pi-prc16 no conformidades, accion correctiva, preventiva y planes

NO CONFORMIDADES, ACCION CORRECTIVA, PREVENTIVA Y PLANES DE
MEJORAMIENTO
PROCESO
PLANEACIÓN INTEGRAL
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1. OBJETIVO
Establecer la metodología para la identificación, análisis y toma de decisiones, que permita
eliminar la causa raíz de los hallazgos, no conformidades, observaciones, oportunidades de
mejora y acciones de mejora del SIGI detectadas y emprender acciones correctivas ó
preventivas para evitar su reincidencia o prevenir su ocurrencia en el SIGI de la Contaduría
General de la Nación.
2. DEFINICIONES
ACCIÓN CORRECTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
detectada u otra situación indeseable.
ACCIÓN PREVENTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
potencial (observación) para prevenir su ocurrencia u otra situación potencialmente indeseable.
ACTO ADMINISTRATIVO: Es una decisión que procede de la administración la cual produce
efectos jurídicos.
CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.
CORRECCIÓN: Acción puntual e inmediata tomada para eliminar una no conformidad
detectada.
DEFECTO: Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado.
EVIDENCIA OBJETIVA: Datos que respaldan la evidencia o veracidad de algo.
LIBERACIÓN: Autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso
MEJORA CONTINUA: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los
requisitos.Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los
requisitos y optimizar el desempeño.
NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.
REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
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3. MARCO LEGAL
Norma Técnica Internacional ISO 9001-2008. Sistemas de Gestión de la Calidad, Requisitos
Norma Técnica de Calidad en la Gestión Publica NTCGP 1000-2009. En cumplimiento de lo
establecido en el artículo 6º de la Ley 872 de 2003, esta norma especifica los requisitos para la
implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad aplicable a la rama ejecutiva del poder
público y otras entidades prestadoras de servicios. 8.5.2 Acción correctiva, 8.5.3 Acción
preventiva
Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001-2004. Sistema de gestión Ambiental. 4.5.3 No
conformidad , acción correctiva y acción preventiva
Norma Técnica Colombiana NTC-OHSAS 18001-2007. Sistemas de Gestión en Seguridad y
Salud ocupacional. 4.5.3.2 No conformidad , acción correctiva y acción preventiva
4. DOCUMENTOS RELACIONADOS
No aplica
5. DOCUMENTOS ANEXOS
No aplica
6. PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
1 Identificación
deAnalizar los resultados obtenidos Líder del proceso
acciones
de:
o Funcionario
correctivas,
asignado
preventivas o de
Informes de auditorías
mejora.
internas y externas del
SIGI.
Seguimiento al plan de
acción.
Resultados de indicadores.
Encuestas.
Aplicación
de
procedimientos.
Revisión por parte de la
dirección.
Retroalimentación de los
REGISTRO
SIGI (Módulo
Planes de
Mejoramiento)
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2 Reportar y crear
Hallazgos
clientes.
Resultados
de
autoevaluaciones internas.
Resultados de la matriz de
aspectos
e
impactos
ambientales.
Resultados
de
la
investigación de incidentes
y accidentes del plan de
emergencias.
Resultados
matriz
de
riesgos y peligros de SGSST.
Requisitos SG-SST.
Se selecciona Tipo de acción, Líder del proceso
Fuente de evaluación,
Tipo
o Funcionario
de auditoría.
asignado
SIGI (Módulo
Planes de
Mejoramiento)
NOTA: Si el hallazgo es
generado por una auditoría
interna, el sistema traerá los
hallazgos que hayan sido
encontrados directamente al
sistema desde el módulo de
auditorías.
3 Envío para
aprobación
Se asigna Responsable de la Líder del proceso
acción, quien aprueba o rechaza o Funcionario
la acción de mejora.
asignado
SIGI (Módulo
Planes de
Mejoramiento)
NOTA: Al crear el hallazgo se
genera
notificación
al
Responsable asignado.
4 Aprobación o
Rechazo del
hallazgo
Líder del proceso
Se puede aprobar o rechazar la o Funcionario
acción, si hace el rechazo se
asignado
devolverá a la persona que
realizó la creación; si se realiza
la aprobación, el responsable
deberá
seleccionar
el
responsable de formular el plan
de mejoramiento quién recibirá
una notificación.
SIGI (Módulo
Planes de
Mejoramiento)
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5 Información de la
Funcionario
Verificar
información
de
la
acción
Acción de Mejora
Responsable de
de mejora asignada (Fecha de Formular Plan de
registro,
Tipo
de
acción, Mejoramiento
Descripción del hallazgo, Fuente
de evaluación, Tipo de auditoría,
Dependencia, Responsable de
Formular Plan de Mejoramiento,
Líder).
SIGI (Módulo
Planes de
Mejoramiento)
6 Selección
Funcionario
Para formular el Plan de Responsable de
metodología de
análisis de causas Mejoramiento debe escoger el Formular Plan de
tipo de metodología de análisis Mejoramiento
de causa (Espina de pescado,
causa raíz, 5 porque o Pareto).
Nota: Al momento de realizar el
análisis de la acción propuesta,
se evalua si la acción a realizar
modifica o genera
nuevos
riesgos y peligros del SG-SST
y/o si modifica o genera los
impactos
ambientales
identificados, dejando registro en
el análisis a realizar. De
presentarse este evento, se
tendrá
en
cuenta
los
procedimientos
GTHPRC07
Identificación
de
Peligros, Valoración de Riesgos
Y Determinación de Controles y
el
PI-PRC12
Procedimiento
Identificación y Evaluación de
Aspectos
e
Impactos
Ambientales.
SIGI (Módulo
Planes de
Mejoramiento)
7 Toma de
decisiones de
acuerdo con los
resultados
obtenidos del
análisis de datos.
SIGI (Módulo
actas)
Producto del análisis realizado Líder del proceso
se procede a generar opciones
de la acción a tomar y se
selecciona la más conveniente.
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8 Corrección y
Generación del
Plan
Funcionario
Se debe seleccionar si se Responsable de
requiere realizar corrección y si Formular Plan de
genera plan:
Mejoramiento
SIGI (Módulo
Planes de
Mejoramiento)
NOTA:
9 Identificación de
causas
10 Plan
de Mejoramiento
11 Enviar a
aprobación
12 Aprobación del
1. Si da lugar a corrección y
no
genera
plan, se debe explicar las
razones y la corrección
realizada.
2. Si da lugar a corrección y
genera plan, se continúa
con la formulación del
plan.
3. Si no da lugar a corrección
y no genera plan, se debe
explicar las razones y la
corrección realizada.
Identificar
las
causas
del
Funcionario
hallazgo
Responsable de
Formular Plan de
Mejoramiento
Funcionario
Se
define
el
Plan
de Responsable de
Mejoramiento, se tiene en cuenta Formular Plan de
las causas, las actividades a Mejoramiento
desarrollar para eliminar la
causa, el producto esperado,
meta, unidad de medida, se
describe el responsable de la
ejecución de las actividades, se
establece Fecha de Inicio y
Fecha de fin y se asigna
responsable.
Se envía a aprobación por parte
Funcionario
del Líder del Proceso
Responsable de
Formular Plan de
Mejoramiento
El líder del proceso puede Líder del proceso
SIGI (Módulo
Planes de
Mejoramiento)
SIGI (Módulo
Planes de
Mejoramiento)
SIGI (Módulo
Planes de
Mejoramiento)
SIGI (Módulo
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Plan
de Mejoramiento
13 Desarrollo Plan
de Mejoramiento
aprobar o rechazar con los
respectivos
comentarios,
si
rechaza se devuelve a la
persona que lo envió y si lo
aprueba se despliega una nueva
pantalla donde se informa de la
aprobación
enviando
notificaciones al
Líder del
proceso y responsable de
Control Interno para seguimiento
y/o evaluación, y al Funcionario
Responsable para el desarrollo
de las
respectivas tareas a
desarrollar.
Planes de
Mejoramiento)
Funcionario
Responsable de
El responsable realizará el desarrollar las
desarrollo
de
las
tareas
tareas
asignadas,
indicando
el
porcentaje
de
avance,
la
descripción de las actividades
realizadas y el cargue de los
adjuntos
que
soporten
el
desarrollo de las actividades.
NOTA:
SIGI (Módulo
Planes de
Mejoramiento)
1. Cuando el avance no es
100% la tarea no se borra
de las tareas pendientes
del módulo de Planes de
Mejoramiento hasta que se
complete el 100%.
2. El 100% se cumple
cuando
los
adjuntos
cargados sean el soporte
necesario para el cierre de
la actividad.
3. Una vez el Plan este al
100%, el líder indicara si
las
tareas
fueron
realizadas correctamente y
enviará el desarrollo del
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Plan a seguimiento de
Control Interno
para
solucionar el Hallazgo
y darle cierre.
14 Seguimiento
Líder del proceso
Cada
vez
que
el
responsable
de
desarrollo Plan de
la tarea ingresa un avance o se
Mejoramiento
llega al 100%, el responsable del
seguimiento puede visualizar la
información
que
ha
sido
ingresada, el soporte adjunto y
realizar comentarios y asignar
nuevas tareas, si es del caso.
SIGI (Módulo
Planes de
Mejoramiento)
15 Seguimiento y
cierre
SIGI (Módulo
Planes de
Mejoramiento)
Se recibe la notificación y podrá
ver la información de la acción
de mejora creada, puede incluir
la información correspondiente a
eficacia, eficiencia y efectividad.
NOTA:
Responsable
seguimiento
1. Si el plan no fue eficaz lo
puede
devolver
al
responsable de haberlo
realizado y efectuar los
comentarios generales.
2. Si el plan fue eficaz se
debe dar clic en la opción
Finalizar acción y la acción
de
mejora
quedará
finalizada
y
podrá
ser consultada en el SIGI.
Nota: La totalidad de la ejecución de las actividades descritas deben ser alineadas a las
Políticas del Sistema Integrado de Gestión Institucional (Política de calidad, Política del
Sistema de Gestión Ambiental, Política del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud
Ocupacional, Políticas del Sistema de Control Interno y Políticas del Sistema de Desarrollo
Administrativo) lo que contribuirá al cumplimiento misional, la satisfacción de las partes
interesadas y al éxito sostenido del SIGI.
Revisado por:
LIDER DEL PROCESO
COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN
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Aprobado por:
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN