Clase Nº 13 - Instituto ICR

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Clase Nº 13
OPERADOR PC OFFICE FULL
ADMINISTRACION Y GESTION DE LISTAS
Base de datos (utilizar una lista como base de datos)
Una base de datos es un archivo de información es un conjunto de registros ordenados de una manera
significativa. En Microsoft Excel, puede utilizar una lista como lavase de datos. Cuando se ejecutan tareas en la
base de datos, tales como búsquedas, clasificaciones o datos subtotales, Excel reconoce automáticamente la lista
como una base de datos y utiliza los siguientes elementos de la lista para organizar los datos.
¿Cómo ordenar una base de datos?
Puede ordenar datos por texto (A a Z o Z a A), números (de menor a mayor o de mayor a menor) y fechas y horas
(de más antiguos más recientes y de más recientes a más antiguos) en una o varias columnas. También puede
ordenar por una lista personalizada (como los días de la semana) o por formato, incluyendo el color de celda, el
color de fuente o el conjunto de iconos. La mayoría de las operaciones de ordenación son ordenaciones de
columnas, pero también es posible ordenar por filas.
1. Posicionarse en una celda de la tabla a ordenar
2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificación, haga clic en Ordenar y
filtrar
Para los valores de texto, seleccione A a Z o Z a A.
Para los valores numéricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a menor.
Para los valores de fecha y hora, seleccione De más antiguos a más recientes o De más
recientes a más antiguos.
Ordenar por más de una columna o fila, por color o por fuente y por lista.
Puede ordenar por más de una columna o fila cuando tiene datos que desea agrupar por el mismo valor en una
columna o fila y ordenar después otra columna o fila dentro de ese grupo de valores iguales.
1. Seleccione un rango de celdas con dos o
más columnas de datos
2. En la ficha Inicio, en el grupo
Modificación, haga clic en Ordenar y
filtrar
y,
a
continuación,
en
Personalizar ordenación.
3. Se mostrará el cuadro de diálogo
Ordenar.
4. En Columna, en el cuadro Ordenar por,
seleccione la primera columna que desea
ordenar.
5. En Ordenar según, seleccione el tipo de
ordenación. Siga uno de los procedimientos siguientes:
a) Para ordenar por texto, número o fecha y hora, seleccione Valores.
b) Para ordenar por formato, seleccione Color de celda, Color de fuente
o Icono de celda.
6. En Criterio, seleccione el modo en que desea ordenar. (A-Z, Z-A, De mayor a
menor, De menor a mayor, etc.)
7. Para agregar otra columna por la que ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a
continuación, repita los pasos del tres al cinco.
8. Para cambiar el orden de los niveles en el que se ordenan las columnas,
seleccione una entrada y, a continuación, haga clic en la flecha Arriba o
Abajo para cambiar el orden.
9. En el botón Opciones… puede elegir ordenar por columnas o por filas.
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Filtros
Excel posee herramientas para mantener actualizado un inventario, localizar datos, hacer consultas, etc. Por
ejemplo, podrá contestar fácilmente a sus preguntas si utiliza sobre su lista de inventario unas cuántas técnicas
sencillas de filtrado. La característica del filtrado le permite encontrar y recuperar rápidamente la información que
coincide con los criterios que se le establezcan.
Hay veces que sólo nos interesan ver ciertos datos específicos de una base de datos, para estos casos es necesario
recurrir al uso de filtros. UN filtro en una base de datos permite mostrar sólo aquellas filas de una lista que
contengan un cierto valor o que satisfagan un conjunto de criterios.
¿Cómo aplicar un filtro?
1. Seleccionar cualquier celda de la lista, Excel seleccionará el rango de celdas
contiguas..
2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a
continuación, en Filtrar.
3. Este comando automáticamente agrega flechas desplegables a los rótulos de
las columnas de la lista, para poder elegir el elemento que se quiera
visualizar Haga clic en la flecha del encabezado de columna que desea
filtrar.
4. En la lista de valores de texto, active o desactive uno o más valores de texto
por los que filtrar.
Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios que haya especificado y ocultan las
filas que no desea ver. Tras filtrar los datos, puede copiar, buscar, modificar, aplicar formato, representar
mediante gráficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlo ni moverlo.
También puede filtrar por más de un columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional se
basa en el filtro actual y además reduce el subconjunto de datos
¿Cómo quitar un filtro?
1. Presione el ícono de filtrado de la columna de origen de la consulta.
2. Elegir borrar filtro
Ejemplo (trabajo para realizar con el docente)
Realizar la siguiente planilla. Utilizar autofiltro para buscar rápidamente un subconjunto de artículos.
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Crear criterios
Además de filtrar los datos por los valores que contienen, podemos filtrar aplicando criterios, es decir en una lista
de valores determinar los mayores que cierta cantidad, los que superan cierto promedio, etc. O bien en una lista de
textos los que comienzan con determinada letra o contienen una palabra.
Criterios de texto: Elija Filtros de texto y, a continuación, haga clic en uno de los
comandos del operador de comparación. Por ejemplo, para filtrar por un texto que
comience por un carácter específico, seleccione Comienza por, o para filtrar por un texto
que tenga caracteres específicos en cualquier lugar del texto, seleccione Contiene.
Criterios de números:
Elija Filtros de número y, a continuación, haga clic en uno de los
comandos del operador de comparación. Por ejemplo, para filtrar por un
límite numérico inferior y superior, seleccione Entre.
Filtro personalizado: En el cuadro de diálogo
Autofiltro personalizado, en el cuadro o
cuadros de la derecha, escriba los números o
textos. Por ejemplo, para filtrar por un número
comprendido entre 25 y 50, escriba 25 y 50. Para
filtrar por un texto que empiece por la letra "C",
escriba C o, para filtrar texto que tenga la palabra "caramelo " en cualquier lugar
del texto, escriba caramelo. También puede filtrar por más de un criterio
Filtrar por color de celda, color de fuente o conjunto de iconos
Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas, por color de celda o color de fuente,
también puede filtrar por estos colores.
1. Seleccione un rango de celdas que contenga formato por color de celda, color de fuente o un
conjunto de iconos.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificación, haga clic en
Ordenar y filtrar y, a continuación, en Filtrar.
3. Haga clic en la flecha del encabezado de columna.
4. Seleccione Filtrar por color y, dependiendo del tipo de
formato, seleccione Filtrar por color de celda, Filtrar por
color de fuente o Filtrar por icono de celda.
5. Dependiendo del tipo de formato, seleccione un color, un
color de fuente, o u n icono de celda.
Inmovilizar paneles para mantener visibles encabezados de columnas
La inmovilización de paneles permite mantener visibles los rótulos de las filas y columnas mientras se
desplaza o agrega nuevos datos al final de la hoja de cálculo. Podrá desplazarse a lo largo de la hoja y
siempre
seguirá
visualizando
la
sección
inmovilizada.
1. Haga clic en la celda situada por debajo y a la
derecha del punto en el que desea inmovilizar.
2. En la ficha Vista, en el grupo Ventana, haga
clic en Inmovilizar paneles y, a continuación,
haga clic en la opción que desea.
NOTA Al inmovilizar paneles, la opción Inmovilizar paneles cambia a Movilizar paneles para que
pueda desbloquear filas o columnas inmovilizadas.
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Ejercicio 1
Luego de copiar la tabla,
generar una copia de la
misma en otra hoja.
1. Ordenar la lista
de vendedores
por ciudad
2. Ordenar la tabla
por ApellidoNombreDirección
Ejercicio 2
1. Ordenar la tabla por meses y después
por humedad
2. Filtrar la tabla por los siguientes
criterios (de a uno por vez):
Lluvia......................... igual a 120
Temperatura............... mayor que 30
Sensación térmica ...... menor o igual a 36
Humedad.................... no igual a 80
Temperatura............... menor a 20
Sensación térmica ...... igual a 28
Humedad.................... mayor que 70
Humedad.................... Superiores al promedio
Humedad mayor que 70 y temperatura inferior a
30.
Temperatura............... Inferior al promedio.
Los diez mejores
Ejercicio 3
Calcular el Iva como el 21% del precio,
por ejemplo C2*21%.
Calcular el Total (Precio + Iva)
Ejercicio 4
Ordenar la planilla en forma
ascendente por artículo.
Aplicar bordes y rellenos.
Usando filtros, pintar con color
amarillo las celdas cuyo precio sea
inferior a $1 y con verde las que
están entre $1 y $ 10
Ejercicio 5
Utilizando los siguientes datos, confeccionar una planilla para una tienda.
Código- Descripción-Precio de compra-Iva 21%-Precio de venta-Cantidad-Total.
Tener en cuenta: El precio de venta es igual al precio de compra + IVA. El total es igual al precio de venta por
cantidad.
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