ITCH-AM-PO-008 - Instituto Tecnológico de Chetumal

Nombre del documento: Procedimiento Código: ITCH-AM-PO-008
de Identificación y Gestión de No
Conformidad, Acción Correctiva y Acción Revisión: 0
Preventiva.
Referencia a la Norma ISO 14001
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Requisito 4.5.3
1. Propósito
Establecer los criterios para la identificación y solución de No Conformidades reales y potenciales.
2. Alcance
Este procedimiento es aplicable para la identificación de las No Conformidades reales y potenciales del
SGA y su tratamiento a partir de las Acciones Correctivas y Preventivas.
3. Políticas de operación
3.1
La identificación de las No Conformidades reales y potenciales son detectadas a partir de (por
ejemplo):
a. Desempeño del sistema de gestión
i. Incumplimiento de objetivos y metas ambientales
ii. Incumplimiento de la definición de responsabilidades requeridas por el SGA para
alcanzar los objetivos y metas o para la preparación de respuesta ante
emergencias;
iii. Incumplimiento de la evaluación periódica de la conformidad de los requisitos
legales.
b. Desempeño ambiental
i. Incumplimiento de metas de reducción de energía
ii. Incumplimiento del programa de mantenimiento
iii. Especificaciones de operación no cumplidas. Manejo de residuos peligrosos
inadecuado.
3.2 La identificación de las No Conformidades se realiza en el Instituto a partir de:
a. realización de la auditoría internas
b. operación de los documentos o procedimientos de trabajo cuyas actividades no están siendo
efectuadas como se encuentran definidas. Los responsables de las operaciones pueden identificar
las no conformidades ya que son los que realizan las operaciones rutinarias, realizan las actividades
en sitio y detectan problemas reales o potenciales.
c.
Revisión del análisis de incidencias de problemas reales. De este análisis, los problemas reales
pueden extrapolarse a áreas o actividades semejantes y llevar a cabo la prevención de la ocurrencia
del problema. (Acciones preventivas).
ELABORÓ
Ing. Abelardo Villlar Mex
RDA
03 Junio de 2011
CONTROL DE EMISIÓN
REVISÓ
Lic. Chegue Felipe
Domínguez Te
Coordinador SGI
10 Junio de 2011
AUTORIZÓ
M.C. Mirna Alejandra
Manzanilla Romero
Directora
13 Junio de 2011
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
ITCH-AM-PO-008
REV. 0
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de Identificación y Gestión de No
Conformidad, Acción Correctiva y Acción Revisión: 0
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Requisito 4.5.3
3.3 El Representante de la dirección y/o Coordinador del SGA es responsable de la implantación de este
procedimiento en forma efectiva en las áreas.
3.4 El Representante de la Dirección y/o Coordinador del SGA tiene la autoridad para que se efectúe la
implementación efectiva de este documento en el Instituto.
3.5 Todos los Representantes de procesos, áreas son responsables del seguimiento efectivo de este
procedimiento y deben darlo a conocer a todo el personal a su cargo; mencionándoles la importancia de
la implementación del mismo.
4. Diagrama de procedimiento
Personal
Responsables de
los puntos de
control del Plan
Ambiental
Subdirectores/RD
Director del
plantel/Responsab
les del Proceso
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Conformidad, Acción Correctiva y Acción Revisión: 0
Preventiva.
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Requisito 4.5.3
Inicio
2
1
Identificación de la
No conformidad
Comunicación y/o
registro de la No
Conformidad
3
Determinación y
Registro de AC o
AP
4
Supervisa y da
seguimiento a las
Acciones Tomadas
7
SI
¿Se
Corrigió la
NC?
NO
Determina tomar
AC o AP y da
seguimiento
5
Somete a una Nueva
Verificación la NC
Corregido.
6
Libera No
Conformidad y
elabora Informe.
Término
5. Descripción del procedimiento
Secuencia de
Actividad
Responsable
etapas
1. Identificación de
la No
Conformidad.
Todo el personal del Instituto, puede llevar a cabo la
identificación de la no conformidad.
Todo el personal
Los Responsables de los puntos de control del Plan
Ambiental tiene la autoridad y responsabilidad de realizar el
paro de cualquier actividad que:
- Provoque un impacto ambiental significativo
Nota: Para este punto, es importante que TODO el
personal conozca al menos las definiciones indicadas en
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Conformidad, Acción Correctiva y Acción Revisión: 0
Preventiva.
