NORMA MEXICANA IMNC Sistema de Gestión de la Tecnología – Requisitos Tecnology management system – Requirements PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN PARCIAL O TOTAL – DERECHOS RESERVADOS © IMNC 2009 NMX-GT-003-IMNC-2008 NMX-GT-003-IMNC-2008 Derechos Reservados © IMNC 2009 Reservados los derechos de reproducción. Salvo prescripción diferente, no podrá reproducirse ni utilizarse ninguna parte de esta publicación bajo ninguna forma y por ningún procedimiento, electrónico o mecánico, fotocopias y microfilms. Derechos reservados © IMNC ® Manuel María Contreras 133, 6º piso, Col. Cuauhtémoc Estados Unidos Mexicanos, México, Distrito Federal, código postal 06500 Estados Unidos Mexicanos Teléfono: + 52 55 55 66 47 50 Fax: + 52 55 57 05 36 86 Correo electrónico: [email protected] Página en internet: http://www.imnc.org.mx Impreso en los Estados Unidos Mexicanos ii Derechos reservados © IMNC 2009 NMX-GT-003-IMNC-2008 Sistema de Gestión de la Tecnología – Requisitos NMX-GT-003-IMNC-2008 Prefacio En la elaboración de la presente norma participaron las siguientes organizaciones: Asociación Mexicana de Directivos de la Investigación Aplicada y Desarrollo Tecnológico A. C. (ADIAT) Centro de Ingeniería y Desarrollo Industrial (CIDESI) Centro de Tecnología Avanzada A.C. (CIATEQ) Centro de Investigación y Desarrollo Carso (CIDEC) Centro de Investigación y Desarrollo Tecnológico en Electroquímica (CIDETEQ) CIATEC, A. C. "Centro de Innovación Aplicada en Tecnologías Competitivas" Clarke, Modet & C Mexico Comisión Federal de Electricidad (CFE) Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología (CONACYT) Fundación Premio Nacional de Tecnología, A. C. (PNT) Instituto Bioclon, S. A. / Laboratorios Silanes, S. A. de C. V. Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial (IMPI) Instituto Mexicano del Petróleo (IMP) Instituto Nacional de Astrofísica, Óptica y Electrónica (INAOE) Instituto de Investigaciones Eléctricas (IIE) Instituto Politécnico Nacional (IPN) Red Nacional de Consejos Estatales de Ciencia y Tecnología, A. C. (Red-NACECYT) Secretaría de Economía (SE) Secretaría de Educación Pública (SEP) Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM) Universidad Internacional (UNINTER) Derechos reservados © IMNC 2009 iii NMX-GT-003-IMNC-2008 Contenido Prólogo .......................................................................................................................................................................vi Introducción ..............................................................................................................................................................vii 1 Objeto y campo de aplicación ......................................................................................................................1 2 Referencias normativas ................................................................................................................................1 3 Términos y definiciones................................................................................................................................1 4 4.1 4.2 Requisitos generales del sistema de gestión de la tecnología ................................................................2 Generalidades ................................................................................................................................................2 Documentación ..............................................................................................................................................3 5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 Compromiso de la dirección ........................................................................................................................3 Generalidades ................................................................................................................................................3 Influencia del entorno ...................................................................................................................................4 Política tecnológica .......................................................................................................................................4 Responsabilidad y comunicación................................................................................................................4 Revisión por la dirección ..............................................................................................................................5 6 Gestión del capital intelectual ......................................................................................................................5 7 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 Requisitos de los procesos sustantivos del sistema de gestión de la tecnología.................................5 Generalidad ....................................................................................................................................................5 Vigilar ..............................................................................................................................................................6 Planeación ......................................................................................................................................................6 Proveer............................................................................................................................................................7 Proteger ..........................................................................................................................................................7 