Informe Zar anticorrupción Julio - Agosto 2014

Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción
INFORME BIMESTRAL DE HALLAZGOS RELEVANTES
ENTIDAD: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
OFICINA DE CONTROL INTERNO
BIMESTRE: Julio - Agosto 2014
NÚMERO DE HALLAZGOS: 0
Detalle del hallazgo
Unidad Responsable
Total hallazgos
P
F
A
D
0
0
0
0
Ente de control en conocimiento
Informe de resumen sobre avance en la implementación del MECI 1000-2005:
INDICADOR DE MADUREZ MECI
73,85%
A continuación se relacionan las actividades que se realizaron para cada uno de los Sistemas de Gestión que componen el Sistema Integrado de Gestión del Archivo General de la Nación para el periodo de Julio - Agosto de 2014:
4.1. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
De acuerdo a la estructura del Archivo General de la Nación según la Resolución No. 469 de 2013 por la cual se modifica la estructura organizacional, los grupos de trabajo y sus funciones y la Resolución No. 383 de 2013 por la cual se adopta el Sistema
Integrado de Gestión en el AGN, se ha adelantado la documentación de las actividades de la entidad y su incorporación al Sistema Integrado de Gestión; en este ejercicio han participado, Subdirectores, Coordinadores, Jefes y demás funcionarios y
contratistas de cada una de las dependencias.
4.1.1. ACTIVIDADES DESARROLLADAS.
Durante el periodo julio-agosto de 2014, se continúa por parte de los servidores públicos de los grupos de trabajo del AGN dar cumplimiento al numeral 4.2.3 y al procedimiento “SIG-P-01 CONTROL DE DOCUMENTOS” verificando el estado de
procedimientos y formatos relacionados, de acuerdo a las siguientes categorías de intervención de documentos:
CATEGORIAS DE INTERVENCIÓN:
Se cuenta con tres estados de intervención de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad del AGN:
• Documento modificado: Es el documento que ya existe dentro del sistema de gestión de calidad y que requiere una actualización de fondo o forma; en estos casos el documento debe ser intervenido de acuerdo a las pautas establecidas en el
procedimiento SIG – P-01 “control de documentos”.
• Documento eliminado: Es aquel documento que existe dentro del sistema de gestión de calidad y se elimina por la razón expresada por el solicitante, para su eliminación deben ser tenidas en cuenta las pautas establecidas en el procedimiento SIG – P-01
“control de documentos”.
• Documento elaborado: Es aquel documento que se requiere incorporar en el sistema de gestión de calidad y que según el solicitante debe ser creado e integrado de la documentación de la entidad.
Las actividades realizadas durante el periodo se relacionan así:
Tabla 1. Relación de
actividades desarrolladas
Procedimientos
Elaboración
Modificación
Eliminación
Instructivos
Formatos
Otros
2
5
2
6
4
1
1
6
Durante el periodo de julio-agosto de 2014 se han intervenido 27 documentos, en los cuales se ha verificado su implementación e informando a todo el personal de la entidad para garantizar su uso inmediato.
Para dar cumplimiento a este numeral los profesionales de la Oficina Asesora de Planeación durante el periodo mencionado adelantaron labores tales como:
1. Implementación del procedimiento de “control de documentos”, actualización del listado maestro de documentos, actualización del control de cambios y asignación de códigos a las solicitudes de modificación, publicación de los textos actualizados,
creados y eliminados a través de las “alertas SIG”.
2. Validación de las modificaciones propuestas a los documentos de acuerdo a lo sugerido por la norma.
3. Avance en la elaboración del Manual del Sistema Integrado de Gestión para poder presentar el documento final.
4. Verificación de la conformidad de la información consignada en el Listado Maestro de Documentos.
5. Se han identificado los puntos de control en las actividades descritas en los procedimientos.
6. Elaboración de las Caracterizaciones de los procesos, ajustándose a la estructura del Archivo General de la Nación, modificado según Resolución No. 477-2012.
Para mantener el cumplimiento de los demás requisitos de la norma se adelantan las actividades correspondientes por cada una de las áreas responsables, se continúa con la intervención del sistema hasta alcanzar la implementación el 100%.
A la fecha el listado maestro de documentos del sistema presenta un total de documentación resumida según la siguiente Tabla:
De la anterior relación se genera un estado de verificación de la documentación por cada uno de los procesos generando el siguiente análisis:
2. SISTEMA DE CONTROL INTERNO – MECI (Modelo Estándar de Control Interno)
A continuación se relacionan las actividades realizadas por la Oficina de Control Interno en pro del fortalecimiento del Sistema de Control Interno del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, para el periodo comprendido entre Julio - Agosto
2014:
* Divulgar al interior de la Entidad información orientada a fomentar la autoevaluación, el autocontrol y la autogestión.
La Oficina de Control Interno realizó al interior de la Entidad para los meses de Julio - Agosto divulgación de información orientada a fomentar, la Autorregulación y la autogestión
*La Oficina de Control interno con el fin de retroalimentar al Equipo Directivo para la toma de decisiones que establezcan acciones de mejora en la gestión del AGN.
Realizo presentacion en el Comité de Control Interno a la Alta Dirección llevado a cabo el dia 28 de Julio de 2014; de los siguiente temas;
1 . Guía Metodológica para la Gestión del Riesgo - Socializacion - Aprobacion de la Politica de Riesgos AGN
2. Diagnóstico MECI 2014 - 1 Semestre
3. Programa de Auditorías Vigencia 2014
4. Resultado Auditorias Vigencia 2013
• La Oficina de Control Interno realizo el dia 14 de Agosto de de 2014, capacitacion a los Servidores Publicos del AGN en Participacion y Control Ciudadano, en la misma se trataron temas tales como:
- Contol Social y participacion ciudadana
- Normatividad
-Rendicion de Cuentas
-Veeduria ciudadana
-Atención al Ciudadano
1. CAPACITACIÓN AUDITORES AGN- OCI
1. Conceptos Básicos
2. Generalidades de la Auditoria
3. Perfil del Auditor
4. Fases de la Auditoria
5. Procedimientos de Auditoria
2. AUDITORES AGN 2014 – GENERALIDADES
Directrices para la auditoría de Sistemas de Gestión - NORMA ISO INTERNACIONAL 19011
1. Principios de auditoría
2. Recolección y Verificación de la información
3. Comportamiento personal de los auditores
4. Revisión documental - Los auditores deben considerar
5. Definiciones
6. Que debemos hacer - Que no debemos hacer: / en una auditoria de gestión
2. La Redacción Y El Cierre De No Conformidades Efectiva
1. Clasificación de hallazgos
2. Tipos de hallazgos
3. Orientaciones de las no conformidades
4. Recomendaciones al redactar no conformidades
5. Como redactar no conformidades
6. Contenido GP 1000 -2009
3. PROGRAMACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD VIGENCIA 2014 – AGN
4. AUDITORIAS DE CALIDAD
1. Sistema de Gestión de Calidad NTC
2. Mapa de procesos: Procesos Misionales, Apoyo, Estratégicos, Evaluación
3. Organigrama, Procesos Vs Organigrama
4. Ubicación documentación en el SIG
5. Cronograma de implementación ISO 14001.
5. PAPELES DE TRABAJO PARA LAS AUDITORIAS
1. ¿Que son los papeles de trabajo?
2. Propósitos de los Papeles de Trabajo
3. Proceso de Auditoria
4. Definiciones:
*Programa general de auditorias
*Plan de auditoria
*Lista de verificación de auditoria interna
*Informe de auditorias
3. SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
Durante la vigencia en los meses objeto del presente informe (Julio-Agosto), se continúa el proceso de implementación del Plan Institucional de Gestión Ambiental - PIGA, que es nombrado de esta manera pero que está basado en la norma internacional ISO14001:2004,
dirigiendo este periodo a la ejecución del plan de acción del sistema como tal y en la adaptación de la Entidad a los requisitos solicitados por la norma, como se explica a continuación
4.3.1. NORMALIZACIÓN AMBIENTAL
A través de una lista de chequeo basada en los numerales de la norma NTC ISO 14001:2004, se presentan a continuación los avances realizados en la vigencia Julio-Agosto:
6.2. AVANCES DEL SISTEMA DE GESTIÓN
Así pues, mediante una lista de chequeo basada en los numerales de la norma NTC ISO 14001:2004, se presentan a continuación los avances realizados en la vigencia Julio - Agosto:
SECCIÓN
Literal
REQUISITO DE LA NORMA
AVANCES DE LA VIGENCIA
%
4. Requisitos del Sistema de Gestión Ambiental
4.1
Requisitos Generales
4.2
4.3
4.3.1
La organización de establecer, documentar, implementar, mantener y
mejorar continuamente un sistema de gestión ambiental de acuerdo con los
requisitos de esta norma internacional, y determinar cómo cumplirá estos
requisitos.
Se establece mediante la Resolución 383 de 2013 la
adopción de un sistema de gestión integrado, que tiene
como alcance a sus sedes y a todas las personas que
tienen un vínculo con la Entidad.
La organización debe definir y documentar el alcance de su sistema de
gestión ambiental.
Este numeral se encuentra en construcción puesto que
actualmente
se
encuentra
en
procesos
de
establecimiento e implementación del sistema.
-
La alta dirección debe definir la política ambiental de la organización y
asegurarse de que, dentro del alcance definido en sus sistema de gestión
ambiental, ésta:
Se encuentra definida y adoptada una política para el
sistema integrado de gestión
a.
Es apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de sus
actividades, productos y servicios
La política integral es apropiada a su naturaleza,
magnitud e impactos ambientales de sus actividades,
productos y servicios puesto que cita “la prestación
oportuna de los trámites y servicios archivísticos que
ofrece la entidad, satisfaciendo los requisitos y
necesidades de los usuarios y partes interesadas”
-
70%
b.
Incluye el compromiso de mejora continua cuando cita
Incluye un compromiso de mejora continua y prevención de la contaminación “El AGN se compromete a implementar, mantener y
mejorar continuamente el SIG…”.
c.
Incluye un compromiso de prevención de la
contaminación y proporciona el marco de referencia para
Incluye un compromiso de cumplir con los requisitos legales aplicables y con establecer y revisar los objetivos y las metas ambientales 100%
otros requisitos que la organización suscriba relacionados con sus aspectos cuando cita “el establecimiento de medidas para el uso
ambientales
de los recursos naturales, prevención y mitigación de los
efectos nocivos al ambiente, a la comunidad y a las
demás partes interesadas”.
Política Ambiental
d.
Proporciona el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos y
las metas ambientales
Incluye un compromiso de cumplir con los requisitos
legales aplicables y con otros requisitos que la
organización suscriba cuando cita “El cumplimiento de la
legislación aplicable a la Entidad”.
e.
Se documenta, implementa y mantiene
Se realiza la revisión de la política y se entrega un
informe de revisión.
f.
Se comunica a todas las personas que trabajan para la organización o en
nombre de ella; y
Actualmente se encuentra en proceso de planificación
para la socialización de la política.
g.
Está a disposición del público
Se comunica a todas las personas que trabajan para la
organización o en nombre de ella y está a disposición del
público a través de la carpeta compartida del SIG.
-
La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios
procedimientos para:
Se realiza la modificación del procedimiento SIG-P-09.
“Identificación de aspectos y evaluación de impactos
ambientales”, acondicionándolo a los requisitos de la
norma y a las actividades realizadas en la entidad. Este
documento fue revisado, aprobado y publicado en la
carpeta compartida SIG.
a.
Identificar los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios
que pueda controlar y aquellos sobre los que pueda influir dentro del alcance
definido del sistema de gestión ambiental, teniendo en cuenta los desarrollos
nuevos o planificados, o las actividades, productos y servicios nuevos o
modificados; y
Se realizan visitas e inspecciones a las áreas de trabajo
tanto en la sede central como en la sede Santander, a
partir de estas visitas se generaron los ecomapas
institucionales y el informe de diagnóstico ambiental, en
cumplimiento con el procedimiento vigente.
b.
Se realizó la actualización de la matriz SIG-F-10.”Matriz
de identificación de aspectos y evaluación de impactos
Determinar aquellos aspectos que tienen o pueden tener impacto significativo ambientales”. A partir de esta matriz, se realizó la
sobre el medio ambiente (es decir, aspectos ambientales significativos)
priorización de aspectos ambientales significativos y se
entregó el informe de jerarquización de aspectos
ambientales.
