cualquiera de los cinco componentes. También se refiere a un estado o condición (efectuar el control de las políticas y procedimientos diseñados para controlar). “ CONTROL INTERNO Control interno es un proceso, efectuado por la dirección superior y demás servidores públicos de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable respecto a la consecución de objetivos en las siguientes categorías: Ambiente de Control COMPONENTES El control interno este compuesto por cinco componentes interrelacionados Evaluación de Riesgos Actividades de control Información y Comunicación Supervisión CRITERIOS Conjunto de normas, disposiciones legales y acciones necesarias, asociadas a cada factor o subcomponente que permiten evaluar o comparar su efectividad. DISEÑO DE CONTROLES Selección lógica de instrumentos ordenados para cumplir una función de control, que deriva de las exigencias de las disposiciones legales. EFECTIVIDAD Los sistemas de control interno operan en niveles diferentes de efectividad. El control Interno puede juzgarse efectivo en cada una de las categorías, respectivamente, si la dirección superior tiene seguridad razonable sobre de que: Comprenden la extensión en la cual se están logrando los objetivos de las operaciones de la entidad; Los Estados Financieros publicados se están presentado confiablemente; Se están cumpliendo con las leyes y regulaciones aplicables. “ EVENTO Incidente o acontecimiento derivado de fuentes internas o externas a la entidad que afecta la consecución de objetivos . FACTORES Integridad y Valores Éticos Administración Estratégica Sistema Organizativo El “Ambiente de Control” cubre los siguientes factores: Asignación de Responsabilidades y Niveles de Autoridad Filosofía de la Dirección Competencia del Personal Políticas de Administración de Personal Auditoria Interna Atmosfera de Confianza IMPLANTACION Es la acción o decisión de poner en marcha un sistema, proceso, operación o tarea, diseñados previamente sobre la base de normas vigentes, que se llevarán a la práctica a través de su funcionamiento o aplicación. IMPLANTACION EFECTIVA La implantación efectiva del control interno, se da cuando se cumple el objetivo del sistema, proceso, operación o tarea, diseñados previamente sobre la base de normas vigentes, que se llevarán a la práctica a través de su funcionamiento o aplicación en el tiempo. “ MEDIOS Los medios son los instrumentos que formalizan y evidencian el diseño de los controles en el marco de las exigencias de las disposiciones legales y las normas básicas de los Sistemas de Administración y Control. OBJETIVO Cada entidad establece objetivos que espera alcanzar y las estrategias para conseguirlos en concordancia con su misión. Los objetivos pueden ser para la entidad, como un todo o específicos para cada actividad. OBJETIVO FUNCIONAL Propósito específico de cada factor o subcomponente. “ PROCESO Serie de acciones que penetran las actividades de una entidad, y son inherentes a la manera como la Dirección Superior dirige las mismas. RIESGO Posibilidad de que un evento ocurra y afecte adversamente a la consecución de objetivos. SEGURIDAD RAZONABLE El control interno proporciona seguridad razonable a la dirección superior con miras a la consecución de objetivos de la entidad. La probabilidad de conseguirlos está afectada por las limitaciones inherentes a todos los sistemas de control interno. SERVIDORES PUBLICOS Persona individual, que independientemente de su jerarquía y calidad, presta servicios en relación de dependencia en una entidad pública. En este entendido, el control interno es ejecutado y realizado por todos los servidores públicos de una organización, quienes establecen objetivos y ubican mecanismos de control. 