Análisis y Diseño de Puestos de Trabajo.

Análisis y Diseño de Puestos de Trabajo
Un puesto de trabajo está formado por la tarea o conjunto de tareas que lleva a cabo
un empleado. Para su análisis debemos recoger todos los datos con él relacionados. Se
trata de analizar el puesto de trabajo en sí mismo y no a la persona que lo desarrolla.
Es una tarea delicada ya que gran parte de la información se recoge a partir del propio
empleado mediante cuestionarios y entrevistas.
Los cuestionarios pueden ser:
a- Abiertos: El titular del puesto describe con precisión todas las tareas que realiza.
b- Cerrados: Se establecen previamente todas las preguntas a realizar.
Realizar un cuestionario por vez primera es más difícil y costoso que modificar uno
existente, aunque por otro lado es mejor para establecer adecuadamente las
remuneraciones sin que exista discriminación alguna.
El CAP (Cuestionario de Análisis de la Posición) es uno de los más utilizados. No solo
tiene en cuenta los aspectos objetivos de las tareas sino también los factores
humanos. Parte de la premisa de que el resultado del desempeño combina las
condiciones propias del puesto con las características humanas.
Cuando se trate de un puesto de
entrevista han de prepararse tras
departamento. El cuestionario será
trabajo. Por su parte, las entrevistas
los empleados.
nueva creación tanto el cuestionario como la
haber contactado con el director de línea o
el mismo para cada categoría de puestos de
recogen información a través de un dialogo con
Tipos de entrevistas:
a-Individuales: Suelen utilizar un modelo semiabierto (preguntas prefijadas y otras no).
b-De grupo: Intervienen dos o más empleados que estén realizando el mismo trabajo.
Esto acorta bastante el tiempo de investigación del analista.
c-De observación: Mientras los empleados trabajan observando también la ejecución
de las tareas. Proporcionan mucha información pero requieren mucho tiempo.
También es de vital importancia analizar el puesto de trabajo cuando se pretende
contratar un nuevo empleado, ya que las habilidades exigidas a éste dependerán del
trabajo a realizar.
Los elementos que permiten analizar un puesto de trabajo son el contenido y la
descripción del mismo:
A) Contenido del puesto: Conocer exactamente en qué consiste el puesto de trabajo.
La descripción del puesto puede ser sucinta (visión general) o detallada. Para
establecer el contenido hay que analizar:
a-La tarea o tareas que se realizan: En qué consiste el trabajo, porque se realiza cada
tarea y tiempo empleado.
b-Las habilidades o capacidades precisas: las cuales dependerán de las tareas que haya
que llevar a cabo.
c-Los deberes y responsabilidades: a que tendrá que enfrentarse el empleado en su
puesto.
d-La remuneración adecuada
Otro método de gran aceptación es el AFP (Análisis Funcional de Puestos) que los
describe en función de las siguientes actividades:
a-Que tareas realiza el trabajador en relación con otras personas o puestos.
b-Los métodos o técnicas que utiliza.
c-Las máquinas, herramientas y elementos precisos.
d-Los materiales, productos o servicios que produce.
B) Descripción del puesto de trabajo: Incluye la identificación, definición y descripción
del mismo. Todas las formas de descripción de puestos en la empresa deben tener
la misma estructura formal. En estos informes la información ha de ser muy clara y
estar fechada.
Fases de la descripción de puestos:
a-Identificación: Recogida de datos básicos que permiten diferenciar cada puesto.
b-Definir el propósito del trabajo: Determinar sus objetivos generales incluyendo el
desempeño satisfactorio.
c-La descripción propiamente dicha: Especificar las diferentes tareas del trabajo,
formación necesaria, horas de trabajo, riesgo, tareas periódicas y ocasionales,…etc.
Resulta de gran utilidad emplear la entrevista o encuesta tanto con el empleado como
con el supervisor y la observación directa del puesto por parte del analista.
Será conveniente elaborar un Cuestionario de Descripción del Puesto que son
cumplimentados por el empleado que ocupa el puesto actualmente. Se trata de
analizar el puesto y no al empleado.
El diseño de puestos de trabajo incluye el contenido, los requisitos y las retribuciones
de los empleados y resulta la mejor manera de medir la motivación de los mismos.
El puesto es el vínculo entre el trabajador y la organización. La productividad, la
satisfacción y las dificultades del empleado guían a la DRRHH en el diseño del puesto.
Los puestos con deficiencia de diseño pueden dar lugar a un alto nivel de rotación del
personal, absentismo laboral, quejas,…, mostrando la insatisfacción de los empleados.
El diseño de puestos directivos conlleva una complicación adicional ya que son más
difíciles de acotar, son más amplios o genéricos.
Características del diseño de puestos:
1-Alcance: Se refiere al nº de tareas que conlleva el puesto.
2-Profundidad: Se refiere a la discrecionalidad que posee el trabajador para decidir las
actividades y los resultados del puesto. A mas discrecionalidad, más profundidad.
Puestos semejantes pueden tener además diferente profundidad ya que depende de la
autoridad delegada y de la actitud personal del trabajador. Normalmente los puestos
muy especializados están muy regulados por tanto son de bajo alcance y elevada
profundidad.
3-Relaciones entre puestos: La base de las relaciones entre puestos está en las
relaciones interpersonales. Dependerá también del tamaño y la departamentalización
que tenga la empresa. La departamentalización funcional establece grupos más
homogéneos con niveles de alcance y profundidad similares.
Factores que afectan al diseño:
1-El entorno: No se puede diseñar un puesto de trabajo sin tener en cuenta las
habilidades de los empleados así como el entorno social en el que la empresa se
desenvuelve.
2-Aceptación social: Un empleado estará más satisfecho con su trabajo cuanto más
considerado esté socialmente. El diseñador de puestos puede introducir mejoras o
cambios que hagan que un puesto sea más atractivo.
3-La práctica laboral: La forma en que tradicionalmente se ha desarrollado un trabajo
en la organización es un factor de mucho peso. Olvidarnos de ello puede llevar al
fracaso del proyecto de diseño de puestos. Asimismo los sindicatos juegan un papel
muy importante.
El diseño de puestos puede llevarse a cabo según distintos enfoques:
a-Mecanicista: Previamente denominado enfoque científico cuyas ideas principales
eran la rigidez en las normas, la estrecha vigilancia y la ignorancia de las necesidades
del trabajador. El enfoque mecanicista intenta identificar todas las tareas de un puesto
para que se realicen en el menor tiempo posible. Cada puesto está integrado por un
número limitado de tareas buscando la mayor especialización posible. Así se consigue
la capacitación del empleado en un tiempo mínimo. Este enfoque se utiliza
actualmente para empleados sin cualificación y/o experiencia en trabajos industriales.
El resultado es un empleado mecánico, aburrido y alienado.
b- Enfoque de las relaciones humanas: Incide también en la eficiencia del trabajo pero
desde el punto de vista del trabajador más que desde el aspecto mecánico del trabajo.
Se concentraron en el estudio del ambiente social que rodea el puesto de trabajo.
c-Enfoque de las características del trabajo: Surge de la combinación de los dos
enfoques anteriores. Apoya al trabajador en todo aquello que le puede proporcionar
mayor satisfacción y motivación. Lo principal es que el empleado sienta que realiza una
labor importante, puesto que tiene la necesidad de saber que su trabajo es útil.
Factores que ayudan a sentir esa sensación de utilidad:
•Realizando una variedad de tareas. No se trata de hacer todas las tareas de un puesto
sino adecuadamente un buen numero de ellas. Así conseguirá desarrollarse sin caer en
la monotonía.
•Siendo responsable. Si el empleado goza de autonomía podrá ser responsable del
trabajo desempeñado. El enriquecimiento que se produce en el desempeño compensa
la posible incertidumbre puesto que es frecuente que la ausencia de autonomía lleve a
pobres niveles de desempeño.
•Obteniendo información sobre su trabajo (Feed-back) Sin información el trabajador
no tiene motivos para mejorar el desempeño.
El diseñador de puestos no debe olvidar que tras cada puesto hay una persona y si hay
conflictos habrá que actuar sobre el diseño.
d- Enfoque de las ciencias de la conducta: Se basa en la observación de la conducta
humana. Apoyándose en la psicología, sociología y antropología que ofrecen valiosos
recursos a la DRRHH.
e-Enfoque socio-técnico: Enfoque actual que cosiste en formar grupos de trabajo o
equipos, aunque no puede utilizarse ni en todas las organizaciones ni con todos los
empleados. Para que exista un grupo de trabajo es necesario un propósito compartido,
flexibilidad en la recompensa, aprendizaje continuo y descentralización de la autoridad
jerárquica, estructuras flexibles y sentimiento de proyecto común.