-
Se mantienen los informes, planos y matrices dentro de
La organización debe documentar esta información y mantenerla actualizada la carpeta según la tabla de retención documental del
SGA.
-
La organización debe asegurarse de que los aspectos ambientales los diferentes grupos de trabajo mediante una carrera de
significativos se tengan en cuenta en el establecimiento, implementación y
observación. Actualmente, se está trabajando en su
mantenimiento de su SGA.
Planificación
Aspectos Ambientales
90%
Se socializaron los principales aspectos ambientales con
inclusión dentro de los programas ambientales.-
-
4.3.2
Requisitos legales y otros requisitos
La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios
procedimientos para:
Se realizó la modificación del procedimiento SIG-P10.”Identificación de requisitos legales y evaluación del
cumplimiento”, acondicionándolo a los requisitos de la
norma y a las actividades realizadas en la Entidad. Dicho
procedimiento fue revisado, aprobado y publicado en la
carpeta SIG.
a.
Se actualiza la Matriz de requisitos legales y otros, en la
Identificar y tener acceso a los requisitos legales aplicables y otros requisitos
cual se identifican para cada proceso y actividad 87,5%
que la organización suscriba relacionados con los aspectos ambientales; y
realizada los requisitos legales aplicables
b.
Se actualiza la Matriz de requisitos legales y otros, en la
Para determinar cómo se aplican estos requisitos a sus aspectos
cual se identifican para cada aspecto ambiental los
ambientales
requisitos legales aplicables.
-
La organización debe asegurarse de que estos requisitos legales aplicables y
Actualmente se encuentra en evaluación del
otros requisitos que la organización suscriba se tengan en cuenta en el
cumplimiento de requisitos, para definir planes de acción
establecimiento, implementación y mantenimiento de su SGA.
4.3.3
4.4
-
Frente al Sistema Integrado de Gestión se creó un
La organización debe establecer, implementar y mantener objetivos y metas
objetivo de proceso que se relaciona directamente con la
ambientales documentados, en los niveles y funciones pertinentes dentro de
gestión ambiental y fue revisado y avalado por la
la organización.
Dirección.
-
Los objetivos y metas deben ser medibles cuando sea factible y deben ser
coherentes con la política ambiental, incluidos los compromisos de
Se encuentran en proceso de estudio y establecimiento
prevención de la contaminación, el cumplimiento con los requisitos legales
los objetivos y metas ambientales.
aplicables y otros requisitos que la organización suscriba y con la mejora
continua.
-
Cuando una organización establece y revisa sus objetivos y metas, debe
tener en cuenta los requisitos legales y otros requisitos que la organización
suscriba, y sus aspectos ambientales significativos. Además, debe
considerar sus opciones tecnológicas y sus requisitos financieros,
operacionales y comerciales, así como las opiniones de las partes
interesadas.
-
-
La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios
programas para alcanzar sus objetivos y metas. Estos programas deben
incluir:
Se encuentra en proceso de adopción y actualización de
los programas PIGA hacia Programas del SGA.
a.
La asignación de responsabilidades para lograr los objetivos y metas en las
funciones y niveles pertinentes de la organización; y
-
b.
Los medios y plazos para lograrlos
-
Objetivos y Metas
50%
Implementación y operación
La dirección debe asegurarse de la disponibilidad de recursos esenciales
-
4.4.1
Recursos, funciones, responsabilidad y
autoridad
-
Las funciones, las responsabilidades y la autoridad se deben definir, El AGN cuenta con un manual de funciones que se
documentar y comunicar para facilitar una gestión ambiental eficaz.
encuentra actualmente en análisis.
-
La alta dirección de la organización debe designar uno o varios
representantes de la dirección, quien, independientemente de otras El AGN cuenta con un representante de la dirección
responsabilidades, debe tener definidas sus funciones, responsabilidades y designado por acto administrativo.
autoridad para:
a.
Se presentó ante el Comité de Desarrollo Administrativo
Asegurarse de que el sistema de gestión ambiental se establece, implementa
el plan de acción correspondiente a la implementación de
y mantiene de acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional;
la norma.
b.
Se encuentra en borrador para el informe de Revisión por
Informar a la alta dirección sobre el desempeño del SGA para su revisión,
la Dirección.
incluyendo las recomendaciones para la mejora
-
4.4.2
4.4.3
para establecer, implementar, mantener y mejorar el SGA. Estos incluyen los El AGN cuenta con un profesional especializado y un
contratista especialista en el tema ambiental que ejecuta
recursos humanos y habilidades especializadas, infraestructura de la la implementación del SGA.
organización, y los recursos financieros y tecnológicos.
80%
A través de conceptos técnicos ambientales se presentan
los requerimientos tanto para la Entidad como para los
proponentes de los aspectos ambientales relacionados
La organización debe asegurarse de que cualquier persona que realice
con la adquisición de bienes y servicios y sus impactos
tareas para ella o en su nombre, que potencialmente pueda causar uno o
ambientales considerando el uso y disposición final.
varios impactos ambientales significativos identificados por la organización,
sea competente tomando como base una educación, formación o experiencia
Dichos registros son ubicados en la Oficina Asesora
adecuadas, y debe mantener los registros asociados.
Jurídica y en medio digital en la Oficina Asesora de
Planeación.
-
La organización debe identificar las necesidades de formación relacionadas
con sus aspectos ambientales y su SGA. Debe proporcionar formación o
emprender otras acciones para satisfacer estas necesidades, y debe
mantener los registros asociados.
Se explica mediante una carrera de observación los
diferentes aspectos e impactos ambientales asociados a
las actividades realizadas por los trabajadores y se
programan de forma mensual actividades de
socialización de problemáticas ambientales, conservando
los registros de asistencia de las mismas.
-
La organización debe establecer y mantener uno o varios procedimientos
para que sus empleados o las personas que trabajan en su nombre tomen
conciencia de:
-
a.
La importancia de la conformidad con
procedimientos y requisitos del SGA.
-
b.
Los aspectos ambientales significativos, los impactos relacionados reales o
potenciales asociados a su trabajo y los beneficios ambientales de un mejor
desempeño personal.
-
c.
Sus funciones y responsabilidades en el logro de la conformidad con los
requisitos del SGA y
-
d.
Las consecuencias potenciales de desviarse de los procedimientos
especificados.
-
-
El AGN cuenta con el procedimiento “GDO-P-01
En relación con sus aspectos ambientales y su SGA, la organización debe GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES”
establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para:
que debe ser analizado y adaptado para la integración de
la temática ambiental de la Entidad.
a.
La comunicación interna entre los diversos niveles y funciones de la
organización
-
b.
Recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes a las
partes interesadas externas.
-
-
La organización debe decidir si comunica o no externamente información
acerca de sus aspectos ambientales significativos y debe documentar su
decisión. Si la decisión es comunicarla, la organización debe establecer e
implementar uno o varios métodos para realizar esta comunicación externa.
-
Competencia, formación y toma de conciencia
40%
Comunicación
la política
ambiental,
los
30%
4.4.4
4.4.5
4.4.6
4.4.7
Documentación del sistema de gestión
ambiental
-
La documentación del SGA debe incluir:
a.
La política, objetivos y metas ambientales
Se cuenta con la política documentada pero se encuentra
en construcción los objetivos y metas ambientales
b.
La descripción del alcance del SGA
Se encuentra en proceso de actualización el MANUAL
SIG de la Entidad.
c.
La descripción de los elementos principales del SGA y su interacción, así
como la referencia a los documentos relacionados.
Se encuentra en proceso de actualización el MANUAL
SIG de la Entidad.
d.
Los documentos, incluyendo los registros requeridos en esta Norma
Internacional y
Se conservan los registros de los procedimientos y
formatos emitidos.
e.
Los documentos, incluyendo los registros determinados por la organización
como necesarios para asegurar la eficacia de la planificación, operación y
control de procesos relacionados con sus aspectos ambientales
significativos.
Se conservan los registros de recolección de residuos y
documentos ambientales emitidos.