17 Revisión anual 11 de abril de 2022 SUBCOMPONENTE Los subcomponentes están orientados a la división de los componentes: Evaluación de Riesgos (identificación de eventos, evaluación y respuesta a los riesgos), Actividades de Control (eficacia y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de leyes y normas), Información y Comunicación, (sistema de información y comunicación) y Supervisión (supervisión continua y puntual) CONCEPTOS DE CONTROL INTERNO Es el conjunto de acciones, actividades , planes , políticas , normas registros , procedimientos y métodos incluido el entorno y actitudes que desarrollan autoridades y su personal a cargo, con el objetivo de prevenir posibles riesgos que afectan a una entidad publica. El control interno es el plan mediante el cual una organización establece principios, métodos y procedimientos que coordinados entre sí buscan proteger los recursos de la entidad, además de prevenir y detectar fraudes y errores dentro de los diferentes procesos desarrollados en la empresa, en torno al cumplimiento de los objetivos planteados para determinado tiempo. COMPONENTES FUNCIONALES DEL CONTROL INTERNO Se fundamenta en una estructura basada en 5 componentes funcionales: AMBIENTE DE CONTROL El ambiente de control es un conjunto de reglas y valores compartidos que constituyen el marco que guía el comportamiento de los funcionarios de una entidad. Dicho ambiente configura la conciencia de control o autocontrol que afecta las actitudes de los funcionarios públicos frente al control interno y se exterioriza por medio de ellas. Se debe comprender que el ambiente de control refleja el espíritu ético vigente en una entidad respecto al comportamiento de sus integrantes, la integridad y responsabilidad con la que encaran sus obligaciones y actividades y la importancia que le confieren al proceso de control interno. EVALUACIÓN DE RIESGO Implica identificar y analizar los riesgos actuales de la empresa. El objetivo de este proceso es la identificación y el análisis de los riesgos que afectan los sistemas administrativos y operativos con el propósito de poder anticipar las decisiones que faciliten la minimización de los posibles efectos significativos que pudieran ocurrir si se materializaran dichos riesgos. ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL Las actividades de control son procedimientos o acciones que ayudan a asegurar que se llevan a cabo las políticas e instrucciones de la dirección y su propósito es la prevención y la detección de errores e irregularidades que puedan afectar la consecución de los objetivos institucionales. Para dar cumplimiento a dicho propósito todas las actividades de control deberán estar enfocadas hacia los riesgos reales o potenciales que puedan causar perjuicios a la entidad INFORMACION Y COMUNICACIÓN Un de información y comunicación es un conjunto de elementos que interactúan regularmente con el objetivo de suministrar, a quienes deciden y a quienes operan dentro de una entidad, la información que se requiere para el ejercicio de sus funciones. Se debe entender por información al resultado de haber organizado o analizado los datos de alguna manera y con un propósito determinado. Esta acepción implica que la información expresa datos interrelacionados producto de su procesamiento SUPERVISIÓN El monitoreo o seguimiento es el componente que permite conocer el nivel de funcionamiento del control interno y hacer las modificaciones que resulten necesarias. La supervisión permite conocer en un momento dado, total o parcialmente el funcionamiento del proceso de control implantado y realizar los ajustes que se consideren pertinentes. De acuerdo con este rol, la supervisión configura el autocontrol del proceso facilitando el perfeccionamiento del resto de los componentes y procurando el mejoramiento continuo de acuerdo con las circunstancias vigentes. Necesidad del control interno Expectativas y beneficios de implantación y funcionamiento eficaz su Reducir los riesgos de corrupción. Lograr los objetivos y metas establecidos Promover el desarrollo organizacional. Lograr mayor eficiencia, eficacia y transparencia en las operaciones. Necesidad del control interno Expectativas y beneficios de implantación y funcionamiento eficaz su Cumplimiento del marco normativo. Proteger los recursos ,bienes del Estado, y el adecuado uso de los mismos. Información confiable y oportuna Fomentar la práctica de valores Promover la rendición de cuentas de los funcionarios Perjuicios generados por un control interno ineficaz Fraudes Apropiación indebida de fondos y bienes de la entidad. Falsificación financiera. de documentos ,información Demoras en la rendición de fondos solicitados Malversación de fondos. Pagos indebidos o conducta antieconómica. Perjuicios generados por un control interno ineficaz Sobornos. Negligencia . Uso de activos fijos en beneficio propio. Realización de labores ajenas a sus funciones en horario de trabajo. Aprovechamiento de privilegios en función del cargo. Perjuicios