Alcance del Seguimiento (I) — ©201 6 Ast urias: Red de Universidades Virt uales Iberoamericana s 1 Alcance del Seguimiento (I) Índice 1 Especificaciones y Términos de Referencia ............................................................................................. 3 2 Antecedentes .................................................................................................................................................................. 3 3 2.1 Objetivos ............................................................................................................................................................... 3 2.2 Alcance de los Trabajos ............................................................................................................................ 3 2.3 Entregas Esperadas ...................................................................................................................................... 4 2.4 Informes ................................................................................................................................................................. 4 2.5 Datos e Informes que Solicitará el Cliente ................................................................................... 4 2.6 Plazo de Ejecución ........................................................................................................................................ 4 Especificaciones ............................................................................................................................................................ 5 3.1 02 Clases de Especificaciones ..................................................................................................................... 5 ASTURIAS: RED DE UNIVERSIDADES VIRTUALES IBEROAMERICANAS 2016® Not a Técni ca preparada por Ast uri as: Red de Universi dades Vi rt ual es Iberoameri canas. S u di f usión, reproducci ón o uso t ot al o parci al para cual qui er ot ro propósi t o queda prohi bi da. Todos l os derechos reservados. Alcance del Seguimiento (I) Objetivos “El seguimiento de proyectos se hace necesario para llevar a cabo un control, y como tal, el alcance del mismo está fijado en llevar a cabo acciones para el desarrollo apropiado de un proyecto, sea de la índole que sea.” 1 “Los términos de referencia y las especificaciones, son estipulados y manejados de acuerdo con la clase de proyecto a elaborar y la entidad u organismo que realice un contrato, pero siempre operan unas condiciones que se pueden considerar “estándar” para ellos.” Especificaciones y Términos de Referencia El seguimiento del proyectos consiste en llevar a cabo actividades de control, seguimiento y vigilancia de un proyecto. Debe realizarse, partiendo del principio de la Buena Fe, en el cual, cada uno de los involucrados en el proceso, responden por sus diferentes acciones ante quien compete. Los términos de referencia y las especificaciones, son estipulados y manejados de acuerdo con la clase de proyecto a elaborar y la entidad u organismo que realice un contrato, pero siempre operan unas condiciones que se pueden considerar “estándar” para ellos. Orientados hacia el buen desarrollo del proyecto se pueden considerar los siguientes aspectos como determinantes: 2 Antecedentes De acuerdo con el tipo de proyecto, se pasa a determinar unos antecedentes o preliminares. Se elabora un reconocimiento de las condiciones que han determinado el surgimiento del proyecto, que es lo que se pretende hacer, cuales son los objetivos a conquistar y cuál es el problema a resolver, para que de esta forma se pueda establecer con claridad la orientación que debe tener el seguimiento, enfocado hacia su elaboración y posterior desarrollo o ejecución de forma apropiada. 2.1 Objetivos Es mediante la estructuración de objetivos claros, que se logra definir de manera precisa y acertada cuáles serán las condiciones y qué será lo que finalmente se pretende alcanzar por medio del seguimiento. Estos objetivos se delinean o dividen en objetivos generales y objetivos específicos. 2.2 Alcance de los Trabajos En este punto resulta importante resaltar la trascendencia que tendrán los trabajos necesarios para llevar a cabo el proyecto, ya que es lo que permitirá enfocar de manera precisa, el curso general que tomará el proyecto durante su ejecución . “Si el contratante o cliente llegase a exigir una condición diferente a las pactadas según contrato, el contratista podría valerse de este punto de alcance del proyecto Corresponde al alcance de los trabajos las acciones que están determinadas de acuerdo con el carácter del proyecto y que se definen claramente como mecanismos de acción. Citando un ejemplo, el alcance de un proyecto, de elaboración de muñecos de papel para una empresa gráfica, éste estaría determinado en el contrato, es decir, para no acatar las recomendaciones hechas por la otra parte.” 03 ASTURIAS: RED DE UNIVERSIDADES VIRTUALES IBEROAMERICANAS 2016® Not a Técni ca preparada por Ast uri as: Red de Universi dades Vi rt ual es Iberoameri canas. S u di f usión, reproducci ón o uso t ot al o parci al para cual qui er ot ro propósi t o queda prohi bi da. Todos l os derechos reservados. Alcance del Seguimiento (I) las características, materiales y especificaciones quedarían estipuladas dentro del contrato y serían éstas los requisitos a cumplir como contratista. Si el contratante o cliente llegase a exigir una condición diferente a las pactadas, el contratista podría valerse de este punto de alcance del proyecto para no acatar las recomendaciones hechas por la otra parte, razón por la cuál es definitivo revisar con detenimiento este detalle para no caer en consideraciones que no competan al caso. 2.3 Entregas Esperadas Así mismo apare ce como factor fundamental dejar en claro de acuerdo a las especificaciones y características del bien, servicio o producto, los resultados ideales a los que se pretende llegar, por ejemplo para la elaboración de camisas azules de los uniformes de dotación de una empresa debería citarse el tipo de botones, la clase de seda, las características del cuello, si llevan bolsillos, etc., para de esta forma realizar un seguimiento más detallado sobre los procesos de ejecución y lograr así un control de calidad en el bien, producto o servicio que se obtenga. 2.4 Informes Durante la planificación del proyecto, se debe determinar la clase y el número de informes de seguimiento que se van a realizar durante la ejecución del trabajo. Éstos, serán parte de las evidencias que se reúnan, en caso tal que exista algún tipo de conflicto o término de revisión sobre el contrato objeto del proyecto. Estos informes, serán efectuados por la organización ejecutante que lleva a cabo los trabajos contratados para dar a conocer al contratante o cliente, el estado de avance del proyecto. Su periodicidad va de acuerdo con las necesidades implícitas del contratante o cliente, y son elementos que deben soportarse por registros, bien sea magnéticos, (copias en CD o DVD) de los archivo, fotográficos (impresos y digitales durante la elaboración del producto), formatos escritos (actas, notificaciones, sugerencias, etc.). 2.5 Datos e Informes que Solicitará el Cliente Forman parte de los medios de control que tendrá que llevar a cabo la organización ejecutante del proyecto, con el fin de hacer un seguimiento apropiado para el contratista o cliente, y que evidenciarán por parte de la organización ejecutante, los aspectos más relevantes del avance del proyecto. 2.6 Plazo de Ejecución Dentro de las condiciones propias del contrato, es importante especificar con claridad el tiempo que durará el contrato o proyecto, ya que es a partir de aquí donde pueden empezar a cumplirse términos que seguramente sean exigidos por las aseguradoras de pólizas (cumplimiento, garantía), que deben existir regularmente para dar un trámite legal y garantizar de esta forma la buena ejecución dentro de un contrato. 04 ASTURIAS: RED DE UNIVERSIDADES VIRTUALES IBEROAMERICANAS 2016® Not a Técni ca preparada por Ast uri as: Red de Universi dades Vi rt ual es Iberoameri canas. S u di f usión, reproducci ón o uso t ot al o parci al para cual qui er ot ro propósi t o queda prohi bi da. Todos l os derechos reservados. Alcance del Seguimiento (I) Puede darse el caso de que exista un ente externo al proyecto, que sea quien legalice la entrega de las obras, bienes o servicios contratados, por parte del contratista o cliente, con los documentos que se hayan establecido en el contrato (pólizas, inform es, planos.) En la siguiente figura vemos un esquema general de los elementos que constituyen los términos de referencia dentro de un contrato, de acuerdo con lo que se ha estudiado. Fig. 2.1. Esquema de los términos de referencia de un contrato 3 Las especificaciones de un proyecto, quedan directamente determinadas por las características de éste, y así mismo, están siempre estipuladas dentro de las condiciones contractuales.” Especificaciones Las especificaciones de un proyecto, quedan directamente determinadas por las características de éste, y así mismo, están siempre estipuladas dentro de las condiciones contractuales. Forma parte de las funciones a llevar a cabo durante el seguimiento, velar por el cumplimiento de éstas, ya que al quedar establecidas contractualmente, suponen un componente especial dentro de la ejecución del contrato, y no son negociables por otras que no garanticen la calidad del producto, resultado o servicio objeto del proyecto. En caso de solicitarse por parte del contratista o cliente, la sustitución de algún elemento que haga parte de estas condiciones, debe ser éste, quien asuma todos los estudios y costes que suponga dicha sustitución. 3.1 “Las especificaciones se pueden clasificar de acuerdo con el tipo de proyecto que se desarrolle. Éstas mantienen su orientación de satisfacer los estándares de calidad que sean necesarios y requeridos por la entidad o cliente”. 05 Clases de Especificaciones Las especificaciones se pueden clasificar de acuerdo con el tipo de proyecto que se desarrolle. Éstas mantienen su orientación de satisfacer los estándares de calidad que sean necesarios y requeridos por la entidad o cliente. Pueden ser: Especificaciones técnicas: Constituyen un punto importante para un proyecto, ya que son éstas las que determinan el tipo de operación o procedimiento que se ASTURIAS: RED DE UNIVERSIDADES VIRTUALES IBEROAMERICANAS 2016® Not a Técni ca preparada por Ast uri as: Red de Universi dades Vi rt ual es Iberoameri canas. S u di f usión, reproducci ón o uso t ot al o parci al para cual qui er ot ro propósi t o queda prohi bi da. Todos l os derechos reservados. Alcance del Seguimiento (I) debe llevar a cabo para la obtención de un producto. Se puede citar como ejemplo en la ejecución de un contrato de computadores, el detalle d el equipo, capacidad, marca, clase de memoria, etc. Especificaciones normativas: Esta clase de especificaciones, son usadas la mayoría de las veces en los contratos de obras, aunque pueden considerarse también dentro de los contratos de bienes o resultados particularmente normalizados por algún tipo de reglamento, que son los que señalan o proporcionan unos parámetros específicos que deben cumplirse y están determinados por unos lineamientos a tener en cuenta durante la elaboración o ejecución de un proyecto. Especificaciones de diseño: Así como las especificaciones técnicas, las especificaciones de diseño, son todas aquellas pautas que determinan y definen las características especiales de un producto, resultado o servicio. Citando un ejemplo, se tiene un contrato de elaboración de sillas para escritorio, se debe determinar entonces, la clase de silla, el color, si es o no reclinable, autoajustable, con ruedas o sin ellas, soporte ergonómico, etc. Especificaciones de materiales, Determinan la clase de materiales que deben utilizarse para llevar a cabo un proyecto. Tomando el ejemplo anterior, el tipo de acabado si es tela, metal o plástico, y la clase y tipo de recurso a emplearse, si es tela, definir si es acolchada o no, tipo de espuma del acolchado, entre otras. Las especificaciones también deben proporcionar toda la información necesaria para que el contratista determine el tamaño y las implicaciones del proyecto de manera que, si es necesario desarrollar una oferta, ésta sea lo más ajustada y apropiada e n términos de costos, plazos, recursos humanos y garantía de calidad. Fig. 2.2. Importancia de los términos de referencia y las especificaciones en un contrato 06 ASTURIAS: RED DE UNIVERSIDADES VIRTUALES IBEROAMERICANAS 2016® Not a Técni ca preparada por Ast uri as: Red de Universi dades Vi rt ual es Iberoameri canas. S u di f usión, reproducci ón o uso t ot al o parci al para cual qui er ot ro propósi t o queda prohi bi da. Todos l os derechos reservados.
