INSTITUTO TECNOLÒGICO DE CIUDAD VALLES UNIDAD 4 " investigación " INGENIERÍA INDUSTRIAL GRUPO “A” MATERIA: “ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS” Alumno: • CASTREJON CARRANZA CARLOS ISAIAS 18690073 ING. Ing. Servando Rodolfo Carrillo Gutiérrez CONTENIDO MICROSOFT PROJECT ........................................................................................................................3 APLICACIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS .....................................................................3 La ruta crítica. ................................................................................................................................3 Control de proyecto.......................................................................................................................3 Sobrecarga de recursos .................................................................................................................4 ¿Qué ventajas ofrece Microsoft Project? ..........................................................................................5 Control de proyecto.......................................................................................................................6 Diagrama de Gantt. .......................................................................................................................6 VENTAJAS Y DESVENTAJAS ................................................................................................................6 Ventajas .........................................................................................................................................6 Desventajas ...................................................................................................................................7 BIBLIOGRAFÍA ....................................................................................................................................8 2 MICROSOFT PROJECT Microsoft Project (o MSP) es la herramienta más usada a nivel mundial para gestionar proyectos, con más de 20 millones de usuarios en todo el mundo. Este software fue lanzado en 1988 y desde entonces se ha perfeccionado mediante nuevas versiones. Cada actualización incorpora nuevas configuraciones, que le permiten adaptarse a diferentes tipos de empresas dependiendo de su sector, tamaño y las actividades que realizan, y también a los diferentes tipos de proyectos que existen. APLICACIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Un proyecto brinda numerosas posibilidades de crecimiento a una organización. Gestionarlo gracias a Microsoft Project ahorrará tiempos y evitará el crecimiento de los riesgos para llevar a cabo el plan con éxito. Microsoft Project es un software diseñado por Microsoft y usado por millones de colaboradores, administradores y jefes de proyectos. Tiene diversas funciones, cada una de ellas asignadas para dar seguimiento a procesos, gestionar presupuestos, evaluar ritmos y cargas laborales, asignar recursos, desarrollar planes y más. El programa utiliza, además, múltiples gráficos al estilo de diagramas de Gantt. Estos ayudan a analizar diversos aspectos de un reporte, por ejemplo: La ruta crítica. Sirve para evaluar tareas y las secuencias en las que deben elaborarse, con el objetivo de estimar la duración del proyecto. Sus indicadores impulsan una planificación óptima. Control de proyecto. Una vez se haya incorporado los datos de la ruta crítica, el control permitirá comparar toda la información con las posteriores modificaciones que se realicen. 3 Sobrecarga de recursos. El objetivo es gestionar la cantidad de tareas de los colaboradores. Así se evitarán excesos. La administración de proyectos generalmente no es un trabajo fácil. Microsoft Project es ideal para evitar atrasos, conflictos de gestión y cruces en la empresa. Este software pone a disposición las siguientes opciones para la gestión de proyectos: a) Registro. Se toma en cuenta los participantes, patrocinadores, estatutos, presupuesto, etc. b) Comunicación de los planes. Ofrece una sincronización virtual entre la lista de participantes. c) Creación de informes. Brinda capturas de planes iniciales, requisitos, necesidades del personal, entre otros detalles. d) Creación de la programación. Se pueden utilizar proyectos en blanco o plantillas utilizadas por otros gestores de negocios similares. e) Adición de tareas. Además de agregarlas, se pueden implementar plazos, cambiarles propiedades, asignar personas encargadas, etc. f) Elección de la vista de la programación. Después de añadir todos los ítems anteriores, el proyecto puede ser confuso. El software permite ordenarlo a través de varias vistas fáciles de revisar. g) Establecer costos. La parte del presupuesto puede ser la más difícil. Sin embargo, con esta herramienta se realizará de forma casi automática, al tener en cuenta los participantes, el