iセ@
セ@
Gobierno de Guatemala
Instructive General:
ME-1-IGE-DC-CRI-10
Version 03
CONTROL Y RESGUARDO DE
INVENTARIOS DE LA DIRECCION
DEL SISTEMA NACIONAL DE LA
CAUDAD
Hoja: 1 de 28
Instructive General:
CONTROL Y RESGUARDO DE INVENTARIOS
DE LA DIRECCION DEL SISTEMA NACIONAL DE LA CAUDAD
(ME-l- IGE-DC-CRI-1 0)
Version 3
Aprobado por:
Licda . Claudia de Del
Aguila
Revisado por:
I
Cargo:
I
Cargo:
Director
David Alvarez
Encargado de
lnventarios
Fecha
Qt./(;
Viceministra de InversiOn
y Competencia
Lie. Juan Alberto
Hernandez
I Rige a partir de:
I
I
0 5 JUN 2012'
I
Firma
/W 11/ セ@
Fecha
I
Firma
セ@
Gobierno de Guatemala
lnstructivo General:
ME-1-IGE-DC-CRI-10
Version 03
CONTROL Y RESGUARDO DE
INVENTARIOS DE LA DIRECCION
DEL SISTEMA NACIONAL DE LA
CAUDAD
Hoja: 2 de 28
indice
Hoja
0
fndice de contenido
2
1.
Objetivo
3
2.
Alcance
3
3.
Responsabilidades
3
4.
Documentos y datos relacionados
3
5
Definiciones
4
6.
Procedimiento y/o instrucci6n
5
7.
Flujograma
17
8.
Formularies
23
セ@
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1.
Instructive General:
ME-1-IGE-DC-CRI-10
Version 03
CONTROL Y RESGUARDO DE
INVENTARIOS DE LA DIRECCION
DEL SISTEMA NACIONAL DE LA
CAUDAD
Hoja: 3 de 28
OBJETIVO:
Normar las operaciones que se realizan en Ia unidad de lnventarios de Ia Direcci6n del Sistema
Nacional de Ia Calidad del Ministerio de Econom fa, para el control y resguardo de todos aquellos
activos que se adquieren con recursos del Ministerio, bajo cualquiera de los regfmenes de
compras , definidos en el procedimiento general de adquisiciones, o son donados par organismos
nacionales o internacionales o par proyectos especfficos de cooperaci6n tecnica .
2.
ALCANCE:
Aplica a todo activo propiedad del Ministerio de Economfa, asignado a Ia Direcci6n del Sistema
Nacional de Ia Cal idad en cualquiera de sus unidades, de conformidad con el Acuerdo Numero
217-94 de fecha 11 de mayo de 1994, "Reglamento de lnventarios de los bienes muebles de Ia
Administraci6n Publica"; Ia circular Numero 008-2005 de fecha 15 de abril del 2005, del
Min isterio de Finanzas Publicas; del Decreta 89-2002 "Ley de Probidad y Responsabilidades de
Funcionarios y Empleados Publicos"; y, del Decreta 57-92 "Ley de Contrataciones del Estado" y
su Reglamento, contenido en el Acuerdo Gubernativo No. 487-94.
3.
RESPONSABILIDADES:
3.1 Es responsabilidad del Director de Ia Direcci6n del Sistema Nacional de Ia Cal idad del
Ministerio de Economfa, Ia difusi6n y comprensi6n del presente lnstructivo de General.
3.2 Es Responsabilidad del encargado de Ia unidad de lnventarios Ia aplicaci6n estricta del
presente instructivo.
3.3 Es responsabilidad del personal del Ministerio de Economfa que presta sus servicios en Ia
Direcci6n del Sistema Nacional de Ia Calidad cumplir con lo serialado en este instructivo.
3.4 Es responsabilidad del personal del Ministerio de Economfa que presta sus servicios en Ia
Direcci6n del Sistema Nacional de Ia Calidad , dar aviso de cualquier cambia o dario del
mobiliario y equ ipo que tenga bajo su custodia .
4.
DOCUMENTOS Y DATOS RELACIONADOS:
Codigo
Nombre del documento o dato
Acuerdo Numero 217-94 de fecha 11 de mayo de 1994, "Reglamento
de lnventarios de los bienes Muebles de Ia Administraci6n Publica"
Circular Numero 008-2005 de fecha 15 de abril del 2005, del Ministerio
de Finanzas Publicas
Decreta 89-2002 "Ley de Probidad y Responsabilidades de
Funcionarios y Empleados Publicos"
iセ@
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lnstructivo General:
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CONTROL Y RESGUARDO DE
INVENT ARIOS DE LA DIRECCION
DEL SISTEMA NACIONAL DE LA
CAUDAD
Hoja: 4 de 28
Decreta 35-04 de fecha 5 de abril de 2004
Acuerdo Ministerial Numero 09-2009 "A" de fecha 29/01/2009 .
Constancia de lngreso a Almacen y a lnventario
Decreta 57-92 "Ley de Contrataciones del Estado" y su Reglamento,
contenido en el Acuerdo Gubernative No. 487-94.
Forma FIN-02
Formulario de Detalle de lnventario por Cuenta
Forma FIN-01
Formulario Resumen de lnventario
Tarjeta de Responsabilidad
Libra de lnventarios
Formulario de Movimiento de Mobiliario y Equipo
5.
DEFINICIONES:
5.1
lngreso de lnventario: Es el acto oficial de registrar y codificar todos aquellos bienes y
equipos, que formaran parte de los activos del Ministerio de Economfa, asignados a Ia
Direcci6n del Sistema Nacional de Ia Calidad .
5.2
Bien fungible: bienes de menos de un aria de vida util.
5.3
Bien no fungible: bienes de mas de un aria de vida util, contemplados como Mobiliario y
Equipo.
5.4
lnmuebles: bien que generalmente comprende terrenos.
5.5
Encargado de lnventarios: Persona responsable del control y registro de los bienes
fungibles y no fungibles de las unidades que conforman Ia Direcci6n del Sistema Nacional
de Ia Calidad del Ministerio de Economfa .
iセ@
セ@
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6.
lnstructivo General:
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CONTROL Y RESGUARDO DE
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CAUDAD
Hoja: 5 de 28
PROCEDIMIENTO Y/0 INSTRUCCION:
6.1
lngreso de bienes fungibles
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO
TIEMPO
Recibe, del encargado de Ia unidad de almacen , Ia constancia
de lngreso al Almacen y a lnventario, factura original y el
despacho del almacen de los bienes detallados en Ia factura .
Encargado de
lnventarios
10 minutos
Rea liza Ia verificaci6n fisica de los bienes adquiridos,
util izando Ia factura original.
1 hora
lngresa a Ia base de datos interna Ia descripci6n de los
bienes adquiridos; para el efecto anota el numero y fecha de
factura , nombre del proveedor, valor del bien , las
caracteristicas del articulo (color, marca, serie, modelo) ,
numero de Ia constancia de ingreso al almacen e inventarios,
nombre de Ia persona responsable del bien y otras
caracteristicas particulares detectadas durante Ia verificaci6n .
1 hora
Obtiene de Ia base de datos interna el numero de inventario,
correspondiente, derivado de Ia naturaleza del bien adquirido
1 hora
Codifica el bien , con el numero de inventarios obtenido de Ia
base de datos interna .
1 hora
Obtiene de Ia base de datos
responsabilidad correspondiente.
interna, Ia
tarjeta
de
1 hora
Solicita al responsable del bien que firme Ia tarjeta de
responsabilidad .
30 minutos
Arch iva Ia tarjeta de responsabilidad ,
responsable del bien adquirido
30 minutos
firm ada
por
el
lngresa Ia descripci6n del articulo, el correlative de Ia
codificaci6n intern a del bien , al Libra de lnventarios,
autorizado por Ia Contraloria General de Cuentas.
1 hora
Se anota en Ia Constancia de Almacen , el numero de folio del
libra de inventario donde se registr6 el bien .
30 minutos
Firma y sella Ia Constancia de lngreso al Almacen .
30 minutos
セ@
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Instructive General:
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INVENTARIOS DE LA DIRECCION
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CAUDAD
Hoja: 6 de 28
Envfa documentos originales del expediente a las un idades
compradoras
para
continuar
con
los
tramites
30 minutos
correspondientes.
Traslada copia de color celeste de Ia Constancia de lngreso,
a Ia unidad de Almacen para control y archivo.
30 minutos
Archiva copia amarilla de Ia Constancia de lngreso al 30 minutos
Almacen , adjuntando fotocopia del exped iente completo, en el
arch ivo correspondiente a Ia unidad de inventarios.
6.2
lngreso de bienes no fungibles
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO
Recibe, del encargado de Ia un idad de almacen , Ia
constancia de lngreso al Almacen y a lnventario, factura
original y el despacho del almacen de los bienes detallados
en Ia factura .
Realiza Ia verificaci6n ffsica de los bienes adquiridos,
utilizando Ia factura original.
Encargado de
lnventarios
lngresa a Ia base de datos SICOIN Ia descripci6n de los
bienes adquiridos; para el efecto anota el numero y fecha de
Ia factura , nombre del proveedor, valor del bien , las
caracterfsticas del articulo (color, marca , serie, modelo) ,
numero de Ia constancia de ingreso al almacen e inventarios,
nombre de Ia persona responsable del bien y otras
durante Ia
caracteri sticas particulares detectadas
verificaci6n .
TIEMPO
10 minutos
1 hora
1 hora
Obtiene de Ia base de datos SICOIN el numero de inventario,
el cual es correlative para todas las instituciones del Estado.
1 hora
Codifica el bien , con el numero de inventarios obtenido de Ia
base de datos SICOIN .
1 hora
Obtiene de Ia base de datos SICOIN , Ia tarjeta de
responsabilidad correspondiente .
30 minutos
セ@
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Encargado de
lnventarios
lnstructivo General:
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Version 03
CONTROL Y RESGUARDO DE
INVENT ARIOS DE LA DIRECCION
DEL SISTEMA NACIONAL DE LA
CALl DAD
Hoja: 7 de 28
Solicita al responsable del bien que firme Ia tarjeta de
responsabilidad .
30 minutos
Archiva Ia tarjeta de responsabilidad , firmada
responsable del bien adquirido .
el
30 minutos
lngresa Ia descripci6n del articulo, el c6digo del SICOIN
concepto del bien adquirido, al Libro de lnventarios,
autorizado por Ia Contraloria General de Cuentas.
30 minutos
Anota en Ia Constancia de Almacen , el numero de folio del
libro de inventario donde se registr6 el bien .
30 minutos
Firma y sella Ia Constancia de lngreso al Almacen .
30 minutos
Envia documentos originales del expediente a las unidades
compradoras
para
continuar
con
los
tramites
correspondientes.
30 minutos
por
Traslada copia de color celeste de Ia Constancia de lngreso
al Almacen para control y archivo.
Archiva copia amarilla de Ia Constancia de lngreso ,
adjuntando fotocopia del expediente complete, en el archivo
correspondiente a Ia unidad de inventarios.
6.3
30 minutos
30 minutos
INGRESO DE BIENES FUNGIBLES 0 NO FUNGIBLES POR EVENTO DE LICITACION
RESPONSABLE
Encargado de
lnventarios
PROCEDIMIENTO
TIEMPOS
Recibe Constancia de lngreso al Almacen y a lnventario, del
encargado de Ia unidad de almacen .
10 minutos
Solicita y recibe de Ia unidad de compras fotocopia de Ia
factura original , fotocopia del Acuerdo Ministerial de
autorizaci6n de Ia compra, contrato y acta de recepci6n .