-
Los documentos requeridos por el SGA y por esta Norma Internacional se
Los documentos son controlados por los mecanismos ya
deben controlar. Los registros son un tipo especial de documento y se deben
establecidos en el SGC de la Entidad.
controlar de acuerdo con los requisitos establecidos en el apartado 4.5.4
El AGN cuenta con el procedimiento “SIG-P-01
CONTROL
DE DOCUMENTOS INTERNOS Y
EXTERNOS” que debe ser analizado y adaptado para la
integración de la temática ambiental de la Entidad.
-
La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios
procedimientos para:
a.
Aprobar los documentos con relación a su adecuación antes de su emisión

b.
Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos
nuevamente

c.
Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual
de los documentos

d.
Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables
están disponibles en los puntos de uso

e.
Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente
identificables

f.
Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externos que la
organización ha determinado que son necesarios para la planificación y
operación del SGA y se controla su distribución; y
g.
Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una
identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.
-
La organización debe identificar y planificar aquellas operaciones que están
asociadas con los aspectos ambientales significativos identificados, de
acuerdo con sus política ambiental, objetivos y metas, con el objeto de
asegurarse de que se efectúan bajo las condiciones especificadas mediante:
a.
El establecimiento, implementación y mantenimiento de uno o varios
Se presentó el borrador para el procedimiento de
procedimientos documentados para controlar situaciones en las que su
“Determinación de Control operacional” al profesional
ausencia podría llevar a desviaciones de la política, los objetivos y metas
para su revisión y comentarios.
ambientales; y
Control de documentos
75%
88%
-

Se han identificado los productos o servicios que pueden
poseer generar impactos al interior de la Entidad, a partir
de la generación de conceptos previos a la compra de los
mismos.
Control operacional
90%
Se han integrado controles operacionales a 51
procedimientos, que corresponde al 45.5% del total de
procedimientos.
b.
El establecimiento de criterios operacionales en los procedimientos; y
c.
El establecimiento, implementación y mantenimiento de procedimientos
relacionados con aspectos ambientales significativos identificados de los
bienes y servicios utilizados por la organización, y la comunicación de los
procedimientos y requisitos aplicables a los proveedores, incluyendo
contratistas.
-
La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios
El AGN cuenta con el PLAN DE CONTINGENCIAS
procedimientos para identificar situaciones potenciales de emergencia y
AMBIENTALES que se encuentra en proceso de análisis
accidentes potenciales que pueden tener impactos en el medio ambiente y
y adaptación a los requisitos de la norma.
cómo responder ante ellos.
-
La organización debe responder ante situaciones de emergencia y
accidentes reales y prevenir o mitigar los impactos ambientales adversos
asociados
-
-
La organización debe revisar periódicamente, y modificar cuando sea
necesario sus procedimientos de preparación y respuesta ante emergencias,
en particular después de que ocurran accidentes o situaciones de
emergencia
-
-
La organización debe realizar pruebas periódicas de tales procedimientos,
cuando sea factible.
-
Preparación y respuesta ante emergencias
Se encuentra en borrador el procedimiento de Control
Operacional para la Entidad.
25%
4.5
Verificación
4.5.1
Seguimiento y medición
Los procedimiento deben incluir la documentación de la información para
hacer el seguimiento del desempeño, de los controles operacionales
aplicables y de la conformidad con los objetivos y metas ambientales de la
organización
-
4.5.2.
4.5.2.1
La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios
procedimientos para hacer el seguimiento y medir de forma regular las
características fundamentales de sus operaciones que pueden tener un
impacto significativo en el medio ambiente.
La organización debe asegurarse de que los equipos de seguimiento y
medición se utilicen y mantengan calibrados o verificados, y se deben
conservar los registros asociados.
El AGN cuenta con el procedimiento “SIG-P-03
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE
MEJORA” que se encuentra en proceso de análisis y
adaptación a los requisitos de la norma.
-
Evaluación del cumplimiento legal
-
-
El cumplimiento de este requisito se recoge en el
En coherencia con su compromiso de cumplimiento, la organización debe
procedimiento SIG-P-10 “IDENTIFICACIÓN DE LA
establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para
LEGISLACIÓN Y EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO
evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables
DE LOS REQUISITOS LEGALES Y OTROS”.
