M4FD1009P-01 Asesoría y capacitación de la herramienta archivo

PROCEDIMIENTO
Proceso - subproceso: GESTIÓN DOCUMENTAL - ADMINISTRACIÓN DE
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ANEXOS DOCUMENTALES
Procedimiento: Asesoría y Capacitación en la herramienta Archivo
Código: M4FD1009P Versión: 01
Electrónico.
Objetivo
Brindar las capacitaciones para el conocimiento del aplicativo Archivo Electrónico en las áreas que lo requieran para
apoyar sus procesos por medio de esta herramienta.
Alcance
El procedimiento se inicia una vez las áreas de la Empresa solicitan la capacitación en el manejo del aplicativo de Archivo
Electrónico, donde se mostrara las funcionalidades y beneficios que puede traer el uso del aplicativo como parte de los
procesos del área. Se brindará asesoría especialmente cuando se observe malas prácticas en el uso de la herramienta.
Términos y definiciones
C.I.T.E.: Centro de Información Técnico Empresarial de la DITG
D.I.T.G.: Dirección de Información Técnica y Geográfica.
S.I.G.A.: Subsistema Interno de Gestión de Archivo
Normatividad
1.
Resolución 1111:
- Identificar las necesidades de las áreas y promover la prestación de servicios, con el fin de explotar todo el
potencial del uso del sistema y soportar documentalmente los procesos de cada área particularmente.
- Coordinar solicitudes de servicio del grupo de trabajo, con el fin de prestar una adecuada atención
cliente externo como interno.
tanto al
- Acuerdo 11, Articulo 68, Numeral 6. Administrar y custodiar el centro de información técnica de la empresa,
comprendiendo por la Planoteca, la biblioteca, el archivo satélite técnico, el sistema de información Geográfico
Unificado de la empresa (SIGUE), y el sistema de Gestión documental (SGD), de acuerdo con las políticas y
procedimientos establecidos para la Gestión documental.
- Acuerdo 11, Articulo 68, Numeral 13. Asesorar a las áreas que gestionan documentos, en coordinación con la
Dirección de Servicios Administrativos, para la correcta utilización del sistema de información documental
electrónico de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos para la Gestión documental.
- Ley 594 de 2000. Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Sera obligatorio para las entidades del
Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.
- Acuerdo 39 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de
Retención documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000.
Políticas Generales y de Operación
Revisó: Rosana Patricia Escobar
F. Revisión: 08/08/2014
Pacheco
Elaboró: Oscar Suarez / Milena Viana
Responsable del Procedimiento:
Información Técnica y Geográfica
Formato: M4EE0501F02-02
Director
de Aprobó: Wolfgang Juergen Vollert
Schwieger
F. Aprobación: 10/10/2014
PROCEDIMIENTO
Proceso - subproceso: GESTIÓN DOCUMENTAL - ADMINISTRACIÓN DE
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ANEXOS DOCUMENTALES
Procedimiento: Asesoría y Capacitación en la herramienta Archivo
Código: M4FD1009P Versión: 01
Electrónico.
-
La ejecución y responsabilidad del procedimiento está a cargo del Profesional 20 que lidera el Grupo de Trabajo del
CITE.
La DITG es la responsable funcional de la Administración del Sistema de Gestión de Información Electrónica EABESP.
ACTIVIDADES
PUNTO DE CONTROL
RESPONSABLE
(DEPENDENCIA Y
CARGO)
DOCUMENTOS Y
REGISTROS
1. SOLICITAR ASESORIA O CAPACITACIÓN.
1.1. Realiza la solicitud de capacitación
mediante aviso SAP.
Para esto tenga en cuenta contar con los
siguientes datos :
- Número de personas a capacitar
- Temas que desea tratar.
Aviso
SAP/Correo
electrónico
1.2. Solicita asesoría telefónica (Ext. 7863-7730)
o escrita (correo electrónico)
2.
Gerencia o área
solicitante.
Correo electrónico.
RECIBIR SOLICITUD Y DEFINIR FECHA
DE CAPACITACIÓN O ASESORIA.
2.1. Identifica la necesidad del usuario.
Aviso SAP/Correo
electrónico
2.2. Programa la fecha en que se realizará la
capacitación y/o asesoría.
3.
Gerencia o área
solicitante.
-Correo
electrónico.
-M4FD0705I01
Instructivo para
realizar avisos
SAP , para el CITE
PREPARAR
MATERIAL
CAPACITACION
PARA
Correo electrónica
Técnico /CITEDITG / Gerencia
Tecnología
Técnico /CITEDITG / Gerencia
Tecnología
LA
3.1 Valida la necesidad del usuario en cuanto a
temas, procedimientos e identifica el número
de usuarios a capacitar.
Técnico /CITE-DITG /
Gerencia Tecnología
3.2 Programa los recursos humanos, físicos y
electrónicos para el desarrollo de la
capacitación.
Técnico /CITE-DITG /
Gerencia Tecnología
Revisó: Rosana Patricia Escobar
F. Revisión: 08/08/2014
Pacheco
Elaboró: Oscar Suarez / Milena Viana
Responsable del Procedimiento:
Información Técnica y Geográfica
Formato: M4EE0501F02-02
M4FD0605F08
“Presentación
Power Point”
Director
de Aprobó: Wolfgang Juergen Vollert
Schwieger
F. Aprobación: 10/10/2014
PROCEDIMIENTO
Proceso - subproceso: GESTIÓN DOCUMENTAL - ADMINISTRACIÓN DE
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ANEXOS DOCUMENTALES
Procedimiento: Asesoría y Capacitación en la herramienta Archivo
Código: M4FD1009P Versión: 01
Electrónico.
4.
EJECUTAR
LA
CAPACITACIÓN
ASESORÍA
O
4.1. Realiza la asesoría o capacitación en mutuo
acuerdo con el usuario o el área solicitante.
5.
Recursos solicitados
Técnico /CITE-DITG /
Gerencia Tecnología
M4FD0605F09
“Lista De
Asistencia”
EVALUAR USUARIOS
5.1. Realiza ejercicios prácticos sobre los temas
tratados para verificar que el aprendizaje fue
satisfactorio.
Archivo Electrónico
Elaboró: Oscar Suarez / Milena Viana
Revisó: Rosana Patricia Escobar
F. Revisión: 08/08/2014
Pacheco
Responsable del Procedimiento:
Información Técnica y Geográfica
Formato: M4EE0501F02-02
Director
Pruebas
Técnico /CITE-DITG /
Gerencia Tecnología
de Aprobó: Wolfgang Juergen Vollert
Schwieger
M4FD0605F10-01
“Ayuda de
memoria”
F. Aprobación: 10/10/2014