fondo de garantías por edificación en póliza

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE
GARANTÍAS – FONDO DE GARANTÍAS POR
EDIFICACIÓN EN PÓLIZA
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MS-GTC-AP-08
1
Página 1 de 6
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE GARANTÍAS – FONDO
DE GARANTÍAS POR EDIFICACIÓN EN PÓLIZA
1. OBJETIVO
Registrar, actualizar, custodiar las pólizas de Contratos de fondo de garantías por
edificación para seguridad del cumplimiento de la obra, de conformidad a los planos
aprobados en el GADI.
2. ALCANCE
Inicia desde recepción del contrato certificado por parte de la Secretaria General del Ilustre
Concejo Municipal hasta archivo del expediente.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol
Responsabilidad
Recepta información financiera
Efectúa trámites de información financiera
Registra, controla Fondos de Garantía para
Edificaciones
Asistente Financiero
Apoya en la supervisión de plazos y vencimientos de
las Garantías, para solicitar a las Aseguradoras su
renovación y actualización.
Registra transferencias de trámites internos y externos.
Alcalde
Arquitecto Responsable
Secretaria Planificación
Directora Financiera
Endosar pólizas originales
Realizar informe y emitir informe para devolución de
garantía
Reasigna informe
Revisar y sumilla informe
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N°
TÉRMINO
1 GAD-I
DEFINICIONES
N°
TÉRMINO
1 GARANTIA
DEFINICIÓN
Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Ibarra
DEFINICIÓN
Se refiere a la acción que una persona, una empresa o
comercio despliegan con el objeto de afianzar aquello
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE
GARANTÍAS – FONDO DE GARANTÍAS POR
EDIFICACIÓN EN PÓLIZA
2
PÓLIZA
3
EXPEDIENTE
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MS-GTC-AP-08
1
Página 2 de 6
que se haya estipulado, es decir, a través de la concreción
o presentación de una garantía, lo que se pretenderá
hacer es dotar de una mayor seguridad al cumplimiento
de una obligación o al pago de una deuda, según
corresponda.
Una póliza es la denominación que recibe aquel
documento en el cual se plasma el contrato de seguro, por
un lado y por el otro, las obligaciones y derechos que
corresponderán tanto a la aseguradora como al asegurado,
que son las dos partes intervinientes en este tipo de
contrato.
Conjunto ordenado de documentos generados o recibido
por una unidad u oficina (productor) en la resolución
administrativa de un mismo asunto.
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE
GARANTÍAS – FONDO DE GARANTÍAS POR
EDIFICACIÓN EN PÓLIZA
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MS-GTC-AP-08
1
Página 3 de 6
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagramas de flujo: Administración de Garantías – Fondos de garantía por edificación en pólizas.
P-MS-GTC-AP-11
4. Atención de
Peticiones
P-MS-GTC-AP-11
1. Atención de
Peticiones
ASEGURADORA
ATENCIÓN AL
CLIENTE
Fase
Inicio
ASEGURADORA
UNIDAD DE
TESORERÍA
ALCALDE
15. Solicitar endoso
de pólizas originales
D1
P-MA-GF-C01_AL_08
18. Efectivización de
Garantías
Alcalde
17. Endosar pólizas
originales
D1
Asistente Financiero
2.Dar de baja título de
crédito
D1
S2. 1
Asistente Financiero
3. .Revisar vigencia
de la póliza y
actualización
S2.1
A
Asistente Financiero
Asistente Financiero
14. Solicitar pago
inmediato y ejecución de
garantías a la aseguradora
D4
16. Reasignar cheques
D5
Asistente Financiero
11. Verificar
documentación
D2, D3
Asistente Financiero
Asistente Financiero
12. Oficiar a la
aseguradora
13. Archivar
expediente
D4, D6
PLANIFICACIÓN
Fin
D2
Arquitectos
Arquitectos
5. Realizar
inspección
6. Emitir informe
Secretaria
S1
7. Reasignar
informe
D2, D3
DIRECCIÓN
FINANCIERA
Secretaria
8. ¿Se devuelve la
garantía?
NO
A
SI
9. Reasignar
informe
D3
S1
Directora Financiera
10. Revisar y sumilla
informe
D3
S1
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE
GARANTÍAS – FONDO DE GARANTÍAS POR
EDIFICACIÓN EN PÓLIZA
Documentos:
D1. Contrato -Pólizas
D3. Informe para devolución de garantía
D4. Oficio a la aseguradora
D5. Cheques
D6. Copia de permiso de habitabilidad
D7. Comprobante de pago
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MS-GTC-AP-08
1
Página 4 de 6
Sistemas:
S1. Sistema de Gestión Documental QUIPUX
S2. 1. Sistema de Rentas y Recaudación
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N°
1
2
3
ACTIVIDAD
ATENCIÓN DE
PETICIONES
DAR DE BAJA
TÍTULO DE
CRÉDITO
REVISAR
VIGENCIA DE LA
PÓLIZA Y
ACTUALIZACIÓN
4
ATENCIÓN DE
PETICIONES
5
REALIZAR
INSPECCIÓN
6
EMITIR INFORME
7
REASIGNAR
INFORME
DESCRIPCIÓN
Inicia en el procedimiento P-MS-GTC-AP11 Atención de Peticiones
Se da de baja el título en el Sistema de
Recaudación y Tesorería se ingresa la
póliza que se adjunta en el contrato
Cada póliza tiene su fecha de vencimiento
para ello se revisa su vigencia y se
actualiza en el Sistema de Recaudación y
Tesorería
Llama al procedimiento P-MS-GTC-AP11 Atención de Petición para seguir con el
trámite respectivo
Previo coordinación con el contribuyente y
adjuntando los requisitos necesarios para la
devolución de fondos de garantía y
permiso de habitabilidad, el Responsable
de la Unidad de vivienda realiza 2
inspecciones correspondientes con el fin de
determinar si la construcción está de
acuerdo a las especificaciones del plano
aprobado en el GADI.
Emite un informe en el cual expone si la
construcción está de acuerdo o no a los
planos y según eso se determina si se
procede o no a la devolución de la
garantía; el cual se envía mediante el
Sistema de Gestión documental Quipux, el
informe y los requisitos anteriores.
Reasigna informe físico y mediante el
Sistema de Gestión documental Quipux.
RESPONSABLE
Asistente
Financiero
Asistente
Financiero
Ventanilla de
Planificación
Arquitecto
Responsable
Arquitecto
Responsable
Secretaria
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE
GARANTÍAS – FONDO DE GARANTÍAS POR
EDIFICACIÓN EN PÓLIZA
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
FIN
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MS-GTC-AP-08
1
Página 5 de 6
SI se devuelve la garantía
¿SE DEVUELVE LA Ver actividad N° 9
GARANTÍA?
No se devuelve la garantía
Ver actividad N° 14
Reasigna informe físico y a través del
REASIGNAR
Sistema de Gestión documental Quipux.
INFORME
Revisa, sumilla y reasigna el informe físico
REVISAR Y
y a través del Sistema de Gestión
SUMILLAR
documental Quipux.
INFORME
Verifica
documentación
(requisitos
necesarios para la devolución de fondos de
VERIFICAR
DOCUMENTACIÓN garantía y permiso de habitabilidad e
informa para devolución de garantías).
Oficia a la aseguradora entregando copia
OFICIAR A LA
de permiso de habitabilidad emitido en
ASEGURADORA
Planificación. Pasa a la actividad 19
ARCHIVAR
Archiva expediente
EXPEDIENTE
SOLICITAR PAGO
Solicita pago inmediato a la aseguradora
INMEDIATO Y
para la ejecución de garantías, mediante un
EJECUCIÓN DE
GARANTÍAS A LA oficio a la aseguradora.
ASEGURADORA
SOLICITAR
Solicita endoso de pólizas originales y
ENDOSO DE
envían los cheques
PÓLIZAS
ORIGINALES
REASIGNAR
Reasigna cheques
CHEQUES
ENDOSAR
Endosa las pólizas originales.
PÓLIZAS
ORIGINALES
Se hace llamado al procedimiento P-MAEFECTIVIZACIÓN
GF-C-01_AL_08
Efectivización
de
DE GARANTÍAS
garantías y Pasa a la Actividad 13 y FIN
Secretaria
Directora
Financiera
Asistente
Financiero
Asistente
Financiero
Asistente
Financiero
Asistente
Financiero
Aseguradora
Asistente
Financiero
Alcalde
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE
GARANTÍAS – FONDO DE GARANTÍAS POR
EDIFICACIÓN EN PÓLIZA
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MS-GTC-AP-08
1
Página 6 de 6
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N°
Título del Documento
1 Manual de Procedimientos
2 Ordenanza que regula la estructura y gestión organizacional por procesos de la Ilustre
Municipalidad de Ibarra.
DOCUMENTOS EXTERNOS
N°
Título del Documento
1 Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización
COOTAD
2 Ley de seguros
8. FORMATOS Y REGISTROS DE DOCUMENTOS
Código
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Título del Documento
Registro de control de plazos de pólizas
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
VERSIÓN
REALIZADO
POR
Elaboró: Karina Monroy, Fernanda Villa
DESCRIPCIÓN
Fecha: 14-12-2012
Revisó: Sr. Marcelo Salazar
Asistente Financiero
Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma