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CRITERIOS DE CONSENSO,
ÁMBITOS DE CERTIFICACIÓN Y
DESVIACIONES ENCONTRADAS EN
LAS INSPECCIONES EN LA
APLICACIÓN DE LOS
PRINCIPIOS BPL
DOCUMENTO Nº 9
Elaborado por: Grupo de Buenas Prácticas de Laboratorio (BPL)
Aprobado por: Comité Técnico de Inspección (CTI)
Fecha de aprobación: 11 de junio de 2012
Código: CTI/BPL/088/03/12
Fecha publicación en web www.aemps.gob.es: 4 de julio de 2012
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SUMARIO
1. Introducción.
2. Criterios de consenso.
3. Criterios para la certificación de cumplimiento de los principios BPL por los
laboratorios.
4. Desviaciones encontradas en las inspecciones realizadas para la inclusión
de los laboratorios en el programa nacional del cumplimiento de los
principios BPL.
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SERVICIOS SOCIALES
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1. Introducción
Este documento nace tras 10 años de experiencia en inspección y certificación
en Buenas Prácticas de Laboratorio (BPL) en el ámbito de los medicamentos. Su
objetivo es dar transparencia al programa de cumplimiento de BPL en España a la vez
que ayuda a los nuevos laboratorios que inicien el proceso de incorporación al citado
programa.
Toda norma es susceptible de interpretación, y los principios BPL no son
ajenos a esta realidad. Por ello la primera parte del documento se dedica a recopilar la
interpretación que, en determinados supuestos, han de realizar los inspectores y el
grupo que los integra. Esta interpretación ha sido tamizada por el grupo de trabajo y se
han incorporado, en lo posible, las aportaciones de los inspeccionados.
Una segunda necesidad de consenso surge a la hora de incluir las actividades
de los laboratorios en un certificado oficial. Se dispone de una primera referencia en el
apéndice al anexo III de la monografía 2 de la serie de BPL de la OCDE (monografía
110), que se toma como base, pero que resulta insuficiente para definir las actividades
de cada laboratorio. Así, sin llegar a la inclusión de técnicas como hacen otras normas,
se incluye un segundo nivel que detalla las áreas de actividad del laboratorio, que
puede desarrollarse si fuera necesario.
Por último, se incluye una sección que recopila, de acuerdo con los criterios de
inspección (recogidos en el Real Decreto 2043/1994 y Orden de 14 de abril de 2000),
las desviaciones que se han encontrado a lo largo de más de 10 años de inspecciones.
Se incluyen todas las desviaciones, desde las detectadas en las primeras inspecciones
hasta las que hacen referencia a las efectuadas después de la revisión de los principios
BPL. Alguna de ellas puede parecer de innecesaria inclusión, pero el objetivo de que
sirvan como guía para los laboratorios que pretendan incorporarse al programa de
cumplimiento de BPL, recomienda la inclusión de todas ellas.
Todos estos criterios están sujetos a la evolución de los principios BPL, de la
legislación aplicable y del avance de la técnica, por lo que este documento tiene
carácter abierto, sujeto a una constante y permanente actualización.
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2. Criterios de consenso.
1. Delegación de responsabilidades de la dirección de laboratorio.
a. La delegación no es posible en cuanto a responsabilidades, únicamente
en cuanto a funciones.
b. En el supuesto de que se delegue en más de una persona, se debe
establecer un criterio de prioridad para los casos de discrepancia.
c. Las funciones generales de organización y/o coordinación no se pueden
delegar nuevamente, tras la delegación de la dirección del laboratorio.
2. Archivo.
a. La posible digitalización de los documentos de archivo debe estar
documentada y debe garantizar el cumplimiento de los principios BPL.
Debe establecerse y documentarse un procedimiento de garantía de
calidad del proceso de digitalización.
b. El tiempo mínimo de archivo de la documentación, de un estudio en
instalaciones, bajo la responsabilidad del laboratorio donde se ha
realizado el estudio es de 5 años, sin perjuicio, de que posteriormente se
puedan transferir a un archivo que cumpla condiciones BPL.
c. Si la documentación se traslada a un archivo externo, el archivo contratado
tiene que cumplir condiciones BPL y el responsable de garantizarlo es el
contratante. Sin embargo, no es obligatorio que las instalaciones
contratadas posean certificado BPL. En caso de que sea transferida a un
promotor, éste ha de garantizar que la documentación se almacena en
condiciones de archivo BPL. El archivo contratado debe ser informado de
que podrá ser inspeccionado a solicitud de los servicios de inspección.
3. Modificaciones en protocolo y/o informe final.
a. Se debe garantizar la trazabilidad.
b. Las modificaciones pueden realizarse de las siguientes maneras:
i. Adición de página(s) al final del documento.
ii. Sustitución o adición de página(s) en su posición dentro del
documento.
iii. Nueva edición total del documento.
c. El laboratorio deberá disponer del protocolo original completo y de sus
modificaciones debidamente firmadas (manual o electrónicamente) por el
promotor, la dirección del laboratorio y por el director de estudio.
d. En todo caso, la sustitución o nueva edición del documento, implicará el
archivo como dato primario de los documentos sustituidos, incluyendo las
páginas que se hayan retirado del documento, y de aquellos en los que se
basen las modificaciones.
e. Las modificaciones descritas en los puntos b y c deberán ser auditadas
por garantía de calidad.
f. En el supuesto de que se realice un “peer review” de un estudio en un
laboratorio certificado bajo BPL, deberá documentarse el cumplimiento de
BPL en el proceso de “peer review”.
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g. En el supuesto de que se realice un “peer review” de un estudio en un
laboratorio no certificado bajo BPL, deberá documentarse y justificarse su
realización en ese centro y documentarse que se ha realizado en un
centro que no cumple BPL y que la opinión de ese centro no es
vinculante.
h. En el caso de que se produzca una sustitución de director de estudio
durante el desarrollo del mismo, esta circunstancia deberá estar
adecuadamente justificada, documentada y reflejada en la declaración del
director del estudio del informe final.
4. Criterios relativos al protocolo/informe final.
a. Existencia de más de un protocolo/informe final con firmas originales:
debe justificarse su necesidad y debe documentarse su localización.
b. Idioma del protocolo/informe final: como criterio general la documentación
asociada a la realización de estudios bajo BPL debe estar redactada en la
lengua oficial del territorio en el que está ubicado el laboratorio. Sin
embargo, se contemplan y aceptan las siguientes situaciones:
i. Protocolo e informe final en lengua oficial, y traducción posterior
del informe final al inglés. En estos casos la versión inglesa del
informe final debe identificarse como traducción del informe inicial
en la lengua oficial, el director de estudio debe firmar de nuevo el
informe final y la declaración de cumplimiento de BPL (o incluir la
declaración inicial y una traducción), y garantía de calidad debe
realizar una verificación de la traducción e incluirla en la
declaración de garantía de calidad. El personal del laboratorio,
dirección de estudio y garantía de calidad deben acreditar un nivel
de inglés adecuado.
ii. Protocolo en lengua oficial o en inglés, e informe final directamente
en inglés. La dirección del laboratorio y el personal de garantía de
calidad deben acreditar un nivel de inglés adecuado. En caso de
que el equipo inspector requiera de un traductor, este deberá ser
proporcionado por el laboratorio.
5. Criterios generales para estudios multicéntricos.
a. La decisión de realizar un estudio multicéntrico corresponde al promotor y
al director del laboratorio quienes deben valorar los objetivos y la
metodología.
b. Solo puede existir un director del estudio.
c. La trazabilidad de los documentos, datos y materiales del estudio debe
estar garantizada en todo momento.
d. La aceptación de cada uno de los investigadores principales de la fase
delegada puede realizarse a través de la firma del protocolo del estudio o
de otros protocolos específicos de la fase delegada o documentos que
haga referencia al protocolo del estudio.
e. Garantía de calidad de cada centro de ensayo debe informar rápidamente
de cada inspección al investigador principal, a la dirección del centro de
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f.
g.
h.
i.
ensayo, al director de estudio y a la dirección del laboratorio y a garantía
de calidad líder, bien a través del investigador principal o de garantía de
calidad líder, mediante el envío del informe de cada inspección. Si se
requiere la traducción del informe de inspección de garantía de calidad
del centro de ensayo, para facilitar su comprensión por garantía de
calidad líder, dicha traducción debe reflejar con claridad el resultado de la
inspección y una descripción completa de los hallazgos efectuados. No se
admitirán resúmenes que omitan las desviaciones encontradas y las
acciones correctoras correspondientes.
En la declaración de garantía de calidad del centro de ensayo deben
constar, como mínimo, las fechas de recepción del informe de cada
inspección al investigador principal, a la dirección del centro de ensayo y
al director de estudio.
Todos los documentos relativos a la fase delegada deben estar firmados y
fechados por el investigador principal.
La externalización de partes no críticas del estudio solo se podrá aceptar
en casos en los que el laboratorio, por motivos de extremada dificultad
técnica, equipos no fácilmente disponibles, etc, no pueda llevar a cabo las
determinaciones en sus instalaciones o en otras con certificado en vigor.
En ningún caso, el criterio económico puede ser motivo suficiente para la
subcontratación de estas actividades en instalaciones sin certificación de
cumplimiento de BPL. En el informe final debe mencionarse cualquier
centro de ensayo o equipo que no cumpla los principios de BPL.
Si se producen modificaciones o enmiendas en cualquiera de las fases
del estudio, éstas deben distribuirse a todos los receptores del protocolo
original: promotor, dirección del estudio, investigadores principales y UGC
líder y de cada centro de ensayo.
6. Coexistencia de diferentes sistemas de calidad en el laboratorio.
a. Los diversos sistemas de calidad de un laboratorio pueden ser
compatibles, si bien la comprobación de cumplimiento de los principios
BPL es independiente de los demás.
b. El cumplimiento de los principios de BPL es obligatorio.
7. Programa de cumplimiento de BPL.
a. La inclusión de un laboratorio en el programa de cumplimiento de BPL se
realiza a través de certificación.
b. Se emitirá un certificado de cumplimiento por razón social, pudiendo
incluirse una o más instalaciones.
c. La verificación de un estudio tiene como objetivo la comprobación de que
el estudio cumple los principios BPL y puede ser solicitada por un
organismo regulador.
d. El programa de cumplimiento se aplica a medicamentos, cosméticos y/o
productos sanitarios.
e. La implantación de nuevas áreas o modificaciones importantes en las
instalaciones, incluido el traslado, requiere una nueva certificación.
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f. La validez de los certificados es la que determina el programa de BPL.
g. Tras la salida de un laboratorio del programa de cumplimiento de BPL,
para la incorporación de nuevo al programa, el laboratorio debe presentar
una nueva solicitud que se tratará como si fuera una nueva solicitud.
h. En el caso que durante un ciclo de inspección, no se constate actividad,
no se renovará el certificado y el laboratorio se dará de baja del programa
de cumplimiento de BPL.
8. Garantía de calidad.
a. El programa de garantía de calidad, o PNT que lo desarrolle, debe estar
firmado por la dirección del laboratorio.
b. El responsable de garantía de calidad requiere titulación universitaria.
c. Todo el personal de garantía de calidad debe tener formación específica
en BPL y experiencia en laboratorio.
d. En entidades con más de una instalación dependientes de una central, la
certificación de las sedes dependientes estará supeditada a la
certificación del programa de garantía de calidad de las instalaciones
centrales.
e. En la declaración de UGC del informe final, en la casilla de envío a la
dirección de estudio y del laboratorio debe constar la fecha de recepción
del informe de inspección por parte del director del laboratorio y el director
de estudio (la fecha en que es informado), en lugar de la fecha de envío.
Deben conservarse evidencias documentales de que esta comunicación
se ha producido (acuse de recibo).
f. No procede la certificación de una entidad con actividad de unidad
garantía de calidad exclusivamente.
g. La declaración del programa de garantía de calidad implica implícitamente
que el informe final refleja fielmente los datos primarios del estudio. La
ausencia de esta expresión de forma explícita en la declaración de
garantía de calidad es deseable, aunque sin embargo su ausencia no se
considerará una desviación de los principios BPL.
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3. Ámbitos de certificación de cumplimiento de los principios BPL por los
laboratorios.
1.
Pruebas físico-químicas (Physico-chemical testing):
1.1. Galénica (Galenics)
1.2. Estabilidad (Stability)
1.3. Análisis físico-químicos (Physico-chemical analysis)
2.
Estudios de toxicidad (Toxicity studies):
2.1. Toxicidad in vivo (In vivo toxicity):
2.1.1. Corta duración (Short term)
2.1.2. Larga duración (Long term)
2.2. Toxicidad in vitro (In vitro toxicity)
2.3. Histopatología (Histopathology)
2.4. Tolerancia (Tolerance):
2.4.1. Dérmica (Skin tolerance)
2.4.2. Ocular (Ocular tolerance)
2.5. Toxicidad de la reproducción (Reproduction toxicity)
2.6. Toxicocinética (Toxicokinetics)
2.7. Carcinogenicidad (Carcinogenity)
3.
Estudios de mutagenicidad (Mutagenicity studies): Mutagenicidad
(Mutagenicity)
4.
Estudios ecotoxicológicos sobre organismos acuáticos y terrestres
(Environmental toxicity studies on aquatic and terrestrial organisms)
5.
Estudios de comportamiento en agua, suelo y aire; bioacumulación
(Studies on behaviour in water, soil and air; bioaccumulation)
6.
Estudios de residuos (Residue studies)
7.
Estudios de efecto en el mesocosmos y ecosistemas naturales (Studies
of effects on mesocosms and natural ecosystems)
8.
Pruebas analíticas y de química clínica (Analytical and clinical chemistry
testing):
Análisis de niveles de fármacos y sus metabolitos en especímenes
biológicos (Analysis of medicinal products and its metabolites in
biological specimens).
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9.
Otros estudios, especificar:
9.1. Farmacodinamia (Pharmacodynamics)
9.2. Microbiología (Microbiology):
9.2.1. Eficacia antibiótica (Antibiotic effectiveness)
9.2.2. Eficacia fungicida (Fungicide effectiveness)
9.2.3. Eficacia de conservantes (Preservative effectiveness)
9.2.4. Seguridad viral (Viral safety)
9.2.5. Eficacia antivírica (Antiviral effectiveness)
9.3. Farmacocinética (Pharmacokinetics)
9.4. Metabolismo (Metabolism):
9.4.1. In vivo
9.4.2. In vitro
9.5. Farmacología de seguridad (Safety Pharmacology)
9.6. Estudios de inmunogenicidad (Immunogenicity Studies)
9.7. Administración de producto de ensayo y obtención de especímenes
no clínicos (Dosing of test substance and non clinical specimen
drawing)
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4. Desviaciones encontradas en las inspecciones realizadas para la inclusión de
los laboratorios en el programa nacional del cumplimiento de los principios BPL.
1. ORGANIZACIÓN Y PERSONAL
FINALIDAD: Determinar si las instalaciones cuentan con personal cualificado,
recursos humanos y servicios de apoyo suficientes para la variedad y número de
estudios que realiza, si la estructura organizativa es adecuada y si la dirección ha
establecido pautas para la capacitación y la vigilancia de la salud del personal
adecuadas a los estudios que se efectúen en las instalaciones.
1. Organigrama no ajustado a los principios BPL:
a. Organigrama no aprobado, firmado y/o fechado.
b. Organigrama aprobado por persona inadecuada.
c. Dependencia de garantía de calidad no establecida.
d. Estructura no garantiza la independencia de garantía de calidad.
2. Deficiencias en la documentación de personal:
a. Delegación de responsabilidades por parte de dirección, no de
funciones.
b. Deficiencias en las normas de elaboración de la documentación de
personal.
1. No existe procedimiento normalizado de trabajo (PNT) de la
documentación del personal.
2. El PNT de personal es incompleto ya que no se determina una
documentación mínima, contenido y/o frecuencia de
actualización de la misma.
c. Descripción de puestos de trabajo y de sus funciones:
1. Inexistentes.
2. No suficientemente detallados.
3. No están firmados por Dirección y/o interesado.
4. Funciones inadecuadas o contradictorias al puesto de trabajo.
5. No actualizados.
6. El personal que participa en las tareas de validación de los
sistemas informatizados no está documentado.
7. Incongruencia entre la descripción del puesto de trabajo y otros
documentos del laboratorio.
d. Currículum vitae:
1. Inexistentes.
2. No actualizados.
3. Gestión inadecuada (dispersión).
4. Sin fecha y/o firma.
5. No existe justificación documental.
6. El contenido mínimo no se determina en ningún documento.
e. Planes de formación y/o capacitación:
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1. Inexistentes.
2. No ajustados a principios BPL.
3. No documentados, en especial en lo relativo a los registros por
los implicados.
4. Incompletos.
5. No existe formación específica en BPL.
6. No realización de capacitaciones.
f. Falta de previsión de sustituciones.
g. Falta de adopción de medidas de seguridad.
2. PROGRAMA DE GARANTIA DE CALIDAD (GC)
FINALIDAD: Determinar si son adecuados los mecanismos aplicados para que la
dirección se cerciore de que los estudios de laboratorio se realizan conforme a los
principios de buenas prácticas de laboratorio.
1. Deficiencias en el programa de garantía de calidad.
a. No existe programa de la garantía de calidad.
b. Programa de garantía de calidad incluido en el programa general
de calidad del laboratorio, con falta de especificidad.
c. Programa de garantía de calidad no aprobado por la Dirección.
d. Funciones de garantía de calidad no suficientemente definidas en
PNT u otro documento.
e. No existe garantía de confidencialidad ante terceros.
f. Sistema de comunicación entre Dirección y director de estudios no
documentado.
g. El papel de garantía de calidad no está establecido para los
supuestos de estudios subcontratados.
2. Personal de Garantía de calidad
a. No está definido el personal de garantía de calidad.
b. Insuficiente personal en garantía de calidad, en relación con la
carga de trabajo.
c. No está prevista la sustitución del responsable de garantía de
calidad.
d. Personal de garantía de calidad implicado en la realización de
estudios.
e. Personal de garantía de calidad compartido con otras unidades y
con reparto de funciones insuficientemente delimitado.
3. Lista de Estudios Programados.
a. La lista de estudios programados no está a disposición de garantía
de calidad.
b. Lista de estudios programados incompleta.
c. Confusión entre el fin de la fase experimental y el fin de estudio.
d. La lista no coincide con la realidad.
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4. Inspecciones de garantía de calidad.
a. Los incumplimientos no se reportan inmediata y directamente a la
Dirección.
b. El calendario de auditorías de calidad es establecido por persona
ajena a garantía de calidad.
c. Garantía de calidad no planifica, o no lo hace por escrito, la
inspección de las fases críticas de los estudios.
d. La planificación de las actividades de garantía de calidad se realiza
a través de un gestor de proyectos que no aparece documentado.
e. Inspecciones de garantía de calidad inadecuadas al tipo de
estudio.
f. La inspección de garantía de calidad en estudios cortos y
repetitivos no está documentada.
g. Garantía de calidad no realiza seguimiento de las acciones
correctoras propuestas.
h. Protocolos no revisados por garantía de calidad.
i. Informes de inspección incorrectamente firmados o no firmados.
j. No se realizan inspecciones periódicas y/o no están fijadas en
PNT.
k. No se ha realizado inspección de la fase experimental.
l. Inspección a archivo realizadas por la persona responsable del
mismo.
m. Declaración de garantía de calidad incompleta, faltando
inspecciones realizadas y/o las fechas de comunicación a la
Dirección o al director del estudio.
5. Papel de garantía de calidad en estudios multicéntricos.
a. Garantía de calidad del centro de ensayo no remite rápidamente
los informes de cada inspección a garantía de calidad líder (envío
de resumen de resultados, sólo comunicación de fechas…).
b. No está establecido en ningún PNT el papel de garantía de calidad,
tanto cuando actúa como laboratorio o cuando actúa como centro
de ensayo.
c. No existe PNT relativo al mecanismo de gestión y comunicación
de informes de inspección en estudios multicéntricos.
d. Garantía de calidad líder no conoce el programa de garantía de
calidad de los centros de ensayo para las fases delegadas.
e. Circuito de difusión y registro de recepción de los informes de
inspección no está bien establecido.
f. Garantía de calidad no informa rápidamente de los resultados de
cada inspección a dirección y/o al director del estudio.
g. No queda constancia de la fecha de recepción de los informes de
inspección por parte de Dirección, director del estudio y garantía de
calidad líder.
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3. INSTALACIONES
FINALIDAD: Determinar si las instalaciones son adecuadas, por su dimensiones,
construcción, diseño y ubicación, para satisfacer las exigencias de los estudios que
se desean realizar.
1. Instalaciones.
a. Inadecuada utilización de las áreas de trabajo.
b. Falta de procedimientos de control ambiental.
c. Inexistencia o no cumplimiento de PNT de limpieza general del
laboratorio.
d. Inexistencia de PNT de seguridad e higiene.
4. APARATOS, MATERIALES, REACTIVOS, MUESTRAS Y ESPECÍMENES
FINALIDAD: Comprobar que el laboratorio tiene aparatos, correctamente ubicados y
en funcionamiento, en cantidad suficiente y de capacidad adecuada para responder
a las exigencias de los ensayos que se realicen en la instalación, y comprobar que
los materiales, reactivos y muestras se etiquetan, usan y almacenan correctamente.
1. Aparatos.
a. Falta de identificación de equipos o incorrectamente identificados.
b. No hay manuales de uso de aparatos.
c. Hay aparatos sin PNT de mantenimiento, limpieza, revisión y/o
calibración.
d. Calibración realizada por entidad sin garantía de trazabilidad.
e. No se conservan los datos primarios asociados a los registros de
verificación y/o calibración.
f. La calibración es incompleta (balanzas sin excentricidad, pipetas
con solo dos volúmenes, termómetros con rango calibrado
diferente al de uso).
g. La trazabilidad de los patrones utilizados para calibraciones y/o
verificaciones no está garantizada.
h. Los criterios de aceptación de los resultados de calibración no
están definidos.
i. No hay registros de realización de calibraciones y revisiones.
j. Registros de verificación y/o calibración inadecuadamente
mantenidos.
k. Los registros de calibraciones y revisiones no se conservan o no
consta la valoración y/o aceptación.
l. La falta de los registros de verificación y/o calibración no han sido
detectados por garantía de calidad.
2. Sistemas informatizados.
a. Sistemas informatizados utilizados en la adquisición de datos
primarios no validados.
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b. Validación de los sistemas informatizados incompleta.
c. Medidas administrativas provisionales adoptadas para solucionar la
falta de validación de los sistemas informatizados insuficientes.
d. Inexistencia de PNT relacionados con sistemas informatizados.
3. Reactivos:
a. No existe PNT de etiquetado de reactivos.
b. Existen criterios confusos en relación con la validez de reactivos
preparados en el laboratorio.
c. Los reactivos no están correctamente etiquetados.
d. Falta nº de lote y/o fecha de caducidad.
e. Existen reactivos caducados.
4. Muestras y especímenes:
a. Registros de recepción, ubicación, destrucción y/o envío
incompletos o inexistentes.
b. Falta de adecuada trazabilidad de muestras y especímenes.
5. SISTEMAS EXPERIMENTALES BIOLÓGICOS
FINALIDAD: Comprobar que existen procedimientos adecuados para el manejo y
control de los distintos sistemas experimentales requeridos para los estudios
realizados en la instalación.
1. Controles ambientales:
a. Las condiciones ambientales especificadas no se cumplen.
b. No hay registros de condiciones de mantenimiento.
c. Zona de cuarentena no separada del resto del estabulario, en su
caso.
2. Control de comida y bebida:
a. Incorrecta identificación de la comida de los animales.
b. Contaminación microbiológica del agua de bebida.
c. Aspectos del control microbiológico del agua de bebida:
• No se realizan controles microbiológicos del agua de bebida
de los animales.
• Incumplimiento de la frecuencia.
• Parámetros de normalidad no establecidos.
• No queda constancia de la revisión de los resultados por
parte del responsable.
• No medidas correctoras.
d. Control químico del agua de bebida:
• Puntos de toma de muestras no establecidos.
• Parámetros de normalidad no establecidos.
• Toma de muestras en puntos no representativos.
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e. No están definidos el método y los puntos de toma de muestras.
f. Los controles de pienso y/o agua no existen, o no corresponden
con el lote.
3. Condiciones de los Sistemas Experimentales:
a. No existen datos de recepción de Sistemas Experimentales,
proveedor, nº de lote, fecha de caducidad.
b. Sistemas Experimentales no están adecuadamente separados.
c. Incorrecta identificación del alojamiento y la localización de los
animales.
d. No se definen adecuadamente las condiciones de limpieza de los
estabularios.
e. La reutilización y/o eliminación de animales no está
adecuadamente documentada.
4. Personal estabulario:
a. No existe listado de personal autorizado de acceso al estabulario.
5. Controles microbiológicos ambientales:
a. No establecidos o inexistente.
b. Incumplimiento de la frecuencia.
c. Parámetros de normalidad no establecidos.
d. Valores incorrectos.
e. No queda constancia de la revisión de los resultados por parte del
responsable del estabulario.
f. No medidas correctoras (no se aplican o no se describen en los
procesos en PNT)
6. PRODUCTOS DE ENSAYO Y DE REFERENCIA
FINALIDAD: Determinar si el laboratorio cuenta con procedimientos para tener la
seguridad de que la identidad, actividad, cantidad y composición de los productos
de ensayo y referencia se ajustan a las respectivas especificaciones y para efectuar
la recepción y el almacenamiento adecuado del producto de ensayo y de
referencia.
1. Deficiencias en la recepción e identificación:
a. Deficiente documentación de la gestión de productos.
• No registro de consumo.
• No certificado de análisis.
b. Deficiente identificación de los productos a ensayar.
c. Etiqueta de los productos de ensayo incompleta:
• No incluye fecha de caducidad.
d. Deficiente documentación de los productos utilizados como vehículos.
e. Faltan estudios de estabilidad.
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2. Deficiencias en el almacenamiento:
a. Almacenamiento sin suficientes condiciones de seguridad.
b. Falta registro de uso.
c. Productos caducados no separados del resto.
d. No se documenta eliminación de restos de productos de ensayo.
e. En caso de empresas de servicios no se documenta entrega de restos de
productos de ensayo a promotor.
3. Personal:
a. Falta de definición de responsable del control de productos (estudio
subcontratado).
7. PROCEDIMIENTOS NORMALIZADOS DE TRABAJO
FINALIDAD: Determinar si el laboratorio cuenta con PNT escritos para todos los
aspectos importantes de sus actividades teniendo en cuenta que se trata de unos
de los principales medios que tiene la dirección para controlar las actividades del
laboratorio.
1. PNT.
a.
b.
c.
d.
PNT no revisados por GC.
PNT no aprobados.
PNT de gestión de PNT insuficiente.
Falta de protocolización para retirada y eliminación de ediciones
obsoletas de PNT o anexos.
2. Cumplimiento de PNT.
a. Redacción de PNT con una terminología no ajustada a los Principios BPL.
b. PNT con redacción equívoca.
c. Incompatibilidades entre PNT por coexistir conjuntamente en la empresa
más de una norma de calidad.
d. Con firmas de aprobación no ajustadas a cargo en organigrama.
e. Falta la fecha de firma de las personas que aprueban el PNT.
f. No existencia de un sistema de registro de revisiones periódicas sin
cambios.
g. PNT no disponibles en el lugar de su uso.
h. Circulación de PNT en borrador no suficientemente identificado.
i. Incumplimiento de los PNT.
j. Incumplimiento del PNT de gestión de PNT.
8. VERIFICACIÓN DE ESTUDIOS
FINALIDAD: Verificar que existen protocolos por escrito y que dichos protocolos y la
ejecución del estudio se ajustan a los principios de buenas prácticas de laboratorio.
1. Protocolo.
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a. No hay PNT sobre codificación de estudios.
b. PNT de preparación de protocolo incompleto y/o con deficiencias.
Enmienda aprobada con fecha posterior a su aplicación.
c. Protocolo no es un documento único.
d. Terminología no ajustada a principios BPL.
e. Incompleto o no incluye toda la información establecida en BPL.
f. Incorrecta actuación de la UGC en medidas ante desviaciones al
protocolo.
g. Identificación y/o denominaciones incorrectas de sustancias.
h. En el protocolo del estudio no consta la descripción del método analítico
ni ninguna referencia que permita identificarlo.
i. No estar indicado en protocolo donde se archivarán muestras y
especímenes.
j. Protocolo disponible sin firma del Director del estudio.
k. Todas las copias del protocolo de un estudio en curso están en la UGC.
l. Anotaciones no permanentes (lápiz).
m. Modificaciones y/o desviaciones al protocolo inadecuadamente
documentadas.
n. Cuando se anula un estudio no se redacta ninguna enmienda.
2. Lista de estudios programados.
a. No inclusión en lista de estudios programados del código del estudio.
b. Disparidad entre el nombre en el protocolo y el de la lista de estudios
programados.
c. No coincidencia de fechas referentes a estudios entre protocolo y lista de
estudios programados.
3. Realización del estudio – datos primarios.
a. Obtención de datos primarios antes de la aprobación de protocolo.
b. Se introducen cambios en la realización de un estudio pero no se redacta
ni se aprueba ninguna enmienda ni desviación.
c. Modificaciones en mezclas de sustancias de ensayo respecto al
Protocolo.
d. No se controla la cadena de frío en los materiales termolábiles,
incluyendo la temperatura de recepción.
e. Observaciones experimentales no ajustadas a protocolo.
f. No coincide código del protocolo con código en cuadernos de laboratorio.
g. Gestión de cuadernos de laboratorio incorrecta.
• No se cierran los cuadernos al finalizar el estudio, sino bastante tiempo
después.
• Están cerrados por quién no corresponde.
h. No queda constancia de la revisión de los resultados de las series
analíticas para comprobar que cumplen los criterios de aceptación.
i. Datos del estudio no protegidos frente a modificaciones o pérdidas.
j. Existen cuadernos personales en los que se anotan datos primarios.
k. Datos primarios incorrectamente identificados.
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l. En los registros de datos primarios, no siempre se identifican los aparatos
en los que se obtuvieron.
m. Deficiencias en los registros de datos primarios:
• Anotaciones/documentos no identificados con el código del estudio.
• No consta el técnico que realizó las anotaciones.
• Anotaciones y/o correcciones no se ajustan a los principios BPL (lápiz,
no fecha, no firma, no justificación).
• Documentación de adquisición de datos de sistemas instrumentales (p.
ej. Cromatografía) no firmada ni fechada por el director de estudio
(sistemas informatizados no validados).
• Páginas en blanco no anuladas correctamente.
• Operaciones realizadas en días distintos firmadas y fechadas una sola
vez.
n. Por parte de empresas de servicio, sin figurar en protocolo (ni enmiendas
al mismo) y sin comunicársele al promotor, se obtienen datos primarios en
otro laboratorio no certificado con BPL. Posteriormente el Director de
Estudio no menciona el hecho en Informe Final, ni Garantía de Calidad
tampoco lo refleja en sus informes de auditorías.
4. Estudios multicéntricos:
a. No se establecen las líneas de comunicación entre investigador principal
y director de estudio.
b. No queda constancia que el investigador principal se comprometa a
realizar la fase delegada de acuerdo con el protocolo y los principios BPL.
c. El director de estudio no recibe información adecuada sobre la fase
delegada.
d. El investigador principal no comunica las desviaciones al director de
estudio.
9. INFORMES
FINALIDAD: Determinar si los informes finales se elaboran en conformidad con los
principios de buenas prácticas de laboratorio.
1. Informes:
a. No existe declaración del Director del estudio confirmando validez del
mismo y conformidad con principios BPL.
b. Falta en informe final declaración de Director de estudio indicando que en
dicho informe están incluidos todos los datos primarios.
c. Declaración del Director del estudio incompleta: no menciona que una
parte del estudio se ha desarrollado en un centro de ensayo que no tiene
certificación BPL.
d. No se incluye declaración de la UGC o es inadecuada.
e. Falta la declaración de Garantía de Calidad (fechada y firmada) de las
auditorías realizadas.
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f. Se redactan informes intermedios, que son inspeccionados por GC, y que
se destruyen, no figurando en la documentación del estudio.
g. Dirección de Laboratorio firma informe final antes que Director de estudio
h. No se recogen todos los datos especificados en el protocolo.
i. No se incluyen las desviaciones observadas en el estudio.
j. No detallar lugar de archivo del material y documentación.
k. Resultados del informe final no coincidentes con los datos primarios.
l. No existe justificante de recepción de informe final por el promotor.
m. Informes finales pendientes de redactar después de mucho tiempo desde
la finalización de la fase experimental del estudio.
n. Fecha de aprobación de informe final de validación del método analítico
posterior a la fecha del informe final del análisis de muestras.
10. ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIÓN DE LOS REGISTROS
FINALIDAD: Determinar si la instalación ha generado registros e informes
satisfactorios y si se han adoptado disposiciones adecuadas para el
almacenamiento y conservación de los registros y material de información.
1. Informes:
a. Multiplicidad de archivos sin definición del material a archivar en cada
uno.
b. Utilización de las instalaciones del archivo para otros menesteres
(almacén de papelería, biblioteca).
c. Condiciones del archivo no ofrecen garantías de conservación adecuada
de la documentación durante el periodo establecido:
• Seguridad de accesos: ventanas y/o puertas que comunican con el
exterior indebidamente protegidas.
• No condiciones adecuadas de protección contra incendios.
• No registro de condiciones ambientales.
• No sistema de control de plagas o roedores.
d. No hay persona designada como responsable del archivo.
e. Acceso al archivo con insuficiente seguridad.
f. Acceso de personas sin autorización.
g. No se registra el acceso de personas ni el movimiento de los documentos.
h. No hay procedimiento de acceso del personal a los archivos.
i. Procedimientos de recuperación deficientes.
j. No está definido el tiempo de conservación de la documentación.
k. Tiempo de conservación insuficiente.
l. Documentación mal archivada. Observación de documentación de un
estudio archivada en la de otro estudio.
m. No se conserva toda la documentación establecida en los principios BPL.
n. La Dirección no autoriza la salida de documentación original del archivo.
o. Entrega de documentación a Promotor (por anulación de estudios) sin
que en el documento de entrega estén identificados los estudios ni
existan firmas por ambas partes.
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p. Deficiencias en el sistema de devolución de la documentación al promotor
al finalizar el tiempo de conservación establecido:
• Sistema no establecido en PNT
• Formulario de devolución incompleto:
• No queda constancia del compromiso del promotor a
mantener la documentación en condiciones BPL.
• No queda constancia del compromiso del promotor a permitir
el acceso a las autoridades sanitarias.
q. No se prevé la transferencia del archivo en caso de cese de la actividad
del laboratorio.
r. En estudios multicéntricos no se siguen en general los criterios de la
OCDE, UE y Normativa Española en vigor.
s. Inexistencia de índice de documentación archivada.
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