1 dia
Realiza Ia verificaci6n fisica utilizando Ia factura del bien ,
acorde a Ia naturaleza del mismo.
lngresa a Ia base de datos SICOIN Ia descripci6n de los
bienes adquiridos, para el efecto anota el numero y fecha de
factura , nombre del proveedor, valor del bien , las
5 dias
5 dias
セ@
Gobierno de Guatemala
lnstructivo General:
ME-l- IGE-DC-CRI-10
Version 03
CONTROL Y RESGUARDO DE
INVENTARIOS DE LA DIRECCION
DEL SISTEMA NACIONAL DE LA
CALl DAD
Hoja: 8 de 28
caracteristicas del articulo (color, marca, serie, modele) ,
numero de Ia constancia de ingreso al almacen e inventarios,
nombre de Ia persona responsable del bien y otras
caracteristicas particulares detectadas durante Ia verificaci6n.
Obtiene de Ia base de datos SICOIN el numero de inventario,
el cual es correlative para todas las instituciones del Estado.
2 dias
Codifica el bien , con el numero de inventarios obtenido de Ia
base de datos SICOIN .
5 dias
Obtiene de Ia base de datos
responsabilidad correspondiente.
Encargado de
lnventarios
SICOIN , Ia tarjeta
de
2 dias
Solicita al responsable del bien que firme Ia tarjeta de
responsabilidad .
1 dias
Archiva Ia tarjeta de responsabilidad , firmada
responsable del bien adquirido.
1 dia
por
el
lngresa Ia descripci6n del articulo , el c6digo del SICOIN
concepto del bien adquirido, al Libra de lnventarios,
autorizado por Ia Contraloria General de Cuentas.
2 dias
Se aneta en Ia Constancia de Almacen , el numero de folio
del libra de inventario donde se registr6 el bien .
1 dia
Firma y sella Ia Constancia de lngreso al Almacen.
30 minutes
Envfa documentos originales del expediente a las unidades
compradoras
para
continuar
con
los
tramites
correspondientes.
1 horas
Traslada copia de color celeste de Ia Constancia de lngreso
al almacen al Almacen para control y archive.
30 minutes
Archiva copia amarilla de Ia Constancia de lngreso al
Almacen , adjuntando fotocopia del expediente complete, en
el archive correspondiente a Ia unidad de inventarios.
30 minutes
iセ@
セ@
Gobierno de Guotemolo
lnstructivo General:
ME-l- IGE-DC-CRI-10
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CONTROL Y RESGUARDO DE
INVENTARIOS DE LA DIRECCION
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Hoja: 9 de 28
6.4 . Movimientos de traslado de mobiliario y equipo
PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
Responsable del
mobiliario y equipo
Encargado de
lnventarios
6 .5
Solicita por media de formulario de Movimiento de mobiliario y
equipo, a Ia unidad de lnventarios, el traslado de los bienes;
indicando a que persona se le asignarc'm . El formulario debera
estar firmado por Ia persona responsable de lo descrito en el
traslado y por Ia persona que recibe el bien .
TIEMPOS
1 dia
Verifica las tarjetas de responsabilidad de las personas
involucradas en el movimiento.
1 hora
Verifica fisicamente el bien .
1 hora
Firma el documento del traslado.
Actualiza las tarjetas de responsabilidad .
30 minutos
1 hora
Solicita firm as en Ia tarjeta de responsabilidad por los
interesados
30 minutos
Archiva las tarjetas de responsabilidad firmadas .
10 minutos
Salidas de Mobiliario y Equipo de las lnstalaciones del Centro Nacional de Metrologia.
PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
Todos aquellos bienes que deban salir fisicamente del
Edificio del Centro Nacional de Metrologia del Ministerio de
Economia, deberan llenar los respectivos formularies de
autorizaci6n de salida , con las siguientes firmas :
Funcionario
responsable del bien
•
Por el lnteresado,
•
Autorizaci6n Jefe lnmediato,
•
Verificaci6n inventarios,
•
El responsable de seguridad .
En el caso de salida del mobiliario y equipo, en forma
definitiva, ademas del formulario de autorizaci6n de salida,
se debera adjuntar Ia nota de autorizaci6n firmada por el
Director de Ia Direcci6n del Sistema Nacional de Ia Calidad,
o de quien haga sus veces.
TIEMPOS
1 dia
iセ@
セ@
Gobierno de Guatemala
6.6
Instructive General:
ME-l- IGE-DC-CRI-10
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CONTROL Y RESGUARDO DE
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DEL SISTEMA NACIONAL DE LA
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Hoja: 10 de 28
lnforme anual de Activos Fijos de Ia Direcci6n del Sistema Nacional de Ia Calidad del
Ministerio de Economia.
RESPONSABLE
Encargado de
lnventarios
PROCEDIMIENTO
TIEMPOS
En los primeros trece dias del mes de Enero, de acuerdo al
programa de cierre emitido por Ia Direcci6n de Contabilidad
del Estado y en cumplimiento del Articulo 29 del Decreta 3504, se debe reportar el informe General de Activos Fijos del
Direcci6n del
Min isterio de Economia, asignados a Ia
Sistema Nacional de Ia Calidad , al 31 de Diciembre de cada
ario , el cual es firmado y sellado por Ia persona responsable
de inventarios, y para ello debe de llenarse el formulario FIN01 y FIN-02 los cuales se encuentran en el SICOIN .
3 dias
Encargado de
lnventarios
Anal iza el informe institucional , firma y sella .
Director
Recibe y analiza ellnforme, lo firma y sella .
1 dia
Encargado de
lnventarios
Traslada Ia informacion al Ministerio de Finanzas Publicas, a
Ia Direcci6n de Contabilidad del Estado y Bienes del Estado.
1 dia
1 dia
MINFIN , Direcci6n de Recibe el informe para su conocimiento y efecto, acorde a sus
Contabilidad del
procedimientos.
Estado y Bienes del
Estado
6.7
1 dia
Bajas de bienes no fungibles por mal estado.
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO
TIEMPOS
Encargado de
lnventarios
ldentifica los bienes no fungibles en mal estado. Suscribe
acta donde se hace constar Ia situaci6n de los bienes y,
solicita a Secretaria General del Ministerio de Economia, el
tramite de aprobaci6n de Ia resoluci6n min isterial.
Secretaria General
del Ministerio de
Economia
De acuerdo a Ia solicitud de inventarios de Ia Direcci6n del
Sistema Nacional de Ia Calidad del Ministerio de Economia ,
elabora Ia resoluci6n y solicita firma del Despacho Superior
5 dias
Despacho Superior
Firma y sella del Ministro y Viceministro que refrenda
resoluci6n correspondiente.
3 dias
Ia
2 dias
iセ@
iiAii
Gobierno de Guatemala
lnstructivo General:
ME-l- IGE-DC-CRI-10
Version 03
CONTROL Y RESGUARDO DE
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Hoja: 11 de 28
Secretaria General
del Ministerio de
Economia
Recibe Ia resolucion y notifica al encargado de inventarios de
Ia Direccion del Sistema Nacional de Ia Calidad del Ministerio
de Economia .
Encargado de
lnventarios
Suscribe el Acta en el libro correspondiente, autorizado por
Ia Contraloria General de Cuentas, Ia cual es firmada por el
Director y el encargado de lnventarios realizando las
anotaciones correspondientes, en donde indica que los
bienes se encuentran en proceso de baja y traslada el
expediente a Ia Direccion de Bienes del Estado.
2 dias
2 dias
Direccion de Bienes
del Estado
Recibe , revisa el expediente y procede a emitir Ia resolucion
y Ia traslada a Ia Delegacion de Ia Contraloria General de
Cuentas, ubicada en el edificio del Ministerio de Finanzas
Publicas.
Delegacion de Ia
Contraloria General
de Cuentas ubicada
en el Ministerio de
Finanzas Publicas
Recibe Ia resolucion y nombra a un auditor gubernamental
para que, juntamente con Ia Direccion de Bienes del Estado ,
realicen Ia revision de los bienes, asignados a Ia Direccion
Ministerio de
del Sistema Nacional de Ia Calidad del
Economia, que se encuentran en mal estado.
Contraloria General
de Cuentas y
Direccion de Bienes
del Estado( MINFIN)
Realizan Ia revision correspondiente y emiten Ia resolucion
en donde indican que se proceda a incinerar, destruir los
bienes o clasificarlos para venta de chatarra
Encargado de
lnventarios
AI recibir Ia notificacion se procede a Ia baja fisica de los
bienes no fungibles y los opera en el Libro de lnventarios,
autorizado por Ia Contraloria General de Cuentas.
1 dia
Encargado de
lnventarios
Solicita en el SICOIN - WEB en el modulo de inventarios,
solicitud de baja de los bienes no fungibles .
2 dias
Encargado de
lnventarios
Sol icita Ia aprobacion a Contabi lidad del Estado para baja
de bienes no fungibles
3 dias
Contabilidad del
Estado
Aprueba lo solicitado.
Encargado de
lnventarios
Procede a Ia baja para Ia finalizacion del proceso.
5 dias
5 dias
3 dias
1 dia
1 dias
iセ@
セ@
Gobierno de Guatemala
6.8
ME-1-IGE-DC-CRI-10
Version 03
CONTROL Y RESGUARDO DE
INVENT ARIOS DE LA DIRECCION
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Hoja: 12 de 28
Baja de bienes fungibles
RESPONSABLE
Encargado de
lnventarios
6.9
lnstructivo General:
PROCEDIMIENTO
TIEMPOS
Verifica fisicamente los bienes fungibles en mal estado, por
uso u obsolescencia , que evidencie Ia culminaci6n de Ia vida
util del bien fungible .
1 dia
Se suscribe acta donde se hace constar Ia baja de los bienes
fungibles indicando el estado en que se encuentran.
1 dia
Destrucci6n total de los bienes, dejando constancia en punta
de acta .
1 dia
Actualiza las tarjetas de responsabilidad , solicitando las
firmas de los funcionarios que tenian asignados los bienes
dados de baja.
2 dias
lngreso de donaciones, que se reciben en Ia Direcci6n del Sistema Nacional de Ia calidad
del Ministerio de Economia.
Para el caso de donaciones por organismos nacionales o internacionales o por proyectos especificos de
cooperaci6n tecnica en cualquiera de sus unidades y actividades, se sigue el procedimiento siguiente:
RESPONSABLE
Encargado
proyecto
PROCEDIMIENTO
del El funcionario encargado del proyecto nacional o internacional
de prestamo o donaci6n , debe trasladar a Ia unidad de
inventarios, copia o fotocopia del convenio suscrito.
TIEMPOS
10 minutos
Encargado de
lnventarios
Analiza Ia clausula del Convenio en donde indica el destino
de los bienes.
1 dias
Direcci6n
De acuerdo al Convenio, al terminarse dicho programa o
proyecto, los bienes disponibles de ben registrarse en el
inventario del Ministerio de Economia , asignados a Ia
Direcci6n del Sistema Nacional de Ia Calidad .
2 dias
Direcci6n
Conform a Ia comisi6n de recepci6n , integrada por el
encargado de lnventarios, funcionario asignado por Ia
Direcci6n y Coordinador del Proyecto , en cumplimiento del
Acuerdo Ministerial Numero 09-2009 "A" de fecha 29/01/2009.
1 dia
セ@
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lnstructivo General:
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Version 03
CONTROL Y RESGUARDO DE
INVENTARIOS DE LA DIRECCION
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Hoja: 13 de 28
Comisi6n de
recepci6n
La Comisi6n procede a suscribir acta en donde se reciben los
bienes.
