diseño de un plan estratégico de comunicaciones para el

DISEÑO DE UN PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIONES PARA EL
FORTALECIMIENTO DE LOS PROCESOS COMUNICATIVOS EN EL
INSTITUTO POPULAR DE CULTURA, IPC.
GESWIN GÓMEZ PORTILLA
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE
FACULTAD DE COMUNICACIONES
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS DE LA COMUNICACIÓN
PROGRAMA DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y PERIODISMO
SANTIAGO DE CALI
2012
DISEÑO DE UN PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIONES PARA EL
FORTALECIMIENTO DE LOS PROCESOS COMUNICATIVOS EN EL
INSTITUTO POPULAR DE CULTURA, IPC.
GESWIN GÓMEZ PORTILLA
Pasantía institucional para optar al título de Comunicador Social- Periodista
Directora:
Karina Galeano Martínez
Comunicadora Social
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE
FACULTAD DE COMUNICACIONES
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS DE LA COMUNICACIÓN
PROGRAMA DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y PERIODISMO
SANTIAGO DE CALI
2012
2
Nota de aceptación:
Aprobado por el Comité de Grado en
cumplimiento de los requisitos exigidos por la
Universidad Autónoma de Occidente para optar
al título de Comunicador Social-Periodista
MONICA VALENCIA ALZATE
Jurado
VICTORIA MORENO
Jurado
Santiago de Cali, 09 de noviembre de 2012
3
Dedico este trabajo a mi madre y compañera fiel a lo largo de mi vida. Encargada
de gestar en mí el amor por el aprendizaje, y aliciente en los momentos difíciles
que trae la búsqueda de esta profesionalización.
4
AGRADECIMIENTOS
Agradezco inicial y nuevamente, a mi madre, por ser el pilar de mi vida e iluminarla
con su amor y su sabiduría.
A mis maestros por compartir sus conocimientos a lo largo de este camino, a
veces pedregoso, a veces soñado.
A mi directora de pasantía por su acompañamiento y dirección.
Y muy especialmente al Instituto Popular de Cultura, que me sirvió de laboratorio y
me permitió evidenciar una cara diferente de la cultura de mi ciudad, a ese lugar
que cada día gesta los sueños de la comunidad popular de Cali y sus aledaños, y
que termina permitiendo este trabajo, muchas gracias por una labor que
trasciende día a día.
5
CONTENIDO
PÁG.
RESUMEN
Pág.
12
INTROUDUCCION
14
1. PRESENTACION DE LA ORGANIZACIÓN
1.2. FILOSOFIA INSTITUCIONAL
1.3. HISTORIA
15
20
20
2. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACION
24
3.PROBLEMA DE INVESTIGACION
3.1. PLANTEAMIENTO EL PROBLE,A
3.2. FORMULACION DEL PTROBLEMA
27
27
28
4. OBJETIVOS
4.1. OBJETIVO GENERAL
4.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS1
29
29
29
5. INTERESES DE LA PASANTIA
5.1. INTERES ACADEMICO
5.2.INTERES LABORAL Y PROFESIONAL
5.3. INTERESÉS Y APORTES PARA LA INSTITUCIÓN
30
30
30
30
6.MARCO DE REFERENCIA
6.1. MARCO CONTEXTUAL
6.2. MARCO TEÓRIVCO
6.1.2. Otra definición de cultura
6.1.3. Educación
6.1.4. Educación Pública
32
32
32
33
34
35
7. COMUNICACION
7.1. COMUNICACIÓN INTERNA
7.2. TIPOS DE COMUNICACIÓN INTERNA
7.3. FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN INTERNA
7.4. LA COMUNICACIÓN EXTERNA
7.5. LA INTRACOMUNICACION
37
39
40
41
42
42
8. DISEÑO METODOLÓGICO
8.1. DESARROLLO DEL PLAN METODOLÓGICO
43
62
6
8.1.1. ¿Qué se alcanzó de lo pactado y cómo se logró?
62
8.1.2. ¿Qué no se cumplió?
63
8.1.3. ¿Que técnicas y herramientas de investigación se 63
utilizaron?
8.1.4. Que procedimientos fueron utilizados.
64
8.1.5. Reesultados del diagnóstico
8.1.6. Conclusiones del diagnóstico
8.1.7. Informe del Diagnóstico
8.1.8. Productos que generó la propuesta
8.2. ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS
64
67
68
69
9.CRONOGRAMA DE TRABAJO
100
10. RECURSOS
10.1 TALENTO HUMANO
10.2. RECURSOS FÍSICOS
11.RECURSO FINANCIERO DURANTE LA PASANTÍA
12. CONCLUSIONES
102
102
102
103
104
13. RECOMENDACIONES|
106
BIBLIOGRAFIA
107
ANEXOS|
108
7
LISTA DE CUADROS
Pág.
Cuadro 1. Informe de registro de programas del Instituto Popular 16
de Cultura
Cuadro 2. Resumen Plan Estratégico de Comunicaciones
75
Cuadro 3. Plan Estratégico de Comunicaciones IPC
76
Cuadro
4.
