MA-BSI-ACP-02 Administracion de Contratos

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
CÓDIGO:
P-MA-BSI-ACP-02
VERSION:
1
PROCEDIMIENTO DE LA
FECHA APROBACIÓN:
ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS
PAGINA:
Página 1 de 10
PROCEDIMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS
1. OBJETIVO
Realizar el seguimiento y control de la ejecución del contrato.
2. ALCANCE
Inicia con la firma del contrato y finaliza con la liquidación del Contrato.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES.
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol
Responsabilidad




Responsable de
Contratación
Pública





Secretaria








Asistentes de
Contratación
Pública



Supervisa y elabora los procedimientos de contratación pública en el portal
compras públicas.
Informes técnicos de contratación pública
Administra portal de compras públicas.
Elabora contratos de ejecución de obra, adquisición de bienes y convenios de
diferente naturaleza, previa revisión de documentos de soporte, en
cumplimiento a la normativa legal vigente.
Informa sobre la imposición de multas y sanciones y/o ejecución de garantías a
las que hubiere lugar, de acuerdo a lo que estipula el contrato por
incumplimiento en cualquier cláusula del mismo.
Elabora procesos de terminación por mutuo o unilaterales fundamentados en la
Ley.
Asesora al cliente interno y externo en temas de contratación pública.
Elabora actas de recepción definitiva en los contratos de bienes y servicios
Presenta informe de cumplimiento de objetivos y metas estratégicas dentro de
una política de rendición de cuentas.
Las demás funciones asignadas por la Ley y su inmediato superior.
Recepta, registra y despacha documentación interna y externa.
Brinda atención secretarial y logística
Atiende al público y recepta llamadas telefónicas
Presenta informes de cumplimiento de objetivos y metas estratégicas dentro de
una política de rendición de cuentas.
Las demás funciones asignadas por Ley y el superior directo
Registra proveedores.
Realiza análisis comparativo de ofertas, selección de compras en el portal de
compras públicas y emite informes de acuerdo a especificaciones técnicas
solicitadas.
Verifica la documentación requerida en el proceso de adjudicación en el
Sistema de Compras Públicas.
Verifica y constata los bienes adquiridos para su respectivo registro en el
sistema de activos fijos y legalización respectiva.
Presenta informes de cumplimiento de objetivos y metas estratégicas dentro de
una política de rendición de cuentas.
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
CÓDIGO:
P-MA-BSI-ACP-02
VERSION:
1
PROCEDIMIENTO DE LA
FECHA APROBACIÓN:
ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS
PAGINA:
Página 2 de 10

Las demás funciones asignadas por Ley y el Responsable de Contratación
Pública
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES.
ABREVIATURAS
N°
TÉRMINO
1
GAD-I
2
3
4
LOSEP
RGLOSEP
5
LOSNCP
6
7
PAC
POA
COOTAD
DEFINICIONES
N°
TÉRMINO
2
3
4
5
DEFINICIÓN
Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal San
Miguel de Ibarra
Ley Orgánica del Servicio Público
Reglamento a la Ley Orgánica del Servicio Público
Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía
y Descentralización
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación
Pública
Plan Anual de Contratación
Planificación Operativa Anual
DEFINICIÓN
Documentos precontractuales elaborados y aprobados para cada
procedimiento por la Entidad Contratante, que se sujetarán a los
Pliegos
modelos establecidos por el Instituto Nacional de Contratación
Pública.
Se refiere a todo procedimiento concerniente a la adquisición o
arrendamiento de bienes, ejecución de obras públicas o
prestación de servicios incluidos los de consultoría. Se
Contratación
entenderá que cuando el contrato implique la fabricación,
Pública
manufactura o producción de bienes muebles, el procedimiento
será de adquisición de bienes. Se incluyen también dentro de la
contratación de bienes a los de arrendamiento mercantil con
opción de compra.
Instituto Nacional de Contratación Pública: Es el órgano técnico
INCOP
rector de la Contratación Pública. La Ley puede referirse a él
simplemente como “Instituto Nacional”.
Portal COMPRAS Es el Sistema Informático Oficial de Contratación Pública del
PUBLICAS
Estado Ecuatoriano www.compraspublicas.gob.ec
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
CÓDIGO:
P-MA-BSI-ACP-02
VERSION:
1
PROCEDIMIENTO DE LA
FECHA APROBACIÓN:
ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS
PAGINA:
Página 3 de 10
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de Flujo: Administración de Contratos
CLIENTES
INTERNOS
CLIENET
EXTERNO
Fase
Proveedor y /o Contratista
B
INICIO
1. MA-BSI-ACP-01
Contratación y
adquisiciones de
bienes, servicios,
obras y consultorías
18. P-MS-GTC-AP-11
Atención de
peticiones
DIRECCION
ADMINISTRATIVA
2.MA-BSI-ACP-06
Legalización de
contratos y
convenios
D1
Si
Director Administrativo /
Director de Obras Públicas
5. Solicitar a Director(a)
Financiero el pago del
anticipo estipulado en el
contrato.
C
6. MA-GF-P-02
Ejecución del
presupuesto
D2
Director Administrativo
/Director Obras Públicas
Director Administrativo /
Director de Obras Públicas
A
DIRECCIONES DEL GAD-I
4. ¿Existe
anticipo
de pago?
3. Receptar el contrato y
analizar según el caso si
existe anticipo de pagos.
17. Ingresa solicitud de
finalización (liquidación)
del contrato por atención
al cliente al Alcalde
No
7. Solicitar el inicio al
Seguimiento de la
ejecución del contrato.
D1
Administrador del Contrato
10. Emitir el expediente con
el contrato y documentación
correspondiente al caso a
Responsable de la unidad de
Administración de Bienes
D3
Administrador del
Contrato
8. Realizar el
seguimiento de la
ejecución del contrato.
Bienes
Administrador del Contrato
9. ¿Cuál es el
objeto de la
Contratación
?
Servicios/
Consultorías
Obras
13. Solicitar al Técnico
Responsable el informe
técnico de recepción del
servicio y/consultoría
Administrador del
Contrato
15. Solicitar el informe
técnico al fiscalizador
de la Obra.
11. MA-BSI-AB-01
Recepción de bienes
de Larga Duración y
Sujetos a Control y de
Consumo corriente
D4
Responsable Unidad de
administración de Bienes
12. Emitir el Expediente de
contratación adjunto ingreso
a bodega e informe técnico al
Administrador del Contrato,
D4
Con copia al Proveedor
Técnico responsable/
Fiscalizador de Contrato
B
Administrador del Contrato
19. Analizar el Informe y
documentación según el objeto de
la contratación sea D4,D5 o D6 si
no existen observaciones en los
casos.
14. Emitir el informe
técnico de satisfacción al
Administrador del Contrato,
Con copia al Contratista
D5
Técnico responsable/
Fiscalizador de Contrato
16. Emitir el Informe Técnico
de Satisfacción al
Administrador del Contrato,
Con copia al Contratista
D6
B
B
1
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
CÓDIGO:
P-MA-BSI-ACP-02
VERSION:
1
PROCEDIMIENTO DE LA
FECHA APROBACIÓN:
ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS
PAGINA:
Página 4 de 10
Diagrama de Flujo: Procedimiento de la Administración de Contratos
Fase
DIRECCION
ADMINISTRA
TIVA
C
ALCALDÍA
Director Administrativo
24. Solicitar el pedido de
pago al Director(a)
Financiero para la
liquidación del contrato.
20. ¿Existe
novedades en
los informes
de la ejecución
del contrato?
Si
A
Director de obras Públicas
Administrador del Contrato
No
21. Realizar el Acta de Entrega
recepción de lo estipulado en
el contrato y emitir a quien
corresponda según el objeto
de la contratación
Obras
Director Administrativo/
Director de Obras Públicas
26. Emitir a Sr. Alcalde el
tramite de finalización del
contrato.
Alcalde
27. Formalizar el acta de
entrega recepción de los
servicios, bienes, consultorías y
Obras Adquiridas y emitir
trámites a quien corresponda
para su archivo.
Bienes/Servicios
/Consultorías
1
DIRECCIONES DEL GAD-I
25.MA-GF-P-02
Ejecución del
presupuesto
(finalización del pago
de acuerdo al contrato)
FIN
23. Solicitar el pedido de
pago al Director(a)
Financiero para la
liquidación del contrato.
Responsable de Contratación
Pública y Adquisiciones.
22. Realizar la publicación del
Bienes/Servicios/ acta de entrega recepción del
Consultorías/Obras contrato en el porta web de
compras públicas.
FIN
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
CÓDIGO:
P-MA-BSI-ACP-03
PROCEDIMIENTO DE LA
1
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS
PAGINA:
Página 5 de 10
Documentos:
D1: Contrato legalizado de adquisición de bienes,
servicios, Obras.
D2: Acta Compromiso del anticipo de pago realizado.
D3: Expediente de la contratación
D4: Expediente de contratación adjunto ingreso a
bodega e informe técnico.
D5: Informe Técnico de satisfacción del servicio y/o
Consultoría
D6: Informe Técnico de Recepción de obra (
Finalización)
Sistemas:
S1: Quipux (Memo de solicitud )
S6: Portal web INCOP
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN DE
CONTRATOS
N°
1
2
3
4
5
6
ACTIVIDAD
MA-BSI-ACP-01
CONTRATACIÓN Y
ADQUISICIONES DE
BIENES, SERVICIOS,
OBRAS Y CONSULTORÍAS
MA-BSI-ACP-06
LEGALIZACIÓN DE
CONTRATOS Y
CONVENIOS
RECEPTAR EL
CONTRATO Y ANALIZAR
SEGÚN EL CASO SI
EXISTE ANTICIPO DE
PAGOS.
¿EXISTE ANTICIPO DE
PAGO?
SOLICITAR A
DIRECTOR(A)
FINANCIERO EL PAGO
DEL ANTICIPO
ESTIPULADO EN EL
CONTRATO.
MA-GF-P-02
EJECUCIÓN DEL
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Procedimiento donde se define el tipo de
compra y adquisición a realizarse según
la ley vigente
Inicio del proceso
MA-BSI-ACP-06
legalización
contratos y convenios
de
Receptar el contrato y analizar según el
caso si existe anticipo de pagos.
Si existe anticipo de pago
Continuar con la actividad 5
No existe anticipo de pago
Continuar con la actividad 7
Director Administrativo
/Director de Obras Públicas
Director Administrativo
/Director de Obras Públicas
Solicitar a Director(a) Financiero el pago
del anticipo estipulado en el contrato.
Director Administrativo
/Director de Obras Públicas
Procedimiento donde se realiza el pago
de contratos etc.
Director Administrativo
/Director de Obras Públicas
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
CÓDIGO:
P-MA-BSI-ACP-03
PROCEDIMIENTO DE LA
1
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS
PAGINA:
Página 6 de 10
7
8
9
10
11
12
13
PRESUPUESTO
SOLICITAR EL INICIO AL
SEGUIMIENTO DE LA
EJECUCIÓN DEL
CONTRATO.
REALIZAR EL
SEGUIMIENTO DE LA
EJECUCIÓN DEL
CONTRATO.
¿CUÁL ES EL OBJETO DE
LA CONTRATACIÓN?
EMITIR EL EXPEDIENTE
CON EL CONTRATO Y
DOCUMENTACIÓN
CORRESPONDIENTE AL
CASO A RESPONSABLE
DE LA UNIDAD DE
ADMINISTRACIÓN DE
BIENES
MA-BSI-AB-01
RECEPCIÓN DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN Y
SUJETOS A CONTROL Y
DE CONSUMO
CORRIENTE
EMITIR EL EXPEDIENTE
DE CONTRATACIÓN
ADJUNTO INGRESO A
BODEGA E INFORME
TÉCNICO AL
ADMINISTRADOR DEL
CONTRATO, CON COPIA
AL PROVEEDOR
SOLICITAR AL TÉCNICO
RESPONSABLE EL
INFORME TÉCNICO DE
RECEPCIÓN DEL
SERVICIO
Solicitar el inicio al Seguimiento de la
ejecución del contrato.
Director Administrativo
/Director de Obras Públicas
Realizar el seguimiento de la ejecución
del contrato.
Administrador del Contrato
Corresponde a la adquisición de un Bien
Continuar con la actividad 10
Corresponde a la adquisición de un
Servicio/Consultoría
Continuar con la actividad 13
Corresponde a la adquisición de una obra
Continuar con la actividad 15
Emitir el expediente con el contrato y
documentación correspondiente al caso
a Responsable de la unidad de
Administración de Bienes
Administrador del Contrato
Administrador del Contrato
Procedimiento donde se realiza la
recepción de bienes en bodega del GADI
Entregar el informe técnico, el ingreso a
bodega adjunto el expediente de la
adquisición
Continuar con la actividad 19
Entregar copia de la documentación al
contratista/proveedor
Continuar actividad 17
Realizar el seguimiento de la ejecución
del contrato del servicio Adquirido y
solicitar Informe Técnico de satisfacción
del servicio a Fiscalizador del contrato.
Responsable de la Unidad
de administración de Bienes
Administrador del Contrato
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
CÓDIGO:
P-MA-BSI-ACP-03
PROCEDIMIENTO DE LA
1
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS
PAGINA:
Página 7 de 10
Y/CONSULTORÍA
14
15
16
17
18
EMITIR EL INFORME
TÉCNICO DE
SATISFACCIÓN AL
ADMINISTRADOR DEL
CONTRATO, CON COPIA
AL CONTRATISTA
SOLICITAR EL INFORME
TÉCNICO AL
FISCALIZADOR DE LA
OBRA.
EMITIR EL INFORME
TÉCNICO DE
SATISFACCIÓN AL
ADMINISTRADOR DEL
CONTRATO, CON COPIA
AL CONTRATISTA
INGRESA SOLICITUD DE
FINALIZACIÓN
(LIQUIDACIÓN) DEL
CONTRATO POR
ATENCIÓN AL CLIENTE
AL ALCALDE
P-MS-GTC-AP-11
ATENCIÓN DE
PETICIONES
ANALIZAR EL INFORME Y
DOCUMENTACIÓN SEGÚN
EL OBJETO DE LA
CONTRATACIÓN SEA D4,
D5 O D6 SI NO EXISTEN
OBSERVACIONES EN LOS
CASOS.
Realizar el seguimiento de la ejecución
del contrato y emitir el informe técnico
de satisfacción.
Continuar con la actividad 19
Entregar copia de la documentación al
contratista/proveedor
Continuar actividad 17
Técnico
responsable/Fiscalizador de
Contrato
Pedir el informe técnico al Fiscalizador
con los detalles específicos de la obra.
Administrador del Contrato
Continuar con la actividad 19
Técnico
responsable/Fiscalizador de
Contrato
Entregar copia de la documentación al
contratista/proveedor
Continuar actividad 17
Ingresa
solicitud
de
finalización
(liquidación) del contrato por atención al
cliente al alcalde
Continuar con la Actividad 23
Proveedor y /o Contratista
Atención al Cliente
Según el objeto de contratación ya se por
bienes, obras, y/o consultorías, servicios
se recepta los informes técnico de cada
caso y se verifica si no existen
observaciones.
Administrador del Contrato
20
¿EXISTE NOVEDADES EN
LOS INFORMES DE LA
EJECUCIÓN DEL
CONTRATO?
Si existen novedades
Continuar con la actividad 8
No existen novedades
Continuar con la actividad 21
Administrador del Contrato
21
REALIZAR EL ACTA DE
ENTREGA RECEPCIÓN DE
LO ESTIPULADO EN EL
CONTRATO Y EMITIR A
Se realiza el acta de entrega recepción
del contrato según el objeto de la
contratación se emite al director de obras
públicas cuando son obras actividad 23,
19
Administrador del Contrato
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
CÓDIGO:
P-MA-BSI-ACP-03
PROCEDIMIENTO DE LA
1
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS
PAGINA:
Página 8 de 10
QUIEN CORRESPONDA
SEGÚN EL OBJETO DE LA
CONTRATACIÓN
22
23
24
25
26
27
REALIZAR LA
PUBLICACIÓN DEL ACTA
DE ENTREGA RECEPCIÓN
DEL CONTRATO EN EL
PORTA WEB DE COMPRAS
PÚBLICAS.
SOLICITAR EL PEDIDO DE
PAGO AL DIRECTOR(A)
FINANCIERO PARA LA
LIQUIDACIÓN DEL
CONTRATO.
SOLICITAR EL PEDIDO DE
PAGO AL DIRECTOR(A)
FINANCIERO PARA LA
LIQUIDACIÓN DEL
CONTRATO.
MA-GF-P-02
EJECUCIÓN DEL
PRESUPUESTO
(FINALIZACIÓN DEL
PAGO DE ACUERDO AL
CONTRATO)
EMITIR A SR. ALCALDE
EL TRAMITE DE
FINALIZACIÓN DEL
CONTRATO
FORMALIZAR EL ACTA
DE ENTREGA RECEPCIÓN
DE LOS SERVICIOS,
BIENES, CONSULTORÍAS
Y OBRAS ADQUIRIDAS Y
EMITIR TRAMITES A
QUIEN CORRESPONDA
PARA SU ARCHIVO.
FIN
al director financiero cuando son
servicios, bienes actividad 24 y una
copia de todo al responsable de la unidad
de contratación pública y adquisiciones
para realizar la publicación en el portal
web de contratación pública.
Con la publicación en el portal web del
acta de entrega recepción del contrato se
finaliza el procedimiento.
Responsable de
Contratación Pública y
Adquisiciones.
Fin del procedimiento
Continuar con la actividad 25
Receptar el informe y acta entrega y
mediante los parámetros del contrato
solicitar a Director(a) Financiero el pago
en su totalidad a proveedor y/o
Contratista.
Continuar actividad 26
Director de obras Públicas
Director Administrativo
Procedimiento donde se realiza el pago
de contratos etc.
Emitir a sr. Alcalde el trámite de
finalización del contrato
Formalizar el acta entrega de los
servicios, bienes, consultorías y obras
adquiridas y emitir tramites a secretaría
general.
Director
Administrativo/Director de
Obras Públicas
Alcalde
Fin
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
CÓDIGO:
P-MA-BSI-ACP-03
PROCEDIMIENTO DE LA
1
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS
PAGINA:
Página 9 de 10
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N°
Título del Documento
1
Resolución administrativa Nº 44. Estructura y gestión organizacional por
Procesos de la ilustre municipalidad de San Miguel de Ibarra
2
Reglamento interno de la institución
3
Resolución Administrativa Nº 153. Creación de la unidad de contratación pública del
Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra.
DOCUMENTOS EXTERNOS
N°
Título del Documento
1 Ley orgánica del servicio público (LOSEP )
2 Reglamento general a la ley orgánica del servicio público (RGLOSEP)
Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización
3
COOTAD
4 Ley Orgánica del Sistema Nacional Contratación Pública LOSNCP
Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación
5
Pública.
8. FORMATOS Y REGISTROS
Código
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Título del Documento
D1: Contrato de adquisición de bienes y/o servicios.
D2: Acta Compromiso del anticipo de pago realizado.
D3: Expediente de la contratación
D4: Expediente de contratación adjunto ingreso a bodega e informe técnico.
D5: Informe Técnico de satisfacción del servicio y/o Consultoría
D6: Informe Técnico de Recepción de obra ( Finalización)
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
CÓDIGO:
P-MA-BSI-ACP-03
PROCEDIMIENTO DE LA
1
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS
PAGINA:
Página 10 de 10
9. ANEXOS
N/A
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
VERSIÓN
REALIZADO POR
DESCRIPCIÓN
Elaboró: Nataly Culqui, Nataly Molina
Fecha:03/12/2012
Revisó: Lic. Lorena Hernández
Fecha: 03/12/2012
Firma
Firma