Evidencia 3 Documento (Paralelo Clases de Documentos)

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
ACTIVIDAD 2
DOCUMENTO (PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS)
PRESENTADO POR
LINA FERNANDA PERENGÜEZ CARDONA
SENA
PALMIRA
2021
DOCUMENTO (PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS)
De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de
aprendizaje, el aprendiz debe entregar un paralelo, colocando las clases de
documentos, su diferencia con respecto al otro, y explicar el uso de cada
documento.
Clases de documentos
Según su estructura, un documento se considera a la vez medio y comunicación de
información y conocimiento, por tanto, sus características principales lo constituyen
las siguientes dimensiones:



Soporte físico o material.
Mensaje o información que contiene.
Facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento.
En general, se pueden identificar y resumir dos categorías de documentos:
Documentos de archivo y Documentos electrónicos.
Un documento de archivo es un instrumento de carácter contemporáneo que es
creado por individuos y organizaciones en el desarrollo de sus actividades; con el
transcurrir del tiempo estos documentos se convertirán en una ventana que nos
permitirá tener acceso a los eventos ocurridos en el pasado. Los documentos de
archivo son tan variados como sus formatos, podemos encontrarnos con
documentos escritos, fotográficos, gráficos, sonoros, digitales, analógicos, etc. Los
documentos son conservados tanto por instituciones de carácter público y privado
como por individuos a lo largo y ancho del globo.
Un documento electrónico se conoce como aquel producido por una persona
natural o jurídica en el ejercicio de sus funciones que contiene información
generada, enviada, recibida y almacenada por medios electrónicos, la
cual permanece en estos medios durante todo su ciclo de vida, aunque es
importante tener en cuenta que los documentos electrónicos no siempre nacen
siendo electrónicos, algunos de ellos se convierten en electrónicos en el transcurso
de su gestión, de igual forma no todos los documentos electrónicos son
documentos electrónicos de archivo, dado que los documentos electrónicos de
archivo deben tener ciertos componentes y cumplir con características específicas
que garantizan su conservación y preservación a largo plazo.
Clase de Documento
Documentos de
archivo
Documentos
electrónicos
Uso
 Es una constatación que
permite
comprobar
el
desarrollo de una actuación
administrativa
 Nos permite comunicación a
otros órganos o unidades de
la administración a terceros
interesados, ya sean estas
personas jurídicas públicas
y privadas o personas
naturales
 Controla el acceso a la
información por niveles de
seguridad y conservación a
largo plazo.
 Permite fácil acceso a la
información
Diferencia
 son todos aquellos que
se encuentran en forma
física, los cuales se
encuentran archivados
dentro de carpetas.
 El contenido es inesperable
de su soporte.
 Su valor probatorio se mide
por las características de
autenticidad, entre ellas la
firma o sello seco.
 Permiten un fácil acceso a
la información y están
conservados en discos
duros
o
dentro
de
computadores protegidos
por
software
de
seguridad.
 Su contenido puede ser
separado de su soporte
original,
para
ser
transferido a otros.
 Su autenticidad depende
del hardware en el cual
fue creado. Y solo se
podrá mantener si se
conserva en su estructura
original.