Implantar.........................................................................................................................................................7 8 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 Análisis, evaluación y mejora.......................................................................................................................8 Generalidades ................................................................................................................................................8 Evaluación y seguimiento.............................................................................................................................8 Análisis de datos ...........................................................................................................................................8 Auditorías internas ........................................................................................................................................9 Mejora del sistema de gestión de la tecnología .........................................................................................9 Acción correctiva...........................................................................................................................................9 Acción preventiva ........................................................................................................................................10 9 Bibliografía ...................................................................................................................................................10 10 Concordancia con normas internacionales..............................................................................................10 Anexo A (informativo) Ubicación, procesos y actividades de un sistema de gestión de tecnología ............11 A.1 Ejemplo de ubicación de un sistema de gestión de la tecnología en una organización .....................11 A.2 Ejemplos de actividades de procesos sustantivos..................................................................................12 iv Derechos reservados © IMNC 2009 NMX-GT-003-IMNC-2008 Figuras Figura 1 — Modelo del sistema de gestión de la tecnología .......................................................................................x Figura A.1 — Ubicación de un sistema de gestión de la tecnología en una organización.....................................11 Tablas Tabla A.1 — Ejemplos de actividades de procesos sustantivos...............................................................................12 Derechos reservados © IMNC 2009 v NMX-GT-003-IMNC-2008 Prólogo El Instituto Mexicano de Normalización y Certificación (IMNC) es una asociación civil, que cuenta con el Registro No. 002 como Organismo Nacional de Normalización (ONN), para elaborar, actualizar, expedir y cancelar Normas Mexicanas, con fundamento en los Artículos 39 fracción IV, 65 y 66 de la Ley Federal sobre Metrología y Normalización y 23 fracción IV del Reglamento Interior de la Secretaría de Economía, en el campo Sistemas de Calidad (en general) como se indica en el oficio número 1246 de fecha 1 de marzo de 1994. Esta norma mexicana NMX-GT-005-IMNC, ha sido desarrollada de acuerdo a las Directivas IMNC Parte 2. Se llama la atención sobre la posibilidad de que algunos de los elementos de esta norma mexicana puedan estar sujetos a derechos de patente. El IMNC no asume responsabilidad por la identificación de cualquiera o todos los derechos de patente. La norma mexicana NMX-GT-003-IMNC-2008 ha sido elaborada por el IMNC/CT 10 Gestión de la Tecnología (Comité Técnico de Normalización Nacional de Gestión de la tecnología), en el IMNC/CT 10/GT 4 "Requisitos". Esta primera edición de esta norma mexicana fue emitida por el Instituto Mexicano de Normalización y Certificación, A. C.; y su declaratoria de vigencia ha sido publicada por la Dirección General de Normas de la Secretaría de Economía, en el Diario Oficial de la Federación el martes 7 de abril de 2009. Edición Clasificación Primera NMX-GT-003-IMNC-2008 Cancela y remplaza Primera Edición. México, D. F., noviembre 2008 vi Derechos reservados © IMNC 2009 NMX-GT-003-IMNC-2008 Introducción 0.1 Generalidades La gestión de la tecnología ha demostrado ser una plataforma sólida para impulsar la innovación tecnológica en las organizaciones de un país. El seguir un marco normativo facilita la comprensión de los sistemas de gestión de la tecnología, así como su implantación y optimización. Cada vez está teniendo más eco e importancia a nivel internacional entre las organizaciones la determinación de su excelencia y capacidad de gestión, para establecer una clasificación que permita ubicarlas con respecto a sus competidores. Como medio para valorar la excelencia de una organización se utiliza, entre otros sistemas, la gestión de la tecnología. La existencia de una norma contribuye a que se integren los elementos mínimos y necesarios para llevar a cabo las actividades de un sistema de gestión de la tecnología. La adopción de un sistema de gestión de la tecnología es una decisión estratégica de la organización. Su diseño e implantación en una organización están influenciados por sus diferentes necesidades. No es el propósito de este proyecto de norma propugnar la uniformidad en la estructura de los sistemas de gestión de la tecnología o en la documentación. Los requisitos del sistema de gestión de la tecnología especificados en esta norma mexicana son complementarios a los requisitos de otros sistemas de gestión implantados en la organización tales como: gestión de la calidad, gestión medioambiental, gestión del personal, gestión de la seguridad o gestión de riesgos, entre otros. La norma está elaborada para que pueda ser utilizada tanto internamente por la organización como por otras organizaciones externas vinculadas a ella, incluyendo organismos de certificación que evalúan su capacidad en el cumplimiento de los requisitos de un sistema de gestión de la tecnología. Esta norma no pretende establecer los requisitos para que una organización establezca su política tecnológica; pero una vez que ésta ha sido definida dentro de la organización, la implantación de un sistema de gestión según el esquema de esta norma mexicana aportará, entre otras, las siguientes ventajas: obtener directrices para organizar y gestionar eficazmente la tecnología. promover el desarrollo de estructuras, procesos o actividades, que le permita explotar sus recursos tecnológicos de acuerdo a sus estrategias competitivas. optimizar recursos humanos, técnicos y económicos. fomentar su capacidad de vinculación con otras organizaciones generadoras y gestoras de conocimiento. fomentar, mantener y fortalecer actividades capaces de generar desarrollos e innovaciones tecnológicas propias. identificar e incrementar el capital intelectual como ventaja competitiva. permitir la explotación de activos intangibles. Esta norma mexicana está elaborada para que pueda ser aplicable a cualquier organización, independientemente de su tamaño o del sector económico en el que realice su actividad. En su conjunto, señala requisitos generales para el Derechos reservados © IMNC 2009 vii NMX-GT-003-IMNC-2008 establecimiento y gestión de un sistema de gestión de la tecnología y está elaborada a partir de la experiencia de gestión de la tecnología de profesionales y organizaciones relevantes en este ámbito. 0.2 Principios de la gestión de la tecnología Visión de futuro Prepararse para el futuro reduce los riesgos comerciales y la incertidumbre, aumentando su flexibilidad y capacidad de respuesta, para alcanzar un dominio de su tecnología al generar las líneas de aprendizaje del presente que serán su ventaja en el futuro. La planeación tecnológica permite anticiparse al futuro probable, a los efectos de sus experimentos, a las consecuencias de sus innovaciones, a las reacciones de los clientes, competidores y del entorno del negocio. Innovación En el mundo actual, las organizaciones deben adaptar y cambiar los productos y servicios. Así como las formas en las que los producen y entregan al mercado con enfoque de satisfacción al cliente, mediante un aprovechamiento y preservación de los recursos tangibles e intangibles. La innovación debe ser la norma en lugar de la excepción. No debe ser una actividad que interfiera en el funcionamiento adecuado de la empresa. El éxito de la innovación se centra en el enfoque al consumidor, el aprovechamiento del conocimiento disponible y las capacidades de las organizaciones. Capital intelectual El capital intelectual para las organizaciones es más que la simple suma de los elementos que lo integran y al crear las conexiones adecuadas entre dichos elementos genera valor para la misma Siendo el conocimiento una fuente de generación de ventajas competitivas, las organizaciones deben desarrollar su capacidad para identificarlo, medirlo, gestionarlo y en su caso protegerlo. Las organizaciones deben reflexionar sobre los elementos previos y revisar las experiencias de éxitos o fracasos, para poder captar el conocimiento pertinente de la experiencia. Pertinencia Tecnológica Identificar las necesidades tecnológicas en función de las metas trazadas, tomando en consideración factores como: el tipo de organización, recursos disponibles y recursos necesarios para la explotación de la tecnología. Habilitar la tecnología de acuerdo con las necesidades internas, externas y recursos tecnológicos logrando la congruencia con la planeación tecnológica. Vinculación El conocimiento potencial para la organización puede ser generado en cualquier parte del mundo. La Gestión de la Tecnología incentiva el contacto entre las organizaciones y entidades relacionadas con el conocimiento Asimismo, a menudo es necesario especializarse y trabajar conjuntamente. En este sentido, el resto de las organizaciones sólo querrá trabajar en red y colaborar con socios evolucionados que tengan experiencias útiles que ofrecer a cambio. viii Derechos reservados © IMNC 2009 NMX-GT-003-IMNC-2008 0.3 Modelo de sistema de gestión de la tecnología La Figura 1 esquematiza el modelo del sistema de la gestión de la tecnología que se define en esta norma mexicana. La organización proporciona productos y servicios a sus clientes en un entorno competitivo, el cual cambia constantemente y genera oportunidades de mercado que son susceptibles de ser identificadas mediante la obtención y análisis sistemático de información del entorno que le permite orientar su enfoque competitivo. El enfoque competitivo de cada organización esta determinado por las decisiones que toma la alta dirección con relación a ejercer la gestión de la tecnología con el propósito de implantar cambios tecnológicos o innovaciones que le permitan mantener o mejorar su posición competitiva. El enfoque tecnológico define los requerimientos y capacidades tecnológicas de cada organización y permite evaluar las capacidades organizacionales que se utilizan en los procesos de operación. Para mantener la competitividad es imprescindible contar con un enfoque tecnológico que oriente a la organización a la gestión de la tecnología. El modelo del sistema de gestión de la tecnología parte de la decisión que toma la alta dirección para establecer una estrategia tecnológica que considere como objetivo fundamental la innovación tecnológica. El modelo de sistema de gestión de tecnología considera cinco procesos sustantivos de la organización que son: vigilar, planear, proveer, proteger e implantar, que en conjunto generan innovaciones tecnológicas, soportados por las actividades estratégicas y los procesos de operación de la organización. El proceso sustantivo de vigilar permite obtener información valiosa sobre el entorno que ayuda a la alta dirección a identificar y jerarquizar oportunidades para definir su enfoque competitivo y tecnológico. El proceso sustantivo de planear aprovecha parte de la información del entorno y la traduce en un plan tecnológico alineado a los objetivos de la organización. El proceso sustantivo de proveer se encarga de suministrar los recursos tecnológicos necesarios para la implantación del sistema de gestión de la tecnología. El proceso sustantivo de implantar traduce las oportunidades en innovaciones mediante proyectos tecnológicos. Los proyectos tecnológicos son el medio para utilizar los recursos tecnológicos y aumentar las capacidades organizacionales. Los proyectos tecnológicos se denominan de investigación si el objetivo esta orientado a generar conocimiento, de desarrollo si tienen el propósito de demostrar el funcionamiento de un prototipo o modelo, de innovación si su objetivo es colocar un producto en el mercado. La evaluación de los beneficios del proyecto tecnológico permite a la alta dirección evaluar la eficacia de su estrategia tecnológica y orientar a nuevos proyectos tecnológicos. El proceso sustantivo proteger se encarga de salvaguardar el patrimonio tecnológico de la organización. El sistema de gestión de la tecnología opera por ciclos establecidos por la alta dirección, los cuales son evaluados mediante indicadores. Los efectos de la gestión de la tecnología en una organización se aprecian fácilmente al comparar los resultados entre dos periodos de operación. El uso de indicadores facilita la evaluación y la decisión de la alta dirección para modificar su enfoque tecnológico. Finalmente el uso del sistema de gestión de la tecnología pretende ser útil a las organizaciones para aumentar su competitividad, generar productos o servicios de mayor contenido tecnológico, desarrollar el capital intelectual, establecer alianzas tecnológicas con otras organizaciones y generar empleos de mayor valor, entre otros beneficios. Derechos reservados © IMNC 2009 ix NMX-GT-003-IMNC-2008 ENFOQUE COMPETITIVO Política tecnológica Estrategia Implantar PROYECTOS TECNOLÓGICOS Innovación tecnológica Productos servicios Procesos de operación ENFOQUE TECNOLÓGICO Figura 1 — Modelo del sistema de gestión de la tecnología x Derechos reservados © IMNC 2009 NMX-GT-003-IMNC-2008 Sistema de Gestión de la Tecnología – Requisitos 1 Objeto y campo de aplicación Esta norma mexicana describe los fundamentos de los sistemas de gestión de la tecnología, los cuales constituyen el objeto de la familia de normas NMX-GT-IMNC, y define los requisitos mínimos de un sistema de gestión de la tecnología. Orienta a las organizaciones sobre la estructura y naturaleza de las actividades propias de un sistema de gestión de la tecnología. Establece un marco de referencia para la implantación, mejora y en su caso la certificación de los sistemas de gestión de tecnología de las organizaciones. Esta norma mexicana es aplicable a cualquier organización, independientemente de su tamaño, giro, tipo o del sector económico en el que realice su actividad. No se permiten exclusiones a uno o varios requisitos de esta norma para propósitos de certificación. 2 Referencias normativas Los documentos normativos siguientes contienen disposiciones que, a través de referencias en este texto, constituyen disposiciones de esta norma mexicana. Para las referencias fechadas, no son aplicables las modificaciones posteriores, o las revisiones, de la publicación citada. No obstante, se recomienda a las partes que basen sus acuerdos en esta norma mexicana que investiguen la posibilidad de aplicar la edición más reciente de los documentos normativos citados a continuación. El IMNC mantiene el registro de las normas mexicanas vigentes. NMX-GT-001-IMNC-2007, Sistemas de gestión de la tecnología – Terminología NMX-GT-002-IMNC-2008, Proyectos tecnológicos – Requisitos NMX-GT-005-IMNC-2008, Sistemas de gestión de la tecnología – Auditorías 3 Términos y definiciones Para los propósitos de esta norma mexicana, aplican los términos y definiciones proporcionados en la norma mexicana NMX-GT-001-IMNC y los siguientes: 3.1 implantar comprende la realización de proyectos dentro de un sistema de gestión de la tecnología para obtener una innovación tecnológica 3.2 política tecnológica intenciones y orientación de una organización relativas a la gestión de la tecnología tal como se expresan formalmente por la alta dirección Derechos reservados © IMNC 2009 1/12 NMX-GT-003-IMNC-2008 3.3 proteger salvaguarda y cuidado del patrimonio tecnológico de la organización, generalmente mediante la obtención de títulos de propiedad intelectual NOTA un programa de gestión de la propiedad intelectual contempla patentes, marcas, diseños industriales, modelos de utilidad, derechos de autor, así como la definición de qué tecnologías y conocimientos deben mantenerse en forma de secreto industrial. Incluye, además, procedimientos de cuidado de información, acuerdos de confidencialidad, y el establecimiento de la manera sistemática para la elaboración de contratos y convenios. 3.4 proveer suministro de recursos tecnológicos necesarios para el desarrollo de proyectos tecnológicos incluidos en la cartera NOTA ejemplos de las actividades en el proceso sustantivo “proveer” son: la adquisición, el desarrollo y la asimilación de tecnologías; así como la administración de la cartera de proyectos tecnológicos, de recursos financieros, de infraestructura, del personal tecnológico y del conocimiento. 3.5 vigilancia tecnológica búsqueda sistemática y metodológica en el entorno de señales para identificar amenazas y oportunidades de desarrollo e innovación tecnológica NOTA Necesidades de los clientes; comportamiento de los competidores; nuevas tecnologías que llegan al mercado; desarrollos tecnológicos y patentes con potencial comercial, Normas y cambios en legislaciones entre otros. Ejemplos de estos procesos son: estudios de posicionamiento competitivo; elaboración de estudios estratégicos de mercados y clientes; elaboración de estudios estratégicos de competitividad y monitoreo tecnológico. 4 Requisitos generales del sistema de gestión de la tecnología 4.1 Generalidades La organización debe establecer, documentar, implantar y mantener un sistema de gestión de la tecnología que estructure y armonice sus actividades y cuya operación contribuya al logro de sus objetivos estratégicos. Este sistema debe considerar todos los requisitos incluidos en esta norma. La organización debe: a) determinar los procesos que son objeto del sistema de gestión de la tecnología, b) determinar la secuencia e interacción de estos procesos, c) determinar los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de los procesos son eficaces, d) asegurarse de la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de los procesos, e) realizar el seguimiento y el análisis de los procesos, así como de los indicadores que determine la organización para sus sistema de gestión de la tecnología, f) implantar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora de la gestión de la tecnología. 2/12 Derechos reservados © IMNC 2009 NMX-GT-003-IMNC-2008 En los casos en que la organización opte por contratar procesos externos asociados a su sistema de gestión de la tecnología, debe incluir el control que ejerce sobre estos procesos. 4.2 Documentación La documentación del sistema de gestión de la tecnología debe incluir: a) declaraciones documentadas de una política tecnológica y de objetivos que contribuyan a incrementar la competitividad de la organización con base en su estrategia tecnológica; b) los procesos documentados requeridos por esta norma; c) los documentos que determine la organización para garantizar la planificación, la operación y el control con eficacia del sistema de gestión de la tecnología; d) los registros que demuestren la implantación del sistema de gestión de la tecnología; e) el control de los documentos necesarios para: f) 5 5.1 asegurar su adecuación antes de su emisión, mediante su aprobación. revisarlos y actualizarlos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente. identificar sus cambios y el estado de la revisión. asegurar que las versiones pertinentes se encuentran disponibles en los puntos de uso. asegurar que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables. determinar los documentos que requiera la organización en su sistema de gestión de la tecnología de origen externo y controlar su distribución. evitar el uso de los que son obsoletos. el control de los registros que asegure su: identificación, resguardo, integridad y acceso de acuerdo a lo determinado por la organización. tiempos de resguardo y disposición final. confidencialidad y cumplimiento de los términos definidos en los contratos o convenios. Compromiso de la dirección Generalidades La alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implantación y en una etapa posterior la mejora del sistema de gestión de la tecnología: a) estableciendo el modelo, la política tecnológica y los objetivos del sistema de gestión de la tecnología; b) comunicando a la organización la política tecnológica, los objetivos, e importancia de procesos y actividades del sistema de gestión de la tecnología; Derechos reservados © IMNC 2009 3/12 NMX-GT-003-IMNC-2008 c) asegurando la disponibilidad de los recursos humanos y materiales requeridos; aprobando en tiempo y forma el presupuesto destinado a gestión de la tecnología y al desarrollo y operación de sus procesos; d) asignando responsabilidades para la operación del sistema de gestión de la tecnología; e) supervisando la ejecución de los procesos del sistema de gestión de la tecnología; f) llevando a cabo revisiones periódicas del sistema de gestión de la tecnología; y g) manteniendo la integridad del sistema de gestión de la tecnología cuando se planifiquen e implanten cambios en él. 5.2 Influencia del entorno La alta dirección debe emplear la información del entorno necesaria para definir su estrategia competitiva y operar el sistema de gestión de la tecnología, Ejemplos de algunas fuentes de información del entorno son: las demandas de proveedores y clientes; las demandas de los accionistas, los requisitos legales y reglamentarios; las innovaciones y los cambios tecnológicos requeridos por el mercado. comparación con otras organizaciones, entre otras. 5.3 Política tecnológica La alta dirección debe definir la política tecnológica y asegurarse que: a) es consistente con el propósito de la organización, b) incluye el compromiso de cumplir con los requisitos de esta norma y de mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la tecnología, c) proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la gestión de la tecnología, d) es comunicada y entendida dentro de la organización, y e) es revisada para su continua adecuación. 5.4 Responsabilidad y comunicación La alta dirección debe definir responsabilidades del personal que interviene en los procesos sustantivos del sistema de gestión de la tecnología y éstas deben ser comunicadas a las partes involucradas. La dirección debe verificar la buena coordinación de los procesos sustantivos que se establecen en esta norma: vigilar, planear, proveer, proteger e implantar. La alta dirección debe designar a un miembro de su organización como su representante para coordinar, controlar, dar seguimiento y administrar los procesos del sistema de gestión de la tecnología. 4/12 Derechos reservados © IMNC 2009 NMX-GT-003-IMNC-2008 5.5 Revisión por la dirección La alta dirección debe, a intervalos planificados, revisar que el sistema de gestión de la tecnología resulta útil a los propósitos de la organización. Esta revisión debe incluir la evaluación de las oportunidades de mejora y detectar la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestión de la tecnología, además de la política tecnológica y los objetivos correspondientes. Deben conservarse los registros de las revisiones realizadas por la alta dirección. La información para realizar la revisión por la alta dirección debe incluir: a) el seguimiento y evaluación de indicadores del sistema de gestión de la tecnología; b) los resultados de las auditorías; c) la retroalimentación de las partes interesadas; d) el estado de las acciones correctivas; e) las acciones para minimizar los riesgos asociados a la gestión de la tecnología; f) las acciones de seguimiento de revisiones previas; g) los cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la tecnología; y h) la identificación de las oportunidades de mejora. 6 Gestión del capital intelectual La organización debe identificar, documentar y demostrar los avances en desarrollo de su capital intelectual en función de su planeación tecnológica y de acuerdo a sus objetivos tecnológicos, dando especial atención al capital humano. La organización debe desarrollar las competencias del personal que le permitan implementar el sistema de gestión de tecnología. La organización debe promover el ambiente para generar innovaciones, Ejemplos de acciones que conducen a esto son: espacios para intercambio de experiencias, políticas para la innovación, esquemas de motivación y reconocimiento, redes de colaboración entre otros. La organización debe establecer las relaciones clave con clientes, proveedores, y otras organizaciones que se requieran para alcanzar los objetivos tecnológicos NOTA El capital intelectual es la combinación de los recursos humanos, organizativos y relacionales de una empresa que le permiten generar valor e incrementar sus ventajas competitivas. 7 7.1 Requisitos de los procesos sustantivos del sistema de gestión de la tecnología Generalidad El modelo de gestión de la tecnología que se muestra en la Figura 1 incluye los procesos sustantivos: vigilar, planear, proveer, proteger e implantar. Cada uno tiene diferentes propósitos, responsabilidades e interrelaciones que, en su conjunto, y a la par de las demás áreas de gestión, impactan en los resultados de la organización. Derechos reservados © IMNC 2009 5/12 NMX-GT-003-IMNC-2008 Cada organización debe determinar su propio modelo de acuerdo con sus necesidades y características, de tal modo que en su accionar se asegure el cumplimiento de los objetivos de gestión de la tecnología, que contribuyan a la competitividad de la organización Cuando la organización determine definir y documentar un proceso sustantivo de gestión de la tecnología, éste debe contener al menos: a) objetivo; b) etapas o actividades del proceso; c) metodologías, herramientas y en su caso procedimientos empleados; d) evidencias de la aplicación del proceso; e) resultados obtenidos; f) interrelaciones con otros procesos de la organización; e g) indicadores de evaluación. 7.2 Vigilar La organización debe evidenciar el uso de un proceso de vigilancia tecnológica, que contenga actividades relacionadas con la vigilancia sobre la información de normas técnicas, regulaciones relevantes, patentes, tecnologías emergentes, entre otras que puedan ser utilizadas por la organización. Ejemplos del ejercicio de la vigilancia tecnológica. evaluación de productos, procesos y servicios con relación a los de los competidores o a los de las organizaciones líderes en su campo. identificación de los segmentos de mercados actuales y futuros. detección de necesidades, oportunidades de mejora y expectativas no satisfechas, para desarrollar nuevos productos. evaluación y seguimiento del comportamiento del mercado. análisis de tendencias tecnológicas. 7.3 Planeación La organización debe documentar e implantar un proceso de planeación tecnológica. La planeación tecnológica debe: a) señalar la posición estratégica pretendida y objetivos tecnológicos. b) incluir el plan tecnológico c) ser el marco de referencia para definir la cartera de proyectos. d) documentar el estado de avance de los proyectos en desarrollo. 6/12 Derechos reservados © IMNC 2009 NMX-GT-003-IMNC-2008 e) definir un plan de seguimiento y medición del desempeño de los procesos incorporados. f) documentar los recursos y beneficios previstos y utilizados. 7.4 Proveer La organización debe documentar e implantar un proceso para proveer los recursos tecnológicos. Al proveer los recursos tecnológicos la organización debe: a) considerar los recursos humanos, financieros, materiales, de infraestructura y conocimiento necesarios para el desarrollo de los proyectos de la cartera antes durante y después de su realización. b) definir modalidades de vinculación, adquisición o desarrollo utilizadas. c) llevar un control del ejercicio de los recursos asignados. 