Inicio del proyecto Marco teórico y conceptos básicos Bienvenido a nuestro curso de Ms Project, antes de conocer el manejo del programa es necesario tener claridad sobre algunos conceptos asociados a la construcción de un proyecto de construcción. 1. Proyecto de construcción Es una infraestructura necesaria para satisfacer una necesidad pública o privada. El proyecto consta de diferentes etapas de desarrollo: 1. Crear el plan (planificación). • Estudio preliminar, para delimitar la necesidad existente, y la factibilidad del mismo. • Elaborar un diseño preliminar, con el cual se puede saber, de manera más clara, el costo de la obra. • El proyecto terminado se integra de planos, así como una descripción por escrito de las especificaciones técnicas generales y especiales todo esto junto con un programa detallado de la obra 2. Administrar el proyecto 3. Realizar el seguimiento del proyecto 4. Cerrar el proyecto 1.1 Administración de proyectos en la construcción Consiste en administrar en forma efectiva, tiempo, personas, materiales, dinero y equipo, así como elaborar una calendarización completa para finalizar el proyecto en tiempo y costo, aunado a lo anterior, establecer un método para el control del proyecto. Para administrar un proyecto es necesario saber la tipología y el tamaño del mismo. Sino se tiene idea clara del tamaño real del proyecto, no es posible elaborar un presupuesto acertado ni una programación del mismo. Normalmente esta delimitación de alcance o tamaño es elaborada por los diseñadores, quienes realizan un presupuesto preliminar base para el cliente. El administrador del proyecto debe: • Ser una persona con capacidad de resolver los problemas que surjan durante el desarrollo de la obra. • Un líder que guíe en forma efectiva a todos los trabajadores a su cargo, y que cuente con una actitud positiva y proactiva. • Debe elaborar un plan en el cual basarse para organizar y optimizar el proyecto, el nivel de planeación dependerá de los distintos niveles de administración que se trate. Tiene las siguientes funciones: • Planeación • Programación • Organización • Control 1.1.1 Planeación de una obra Es el conjunto de decisiones y estrategias que define la Gerencia del proyecto para llevar a cabo la obra. Un ejemplo de estas decisiones son por ejemplo: cantidad de frentes, simultaneidad de avance entre los frentes, la secuencia de avance, la ubicación de talleres, la ubicación de campamentos, el plazo para realizar un proyecto, la ubicación de materiales en campo, el espacio físico de la obra, el espacio físico que ocuparan los materiales, el sistema constructivo, la innovación tecnológica, la cantidad de personal a contratar, etc. “La planificación de un proyecto empieza por la planificación de todos y cada uno de los detalles de la obra y como consecuencia de esta planificación se elabora la programación de obra.” 1.1.2 Programación de la obra Es el resultado de la planificación del proyecto y en ella se detallan todas las tareas necesarias para concluir el proyecto en los plazos previstos al igual que las duraciones, los inicio y fin de cada tarea y los recursos y costos de cada actividad. Estas actividades se ordenan de manera sistemática, y se le asigna una duración y una fecha de inicio y terminación. También se establecen relaciones entre las diferentes actividades, y las posibles restricciones existentes entre unas y otras. “En la programación de la obra podemos encontrar la ruta crítica del proyecto“ 1.1.3 Organización Consiste en la selección de personal adecuado para la realización de trabajos específicos, así como la asignación de labores a los diferentes trabajadores, de acuerdo a los requerimientos de la programación de obra. Basado en la programación, trata de organizar todos los recursos requeridos para cada proceso o actividad. Estos recursos pueden ser materiales, herramientas, mano de obra o equipo” 1.1.4 Controles Consiste en elaborar un sistema de control que le permita al administrador medir, reportar, y prevenir posibles variaciones en el tiempo o costo de la obra. Debido a esto, se dice que el control y planeación van de la mano. Es una de las etapas más difíciles de la administración de proyectos” 2. Nociones básicas de planificación y programación de obras civiles Para llevar a cabo la construcción de un proyecto, se hace necesario planear las actividades a realizar, con el fin de encontrar un orden de ejecución que permita llevar las obras de una manera ordenada, metódica y funcionalmente efectiva, con estos ítems se puede planificar el desarrollo del proyecto, teniendo en cuenta los siguientes parámetros: • Método constructivo. • Duración de las actividades. • Correlación, dependencia