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PLAN INTITUCIONAL DE CAPACITACIONES
Versión: 01
Fecha: 30/04/2012
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PERSONERIA MUNICIPAL DE BELEN
PLAN INSTITUCIONAL DE
CAPACITACIÓN
BELEN – NARIÑO
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CENTRO ADMINISTRATIVO MUNICIPAL DE BELEN NARIÑO
Carrera segunda con calle quinta esquina Telefax: 7440783
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PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN
Un ente que evoluciona es aquel capaz de crear su propio futuro, de creer en el
aprendizaje como un proceso continuo y creativo y de transformarse de acuerdo
con las necesidades y aspiraciones de la comunidad. Las organizaciones
orientadas al aprendizaje saben que cuentan con gran potencial humano, listo
para ser desarrollado.
La premisa básica es que ese potencial se liberará cuando todos los integrantes
desarrollen su talento natural y encuentren coherencia entre sus visiones y
objetivos personales con los planteados por la organización.
El proceso de aprendizaje y actualización es complejo pero vale la pena intentarlo,
pues constituye una oportunidad para mejorar la calidad de los bienes y servicios
ofrecidos, incrementar la rentabilidad, disminuir la pérdida de recursos, motivar a
la fuerza laboral y alcanzar ventajas competitivas. Por este motivo requiere del
compromiso de todos.
Dentro del proceso de modernización que afronta la Personería, se hace
necesario capacitar a los trabajadores desde la perspectiva mencionada, con el fin
de que reconozcan el significado de lo que hacen, valorando integralmente su
trabajo, a través de una actualización permanente. La capacitación es una
herramienta fundamental en el desarrollo humano integral, tanto a nivel personal
como organizacional, razón por la cual debe enmarcarse en los principios
estratégicos de la Personería, para que cada trabajador colabore activamente con
el cumplimiento de los objetivos y metas de la Personería pública.
CONCEPTO DE CAPACITACIÓN: La capacitación es un proceso continuo a
través del cual los trabajadores de una organización adquieren o perfeccionan un
conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes necesarios para desempeñar
efectivamente sus puestos de trabajo. El Plan de Capacitación, considera tres
modalidades diferentes:
Capacitación Básica: Garantiza a los trabajadores de la Personería contar con
los conocimientos mínimos requeridos para desempeñar su cargo y les permite
adaptarse a la organización.
Comprende la inducción general, inducción
específica al puesto de trabajo, entrenamiento, actualización y nivelación
académica. Es de carácter obligatorio: “para la entidad suministrarla y para el
trabajador cursarla satisfactoriamente”.
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Capacitación Específica: Entrenamiento específico que contribuye a perfeccionar
y desarrollar conocimientos, habilidades y destrezas, con el fin de mejorar la
productividad y calidad en el desempeño del trabajo. Permite dar inicio a una
carrera que habilita a los candidatos potenciales para asumir nuevas funciones y
responsabilidades, dentro del mismo proceso organizacional en que participan.
Capacitación Complementaria: Permite desarrollar condiciones específicas del
trabajador para asumir funciones de mayor responsabilidad técnica y
administrativa, fortaleciendo sus habilidades en procesos organizacionales
asociados a los de su trabajo.
OBJETIVOS
1 Objetivo General: Mejorar el desempeño laboral de los funcionarios de la
Personería Municipal de Belén a través de la actualización y perfeccionamiento de
conocimientos, habilidades y actitudes necesarias para un adecuado desempeño.
2 Objetivos Específicos

Motivar la superación personal, el aprendizaje continuo y el desarrollo
individual.

Generar los fundamentos básicos de Cultura Organizacional, logrando la
apropiación de los principios éticos y valores establecidos por la Personería,
por parte de los funcionarios.

Desarrollar habilidades en funcionarios con personal a cargo, que permitan
mejor gestión, alta motivación al logro y fomento de la creatividad de su talento
humano.