1 dfa
Encargado de
inventarios
Recibe el acta de recepci6n de los bienes
1 dfa
Anexa los documentos debidamente firmados al expediente.
Encargado de
lnventarios
Solicita resoluci6n de Ia Direcci6n de Bienes del Estado del
MIN FIN
Min isterio de
Finanzas Publicas
Recibe solicitud de resoluci6n , analiza y emite Ia resoluci6n .
5 dfas
Encargado de
lnventarios
Recibe Ia Resoluci6n y procede a ingresar los bienes al Libra
de lnventarios, autorizado por Ia contralorfa General de
Cuentas y traslada a Ia Direcci6n .
2 dfas
Direcci6n
Recibe Ia Resoluci6n y elabora nota de envfo del expediente
completo, firma y sella , reproduce dos capias para archivo
correspondiente y traslada a Ia Direcci6n de Bienes del
Estado del Ministerio de Finanzas Publicas.
1 dfa
MINFIN/Direcci6n de
Bienes del Estado
Reciben el expediente y emiten Ia resoluci6n correspondiente
en donde aprueban el ingreso de los bienes al lnventario del
Min isterio de Economfa , que forman parte de Ia Direcci6n del
Sistema Nacional de Ia Calidad ;
5 dfas
MINFIN/Direcci6n de
Bienes del Estado
Notifica a Ia Direcci6n del Sistema Nacional de Ia Calidad del
Ministerio de Economfa y al Coordinador del proyecto.
1 dfa
•
Anexa Ia resoluci6n al expediente para completar el
traslado de bienes.
2 dfas
•
Para el caso de los valores o precios a adjudicarseles a
dichos bienes, cuando no hubiese factura de compra,
debera organizarse una comisi6n valuadora, quienes
defin iran el precio aproximado de los mismos acorde al
mercado nacional o internacional.
Coordinador del
Proyecto
1 dfa
iセ@
liiAii
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6.10
Instructive General:
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Hoja: 14 de 28
Caso de Perdidas de Bienes.
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO
TIEMPOS
Responsable
bien
del Debera presentar Ia denuncia ante el Ministerio Publico.
Elabora nota a su jefe inmediato informando de Ia perdida del
bien , anexando Ia denuncia del Ministerio Publico.
1 dfa
Encargado
lnventarios
de Solicita apoyo al departamento de inventarios de Ia
Subgerencia Financiera del Edificio Central para que sea
conformada una comisi6n oficial en Ia que deben participar
delegados de Auditorfa lnterna del Ministerio de Economfa,
Asesorfa Jurfdica del Ministerio de Economfa, encargado de
lnventarios de Ia Direcci6n del Sistema Nacional de Ia Calidad
del Ministerio de Economfa.
1 dfa
Encargado de
lnventarios
Elabora proyecto de acta para firmas de los participantes en
Ia comisi6n oficial.
1 dfa
Encargado de
lnventarios
Conforma el expediente con toda Ia documentaci6n necesaria
y trasladada a Ia Secretarfa General.
1 d fa
Secretarfa General Recibe expediente y elabora providencia de envfo a Ia
Contralorfa General de Cuentas para que emita el dictamen
correspondiente.
3 dfas
Contra Ioria
General
Cuentas
Recibe expediente para Ia emisi6n del dictamen y envfa a Ia
de unidad de lnventarios de Ia Direcci6n del Sistema Nacional de
Ia Calidad del Ministerio de Economfa .
5 dfas
Contra Ioria
General
Cuentas
Dictamina Ia baja del bien perdido y autoriza el ingreso al
de inventario sobre Ia reposici6n del bien y si se optare por el
pago , el dinero debera ser depositado en Ia cuenta de fondo
comun , gobierno central , para lo cual debe acompariar
fotocopia de Ia boleta de deposito.
5 dfas
En el caso que Ia Contralorfa General de Cuentas, dictamine
Ia reposici6n del bien , este debera de ser de identicas
caracterfsticas al anterior o de mejor calidad del original.
En el caso de reposici6n de bienes, el responsable debera
presentar factura contable a nombre del responsable , quien
debera endosarla a nombre del Ministerio de Economfa.
iセ@
セ@
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Contraloria
General
Cuentas
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Version 03
CONTROL Y RESGUARDO DE
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Hoja: 15 de 28
Em ite el dictamen definitive segun lo pracedente y traslada a
de Ia unidad de lnventarios de Ia Direccion del Sistema Nacional
de Ia Calidad del Min isterio de Economia
5 dfas
Recibe el expediente y de acuerdo al dictamen de Ia
Contralorfa General de Cuentas, procede a notificar lo
resuelto al responsable del bien y solicita el cumplimiento de
dicha resolucion
2 dfas
1. Notifica a Ia Direccion de Bienes del Estado lo actuado
por instrucciones de Ia Contralorfa General de Cuentas.
2 horas
2.
Registra Ia baja del bien perdido en el libra de inventarios,
autorizado por Ia Contralorfa General de Cuentas
2 horas
3.
lngresa al Libra de lnventarios, autorizado por Ia
Contraloria General de Cuentas, Ia reposicion del bien .
1 dfa
Encargado de
lnventarios
6.11
lnstructivo General:
Baja por Traslados o Donaciones
Este praceso puede contemplarse por dos fases diferentes: Por traslados o donaciones a otras
dependencias o instituciones del estado, por ejemplo casas internos como Edificio Central del Ministerio
de Economfa, Direccion de Atencion al Consumidor, Registros y Microempresa y/o externos como
escuelas , municipalidades, entre otros.
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO
TIEMPOS
Parte lnteresada de
los bienes
Hace Ia solicitud de traslado y/o donacion al Vicedespacho
de Inversion y competencia .
1 dia
Vicedespacho de
Inversion y
Competencia .
Recibe solicitud , autoriza el traslado y/o donacion y envfa a
Ia unidad de inventarios de Ia Direccion del Sistema Nacional
de Ia Calidad del Ministerio de Economfa .
