SISTEMA DE GESTIÓN PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Código: EPS-PR-11 Versión 01 Vigencia 28/08/2015 1. OBJETIVO Este procedimiento tiene por objeto establecer las políticas, condiciones, actividades, responsabilidades y controles, a fin de lograr definir los lineamientos necesarios para la ejecución de la Revisión por la Dirección del Sistema de Gestión de Calidad del IDEXUD, de manera que, mediante el análisis de desempeño del sistema, pueda determinarse la conformidad del mismo con los requisitos establecidos y las oportunidades para la mejora en el Instituto. 2. ALCANCE Aplica a todos los procesos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad y comprende desde el análisis y verificación de los criterios e información para la revisión, por parte de la Dirección, hasta la elaboración y comunicación del informe. 3. DEFINICIONES ACCIÓN CORRECTIVA: Toma de acciones encaminadas a eliminar la causa de la no conformidad, investigando el motivo de esta y así asegurarse de que el problema no ocurra de nuevo. ACCIÓN PREVENTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable que pueden llegar a presentarse en el desarrollo de las actividades de Sistema de Gestión de Calidad. ALTA DIRECCIÓN: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una entidad. EFECTIVIDAD: Medida de impacto de la gestión, tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. EFICACIA: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. EFICIENCIA: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. MEJORA CONTINUA: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño. OBJETIVO DE LA CALIDAD: Algo ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad. REVISIÓN: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, la eficacia, la eficiencia y la efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. VERIFICACIÓN: Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos específicos. SGC: Sistema de Gestión de Calidad. Página 1 de 4 Código: EPS-PR-11 SISTEMA DE GESTIÓN PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Versión 01 Vigencia 28/08/2015 4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No ACTIVIDAD 1 Programar la revisión de los requisitos de la norma y el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad por parte del director del IDEXUD y/o representante de la Dirección, aplicables a sus procesos con un mes de anticipación a la programación de la revisión por la Dirección como tal (anual). 2 3 RESPONSABLE(S) DOCUMENTOS APLICABLES Director IDEXUD Programación de la revisión de requisitos Representante de la Dirección SGC EPS-FR-001 Acta de revisión por la Dirección Programar la revisión por la Dirección Preparar y presentar la información que tiene que entregar cada uno de los responsables de generarla, la cual es requerida para el desarrollo de la Revisión por la Dirección, donde deben presentar las recomendaciones de acciones y oportunidades de mejora. • Resultados de auditorías. •Retroalimentación del cliente. •Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio. •Estado de las acciones correctivas y preventivas. •Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la Dirección. •Cambios que podrían afectar al SGC. •Recomendaciones para la mejora. •Riesgos actualizados e identificados para la Entidad. Representante por la Dirección SGC Programación de la revisión por la Dirección Representante por la Dirección SGC EPS-FR-013 Informes de Gestión por responsables Líderes de los procesos Director del IDEXUD Resultados de auditorías Informe de Auditoría EPS-FR-005 Actas por las revisiones anteriores Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas EPS-FR-011 Acciones de Mejora EPS-FR-010 Política de Calidad Objetivos de Calidad Matriz objetivos de Calidad EPS-FR-014 Página 2 de 4 Código: EPS-PR-11 SISTEMA DE GESTIÓN PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 4 6 Elaborar un plan de mejoramiento y/o de acción, con base en el análisis realizado y las necesidades o mejoras propuestas, que permita el mejoramiento y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad. Verificar y hacer seguimiento al cumplimiento del Plan de Mejoramiento. Representante por la Dirección SGC Representante por la Dirección SGC Director del IDEXUD Director del IDEXUD Representante por la Dirección SGC 7 Vigencia 28/08/2015 Director del IDEXUD Analizar el estado actual del Sistema de Gestión de Calidad, con fundamento en los informes presentados anteriormente. 5 Versión 01 Recopilar y mantener todos los registros que evidencien el cumplimiento de los requisitos de la Revisión por la Dirección. Representante por la Dirección SGC • Citaciones a reuniones. •Plan de Mejoramiento. •Seguimiento al Plan de Mejoramiento. •Acta de Revisión por la Dirección. Plan de Mejoramiento EPS-FR-010 Acciones de Mejora Seguimiento al Plan de Mejoramiento Evidencias de la Revisión por la Dirección Citaciones a reuniones Plan de Mejoramiento Seguimiento al Plan de Mejoramiento 8 Elaborar Informe y Comunicación Representante por la Dirección SGC Director del IDEXUD 5. DOCUMENTOS APLICABLES EPS-FR-001 EPS-FR-005 EPS-FR-010 EPS-FR-011 EPS-FR-013 EPS-FR-014 Formato Acta de Revisión por la Dirección. Formato Informe de Auditorías. Formato Acciones de Mejora. Formato Acción Preventiva y Correctiva. Formato Informes de Gestión. Formato Matriz Objetivos de Calidad. Página 3 de 4 EPS-FR-001 Acta de Revisión por la Dirección EPS-FR-001 Acta de Revisión por la Dirección SISTEMA DE GESTIÓN PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Código: EPS-PR-11 Versión 01 Vigencia 28/08/2015 6. CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción 01 28/08/2015 Emisión inicial 7. APROBACIÓN FINAL ELABORADO POR Cargo Nombre REVISADO POR APROBADO POR Líder de Gestión Representante por la Dirección SGC Director del IDEXUD Tatiana Olarte Pilar Arévalo Ing. Wilman Muñoz Firma Página 4 de 4