Mejorar la productividad, mediante el uso racional de los recursos existentes.
POLÍTICAS:




Cumplimiento de los principios adoptados por la Personería.
Capacitación con cubrimiento en todos los niveles de la Personería.
Capacitación con responsabilidad de todos los niveles jerárquicos.
Capacitación con miras a satisfacer necesidades propias del objeto social de la
Personería para garantizar el éxito de su gestión.
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Multiplicación de conocimientos a los trabajadores que lo requieran para
mejorar su desempeño.
LA CAPACITACIÓN COMO PROCESO
Para alcanzar los resultados esperados con el Plan de Capacitación, es necesario
considerarlo como un proceso sistemático que incluye las siguientes fases:
-
Diagnóstico de necesidades de capacitación y desarrollo.
Elaboración de un plan de capacitación y desarrollo del personal.
Ejecución del plan de formación, capacitación y desarrollo del personal.
Seguimiento y evaluación de los objetivos trazados en el Plan de Capacitación.
Determinación de nuevas necesidades de capacitación y desarrollo.
DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO
ESTRATEGIAS: Las actividades de capacitación que se realicen deben ser
consecuencia de la comparación entre los requisitos exigidos para el desempeño
de los cargos y las habilidades y conocimientos de las personas que los ocupan u
ocuparán.
La capacitación es una inversión que implica costos y por tanto el trabajador debe
retribuirla con la asimilación, aprovechamiento y aplicación de los conocimientos
adquiridos. Excluye necesidades y aficiones particulares y no debe concebirse
como reconocimiento sino como instrumento para mejorar el desempeño en la
entidad.
La capacitación concebida como una inversión encaminada a suplir necesidades
del trabajo, también debe considerarse como valoración del talento y potencial del
trabajador que en ella participa, con miras a la proyección futura de su actividad
laboral. Por tanto, debe existir coherencia entre la capacitación para la que se
postula al trabajador y la aplicación que se espera de lo aprendido en el marco de
las funciones que desempeña o puede llegar a desempeñar.
Debe tomarse en cuenta la preparación previa con que cuenta el trabajador para
asimilar los nuevos conocimientos, evitando someterlo a materias que impliquen
requisitos superiores a aquellos que posee.
Modalidades de Capacitación
Los programas y actividades de capacitación adelantados por la Personería, se
realizarán a través de las siguientes modalidades:
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Institucional: Es la capacitación básica mínima requerida para el desempeño en
el puesto de trabajo. Hace referencia a aspectos de formación académica, técnica
o administrativa, correspondiente a actividades propias de las funciones de los
cargos desempeñados por los participantes. Se puede presentar en las siguientes
modalidades:
Seminarios Externos: Hace referencia a los seminarios y congresos ofrecidos
por Personería es especializadas de carácter nacional o internacional.
Especializaciones y Diplomados: Programas de postgrado o con intensidad
superior a 100 horas, los cuales contienen una profundización y especialización en
distintos campos.
Visitas Técnicas o Prácticas en Instituciones Externas: Esta modalidad de
capacitación hace referencia a la participación en la inspección de equipos y
pasantías que se realicen para adecuar o incorporar tecnologías específicas.
A la capacitación específica o complementaria, en cualquiera de sus modalidades,
se accede por méritos y en ellas deben participar los funcionarios responsables
del proceso o procedimiento en que se requiere la capacitación.
REGLAMENTO DE CAPACITACIÓN
Postulados Básicos: La participación de trabajadores en eventos de capacitación
debe responder al Plan de Capacitación y ser acorde con las necesidades de la
Personería y su objeto social.
Los funcionarios que se encuentren inscritos a un evento de capacitación y no
cumplan con sus requerimientos de asistencia (sin causa justificada: necesidades
del servicio inaplazables certificadas por el jefe inmediato o calamidad doméstica
debidamente comprobada) ni obtengan la certificación que el mismo otorga,
deberán hacer devolución a la entidad de la totalidad de los recursos invertidos en
dicho evento (tiempo y dinero). La devolución del dinero se hará a través de
descuentos mensuales de nómina, que no superen el 15% de lo devengado por el
trabajador.
Todas las solicitudes para participar en Seminarios Externos, Especializaciones,
Diplomados o Visitas Técnicas, deberán estar ampliamente justificadas, contar con
el aval del jefe inmediato y serán analizadas y aprobadas por la Personería, de
acuerdo a su pertinencia, prioridad y disponibilidad de recursos.
La solicitud de participación en eventos de capacitación en el exterior, deberán
contar además con la aprobación expresa el jefe inmediato.
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Capacitación dentro del País:Hace referencia a la participación en eventos de
capacitación básica, específica o complementaria que tengan lugar dentro del
territorio colombiano. Los requisitos para acceder a este tipo de capacitación son:
Que el aspirante sea empleado público o trabajador oficial de la Personería, con
contrato de trabajo a término indefinido.
Que el aspirante tenga antigüedad mínima de un año al servicio de la entidad,
para acceder a capacitación específica o complementaria. A los trabajadores con
antigüedad inferior a un año se les brindará capacitación básica.
Que el aspirante desempeñe un cargo cuyas funciones estén relacionadas con el
área de estudios que ofrece el programa de capacitación (excepto la capacitación
complementaria a la que se accede por méritos).
Que el evento se encuentre dentro del contexto del Plan de Capacitación.
La solicitud de participación en eventos no programados, debe contar con visto
bueno del jefe inmediato y aprobación.
El trabajador que se beneficie de licencia de estudios, especialización o
diplomado, debe prestar sus servicios a la entidad durante el doble del tiempo que
duró el evento de capacitación en que participó, contado a partir de la finalización
del mismo.
La entidad revocará la capacitación específica o complementaria en estos casos:

