UNIVERSIDAD AUTONOMA DE NUEVO LEON FACULTAD DE INGENIERIA MECANICA Y ELECTRICA ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN II ACTIVIDAD #3 NOMBRE: NOE FEDERICO ALCOCER HERNANDEZ MAESTRO: ING. PEDRO RODRIGO GUERRA LEAL MATRICULA: 1668948 HORA: N1 – N3 SAN NICOLAS DE LOS GARZA, NUEVO LEON, A 23 DE JULIO DEL 2020 IMPLEMENTACIÓN DEL MÉTODO GTD (GETTING THINGS DONE) EN PROYECTO FICHAS TÉCNICAS IMPLEMENTATION OF THE GTD METHOD (GETTING THINGS DONE) IN DRAFT TECHNICAL SHEETS RESUMEN El objetivo de esta investigación es mejorar el nivel de aprovechamiento para el proyecto Fichas Técnicas, debido a que presenta ciertos retrasos en cuanto a resultados, donde mediante el método GTD se espera que el proyecto tenga una estrategia de mejora en cuanto a resultados. La investigación se llevó a cabo en una empresa de mensajería llamada QualityPost, ubicada en el municipio de Monterrey, Nuevo León. El diseño de la investigación es cuantitativo utilizando la técnica de Getting Things Done, donde se aplicarán las estrategias por escrito de este método. Los hallazgos sugieren que los empleados que tratan directamente con el cliente, tengan una lista de información detallada sobre cada punto en específico del proceso a seguir para la entrega de la paquetería. Por otra parte, se encontraron diferencias significativas entre distintos clientes, debido a que cada cliente maneja una manera de operar diferente, además de que los niveles de paquetes que se operan para entrega no siempre se manejan con el mismo volumen. Una de las limitantes de la investigación radica en que son más de 3 departamentos que tratan con esta información y al momento de llegar a la captura nos encontramos con faltantes. Se discuten implicaciones y recomendaciones para futuras investigaciones. PALABRAS CLAVES: Empresa, Fichas Técnicas, Método GTD, Estrategia de mejora, Cuantitativo, Proceso. ABSTRACT The objective of this research is to improve the level of exploitation for the Technical Sheets project, because it has certain delays in terms of results, where through the GTD method the project is expected to have an improvement strategy in terms of results. The investigation was conducted at a courier company called QualityPost, located in the municipality of Monterrey, Nuevo León. The design of the research is quantitative using the technique of Getting Things Done, where the written strategies of this method will be applied. The findings suggest that employees who deal directly with the customer, have a list of detailed information on each specific point of the process to follow for the delivery of the parcel. On the other hand, significant differences were found between different customers, because each customer handles a different way of operating, in addition to that the levels of packages that are operated for delivery are not always handled with the same volume. One of the limitations of the investigation is that there are more than 3 departments that deal with this information and at the time of the capture we are missing. Implications and recommendations for future research are discussed. KEYWORDS: Company, Technical Sheets, GTD Method, Improvement Strategy, Quantitative, Process. INTRODUCCIÓN Hoy en día, casi todos tenemos la sensación de que no hay suficientes horas al día para hacerlo todo. Las tareas del trabajo crecen y crecen. Además están las cosas que hay que hacer en casa, y los compromisos con la familia y los amigos. Y las cosas que queremos hacer porque nos gustan o porque nos apetecen. Las agendas y las listas de tareas del día con prioridades, ya no nos ayudan a organizarnos eficientemente. Nuestra cabeza está llena de cosas pendientes e inacabadas, que nos distraen constantemente, nos hacen perder el tiempo y nuestras energías, y nos provocan ansiedad y estrés. Este sistema, cuya eficacia ha sido ampliamente validada por millones de adeptos, establece un flujo de trabajo fácil e intuitivo para gestionar todos los elementos que conforman la productividad de la empresa. GTD, siglas de Getting Things Done, es un sistema de gestión del tiempo y la productividad que emplea un conglomerado de listas y agendas para ayudar al usuario a cumplir con sus tareas y obligaciones de forma eficiente y ordenada. El método GTD parte de un principio básico: todas las tareas se deben registrar por escrito para garantizar que no se olvida ninguna y reducir la carga mental, ya que ahora ya no es necesario acordarse siempre de todo. Una vez eliminada la obligación de pensar constantemente en las tareas pendientes, la mente ya no quedará enredada en ineficaces bucles de pensamiento en momentos poco oportunos, como el de irse a dormir. Gracias a la planificación por escrito, el cerebro puede confiar en que todo se hará en plazo y que nada se deja en el tintero. Así, en las fases de tranquilidad, el cerebro puede recuperarse de verdad y, al no tener que fijarse en ninguna tarea pendiente en un segundo plano, puede centrarse en las tareas actuales. Una breve descripción de GTD traducida del libro de Allen Ready for Anything ("Preparado para cualquier cosa") (2003): «Mantén todo fuera de tu cabeza. Decide qué acciones requieren tus tareas cuando aparecen — no cuando expiran. Organiza recordatorios de tus proyectos y sus acciones próximas en las categorías apropiadas. Mantén tu sistema actualizado, completo y suficientemente revisado para conocer las opciones de las que dispones sobre lo que estás haciendo (y no haciendo) en cualquier momento.» DESARROLLO Con este sistema, nuestra mente puede estar tranquila sabiendo que no se le escapa nada y, por lo tanto, puede dedicarse a hacer lo que toca: trabajar en acciones concretas, de forma creativa y eficiente. En ese sentido, Getting Things Done consigue hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de toda nuestra vida, de todo lo que tenemos o queremos hacer. El estado de Mizu no Kokoro, mente como el agua es un estado mental que todos los karatekas o practicantes de las diferentes artes deben tratar de desarrollar. Es un estado de calma similar al agua en reposo, no es más que tratar de mantener nuestra mente transparente y limpia, algo que nos permite estar tranquilos y enfocarnos en las cosas realmente importantes que necesitan nuestra atención. También se llama estado de alerta perfecta. David Allen hace esta comparación de forma habitual, ya que es una de las bases de Getting Things Done y es imprescindible para saber qué es GTD. El agua tiene la capacidad de amoldarse a cualquier forma, algo que nosotros como personas también debemos hacer ante las circunstancias de la vida. “Vacía tu mente, se amorfo, moldeable, como el agua. Si pones agua en una taza se convierte en la taza. Si pones agua en una botella se convierte en la botella. Si la pones en una tetera se convierte en la tetera. El agua puede fluir o puede golpear. Sé agua amigo mío.” -Bruce Lee El método GTD funciona de abajo a arriba: empezamos clarificando y definiendo cuál es nuestro trabajo actual, de forma que cuando tengamos controlado nuestro día a día ya podremos en algún momento enfocarnos en la perspectiva a medio y largo plazo. De aquí viene que Getting Things Done esté estructurado en dos elementos clave: control y perspectiva. MÉTODO Etapa 1: Recopilar Todas las tareas, citas e ideas se recopilan en las denominadas “bandejas de entrada”. Obviamente no tienen por qué ser bandejas reales. Se trata, más bien, de un término general para definir cualquier sistema de organización que sirva para registrar cosas por escrito. Etapa 2: Procesar La siguiente tarea consiste en filtrar y procesar las entradas en tus bandejas, es decir, debes ordenarlas en el sistema GTD. Para ello, cada vez que registres una entrada hazte las siguientes preguntas: ¿De qué tipo de tarea se trata? ¿Puedo hacer algo en estos momentos? ¿Cuál es el siguiente paso? Etapa 3: Organizar Todas las entradas que requieran una acción se almacenan primero en bandejas intermedias o se añaden a listas para que se sigan procesando desde ahí. Etapa 4: Evaluar La organización de tus tareas te aporta mayor claridad, pero por sí sola no contribuye a que aumente tu productividad y a que todo quede hecho en el tiempo previsto. Para ello, es necesario que revises tus listas con regularidad. Etapa 5: Hacer Para decidir qué hacer a continuación, según el método GTD debes tener en cuenta cuatro criterios: contexto, tiempo disponible, energía disponible y prioridad. RESULTADOS En la Tabla 1. Y la Figura 1. Podemos observar la muestra poblacional de empleadores por sexo que se sometieron a este método, la más representativa es el sexo masculino con 18 (64%) y el sexo femenino con un total de 10 sujetos (36%). Tabla 1. Variable sociodemográfica empleadores por sexo. Variable Sexo Descripción Frecuencia Masculino 18 Femenino 10 Total 28 Fuente: Elaboración Propia a través de datos procesados en Excel Porcentaje 64% 36% 100% Figura 1. Variable sociodemográfica empleadores por sexo. 20 18 16 Frecuencia 14 12 10 8 6 4 2 0 Hombres Mujeres Tabla 3. Haciendo una investigación, se encontró en otras ramas de empresas poblaciones que también aplicaron este tipo de métodos y a continuación se muestran los resultados obtenidos por dichas empresas: Figura 2. Variable sociodemográfica empleadores por giro de la organización Otro Servicios de tecnologías de la información Servicios públicos Comercio Servicios educativos Industria de bienes de consumo Servicios profesionales Servicios de turismo Industria de extracción Servicios de salud Servicios financieros Industria maquiladora 0 5 Porcentaje 10 15 20 25 Frecuencia A continuación, en la Figura 3 se presenta la gráfica donde podemos notar la notable mejoría en cuanto a la captura de la información de las fichas técnicas en el portal de la empresa: Figura 3. Variable de Captura de Fichas antes y después de implementar el método. Recabado de Información Organización de Información Captura de datos en el Portal 0 20 40 60 Antes 80 Después 100 120 140 160 180 200 CONCLUSIÓN En este estudio de investigación obtuvimos una mejoría notable como se logra ver en los resultados de la gráficas, obteniendo una captura de fichas técnicas con una mayor productividad sin necesidad de estar con el proyecto en pausa por alguna razón administrativa, esto en cuestión a las diferentes personas que trabajan dentro del proyecto, pues aparte de estar dentro del proyecto también cuentan con otras responsabilidades dentro de la empresa. Uno de los principales hallazgos de este estudio es que el método aplicado resulta ser beneficioso no sólo para el proyecto, sino también para los empleados ya que les permite tener una mayor organización dentro de sus deberes. Esta circunstancia puede deberse a la propia exigencia de los mismos empleados, pues, considerando que el método es completamente nuevo para ellos, se enfrentaron a muchas circunstancias complejas y en ocasiones problemáticas (como el estrés, las diferencias de tareas, de responsabilidades, etc.) pero cada uno tomó su rol dentro del proyecto de la mejor manera posible y hoy en día logran reconocer que el método les ha hecho cambiar su forma de trabajar y logran tener una mayor productividad en sus deberes. BIBLIOGRAFÍA Alvim de Sá, M., & Benício da Silva, A. (2017). O método Getting Things Done (GTD) e as ferramentas de gerenciamento de tempo e produtividade. Brasil: Navus. Obtenido de file:///C:/Users/Hp/Downloads/DialnetOMetodoGettingThingsDoneGTDEAsFerramen tasDeGerenci-6232105%20(4).pdf Allen, D. (2015). Hacer las cosas: el arte de la productividad sin estres. Estados Unidos de América: Peguin Group. Allen, D. (2011). HAZ QUE FUNCIONE. Barcelona: Alienta. 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