generados por un control interno ineficaz Uso de información privilegiada o confidencial para obtener beneficio propio. Uso indebido de influencias para obtener ventajas o beneficios. Nepotismo. Estrategias para implantar el control interno • Comprender la urgencia y la necesidad de implantar el control interno El proceso de implantación del control interno es de vital importancia y necesidad para las entidades La incitación pasa por captar la atención y generar adeptos por convicción en los mandos gerenciales y ejecutivos. Estrategias para implantar el control interno • Formar un grupo que pueda orientar al personal e influir en su comportamiento Se deben de considerar los siguientes aspectos: • Poder del puesto • Experiencia • Credibilidad • Liderazgo Estrategias para implantar el control interno • Desarrollar una visión realista sobre el control interno que se debe implantar Con estos 3 propósitos importantes: • Implementar una cambio de cultura hacia la implementación y cumplimiento de los controles en base a la necesidad y funcionamiento • Motivar a emprender acciones d dirección apropiada • Coordinar acciones de diferentes funcionarios de manera rápida y eficiente Estrategias para implantar el control interno • Disminuir la resistencia al cambio • Carecer de información especifica del cambio • No percibir la necesidad del cambio • Considerar el grupo impulsor como un agente no vinculante • Falta de involucramiento de la alta gerencia • Considerar el cambio como una amenaza o peligro hacia los puestos de trabjo Estrategias para implantar el control interno • Comunicar, difundir y determinar los agentes participantes • Sencillez • Analogía • Foros múltiples • Repetición • Liderazgo a través del ejemplo • Comunicación bilateral • La implantación del proceso de control interno y particularmente, el ambiente de control, es una tarea esencial y trascendental en las entidades públicas 34 Revisión anual 11 de abril de 2022 Estructuras “ Estructuras Habilidades Sistemas • Se deben alinear los sistemas con la visión del control interno que se pretende implantar. Por ejemplo: El sistema de administración de personal El sistema de organización administrativa Supervisores Se debe modificar la actitud de aquellos supervisores que se niegan a cambiar su estilo de mando y control desalentando la iniciativa y la creatividad con mucha rapidez RECONOCER Y DIFUNDIR LAS METAS ALCANZADAS DURANTE EL DESARROLLO DE LA IMPLANTACIÓN Objetivos El hecho de darle gran importancia a los resultados obtenidos en el corto plazo puede generar cierta credibilidad para sustentar los esfuerzos de largo plazo. El cronograma implantación contener: de debe a) Difundir la urgencia del proceso de implantación del control interno b) Creación de un grupo impulsor c) Elaboración de una visión consensuada d) Elaboración del “proyecto de comunicación y difusión” e) Eliminar barreras estructurales y alinear los sistemas administrativos actividades fechas y responsables. • a) Comunicación y capacitación Se debe comunicar frecuentemente las ventajas de la nueva concepción del control interno respecto de la anterior procurando que los funcionarios acepten la validez de dicha concepción. 40 Revisión anual 11 de abril de 2022 • b) Personal - Las incorporaciones que se realicen deben ser compatibles con la cultura organizacional respecto de los controles internos implantados 41 Revisión anual 11 de abril de 2022 Rotación No promoción de personal que no se adecuen a las nuevas practicas de control interno Principios del Control Interno Naturaleza del Control El control interno constituye un proceso integrado a todos los procesos, técnicos y administrativos, Calidad del Control Los procesos de diseño, implantación, funcionamiento y seguimiento del control interno de los entes deben ajustarse a y orientarse hacia el concepto de calidad. Responsabilidad Es la obligación y la actitud de todo trabajador, con independencia de su jerarquía dentro de una organización, de rendir cuentas que le fueron confiados Jerarquía de Controles El control interno, por ser un proceso, se conforma por un encadenamiento de acciones particulares de los recursos humanos Criterio y Juicio Personal y Profesional En toda organización la existencia de un marco estratégico sistematizador y normativo de las decisiones y operaciones debe entenderse en un sentido positivo. FASES