INVESTIGACIÓN ALUMNO INGENIERÍA EN MECATRÓNICA INGENIERÍA DE PROYECTOS Contenido Hoja de supervisión ....................................................................................................................... 3 Ventajas de las hojas de verificación ................................................................................... 3 Utilización ..................................................................................................................................... 3 Checklist ........................................................................................................................................... 4 Para qué sirven las listas de chequeo .................................................................................. 4 ¿Cómo usar las checklist? ...................................................................................................... 5 Posibles aspectos a verificar .................................................................................................. 6 Requerimiento de recursos ......................................................................................................... 6 Parámetros a tener en cuenta ................................................................................................. 6 Control de vehículos ..................................................................................................................... 8 Beneficios de controlar y gestionar los vehículos ............................................................ 8 Claves para controlar la flota de vehículos de una empresa ......................................... 8 Reporte técnico............................................................................................................................. 10 Definición de reporte técnico ................................................................................................ 10 Hoja de supervisión Una Hoja de Verificación (también llamada «de Control» o «de Chequeo») es un impreso con formato de tabla o diagrama, destinado a registrar y compilar datos mediante un método sencillo y sistemático, como la anotación de marcas asociadas a la ocurrencia de determinados sucesos. Esta técnica de recogida de datos se prepara de manera que su uso sea fácil e interfiera lo menos posible con la actividad de quien realiza el registro. Es un formato construido especialmente para recabar datos de una manera adecuada y sistemática, de tal manera que su registro sea fácil para analizar la manera en que los principales factores que intervienen influyen en una situación o problema específico. Ventajas de las hojas de verificación Proporciona datos fáciles de comprender. Los datos son obtenidos mediante un proceso simple y eficiente que puede ser aplicado a cualquier área de la organización. Reflejan rápidamente las tendencias y patrones subyacentes en los datos. Utilización En la mejora de la calidad, se utiliza tanto en el estudio de los síntomas de un problema, como en la investigación de las causas o en la recogida y análisis de datos para probar alguna hipótesis. También se usa como punto de partida para la elaboración de otras herramientas, como por ejemplo los Gráficos de Control, diagramas de Pareto e Histogramas. Kaoru Ishikawa identificó cinco usos para las hojas de control en el control de calidad. Estas pueden utilizarse para: Comprobar la forma de la distribución de probabilidad de un proceso. Cuantificar defectos por tipo. Cuantificar defectos por ubicación. Cuantificar defectos por causa (máquina, trabajador). Realizar un seguimiento de la finalización de los pasos en un procedimiento de varios pasos (como una lista de verificación o checklist). La hoja de verificación debe ser visualmente fácil y debe permitir observar la información de manera sencilla para hacer un primer análisis que permita apreciar la magnitud y localización de los problemas principales. Cada área de la empresa podría diseñar sus formatos de registro de tal forma que ayude a entender mejor la regularidad estadística de los problemas que tienen. Algunos de los fallos más comunes pueden ser: Accidentes de trabajo. Fallos en equipos y mantenimientos. Fallos en trámites administrativos. Quejas y atención a clientes. Razones de incumplimiento de plazos de entrega. Absentismo. Inspección y supervisión de operaciones. (Gehisy, 2017) Checklist Los listados de control, listados de chequeo, checklist u hojas de verificación, siendo formatos generados para realizar actividades repetitivas, controlar el cumplimiento de un listado de requisitos o recolectar datos ordenadamente y de manera sistemática. Se utilizan para hacer comprobaciones sistemáticas de actividades o productos asegurándose de que el trabajador o inspector no se olvida de nada importante. Para qué sirven las listas de chequeo Los principales de los checklist son los siguientes: Durante la realización de actividades en las que es muy importante que no se olvide ningún paso y deben hacerse las tareas con un orden establecido. Realizar inspecciones donde se deja constancia de cuales han sido los puntos inspeccionados. Verificar o examinar artículos. Examinar o analizar la localización de los defectos. Verificando las causas de los defectos. Verificar y analizar las operaciones. Recopilar datos para su futuro análisis. El listado suele ser utilizado para realizar las comprobaciones rutinarias y asegurar que al operario o el encargado de dichas comprobaciones no se le pasa nada por algo, además de que se realice la simple obtención de datos. La ventaja de los checklist es que, además de sistematizar todas las actividades que se deben realizar, una vez que se han rellenado sirven de registro, y puede ser revisado de manera posterior para tener constancia de las diferentes actividades que se realizan en un momento dado. Un checklist es una herramienta de ayuda en el trabajo que se diseña para reducir los errores provocados por los potenciales límites de la memoria y la atención en el ser humano. Ayuda a asegurar la consistencia y exhaustividad en la realización de una tarea. Un ejemplo sencillo de un listado de comprobación será un listado de tareas pendientes. ¿Cómo usar las checklist? Es muy importante que las listas de control se encuentren de forma clara establecidas e incluyan todos los aspectos que pueden aportar datos de interés para la empresa. es por esto por lo que se precisa que quede de forma correcta recogido en un listado de control: Qué tiene que controlarse o chequearse Cuál es el criterio de conformidad o no conformidad Cada cuánto se inspecciona Quién realiza el chequeo y cuáles son los procedimientos aplicables Es necesario que se disponga de un apartado de observaciones con el fin de poder conseguir información previa sobre los posibles motivos que han causa disconformidad. Un checklist es una herramienta de ayuda en el trabajo que se diseña para reducir los errores CLICK TO TWEET Por otra parte, si vamos a utilizar los checklist para conseguir los datos, además se pueden utilizar para construir gráficas o diagramas para controlar la evolución de una característica o actividad. Se utilizan para reportar de forma diaria el estado de las operaciones y poder evaluar la tendencia o la dispersión de la producción, sin que sea necesario realizar una estadística o gráfica de mayor complejidad. Posibles aspectos a verificar Algunos posibles aspectos a verificar en un proceso siendo estos: ¿Se han seguido los procedimientos? ¿Los productos cumplen con las especificaciones? ¿Las medidas dimensionales, el peso, el color, la rugosidad, etc. se encuentran dentro de las tolerancias? ¿Ha cumplido los ensayos de resistencia, impermeabilidad, torsión, etc.? ¿Se ha rellenado los registros? ¿Ha existido alguna incidencia? ¿Los equipos se encuentran en correcto estado de mantenimiento? ¿Y se encuentra calibrados/verificados? ¿El producto final es conforme? (ISO Tools, s.f.) Requerimiento de recursos Un requerimiento de recursos es un listado de todos los recursos e insumos que son necesarios para la fabricación de un producto, prestación de un servicio entre otros, de tal modo que con ello sea posible identificar las necesidades y no se tenga complicaciones a la hora de elaborar el producto o servicio. Parámetros a tener en cuenta Se debe tener identificados los insumos que van a ser utilizados en el proceso de producción, para fabricar el producto o el servicio objetivo. Recordemos que los insumos, es todo elemento que es sometido a un proceso de transformación o a un tratamiento especial, con la finalidad de producir un bien o un servicio. Los insumos pueden ser clasificados como: PRINCIPALES: están conformado por todos los materiales, recursos naturales, bienes o personas, que van hacer objeto de transformación. SECUNDARIOS: son los bienes o recursos necesarios para realizar el proceso de transformación, mediante su acción directa o a través de actividades de mantenimiento. Por lo tanto, los productos adquiridos por las unidades económicas y que, con el trabajo humano y el de las máquinas se transforman en otro artículo con un valor mayor, constituyen los insumos. Igualmente, se debe tener en cuenta que las materias primas son materiales extraídos de la naturaleza que nos sirven para construir los bienes de consumo, y son incorporados directamente al producto final. En este sentido, tomemos el ejemplo del trigo, que representa un insumo para la industria molinera, ya que lo adquiere del consumidor y lo transforma en un nuevo producto: harina, la cual tiene un mayor valor que el grano. A su vez, la harina representa un insumo para la industria panificadora, dado que la adquiere de los molinos para transformarla en piezas de pan, cobrando éstas un valor superior, que, al ser adquiridas por los individuos para su alimentación, constituyen un producto de consumo final. Las características de los insumos requeridos, el volumen de producción se procede a al análisis de las alternativas existentes para seleccionar los equipos necesarios. Por lo tanto, se debe tener en cuenta en la selección, aspectos tales como: capacidad, rendimiento, costo, vida útil, flexibilidad, espacio requerido, facilidad en el manejo, mantenimiento, consumo de energía, disponibilidad de repuestos, facilidades de crédito, entre otras. El proceso productivo seleccionado, con las características de los equipos que se van a utilizar, exige una cantidad y calidad de la mano de obra que va a requerir el proyecto, para logra el cumplimiento de implementación y operación con alta eficiencia y eficacia. Por lo tanto, hay que evaluar el perfil ocupacional y profesional que exige el proceso productivo en todas sus etapas, respecto a las habilidades, destrezas y experiencias que demanda cada cargo. Los procesos anteriores son también importantes, porque nos dan los requerimientos básicos para los eventos de la selección, capacitación y remuneración del talento humano, para llevar a cabo las actividades y operaciones necesarias para realizar el proceso productivo; estableciendo la cantidad de personal requerido, según correspondientes a mano de obra directa o indirecta, la primera para el proceso productivo y la segunda, para actividades de apoyo o servicios auxiliares (UST, 2012) Control de vehículos Uno de los gastos habituales de una empresa son los vehículos, si esta cuenta con ellos. Por ello, con el fin de saber cuáles son los gastos reales es conveniente controlar la flota de vehículos. Pero este control no sólo va a ayudarnos a reducir costes, si no también tiene otras ventajas. Por ejemplo, ganaremos en productividad. Al tener un mejor control de cómo se utilizan los coches o camiones de la empresa sabremos si alguno de nuestros transportistas o comerciales está haciendo un mal uso de ellos. Otra ventaja es que ofrecerás un mejor servicio a los clientes puesto que las citas y los transportes de mercancías llegarán a la hora acordada. Asimismo, reduciremos costes como puede ser en combustible y en mantenimiento. Porque recordemos que los vehículos generan por sí mismos varios gastos (seguros, ITV, reparaciones, etc.). En el control de gastos de la empresa se incluye esta partida. Beneficios de controlar y gestionar los vehículos Ya hemos mencionado algunas de las ventajas de contar con una buena gestión de control de la flota de vehículos. Aquí enumeramos algunas más. Dispondremos de información en tiempo real. Tendremos comunicación instantánea de nuestros transportes, y esa información de seguimiento también se lo podremos proporcionar a nuestros clientes. Mejor gestión de la flota. Optimizaremos nuestros recursos. Aumentamos la seguridad de nuestro personal. Ofreceremos mejor servicio y llegaremos a más clientes. Claves para controlar la flota de vehículos de una empresa La pregunta que podemos hacernos en la gestión empresarial: ¿Cómo podemos tener todas estas ventajas para nuestro negocio? A continuación te vamos a proporcionar una serie de claves para que puedas controlar la flota de vehículos de manera eficiente. 1. Utilización del GPS para trazar rutas. Podremos planificar trayectos en función de tiempos de recorrido, rutas más eficientes, buscar alternativas en caso de accidentes o retenciones. Como consecuencia ahorraremos gastos de combustible y se producirá un menor desgaste del vehículo. 2. Monitorizar en tiempo real los vehículos y sus rutas. Esto se consigue con herramientas de geolocalización. No solo mejoraremos los tiempos de entrega, sino también aumentamos la seguridad de nuestro personal en el caso de sufrir algún tipo de incidencia. 3. Usar plantillas que nos permitan registrar toda la información sobre el vehículo. En Factufácil disponemos de diferentes plantillas empresariales que pueden facilitarte esta tarea. De esta manera, podremos conocer en todo momento cuál es el estado y qué gastos genera cada vehículo. Podrás usar una plantilla de control de mantenimiento de vehículos o descargar un pack de plantillas de administración de vehículos. El pack se compone de una plantilla de control de mantenimiento de vehículos y otra plantilla para controlar los gastos. Estas plantillas pueden ser utilizadas tanto por empresas como autónomos. Ambas nos ayudarán a controlar un vehículo o una flota de vehículos completa de manera más eficiente. 4. Controlar el gasto de combustible. Es importante conocer la forma de conducir de nuestro personal. Si hace frenados bruscos o no revoluciona el motor lo suficiente esto hará que el gasto de gasoil o gasolina sea mayor y después lo notaremos en la factura por gastos de combustible. 5. Velar por el estado del vehículo de forma regular. Esto es conocer si los vehículos necesitan mantenimiento, cada cuanto se les cambia el aceite o las ruedas, etc. Esto evitará que nuestros conductores tengan incidentes en sus rutas y se sentirán más seguros. En definitiva, se trata de crear un programa de mantenimiento preventivo de nuestra flota. 6. Contar con buenos conductores. Sin nuestro personal los coches no podrían funcionar. Por eso es de vital importancia que comprobemos las referencias a la hora de contratar conductores, incluso realizarles pruebas de conducción. 7. Encuestar a nuestros conductores. Relacionado con el anterior punto, también necesitamos la ayuda de ellos. De hecho, es primordial también contar con su opinión. Si están a gusto con el vehículo si le disgusta. A veces nuestros conductores nos pueden dar buenas ideas que nos ayuden a mejorar el servicio que ofrecemos. Reporte técnico Un informe técnico es un análisis sobre un tema determinado con el fin de encontrar una solución o mejoría en algún aspecto de una entidad. Definición de reporte técnico Un reporte técnico es un análisis sobre un tema determinado con el fin de encontrar una solución o mejoría en algún aspecto de una entidad. El reporte técnico se realiza a petición de una empresa o institución, que puede ser pública o privada. El propósito de dicho encargo es profundizar en un problema y en último término resolverlo. El responsable del trabajo de análisis es una persona especializada en el tema que se propone, con la suficiente preparación y experiencia para comprender los diversos aspectos de un problema y, sobre todo, para que las soluciones propuestas sean eficaces en la erradicación del problema. En líneas generales la estructura del reporte sería la siguiente: una introducción en la que se contextualiza el asunto a tratar, un desarrollo técnico en el que aparecen datos y elementos diversos y finalmente un apartado de conclusiones, la parte clave del trabajo. Puede haber también información complementaria: fotografías, gráficos, estadísticas, etc. El estilo del reporte tiene que ser preciso y riguroso, con un lenguaje claro y objetivo. Este requisito es importante, puesto que va dirigido a alguien ( a un lector o a muchos ) y debe ser comprendido con facilidad. Además, el informe tiene que ser operativo y funcional, es decir, útil en su posible aplicación (Definición.mx, s.f.). Anexos Hoja de Supervisión Hoja de Requerimiento (Requisición) Control de Vehículos Reporte Técnico Referencias Definición.mx. (s.f.). Definición.mx. Obtenido de https://definicion.mx/informe-tecnico/ Gehisy. (abril de 2017). Aprendiendo Calidad. Obtenido de https://aprendiendocalidadyadr.com/hoja-de-verificacion-o-de-chequeo/ ISO Tools. (s.f.). isotools. Obtenido de https://www.isotools.org/2018/03/08/que-es-un-checklisty-como-se-debe-utilizar/ UST. (2012). Universidad Santo Tomás. Obtenido de http://soda.ustadistancia.edu.co/enlinea/Proyecto%20de%20Grado%20Fase%20I%20%28 Segundo%20Momento%29/requerimientos_de_recursos.html
