Universidad Católica Cecilio Acosta Facultad de Ciencias de la Comunicación Social Programa de Comunicación Social, mención Desarrollo Social Metodología para presentación trabajo final de la cátedra Diseño y Evaluación de Proyectos Comunicacionales 1. Datos de la Organización Nombre exacto de la organización Breve reseña histórica Personalidad Jurídica y RIF (en caso de tener) Sector de atención social en la cual trabaja (salud, educación, atención infantil, economía solidaria, religiosa, habilitación urbana, servicios públicos, generación de ingresos, comunicación entre otros) Objetivos Misión Visión Dirección exacta Cobertura geográfica de su acción. En caso de proyectos de servicios locales, incluir plano, localizando la sede y área de cobertura. Organigrama (si no lo tiene, elaborar uno indicando que fue diseñado por el o los estudiantes, o en todo caso, mencionar nombres, cargos y teléfonos de los responsables) Financiamiento: fuentes y presupuesto aproximado que maneja (mensual, anual o por proyectos) Beneficiarios de la institución: condición socioeconómica, edades, sexo, ocupación,. Etnia. Mecanismos de comunicación interna y externa. 2. Diagnostico Organizacional. Determinar fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de la organización. Enfatizar en los problemas comunicacionales. 3. Jerarquización de Problemas Aplicar la tabla de jerarquización a los problemas detectados en el FODA (Ver Anexo 1) 4. Selección del Problema a intervenir: La tabla de jerarquización ayudará a determinar el problema al cual debe dársele prioridad. Sin embargo, en algunos casos, la organización beneficiario puede solicitar abordar algún otro problema según sus intereses coyunturales, lo cual es posible siempre y cuando se justifique, Es menester recordar que sólo podrán seleccionar problemas que puedan ser abordados desde un enfoque comunicacional. El problema a abordar puede estar vinculado con debilidades organizacionales (falta de presupuesto, bajo posicionamiento, identidad, imagen, búsqueda de voluntarios entre otros) o con la necesidad de transmitir el mensaje social al cual la organización se dedica (prevención, solidaridad, concientización, cambios de conducta, formación de valores entre otros 5. Justificación: 4.1. Plantear cual sería el escenario futro en caso de no ejecutar el proyecto 4.2. Beneficios esperados en la dimensión social, política, económica, cultural entre otros. 6. Público Meta: ¿A quién estará dirigido el proyecto en función de sus objetivos? Año 2009- 1 7. Estudio de Audiencia Es un momento privilegiado del proyecto. El estudiante deberá realizar una investigación sobre las características, valores, gustos necesidades, expectativas, miedos, rechazos, de la población meta, así como su nivel de conocimiento sobre el tema y/o de la institución beneficiaria Para el estudio de audiencia deberá diseñar una metodología, que podrá ser con enfoque cuantitativo (encuesta), cualitativo (grupo focal, entrevista de profundidad) o una mezcla de ambos; realizar una investigación analizar los resultados y determinar conclusiones. 8. Estrategias: A partir de los resultados del estudio de audiencia y en función de los objetivos propuestos, se determinarán los productos comunicacionales que se harán en el proyecto. Se debe especificar el área comunicacional (Radio, televisión, impreso, internet, campaña publicitaria, marketing social, gerencia de la comunicación, animación sociocultural, medios alternativos entre otros) formato) micros, capsulas, documental, manual, reportaje) cantidad y características general, se debe tomar en cuenta lo que se establece en el documentos “Criterios para los productos comunicacionales en la Pasantía de Desarrollo Social) (PD10). 9. Objeticos del proyectos: Objetivo general Objetivos específicos Metas indicadores Es el momento de aterrizar!. Lo que has soñado hacer con tu proyecto debes convertirlo en una lista de objetivos, metas y actividades para las cuales preverás plazos y recursos; es decir, es el momento de programar. La programación, expresada en una serie de cuadros, servirá para que comuniques tus ideas, para que negocies el apoyo al proyecto y para que lleves el control de su ejecución. Los objetivos, metas indicadores debes presentarlos en un cuadro de tres columnas para cuya elaboración deberás tomar en consideración los siguientes conceptos. Cuadro No. X Objetivos y Metas del Proyecto Objetivo General: Objetivos específicos Metas Indicadores/Productos F.I. Objetivos Los objetivos son la expresión de lo que se quiere alcanzar. La razón por la cual se quiere obtener determinado producto. Todo objetivo debe responder por lo menos a estas dos preguntas: 1. ¿Qué se quiere?; la respuesta es una forma de expresar la meta, el indicador o el producto de cada etapa; 2. ¿Para qué se quiere? (objetivo específicamente). Los objetivos nacen de una realidad, se formulan a partir de un buen diagnóstico del problema. Así como la elaboración del “árbol del problema” es útil para describir la realidad que desea intervenirse e identificar sus causas y consecuencias, el “árbol de objetivos” permite concretar los propósitos del proyecto. Los objetivos tienden a permanecer en el tiempo, son intangibles. Las metas con frecuencia pueden modificarse o sustituirse. Son tangibles. Año 2009- 2 Objetivo general. Es la situación ideal deseada al término del proyecto; representa la solución del problema identificado; es la razón de ser del proyecto, su propósito o resultado, el cambio que se quiere lograr. Los objetivos son intangibles. Al redactar los objetivos se comienza con un verbo en infinitivo. En proyectos comunicacionales tenemos por ejemplo: Promover Divulgar Dar a conocer Fortalecer Enseñar Difundir Contribuir Generar Concienciar Motivar Capacitar Facilitar Aplicar Objetivos específicos. Expresan resultados a corto plazo. Son los pasos que deben darse para el logro del objetivo general. Al igual que los objetivos generales, suelen ser intangibles. No es conveniente establecer más de cinco objetivos específicos. Objetivos = CAMBIO QUE SE ESPERA LOGRAR Metas. Las metas responden a la pregunta de ¿cuánto? Es la traducción cuantitativa, espacial y temporal de los objetivos específicos; son efectos concretos del logro de los objetivos. Debe establecerse una meta por cada objetivo porque un objetivo es útil solamente si se pueden cuantificar sus logros. Las metas y los indicadores hacen posible dicha cuantificación. En ejemplo de meta sería: “Capacitar a 15 líderes comunitarios del Municipio San Francisco para actuar como voceros populares antes del 15 de Noviembre de 2003”. Algunos verbos útiles en la redacción de metas en el ámbito comunicacional son: crear, diseñar, establecer, hacer, incrementar, instalar, ordenar, reducir, distribuir, difundir, producir. Metas = CANTIDAD DE PRODUCTOS DESEADOS EN UN PERÍODO Indicadores – Productos. Son logros tangibles o físicos, medibles o cuantificables. Son datos que sirven de instrumento para evaluar y verificar el logro de las metas. Debe existir por lo menos un indicador por cada meta. Responden a la pregunta: ¿qué información necesito para saber que hemos alcanzado la meta?. Los indicadores que aparezcan en este cuadro generalmente se repiten en cada una de las fases. Continuando con el ejemplo anterior, un indicador de que los promotores han sido capacitados es que los 15 promotores ejecuten un ejercicio de búsqueda, tratamiento y difusión de informaciones a nivel comunitario. Indicadores – Productos = MEDIDAS ESPECÍFICAS 10. Plan de Trabajo Esta actividad consiste en llenar el cuadro del Plan de Trabajo. Este cuadro sirve de base para elaborar todos los cuadros que siguen. Cuadro No. X. Plan de trabajo Objetivo Específico Actividades y tareas* Responsable Recursos Humanos Tiempo Materiales Inicio Fin Producto esperado F.I. Año 2009- 3 Objetivo específico. Tal como se explicó anteriormente son los pasos que deben