PARA IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Existen una serie de fases que deben seguirse secuencialmente para garantizar una correcta implementación del control interno. Son las siguientes: Fase 1: CREAR UNA CULTURA DEL CONTROL MEDIANTE LA COMUNICACIÓN, LA MOTIVACIÓN Y LA CAPACITACIÓN. – Antes de comenzar con la implementación del sistema de control interno, es importante preparar el terreno. Esta preparación consiste en comunicar a sus trabajadores qué es lo que se quiere hacer y saber transmitir la importancia del control y sus beneficios para la organización e incluso para cada persona individualmente. Capacitación al personal FASE 2: RECABAR INFORMACIÓN. – “ Una vez que se haya introducido la cultura del control entre los miembros de la organización, llega el momento de recolectar datos. En esta fase debe intervenir activamente todo el personal de la organización, coordinados por un responsable designado, ya sea externo o interno, procedente del área de estrategia de la organización. Existen diferentes métodos para llevar a cabo esta recopilación, por ejemplo: * Narración: * Listas de chequeo * Observación: FASE.3.CLASIFICAR LA INFORMACIÓN OBTENIDA. – Ya que el responsable ha reunido toda la información necesaria a través de alguna de las vías mencionadas, se procede a clasificar la información obtenida, de la manera más ordenada posible para facilitar su consulta y correcta interpretación. FASE 4: DIAGNOSTICAR. – En este punto, ya se dispone de la información necesaria para realizar un diagnóstico del estado de múltiples aspectos de la gestión: verificar el cumplimiento de los objetivos, los roles, sus funciones, las políticas, etc. “ FASE 5: REVISAR LOS PROCEDIMIENTOS. – Bajo la normativa legal, la óptica de calidad total, los parámetros de reingeniería y directrices administrativas, se hace una revisión exhaustiva de los procedimientos con el fin de hacerlos más eficientes. Se suprimen pasos no necesarios, se centralizan procesos repetidos y se abren vías de comunicación. FASE.6.EVALUAR EL CONTROL INTERNO Y DE GESTIÓN. – Se establece una manera de evaluar el sistema de control interno entre todos los miembros de la organización. Cada uno de ellos debe aportar su visión e involucrarse, comprometiéndose a someterse a un continuo autocontrol que favorezca la mejora continua de la organización. . FASE 7: IMPLEMENTAR, HACER SEGUIMIENTO Y AJUSTAR. – En este punto, el sistema de control interno ya está diseñado. Ha llegado el momento de que los responsables se hagan cargo de implementarlo en cada una de las áreas y garantizar su cumplimiento. El responsable en cuestión deberá hacer un seguimiento continuo junto con el apoyo de la auditoría interna. También es ocasión tomar acciones correctivas necesarias y hacer ajustes finales. FASE.8.EVALUAR INDICADORES Y REALIZAR MÁS AJUSTES. Se deben diseñar KPI de gestión colectivamente para analizarlos. Dichos indicadores pueden almacenarse y sistematizarse en cuadros de mando preferiblemente de forma automatizada. Esto permite obtener información en tiempo real. ¿QUE ES UN KPI ? Un KPI, es un indicador clave o medidor de desempeño, es una medida del nivel del rendimiento de un proceso. otra vía de evaluación que se emplea frecuentemente son los sistemas de administración de riesgos. 51 Revisión anual 11 de abril de 2022 ALCANCE El alcance del control interno se encuentra sujetas a la implantación del proceso de control interno, conforme establece el artículo 22 del Reglamento para el Ejercicio de las Atribuciones de la Contraloría General del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 23215 Verificar el cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de control interno Artículo 22.Competencias. Compete a la auditoría interna 52 Verificar que la administración activa tome las medidas de control interno señaladas en esta Ley Asesorar, en materia de su competencia METODOLOGÍA La metodología del control interno sugiere tareas que al menos deberían realizar todas las entidades para diseñar sus controles y medios para la implantación del control interno tomando en cuenta los cinco componentes. 53 Para la implantación del control interno se requiere como base, diseñar medios o instrumentos; los cuales deben estar formalizados a través de disposición legal correspondiente. MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN