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Secuencia de
Actividad
Responsable
etapas
este procedimiento.
2. Comunicación y
Registro de la No
Conformidad
Una vez identificada la No Conformidad, la persona debe
darla a conocer a su jefe inmediato y esté registrarla y darla
a conocer al Representante de la Dirección y/o personal
del Comité del SGA.
Personal y Responsables
de procesos o áreas
TODOS los registros de No conformidades recibidas, deben
ser registradas en el formato utilizado en el procedimiento de
Identificación de PNC del SGC.
3. Determinación y
Registro de AC o
AP.
Los responsables establecerán una reunión para realizar el
análisis inmediato de
la no conformidad registrada y
establecer en forma inmediata la necesidad de levantar
una acción correctiva o acción preventiva.
Representante de
Proceso o Área afectada
y Representantes de
Áreas involucradas de la
NC detectada
Son responsables de que todas las acciones correctivas y
preventivas propuestas sean revisadas realizando el análisis
de causa – raíz, su implementación y asegurar la efectividad
de las acciones tomadas.
Para el análisis de la no conformidad pueden hacer uso de:
Técnicas como:
- Lluvia de ideas
- Pareto
- 5 porqué´s
- Árbol de Fallas, etc.
Una vez detectada la Causa Raíz del problema, deben usar
el registro indicado en los “procedimientos de Acciones
Correctivas y Acciones Preventivas” utilizados en el SGC
para establecer las actividades, responsables, recursos
necesarios,
cumplimiento de tiempos y seguimientos de
las acciones tomadas.
4. Supervisa y da
seguimiento de
las acciones
tomadas.
Recibe copia de la lista para identificación, registro y control
de la No conformidad, utilizando el formato del
procedimiento de Identificación de PNC del SGC.
Subdirectores/RDA
Con la copia del registro de la no Conformidad supervisa el
seguimiento de las Acciones tomadas para corregir la No
Conformidad y,
Verifica con cada uno de los responsables de los puntos de
control establecidos en el Plan Ambiental que hayan sido
aplicados y evaluados.
SI se eliminó la No Conformidad continua al paso 5.
NO se eliminó l No Conformidad continúa al paso 7.
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Secuencia de
Actividad
Responsable
etapas
5. Verificación de la
No Conformidad
Si las acciones tomadas fueron efectivas la No Conformidad
que ha sido corregida se somete a una nueva verificación
para demostrar su conformidad con los requisitos y se
procede a continuar con el registro del procedimiento de
Identificación de PNC del SGC.
Responsables de los
puntos de control del
Plan Ambiental
En caso de reincidir pasa a la etapa 7.
6. Libera No
Conformidad y
realiza Informe
7. Informa a la Alta
Dirección.
Informa al Subdirector de área para que proceda a la
Liberación de la No Conformidad
Aplica el procedimiento del SGC para acciones correctivas
SNEST-CA-PG-005 o preventivas SNEST-CA-PG-06.
Da seguimiento a las acciones tomadas hasta la liberación
de la AC o AP.
Liberada la AC o AP pasa a la etapa 4.
RDA
RDA
6. Documentos de referencia
Documentos
Procedimiento de Acciones y Correctivas del SGC
7. Registros
Tiempo de
retención
Responsable de
conservarlo
Código de
registro
2 AÑOS
Jefe de área, RDA y/o CSGA
ITCH-AM-PO-008
Requisiciones de Acciones
Correctivas y/o correcciones
2 AÑOS
JEFE DE AREA
ITCH-AM-PO-008-01
Requisición de acción
preventiva.
2 AÑOS
JEFE DE AREA
ITCH-AM-PO-008-01
Registros
Identificación,
control de PNC
registro
y
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Preventiva.
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8. Glosario
Aspecto Ambiental: Elemento de las actividades, producto y servicios de una organización que puede
interactuar con el medio ambiente.
Impacto Ambiental: Cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o benéfico, como resultado total
o parcial de los aspectos ambientales de una organización.
No conformidad: Es el incumplimiento de un requisito. Por ejemplo que no se este cumpliendo los
lineamientos definidos de un procedimiento, de un proceso, de una actividad.
.
9. Anexos – No aplica
10.
Cambios de esta versión
Número de
Fecha de
revisión
actualización
XXXX
XXXXXX
Descripción del cambio
XXXXXXXXXXXXXX
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ITCH-AM-PO-008
REV. 0