o vinculación entre las actividades. • Recursos necesarios para llevarlas a cabo, como son: mano de obra, materiales, herramienta y equipo Es importante también, establecer el tiempo, el lugar, el personal, la calidad, la economía y seguridad en cada una de las actividades, de acuerdo al proyecto en particular que se vaya a realizar. Cuando se tienen definidos todos los parámetros anteriormente mencionados se puede hacer la programación con la que se va a realizar la construcción del proyecto; que finalmente no es más que una herramienta de control de proyectos constructivos. En la actualidad se cuenta con varios métodos; métodos de ruta crítica CMP y el método PERT para realizar una programación lógica y ordenada de un proyecto. Para la programación y control de obra, hoy día se cuenta con herramientas tales como el Ms Project. Lo primero que hay que hacer es determinar el objetivo final del proyecto, así mismo sus fases principales necesarias para alcanzarlo; debe tenerse un orden de realización de actividades según su correlación, saber que recursos, tanto de mano de obra como de materiales y equipos se necesitan Después de tener la secuencia lógica programada es de gran importancia hacer un seguimiento y una debida administración al proyecto que ya se tiene en marcha, y es en este punto donde la herramienta que vamos a implementar es de gran ayuda, pues permite hacer modificaciones sobre la marcha y dejar prever que puede suceder en cuanto a costo, calidad y tiempo en todos los recursos utilizados, es decir, mano de obra, materiales, equipo, etc., para el logro del objetivo final del proyecto. La planeación y programación de una obra se realiza antes de comenzar el proyecto Aclarados los conceptos básicos de la planeación y programación de una obra es tiempo de empezar a programar usando Ms Project. Software de gestión de proyectos El software comercial de gestión de proyectos apareció en la década de los 80, pero en sus inicios se trataba de un software muy específico y accesible únicamente por grandes empresas, en su mayoría empresas de construcción. Más tarde, con la rápida difusión del PC y las posibilidades gráficas, el software de gestión de proyectos comenzó a abrirse mercado entre empresas más modestas y su utilización comenzó a hacerse generalizada en empresas de todo tipo de sectores, así como en organismos públicos. En la actualidad existe una gran variedad de software comercial de gestión de proyectos. Entre los que requieren licencia de pago podemos destacar algunos de gama alta como Primavera Project Planner o de gama media y más asequibles como Microsoft Project. Entre los de libre distribución o uso gratuito podemos citar Gantter o GanttProject. 3. Microsoft Project permite realizar de forma sencilla la mayor parte de tareas relacionadas con la planificación, programación y el seguimiento y control de los proyectos. Es uno de los programas más completos que existen actualmente en el mercado y dispone de eficaces asistentes que guían al usuario para utilizar la mayoría de las funciones de que dispone. Entre otras cosas permite agrupar el trabajo en fases y subfases, obtener el diagrama de red, representar histogramas de carga de los recursos, reprogramar proyectos automáticamente cuando los recursos disponibles no son suficientes para llevarlos a cabo según el calendario preliminar, introducir de forma sencilla los datos reales de ejecución del proyecto y llevar a cabo un eficaz seguimiento y control del proyecto utilizando el análisis del valor agregado o valor acumulado. 3.1. Conociendo la interfaz de Ms Project. Al iniciar el programa se puede visualizar la interfaz que contiene una serie de plantillas predeterminadas, al igual que un campo de búsqueda de plantillas en línea. Si ha utilizado programas de la suite de Office como Microsoft Word o Microsoft Excel, será fácil comprender el manejo de las herramientas de Microsoft Project 3.1.1 Entorno de trabajo Algunas opciones de vista en ms Project: Project usa tres tipos de vistas: vistas de tareas, vistas de recursos y vistas de asignaciones. Las vistas de diagrama de Gantt, las vistas de diagrama de red y las vistas de gráficos presentan la información gráficamente. Mostraremos dos vistas: 1. Diagrama de Ganntt: Por lo general los proyectos de ingeniería, así como su programación de obra, se representan mediante diagramas de Gantt, este ayuda a visualizar a través de barras horizontales y escalas de tiempos la duración de las tareas. 2. Diagrama de Red: Permite comprender la relación entre tareas. 