7.5 Proteger La organización debe documentar e implantar un proceso para definir la salvaguarda y cuidado del patrimonio tecnológico de acuerdo con su entorno, posición competitiva y tipo de negocio. Como resultado de las acciones realizadas por la organización para cubrir el proceso sustantivo proteger se debe evidenciar: a) las políticas relacionadas con la protección de la propiedad intelectual de la organización; b) la definición de criterios y mecanismos de protección de la propiedad intelectual; c) el diseño de un plan que incluya cómo se documentará la propiedad intelectual, la creación de un acervo documental y la explotación de los recursos de propiedad intelectual de la organización; d) la existencia y salvaguarda de los títulos y registros de su propiedad intelectual, cuando proceda; y e) los convenios de confidencialidad establecidos con aliados estratégicos y proveedores. 7.6 Implantar La organización debe documentar e implantar un proceso para generar, desarrollar proyectos tecnológicos y colocar en el mercado innovaciones tecnológicas. Como resultado de la implantación se debe evidenciar que: a) se realizaron los proyectos tecnológicos incluidos en la cartera; b) se evaluaron los beneficios derivados de los proyectos; c) los resultados se evalúan con objeto de decidir la protección de su propiedad intelectual; d) la cobertura e impacto de las innovaciones tecnológicas desarrolladas; y e) en su caso, se han desarrollado modalidades organizacionales para el uso y/o explotación comercial de las innovaciones. Derechos reservados © IMNC 2009 7/12 NMX-GT-003-IMNC-2008 EJEMPLO alianzas estratégicas, redes tecnológicas, asociaciones de riesgo, organización de base tecnológica, nuevos modelos de negocios u organizaciones desprendidas “spin- offs”, entre otras. NOTA 8 8.1 Para mayor información consultar la norma NMX-GT-002-IMNC. Análisis, evaluación y mejora Generalidades El análisis, medición y mejora en el contexto del sistema de gestión de tecnología deben orientar a las organizaciones a obtener beneficios que aumenten su competitividad. Ejemplos de algunos resultados de la mejora en los ciclos sucesivos de gestión: contar con una mayor capacidad para comprender el entorno, utilizar conocimientos e incrementar sus ventajas competitivas desarrollar productos con vistas a incrementar su participación en el mercado aumentar el valor de los resultados del uso de los recursos tecnológicos incrementar el patrimonio tecnológico utilizar eficaz y eficientemente los recursos tecnológicos de acuerdo con la planeación tecnológica obtener mejores niveles de desempeño en torno a la gestión de tecnología. La organización debe determinar los indicadores que permitan evaluar los avances de su sistema de gestión de la tecnología. 8.2 Evaluación y seguimiento La organización debe designar personal responsable y recursos para realizar las siguientes actividades: a) llevar a cabo un seguimiento de la administración de los proyectos que se incluyen en la cartera; b) evaluar el desempeño mediante indicadores y hacer el seguimiento de sus procesos del sistema de gestión de la tecnología; c) Cuando no se alcancen los resultados planeados, determinar las causas de las desviaciones; d) programar y llevar a cabo auditorías al sistema de gestión de tecnología; e) programar y llevar a cabo auditorías a los proyectos tecnológicos; y f) evaluar los resultados y beneficios del sistema de gestión de tecnología. 8.3 Análisis de datos La organización debe determinar, recopilar y analizar sistemáticamente los resultados a que se hace referencia en la sección 9.2. Como resultado del análisis de esta información se debe decidir en dónde es factible y conveniente mejorar. 8/12 Derechos reservados © IMNC 2009 NMX-GT-003-IMNC-2008 8.4 Auditorías internas La organización debe definir y gestionar un programa de auditorías internas. Dentro del marco del programa de auditorías, la organización debe conducir a intervalos planificados, auditorías internas para determinar si el sistema de gestión de la tecnología: a) cumple con los requisitos de esta norma; b) cumple con los requisitos establecidos por la organización; y c) se ha implantado y se mantiene de manera eficaz. Debe definirse un procedimiento documentado para llevar a cabo la planeación y la realización de auditorías. También se deben informar los resultados y conservar los registros. Para cada auditoría se deben definir los criterios, el objetivo y el alcance. La selección de los auditores debe asegurar la objetividad e imparcialidad de la auditoría. Los auditores no deben auditar su propio trabajo. NOTA Para mayor referencia consultar la norma NMX-GT-005-IMNC. En los casos en que la organización así lo determine se deben programar y llevar a cabo auditorías a los proyectos tecnológicos. NOTA 8.5 Para mayor referencia consultar la norma NMX-GT-002-IMNC. Mejora del sistema de gestión de la tecnología La organización debe mejorar como resultado del uso del sistema de gestión de tecnología su capacidad para conocer el entorno, utilizar conocimientos e incrementar sus ventajas competitivas. La alta dirección debe determinar los aspectos que la organización va a mejorar en el siguiente ciclo de gestión de la tecnología para aumentar sus capacidades tecnológicas. Para ello resulta útil referirse al análisis de datos obtenido del análisis del entorno, cumplimiento de los objetivos, análisis de los indicadores y de los procesos sustantivos, los resultados del plan tecnológico y de los proyectos tecnológicos, los resultados de las auditorías, el análisis de datos, la instrumentación de acciones correctivas y preventivas. 