DIMENSIONES Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Curso: Diseño Organizacional Las dimensiones contextuales como el tamaño, la tecnología, el entorno, la cultura, las metas y la estrategia influyen en el diseño de la estructura de la organización; por lo que hay que tenerlas en cuenta al momento de definir las dimensiones estructurales si queremos contar con el diseño organizacional más adecuado. Es más, deberá buscarse un ajuste correcto entre las dimensiones estructurales y contextuales (llamados también contingencias de la estrategia) a fin lograr un buen diseño que nos ayude al logro de resultados de eficiencia y eficacia en la empresa. Si no logramos un adecuado ajuste entre las dimensiones, el diseño de la estructura no contribuirá al logro de las metas organizacionales y en ello radica su importancia. De allí que vamos a analizar el impacto de las dimensiones en la estructura organizacional. Estrategia Tamaño y ciclo de vida profesionalismo de los puestos de trabajo; esto es, la tecnología influye en el nivel y tipo de formación profesional, habilidades, aptitudes y características de personalidad que se exigirán en los perfiles de los diferentes puestos de trabajo de la organización; por ejemplo, en las empresas mineras, las cuales operan con un alto nivel de tecnología vemos que exigen un nivel de profesionalismo alto en los diferentes niveles jerárquicos de la organización. Según Joan Woodward, este en los años sesenta realizó un estudio referente al impacto de la tecnología en la estructura de la organización, y llegó a la conclusión de que cuanto más compleja es la tecnología de las tareas utilizada en la organización (desde la producción unitaria, pasando por la producción en masa y luego la producción en procesos) se requiere mayor cantidad de niveles administrativos (Jerarquía) y más supervisión y coordinación, debido a que se incrementa la cantidad de personal burocrático y administrativo. Entorno Estructura y diseño organizacional Cultura Tecnología Influencia de la Tecnología: El proceso de trabajo en una organización proporciona la base sobre la que se establece su estructura, y desempeña un papel determinante la tecnología empleada. Vemos por ejemplo, que las industrias de producción en serie requieren de una estructura altamente formalizada y; por el contrario, si se trata de una organización con una tecnología de producción de unidades, como por ejemplo el caso de un sastre, no será necesario contar con un alto nivel de formalización. Influencia del tamaño de la organización Cuando se quiere dimensionar el tamaño de la organización se apela a distintas medidas de tamaño, y se ha comprobado que este influye en la estructura de la organización. Vemos pues que a mayor tamaño de la organización se requieren mayor cantidad de niveles administrativos (Jerarquía). Asimismo, la tecnología ejerce influencia en la cantidad de mano de obra directa frente a la directa, así como en el respectivo nivel de Módulo 2 1 Igualmente, hay correlaciones entre el tamaño y las variables estructurales. Si la relacionamos con la Formalización vemos que a mayor tamaño de la Organización se requerirá un más alto nivel de formalización, así como un mayor número de niveles jerárquicos (Jerarquía); por el contrario, un pequeño negocio familiar puede casi no tener reglas escritas y considerarse informal. Los gerentes al momento de gestionar las organizaciones deben prestar atención a todos estos factores ambientales a fin de poder competir con eficacia para sobrevivir en un entorno cambiante y tomar decisiones en las cuales se puede tener manejo. De acuerdo a cómo se presenta el entorno en la organización se toman decisiones como por ejemplo, a que negocio dedicarse, en que mercados incursionar, con que proveedores trabajar, el perfil de trabajadores que la organización requiere, entre otros. Por otro lado, las organizaciones más grandes exigen un mayor nivel de especialización; es decir, mayor división de las tareas y; por lo general, un nivel de profesionalismo más exigente, en los perfiles de todos los puestos, tal es el caso de las minas. Si analizamos la relación entre Tamaño de la organización y la dimensión estructural Centralización podemos analizar que cuanto más grande es la organización requerirá ser diseñada descentralizada a fin de ser operativamente más ágil. Influencia del entorno de la organización En el entorno de la organización se encuentran los proveedores, los competidores, los clientes, el gobierno, la comunidad y las restricciones ambientales. Entre estas últimas, se presentan los aspectos demográficos, el mercado de la oferta y la