5 dfas
Encargado de
Inventarios
Con Ia solicitud de Ia parte interesada y autorizada por el
Vice-Despacho, integra el listado de los bienes disponibles,
Forma el expediente y solicita a Secreta ria General Ia
Resolucion Ministerial.
2 dias
Secretarfa General
Recibe el expediente y realiza los tramites de emision de Ia
Resolucion Ministerial sabre Ia baja por traslado y/o donacion
de los bienes fungibles y Ia traslada al unidad de inventarios
de Ia Direccion del Sistema Nacional de Ia Calidad
5 dias
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I
•
セ@
Gobierno de Guatemala
Instructive General:
ME-l- IGE-DC-CRI-10
Version 03
CONTROL Y RESGUARDO DE
INVENTARIOS DE LA DIRECCION
DEL SISTEMA NACIONAL DE LA
CAUDAD
Hoja: 16 de 28
Encargado de
Inventarios
Suscribe el Acta de Entrega de los bienes a Ia Dependencia
interesada solicitante.
2 dias
Parte lnteresada
Firma el Acta de Entrega de los bienes , en las oficinas de Ia
Direcci6n del Sistema Nacional de Ia Calidad del Ministerio
de Economia .
1 dia
Encargado de
lnventarios
Con el Acta firmada por Ia parte interesada solicita a Ia
Direcci6n Bienes del Estado Ia Resoluci6n de Baja y se
traslada a Contabilidad del Estado del MINFIN .
1 dia
Contabilidad del
Estado
Ya aprobada Ia baja de los bienes fungible por traslado y/o
donaci6n, se autoriza al area de lnventarios Ia baja en el
sistema SICOIN WEB de lnventarios.
Encargado de
lnventarios
Precede a Ia baja del SICOIN de lnventarios el fungible
solicitado .
3 dias
1 dia
iセ@
liiMii
Gobierno de Guatemala
lnstructivo General:
ME-l- IGE-DC-CRI-10
Version 03
CONTROL Y RESGUARDO DE
INVENTARIOS DE LA DIRECCION
DEL SISTEMA NACIONAL DE LA
CAUDAD
Hoja: 17 de 28
7. Flujograma
7.1
lngreso de Bienes Fungibles
lnicio
Encargado de lnventarios
Recibe, del encargado de Ia unidad de almacen , Ia
constancia de lngreso al Almacen y a lnventario,
factura original y el despacho del almacen de los
bienes detallados en Ia factura
Encargado de lnventarios
Realiza Ia verificaci6n fisica de los bienes
adquiridos, utilizando Ia factura original
Encargado de lnventarios
lngresa a Ia base de datos interna Ia descripci6n de
los bienes adquiridos; para el efecto anota el numero
y fecha de factura , nombre del proveedor, valor del
bien , las caracteristicas del articulo (color, marca,
serie, modelo), numero de Ia constancfa de ingreso
al almacen e inventarios, nombre de Ia persona
responsable del bien y otras caracteristicas
particulares detectadas durante Ia verificaci6n
Encargado de lnventarios
Obtiene de Ia base de datos interna el numero de
inventario, correspondiente, derivado de Ia
naturaleza del bien adquirido
Encargado de lnventarios
Codifica el bien , con el numero de inventarios
obtenido de Ia base de datos interna
Encargado de lnventarios
Obtiene de Ia base de datos interna , Ia tarjeta de
responsabilidad correspondiente
Encargado de lnventarios
Solicita al responsable del bien que firme Ia
tarjeta de responsabilidad
A
A
Encargado de lnventarios
Archiva Ia tarjeta de responsabilidad ,
firmada por el responsable del bien
adquirido
Encargado de lnventarios
lngresa Ia descripci6n del articulo , el
correlative de Ia codificaci6n interna del
bien , al Libro de lnventarios , autorizado
por Ia Contraloria General de Cuentas
Encargado de lnventarios
Se a nota en Ia Constancia de Almacen , el
numero de folio dellibro de inventario donde
se registr6 el bien
Encargado de lnventarios
Firma y sella Ia Constancia de lngreso al
Almacen
Encargado de lnventarios
Envia documentos originales del expediente
a las unidades compradoras para continuar
con los tramites correspondientes
Encargado de lnventarios
Traslada copia de color celeste de Ia
Constancia de lngreso, a Ia unidad de
Almacen para control y archivo
Encargado de lnventarios
Archiva copia amarilla de Ia Constancia de
lngreso al Almacen, adjuntando fotocopia del
expediente complete , en el archivo
correspondiente a Ia unidad de inventarios
Fin
iセ@
セ@
Gobierno de Guatemala
7.2
Instructive General:
ME-l- IGE-DC-CRI-1 0
Version 03
CONTROL Y RESGUARDO DE
INVENTARIOS DE LA DIRECCION
DEL SISTEMA NACIONAL DE LA
CAUDAD
Hoja: 18 de 28
lngreso de Bienes no Fungibles
lnicio
A
Encargado de lnventarios
Recibe, del encargado de Ia unidad de almacen , Ia
constancia de lngreso al Almacen y a lnventario,
factura original y el despacho del almacen de los
bienes detallados en Ia factura
Encargado de lnventarios
Realiza Ia verificaci6n fisica de los bienes adquiridos ,
utilizando Ia factura original
Encargado de lnventarios
lngresa a Ia base de datos SICOIN Ia descripci6n de
los bienes adquiridos ; para el efecto anota el numero y
fecha de factura , nombre del proveedor, valor del bien ,
las caracteristicas del articulo (color, marca , serie,
modelo) , numero de Ia constancia de ingreso al
almacen e inventarios, nombre de Ia persona
responsable del bien y otras caracteristicas
particulares detectadas durante Ia verificaci6n
Encargado de lnventarios
Obtiene de Ia base de datos SICOIN el numero de
inventario, correspondiente, derivado de Ia naturaleza
del bien adquirido
Encargado de lnventarios
Codifica el bien, con el numero de inventarios
obtenido de Ia base de datos interna
Encargado de lnventarios
Obtiene de Ia base de SICOIN , Ia tarjeta de
responsabilidad correspondiente
Encargado de lnventarios
Solicita al responsable del bien que firme Ia tarjeta de
responsabilidad
Encargado de lnventarios
Archiva Ia tarjeta de responsabilidad , firmada
por el responsable del bien adquirido
Encargado de lnventarios
lngresa Ia descripci6n del articulo, el c6digo del
SICOIN concepto del bien adquirido, al Libro de
lnventarios, autorizado por Ia Contraloria
General de Cuentas
Encargado de lnventarios
Anota en Ia Constancia de Almacen , el numero
de folio del libro de inventario donde se registr6
el bien
Encargado de lnventarios
Firma y sella Ia Constancia de lngreso al
Almacen
Encargado de lnventarios
Envia documentos originales del expediente
a las unidades cornpradoras para continuar
con los tramites correspondientes
Encargado de lnventarios
Traslada copia de color celeste de Ia
Constancia de lngreso, a Ia unidad de
Almacen para control y archivo
Encargado de lnventarios
Archiva copia amarilla de Ia Constancia de
lngreso al Almacen, adjuntando fotocopia del
expediente completo, en el archivo
correspondiente a Ia unidad de inventarios
A
Fin
iセ@
iiAii
Gobierno de Guatemala
7.3
Instructive General:
ME-1-IGE-DC-CRI-10
Version 03
CONTROL Y RESGUARDO DE
INVENTARIOS DE LA DIRECCION
DEL SISTEMA NACIONAL DE LA
CAUDAD
Hoja: 19 de 28
lngreso de bienes fungibles o no fungibles par evento de licitaci6n
lnicio
Encargado de lnventarios
Recibe Constancia de lngreso al Almacen y a
lnventario, del encargado de Ia unidad de almacen
A
Encargado de lnventarios
Archiva Ia tarjeta de responsabilidad , firmada
par el responsable del bien adquirido
Encargado de lnventarios
Solicita y recibe de Ia unidad de compras fotocopia de
Ia factura original, fotocopia del Acuerdo Ministerial de
autorizaci6n de Ia compra, contrato y acta de
recepci6n
Encargado de lnventarios
lngresa Ia descripci6n del articulo , el c6digo del
SICOIN concepto del bien adquirido, al Libra de
lnventarios, autorizado par Ia Contraloria
General de Cuentas
Encargado de lnventarios
Realiza Ia verificaci6n fisica de los bienes adquiridos ,
utilizando Ia factura original
Encargado de lnventarios
Anoia en Ia Constancia de Almacen, el ntimero
de folio del libra de inventario donde se registr6
el bien
•
Encargado de lnventarios
lngresa a Ia base de datos SICOIN Ia descripci6n de los
bienes adquiridos; para el efecto anoia el ntimero y
fecha de factura , nombre del proveedor, valor del bien .
las caracteristicas del articulo (color, marca , serie ,
modelo), ntimero de Ia constancia de ingreso al
almacen e inventarios, nombre de Ia persona
responsable del bien y otras caracteristicas particulares
detectadas durante Ia verificaci6n
Encargado de lnventarios
Obtiene de Ia base de datos SICOIN el ntimero de
inventario, el cual es correlative para todas las
instituciones del Estado
Encargado de lnventarios
Codifica el bien, con el ntimero de inventarios obtenido
de Ia base de datos SICOIN
Encargado de lnventarios
Obtiene de Ia base de SICOIN , Ia tarjeta de
responsabilidad correspondiente
Encargado de lnventarios
Firma y sella Ia Constancia de lngreso al
Almacen
Encargado de lnventarios
Envia documentos originales del expediente a
las unidades compradoras para continuar con
los tramites correspondientes
Encargado de lnventarios
Traslada copia de color celeste de Ia
Constancia de lngreso, a Ia unidad de Almacen
para control y archive
Encargado de lnventarios
Archiva copia amarilla de Ia Constancia de
lngreso al Almacen , adjuntando fotocopia del
expediente complete, en el archive
correspondiente a Ia unidad de inventarios
Fin
Encargado de lnventarios
Solicita al responsable del bien que firme Ia tarjeta de
responsabilidad
A
セ@
de Guatemala
ltJ Gobierno
7.4
lnstructivo General:
ME-l- IGE-DC-CRI-10
Version 03
CONTROL Y RESGUARDO DE
INVENT ARIOS DE LA DIRECCION
DEL SISTEMA NACIONAL DE LA
CAUDAD
Hoja: 20 de 28
Movimientos de traslado de mobiliario y equipo
lnicio
Responsable del Bien
Solicita por media de formulario de Movimiento de
mobiliario y equipo, a Ia unidad de lnventarios, el
traslado de los bienes; indicando a que persona
se le asignaran . El formulario debera estar firmado
por Ia persona responsable de lo descrito en el traslado
y por Ia persona que recibe el bien
Responsable del Bien
Verifica las tarjetas de responsabilidad de las personas
involucradas en el movimiento
Encargado de lnventarios
Verifica fis icamente el bien
Encargado de lnventarios
Firma el documento del traslado
Encargado de lnventarios
Actual iza las tarjetas de responsabilidad
Encargado de lnventarios
Solicita firmas en Ia tarjeta de
responsabilidad por los interesados
Encargado de lnventarios
Archiva las tarjetas de responsabilidad
firm ad as
1
Fin
iセ@
セ@
Gobierno de Guatemala
7.5
lnstructivo General:
ME-1-IGE-DC-CRI-10
Version 03
CONTROL Y RESGUARDO DE
INVENTARIOS DE LA DIRECCION
DEL SISTEMA NACIONAL DE LA
CAUDAD
Hoja: 21 de 28
Bajas de bienes no fungibles por mal estado
lnicio
Encargado de lnventarios
Delegacion Contraloria
ldentifica los Bienes y suscribe Acta detallando
el estado de los Bienes
Recibe expediente y nombra auditor
gubernamental para verificacion de los bines en
mal estado (Revision en conjunto con Ia
Direccion de Bi nes del Estado)
Encargado de lnventarios
Solicita a Secretaria General resolucion
ministerial para baja de Bienes en mal estado
Delegacion Contraloria y Bienes del Estado
Realizan revision y emiten resolucion para
incinerar o destruocion de los bienes
Secretaria General
Elabora resolucion y traslada al Despacho
Superior para firma correspondiente
Encargado de lnventarios
Envia los bienes a donde corresponda para su
destruccion
Despacho Superior
Firma y sella Ia resolucion y traslada a Secretaria
General
Encargado de lnventarios
Recibe notificacion de baja de los Bienes y
opera en el libra de lnventarios
Secretaria General
Recibe resolucion firmada y sellada y notifica al
encargado de lnventarios de Ia Direccion del
Sistema Nacional de Ia Calidad
Encargado de lnventarios
Encargado de lnventarios
Solicita Ia baja y aprobacion de los Bines en el
SICOIN-WEB a Ia Contabilidad del Estado
Contabilidad del Estado
Aprueba Ia baja de los Bienes solicitados de baja
Suscribe Acta, firma y solicita firma del Directory
traslada a Ia Direccion de Bienes del Estado
Encargado de lnventarios
Realiza Ia baja correspondiente
Direccion de Bines del Estado
Revisa expediente, emile resolucion
correspondiente y traslada a Ia Delegacion de La
Contraloria General de Cuentas del MINFIN
A
Fin
iセ@
セ@
Gobierno de Guatemala
7.6
lnstructivo General:
ME-1-IGE-DC-CRI-10
Version 03
CONTROL Y RESGUARDO DE
INVENT ARIOS DE LA DIRECCION
DEL SISTEMA NACIONAL DE LA
CAUDAD
Hoja: 22 de 28
Caso de perdidas de bienes no fungibles
A
Responsable del Bien
Presentar denuncia ante el Ministerio Publico
Encargado de
lnventarios
Responsable del Bien
Presenta por medio escrito al jefe inmediato Ia
perdida del bien , anexando denuncia del MP
..
Registra Ia baja
del bien en el
libro de
lnventarios
correspondiente
Encargado de lnventarios
Solicita apoyo a las unidades
correspondientes, para Ia formaci6n de Ia
comisi6n respectiva
/
p
A
G
s
I
0
Encargado de lnventarios
Elabora proyecto de Acta, Conforma
expediente con Ia documentaci6n necesaria y
traslada a Secretaria General
E
N
Encargado de lnventarios
lngresa allibro de lnventarios
correspondiente Ia reposici6n del bien
E
F
E
Secretaria General
c
Recibe expediente y elabora providencia de
envio y traslada a Ia Contraloria General de
Cuentas
Tl
Contraloria General de Cuentas
Emile dictamen con lo procedente a Ia
resoluci6n (reposici6n y/o pago del Bien) y
traslada y notifica a Ia Direcci6n del Sistema
Nacional de Ia Calidad
A
v
0
Encargado de lnventarios
Notifica a Ia Direcci6n de Bienes del
Estado lo actuado por instrucciones de Ia
Contraloria General de Cuentas
.
Fin
iセ@
8
セ@
Gobierno de Guatemala
lnstructivo General:
ME-1-IGE-DC-CRI-10
Version 03
CONTROL Y RESGUARDO DE
INVENT ARIOS DE LA DIRECCION
DEL SISTEMA NACIONAL DE LA
CAUDAD
Hoja: 23 de 28
Formu laries
8.1 . Tarjeta de responsabilidad de bienes fungibles
8
Direcci6n del Sistema セ@ acional de Ia Calidad
Ministerio de Economia
IJNIOAO DF. JNVF.NTARIOS
TARJETA DE RESPONSA BILIDAD
DE BIENES FUNGIBLES
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8.2.
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Gobierno de Guatemala
Instructive General:
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INVENTARIOS DE LA DIRECCION
DEL SISTEMA NACIONAL DE LA
CAUDAD
Hoja: 24 de 28
Tarjeta de responsabilidad de bienes de actives fijos
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Direccion del Sistema Nacional de Ia Calidad
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Gobierno de Guatemala
8.3.
lnstructivo General:
ME-1-IGE-DC-CRI-10
Version 03
CONTROL Y RESGUARDO DE
INVENTARIOS DE LA DIRECCION
DEL SISTEMA NACIONAL DE LA
CAUDAD
Hoja: 25 de 28
Libra de aetas
Direccion del Sistema Nacional de Ia Calidad
Ministerio de Economia
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Gobierno de Guatemala
8.4.
Instructive General:
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Version 03
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INVENT ARIOS DE LA DIRECCION
DEL SISTEMA NACIONAL DE LA
CAUDAD
Hoja: 26 de 28
Libra de inventarios de bienes fung ibles
Dire ccion del Siste ma Nacional de Ia Calidad
Ministcrio de Economia
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8.5 .
lnstructivo General:
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CONTROL Y RESGUARDO DE
INVENTARIOS DE LA DIRECCION
DEL SISTEMA NACIONAL DE LA
CAUDAD
Hoja: 27 de 28
Libra de inventarios de bienes de activos fijos
Dire ccion del Sis t e ma N acional de Ia C alidad
M ini s t e rio de Economia
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Gobierno de Guatemala
lnstructivo General:
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CONTROL Y RESGUARDO DE
INVENTARIOS DE LA DIRECCION
DEL SISTEMA NACIONAL DE LA
CAUDAD
Hoja: 28 de 28
Constancia de ingreso de almacen y a inventario
DIRECCION DEL SISTEMA NACIONAL DE CAUDAD
MINISTERIO DE ECONOMIA
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