8.6 Acción correctiva La organización debe tomar acciones para eliminar la causa de no conformidades en el sistema de gestión de la tecnología, con objeto de impedir que vuelva a ocurrir. Las acciones correctivas deben ser las apropiadas para las no conformidades encontradas. Debe establecerse un procedimiento documentado que incluya lo siguiente: a) definir el efecto de la no conformidad; b) identificar las causas de la no conformidad; c) determinar e implantar las acciones necesarias; d) revisar la eficacia de las acciones correctivas tomadas; y e) mejorar el sistema de gestión de la tecnología. Derechos reservados © IMNC 2009 9/12 NMX-GT-003-IMNC-2008 8.7 Acción preventiva La organización debe determinar los riesgos y las acciones para prevenir o mitigar la ocurrencia de las no conformidades potenciales en el sistema de gestión de la tecnología. Las acciones preventivas deben ser las apropiadas para los problemas y riesgos potenciales. Debe establecerse un procedimiento documentado que incluya lo siguiente: a) identificar y evaluar los riesgos de no conformidades potenciales y sus causas; b) evaluar la necesidad de actuar para prevenir la aparición de las no conformidades potenciales; c) determinar e implantar las acciones y controles necesarios; d) registrar los resultados de las acciones tomadas; y e) revisar la eficacia de las acciones preventivas. 9 Bibliografía [1] Probert, R.; citado en Phaal, R.; Farrukh, C.; Probert, R., Technology Roadmapping. Technology Forecasting and Social Change. 71 (2004) 5-26. [2] Guía de participación del Premio Nacional de Tecnología [3] NMX-CC-9001-IMNC-2000, Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos. 10 Concordancia con normas internacionales Esta norma mexicana no concuerda con ninguna norma internacional, por no existir norma internacional en el momento de su elaboración. 10/12 Derechos reservados © IMNC 2009 NMX-GT-003-IMNC-2008 Anexo A (informativo) Ubicación, procesos y actividades de un sistema de gestión de tecnología A.1 Ejemplo de ubicación de un sistema de gestión de la tecnología en una organización Una organización requiere de diferentes sistemas de gestión de acuerdo a sus necesidades y estrategias. La gestión de la tecnología es fundamental para mejorar la competitividad de las organizaciones y su uso toma cada vez mayor relevancia. Esta figura representa la ubicación de un sistema de gestión de la tecnología en el ámbito de una organización y su entorno. Aliados Servicio a clientes Mercadotecnia y ventas Utilidad de operación (incremento en ventas o reducción de costos) Participación en el mercado Operaciones Áreas de gestión de la organización Accionistas Dirección Gestión de recursos humanos NOTA Recursos Competidores Productos o servicios Clientes Gestión financiera Gestión de tecnología Gestión de calidad Proveedores Entorno Posición competitiva Logística Resultados Organización Humanos Financieros Otras organizaciones Materiales Comunidad Infraestructura Conocimientos Esta Figura es tomada de la Guía de participación del Premio Nacional de Tecnología. Figura A.1 — Ubicación de un sistema de gestión de la tecnología en una organización Derechos reservados © IMNC 2009 11/12 NMX-GT-003-IMNC-2008 A.2 Ejemplos de actividades de procesos sustantivos Tabla A.1 — Ejemplos de actividades de procesos sustantivos Procesos sustantivos Ejemplos de Actividades Vigilancia de tecnologías: benchmarking, Vigilar elaboración de estudios estratégicos de mercados y clientes, elaboración de estudios estratégicos de competitividad, seguimiento tecnológico. Planeación de tecnología: elaboración del plan tecnológico. Planear incorporación de la tecnología en las áreas de la organización integración de la gestión de tecnología. Habilitación de tecnologías y recursos: adquisición de tecnología: compra, licencia, alianzas, otros, desarrollo de tecnología: investigación y desarrollo tecnológico, escalamiento, etc., Proveer transferencia de tecnología, asimilación de tecnología, administrar la cartera de proyectos tecnológicos, proveer recursos financieros , adquisición, mantenimiento, actualización y disposición de infraestructura, Proteger Protección del patrimonio tecnológico de la organización: gestión de la propiedad intelectual. Implantación de la innovación: Implantar innovación de proceso, producto desarrollo de producto 12/12 Derechos reservados © IMNC 2009 1 (ejemplo: 3.1) 2 Cláusula/ subcláusula (ejemplo: Tabla 1) 3 Párrafo/ Figura/ Tabla Número de referencia , Correo electrónico: N PLANTILLA PARA PRESENTAR COMENTARIOS Documento a comentar Fecha de inicio -NMX-CLAVE -IMNCFecha de cierre IMNC/CT Nombre de la persona u organización: Teléfono: 01 ( ) Fax: 01 ( ) 5 Comentario: Justificación del cambio Edición: 00 1de 1 7 Observaciones del secretariado en cada comentario emitido Fecha de emisión de comentarios: 6 Cambio propuesto Nombre completo de la organización que emite comentarios (a ser llenado por el secretariado) (ejemplo: ed) 4 Tipo de 2 comentario Org = Organización o persona que emite comentarios (tres primeras letras de la organización o iniciales de la persona) 2 Tipo de comentario: ge = general te = técnico ed = editorial Importante: Las columnas 1, 2, 4, 5 son obligatorias. Enviar estos comentarios al departamento de normalización del IMNC al correo electrónico: [email protected] 0 1 No. Org1 Org F13B IMNC SIN TEXTO NMX-GT-003-IMNC-2008 A NORMAS MEXICANAS PUBLICADAS POR EL INSTITUTO MEXICANO DE NORMALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN, A. C., EN EL TEMA DE GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA HASTA NOVIEMBRE DE 2008 NMX-GT-001-IMNC-2007 Sistema de gestión de la tecnología – Terminología NMX-GT-002-IMNC-2008 Gestión de la Tecnología – Proyectos tecnológicos – Requisitos NMX-GT-003-IMNC-2008 Sistema de Gestión de la Tecnología –Requisitos NMX-GT-005-IMNC-2008 Gestión de la Tecnología – Directrices para la auditoría NMX-GT-003-IMNC-2008 Manuel Ma. Contreras 133, 6º Piso Col. Cuauhtémoc C. P. 06500, México D. F. Tels. (01 55) 5566 4750, (01 55) 5546 4546 Fax: (01 55) 5705 3686 Lada sin costo: 01 800 201 01 45 Correo electrónico: [email protected] Web: http://www.imnc.org.mx