3.1.2 Menú de Project El menú es lo que se encuentra en la parte superior de la pantalla. Según a versión de Project que tengas el menú puede variar un poco 1. Archivo: Abre y cierra archivos nuevos o existentes; Guarda e imprime archivos; ajusta las propiedades de la página y las propiedades de los documentos; también puede enviar archivos por correo electrónico. Además puede buscar archivos de acuerdo a diferentes opciones 2. Edicion Puede Cortar, Copiar y Pegar texto u objetos. Manipula datos con los comandos Rellenar y Borrar; relaciona datos con Vincular y Dividir tareas; y localiza información con Buscar, Reemplazar e Ir a. 3. Ver Selecciona diversos tipos de vista para el área de trabajo. Accede a formatos de reportes estándar. Se puede elegir que barras de herramientas queremos seleccionar. Se encuentra el comando de Zoom para disminuir o aumentar el tamaño de la ventana, y podemos insertar Encabezado y Pie de Página. 4. Insertar: Inserta nuevas tareas, otro proyecto, Tareas repetitivas, o Inserta columnas en el área de tareas. Inserta también Dibujos, tablas de Excel, documentos de Word y Vinculos hacia sitios Web.Formato 5. Herramientas: Ajusta la Estilo del texto, Estilo de barras. Muestra la Escala Temporal, podemos cambiar el tipo de Cuadrícula del diagrama. Podemos modificar el formato del Dibujo. 6. Herramientas: Graba Macros. Personaliza el área de trabajo con Opciones y Personalizar. 7. Proyectos: Muestra las tareas, proyectos o notas, y utiliza comandos para Ordenar, Filtrar y Agrupar la tareas para ver detalles específicos. También se puede controlar la Información de los proyectos 8. Colaborar: Publica información hacia Project Server, solicita o actualiza el progreso de la información del proyecto. Podemos accesar al Centro de Proyectos o al Centro de Recursos. Analiza y Modifica un portafolio. Se pueden ver los Riesgos, Problemas o Documentos dentro del Project Server. 3.1.3 Barra de herramienta La barra de herramientas muestra los botones que permiten utilizar las diferentes opciones de Microsoft Project, de una manera más accesible. Por defecto se muestran la Barra de Formato y la Barra Estándar. Botón Descripción Anula la sangría aplicada a una tarea para situarla en un nivel superior del esquema Aplica una sangría a una tarea para situarla en un nivel inferior del esquema Muestra las subtareas de la tarea resumen seleccionada Oculta las subtareas de la tarea resumen seleccionada Muestra todas las subtareas o por nivel. Determina el tipo y tamaño de la fuente. Pone en negrita, cursiva o subrayado el texto seleccionado. Determina si el texto está alineado a la izquierda, al centro o a la derecha, respectivamente. Aplica el filtro especificado por el usuario Activa o desactiva el autofiltro Activa el asistente de Diagramas de Gantt Abre un archivo nuevo de Project Abre un archivo existente Guarda un archivo Busca un archivo Imprime un archivo seleccionado Muestra la vista preliminar de la impresión. Corrige la ortografía Cortar, copiar o pegar un texto seleccionado en el portapapeles. Copiar formato Deshacer la última acción. Insertar un hipervínculo Vincula o Desvincula tareas. Divide el tiempo de una tarea en dos segmentos Muestra el cuadro de diálogo Información de la Tarea Muestra la ficha Notas del cuadro de diálogo Información de la Tarea Abre el cuadro de diálogo Asignar Recursos Publica la información del proyecto, con Project Server Agrupa las tareas según diversos criterios Aleja o acerca la vista Muestra la tarea seleccionada Copia una imagen hacia el proyecto Muestra la ayuda de Office 3.2. Configuración del proyecto Para configurar la información del proyecto dirigirse al menú cinta, dar clic en la pestaña ARCHIVO luego en el botón Información. Aquí podrá editar la fecha de inicio del proyecto o la fecha de finalización, definir si programara a partir de comienzo o fin del proyecto, asignar el calendario del proyecto y la prioridad. Si desea configurar las opciones de un proyecto siga el mismo proceso, dirigirse al menú cinta, dar clic en la pestaña ARCHIVO, pero ahora seleccione en el botón Opciones A continuación, aparecerá la ventana con las opciones del proyecto: Al momento de crear un proyecto es importante tener en cuenta varios aspectos a configurar como: • Opciones de moneda: para ello dirigirse a Opciones y elegir la opción Mostrar, en donde se puede encontrar las opciones de moneda del proyecto como el símbolo, la cantidad de decimales, el tipo de moneda y la ubicación. • Es importante verificar que el calendario de nuestro proyecto este asignado. En caso de existir más de un calendario empresarial es importante que en la opción programación lo verifiquemos. Aquí también podemos especificar opciones de programación del proyecto como: tipo de programación de nuevas tareas, como mostrar la duración, y el tipo de tareas. (mas adelante explico como crear el calendario) • También podemos personalizar la cinta de opciones, y la barra de herramientas de acceso rápido. • Barra de herramientas de acceso rápido: dicha barra está ubicada en la parte superior izquierda de la interfaz, allí se pueden agregar los comandos que más se utilicen en el proyecto. • Personalizar menú cinta: para modificar el menú cinta, es muy similar a la de cambiar la barra de acceso rápido, basta con ir a Opciones, dar clic en Personalizar cinta de opciones y allí elegir el comando a personalizar y luego dar clic en el botón Agregar. Si se desea cambiar el color de la interfaz del programa, dirigirse a opciones y en la pestaña General ir al Tema de Office y allí cambiarlo. 3.3. Pasos para crear un nuevo proyecto Cuando estamos en la etapa de planear nuestro proycto, uno de los aspectos a considerar es programar la obra. Para ello tendremos en cuenta varios aspectos relacionados con el tipo de proyecto: Ubicación, condiciones climáticas, mano de obra, accesos, técnicas constructivas, etc. En Project el primer paso para programar es crear el proyecto y darle sus características específicas: Jornada laboral, moneda, nombre del proyecto (nombre del archivo). Iniciemos el proceso de crear un nuevo proyecto en Ms Project, las imágenes trataran de mostrar el entorno en Ms Project 2013 y Ms Project 2016. 1. Cree un nuevo proyecto. Vamos a crear un nuevo proyecto para ello damos clic en página en blanco. 2. Programe su proyecto. En la pestaña proyecto haga clic en información del proyecto. Project 2013 Project 2016 El proyecto se puede programar con la fecha de inicio o fecha de fin. • Para programar un proyecto desde la fecha de comienzo, escriba o seleccione la fecha en la que desea que comience el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo. • Para programar un proyecto desde la fecha de fin, haga clic en Fecha de fin de proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuación, escriba o seleccione la fecha en la que desea que finalice el proyecto en el cuadro Fecha de fin 3. Cree el calendario laboral del proyecto. Para ello en la pestaña de proyecto seleccione el botón Cambiar Tiempo de trabajo Project 2013 Project 2016 Se mostrará la siguiente ventana donde podrá editar el calendario laboral. El objetivo es asignar el calendario de su proyecto, definiendo jornadas de trabajo, idas hábiles, festivos y excepciones para el proyecto y para los recursos. Para crear un nuevo calendario base, de click en el botón crear calendario 2. En la ventana que se abre, seleccione crear nuevo calendario base. En esta opción también puede hacer copias de calendarios ya creados, solo es seleccionar el calendario que mejor se acomode a su necesidad • Dando clic en el botón crear calendario cree un calendario para su proyecto. Para los ejercicios del curso recomendamos crear uno nuevo. • Asigne los días excepciones (festivos, días no laborales, etc) y el horario o jornada de la semana laboral. • De click en la pestaña semana laboral y luego en Detalle para poder establecer el horario de su jornada laboral. ACEPTAR Finalice dando click en 4. Guarde su proyecto: Se puede guardar de modo local del equipo en el que se encuentre trabajando, pero da la posibilidad de guardar en otros medios de almacenamiento como: • Sincronizar con Sharepoint: que da la posibilidad de guardar el proyecto en un sitio web creado en Sharepoint. • Skydrive: medio de almacenamiento virtual (cloud) donde se puede guadar el proyecto y tener acceso al mismo desde cualquier sitio donde se tenga acceso a internet. Requiere que se tenga una cuenta válida con acceso a SkyDrive. • Otras ubicaciones web: permite sincronizar con otros sitios web que no se hayan generado en Sharepoint. • Equipo: permite guardar de modo local o en unidades de red que se tengan compartidas. (este es el que usara para las actividades del curso) • Agregar un sitio: permite agregar sitios de Office 365 u otros sitios compartidos de SkyDrive. Ms Project 2013 Ms Project 2016 Referencias Castaño, Luz, Lopera, John. Control de programación y presupuesto en edificación con la ayuda de Microsoft Project 2007. Medellín. 2009 Rivera, Victor. Programación, planificación y control e obras infraestructura civil en la republiba de Guatemala. Guatemala . 2015 Formaciónprofesional.Info. (2015). Manuales y tutoriales gratis Ms Project 2013 y predecesores. Consultado el 05 de febrero de 2016 en http://www.formacionprofesional.info/tutoriales-ms-project-2013/ Centro de investigación Operativa. Gestión de proyectos. https://sites.google.com/site/gdpumh/tema-i/1-7-software-de-gestion-de-proyectos
