requisitos exigibles a la documentación justificativa remitida a los

NORMAS BÁSICAS DE
DESARROLLO Y
EJECUCIÓN DE LOS
PRESUPUESTOS
Requisitos exigibles a la documentación
contable justificativa de la ejecución
presupuestaria de los gastos, para su
aplicación en la UCLM
Control Interno
Enero 2014
ÍNDICE
Contenido
ÍNDICE ........................................................................................................................................................2
1. CLASIFICACIÓN ECONÓMICA DE GASTOS E INGRESOS ........................................................3
2. REQUISITOS EXIGIBLES A LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE JUSTIFICATIVA DE LA
EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DEL GASTO ....................................................................................3
2.1 ANTICIPOS DE CAJA FIJA (Nivel 1 SIGED) ...............................................................................3
2.2 PAGOS A JUSTIFICAR ....................................................................................................................4
2.3 GASTOS ORDINARIOS (Nivel 2 SIGED) .....................................................................................4
2.3.1 Documentos contables a utilizar en la Universidad de Castilla-La Mancha .....................4
2.3.2 Indemnizaciones por razón del servicio ...............................................................................12
2.3.3 Trabajos realizados por otras empresas o profesionales ....................................................15
2.3.4 Consideraciones sobre diversos aspectos de la gestión económico-financiera ...............16
2.4 TIPOS DE GASTOS ........................................................................................................................17
2.4.1
Contratos menores..............................................................................................................17
2.4.2
Contratos mayores..............................................................................................................18
2.4.3
Centrales de Contratación .................................................................................................20
2.4.4
Adquisición centralizada de equipos y sistemas para el tratamiento de información
21
2.4.5
Bienes o servicios cuya uniformidad haya sido declarada necesaria para su
utilización común por la Universidad ...........................................................................................22
2.4.6
Necesidad de 3 ofertas para suministros y servicios técnicos ......................................22
2.5 CASOS PARTICULARES DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA ................................23
2.5.1
Comunidades de Bienes y Sociedades Civiles................................................................23
2.5.2
Pagos a personal .................................................................................................................24
Anexo I .......................................................................................................................................................25
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1. CLASIFICACIÓN ECONÓMICA DE GASTOS E INGRESOS
De acuerdo con lo establecido en el artículo 19.2 de las Bases de ejecución del
Presupuesto en cada ejercicio, la clasificación económica de gastos e ingresos aplicable en la
UCLM es la Resolución de 25 de marzo de 2003, de la Dirección General de Economía y
Presupuestos, por la que se definen los códigos de la clasificación económica, funcional y por
programas establecida mediante Orden de 28 de mayo de 2002, de la Consejería de Economía y
Hacienda (D.O.C.M. de 2 de abril de 2003), con las adaptaciones necesarias, con objeto de
recoger los hechos económicos de carácter particular en la Universidad. Dichas adaptaciones
serán autorizadas por el Vicerrector de Economía y Planificación, a propuesta del Gerente.
Con fecha 28 de febrero de 2013, se aprueba la modificación de la resolución de 17 de
febrero de 2009, del Vicerrector de Coordinación, Economía y Comunicación, sobre
implantación de una contabilidad de actividades.
2. REQUISITOS EXIGIBLES A LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE JUSTIFICATIVA DE
LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DEL GASTO
Con el fin de evitar en lo posible, las deficiencias encontradas en la documentación
contable remitida a esta Unidad para proceder a su revisión, según la Planificación anual de
Auditorías, a continuación se establecen los requisitos que deben reunir las justificaciones y los
expedientes que recogen la actividad económica de las Unidades de Gasto, especificadas en las
Normas y Procedimientos de Gestión Económica-Financiera de la UCLM, aprobada en Junta de
Gobierno el 17 de junio de 1997, ante la inexistencia de un Reglamento Financiero y
Presupuestario.
2.1 ANTICIPOS DE CAJA FIJA (Nivel 1 SIGED)
Según se establece en los artículos 14 y ss., de las citadas Normas, únicamente los
gastos tramitados mediante el sistema informático SIGED nivel 1, podrán acogerse al
sistema de anticipos de caja fija, estableciendo para ello, dos condiciones básicas:
a) Gastos corrientes individuales, menores de 150,25 euros, excepto en las
indemnizaciones por razón del servicio y pagos al exterior efectuados por la
Biblioteca, que no es de aplicación dicho límite.
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b) El límite máximo anticipado corresponderá al 7% de los créditos asignados a gastos
corrientes.
Asimismo, respecto de las retenciones efectuadas a los gastos objeto de las mismas,
se ha de remitir trimestralmente, a la Unidad de Tesorería, listado de interesados e
importes, para su constancia y efectos.
2.2 PAGOS A JUSTIFICAR
Se está a lo dispuesto en el artículo 18 de las citadas Normas.
2.3 GASTOS ORDINARIOS (Nivel 2 SIGED)
Su regulación viene establecida en los artículos 12 y 13 de las citadas Normas.
2.3.1 Documentos contables a utilizar en la Universidad de Castilla-La Mancha
La documentación debe reunir obligatoriamente las siguientes características:

Ordenada por nº de expediente.

Cada expediente tendrá todos los documentos grapados.

Se incluirá relación de los expedientes gestionados.

El texto libre de objeto en SIGED debe incluir los datos necesarios para disponer de
la información suficiente y adecuada para conocer los datos básicos del gasto
efectuado.