La organización debe mantener los registros de los resultados de las Se encuentra en proceso de
evaluaciones periódicas
cumplimiento de requisitos legales.
4.5.2.2
50%
-
-
La organización debe evaluar el cumplimiento con otros requisitos que
suscriba. La organización puede combinar esta evaluación con la evaluación
del cumplimiento legal mencionada en el apartado 4.5.2.1, o establecer uno o
varios procedimientos separados.
evaluación
75%
dicho
El cumplimiento de este requisito se recoge en el
procedimiento SIG-P-10 “IDENTIFICACIÓN DE LA
LEGISLACIÓN Y EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO
DE LOS REQUISITOS LEGALES Y OTROS”.
75%
La organización debe mantener los registros de los resultados de las Se encuentra en proceso de evaluación dicho
evaluaciones periódicas
cumplimiento de requisitos legales
-
La organización debe establecer, implementar o mantener uno o varios
procedimientos para tratar las no conformidades reales y potenciales y tomar
acciones correctivas y acciones preventivas.
El cumplimiento de este requisito se recoge en el
procedimiento SIG-P-10 “IDENTIFICACIÓN DE LA
LEGISLACIÓN Y EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO
DE LOS REQUISITOS LEGALES Y OTROS”.
Los procedimientos deben definir requisitos para:
4.5.3
4.5.4
4.5.5
No conformidad, acción correctiva y acción
preventiva
a,
La identificación y corrección de las no conformidades y tomar las acciones
para mitigar sus impactos ambientales
-
b.
La investigación de las no conformidades, determinando sus causas y
tomando las acciones con el fin de prevenir que vuelvan a ocurrir.
-
c.
La evaluación de la necesidad de acciones para prevenir las no
conformidades y la implementación de las acciones apropiadas definidas
para prevenir su ocurrencia.
-
d.
El registro de los resultados de las acciones preventivas y acciones
correctivas tomadas; y
-
e.
La revisión de la eficacia de las acciones preventivas y acciones correctivas
tomadas.
-
-
Las acciones tomadas deben ser las apropiadas en relación a la magnitud de
los problemas e impactos ambientales encontrados
-
-
La organización debe asegurarse de que cualquier cambio necesario se
incorpore a la documentación del SGA.
-
-
La organización debe establecer y mantener los registros que sean
necesarios, para demostrar la conformidad con los requisitos de su SGA y de
esta Norma Internacional, y para demostrar los resultados logrados.
Se realiza el control de registros de acuerdo con las
políticas de la Entidad.
-
La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios
procedimientos para la identificación, el almacenamiento, la protección, la
recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros.
El AGN cuenta con el procedimiento “SIG-P-02
CONTROL DE REGISTROS” que se encuentra en
proceso de análisis y adaptación a los requisitos de la
norma
-
Los registros deben ser y permanecer legibles, identificables y trazables.
Los registros se mantienen legibles, identificables y
trazables.
-
La organización debe asegurarse de que las auditorías internas del SGA se
realizan a intervalos planificados para:
La Oficina de Control Interno presentó el programa de
auditorías y la programación por procesos que se va a
realizar.
a.
Determinar si el SGA:
-
a.1
Es conforme con las disposiciones planificadas para la gestión ambiental,
incluidos los requisitos de esta Norma Internacional; y
-
a.2
Se ha implementado adecuadamente y se mantiene; y
-
b
Proporcionar información a la dirección sobre los resultados de las
auditorías.
-
-
La organización debe planificar, establecer, implementar y mantener
programas de auditoría teniendo en cuenta la importancia ambiental de las
operaciones implicadas y los resultados de las auditorías previas.
-
Control de Registros
Auditoría Interna
30%
70%
43%
Se deben establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos
de auditoría que traten sobre:
-
El AGN cuenta con el procedimiento “PD-AUDITORIAS
- las responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las INTERNAS DEL SIG”, dicho procedimiento fue adaptado
auditorías, informar sobre los resultados y mantener los registros asociados; a los requerimientos de la norma.
- la determinación de los criterios de auditoría, su alcance, frecuencia y
métodos.
-
La selección de los auditores y la realización de las auditorías deben
asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría.
Se participó en la jornada de capacitación a auditores
internos, en la que se presentó el grado de ejecución del
SGA y los alcances que podría tener la auditoría
programada.
4.6. Revisión por la Dirección
-
-
-
La alta dirección debe revisar el SGA de la organización, a intervalos
planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia
continuas. Estas revisiones deben incluir la evaluación de oportunidades de
mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestión
ambiental, incluyendo la política ambiental, los objetivos y las metas
ambientales. se deben conservar los registros de las revisiones por la
dirección
El AGN cuenta con el procedimiento “GES-P-02
REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN” que se encuentra en
proceso de análisis y adaptación a los requisitos de la
norma.
-
Los elementos de entrada para las revisiones por la dirección deben incluir:
Se aprobó mediante Comité de Desarrollo Administrativo
el cambio de lineamientos de gestión, de los dictados por
la Secretaría Distrital de Ambiental a los dados por la
norma internacional..
a.
Los resultados de las auditorías internas y evaluaciones de cumplimiento con
los requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba;
Se encuentran en proceso de aplicación las auditorías
internas en el AGN.
b.
Las comunicaciones de las partes interesadas externas, incluidas las quejas;
c.
El desempeño ambiental de la organización;
d.
El grado de cumplimiento de los objetivos y metas;
e.
El estado de las acciones correctivas y preventivas;
f.
El seguimiento de las acciones resultantes de las revisiones previas llevadas
a cabo por la dirección;
g.
Los cambios en las circunstancias, incluyendo la evolución de los requisitos
legales y otros requisitos relacionados con sus aspectos ambientales; y
h.
Las recomendaciones para la mejora.
-
Los resultados de las revisiones por la dirección deben incluir todas las
decisiones y acciones tomadas relacionadas con posibles cambios en la
política ambiental, objetivos, metas y otros elementos del SGA, coherentes
con el compromiso de mejora continua.
En borrador el documento de desempeño ambiental
50%
No existen revisiones anteriores.
A partir de lista de verificación anterior, se presenta de acuerdo con los numerales de la NTC ISO 14001:2004, el porcentaje de avance de cada uno de los requisitos principales dictados por la norma durante la vigencia, como se puede observar en la Tabla No. 3 y dichos
resultados fueron representados en la Ilustración 1.
Grado de cumplimiento de los requisitos
Numeral
SECCIÓN
%
AVANCE
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
Requisitos Generales
Política ambiental
Planificación
Implementación y operación
Verificación
Revisión por la Dirección
70
100
76
62
54
50
20%
16%
18%
5%
9%
20%
SSe debe resaltar que durante esta fase de implementación las actividades desarrolladas se centraron en la fase de planificación, específicamente en la identificación de aspectos y la evaluación de impactos ambientales, de forma transversal, se realizaron actividades que
aportaron al avance de los demás numerales.
Como se observa en la Ilustración No. 2, se denota un avance en todas las fases de implementación de la norma, y en promedio se realizó un avance del 20% en el bimestre julio-agosto, y se dio cumplimiento a las actividades programadas dentro del plan de acción
aprobado por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.
1.1. EMISION DE CONCEPTOS TÉCNICOS AMBIENTALES
De conformidad con el Decreto 1510, en el desarrollo del art. 15 y subsiguientes y, en concordancia con la guía de Estudio de Sector de Colombia Compra Eficiente pág. 4, es necesario emitir un concepto emitido validado por parte del gestor ambiental de la Entidad por
cada una de fichas técnicas (de cumplimiento o no de los criterios ambientales); con el fin de adelantar los estudios de mercados de la ficha técnica relacionada que hacen parte del PAA de la vigencia 2014, fueron emitidos durante la vigencia Julio-Agosto se realizó la
emisión de 5 conceptos, para un total de 347 conceptos técnicos ambientales correspondientes a bienes, obras y servicios requeridos en la Entidad.
CONVENCIONES
SIGNIFICADO
Detalle del hallazgo
Hechos que lo constituye valorado si es del
caso
Unidad Responsable
Área donde se encontró el hallazgo
P
F
A
D
Ente de Control en conocimiento
Penal
Fiscal
Administrativo
Disciplinario
Contraloría, Fiscalía, Procuraduría, Ninguno