Cuando se demuestre que el rendimiento, asistencia o disciplina del trabajador
no son satisfactorios.
Cuando el trabajador incumpla las obligaciones pactadas en la misma.
En estos casos el trabajador deberá reintegrar el 100% de la inversión
efectuada por la Personería.


Cuando la entidad seleccione a un trabajador para participar en un programa de
capacitación específica o complementaria, se compromete a costear:



El 50% del valor total correspondiente a la inscripción.
Si el lugar donde se cumple el evento es una ciudad diferente a la sede
habitual de trabajo, suministrará pasajes aéreos y una partida para gastos de
sostenimiento, de acuerdo con la reglamentación vigente al respecto.
El Asesor Jurídico deberá elaborar el documento mediante el cual se
garantice el cumplimiento de todas las obligaciones contraídas por el
beneficiario.
Licencia de Estudios: Beneficio concedido a un trabajador para separarse del
ejercicio de sus funciones, mediante permiso remunerado, en tiempo completo o
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parcial, para que reciba capacitación (específica o complementaria) o cuando una
Personería invite a la Personería a participar en una capacitación específica o
complementaria.
Se otorgará a trabajadores seleccionados en virtud de un proceso de evaluación o
a aquellos que la Personería considere son los idóneos para recibir la
capacitación.
Cuando la licencia sea solicitada por el trabajador, debe presentarla a su jefe
inmediato para su aprobación.
El beneficiario de una licencia de estudios debe prestar sus servicios a la entidad
durante el doble del tiempo que duró la misma, contado a partir de su finalización.
Para que sea reconocida, el trabajador debe establecer una póliza de garantía a
favor de la misma, por el 100% del salario que devengaría durante el lapso de la
licencia, más la totalidad del valor de los pasajes, con vigencia igual a la duración
de la licencia más el tiempo en que el trabajador debe prestar sus servicios a la
entidad.
La licencia no podrá ser superior a 12 meses, prorrogables hasta por la mitad del
tiempo inicial por una sola vez, siempre y cuando se trate de obtener título
académico, salvo los términos consagrados en convenios sobre asistencia técnica
celebrados con gobiernos extranjeros y organismos internacionales.
La entidad revocará la capacitación específica o complementaria en estos casos:



Cuando se demuestre que el rendimiento, asistencia o disciplina del trabajador
no son satisfactorios.
Cuando el trabajador incumpla las obligaciones pactadas en la misma.
En estos casos el trabajador deberá reintegrar el 100% de la inversión
efectuada por la entidad.
Cuando la entidad seleccione a un trabajador para participar en un programa de
capacitación específica o complementaria, se compromete a costear:



El 50% del valor total correspondiente a la inscripción.
Si el lugar donde se cumple el evento es una ciudad diferente a la sede
habitual de trabajo, suministrará pasajes aéreos y una partida para gastos de
sostenimiento, de acuerdo con la reglamentación vigente al respecto.
El Asesor Jurídico de la Personería deberá elaborar el documento mediante el
cual se garantice el cumplimiento de todas las obligaciones contraídas por el
beneficiario.
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Estudios de Postgrado por cuenta del Trabajador: Cuando un trabajador
realice estudios de postgrado por su propia cuenta, la entidad podrá otorgar
permisos parciales hasta por 10 horas mensuales, por un máximo de 100 horas al
año, con el fin de facilitar los estudios; este tiempo será compensado por el
trabajador.
La solicitud debe ser presentada con el visto bueno del jefe inmediato y aprobada
por la Administración de la Personería.
Cursos obtenidos mediante Invitación: La participación en cursos y/o becas
ofrecidos por embajadas, compañías extranjeras con representación en el país,
proveedores, etc., se debe ceñir al siguiente procedimiento:
Informar a la Administración de la Personería sobre la invitación.
Establecer en forma conjunta los requisitos y condiciones que deben cumplir los
posibles candidatos.
Realizar la selección de candidatos idóneos para participar en la capacitación.
Cuando el trabajador viaje mediante beca o invitación, la entidad solo reconocerá
la diferencia entre los viáticos reglamentados y las partidas cubiertas por el
oferente.
Si el curso corresponde a un contrato por adquisición de equipos, el seleccionado
debe ser la persona encargada del proceso respectivo.
Se aplicará el reglamento de acuerdo a la modalidad de evento de capacitación
ofrecido (capacitación en el país o licencia de estudios).
Obligaciones del Trabajador:
La capacitación básica es de carácter obligatorio: para la entidad ofrecerla y para
el trabajador cursarla satisfactoriamente.
El trabajador que incumpla o se retire de cualquier evento de capacitación sin
causa justificada (necesidades del servicio inaplazables certificadas por el jefe
inmediato o calamidad doméstica comprobada), correrá con los costos del
programa.
El trabajador que reitere su incumplimiento a algún evento de capacitación sin
causa justificada (necesidades del servicio inaplazables certificadas por el jefe
inmediato o calamidad doméstica comprobada), correrá con los costos del
programa, será sancionado por un año para participar en eventos de capacitación
y recibirá un llamado de atención con copia a su hoja de vida.
Cuando se trate de eventos de capacitación como postgrado, especialización o
maestría, se exigirá un promedio ponderado de 3.5 sobre 5.0. En caso de no
cumplir este requisito, el trabajador estará obligado a devolver a la entidad el valor
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total de la inversión (de participación en el curso y demás gastos que se
ocasionen).
El trabajador que participe en eventos de capacitación específica o
complementaria deberá prestar sus servicios a la Personería por el doble del
tiempo de duración del evento, contado en días calendario, mínimo por un año,
siempre y cuando el evento exceda las 100 horas académicas. En caso de
renunciar antes de cumplir el tiempo estipulado, se le cobrará el costo del evento
de acuerdo al tiempo faltante para cumplir con la obligación.
El trabajador debe presentar el certificado de aprobación y asistencia al tiempo
completo estipulado para el evento; de no ser así, asumirá el valor total del mismo,
salvo en los casos en que exista causa justificada (necesidades del servicio
inaplazables certificadas por el jefe inmediato o calamidad doméstica
comprobada).
El trabajador está obligado a ser multiplicador del tema en el cual se capacitó. El
personal a quien se dirija la capacitación y el horario en que se realice será
coordinado entre el trabajador, su jefe inmediato y la Administración.
El trabajador se obliga a enviar a la Personería copia de todo el material y
documentación recibidos en el evento de capacitación.
Cuando se apruebe la participación de un trabajador en un evento de
capacitación, este debe confirmar su asistencia, de retirarse el trabajador deberá
anunciar esta decisión por lo menos con una semana de anticipación, en caso
contrario se considerará como retiro no justificado y se aplicará la sanción
contemplada para estos casos.
La justificación de ausencia a un evento de capacitación deberá ser sustentada
ante la Administración de la Personería, quien determinará su viabilidad.
CAPACITACIÓN POR ÁREAS
Teniendo como base fundamental el objeto social de la Personería y los diferentes
procesos que se llevan a cabo para prestar un servicio más efectivo a los
usuarios, se han definido unas áreas específicas de capacitación que agrupan las
diferentes actividades indispensables para el óptimo funcionamiento de la
organización.
Área Cultura Organizacional y Cultura del Servicio Público: El trabajo en esta
área busca lograr la asimilación de la Misión, Visión, Valores. Se dirigirá a todo el
personal de la Personería con el propósito de obtener el desarrollo de
comportamientos que mejoren la adaptación e integración laboral y generen altos
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niveles de compromiso. El programa de Conocimiento y Adaptación a la
Organización Publica incluye tres subprogramas:
Inducción General: Dirigido al personal que ingrese a la Personería. Incluye la
revisión de la Misión, Visión, Valores, Organigrama, Espacios Locativos, Normas,
Reglas y Leyes que rigen la organización, Reglamento Interno, Formación en el
puesto de trabajo.
Reinducción. Dirigido a todo el personal que integra la planta de personal. Permite
a los trabajadores que ya llevan un tiempo en la Personería, volver a ella;
reconocer los diferentes Áreas y Secciones; Objetivos, programas, visitas a las
diferentes sedes, avances en materia técnica, organizacional y funcional,
normatividad de la Personería, procedimientos, objetivos, etc.
Área Técnica: El trabajo en el área técnica está encaminado a proporcionar
formación básica en temas específicos relacionados con los procesos que maneja
la Personería.
Dentro del área técnica se deben considerar 2
capacitaciones:
tipos específicos de
 Actualización Técnico Operativa: Capacitación con la que se pretende el
desarrollo de habilidades, conocimientos y destrezas en campos específicos
que permitan a los trabajadores oficiales contribuir en el desarrollo de su área
de trabajo.
 Actualización Técnico Profesional: Capacitación que busca contribuir al
crecimiento del profesional, ofreciendo programas en temas específicos que
permitan responder al avance de la tecnología en los diferentes campos
aplicables a la situación de la Personería.
Área Administrativa: La capacitación en el área Administrativa está encaminada
a fortalecer la gestión integral de la Personaría, a través de la unificación de
conceptos de desarrollo Gerencial e identificación con los mismos, por parte del
Equipo Directivo. Además se pretende construir criterios de administración y
desarrollo del talento humano, con el fin de lograr una cultura de trabajo en
equipo, que se convierta en pilar de la cultura organizacional de la Personería.
 Desarrollo De Habilidades Gerenciales: Capacitación dirigida a
los
profesionales que tienen personal a cargo,
con el objeto de brindar
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Fecha: 30/04/2012
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herramientas teórico prácticas que les permitan administrar, motivar y liderar a
sus subalternos con objetividad, ecuanimidad, persuasión y decisión.
Área Humana: Capacitación que contribuye al alcance de los objetivos de la
Personería, a través del crecimiento y desarrollo del Talento Humano. El trabajo
en esta área se encamina a un permanente desarrollo de las relaciones humanas,
resaltando la trascendencia que deben tener las acciones para cada uno de los
funcionarios de la organización, para fomentar el sentido de pertenencia por la
Personería y las funciones desarrolladas en su labor diaria, relacionándolas
permanentemente con el fin primordial de la misma.
Esta capacitación se enfocará en tres dimensiones: Individual, Grupal, y
Organizacional.
1. Individual que busca desarrollar relaciones confiables a través del enfoque de
la Misión y Visión Personal y Organizacional, ósea que cada funcionario,
encuentre sentido a lo que hace, convirtiéndose en un ser proactivo que
planea, analiza y actúa, de manera congruente con su proyecto de vida
personal.
Capacitación individual
INDIVIDUAL
Planeación de Vida y Trabajo
Comunicación
Relaciones Humanas
Paradigmas y Cambio de Actitudes
Motivación y Liderazgo
Manejo de Conflictos
Inteligencia Emocional
Fuente. Esta investigación
2. Grupal a través del desarrollo de grupos de trabajo, enfatizando en la
participación total dentro del proceso (identificar, analizar, trabajar y ejecutar). Su
objetivo es generar confianza para incorporar la visión de la Personería orientada
a la efectividad, desarrollando la capacidad de observar lo que me afecta como
individuo y cómo puedo actuar sobre eso.
Capacitación grupal
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Fecha: 30/04/2012
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Trabajo en Equipo
Administración del Cambio y Tiempo
Sistematización del Conocimiento
Motivación
Solución de Problemas
Toma de Decisiones
Administración del Tiempo
Equipos de trabajo y Trabajo en Equipo
Liderazgo
Gerencia del Servicio
GRUPAL
Fuente. Esta investigación
3. Organizacional, concentrándose en la competitividad; esta se orientará hacia el
mercado, el que va mas allá de las necesidades del cliente.
Capacitación organizacional
Superación Profesional
Contexto Organizacional
Globalización y Tendencias
ORGANIZACIONAL
Fuente. Esta investigación
Salud Ocupacional: Esta capacitación promueve el mantenimiento de las
condiciones físicas y psicológicas del personal, garantizando la salud y seguridad
de los empleados y la preservación de la fuerza de trabajo.
Capacitación en salud ocupacional
SALUD
OCUPACIONAL
Montaje de Planes de Emergencia y Conformación de
Brigadas
Fomento de Estilo de Vida y Trabajo Saludable
Prevención de Accidentes de Trabajo
Cargas Físicas y Postura
Manejo del Estrés
Elementos de Protección Personal
Primeros auxilios
Protección Equipos y Maquinaria
Organización y Métodos de Trabajo
Manejo de Conflictos
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Versión: 01
Fecha: 30/04/2012
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Código:
Fuente. Esta investigación
Informática: Esta área se encarga de capacitar a aquellos funcionarios de la
Personería que disponen de computador, microcomputador o terminales en sus
puestos de trabajo y requieren del manejo de estos equipos para atender las
exigencias de su cargo. Capacitación dirigida al conocimiento y utilización de
programas de computación que le permitan al funcionario adquirir un manejo
adecuado de los recursos con que cuenta la entidad en el área de sistemas.
Capacitación del nivel básico de informática
Introducción a los Microcomputadores
Windows
NIVEL BÁSICO
Word
Excel
Fuente. Esta investigación
Capacitación del nivel medio de informática
Power Point
Acxes
NIVEL MEDIO
Internet Outlook
Contabilidad Sistematizada
Fuente. Esta investigación
Capacitación del nivel avanzado de informática
Sistemas de Programación
NIVEL AVANZADO Excel Avanzado
Fuente. Esta investigación
Áreas Complementarias: Es la capacitación brindada a las diferentes áreas de
apoyo de la personería que necesitan formación específica como:

