PLANEACIÓN • Determina que quiere ser la empresa, donde se va establecer, cuando va iniciar operaciones y como lo va a lograr. • Es la fijación de los objetivos, estrategias, políticas, programas y procedimientos y presupuestos, partiendo de una previsión, para que el organismo social cuente con las bases que se requieren encause correctamente las otras fases del proceso administrativo. IMPORTANCIA • Es la base para que el proceso administrativo tenga un sentido adecuado en la consecución del mismo. • Se aplican investigaciones que se requieren para definir las bases correctas. • Prepara con fortaleza para hacer frente a sus problemas. • Toma en cuenta todo el ambiente interno de la empresa • Enfoque hacia el futuro de mejoramiento y progreso • Estudia ambiente externo para aprovechar oportunidades IMPORTANCIA • Evalúa alternativas para tomar la mejor decisión • Programa correctamente el tiempo y los recursos en toda la estructura de la empresa. • Trabaja con efectividad para que el plan resulte exitoso. • Bases para que se de el control. • Bases para que se realice organización. • Bases para que se lleve la dirección correcta. PRINCIPIOS • Objetividad y cuantificación Información real, razonamientos precisos.(no especulaciones) • Factibilidad Plan realizables, no situaciones deseadas y que no se pueden lograr. • Flexibilidad Márgenes de holgura que permita incorporar los cambios o situaciones imprevistas. • Unidad Los planes debe englobarse en un todo para la empresa y encaminarse a los propósitos y objetivos generales. • Del cambio estratégico planes definidos a un plazo determinado en el desarrollo de los mismos. ELEMENTOS • Investigación Estudio del ambiente interno( capital humano, recursos financieros, recursos materiales y recursos tecnológicos) y ambiente externo ( competencia, clientes, el gobierno, proveedores, la tecnología y marco jurídico) • Los objetivos Son los fines hacia los cuales se dirigen las actividades de las organizaciones y de los individuos. • Los pronósticos Predicen el futuro en base a expectativas dentro de un periodo futuro ,ajustado por el entorno económico y social. • Las estrategias Propósitos fundamentales a mediano y largo plazo. ELEMENTOS • Las políticas Toma de decisiones para logras los objetivos. • Los procedimientos Proceso bajo el cual se debe realizar el trabajo. • Los programas Planes calendarizados para lograrse en tiempo y con los recursos necesarios para alcanzarlos correctamente. • Los presupuestos Expresión de resultados esperados en términos numéricos. Plan Un plan es una serie o de pasos o procedimientos que buscan conseguir un objeto o propósito dirigido a una dirección, el proceso para diseñar un plan se le conoce como planeación o planificación. Puede definirse como un conjunto de medidas que alguien proyecta realizar en miras a cumplir un objetivo. En un buen plan se distribuyen metódica y sistemáticamente los recursos y se evalúan estrategias, para obtener eficacia, economía de costos y alto rendimiento. Los planes se hacen con visión de futuro mediato o inmediato. Elaboración de un plan • Identificar el objetivo y finalidad • Identificar las razones de porque se quiere alcanzar el objetivo • Establecer metas y objetivos • Determinar las estrategias • Identificar limitaciones y obstáculos • Establecer los procedimientos y reglas del plan (Responsabilidades) • Medición del proyecto (Factibilidad)} • Construcción y culminación. Tipos de plan Según su alcance en el tiempo • Planes a corto plazo. Las acciones planteadas no van más allá de un año. • Planes a medio plazo. No más allá de 7 años. • Planes a largo plazo. Más de 7 años. Según su alcance en la empresa • Estratégicos. Estos planes se aplican a toda la empresa, y van dirigidos al logro de los objetivos generales de la empresa. • Operacionales. Contrariamente a los estratégicos, los planes operacionales se limitan a cierta área operativa de la empresa. Son más limitados que los estratégicos. Según su especificidad • Direccionales. Estos planes suelen ser poco específicos, dan una visión bastante general de los objetivos y acciones a realizar para lograrlas. • Concretos. En contraposición tenemos los planes concretos o específicos, que como su nombre indica concretan claramente las pautas a seguir, no presentan ambigüedad. Según su frecuencia de uso • Únicos. Estos son planes que se definen para el logro de algo muy puntual, por ejemplo, la organización de una feria o la introducción de un producto en un nuevo mercado. Son planes que en teoría no se volverán a aplicar una vez logrado dicho objetivo. • Permanentes. Al contrario que los anteriores, éstos son disposiciones ordenadas para el cumplimiento de objetivos permanentes en una empresa, como puede ser el plan de atención al cliente, o el plan de desarrollo de los recursos humanos. Fases de la planeación • Fase 1: Desarrollo de la misión y objetivos • La misión y los objetivos toman una dirección cuando se consideran preguntas como, ¿en qué negocios estamos?, ¿cuál es nuestro compromiso?, y ¿qué resultados deseamos? Los objetivos generales generan una sensación de rumbo en la toma de decisiones y tal vez no cambien de un año a otro. • Fase 2: Diagnóstico de amenazas y oportunidades • Las fuerzas del entorno internas y externas, nacionales y globales representan oportunidades y amenazas para una organización. La planeación estratégica ayuda a identificar tales oportunidades y amenazas y a considerarlas al crear la misión, objetivos, planes y estrategias de una organización • Fase 3: Diagnóstico de fortaleza y debilidades. • Permite identificar las fuerzas centrales de una organización y determinar lo que debe mejorarse. Este diagnostico abarca el análisis de la relativa posición competitiva de la organización, su capacidad para adaptarse e innovar las habilidades de sus recursos humanos, sus capacidades tecnológicas, etc. • Fase 4: Desarrollo de estrategias • El desarrollo de estrategias debe evaluarse en términos de 1. oportunidades y amenazas externas, 2. fortalezas y debilidades internas, 3. la probabilidad de que las estrategias ayuden a que la organización logre su misión y objetivos. • La estrategia de penetración de mercado • Estrategia de desarrollo de mercado • Estrategia de desarrollo de productos: • Fase 6: Preparación de planes tácticos. El propósito de los planes tácticos es ayudar a instrumentar los planes estratégicos. • Fase 7: Control y diagnóstico de resultados Se necesitan controles para asegurar que la instrumentación de los planes se realice conforme a lo establecido y evaluar los resultados conseguidos mediante tales planes. • Fase 8: Planeación continua La planeación es un proceso ininterrumpido. El entorno externo y el interno cambian constantemente, algunos de estos cambios son graduales y previsibles; otros, abruptos e impredecibles. ¿Qué es la misión en una empresa? • La misión define principalmente cual es nuestra labor o actividad en el mercado, además se puede completar haciendo referencia al público hacia el que va dirigido y con la singularidad, particularidad o factor diferencial, mediante la cual desarrolla su labor o actividad. Para saber cual es la misión de una empresa esta debe de responder a algunas preguntas como: ¿Qué hacemos? ¿Cuál es nuestro negocio? ¿A que nos dedicamos? ¿Cuál es la razón de ser? ¿Quién es el publico objetivo? ¿Qué ventaja competitiva tenemos? ¿Qué nos hace diferente de la competencia? ¿Qué es la visión de una empresa? La visión define las metas que pretendemos conseguir en el futuro. Estas metas tienen que ser realistas y alcanzables, puesto que la propuesta de visión tiene un carácter inspirador y motivador. Para poder definir mejor la visión se tendrían que contestar las siguiente preguntas: ¿Qué queremos lograr? ¿En donde queremos estar a futuro? ¿Para quién se hará? ¿Ampliaremos la zona de actuación? ¿Qué son los valores de una empresa? Los valores son principios éticos sobre los que se asienta la cultura de nuestra empresa, y nos permiten crear nuestras pautas de comportamiento. No olvidemos que los valores, son la personalidad de nuestra empresa y no pueden convertirse en una expresión de deseos de los dirigentes, sino que tienen que plasmar la realidad. No es recomendable formular más de 6-7 valores, si no perderemos credibilidad Para un mejor entendimiento de como realizar los valores de la empresa podríamos responder las siguientes preguntas: ¿Cómo somos? ¿En que creemos? Planteamiento de objetivos • ¿Qué es un objetivo? Los objetivos de la empresa describen lo que una compañía espera llevar a cabo durante un período específico de tiempo. ¿Para que sirven los objetivos? -Medir el éxito, cohesión del liderazgo, el conocimiento es poder, reevaluación de objetivos. Objetivos ¿Cómo se redactan? Identificación de los beneficios y los beneficiarios. Fijación de límites de tiempo. Identificación de los principales obstáculos . Identificación de las habilidades y el conocimiento requerido. Identificación de individuos, grupos, organizaciones y compañías con las cuales trabajar. Desarrollo del plan de acción. Estrategia ¿Qué es una estrategia? En el campo de la economía la estrategia es una herramienta practicada con consistencia para destacar las acciones con las que será administrado, comercializado y distribuido el bien o servicio que se manufactura u ofrece. Para definir una estrategia es necesario en primera instancia tener un objetivo claro, lo importante es tener en cuenta si es posible con una evaluación previa de las herramientas en la mano, si es factible idear un plan estratégico para poder ir en dirección de ese objetivo. Una estrategia puede ser diseñada y aplicada de diversas formas, con el tiempo como una importante variable a la hora de determinar cuándo se estipulara el plan o las ideas. ¿Para qué sirve una estrategia? • Sirve para planificar correctamente las acciones a llevar a cabo para tomar decisiones y conseguir los mejores resultados posibles. Cada estrategia debe contemplar los contratiempos que pueden ocurrir mientras se lleva a cabo la tarea de alcanzar el objetivo, por lo que debe contar con alternativas a seguir en caso de emergencias. Programas • Son un esquema en donde se establece la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución. Cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en si mismo, o bien, puede ser parte de una serie de actividades dentro de un programa más general. Diagrama de Gantt • El diagrama o gráfica de Gantt es una herramienta sumamente útil cuando de formulación y gerencia de proyectos se trata, ya que permite definir, de una manera gráfica, práctica y sistemática, la duración de las distintas actividades que deben ejecutarse para completar de forma exitosa un determinado proyecto. • La política de una organización es una declaración de principios generales que la empresa u organización se compromete a cumplir. En ella se dan una serie de reglas y directrices básicas acerca del comportamiento que se espera de sus empleados y fija las bases sobre cómo se desarrollarán los demás documentos (manuales, procedimientos, etc. ) de la empresa. Política empresarial Tipos de políticas • Políticas generales: Son políticas que alcanzan a toda la organización y marcan sus líneas generales. Deben ser conocidas por todos y servir de guía. Una buena política general deberá ser acorde con la estrategia fijada por la empresa y servir de referencia para la elaboración del resto de políticas departamentales y específicas. • Políticas departamentales: Son los principios a seguir de cada departamento o servicio. Las más comunes son la Política de Calidad donde se fijan los principios y objetivos de calidad a alcanzar, la Política Medioambiental donde se habla de ser responsable, gestionar y minimizar el impacto ambiental y la Política de Prevención de Riesgos Laborales (PRL) o de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) donde se habla de conseguir condiciones de trabajo dignas y minimizar los riesgos de accidentes. Presupuestos • En economía, un presupuesto se refiere a la cantidad de dinero que se necesita para hacer frente a cierto número de gastos necesarios para acometer un proyecto. De tal manera, se puede definir como una cifra anticipada que estima el coste que va a suponer la realización de dicho objetivo ¿Para qué sirve un presupuesto? • 1. Saber cuánto dinero se va a ganar Tener en mente la cantidad de ingresos que se generarán mensualmente ayudará a definir qué gastos se pueden asumir. Esto en la práctica permite organizar de la mejor forma posible el capital para hacerlo rendir al máximo. • 2. Conocer a dónde va a ir el dinero Esto permitirá definir qué gastos son necesarios y cuáles no, de tal modo que se puedan tomar decisiones estratégicas con responsabilidad. • 3. Ver el modo de organizar las finanzas Tomar el control de la economía de la empresa permitirá priorizar gastos, fijar objetivos, desarrollar habilidades para analizar distintas situaciones y reaccionar de manera adecuada ante a los imprevistos que puedan surgir. • 4. Establecer el método para alcanzar los objetivos Una vez se hayan organizado los beneficios y los gastos podremos concretar los objetivos a corto, medio y largo plazo para que de este modo se pueda ir planificando su consecución de forma ordenada y coherente. 1. En función de la entidad Públicos: son elaboradospor los diferentes Estados y las Administraciones Públicas para controlar los gastos y los egresos que realizarán las distintas dependencias. Tipos de presupuestos Privados: los elaboran las empresas particulares, quienes primero estiman sus ingresos y después establecen cómo gastar. 2. En función de su contenido Principales: son una especie de resumen en donde se establecen los puntos estructurales que componen los elementos de la empresa. Auxiliares: se muestran las operaciones estimadas de cada uno de los departamentos de la empresa, es decir, forman parte del presupuesto principal. 3. En función de su forma • Flexibles: son aquellos que anticipan alternativas, por lo tanto poseen determinada elasticidad ante posibles cambios. En este tipo de presupuestos existen diferentes planos de alternativas en caso de que las situaciones previstas se vean modificadas. • Fijos: son los presupuestos que permanecen iguales durante todo el periodo presupuestal, es decir, no se prevén variaciones ante posibles cambios. Sin embargo, esto no significa que no se tengan que revisar periódicamente. 4. En función de su duración • A corto plazo: se aplica si el ciclo de operación abarca un año o menos. • A largo plazo: se aplica si el ciclo de operación abarca más de un año. 5. En función de la técnica de elaboración • Estimados: son aquellos presupuestos que se elaboran en base a experiencias del pasado, es decir, de forma empírica, por lo que existe una probabilidad, más o menos razonable, de que suceda lo que se ha estimado. • Estándar: estos presupuestos se elaboran sobre bases científicas y mediante estudios estadísticos, por lo que el porcentaje de error se reduce significativamente y representan los resultados que se deben obtener. 6. En función del objetivo estimado • De posición financiera: en este tipo se muestra la situación financiera que tendrá la empresa en el futuro en caso de que se alcance el objetivo estimado. • De resultados: este presupuesto mostrará los resultados a obtener en caso de que se cumplan las condiciones previstas inicialmente. • De costes: reflejan las erogaciones que se van a efectuar para un periodo futuro. Para su elaboración se toma como base los pronósticos de ventas. Presupuesto de flujo de caja: es el que se recomienda para pequeños negocios. Se recomienda delimitar un periodo corto de tiempo que será como máximo un mes y desglosar con detalle los ingresos y los gastos. De esta forma se comprueba la viabilidad del negocio Los tipos de presupuestos más comunes en las empresas Presupuesto de producción: esta clase de presupuesto es la más utilizada en las operaciones de compraventa. Se trata de que el vendedor de un producto o servicio presenta al posible comprador un documento donde figuran los detalles del coste de producción. Presupuesto maestro: es el presupuesto que emplean las grandes empresas para obtener valores globales de sus cuentas. Se presenta en periodos contables largos y cierres fiscales anuales. Presupuesto de ventas: este es una variable del presupuesto de flujo de caja. El presupuesto de venta se detallan todas las cantidades y se presenta el balance final de resultados o beneficios. Presupuesto operativo: es el que recoge la previsión futura de la actividad de la empresa y se realiza teniendo en cuenta el máximo posible de variables externas aunque no se tenga control sobre ellas. De él dependen el resto de presupuestos de la empresa.