En cada expediente, debe incluirse obligatoriamente los siguientes documentos,
preferentemente en el orden citado:
2.3.1.1 Documento contable
Al expediente contable debe acompañarse el documento contable de la
fase o fases que corresponda, según sea autorización (A), disposición (D) u
ordenación del gasto (O) o una combinación de las mismas (AD o ADO), con los
datos y firmas exigibles.
2.3.1.2 Propuesta de adquisición razonada
La propuesta de adquisición razonada u hoja de pedido es el documento
justificativo de la necesidad del gasto, que deberá ir firmado por órgano
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competente1, previa comprobación de existencia de crédito. La fecha de la
Propuesta es obvio que siempre debe ser anterior o, en los casos que procedan,
misma fecha que la factura2. En principio, este documento debe incluirse en todos
los expedientes, excepto:
a) Gastos de Personal (Capítulo I): la propuesta es el nombramiento de
funcionario o contrato de trabajo para personal laboral. El lugar de archivo
es la Unidad de Gestión de Recursos Humanos.
b) Gastos domiciliados: la propuesta es el contrato de arrendamiento
(excepto financiero), suministro, mantenimiento o conservación (artículos
20 y 21). El lugar de archivo es la Oficina de Gestión de Infraestructuras,
excepto que una copia del contrato se adjunte en el expediente contable
como soporte del gasto, cuando se tramita por oficinas contables distintas
de la OGI.
c) Gastos diversos (concepto 226). No procede, por aplicación de lo dispuesto en
el apdo. 2.3.1.4.c) del presente documento.
d) Indemnizaciones por razón del servicio (artículo 23). Se sustituye por la
convocatoria u Orden de comisión de servicio (Anexo II del Reglamento sobre
Indemnizaciones por razón del servicio en la UCLM).
e) Subvenciones, becas o ayudas concedidas (Capítulo IV). En este caso,
debe existir la correspondiente Convocatoria o Bases reguladoras en el
documento A3. Es conveniente aportar una copia de la convocatoria de
dichas ayudas.
2.3.1.3 Factura o documento sustitutivo
La factura o documento sustitutivo es el soporte documental por el que se
acuerda o concreta la realización de las obras, servicios o suministros autorizados
previamente. La factura deberá contener los datos y requisitos establecidos en el
R.D. 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el
Salvo excepciones, debe firmar el responsable del Centro de Gasto.
Aquellos casos que, por la naturaleza de los bienes a adquirir, sea compatible realizar el pedido, recibir el bien y la
factura y recepcionar de conformidad dicho bien, en el mismo día.
3 Para cualquier duda, consultar el manual de disposiciones vigentes en materia de subvenciones, elaborado por esta
Unidad.
1
2
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que se regulan las obligaciones de facturación (BOE del 01-12-2012), que por la
importancia de su tramitación, vamos a resumir los puntos principales:
Artº 1. Obligación de expedir, entregar y conservar justificantes de las
operaciones
Los empresarios y profesionales están obligados a expedir y entregar, en su caso, factura u
otros justificantes por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad
empresarial o profesional, así como a conservar copia o matriz de aquéllos.
Asimismo, otras personas y entidades que no tengan la condición de empresarios o
profesionales están obligadas a expedir y conservar factura u otros justificantes de las
operaciones que realicen.
Artº 4. Facturas simplificadas
a) Cuando su importe no exceda de 400 euros, IVA incluido, o
b) cuando deba expedirse una factura rectificativa.
c) En las operaciones que a continuación se describen, cuando su importe no exceda de
3.000 euros, las facturas podrán ser sustituidas por tiques expedidos por máquinas
registradoras:
……
 Transportes de personas y sus equipajes.
 Servicios de hostelería y restauración, así como el suministro de bebidas o comidas
para consumir en el acto.
……
 Utilización de instalaciones deportivas.
 Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
 Servicios de aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
 Servicios de tintorería y lavandería.
 Utilización de autopistas de peaje.
 Las que autorice la A.E.A.T.
Artº 6. Contenido de la factura
1. Toda factura y sus copias, contendrán los datos o requisitos siguientes:
a) Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será
correlativa.
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b) La fecha de su expedición.
c) Nombre y apellidos, razón o denominación socia completa, tanto del obligado a expedir
factura como del destinatario de las operaciones.
d) N.I.F. atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro
Estado miembro de la Comunidad, con el que ha realizado la operación el obligado a
expedir la factura.
e) Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las
operaciones.
f) Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la
determinación de la base imponible del impuesto y su importe, incluyendo el precio
unitario sin impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que
no esté incluido en dicho precio unitario.
g) El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.
h) La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.
i) La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o la que, en su
caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la
de expedición de la factura.
j) En el supuesto de que la operación que se documenta en una factura esté exenta del
Impuesto, una referencia a las disposiciones correspondientes de la Directiva
2006/112/CE, de 28 de noviembre, relativa al sistema común del IVA, o a los preceptos
correspondientes de la Ley del Impuesto o indicación de que la operación está exenta.Se
aplicará asimismo cuando se documenten varias operaciones en una única factura y
las circunstancias que se han señalado se refieran únicamente a parte de ellas.
k) En las entregas de medios de transporte nuevos a que se refiere el artículo 25 de la Ley
del Impuesto, sus características, la fecha de su primera puesta en servicio y las
distancias recorridas u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.
l) En caso de que sea el adquirente o destinatario de la entrega o prestación quien expida
la factura en lugar del proveedor o prestador, de conformidad con lo establecido en el
artículo 5 de este Reglamento, la mención «facturación por el destinatario».
m) En el caso de que el sujeto pasivo del Impuesto sea el adquirente o el destinatario de la
operación, la mención «inversión del sujeto pasivo.
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n) En caso de aplicación del régimen especial de las agencias de viajes, la mención
«régimen especial de las agencias de viajes».
o) En caso de aplicación del régimen especial de los bienes usados, objetos de arte,
antigüedades y objetos de colección, la mención «régimen especial de los bienes
usados», «régimen especial de los objetos de arte» o «régimen especial de las
antigüedades y objetos de colección.
Artº 7. Contenido de las facturas simplificadas
Sin perjuicio de los datos o requisitos que puedan resultar obligatorios a otros efectos y de
la posibilidad de incluir cualesquiera otras menciones, todos los tiques y sus copias
contendrán los siguientes datos o requisitos:
a) Número y, en su caso, serie.
b) La fecha de su expedición.
c) La fecha en la que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o, en la que,
en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha
distinta a la de expedición de la factura.
d) N.I.F., así como el nombre y apellidos, razón o denominación social completa del
obligado a su expedición.
e) La identificación del tipo de bienes entregados o de servicios prestados.
f) Tipo impositivo aplicado o la expresión “IVA incluido”.
g) Contraprestación total.
h) En caso de facturas rectificativas, la referencia expresa e inequívoca de la factura
rectificada y de las especificaciones que se modifican.
Artº 8. Medios de expedición de las facturas: en papel o en formato electrónico.
Arts. 9 y 10. Factura electrónica.
Artº 11. Plazo para la expedición de las facturas.
Las facturas o documentos sustitutivos deberán ser expedidos en el momento de realizarse
la operación. No obstante, cuándo el destinatario de la operación sea empresario o
profesional que actúe como tal, las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes
siguiente a aquel en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la
citada operación”.
Arts. 13, 14 y 15: Facturas recapitulativas, duplicados y facturas rectificativas.
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En todo caso, no son válidas como facturas, ni copias de las mismas (salvo casos
excepcionales) ni albaranes, ni presupuestos ni facturas proforma.
2.3.1.4 Acreditación de la realización del gasto
La acreditación de la realización del gasto es el documento por el que se
reconoce la obligación, comprometiendo a la Universidad a una deuda frente a
un tercero. Los gastos podrán acreditarse con los siguientes documentos, según
corresponda, que deben estar siempre firmados por persona u órgano
competente de la Unidad de Gasto:
a) Certificado de conformidad del suministro recibido o del servicio prestado,
en las adquisiciones que tengan el carácter de fungible o no inventariable.
Esta certificación podrá ser sustituida por la acreditación de la conformidad
del suministro o servicio realizado en la propia factura, que deberá ir firmada
por el responsable del gasto.
b) Acta de Recepción y Acta de inventario, en aquellas adquisiciones que se
consideren inventariables. Por Resolución de 5 de marzo de 2013, de la
UCLM, se aprueba el Reglamento de patrimonio de la UCLM, según acuerdo
del Consejo de Gobierno de 26 de febrero de 2013 (DOCM del 15 de marzo).
En las adquisiciones de fondos bibliográficos (libros, CD-ROM, Diapositivas,
etc.), el certificado de inclusión en inventario bibliográfico, debe ir firmado
por el responsable de la Biblioteca de la Unidad o Campus en el que se
depositen los mismos.
c)
Memoria justificativa del gasto realizado, en aquellos gastos que sean
tramitados con cargo al concepto presupuestario 226 (gastos diversos),
donde se incluya la descripción del gasto, el motivo, fecha y firma por
persona competente (que ha de ser, bien la misma que autoriza el gasto o
quién ha realizado el mismo, con el VºBº del responsable de la orgánica,
según corresponda4). En estos casos, no es obligatoria la Propuesta de
4
Siempre que exista delegación, según lo establecido en la Resolución del Rector de 7 de mayo de 2004.
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adquisición razonada ni el certificado de conformidad del suministro o
servicio prestado5.
En ningún caso, se pueden tramitar gastos de kilometraje como consecuencia
de la utilización de medios de transporte propios, en el subconcepto 226 06,
aún cuándo fuera como consecuencia de reuniones, congresos o similares. El
concepto presupuestario de imputación en los casos de locomoción por
utilización de vehículo propio es el 231, asimilándose a la situación de
comisión de servicios y, por tanto, se deben cumplimentar los documentos
preceptivos recogidos en el apartado siguiente.
Casos particulares6:
1. Gastos relativos a comidas en establecimientos de hostelería y restauración.
El Tribunal de Cuentas recomienda en sus informes anuales lo siguiente: “Como
regla general, para todos los gastos de esta naturaleza se debe acompañar a la facturas
originales una certificación en la que se especifiquen los motivos que justifican la
realización de los gastos y las personas o grupos destinatarios de los mismos. Estas
certificaciones deben ser especialmente exigidas en los gastos relativos a comidas,
alojamientos, regalos y adquisiciones de entradas para espectáculos o acontecimientos
deportivos”.
Los gastos relativos a comidas y otras atenciones similares (invitaciones, vinos de
Navidad, servicios de restauración, etc), no se abonaran sin que se incluya en el
expediente contable la preceptiva memoria explicativa del gasto, donde se
recojan los cargos o personal dependiente del órgano responsable y los motivos
del mismo.
Los gastos motivados por comidas por reuniones de trabajo, consejos de órganos
de gobierno, o congresos y conferencias realizados fuera de una comisión de
servicio no podrán superar el importe de 18 euros por comensal, IVA incluido.
Salvo casos excepcionales y debidamente autorizados, no serán admisibles los
gastos por comidas de trabajo en la que todos los comensales estén destinados en
la misma localidad donde se produce. La autorización deberá realizarse por el
5
6
Se adjunta modelo de certificación (Anexo I).
Acuerdo de Consejo de Gobierno de fecha 21 de febrero de 2012.
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Gerente, Secretario General o Vicerrectorado competente de la orgánica de
imputación a tres dígitos, a petición razonada del comisionado. El Gerente podrá
delegar esta autorización en los Vicegerentes de campus para las comisiones de
servicio realizadas por el personal del campus respectivo.
La norma indicada en el párrafo anterior no será de aplicación cuando alguno de
los comensales sea externo a la Universidad, o cuando el gasto se impute a
orgánicas financiadas por ingresos afectados debidos a proyectos y convenios de
investigación y cualquier otra actividad financiada por una subvención cuya
normativa propia no lo permita.
La factura o documento justificativo del gasto deberá indicar obligatoriamente el
número de comensales y para su tramitación se deberá aportar memoria
explicativa del motivo de la comida firmada por el responsable de la orgánica o
con el visto bueno del mismo, con indicación expresa de cada uno de los
comensales, nombres y cargos o entidad a la que corresponden (personal
externo), campus o localidad de destino y si son personal de la UCLM. En caso
de comidas o servicios por eventos multitudinarios realizados por la celebración
de actos protocolarios, se deberá indicar el número de asistentes y aportar la
relación de invitados. A tal efecto, se ha procedido a la anulación de las tarjetas
de crédito corporativas de los cargos académicos y directivos, manteniendo
únicamente la asignada al Rector.
2. Gastos relativos a gastos de representación y protocolo (226 01):
Se identificaran los perceptores de los mismos. En caso de adquirir bienes para
un uso posterior (regalos y otras atenciones), se deberá controlar las existencias
de los mismos y certificar por el órgano responsable los destinatarios o
perceptores, cuando se entreguen.
3. Gastos relativos a conferencias, impartidas por personal externo a la
Universidad:
Para el pago de conferencias impartidas por personal ajeno a la Universidad,
deberá indicarse en la certificación justificativa de forma clara los siguientes
datos:

Identificación del conferenciante.
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
Convocatoria o anuncio de la conferencia o seminario.

Titulo y contenido de la conferencia.

Lugar, Fecha/s y hora/s de impartición.

Personal al que va dirigida (relación de personas o descripción del
Grupo).

Importe total del gasto.

Firmas del conferenciante y del responsable de la orgánica.
Por tanto, desde esta Unidad, se recomienda atenerse estrictamente a lo
detallado en los párrafos anteriores y, en caso de no poder disponer de dichas
certificaciones con inclusión de los datos mencionados o, en su caso, documentación
acreditativa, se deberá adjuntar en el expediente nota explicativa de tal circunstancia.
2.3.2 Indemnizaciones por razón del servicio
En este tipo de indemnizaciones se ha de incluir en el expediente contable, todos
los modelos que procedan, según lo dispuesto en el Reglamento sobre indemnizaciones
por razón del servicio en la UCLM, aprobado por Consejo Social el 10 de septiembre de
1999 (entrada en vigor a partir del 1 de octubre de 1999). No obstante, siempre son
preceptivos los anexos 27 (Convocatoria) y 4 (Declaración de comisión de servicio), incluyendo
los datos solicitados, y firmados por la persona que realiza la comisión de servicio,
adjuntando en el mismo todos los documentos originales justificativos de la
manutención, alojamiento y locomoción (cuándo se utilice transporte público), en su
caso. La acreditación se firmará por el responsable del Centro Gestor u orgánica.
El Artículo 10.2.b) del citado Reglamento regula la compensación para gastos de
manutención en las comisiones de servicio que superen la jornada laboral establecida
para el correspondiente puesto de trabajo y las que superando el horario de la jornada
laboral establecida para ese puesto de trabajo finalicen antes de las diez de la noche,
cuando el interesado tenga jornada de mañana, y las que finalicen después de las diez
de la noche, habiéndose iniciado la comisión dentro de su horario laboral, en caso de
tener jornada de tarde, se compensarán los gastos incurridos hasta los límites de 36
De forma excepcional, las comisiones de servicio certificadas por el responsable de gasto convalidarán la ausencia
de orden de comisión de servicio derivadas de convocatorias múltiples que se realicen en la UCLM (Resolución de 3
de febrero de 2003, del Gerente).
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euros y 28,22 euros, en función de que el comisionado pertenezca a los grupos 1 ó 2 y 3,
respectivamente, previstos en el apartado 4 del artículo 2. Dicha compensación solo
podrá efectuarse contra la presentación de facturas o ticket de caja emitidos por
establecimientos autorizados de hostelería o restauración, siendo el límite a indemnizar
por cada manutención justificada (comida y cena) el importe justificado sin que cada
una de ellas pueda superar el importe de 18 euros para comisionados de los grupos 1 y
2, o 14,11 euros para comisionados del grupo 3, independientemente considerada y sin
que pueda ser compensado el exceso de gasto justificado en la comida con el que
corresponda a la cena y viceversa. El gasto de las manutenciones del día de retorno de
la comisión no podrá tener lugar a menos de 20 kilómetros de la localidad de
residencia del comisionado8.
Los artículos 22 y 24 de dicho Reglamento regulan la justificación de las
comisiones de servicio y de gastos, respectivamente. Dado que no establece la norma los
criterios de justificación de los motivos de las comisiones de servicio, esta Unidad estima
conveniente detallar alguno de los mismos, con objeto de proceder a su cumplimiento y
difusión a quienes se considere oportuno:
a) Las facturas, billetes de transporte público y resto de gastos que se puedan generar
en una comisión de servicios, deberán ser abonados por el comisionado y venir
expedidas a nombre del mismo. En ningún caso se admitirán facturas a nombre de la
UCLM o de un tercero distinto al comisionado.
b) Los gastos relativos a asistencias a Congresos, Seminarios y similares, se debe
justificar tanto la existencia del evento (programa o similar) como la asistencia al
mismo (certificado o diploma).
c) En los casos que sean procedentes, se debe recoger en el expediente contable los
resultados obtenidos en la reunión, aportando los documentos que se estimen
oportunos por el comisionado.
d) No es admisible, en ningún caso, la percepción de gastos de manutención sin
justificar.
8
Disposición Adicional Primera de las BEP para 2012.
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e) En las instrucciones que emite esta Unidad, figura la 1/2009 (Instrucción 1/2009)
relativa a los criterios de revisión en los gastos de comisiones de servicio en la
UCLM, que utiliza esta Unidad en sus auditorias.
f) En los casos que el responsable de la orgánica o el investigador declarado
participante del proyecto de investigación, comisione a otras personas sin
vinculación directa con dicho proyecto, se deberá certificar que dichas personas
disponen de la capacitación necesaria y suficiente, la realidad de la actividad objeto
de la comisión y el resultado obtenido en la misma.
Con fecha 3 de diciembre de 2005, se publicó en el B.O.E., la Orden de 2 de
diciembre de 2005, por la que se revisa la cuantía de los gastos de locomoción y de las
dietas en el I.R.P.F., que modifica algunos apartados del artículo 8 del R.D. 1775/2004.
Con fecha 23 de diciembre de 2006, se publicó en el B.O.E. el R.D. 1576/2006, de
22 de diciembre, por el que se modifican, en materia de pagos a cuenta, el Reglamento
del I.R.P.F., entre otros.
Con fecha 1 de abril de 2007, se publicó en el B.O.E. el R.D. 439/2007, de 30 de
marzo, por el que se aprueba el Reglamento del I.R.P.F.
A partir del 1 de diciembre de 2005, los límites establecidos, exceptuados de
gravamen, quedan fijados en los siguientes:
a) Asignaciones para gastos de locomoción: gasto justificado en medios de
transporte público, ó 0,19 euros por Kilómetro recorrido.
b) Asignaciones para gastos de manutención y estancia:

