Código: BG-QC-003 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Versión: 00/01 Página : 1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Elaborado por: Ing. Keysi Vargas- Área de prevención de riesgos Revisado por: Ing. Carlos Ibarra López Aprobado por: Lic. Elisa Mullo- Apoderada Código: BG-QC-003 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Versión: 00/01 Página : 2 RESENTACIÓN BOOSTER GROUP PERU SAC es una empresa peruana con 11 años de experiencia en el sector; cuya finalidad es el diseño, fabricación e instalación de sistemas de refrigeración y aire acondicionado. Cuenta con un grupo selecto de profesionales a cargo del monitoreo y control de los diferentes servicios. Todas las áreas disponen de profesionales capacitados para dar una respuesta eficiente, confiable y oportuna a las necesidades de nuestros clientes. El desarrollo del sistema de calidad es fundamental para nosotros ya que nuestro trabajo se ve reflejado en la satisfacción de nuestros clientes. Es por esto que, nuestro SGQA se encuentra bajo los lineamientos establecidos en la Norma ISO 9001:2015. Código: BG-QC-003 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Versión: 00/01 Página : 3 1. OBJETIVOS El presente Manual de Organización y Funciones de la empresa BOOSTER GROUP PERU S.A.C. es un documento normativo que tiene por finalidad: Dar a conocer la estructura de las diferentes áreas que componen la empresa determinando las funciones generales y específicas de su estructura interna, los niveles de responsabilidad y autoridad, delegados a cada una de las áreas y las relaciones internas y externas de las mismas. Definir claramente su organización y funciones. Brindar información acerca de las funciones y responsabilidades a todo el personal que labora en las diferentes áreas de la empresa. Para ello se distribuirán copias del presente Manual de Organización y Funciones. Todo el personal está en la obligación de cumplir con lo establecido en el presente Manual de Organización y Funciones. 2. ALCANCE El presente Manual de Organización y Funciones, cubre la organización estructural funcional de la Empresa BOOSTER GROUP PERU S.A.C, siendo su ámbito de aplicación todo el Personal que labora en las distintas áreas de la empresa, desde la Gerencia General, Representante Legal, Gerentes de las Áreas Administrativas, Operativas, Jefes de las distintas áreas, y Personal que labora en los distintos niveles. 3. FUNCIONES GENERALES DE LA EMPRESA Ofrecer soluciones integrales a sus clientes suministrando toda la infraestructura necesaria y del más alto nivel. Equipamiento frigorífico nuevo, equipamiento frigorífico reacondicionado, repuestos, accesorios y el más completo servicio de mantenimiento, avalan nuestra imagen fiable y profesional. Código: BG-QC-003 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 4. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA EMPRESA ÓRGANOS DE DIRECCION Gerente General ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO Prevencioncita de Riesgo ÓRGANOS DE LINEA Jefe de servicio técnico - Supervisor General del servicio técnico - Supervisor de puesta en marcha - Asistente de administración Jefe de obras - Supervisor de dpto. eléctrico - Supervisor de dpto. mecánico - Supervisor de dpto. exhibidores - Supervisor de dpto. producción Jefe de ventas - Asistente de presupuestos - Asistente de ingeniera - Asistente de proyectos - Dibujante Administradora - Contadora - Asistente contable - Asistente de RRHH - Facturación - Adquisiciones - Tesorera - Asistente de tesorería - Asistente de comercio exterior - Asistente administrativo Versión: 00/01 Página : 4 Código: BG-QC-003 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 4.1. ORGANIGRAMA KEYSI VARGAS Versión: 00/01 Página : 5 Código: BG-QC-003 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Versión: 00/01 Página : 6 4.2. ORGANOS DE DIRECCIÓN Gerencia General Es el máximo órgano de dirección encargado de la gestión administrativa e institucional de la organización, sus funciones son: Realizar actos y contratos ordinarios correspondientes a la captación de nuevos clientes. Firmar contratos ordinarios correspondientes a la captación de nuevos clientes. Fijar objetivos, desarrollar planes estratégicos y operativos, diseñar la estructura y establecer procesos de control. Aprobar los documentos necesarios para el mejor funcionamiento de los sistemas de gestión. Realizar las evaluaciones periódicas de rendimiento y eficacia de los procesos. 4.3. ORGANOS DE ASESORAMIENTO Prevencionista de Riesgos Es un profesional capacitado en SGSST encargado del asesoramiento en cuanto a sistemas de gestión de la empresa, sus funciones son: Elaborar planes y procesos del SGSST. Elaborar planes y procesos del Sistema de Gestión de la Calidad. Verificar el cumplimiento del reglamento interno de seguridad y salud ocupacional. Capacitar a los trabajadores de acuerdo a sus actividades. Gestionar capacitaciones especializadas. Elaborar los programas de auditorías internas. Evaluar los procesos de comunicación interna. Levantamiento de observaciones a los sistemas de gestión. 4.4. ORGANOS DE LÍNEA Jefe de Servicio Técnico El jefe de servicio técnico es el encargado de la comunicación directa con el cliente final, su función general es buscar que el cliente se sienta a gusto con los productos y el servicio que la empresa brinda, sus funciones son: Reunión con los clientes para definir mantenimiento de tiendas y equipos. Revisión de materiales. Código: BG-QC-003 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Versión: 00/01 Página : 7 Recepción de los certificados de calidad y documentos de garantía de quipos. Puente de comunicación entre el cliente y la empresa. Coordinador de servicio técnico Es una persona encargada de asistir al jefe de servicio técnico, además de ser apoyo en el área, sus funciones son: Verificar que se envíen todas las solicitudes del mantenimiento correctivo (Cotizaciones). Una Vez generado el presupuesto, enviar al cliente, explicar la importancia de su realización, hasta que el cliente acepta y Activar la Respectiva OT (Orden de Trabajo), en donde se detalla los materiales a usar y herramientas. Coordinar con el Personal la fecha de ejecución de los trabajos. Estar pendiente que se ejecuten los trabajos activados en la OT, esto con la finalidad de reunir la documentación para poder lograr la facturación (Cada cliente solicita documentos diferentes). Control de Facturación de todos los mantenimientos preventivos y correctivos, coordinar con los clientes los días para las liberaciones, coordinar con el personal para que entregue los documentos de los trabajos realizados. Realizar el cuadro de Ventas Mensual por parte del área. Supervisor de Servicio Técnico Encargado de los trabajos correctivos de mayor índole Supervisión de trabajos preventivos y correctivos en campo. Realizar informes relacionados a trabajos correctivos. Estar pendiente que el personal de campo entregue los documentos para la facturación tanto del preventivo como correctivo. Estar pendiente que las herramientas del área estén en buen estado. Encargado de puesta en marcha Programación de software (Obra). Encargado de la parte electrónica. Código: BG-QC-003 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Versión: 00/01 Página : 8 Jefe de obras y proyectos Su misión consiste en elaborar la programación de obra, gestionar los recursos necesarios para los proyectos, tanto recursos humanos como materiales. Así como, monitorear a los jefes de las áreas técnicas, sus funciones son: Encargado de monitorear los procesos operativos. Establecer la programación de obra. Gestionar los recursos necesarios para cumplir las fechas estimadas en la programación de obra. Evaluar la calidad de los trabajos técnicos. Auditar los procesos dentro de los proyectos. Encargado del departamento eléctrico Su misión es supervisar los trabajos de las instalaciones eléctricas, además de realizar los protocolos de instalación y pruebas de las mismas, sus principales funciones son: Monitorear las instalaciones eléctricas en obra. Realizar los protocolos de pruebas de las actividades eléctricas. Cumplir con la programación establecida por el jefe de obra y proyectos. Encargado del departamento eléctrico Su misión es supervisar los trabajos mecánicos, además de realizar los protocolos de instalaciones mecánicas y pruebas de vacío, sus principales funciones son: Monitorear las operaciones mecánicas en obra. Realizar los protocolos de pruebas de vacío. Cumplir con la programación establecida por el jefe de obra y proyectos. Encargado del departamento exhibidores Su misión es supervisar los trabajos de instalación de exhibidores, además de realizar los protocolos de instalación de los mismos, sus principales funciones son: Monitorear los acabadores en las instalaciones de exhibidores en obra. Realizar los protocolos de instalación de exhibidores. Código: BG-QC-003 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Versión: 