Sin título-1 - Gimnasio " Nueva America"

GIMNASIO “NUEVA AMÉRICA”
Educando y aprendiendo
Código Doc.
E-IN-001
Versión: 03.
Fecha: 05-08-14.
Código Formato:
NA
INSTRUCTIVO DE
MATRÍCULAS
Versión: NA
Fecha: NA
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ESTUDIANTES ANTIGUOS
El Gimnasio “Nueva América” en su camino hacia la excelencia educativa y habiendo obtenido la CERTIFICACION DE LA CALIDAD
ICONTEC ISO 9001-2008 con Registro Nº SC-CER 216337 de fecha: 21-11-12, da la BIENVENIDA a la comunidad educativa neo-americana.
El proceso de matrícula para estudiantes antiguos del Gimnasio “Nueva América” se compone de nueve (09) pasos:
1. Consecución y diligenciamiento del Formulario de Inscripción.2. Paz y Salvo general año anterior 3. Actualización virtual de datos. 4.
Impresión Hoja de matrícula (En 1 sola hoja tamaño carta, por las dos caras). 5. Impresión (contrato de servicios educativos) (En 1 sola hoja
tamaño carta, por las dos caras). 6. Impresión Pagaré (En 1 sola hoja tamaño carta, por las dos caras). 7. Talonario de pago. 8. Documentación
completa. 9. Legalización de matricula
Tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:
a. Diligencie el Formulario de Inscripción y entréguelo en la Secretaría del Plantel en las fechas asignadas.
b. Revise con antelación el cronograma establecido para el proceso de matrículas, esto le permitirá desarrollar en forma oportuna, los distintos
pasos en los tiempos contemplados para ello.
c. Consulte previamente la información que se requiere para la actualización de datos. Así podrá diligenciar los formatos.
d. Gestione la documentación necesaria para la matrícula con anticipación, lo anterior teniendo en cuenta que no hay plazos adicionales para
su entrega.
e. Al momento de realizar la actualización de datos en su totalidad, deberá contar con una impresora con el fin de poder obtener los
documentos necesarios para el momento de la matrícula.
f. La legalización de matrícula ha sido programada para un día específico. No espere para el último momento la realización de esta actividad,
porque tendrá que considerar tiempos adicionales para formalizar este trámite con la institución.
g. La matrícula será formalizada una vez todos los documentos sean entregados en la Secretaria del Gimnasio.
h. Los documentos deberán estar diligenciados, firmados en su totalidad y presentarse en el momento de la matrícula, el día programado para
el curso al cual ingresará su hijo.
i. En el evento de dejar vencer el tiempo destinado para la actualización de datos y/o el de la matrícula, el Gimnasio no podrá asegurar su cupo
para el año siguiente, por efectos de capacidad instalada y de planeación de recursos humanos y físicos del siguiente año, además le
acarreará el reajuste contemplado para matrículas extemporáneas.
Descripción de los pasos del procedimiento de matrícula.
1. Consecución y diligenciamiento del Formulario de Inscripción Solicite el FORMULARIO DE INSCRIPCION en la Secretaría, en las fechas
establecidas por la Institución y devuélvalo diligenciado en su totalidad oportunamente en la misma oficina.
2. Paz y Salvo General año anterior: Antes del día 10 de noviembre, el estudiante deberá actualizar y legalizar con el Director de curso,
cualquier tipo de información, inventario o trámite que a la fecha esté pendiente y entregarlo el día 11 en Secretaría para sus respectivas
firmas. De esta manera con el Quinto Informe Académico en el momento de la clausura, recibirá el paz y salvo general, que le permitirá
posteriormente formalizar su matrícula. El paz y salvo, tendrá las firmas correspondientes a: Gestión Académica: Director de Grupo; Gestión
Administrativa, de Admisiones y Registro, Biblioteca y Rectoría.
3. Actualización virtual de datos: Realizar la actualización de los datos correspondientes al Estudiante, padre, madre y acudiente a través de la
plataforma Gimnasio Nueva América en línea en los documentos mencionados como Datos Personales, Datos Complementarios, Historia
Académica. No omita ningún dato ya que solamente así podrá imprimir los documentos de la matrícula. Recuerde: (Cada uno en una sola hoja
tamaño carta, por las dos caras)
4. Impresión Hoja de matrícula: Los datos consignados en la actualización y la historia académica, permitirán al Gimnasio conocer la
información completa del estudiante y del grupo de acudientes. con los cuales se acompañará el proceso formativo en el próximo año. Para
este paso, ingrese a la opción HOJA DE MATRICULA, lea muy bien la información consignada. SOLAMENTE cuando esté seguro que la
información ha quedado debidamente diligenciada, IMPRÍMALA. (Hoja tamaño carta, por las dos caras)
5. Impresión Contrato de Servicios Educativos: Ingrese a la opción CONTRATO DE SERVICIOS EDUCATIVOS, e imprima el documento que
permite la formalización del compromiso adquirido entre el Gimnasio y usted en la prestación de nuestro servicio educativo. Los estudiantes de
Convenio deben imprimir el CONTRATO DE EDUCACION CONTRATADA. (Hoja tamaño carta, por las dos caras)
6. Impresión Pagaré: Ingrese a la opción PAGARÉ, e imprima el documento – título valor que permite al Gimnasio, proceder en el momento que
sea necesario para configurar los pagos causados en la prestación del servicio educativo. Este documento NO APLICA para estudiantes de
CONVENIO. (Hoja tamaño carta, por las dos caras)
7. Talonario de Pago: Con la entrega del quinto boletín recibirá el talonario para los pagos y la tabla de costos educativos del siguiente año. Los
recibos deberán ser cancelados en las oficinas del BANCO POPULAR.
8. Documentación completa: Ordene los documentos para la matrícula y anexe los que de acuerdo al siguiente orden sean necesarios según
la condición de su hijo:
a. Comprobante de pago, con sello cancelado del Banco Popular
b. 3 fotos tamaño 3x4 fondo azul
c. Hoja de matrícula (Impresa en una hoja tamaño carta por las dos caras)
d. Hoja impresa de Actualización de datos (con foto)- Hoja tamaño carta
e. Contrato de servicios educativos (Impreso en una hoja tamaño carta por las dos caras)
f. Pagaré (Estudiantes privados) (Impreso en una sola hoja tamaño carta por las dos caras)
g. Paz y salvo general del año anterior, diligenciados y firmados.
h. Certificado médico actual (En preescolar anexar copia del carné de vacunas)
i. Fotocopia del carné de la EPS a la cual está afiliado el estudiante, o certificación de afiliación emitida por ésta. (Solo si hubo cambio de EPS
en el último año).
j. Certificado de notas del año anteriormente cursado y aprobado. Deben Solicitarlo con antelación en la Secretaría del plantel.
TODOS LOS ESTUDIANTES QUE INGRESAN A GRADOS 10ºS Y 11ºS deben presentar entrevista en Rectoría.
9. Legalización de matrícula: De acuerdo a la programación establecida en el cronograma, presente en la oficina de Información (202-3) los
documentos COMPLETOS indicados en el numeral 8, recuerde que no se recibirán parcialmente, ni en forma extemporánea. De su
cumplimiento en las indicaciones dadas, dependerá la oportuna asignación del cupo de su hijo y la organización adecuada en el grupo que lo
acogerá en el próximo año.
Agradecemos llevar a cabo el procedimiento indicado en los tiempos establecidos, de manera que el proceso de matrícula para el
próximo año, sea una oportunidad para nosotros brindarle un servicio con alta calidad.
Para información adicional puede comunicarse al 2647366 – 2 990671 o por correo electrónico a
[email protected]
GIMNASIO “NUEVA AMÉRICA”
Educando y aprendiendo
Código Doc.
E-IN-001
Versión: 03.
Fecha: 05-08-14.
Código Formato:
NA
INSTRUCTIVO DE
MATRÍCULAS
Versión: NA
Fecha: NA
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ESTUDIANTES NUEVOS
El Gimnasio “Nueva América” en su camino hacia la excelencia educativa y habiendo obtenido la CERTIFICACIÓN DE LA CALIDAD
ICONTEC ISO 9001-2008 con Registro Nº SC-CER 216337 de fecha: 21-11-12, da la BIENVENIDA a la comunidad educativa neoamericana.
El siguiente es el procedimiento para la inscripción y matrícula de los estudiantes que aspiran a ser parte de la institución en el próximo
año. Este le permitirá realizar todos los pasos en forma precisa, efectiva y oportuna, de manera que el tiempo que dedique para ello, sea
acorde a su situación y a sus necesidades.
LEA ESTE INSTRUCTIVO EN SU TOTALIDAD DE MANERA QUE PUEDA CONOCER CON DETALLE ESTE PROCEDIMIENTO
LOS INVITAMOS A REALIZAR CON NOSOTROS EL PROCESO QUE NOS PERMITA BRINDARLES EL MEJOR DE LOS SERVICIOS.
La matrícula para estudiantes nuevos que ingresan al Gimnasio “Nueva América” consta de 8 pasos así:
1. Solicitar información del Proceso de Admisiones y Registro. 2 Comprar el Formulario de Inscripción. 3. Asistir a la reunión informativa para
estudiantes nuevos con sus padres el Tercer Sábado del mes de Noviembre. 4. Recepción de documentos 5.Entrevista con Coordinación y
Rectoría. 6. Autorización de Matrícula. 7. Entrega de talonario para pagos. 8. Legalización de matrícula. 9. Inducción estudiantes nuevos:
Primer día hábil del mes de Febrero.
Tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:
a.. Revise con antelación el cronograma establecido para el proceso de matrículas, esto le permitirá desarrollar en forma oportuna, los distintos
pasos en los tiempos contemplados para ello.
b. Gestione con antelación la documentación necesaria para la matrícula. Lo anterior teniendo en cuenta que no hay plazos adicionales para
entregarla
c. Las entrevistas que forman parte de este proceso, serán realizadas con el estudiante en compañía de los padres de familia, sin excepción.
d. La legalización de matrícula ha sido programada para un día específico. No deje para último momento la realización de esta actividad.
e. Los documentos deberán estar diligenciados, firmados en su totalidad y presentarlos en el momento de la matrícula, el día programado para
el curso al cual ingresará su hijo.
f. En el evento de dejar vencer el tiempo destinado para la recepción del Formulario de Inscripción, actualización de datos y/o la matrícula, el
Gimnasio no podrá garantizar el cupo para días posteriores a la fecha, además le acarreará el reajuste contemplado para matrículas
extemporáneas.
Descripción de los pasos del procedimiento de matrícula.
1. Información del Proceso de Admisiones y Registro. Solicite la información sobre este proceso para estudiantes nuevos, en el Centro de
Información del Gimnasio, en horario: De 7:00 am a 1:30 pm y de 2:30 a 4:00 p.m. sábados de 8:00 am a 3:00 pm.
2. Comprar el Formulario de Inscripción en la Secretaría de la Institución. En caso de no ser aceptado el estudiante, el valor del formulario no
será reembolsado. La adquisición del formulario de inscripción, no es garantía para obtener el cupo; debe cumplir con los requisitos exigidos
para obtenerlo.
3. Asistir a la Reunión Informativa: Todos los estudiantes que aspiran a ser parte del Gimnasio, tendrán una reunión informativa el TERCER
SABADO DEL MES DE NOVIEMBRE, a las 10:00 am, en el Salón San José Educador de la Institución, en compañía de sus padres, de manera
que a través de ésta, conozcan en primera instancia el P.E.I. (Proyecto Educativo Institucional): “Comercio, ciencias y arte, un compromiso
hacia la excelencia en comun&d@d” y los aspectos relacionados con el proceso de admisiones y registro. Esta reunión es de carácter
obligatorio.
4. Recepción de documentos: En el Centro de Información se recibirá en su totalidad los documentos que le permitirán continuar su proceso de
matrícula, los que deberán entregar debidamente diligenciados y firmados, el día que haya sido programado para la entrevista, en una carpeta
colgante de cartón azul oscuro, tamaño oficio y en el orden que se indica a continuación:
a. Formulario de inscripción con foto reciente (3x4) fondo azul. diligenciado en su totalidad
b. 3 fotos tamaño 3X4 fondo azul
c. Fotocopia de Registro Civil o Tarjeta de identidad (según el caso)
d. Paz y salvo año anterior de institución de procedencia
e. Certificado médico actual. En pre escolar anexar copia del carné de vacunas al día.
f. Fotocopia del carné de la E.P.S. a la cual está afiliado el estudiante o certificación de afiliación emitida por ésta.
g. Certificado de notas de años anteriores. Para Bachillerato indispensables los certificados a partir de 5º de básica Primaria.
h. Fotocopias del documento de identidad de los padres y/o acudientes del estudiante.
i. Constancia del retiro del SIMAT (Sistema Integrado de Matrículas) emitido por el colegio de procedencia.
5. Entrevista con Coordinación y Rectoría Una vez recibidos los documentos completos, se realizarán las entrevistas correspondientes con
uno de los siguientes departamentos : Orientación, Vice rectoría, Coordinación Académica, Coordinación de Convivencia o Coordinación de
la Calidad (según la disponibilidad), a la cual deberá asistir el aspirante con los padres de familia.
6. Autorización Matrícula: El aspirante que continúa el proceso, será entrevistado por el Rector del Gimnasio en compañía de sus padres, quien
le autorizará la matrícula y le indicará los pasos para su legalización.
7. Entrega del talonario para pagos en Banco Popular. Se entregará en la Secretaría del plantel.
8. Legalización de matrícula: Una vez sea autorizada la matricula del estudiante, deberá cancelar en el Banco Popular, el valor de Matrícula,
Otros Cobros y calendario matemático (Si lo cree conveniente podrá cancelar la pensión del mes de febrero). Presentará el talonario de pagos
con el recibo CANCELADO en la oficina de Información (202-3), en donde se verificará el lleno de los requisitos y se legalizará como tal el
ingreso del estudiante al Gimnasio, a través de la plataforma institucional: Gimnasio Nueva América en línea.NOTA: Dinero consignado no
será reembolsado por ningún motivo. En la Institución cancelarán el valor de Asopadres y Seguro Estudiantil.
9. Inducción estudiantes nuevos: Primer día hábil del mes de Febrero.
Agradecemos llevar a cabo el procedimiento indicado en los tiempos establecidos, de manera que el proceso de matrícula para el
próximo año, sea una oportunidad para nosotros de brindarle un buen servicio.
Para información adicional puede comunicarse al 2647366 - 2990671 o por correo electrónico a
[email protected]