Cuándo se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo
habitual y del que constituya la residencia del perceptor:

Manutención: 53,34 euros diarios (territorio español) y 91,35 euros
(territorio extranjero).


Estancia: los importes que se justifiquen.
Cuándo no se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo
habitual y del que constituya la residencia del perceptor:
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
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Manutención: 26,67 euros diarios (territorio español) y 48,08 euros
(territorio extranjero)9.
2.3.3 Trabajos realizados por otras empresas o profesionales
En los estudios y trabajos técnicos (subconcepto 227 06) se incluirán los gastos
que correspondan a actividades que siendo de la competencia de los organismos
públicos se ejecuten mediante contrato con empresas externas o profesionales
independientes.
El artículo 22 del texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público,
aprobado por R.D.L. 3/2011, de 14 de noviembre, establece que los entes, organismos y
entidades del sector público no podrán celebrar otros contratos que aquéllos que sean
necesarios para el cumplimiento y realización de sus fines institucionales. A tal efecto,
la naturaleza y extensión de las necesidades que pretenden cubrirse mediante el
contrato proyectado, así como la idoneidad de su objeto y contenido para satisfacerlas,
deben ser determinadas con precisión, dejando constancia de ello en la documentación
preparatoria, antes de iniciar el procedimiento encaminado a su adjudicación10.
Como es lógico, la contratación, tanto de una empresa especializada como la de
un profesional, requiere que para realizar el pago se presente la correspondiente
factura con los requisitos exigidos por la normativa vigente (ver apartado 2.3.1.3
anterior). No se abonara ninguna factura por trabajos o informes realizados por
empresas o profesionales, donde no se acompañe el informe o documento final objeto
del gasto. En caso que dichos informes sean considerados confidenciales, deberá ser
remitida una copia por el responsable del gasto a la Unidad de Control Interno, para su
comprobación y evaluación. En caso de facturas emitidas por empresas o profesionales
Por tanto, el exceso sobre dichas cantidades, estará sujeto a gravamen, según el siguiente detalle (se ha considerado
que cada servicio de manutención justificado es como máximo el 50% del total global asignado por día):
9
Pernoctando
Exceso sobre
No pernoctando
Exceso sobre IRPF
Manutención 18,00 (justificadas)
Exento
18,00 (justificadas)
Exento
Manutención 36,00 (justificadas)
Exento
36,00 (justificadas)
9,33
21%
A partir del mes de mayo de 2008, no es preceptivo el Informe de insuficiencia de medios materiales y/o humanos.
Se debe justificar la necesidad e idoneidad de cualquier gasto (detallado en la Propuesta de Adquisición Razonada),
con independencia de su naturaleza.
10
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que imparten cursos de formación o perfeccionamiento del personal, se debe detallar
en la propia factura o en documento anexo las ponencias, fechas y horas de
impartición, así como la identificación de los conferenciantes y su acreditación
académica.
Debe tenerse en cuenta, para su verificación, la posibilidad de que alguna empresa o
profesional tenga prohibido el contratar con la Administración.
2.3.4 Consideraciones sobre diversos aspectos de la gestión económico-financiera
a) No será preceptivo solicitar informe de los Servicios Informáticos de la Universidad
cuándo se adquieran equipos informáticos (concepto 606)11.
b) En los expedientes de obras (conceptos 212 y 602), se debe incluir el Informe preceptivo
de la Oficina de Gestión de Infraestructuras correspondiente12.
c) En las subvenciones, ayudas o becas concedidas (concepto 480) por órgano competente
de la Universidad, se está a lo dispuesto en las disposiciones que regulan dichas
ayudas. No obstante, siempre se debe acreditar que los beneficiarios de una ayuda
hayan realizado la actividad o el servicio objeto de su concesión13 y que dichas
ayudas se concederán de acuerdo a los criterios de publicidad, transparencia,
concurrencia y objetividad, igualdad y no discriminación, eficacia en el
cumplimiento de los objetivos fijados por la UCLM y eficiencia en la asignación y
utilización de los recursos públicos (artículo 8 de la Ley 38/2003, de 17 de
noviembre, General de Subvenciones y artículo 71.2 del texto refundido de la Ley
de Hacienda de Castilla-La Mancha, modificado por Ley 9/2006, de 21 de
diciembre). En este sentido, es importante prestar especial atención al
cumplimiento del requisito de publicidad exigido en toda convocatoria pública de
becas de colaboración en Centros u otro de ayudas. Para ello, se debe cumplir con
lo dispuesto en la normativa reguladora de becas de colaboración actualmente
vigente y, sobre todo, en la circular remitida a todos los Centros Gestores de la
UCLM por el Vicerrectorado de Estudiantes, en el sentido de asegurar que la
Hasta el 31/12/2005, debía llevar incorporado el preceptivo informe de los Servicios Informáticos de cada Campus,
de la compra más adecuada a las necesidades reales de cada Unidad (artículo 13.2 de las Normas de Gestión
Económico Financieras de la UCLM).
12 Artículo 13.2 de las Normas de Gestión Económico Financieras de la UCLM.
13 Excepto las ayudas gestionadas por la Oficina de Cooperación Internacional, para actividades académicas.
11
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publicidad de la convocatoria y la resolución de concesión debe estar expuesta en
los tablones de anuncios del Centro correspondiente (es aconsejable también su
difusión en el Rectorado o Vicerrectorados) y en la página web de la Universidad,
por el tiempo necesario en cada caso; para convocatorias, hasta la finalización del
plazo de entrega de solicitud y en el caso de resoluciones de concesión de becas,
hasta la finalización del plazo de presentación de recursos, en su caso. Para el
cumplimiento de este requisito, se debe asegurar por los Administradores que el
personal subalterno responsable de los tablones de anuncios, mantienen los
documentos anteriores por el tiempo exigible en cada caso.
También se ha de prestar especial atención a que estos gastos deben contar con el
crédito suficiente y adecuado, para comprometer el gasto total, ya que
normalmente suelen tener duración superior al mes y pueden abarcar dos ejercicios
económicos diferentes. Por ello, se debe comunicar a los decanos y directores
responsables la observancia de esta circunstancia, para evitar comprometer gastos
sin contar con la debida financiación.
2.4 TIPOS DE GASTOS
Los tipos de gastos se clasifican en:
2.4.1
Contratos menores14
Se consideran contratos menores los contratos de importe inferior a 50.000
euros, cuando se trate de contratos de obras o concesión de obra pública, o 18.000
euros, cuando se trate del resto de contratos, ambos excluido el IVA.
No obstante, es aconsejable para los gastos de importe que, sin superar, los
límites anteriores, sean de cuantía significativa15 la petición de, al menos, tres ofertas,
con objeto de elegir la más adecuada a las necesidades reales, cumpliendo con lo
dispuesto en el artículo 22 del TRLCSP (definida en el apdo. 2.3.3 anterior).
De acuerdo con lo establecido en los artículos 111 y 138.3 del texto refundido de la Ley de Contratos del Sector
Público.
15 Esta Unidad entiende por cuantía significativa, la cantidad menor de las dos siguientes: aquella que sea superior a
3.000 euros individualmente considerados o que, supere el 10% del presupuesto del Centro Gestor.
14
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En los contratos menores podrá hacer las veces de documento contractual la
factura pertinente, que deberá contener los datos y requisitos establecidos en el R.D.
1496/2003, de 28 de noviembre.
Asimismo, podrán celebrarse diversos contratos menores que se identifiquen
por el mismo tipo de prestaciones cuándo estén referidos a un gasto de carácter
genérico aprobado16, que no superen los límites establecidos en el primer párrafo de
este apartado. En tal supuesto, el importe conjunto de los mismos no podrá superar el
gasto autorizado. Esta limitación es aplicable, sobre todo, en los contratos de
mantenimiento de bienes adquiridos para el normal funcionamiento de los Centros o
Servicios de la Universidad, así como los contratos de asistencia técnica de los mismos.
2.4.2
Contratos mayores
Aquellos contratos de obras de importe igual o superior a 50.000 euros y el
resto de contratos de importe igual o superior a 18.000 euros, ambos excluido el IVA.
En estos casos, obligatoriamente se ha de acudir a Contratación, para iniciar la
tramitación del correspondiente procedimiento de contratación. Asimismo, con motivo
de la complejidad de la compra o servicio o por otros motivos, se puede realizar dicha
adquisición con los trámites establecidos en la normativa sobre contratación en las
Administraciones Públicas, aún cuándo no se superen dichos importes.
Los contratos de servicios no podrán tener un plazo de vigencia superior a
cuatro años con las condiciones y límites establecidos en las respectivas normas
presupuestarias de las Administraciones Públicas, si bien podrá preverse en el mismo
contrato su modificación y su prórroga por mutuo acuerdo de las partes antes de la
finalización de aquél, sin que la duración total del contrato, incluidas las prórrogas,
pueda exceder de seis años, ni estas puedan ser concertadas aislada o conjuntamente
por un plazo superior al fijado originariamente17.
El contrato de gestión de servicios públicos18 no podrá tener carácter
perpetuo o indefinido, fijándose necesariamente en el pliego de cláusulas
Se considera genérico a aquellos gastos previsibles, de tracto sucesivo y periódicos necesarios para el normal
funcionamiento de los Servicios de la Universidad (En la mayoría de los casos, supone una serie de pagos periódicos,
como consecuencia de un contrato de mantenimiento o servicio técnico).
17 Artículo 301 del texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público.
18 Artículo 278 del texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público.
16
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administrativas particulares su duración y la de las prórrogas de que pueda ser objeto,
sin que pueda exceder el plazo total, incluidas las prórrogas, de los siguientes períodos:
a) Cincuenta años en los contratos que comprendan la ejecución de obras y la
explotación de servicio público, salvo que éste sea de mercado o lonja central
mayorista de artículos alimenticios gestionados por sociedad de economía mixta
municipal, en cuyo caso podrá ser hasta 60 años.
b) Veinticinco años en los contratos que comprendan la explotación de un servicio
público no relacionado con la prestación de servicios sanitarios.
c) Diez años en los contratos que comprendan la explotación de un servicio público
cuyo objeto consista en la prestación de servicios sanitarios siempre que no estén
comprendidos en la letra a).
El contrato de concesión de obras públicas19, no podrá superar los siguientes plazos:
a) Las concesiones de construcción y explotación de obras públicas se otorgarán por el
plazo que se acuerde en el pliego de cláusulas administrativas particulares, que no
podrá exceder de 40 años.
b) Los plazos fijados en los pliegos de condiciones sólo podrán ser prorrogados por
las causas previstas en el artículo 225 (principio de ventura y riesgo en la ejecución
de las obras) y en el artículo 241.3 (mantenimiento del equilibrio económico del
contrato).
c) Las concesiones relativas a obras hidráulicas se regirán, en cuanto a su duración,
por el artículo 134.1.a) del Texto Refundido de la Ley de Aguas, aprobado por Real
Decreto Legislativo 1/2001, de 20 de julio.
La duración de los contratos de colaboración entre el sector público y el sector
privado20 no podrá exceder de 20 años. No obstante, cuando por razón de la prestación
principal que constituye su objeto y de su configuración, el régimen aplicable sea el
propio de los contratos de concesión de obra pública, se estará a lo dispuesto en el
artículo 244 sobre la duración de éstos.
19
20
Artículo 240 del texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público.
Artículo 314 del texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público.
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2.4.3
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Centrales de Contratación21
Las entidades del sector público podrán centralizar la contratación de obras,
servicios y suministros, atribuyéndola a servicios especializados. Las centrales de
contratación podrán actuar adquiriendo suministros y servicios para otros órganos de
contratación, o adjudicando contratos o celebrando acuerdos marco para la realización
de obras, suministros o servicios destinados a los mismos.
También se podrán crear centrales de contratación por las Comunidades
Autónomas y las Entidades Locales, en la forma que prevean las normas de desarrollo
de esta Ley que aquéllas dicten en ejercicio de sus competencias. Las Comunidades
Autónomas y las Entidades locales, así como los Organismos autónomos y entes
públicos dependientes de ellas22 podrán adherirse al sistema de contratación
centralizada estatal, para la totalidad de los suministros, servicios y obras incluidos en
el mismo o sólo para determinadas categorías de ellos. La adhesión requerirá la
conclusión del correspondiente acuerdo con la Dirección General del Patrimonio del
Estado. Igualmente, mediante los correspondientes acuerdos, las Comunidades
Autónomas y las Entidades locales podrán adherirse a sistemas de adquisición
centralizada de otras Comunidades Autónomas o Entidades locales. Las sociedades y
fundaciones y los restantes entes, organismos y entidades del sector público podrán
adherirse a los sistemas de contratación centralizada establecidos por las
Administraciones Públicas en la forma prevista en los apartados anteriores.
En el ámbito de la Administración General del Estado, sus Organismos
autónomos, Entidades gestoras y Servicios comunes de la Seguridad Social y demás
Entidades públicas estatales, el Ministro de Economía y Hacienda podrá declarar de
contratación centralizada los suministros, obras y servicios que se contraten de forma
general y con características esencialmente homogéneas por los diferentes órganos y
organismos. La contratación de estos suministros, obras o servicios deberá efectuarse a
través de la Dirección General del Patrimonio del Estado, que operará, respecto de
ellos, como central de contratación única en el ámbito definido anteriormente. La
21
22
Reguladas en los artículos 194 a 198 del texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público.
Entre las que se encuentra la Universidad.
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financiación de los correspondientes contratos, correrá a cargo del organismo
peticionario.
La contratación de obras, suministros o servicios centralizados podrá efectuarse
por la Dirección General del Patrimonio del Estado a través de los siguientes
procedimientos:
a) Mediante la conclusión del correspondiente contrato, que se adjudicará con arreglo
a las normas procedimentales contenidas en la Ley.
b) A través del procedimiento especial de adopción de tipo. Este procedimiento se
desarrollará en dos fases, la primera de las cuales tendrá por objeto la adopción de
los tipos contratables para cada clase de bienes, obras o servicios mediante la
conclusión de un acuerdo marco o la apertura de un sistema dinámico, mientras
que la segunda tendrá por finalidad la contratación específica, conforme a las
normas aplicables a cada uno de dichos sistemas contractuales, de los bienes,
servicios u obras de los tipos así adoptados que precisen los diferentes órganos y
organismos.
La conclusión por la Administración General del Estado, sus Organismos
autónomos, Entidades gestoras y Servicios comunes de la Seguridad Social y demás
Entidades públicas estatales de acuerdos marco que tengan por objeto bienes, servicios
u obras no declarados de contratación centralizada requerirá el informe favorable de la
Dirección General del Patrimonio del Estado, que deberá obtenerse antes de iniciar el
procedimiento dirigido a su adjudicación, cuando esos bienes, servicios u obras se
contraten de forma general y con características esencialmente homogéneas en el
referido ámbito. Igualmente, será necesario el previo informe favorable de la Dirección
General del Patrimonio del Estado para la celebración de acuerdos marco que afecten a
más de un Departamento ministerial, Organismo autónomo o entidad de las
mencionadas en este apartado.
2.4.4
Adquisición centralizada de equipos y sistemas para el tratamiento de
información
La competencia para adquirir equipos y sistemas para el tratamiento de la
información y sus elementos complementarios o auxiliares en el ámbito definido en el
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apartado anterior que no hayan sido declarados de adquisición centralizada conforme
a lo señalado en el mismo corresponderá, en todo caso, al Director General del
Patrimonio del Estado, oídos los Departamentos ministeriales u organismos
interesados en la compra en cuanto sus necesidades.
El Ministro de Economía y Hacienda podrá atribuir la competencia para
adquirir los bienes a que se refiere este artículo a otros órganos de la Administración
General del Estado, sus Organismos Autónomos, Entidades gestoras y Servicios
comunes de la Seguridad Social y Entidades públicas estatales, cuando circunstancias
especiales o el volumen de adquisiciones que realicen así lo aconsejen.
2.4.5
Bienes o servicios cuya uniformidad haya sido declarada necesaria para su
utilización común por la Universidad
En la Universidad de Castilla-La Mancha, además de la utilización del
procedimiento definido en el apartado anterior, también se declara necesaria la
uniformidad o determinación del tipo de bienes o servicios de utilización común en el
ámbito de la misma. Actualmente, se han declarado los siguientes:
a) Tipo de mobiliario de aula.
b) Tipo de mobiliario de laboratorios.
c) Uniformidad de servicios tecnológicos.
Para cada uno de ellos hay definidos unos procedimientos que ha elaborado la
Unidad de Auditoría Interna de la UCLM.
2.4.6
Necesidad de 3 ofertas para suministros y servicios técnicos
Al objeto de poder dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 22 del Texto
Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público (Real Decreto Legislativo 3/2011,
de 14 de noviembre) en cuanto a la elección de la oferta más adecuada a las
necesidades reales y perseguir la eficacia en la ejecución del gasto y el control del
mismo, se establece la obligación de solicitar 3 ofertas para las compras de suministros
y de bienes inventariables, así como para la contratación de servicios técnicos, seguros,
alquileres y arrendamientos, reparaciones, mantenimientos y obras cuando el importe
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de dichos gastos superiores a 9.000€ (IVA no incluido)23, debiéndose añadir en su caso
informe del responsable de la orgánica que justifique adecuadamente y en base a datos
objetivos y medibles los motivos por los que no se haya elegido la oferta más
económica.
Se exceptúan de esta obligación los contratos tramitados al amparo de la citada
ley anterior, las compras realizadas a través del catálogo de bienes y servicios
homologados de la Dirección General del Patrimonio del Estado o del catálogo de
bienes homologados por la UCLM y los contratos menores imputados a orgánicas
financiadas por ingresos afectados debidos a proyectos, contratos o convenios de
investigación y cursos de enseñanzas propias y actividades similares.
2.5 CASOS PARTICULARES DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
2.5.1
Comunidades de Bienes y Sociedades Civiles
Según las disposiciones legales vigentes en materia civil y mercantil, las
Comunidades de bienes, al no tener personalidad jurídica propia, no pueden contratar
con las Administraciones Públicas (artículos 392 a 406 del Código Civil). Igualmente,
las sociedades civiles, al no tener personalidad jurídica (artículos 1665 y ss. del Cc),
tampoco podrían contratar con las AP. En este sentido, el artículo 43 de la Ley 30/2007,
de Contratos del Sector Público, establece que sólo podrán contratar con el Sector
Público las personas naturales o jurídicas, españolas o extranjeras, que tengan plena
capacidad de obrar. Esta capacidad se acreditará en el caso de personas jurídicas
mediante la escritura de constitución o modificación, en su caso, inscrita en el Registro
Mercantil. Asimismo, se podrá acreditar mediante escritura o documento de
constitución, estatutos o acto fundacional, en el que consten las normas por la que se
regula su actividad, inscritas, en su caso, en el correspondiente Registro oficial.
Por tanto, esta Unidad entiende, una vez consultados a los servicios jurídicos y
de contratación de la Universidad que, únicamente procedería contratar con los
comuneros, partícipes o socios de cualquier organización, entidad o asociación,
siempre y cuándo cumplan con lo dispuesto en el artículo 49 de la Ley 30/2007, de
23
Hasta el 28 de noviembre de 2013, era de 3.000 euros. Con motivo de la aprobación de las BEP de la UCLM para
el año 2013, entra en vigor el nuevo importe (9.000 euros).
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Contratos del Sector Público, según el desarrollo establecido en el artículo 13 del R.D.
1098/2001, de 12 de octubre, cuándo concurran las siguientes circunstancias:

Estar dado de alta en el I.A.E., cuándo ejerzan actividades sujetas a dicho impuesto.

Haber presentado, si estuvieran obligadas, las declaraciones del I.R.P.F. o de Sociedades,
según proceda, así como las correspondientes declaraciones de pagos fraccionados, a
cuenta y retenciones que en caso procedan.

Haber presentado, si estuvieran obligadas, las declaraciones periódicas por el I.V.A., así
como la declaración resumen anual.

No existir con el Estado deudas de naturaleza tributaria en período ejecutivo.

Además, cuándo el órgano de contratación dependa de una Comunidad Autónoma o de
una entidad local, que no existan deudas de naturaleza tributaria con la respectiva
Administración autonómica o local, en las mismas condiciones fijadas en el apartado
anterior.
Sin perjuicio de lo establecido anteriormente, la prohibición para contratar con
las comunidades de bienes y sociedades civiles, es más un tema jurídico que
práctico, ya que es muy difícil delimitar en determinadas circunstancias la
alternativa posible en algunos gastos, tales como restaurantes, bares, cafeterías,
pequeños negocios de material de oficina y suministros varios, etc. Por ello, en las
Bases de ejecución del Presupuesto aprobadas en cada ejercicio24, se flexibiliza esta
postura al establecer que “cuándo se contraten adquisiciones de suministros o servicios que
se presten por terceros en sus establecimientos, podrán realizarse contratos menores con
comunidades de bienes”.
2.5.2
Pagos a personal
El personal de la Universidad no podrá recibir retribuciones por conceptos y
cuantías diferentes de las establecidas en la normativa vigente para cada ejercicio, sin
perjuicio de lo que sobre complementos por la participación en proyectos científicos,
técnicos o artísticos establecen el artículo 83 de la L.O.U. (dedicación del profesorado
compatible con los proyectos art. 83) y el artículo 110 de los Estatutos.
24
Artículo 42.5 de las Bases de Ejecución del Presupuesto del ejercicio 2011, prorrogado para el ejercicio 2012.
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Anexo I
Modelo de Memoria explicativa del gasto
(Concepto 226)
D. (persona que realiza el gasto), como (cargo que ocupa actualmente), certifica que la
factura nº ( ) de fecha ( ) de (empresa), con N.I.F./C.I.F. (en caso de persona física o jurídica),
por importe de (
) euros, corresponde a (motivo que justifica la realización del gasto y los
cargos, personas o grupos destinatarios de los mismos). Dicho gasto se imputará a la
aplicación presupuestaria (programa-orgánica-suborgánica-clasificación económica, que
corresponda).
Lugar y fecha.
Cargo de la persona que realiza el gasto.
Sello y firma.
VºBº (cargo del responsable de la orgánica)
Firma del mismo.
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