00/01 Página : 9 Cumplir con la programación establecida por el jefe de obra y proyectos. Encargado del departamento de instalaciones Su misión es supervisar las instalaciones en general, sus principales funciones son: Monitorear las actividades de instalaciones en obra. Reportar cualquier cambio imprevisto al jefe de obras y proyectos. Cumplir con la programación establecida por el jefe de obra y proyectos. Jefe Comercial El jefe de venta tiene la función de realizar las licitaciones para nuevos proyectos y captar nuevos clientes para la empresa. Sus funcione son: Visitar a diferentes clientes de las distintas cadenas de supermercados y otros a Nivel Nacional e Internacional. Desarrollo de Proyectos de Refrigeración de supermercados y otros. Elaboración de cotizaciones para los diferentes clientes. Elaboración y aprobación de Presupuestos para los proyectos. Aprobación de planos de los diferentes proyectos que se ejecutan. Coordinaciones con el jefe de obras y proyectos. Asistente de Ventas Su misión es asistir al jefe Comercial y organizar las fechas con los clientes, sus funciones son: Llevar control de trabajos vendidos. Llevar control de reuniones con clientes. Gestionar la documentación para facturación. Realizar solicitud de cotizaciones para clientes. Participación en procesos de licitación. Asistentes de Proyectos Definir listado de materiales para los distintos proyectos. Revisión de planos, siguiendo especificaciones técnicas. Seguimiento y actualización de planos realizados. Código: BG-QC-003 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Versión: 00/01 Página : 10 Requerimiento de materiales. Desarrollo y entrega de Dossieres a término de cada proyecto. Administradora Su misión es la de planear, organizar, dirigir y controlar los programas, estrategias y acciones a desarrollar para el óptimo aprovechamiento de los recursos con que cuenta para el funcionamiento de las áreas que integra el centro de trabajo, sus funciones son: Participar en la Planificación General de la empresa, y disponer acciones de desarrollo, en concordancia a las metas y objetivos de la Gerencia. Determinar los objetivos, políticas, metas específicas del área y definir las estrategias y programas para alcanzarlos. Desarrollar indicadores de gestión administrativa que permitan medir la eficiencia de la Empresa. Conducir y coordinar y supervisar la administración de los recursos humanos en los procesos de reclutamiento, prestaciones sociales, administración de sueldos y salarios, capacitación del personal, así como propicia y mantiene un clima laboral apropiado. Conducir, coordinar y supervisar la administración de los recursos materiales y de servicios, necesarios para la adecuada marcha administrativa y operativa de la Empresa, de conformidad y con sujeción a los reglamentos y disposiciones legales vigentes. Contadora Llevar el control de las finanzas de la empresa. Llevar control de trabajos vendidos. Gestionar la documentación para facturación. Realizar solicitud de cotizaciones para clientes. Participación en procesos de licitación. Asistente Contable Análisis de cuentas Elaboración de anexos de EEFF Elaboración de liquidaciones Elaboración de planillas de pagos. Código: BG-QC-003 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Versión: 00/01 Página : 11 Elaborar, presentar información de AFP y PDT – PLAME. Facturación Realizar facturas Registrar compras Registrar ventas Recepción de documentos contables Registro de gastos Adquisiciones Búsqueda y análisis de nuevos proveedores Generación órdenes de compra Manejo de caja chica Coordinación de entrega de los nuevos productos Coordinación de ingreso de los nuevos productos Tesorería Seguimiento de operaciones bancarias Control diario de saldo bancario Apoyo en el control mensual de los pagos Coordinación de pago de proveedores Gestionar y controlar el giro de cheques Auxiliar Contable Manejo de caja chica Giro de cheques Registro de gastos contables en el sistema Liquidación de rendiciones Ingreso de asientos contables. Asistente de Comercio Exterior Seguimiento de órdenes de compra Cotización de fletes internacionales. Ingreso de mercadería al almacén Código: BG-QC-003 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Apoyo en el control de pago de proveedores Ingreso de documentos de importación al sistema Asistentes Administrativos Registro de compra Conciliaciones bancarias Reporte mensual de almacén Análisis de cuentas Versión: 00/01 Página : 12
