PROYECTO MESA TÉCNICA DE INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN UNIVERSITARIA Y ENTES DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA OBJETIVO GENERAL: Fortalecer los procesos administrativos con el uso de herramientas informática y de telecomunicaciones conlleven el permanente al desarrollo de sistemas y programas para mejorar los procedimientos administrativos entre los entes adscritos del MPPEUCT. OBJETIVOS ESPECIFICOS: 1. Realizar un diagnóstico de los entes adscritos e Instituciones de Educación Universitaria que utilizan sistemas para el área administrativa, revisión de la plataforma tecnológica. 2. Integrar y unificar la información sobre los procesos administrativos y de desarrollos de la instituciones de educación universitaria que hacen uso de los sistemas SIGESP/SUGAU. 3. Crear una comunidad entre el personal que desarrolla y administra el sistema administrativo de las IEU y entes adscritos para el intercambio de conocimiento. 4. Conformar un equipo de trabajo para dar apoyo tecnológico y operativo a Nivel Regional integrado por las Instituciones de Educación Universitaria y los entes adscritos. 5. Consolidar un equipo de desarrolladores para el mejoramientos y unificación del sistema administrativo. 6. Generar mesas técnicas para la definición de procesos, desarrollo, instalación e implementación en las unidades administrativas de las Instituciones de Educación Universitaria. 7. Establecer un el plan de formación del personal administrativo en las áreas de Planificación y Presupuesto, Administración, RRHH, Bienes Nacionales, Almacén y Compras. 8. Aumentar la eficiencia, cobertura y comunicación de las instituciones universitarias y el MPPEUCT por medio de un sistema único administrativo. 9. Crear una normativa sobre el uso de los sistemas administrativos universitarios para lograr uniformidad, control del sistema SUGAU. 10. Crear una planificación sobre el desarrollo y ejecución, instalación e implementación del Sistema SUGAU en los entes adscritos. 11. Evaluar la Plataforma Tecnológica para la instalación y funcionamiento del Sistema Administrativo en las instituciones de Educación Universitaria. 12. Auditar los resultados de las mesas de trabajo. MISIÓN Promover a los entes adscritos del Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria Ciencia y Tecnología para darle soluciones con el uso de una herramienta única para el área administrativa de alta calidad, específicamente adecuadas a sus necesidades, junto al soporte continuado de un personal técnico – funcional participativo. PROPUESTA DE LA HERRAMIENTA: Sistema Base: Sistema Integrado de Gestión Administrativa para entes del Sector Público (SIGESP) Sistema Colaborativo: Sistema Único de Gestión Administrativa Universitaria (SUGAU). Proyecto Colaborativo Propuesto: Sistema Único para la Gestión Administrativa Herramienta Desarrollada: Código Libre. Entes involucrados: MPPEUCT/OPSU – Instituciones de Educación Universitaria, entes adscritos. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO SUGAU nace del sistema SIGESP, una aplicación desarrollada para el año 1997 como una necesidad de automatizar un conjunto de procesos administrativos que llevado a cabo por las organizaciones del sector público, las cuales en su mayor parte se rigen por la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, las leyes, ordenanzas, decretos, resoluciones y otros instrumentos jurídicos. Para el 2004, el Presidente de la República Bolivariana de Venezuela, Hugo Chávez, firma el decreto 3390, publicado en Gaceta: 38.095, de fecha 28-12-2004 sobre el Uso y Desarrollo del Software Libre en la Administración Pública Nacional, dando así vital importancia a la incorporación de Software Libre en la Administración Pública. En el 2008, se realizo el estudio en las Instituciones de Educación Universitaria sobre el uso de los sistemas administrativos, donde las estadísticas diagnosticaron 20 Instituciones que hacían uso del sistema SIGESP Privativo, 5 usaban SIGESP bajo código libre, 10 usaban sistemas propios individualizados, y las demás instituciones no presentaban sistemas solo utilizaban ofimática. Este proyecto SUGAU, se conformo como una Comunidad Colaborativa integrada por administradores de sistemas, desarrolladores y funcionarios administrativo de las Instituciones de Educación Universitaria. Dicho proyecto se crea bajo la filosofía de la bifurcación, que consiste en tomar un desarrollo de un sistema, y transformarlo como un proyecto en una dirección distinta de la principal u oficial tomando el código fuente de un proyecto ya existente. En función de esto se puede generar proyectos diferentes que cubren necesidades distintas aunque similares. En este caso SISEGP fue la herramienta común dentro de las IEU y estaba desarrollada bajo software libre el cual fue adaptados a las necesidades y procesos administrativos universitarios construido desde el intercambio de desarrollo y experiencias. En una bifurcación, ambos lados asumen derechos de autor idénticos pero típicamente solo el grupo de mayor tamaño, o el que contiene al arquitecto original, retendrá el nombre original completo y la comunidad de usuarios asociada. Actualmente, se plante un nuevo proyecto colaborativo donde estará integrado por las IEU y otros entes adscritos del Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria Ciencia y Tecnología, como una nueva estrategia de intercambio participativo de experiencias de desarrollo y adaptaciones de nuevos procesos administrativos para aumentar las potencialidades y mejoras en las gestiones administrativas, basados en nuevas leyes de la tecnología y la administración pública como la Ley de Infogobierno que establece las normas, principios y lineamientos aplicados a la Tecnología de la Información, con el fin de mejorar la gestión pública y hacerla transparente, facilitar el acceso de las ciudadanas y ciudadanos a la información en sus roles de contralor y usuario, además de promover el desarrollo nacional que garantice la soberanía tecnológica. ¿QUE ES SUGAU? SUGAU es un proyecto colaborativo conformado para resolver, en forma organizada y planificada, la problemática administrativa en sector universitario, que se ha identificado y contextualizado a la realidad de las Instituciones de Educación Universitaria, aprovechando para ello los recursos disponibles técnicos, administrativos, tecnológicos, de personal y el intercambio de conocimiento y experiencias para mejorar las necesidades de quienes conforman el grupo de trabajo. SUGAU como sistema, integra y simplifica los procesos de la gestión administrativa en las instituciones del sector universitario, con la finalidad de la unificación de la información para el ente Ministerial, por tanto se describe como un Sistema Único para la Gestión Administrativa Universitaria. El mismo está conformado por una serie de módulos adaptables a cada institución, que gestionan diversas tareas y proporcionan respuesta inmediata y oportuna a las necesidades de registro presupuestario, patrimonial, contable y administrativo. BENEFICIOS DE SUGAU: A nivel de Sistema: 1. Es una herramienta que cumple con las Las 4 Libertades del Software Libre 2. Se puede acceder a los Programas Fuentes. 3. Se puede redistribuir copias y mejoras del Sistema. 4. Son módulos totalmente integrados. 5. Reduce costos de licencia a las instituciones. 6. Es un Sistema de acuerdo a las exigencias legales – tributarias. 7. Presenta seguridad el sistema y seguridad individual de los procesos. 8. Múltiples reportes exportables a Cal, Excel y PDF. 9. Es un sistema multi plataforma y multi usuarios que permite definirlos. 10. Permite hacer adaptaciones de acuerdo a los requerimientos de los usuarios. A nivel Administrativo: 1. Permite la integración físico – financiera, contable - presupuestaria. 2. Integra los registros e información de Recursos Humanos. 3. Reconversión de los procesos administrativos de forma tal que faciliten el control. 4. Vinculación del Plan con el Presupuesto. 5. Esta orientado a los entes adscritos e instituciones de educación universitaria con mayor flujo de trabajo e información administrativa, contable y presupuestaria. A nivel de Desarrollo: 1. Es un sistema de información web, que usuario accede desde internet o intranet. 2. Posee documentación de usuario y técnico. 3. Permite que cada institución le haga adaptaciones de desarrollo de acuerdo a las necesidades de los usuarios e incorporación de nuevos procesos. 4. El apoyo técnico que realiza a través de una comunidad de intercambio de conocimientos. 5. Actualizaciones constantes del sistema de acuerdo a nuevas exigencias legales – tributarias. 6. Acceso al sistema con claves de seguridad individuales. CONTROL Y ALCANCE Se crea el equipo, grupo de trabajo o comité de implantación, como responsable de coordinar y evaluar el proceso de instalación en los entes adscritos de MPPEUCT, así como un cronograma de actividades a realizarse vía on-line bajo plataformas virtual como eventos presenciales para la discusión en las diferentes áreas de trabajo (administrativo, desarrollo, formación y capacitación). Formación y Capacitación para la adecuación del sistema y para los usuarios finales del mismo. La instalación y funcionamiento del sistema tiene una duración entre 2 y 6 meses, dependiendo de las migraciones de sistemas si existe en la institución y del interés de los usuarios. La dinámica de trabajo está integrada por los líderes de mesas y de las distintas unidades administrativas involucradas a través de los diversos módulos adquiridos. Estará dirigido a 99 entes adscritos pertenecientes al Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria Ciencia y Tecnología. BASES LEGALES: 1.1 Marco Legal Vigente 1.1.1 Ley de Infogobierno La ley de infogobierno, constituye el instrumento de orden legal que busca implementar en los procesos de la gestión pública nacional (calificados como servicios), la transparencia del sector, la participación y el ejercicio pleno del derecho de soberanía tecnológica, así como la promoción y el desarrollo de las tecnologías de información libres. Por la naturaleza del trabajo de esta oficina, el ámbito de acción para efectos del presente plan, contempla todo lo contenido en esta ley, ver anexo 2 (Ley de Infogobierno). 1.1.2 Decreto con Fuerza de Ley, Sobre Mensajes de Datos Y Firmas Electrónicas La ley sobre mensajes y firmas electrónicas, es un instrumento legal, que regula los ámbitos de la gestión pública nacional en función de los mensajes y firmas electrónicas, los cuales son aplicables a todos los procesos asociados a los servicios; constituye para efectos de éste plan un instrumento que orienta en primera instancia los componentes asociados al FeedBack con los usuarios a través de correos electrónicos así como los principios fundamentales de firma electrónica para garantizar entre otras cosas los principios de transparencia, la participación, intercambio, seguridad, en los procesos objeto de automatización. Por la naturaleza del trabajo de esta oficina, el ámbito de acción para efectos del presente plan, contempla todo lo contenido en esta ley, ver anexo 2 (Decreto con Fuerza de Ley, Sobre Mensajes de Datos Y Firmas Electrónicas). 1.1.3 Decreto Con Rango, Valor Y Fuerza De Ley Sobre Acceso E Intercambio Electrónico De Datos, Información Y Documentos Entre Los Órganos Y Entes Del Estado Este importantísimo marco legal, inclusive promulgado casi dos años antes de la ley de infogobierno, rige el acceso e intercambio electrónico de datos, información y documentos entre los órganos y entes del Estado, con el fin de garantizar la implementación de un estándar de interoperabilidad. Por la naturaleza del trabajo de esta oficina, el ámbito de acción para efectos del presente plan, contempla todo lo contenido en esta ley, ver anexo 3 (Ley sobre Acceso e Intercambio Electrónico de Datos, Información y Documentos entre los Órganos y Entes del Estado). METODOLOGIA DE TRABAJO A nivel de conformación de mesas de trabajo presenciales, se plante las siguientes área de intercambio del conocimiento del SUGAU: Mesa para el Intercambio Administrativo. Mesa para el Intercambio de Desarrollo. Mesas para la Formación y Capacitación. Colaboradores de Áreas. Intercambio Administrativo Dentro de está mesa de trabajo se debe lograr las siguientes: 1. Determinar las políticas y los procedimientos sobre el uso del sistema administrativo que se encuentra en ejecución en las instituciones universitarias. 2. Analizar los procesos administrativos para la unificación y simplificación de procesos que permita el modelado de datos del sistema de forma efectiva y eficaz. 3. Definir un plan de trabajo a corto, mediano y largo plazo para el desarrollo, mejoramiento y formación del sistema tecnológico administrativo para las instituciones universitarias. 4. Darle seguimiento y control al Proyecto SUGAU por la comisión. 5. Promover el incremento en la utilización del sistema administrativo aplicado. 6. Instalación de los sistemas administrativos para lograr una mejor comunicación, además de las asesorías técnicas y capacitación del personal administrativo que hará uso del mismo. 7. Conformar una comunidad de desarrollo que permita la evaluación, análisis y desarrollo de herramientas tecnológicas que mejoren los procedimientos administrativos. 8. Realizar reuniones de trabajo con los responsables de cada área con el propósito de revisar la calidad y eficiencia de los procesos administrativos. Intercambio de Desarrollo: Dentro de está mesa se propone las siguientes funciones: 1. Realizar reuniones periódicas con las áreas para intercambiar opiniones y mejoras de procedimientos administrativas, con el fin de propiciar el que las solicitudes de los grupos de usuarios sean tomadas en cuenta en los modelos tecnológicos de desarrollo. 2. Definir las estrategia en tecnologías de información y los estándares técnicos de integración y desarrollo del Sistema SUGAU. 3. Crear una comunidad de desarrolladores que permitan los avances, adaptaciones y mejoramientos de los procesos informáticos propuestos administrativamente. 4. Conformar área para el desarrollo del sistema de SUGAU: Modelado de Datos, Desarrollo y Programación, Documentación. 5. Formar al equipo de trabajo sobre inducciones en el área de modelado, programación y documentación. 6. Generar un modelado de datos que permita la administrar los servicios, las herramientas, y los procesos de la comunidad de desarrolladores. 7. Mantener la unificación de estandares y metodología de desarrollo del Sistema SUGAU. 8. Proponer una plataforma para pruebas de los desarrollos realizados. 9. Diseñar, programar y dar mantenimiento a las aplicaciones para consultas sobre los avances y mejoramientos del sistema en el forja. 10. Modificar las aplicaciones en función de las necesidades de las Unidades administrativas. 11. Realizar reuniones de trabajo con el propósito de revisar la calidad y eficiencia de los procesos administrativos y los desarrollos realizados. 12. Desarrollar el sistema bajo estándares abiertos. 13. Proponer, establecer y vigilar el cumplimiento de procedimientos para conservar la integridad de las bases de datos institucionales. Intercambio de Formación Dentro de está coordinación se propone las siguientes funciones: 1. Sociabilizar el Sistema SUGAU a las instituciones de educación universitaria y entes adscritos. 2. Proponer un plan de capacitación para el personal administrativo que hará uso sobre el sistema único administrativo, además se debe establecer las políticas básica para el aprovechamiento a favor de las instituciones universitaria. 3. Realizar encuentros periódicos incluyendo videconferencias, videos en red, y exposiciones,que promuevan la formación y comunicación sobre avances que se realicen sobre el sistema. 4. La definición de políticas y supervisión sobre el uso y operatividad del sistema en las instituciones universitarias. 5. Atender las solicitudes de soporte que se reciban de las instituciones que lo requieran. Colaboradores por Áreas: Se propone la incorporación de personal que desean integrar el proyecto en las áreas mencionadas (Administrativa, Desarrollo y Capacitación) para conformar un equipo de trabajo que permita el desarrollo de las misma: 1. Informar al Coordinador del área al que pertenece sobre los resultados de los trabajos realizados. 2. Coadyuvar en la Administración, mantenimiento e integración apropiada sobre el sistema único en las instituciones universitarias. RECURSOS A UTILIZAR Por las Instituciones de Educación Universitaria: Laboratorios de Computación. Como herramienta de Intercambio: Plataforma Moodle. PLAN DE FORMACIÓN PARA LAS MESAS TÉCNICAS REGIONALES: Entes involucrados en el Proyecto Colaborativo: MPPEUCT / OPSU Instituciones de Educación Universitaria.
