Los libros y registros de Contabilidad

Introducción a la Contabilidad
Tema 6
Los libros y registros de Contabilidad
Los libros de Contabilidad
La información contable aparecía tradicionalmente contenida
en una serie de libros.
Libros contables principales
Son aquellos que constituyen el soporte central en que se
recogen los hechos contables que afectan a la empresa, para
saber en todo momento cual es la situación económica y
patrimonial, así como para poder estudiar los movimientos
que se produzcan en la misma.
•
Libro Diario.
•
Libro Mayor.
•
Libro de inventarios y cuentas anuales.
Libros contables auxiliares
Son todos aquellos que sirven para desglosar de forma
pormenorizada parte de la información que aparece en los
libros principales.
•
Libro de caja.
•
Libro de bancos.
•
Libro de cuentas corrientes con clientes y con
proveedores.
•
Libro de efectos a pagar.
•
Libro de efectos a cobrar.
Formula usual:
•
Las empresas con contabilidad informatizada o que
usen hojas sueltas, tendrán un tratamiento especial;
se les permite unir todos los folios y presentarlos al
registro antes que transcurran cuatro meses desde la
finalización del ejercicio.
•
Los libros auxiliares de los empresarios individuales
sometidos al Impuesto sobre la Renta de las
Personas Físicas (compras, gastos, ventas, ingresos,
caja y bancos) deben estar diligenciados en la
Delegación o Administración de Hacienda antes de su
utilización.
•
Los registros del Impuesto sobre el Valor Añadido no
necesitan ser diligenciados.
Requisitos internos
•
•
•
Libros contables de registro
Son aquellos libros que son necesarios llevar para facilitar
la aplicación de ciertos impuestos. Por ejemplo:
•
Impuesto sobre el Valor Añadido.
Legislación
Contabilidad
sobre
los
libros
de
Libros principales obligatorios
El Código de Comercio establece los libros que deben
llevar los empresarios, ya sean empresas individuales o
sociedades.
•
Libro Diario.
•
Libro de inventarios y cuentas anuales.
Además, las sociedades han de llevar también un libro o
libros de Actas.
El Libro Diario
Recoge los hechos contables por el orden cronológico en
que se hayan efectuado.
Normalmente , cada año aparecerá primero el asiento de
apertura, y después se registrarán día a día todos los
hechos y operaciones que hayan podido afectar a la
empresa.
También cabe la anotación de varios días (en periodos
no superiores al mes) conjuntamente (los detalles han de
aparecer en libros auxiliares o en registros).
El libro de inventarios y cuentas anuales
Recoge los documentos siguientes:
•
El balance inicial de la empresa (sino es nueva
constitución).
•
El balance de sumas y saldos de cada trimestre.
•
El inventario al cierre del ejercicio.
•
Las cuentas anuales.
•
Todos lo libros y documentos contables deberán ser
llevados con claridad y exactitud, por orden de fechas,
sin interpolaciones.
Deberán salvarse a continuación, inmediatamente que
se adviertan, los errores u omisiones padecidos en las
anotaciones contables.
Con el fin de que sean homogéneos los diversos valores
que integran el patrimonio de una empresa, se hace
también obligatorio la expresión de todos los apuntes
contables en pesetas.
Se establece la obligatoriedad de guardar y custodiar los
libros durante seis años.
La presentación del Libro Diario
Puede adoptar dos tipos de modelos o rayados:
1. El formato americano
2. El formato italiano
El formato americano de Libro Diario
Los datos a incluir
Como en cualquier modelo, convienen que aparezcan datos
y referencias contables que se refieran tanto al hecho
contable que se registra como al asiento en que aparece
reflejado contablemente.
Datos y referencias que se admiten con generalidad:
1. Cantidad correspondiente al Debe de las cuentas que
después se indican en el punto 2.
2. En esta columna se escriben los siguientes datos:
•
Número de orden de los asientos en el Diario.
•
Fecha: día, mes y año.
•
Nombres de las cuentas y número.
•
Explicación somera del hecho contable.
3. Referencia al folio del Mayor al que se traslada cada
cuenta del asiento.
4. Cantidad correspondiente al Haber de las cuentas que se
han indicado en el punto 2.
El rayado del formato americano
Debe
Nº de orden, fecha,
cuentas, explicación
Ref.
Haber
No es obligatorio el Libro Mayor, aunque nada se opone
a que la empresa lo lleve.
Requisitos externos
En general, es obligatorio presentar los libros en el Registro
Mercantil con el fin de que sean diligenciados mediante
certificado de dicho registro. Esta implica poner en el primer
folio el número de los que tiene el libro y el sello del Registro
Mercantil en todas las hojas que tenga el libro.
Consideraciones en la aplicación del formato americano
1.
Fecha que ha de figurar. Si se realizan varias
operaciones en un mismo día, suele escribirse la fecha
completa en el primer asiento del día, y en los
posteriores la abreviatura d/d (dicho día).
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Tema 6: Los libros y registros de Contabilidad
2.
3.
4.
Explicación a incluir. Debe hacerse brevemente y
teniendo presentes estas normas:
•
Explicacón del asiento en su conjunto o de las
anotaciones en cada una de las cuentas.
•
Los justificantes de los asientos. Se ha de hacer
referencia al documento o justificante donde
aparece recogido el hecho.
Asiento por cada hecho contable o agrupación de
hechos contables en un asiento.
Sumas de las anotaciones en cada página del
Diario. Suelen sumarse al final de cada página las
columnas del Debe y las del Haber, con la indicación
Suma y sigue. Al comienzo de cada página se inscribirá
en el renglón Suma anterior y en las columnas de
cantidades las sumas a que se haya llegado en la página
anterior.
El formato italiano de Libro Diario
Se diferencia del anterior en que la columna destinada a
representar las cantidades anotadas en el Debe se traslada
al lado derecho, delante de la columna del Haber.
El rayado del formato italiano
Nº de orden, fecha,
cuentas, explicación
Ref.
Debe
Haber
Consideraciones en la aplicación del formato italiano
Las consideraciones que se han hecho a propósito del
formato americano son trasladables al formato italiano, ya
que realmente aparecen los mismos datos, pero en orden
distinto.
La presentación del Libro Mayor
Representado esquemáticamente en forma de T mayúscula,
su presentación más adecuada en la práctica de las
empresas.
El formato de Balance de comprobación
Nº
Cuenta
SUMAS
Deudora
SALDOS
Acreedora
Deudor
Acreedor
Finalidades del Balance de comprobación
•
•
Una finalidad puramente técnica: Ver si han existido
errores al escribir en el Mayor las mismas cantidades
que aparecen en el Diario.
Otra finalidad informativa: Ofrecer una síntesis de
Mayor, con todo lo que eso puede significar.
La lectura de un Balance de comprobación
La síntesis contable que representa el Balance de sumas y
saldos es importante para darse una idea de cómo va
evolucionando el patrimonio, los gastos y los ingresos
de una empresa.
Los libros auxiliares
Son de carácter complementario y sirven para desarrollar
con detalle lo que se anota en el Libro Mayor.
Los libros auxiliares pueden ser muy numerosos.
Los libros registros
Son donde se trasladan algunos de los aspectos de las
operaciones recogidas en los documentos justificativos de las
operaciones que sucedían en la empresa.
Son los libros necesarios para la aplicación del
Impuesto sobre el Valor Añadido que deben llevar los
profesionales y empresarios a los que afecta este impuesto :
•
Libro registro de facturas emitidas.
•
Libro registro de facturas recibidas.
•
Libro registro de bienes de inversión.
Libro registro de facturas emitidas
Los datos a incluir
En él aparecen los siguientes datos contables, referentes a
los hechos y a las anotaciones correspondientes a los
mismos, de cada elemento patrimonial:
1. Fecha correspondiente a la operación.
2. Explicación breve, apropiada para cada cuenta. Se
emplean abreviaturas.
3. Referencia al asiento del Diario al que corresponde esta
anotación en el Mayor.
4. Columna para los cargos.
5. Columna para los abonos.
6. Columna para el saldo, que se calcula después de cada
anotación en el Debe o en el Haber de la cuenta.
El formato del Libro Mayor
Cuenta
Fecha Explicación
Ref.
Debe
Haber
Saldo
El Balance de comprobación
Los balances de comprobación, incluyendo tanto las sumas
como los saldos, han de transcribirse trimestralmente en
el Libro de Inventarios y cuentas anuales. Es un estado
demostrativo de la situación en que se presentan las sumas
deudoras o acreedoras y los saldos deudores o acreedores
de las cuentas en un momento determinado.
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Libro registro de facturas emitidas
Fecha
Nº
Cliente
Base
Imponible
%
IVA
Cuota
IVA
Libro registro de facturas recibidas
Libro registro de facturas recibidas
Nº
Fecha
Proveedor
Base
Imponible
%
IVA
Cuota
IVA