Procesos de Oficina: Capacitación encaminada a desarrollar en los
funcionarios habilidades en la Administración de Documentos, Técnicas de
Redacción y en general de todas aquellas funciones necesarias para el óptimo
funcionamiento de una oficina.
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Código:

Compras y Suministros: Relacionado con los procesos de compra, manejo
de inventarios y de almacenes.

Contabilidad y Presupuesto: Capacitación que dotará de herramientas
contables al personal que lo requiera como soporte para el desarrollo de
actividades requeridas en sus cargos.

Conceptos Básicos de Planeación: Que permiten mirar hacia el futuro, lo
que favorece la consecución de los objetivos trazados, por cuanto nos permite
mirar en el tiempo y en el espacio, determinando los alcances de los diferentes
planes, programas y proyectos.
MODALIDADES DE CAPACITACIÓN
Capacitación con Recurso Interno: que se desarrollará con los funcionarios que
quieran participar como facilitadores y multiplicadores.
Capacitación a través de Contratos: Se desarrollará a través de ponentes expertos
en áreas específicas contratadas y avaladas por un comité técnico de la
Administración de la Personería.
Capacitación por Convenios: Ofrecerá actualización y formación en áreas técnicas
y administrativas a través de instituciones especializadas y universidades.
Capacitación por parte de proveedores y fabricantes: Brindada por fabricantes o
distribuidores por compras por tecnología adquirida por la Personería, en la cual
se necesite asistencia técnica.
Capacitación por Invitación: Brindada por organismos nacionales e internacionales
como una alternativa de intercambio técnico y de adquirir nuevos conocimientos.
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