demanda, la coyuntura política y económica, la legislación vigente; todas estas tienen impacto en cualquier organización. Podemos ver pues que el diseño de las dimensiones estructurales varía si se trata de un entorno cambiante o un entorno donde haya poca competencia. Un entorno cambiante obligará a la organización a tener un nivel de formalización que le permita operar adecuadamente, donde cada trabajador tenga claro cuáles son sus funciones y responsabilidades y cuáles son los procedimientos de trabajo a fin de poder lograr las metas. Un bajo o nulo nivel de formalización en un entorno muy competitivo pondría en desventaja a una organización en tanto sus trabajadores no tienen especificadas las labores que les corresponde realizar dentro de su puesto de trabajo (dado que el mismo no está definido) ni tienen claramente establecido cómo ejecutar las operaciones puesto que no hay estandarización de procedimientos de trabajo. Por otra parte, el entorno también influye en la especialización o división de las tareas. Cuanto más competencia hay en el entorno se requerirá un mayor nivel de especialización, teniendo en cuenta que cuanto mayor nivel de especialización Módulo 2 2 hay en la organización, se incrementan los niveles de productividad. Al analizar el impacto del entorno en la Jerarquía y en la centralización vemos que en un entorno competitivo es recomendable operar con pocos niveles jerárquicos; es decir con estructuras planas que son más ágiles y optar por organizaciones descentralizadas donde la toma de decisiones es más rápida, optando por un diseño con niveles jerárquicos con capacidad para tomar decisiones cada uno dentro de su ámbito de acción. diseñar los puestos de trabajo con un nivel de profesionalismo alto a fin de contar con trabajadores expertos que ayuden al logro de las metas en menos tiempo, con mínima incidencia de errores y por consiguiente con mayores niveles. Finalmente vemos que también influye el entorno en la departamentalización; es decir, en la elección del tipo de estructura organizacional más conveniente. Cuanto más dinámico es el entorno se requerirá contar con un tipo de estructura que le permita a la organización un adecuado desarrollo de sus actividades con una rápida toma de decisiones y capacidad de adaptarse a los cambios. Influencia de la cultura Si estamos en un ambiente altamente competitivo será recomendable diseñar los diferentes puestos de trabajo, incluso los de nivel operativo, con capacidad para tomar decisiones en la ejecución de sus labores. Algunas organizaciones que operan en un entorno altamente competitivo estilan dar a su personal operativo capacidad para decidir dentro de ciertos límites o rangos, tal es el caso por ejemplo de los Funcionarios de Negocios de algunos bancos a los cuales se les empodera brindándoles la capacidad de decidir dentro de un rango de tasas para que los mismos puedan decidir la tasa de interés que puedan otorgar de acuerdo al nivel de exigencia del cliente al que quiere captar o mantener en la organización; sin necesidad de recurrir a la autorización de un nivel jerárquico superior. Podemos ver entonces que con este diseño se genera menos tiempo de operación y un rápido cierre de ventas, con lo que se logra ventajas competitivas con respecto a otros competidores, lo que también se vería potenciado si se tiene en cuenta el nivel de profesionalismo que exige la organización. Si el entorno es altamente competitivo será adecuado La cultura es una dimensión que no puede mantenerse al margen del diseño. Representa el conjunto de valores, creencias, entendimientos y normas clave compartidos por los trabajadores de la organización. Está relacionado con el comportamiento ético, el grado de compromiso de los empleados, la proactividad que ponen en el desarrollo de sus actividades, la calidad del servicio al cliente externo e interno, forma de comunicación que prevalece en la organización entre otros. Módulo 2 3 En una cultura organizacional que valora el trabajo en equipo, la colaboración, la creatividad y la comunicación abierta, no funcionaría bien con una estructura estricta y vertical ni con reglamentos estrictos. Si contamos con una cultura organizacional que es abierta a los cambios positivos y a la innovación, esto facilitará la implementación de cambios en la estructura que permitan la adecuada implementación de las estrategias en tanto el personal entiende que el rediseño que puede realizarse en la organización conllevará a beneficios no sólo para la organización sino también para el trabajador. Por el contrario, si en la organización hay una cultura organizacional adversa a los cambios, se