darse a corto plazo para poder alcanzar el objetivo general del proyecto. No es conveniente establecer más de cinco objetivos específicos. En los proyectos de la UNICA, los objetivos específicos pueden estar relacionados con actividades de investigación; producción, evaluación y difusión de materiales comunicativos, ejecución de campañas o de programas de formación, realización de eventos, gestión de recursos, entre otros. Se toman del cuadro anterior. Actividades y tareas. Son las acciones que realizan los responsables del proyecto o terceros para alcanzar los objetivos específicos. Incluyen según el caso las actividades de: información, motivación, convocatorias y capacitación de los equipos de trabajo, organización de eventos, investigación periodística (si es necesario), las de pre-producción, producción, post-producción, prueba de materiales de comunicación, divulgación o transmisión, ejecución de campañas, sistematización de experiencias, entre otros Ejemplos de actividades: Para objetivos específicos relacionados con investigación: diseño y validación y aplicación de instrumentos, análisis y presentación de resultados, elaboración de informes Para objetivos específicos relacionados con producción de materiales: selección de los contenidos y de los recursos gráficos o audiovisuales, elaboración del guión, grabación, edición. Para objetivos específicos relacionados con la difusión: transmisión, y distribución de materiales comunicacionales. Responsables. Generalmente es uno de los miembros del equipo del proyecto: pasantes o tutores. Recursos 1. Humanos: tiene que ver con la ocupación de las personas que se involucrarán en la realización de las actividades planificadas. Por ejemplo: camarógrafos, editores, locutores, secretarias /transcriptores, encuestadores. 2. Materiales: son los recursos que se necesitan para realizar las actividades, tales como papelería (papel, bolígrafos), cintas de video y de audio, CD-ROM, diskettes, equipos (grabadoras o cámaras, computadores). Tiempo. Se refiere al momento aproximado de inicio y fin de cada grupo de actividades para su determinación debe conocerse la fecha de inicio y fin del próximo lapso académico (semestre). Producto. Es el resultado tangible (materiales, documentos, entre otros) que se espera obtener al finalizar las actividades pautadas para el logro de cada objetivo específico. Coincide generalmente con los indicadores presentados en el cuadro titulado “Objetivos y Metas del Proyecto”. 11. Cronograma de actividades (diagrama de Gantt) El diagrama de Gantt es un cuadro que facilita la visualización de cómo se va a ejecutar el proyecto y cuáles actividades coinciden en algún tiempo dado; en él se indica en qué momento se espera realizar cada tarea. Las actividades se toman del listado que se presenta en el cuadro No. 3. Dichas actividades deben ordenarse cronológicamente de acuerdo a su fecha de inicio y culminación y posteriormente se registran en la primera columna del cuadro. En la primera fila se anotan los meses en los que se ejecutará el proyecto; en el ejemplo aparecen enero, febrero y marzo, pero n tu proyecto deben coincidir con el período de duración de la Pasantía de Desarrollo Social. Los números del 1 al 4 en la segunda fila se refieren a las semanas de cada mes. El diagrama de Gantt puede adaptarse a cualquier tipo de plan, puede sustituirse la fila de meses por semanas y la de las semanas por días. Año 2009- 4 Ejemplo: Cuadro No. x. Cronograma de actividades Mes 1 1 2 Actividad 3 4 Mes 2 1 2 3 4 Mes 3 1 2 3 4 Elaboración del guión Grabación Edición Prueba de materiales (validación) Transmisión *** Entre las actividades debe incluirse la realización de la Prueba Piloto, aunque durante la asignatura Diseño y Evaluación ésta no se ejecuta, pero como se desarrolla dentro del lapso académico correspondiente a la Pasantía, es necesario que aparezca en este Cronograma. El mes 1 se refiere al primer mes de lapso académico en el cual se cursará la Pasantía de Desarrollo Social (VIII semestre). 12. Presupuesto del proyecto Toda actividad humana en sociedad requiere consumo de recursos: el trabajo humano, insumos y equipos para realizar las actividades por cuenta propia, la contratación de servicios que no estamos en capacidad de autosatisfacer y que deben prestarnos otras personas... Cada recurso consumido, humano, material, de equipos o de contratación de servicios tiene un costo que alguien debe cancelar. La previsión de estos costos se hace a través del Pre-supuesto. Para un estudiante de la UNICA esos costos serán asumidos quizás por padres o amigos o por el mismo alumno. El hecho de que el proyecto vaya a ser autofinanciado, no significa que sea “gratis”. Alguien está financiando el proyecto, bien sea con su trabajo, prestando un equipo, donando un material o un servicio... Pero el costo sigue allí y debemos determinarlo para tener un criterio acerca de la sustentabilidad del proyecto y para reconocer el valor monetario que tiene el trabajo del alumno. Por esta razón deben elaborarse los cuadros que se incluyen en el esquema del proyecto, con base en los datos que aparecen en la columna “Recursos” del Cuadro No. 1. A continuación se presentan ejemplos de cada cuadro. Cuadro x. Requerimientos del Recurso Humano (ejemplo) Denominación del cargo o función No. de personas Honorarios persona Comunicador Social 2 3500 Año 2009- por Total de honorarios por proyecto 7000 5 Los honorarios por persona deben calcularse de acuerdo a las tarifas vigentes en el mercado. Cuadro x. Requerimiento de Materiales (ejemplo) Materiales Cantidad Precio Unitario Total Papel Bond, tamaño carta, resma 2 60 120 Caja de bolígrafos x 12 1 20 20 Cintas de video 4 20 80 Total 200 Los costos de los materiales deben calcularse de acuerdo a las tarifas vigentes en el mercado. Es recomendable solicitar cotizaciones. Cuadro No. X Requerimientos de servicios* (ejemplo) Cantidad Precio Unitario (x horas o x días) Total Servicio Fotocopias Transporte (alquiler de taxis) 500 10 0.50 25 250 250 Teléfonos (tarjetas) 3 60 180 Alquiler de computador, horas 10 2 20 Alquiler de cámara V8, por días 2 3500 7000 Alquiler se sala de edición, por horas 10 120 1200 TOTAL 8900 Cuadro No. X. Requerimiento de Equipos (sólo si el proyecto amerita la compra de equipos) En caso de no ser así se coloca NO APLICA Precio Unitario Total Equipo Cantidad (x horas o x días) Cámara fotográfica Computador Impresora Cámara de video Escáner TOTAL Los costos de los servicios deben calcularse de acuerdo a las tarifas vigentes en el mercado. Cuadro No. x: Presupuesto Consolidado y Fuentes de Financiamiento Monto Aportes de otras Costo autofinanciado por organizaciones Recursos total el estudiante (3) (1)* (2) Recursos Humanos 7000 7000 (total del cuadro No. X) Materiales 200 ---200 (total del cuadro No. X) Servicios 8900 5000 4900 (total del cuadro No. X) Equipos ----(total del cuadro No. X) Total Porcentajes 100% Porcentaje = % Porcentaje = % (2) x 100/ (1) (3) x 100/ (1) Año 2009- Monto solicitado (M.S. = 1 - [2 + 3]) 200 ------ Porcentaje = % (4) x 100/ (1) 6 * Los números entre paréntesis indican el número de la columna. Este cuadro se llena con los totales obtenidos en cada uno de los cuadros anteriores. Su utilidad consiste en que permite visualizar la estructura del presupuesto, es decir, que renglones ameritan mayor inversión, y además permite ver hasta que punto el estudiante y otras organizaciones están contribuyendo a la ejecución del proyecto. De esta manera se resalta que la ejecución de las propuestas tienen carácter participativo e implican interdependencia y co-responsabilidad: ni la organización asume todos los costos, ni el estudiante lo hace. Este cuadro facilita la negociación del proyecto. 13. Limitaciones 14. Criterios de evaluación y seguimiento (debe incluir la realización de la Prueba Piloto (Ver formato PD9) Fuente Rincón 2005 /Actualización Monzant- Arias 2009 Año 2009- 7