Este enfoque necesita un gran apoyo de los altos mandos de la organización ya que las
personas que forman el equipo deben gozar de autonomía y responsabilidad.
Organización Glue: Si una vez finalizado el proyecto el equipo se disuelve.
No todas las personas perciben de la misma forma un mismo puesto de trabajo. Por
tanto, las técnicas de análisis y diseño de puestos que no tienen en cuenta las
peculiaridades de quienes los ocupan, están condenadas al fracaso.
Para medir el contenido percibido del puesto se utilizan cuestionarios donde los
empleados den sus percepciones sobre determinadas características del puesto de
trabajo. Entre las herramientas que actualmente dispone la DRRHH:
a-ICP (Índice de Características del Puesto): Intenta medir las percepciones que tienen
los que ocupan los puestos sobre las siguientes características:
•Variedad: Un puesto es más variado cuantas más tareas se realizan y mayor sea la
variedad de equipos y procedimientos que se usan.
•Autonomía: Se refiere al grado de influencia que tiene el empleado en la
programación de su trabajo.
•Identidad de la tarea: Grado en el que un empleado lleva a cabo una parte lo la
totalidad de su trabajo. La identidad será mayor cuanto mejor pueda el empleado
identificar el resultado de su esfuerzo.
•Retroalimentación: Información recibida por el trabajador sobre el desempeño de su
trabajo.
•Trato con los demás: Mide el grado de contacto que tiene el empleado con otros en
el desarrollo de las tareas del puesto que ocupa.
•Oportunidades para la amistad: Mide en qué medida el puesto le permite establecer
relaciones informales con otros compañeros.
b- EDP (Encuesta sobre el Diagnóstico de Puestos): Intenta medir la variedad,
autonomía, identidad, retroalimentación y significado de la tarea. Se diferencia del ICP
en que éste intenta medir más las relaciones entre puestos que la EDP.
A lo largo de la historia el objetivo último ha sido enriquecer el puesto de trabajo, lo
cual se continua desarrollando y potenciando herramientas como el ICP y la EDP.
Otros autores incluyen:
1.Rotación de puestos: Cambiar un empleado de puesto en puesto lo cual le permite
alcanzar un mayor número de tareas. Así eliminamos el efecto rutina y aumenta la
satisfacción del empleado.
2.Ampliación de puestos: Aumentar el número de tareas (alcance del puesto) reduce el
aburrimiento y favorece el desempeño sobre todo en aquellos puestos altamente
especializados.
Esto precisa que el trabajador tenga una gran capacitación y gran numero de
habilidades.
Con el análisis conocemos las características físicas del puesto mientras que con el
diseño nos centramos más en el aspecto humano del mismo. En la empresa su estudio
ha de hacerse de manera conjunta. Será imprescindible en la selección de personal.
Utilidades del análisis y diseño de puestos:
1. Con respecto al puesto: Clasificación, evitar duplicidades y mejora de los métodos.
2. Con respecto al empleado: Políticas de incentivos, definición de deberes y
responsabilidades, diseño de planes de promoción y formación.
3. Con respecto a la organización: Planes de mejora de clima laboral, estrategias
disminución de accidentes, planes de control de costes y facilitar canales de
comunicación.
Un buen diseño de trabajo:
Permite el aporte del empleado. Los empleados deben tener la opción de variar las
actividades de acuerdo a sus necesidades personales, hábitos laborales y las
circunstancias en el lugar de trabajo.
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Da a los empleados un sentido de logro.
incluye capacitación para que los empleados conozcan que tareas hacer y cómo
hacerlas adecuadamente.
suministra buenos horarios de trabajo/ descanso.
permite un periodo de ajuste para los trabajos físicamente demandantes.
suministra retroalimentación a los empleados con respecto a su desempeño.
minimiza el gasto de energía y de los requerimientos de fuerza.
Equilibra el trabajo estático y dinámico.