requerirá que los mismos sean implementados adecuadamente; esto es, primero será necesario comunicar a los trabajadores los beneficios de dichos cambios, lo que se constituirá en requisito fundamental para lograr el éxito. Influencia de las metas y la estrategia Las metas definen el propósito o el resultado deseado de la organización y para lograrlas se requiere diseñar una serie de estrategias. Para ello se deberá contar con el soporte de una adecuada estructura organizacional que contribuya a la implementación de dichas estrategias que hagan viable el logro de los objetivos organizaciones. Si las metas que se propone la organización son optimistas entonces se requiere contar con un diseño que incluya un adecuado nivel de formalización, cantidad de niveles jerárquicos y descentralización que generen una organización ágil con rápida toma de decisiones, un nivel de profesionalismo que permita contar con los trabajadores con el mejor perfil profesional y finalmente un tipo de estructura acorde con su naturaleza, características y entorno de la organización. Módulo 2 4 EJEMPLO DE IDENTIFICACIÓN DE LAS DIMENSIONES ESTRUCTURALES DE UNA ORGANIZACIÓN • Este ejemplo te servirá como guía para tu tarea. Dimensiones estructurales de una organización Nombre de la empresa Banco ABC Rubro Entidad Financiera Ubicación: Dirección Av. Los Robles 1250 – Trujillo Datos generales Formalización Especialización Jerarquía Dimensiones estructurales de una organización Centralización La empresa cuenta con un alto nivel de formalización dado que tiene implementados los siguientes documentos: Reglamento interno de Trabajo (RIT), Manuel de Organización y Funciones (MOF), Manual de Procedimientos de otorgamiento de créditos, Código de ética, Reglamento de Créditos, Reglamento de Recuperaciones, Manual de Puestos, Políticas de Créditos, Políticas de Seguridad, entre otros. Las tareas en las organizaciones están claramente diferenciadas. Cada trabajador tiene sus propias funciones y responsabilidades que están plasmadas en el Manual de Organización y Funciones (MOF) y en el diseño de cada puesto de trabajo. El máximo nivel jerárquico de la organización lo ocupa el Presidente del Directorio y se cuenta con varios niveles jerárquicos desde la Gerencia General, Gerencias de Área, Subgerencias de Área, Jefaturas, Supervisiones y Coordinaciones. El tramo de control es corto; pues cada Jefe tiene en promedio 15 personas a su cargo. La Organización es descentralizada pues los diferentes niveles jerárquicos pueden tomar sus decisiones en su ámbito de acción. Inclusive los Analistas de créditos que conforman el nivel operativo pueden tomar decisiones respecto a la tasa que pueden otorgar a un cliente dentro de un rango de tasas en los que los mismos pueden decidir de manera autónoma. El nivel de profesionalismo es alto en los diferentes niveles. En el nivel gerencial hay mayor exigencia en el perfil pues se exige contar con Maestría en Administración de negocios, estudios de especialización en formación bancaria así como experiencia de por lo menos cinco años gerenciando otras entidades financieras. Módulo 2 5 Profesionalismo Departamentalización En el nivel de Gerentes de mando medio, éstos deben ser profesionales titulados en ciencias económicas, con experiencia en su respectiva área y en el rubro financiero. En el nivel operativo los Jefes deben tener título universitario, tener experiencia de por lo menos tres años en la gestión de Agencias y capacidad para manejar equipos. El personal operativo debe tener por lo menos el grado de bachiller y tener capacidad para trabajar bajo presión. El agrupamiento de las tareas se realiza de acuerdo a Divisiones; entre ellas tenemos la División Créditos Pyme, División Créditos de Consumo, División Créditos Vehiculares y División Créditos hipotecarios. RECOMENDACIÓN A continuación, te presentamos un enlace de internet donde puedes aprender más sobre las dimensiones estructurales y contextuales, y su impacto en la estructura de la organización. • http://online-psicologia.blogspot.pe/2007/11/la-estructura-organizacional-concepto-y.html Estos son otros enlaces de interés donde podrás conocer más sobre estructuras organizacionales: • • • Áreas funcionales de una organización https://youtu.be/f-MsTVIzIiQ Las organizaciones virtuales https://youtu.be/8PHSlXM6HTE La estructura organizacional https://www.youtube.com/watch?v=EaGr7Fe3KJ0 FUENTES BIBLIOGRÁFICAS • Daft, R. (2005). Teoría y diseño organizacional. México: Thomson. • Robins, S. y DeCenzo, D. (2002). Fundamentos de Administración: conceptos esenciales y aplicaciones. México: Pearson Educación. Módulo 2 6