tiempo, los recursos y otros aspectos ya asignados. h) Realizar un seguimiento. ¿Alguien se ha retrasado? ¿Se cumplirá con el presupuesto? ¿La fecha límite es la adecuada? En cualquier momento se 4 puede revisar la planificación de manera virtual para comprobar estos factores. i) Administración de riesgos. Un proyecto siempre tiene conflictos y riesgos. Microsoft Project permite analizar cada uno de ellos identificando las áreas problemáticas con anticipación. j) El crecimiento de una empresa se basa en los proyectos que incorporen nuevos programas, productos, servicios, tecnologías o procesos en la organización. A través de la capacitación teórica y práctica de esta herramienta virtual, la gestión de proyectos contará con la debida planificación, control y ejecución. ¿Qué ventajas ofrece Microsoft Project? • • • • • • • • • • Transformar ideas desordenadas en proyectos organizados. Permitir la creación de proyectos de mejor calidad. Reducir los plazos del trabajo. Brindar la posibilidad de planificar tareas en el corto y largo plazo. Facilitar la atención a todos los detalles. Mejorar la toma de decisiones, a partir de una visión de todo el proyecto. Administrar de forma eficiente los recursos de un proyecto. Organizar el trabajo de grandes equipos. Mejorar la colaboración entre diferentes integrantes. Detectar vulnerabilidades de un proyecto. Lo que hace a esta herramienta tan efectiva es el hecho de que permite la realización de una planificación exhaustiva, con la que pueden atenderse todos los detalles al mismo tiempo y así mejorar la toma de decisiones. Es debido a estas utilidades que este software es especialmente útil tanto en entornos educativos como laborales, y por tanto, aprender a usarlo resulta imprescindible en la actualidad. 5 Control de proyecto. Una vez que se dispone de la ruta crítica y la planificación deseada para el proyecto, esta información se puede guardar como línea de base. La línea de base es la referencia de la programación inicial que sirve para compararla con la ejecución final y así controlar en qué medida y en qué puntos se ha modificado el proyecto. Diagrama de Gantt. Se crea automáticamente con los datos del proyecto. Como en cualquier gráfica de esta clase, el eje de abscisas representa el tiempo, mientras que el eje de ordenadas muestra las actividades. VENTAJAS Y DESVENTAJAS Ventajas 1. Una de las mayores ventajas es que es Microsoft, y por eso se integra con los otros productos de la empresa, sobre todo con Office 365, pero también con Skype y Sharepoint. 2. Tiene una interfaz similar a la de otros productos de MS. 3. Ha existido por mucho tiempo, y sus características se han desarrollado con el tiempo. 4. Es parte de Microsoft y tiene la confiabilidad y el soporte que representa el hecho de provenir de una compañía tan establecida. 5. Tiene herramientas de gestión financiera que ayudan a los directores de proyectos a estimar los presupuestos. 6. Puede ser licenciado como una aplicación de escritorio. Aunque esto podría hacerlo parecer más como un dinosaurio, todavía hay organizaciones que querrán esto en lugar de una solución en la nube. 7. Tiene plantillas para ayudar a los usuarios a empezar, lo que ahorra tiempo. 6 Desventajas 1. Es una aplicación de escritorio. Sí, también era un profesional, pero el número de organizaciones que quieren un software de gestión de proyectos que está aislado es raro. 2. Aunque MS Project tiene una solución basada en la nube, no es muy ágil. Incluso con Sharepoint, que está diseñado para aprovechar la nube, MS Project tiene grandes limitaciones en la nube. 3. Es difícil de aprender y usar. Hay mucho tiempo y esfuerzo, e incluso formación intensiva, que debe ser invertido primero en el software antes de que los directores del proyecto y sus equipos se sientan cómodos utilizando el software. Esto añade tiempo al proyecto durante la etapa de implementación. 4. Es costoso. Los precios mencionados anteriormente, de nuevo, son por persona, por mes. Esto se suma rápidamente al comprar licencias para los miembros del equipo que deben tener acceso al software para poder aprovechar sus características de colaboración. De lo contrario, es más bien una herramienta costosa sólo para el jefe de proyecto. 5. No se puede compartir. Como se mencionó anteriormente, los archivos se guardan como MPP, un formato propietario, de modo que si no estás usando MS Project, no puedes leer esos archivos. Esto sería menos problemático si el software fuera menos costoso, pero si debes tener una licencia de MS Project para ver un archivo MPP, entonces se suma. Esto crea muchos obstáculos innecesarios cuando se comparten archivos de proyectos. 7 BIBLIOGRAFÍA linuxadictos. (s.f.). Obtenido de https://www.linuxadictos.com/4-alternativas-open-source-amicrosoftproject. universia. (s.f.). Obtenido de https://www.universia.net/ar/actualidad/empleo/que-sirvemicrosoft-projectsacale- 8