Recurso
comunicaciones
financiero
Plan
8
Estratégico
de 103
LISTA DE FIGURAS
Pág.
Figura 1. Organigrama Institucional del Instituto Popular de
Cultura
19
Figura 2. Flyer publicitario para servicios de articulación social
85
Figura 3. Flyer publicitario para actividad de danzas
Figura 4.Diseño gráfico y de contenido de cada programa
85
81
Figura 5. Diseño gráfico de presentación de programas 82
académicos
Figura 6. Publicidad para web alcaldía y redes sociales
83
Figura 7. Flyer digitales para publicidad en internet
84
Figura 8. Diseño de botones digitales de la revista pagina de 85
cultura para página web
Figura 9. 1500 certificados para trabajos con comunidad
85
Figura 10. Material publicitario para elecciones internas
86
Figura 11. Diseño y gestión para publicación de Eucoles de 87
carnaval
Figura 12. Informe sobre el proyecto Estrategia, Arte y ciudad
88
Figura 13. Diseño gráfico y de contenido del plegable para danza 89
con Colombia
Figura 14. 64 Certificados
Figura 15. Diseño gráfico y de contenido, actividad en comunas
Figura 16. Afiche para actividad interna
Figura 17. Creación de nuevos formatos para diplomas
Figura 18. Diseño de Publicidad semana cultural
89
90
91
92
93
Figura 19. Publicidad y programación festival de Arte IPC
94
Figura 20. Publicidad actividad cultural
Figura 21. Nota para internet diaria
95
95
Figura 22. Material Publicitario
Figura 23. Flyer Carnaval, Ciudad Arte y Cultura
96
97
9
Figura 24. Pasacalle Carnaval Ciudad, Arte y cultura
Figura 25. Recorrido por medios para actividades IPC
97
98
Figura 26. Tarjeta de circulación interna y externa
99
10
LISTA DE ANEXOS
Pág.
Anexo A: documento; “presentación de propuesta para el 108
registro de programas en el marco de la educación para el
trabajo y el desarrollo humano”: Tomado del departamento de
investigaciones folclóricas del Instituto Popular de Cultura.
11
RESUMEN
El Instituto Popular de Cultura (IPC) es una institución educativa y cultural de
carácter popular y público, en la que se hace indispensable trabajar por el
mejoramiento de los aspectos comunicativos.
Las cuatro áreas académicas que oferta el Instituto (teatro, danza, música, artes
plásticas) le exigen el mejoramiento de sus mecanismos de comunicación, de
manera que tengan igual importancia a nivel institucional, y a nivel municipal, ya
que los programas artísticos ofrecidos por la institución están dirigidos a toda la
comunidad caleña y su difusión debe ser parte del objetivo de comunicación.
Siendo los procesos de comunicación uno de los mecanismos de mayor
importancia e impacto para el Instituto, que cuenta con procesos educativos en
múltiples espacios como lo son sus tres sedes en distintas localidades: Porvenir,
San Fernando y Extensión en el Barrio Alameda, además de diferentes proyectos
a nivel municipal, en los que el IPC ha sido pilar en la construcción de procesos
culturales dirigidos a la ciudadanía, que buscan no solo fortalecer la relación con el
arte y sus múltiples manifestaciones, sino también un trabajo de apersonamiento
cultural dentro de la ciudad, trabajando diferentes aspectos de identidad y
competencias ciudadanas, tanto en niños, adolescentes y jóvenes.
En la última década, el Instituto Popular de Cultural, ha sido el encargado de la
ejecución de los proyectos culturales más relevantes dentro de la ciudad, en
cooperación con las diferentes secretarias públicas, la alcaldía de la ciudad y la
gobernación del departamento. De esto han resultados proyectos de gran impacto
a nivel municipal, como lo son: La Estrategia, Ciudad Artes y Educación, el
Proyecto Después de Clases, y sus diversos proyectos comunales, con los que la
ciudadanía caleña se ha visto beneficiada.
Considerando lo anterior, este proyecto se enfocó en la construcción de un plan
estratégico de comunicación que permitiera el mejoramiento de los canales de
comunicación interna de la institución a partir de sus diferentes departamentos,
beneficiando las cuatro escuelas del Instituto y los diferentes procesos que
vivencia a través de los proyectos sociales en el municipio, logrando una efectiva
promoción, difusión y sostenibilidad de los servicios ofrecidos por la entidad a la
ciudad.
Para lograr alcanzar las metas propuestas por el plan estratégico de
comunicación, la participación de los actores internos del IPC, fue pertinente a la
12
hora del planteamiento del mismo. Los aspectos artísticos (teatro, música, danza,
artes plásticas) que se manejan en el campo académico de la institución fueron
una importante herramienta de apoyo para lograr los objetivos de comunicación
que se plantearon.
De esta manera el diagnostico de comunicaciones y el Plan Estratégico de
comunicaciones que se presenta en este trabajo, son los dos aspectos mas
significativos de este proyecto, brindando de esta manera herramientas viables al
Instituto Popular de Cultura para unos mecanismos de comunicación fuertes que
ayuden a fortalecer la oferta de servicios culturales que tiene el IPC.
Palabras claves: Comunicación organizacional.
La comunicación en
instituciones públicas. La Intracomunicación. Comunicación interna y
externa. Comunicación y cultura popular. Instituciones públicas.
13
INTRODUCCIÓN
El Instituto Popular de Cultura, IPC, ha sido la institución de mayor importancia a
nivel social, cultural y popular en Cali, durante los últimos 65 años, según el
reconocimiento oficial de las Secretarías Municipales de Educación y Cultura de
Cali. No obstante, siendo una institución de tanto reconocimiento por su labor en
la ciudad, posee dificultades en sus canales comunicativos, impidiendo que se dé
una efectiva divulgación del trabajo que realiza a nivel socio-cultural y que se
visibilice el aporte que hacen a la ciudad sus cuatro escuelas (teatro, música,
plásticas y danzas) y sus proyectos sociales dirigidos a niños, jóvenes y adultos
de Santiago de Cali.
En aras de la construcción de canales comunicativos efectivos al interior de la
institución se construyó un plan estratégico que posibilitara el mejoramiento de los
aspectos ya mencionados; para esto se realizó un diagnóstico que a través de la
observación directa en los diferentes departamentos permitió identificar los flujos
de comunicación, se usó además, la entrevista como estrategia de acercamiento
directo a los diferentes grupos que participan en los procesos de la institución, y
finalmente reuniones con el Consejo Directivo donde se pudo identificar las
principales problemáticas para la promoción de los productos que ofrece la
institución. Con los resultados obtenidos se inició la creación de las diferentes
estrategias comunicativas que encontrará el lector expuestas en el Plan
Estratégico de Comunicaciones.
El Instituto Popular de Cultura requiere de mecanismos y prácticas
organizacionales donde el factor de comunicación sea relevante e influyente para
el mejoramiento de la producción e interacción entre los que laboran por una
misma misión y visión organizacional.
Con miras a establecer políticas claras en materia de comunicación para el IPC
que se ha realizado este trabajo. En este documento los diferentes lectores harán
un recorrido desde el conocimiento del instituto, su estado actual (2012) en cuanto
a canales de
comunicaciones a través de un diagnóstico y seguido el
planteamiento de un Plan Estratégico de Comunicaciones para el Instituto Popular
de Cultura.
14
1. PRESENTACION DE LA ORGANIZACIÓN1
El IPC es una institución pública de educación artística que ofrece programas
técnicos en artes como; teatro, danza, música y artes plásticas. De igual forma
cuenta con una sede de articulación social donde se ofertan talleres de formación
en las mismas áreas artísticas de los programas académicos, estos servicios
académicos están a disposición de toda la comunidad caleña.
La institución lleva 65 años brindando formación artística popular a niños, jóvenes
y adultos de la ciudad de Cali, permitiendo el ingreso a la educación media a
sectores marginados de la ciudad.
El instituto Popular de Cultura cuenta con tres sedes, dos propias y una en
convenio con otra institución pública (Escuela Marco Fidel Suarez); dos de estas
sedes sirven para en funcionamiento administrativo y académico de las cuatro
escuelas de formación, y en la tercera sede funciona el Centro de Articulación
Social donde se brindan los distintos talleres artísticos a la comunidad caleña.
En enero 27 de 2010 la Secretaría de Educación Municipal, actualiza el
reconocimiento oficial en Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano del
IPC mediante RESOLUCION No. 4143.2.21.0618, y el registro de 15 programas
en el área de Arte y Cultura que le permiten al Instituto fortalecer de manera
diversa y pertinente su propuesta educativa en los diferentes campos del arte.
INFORME REGISTRO DE PROGRAMAS ETDH – IPC
RECONOCIMIENTO OFICIAL DEL IPC COMO INSTITUCION PARA EL
TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO
JORNADA NOCTURNA – METODOLOGIA PRESENCIAL MEDIANTE
RESOLUCION
1
Información tomada del documento institucional: Presentación de propuesta para el
registro de programas en el marco de la educación para el trabajo y el desarrollo humano.
Año: 2010.
15
Cuadro 1. Informe de registro de programas del Instituto Popular de Cultura
RESOLUCION
y FECHA
PROGRAMA
DURACION
-HORAS
CERTIFICADO A
OTORGAR
4143.2.21.0699
– Enero 29
FUNDAMENTACION
BASICA EN TEATRO
600
Conocimientos
académicos en
Fundamentación
Básica en Teatro.
4143.2.21.0700
CERAMICA ARTISTICA
1.752
Técnico laboral por
competencias en
Cerámica Artística.
DISEÑO APLICADOJOYERIA
1.752
Técnico laboral por
competencias en
Diseño aplicado –
Joyería.
FOTOGRAFIA
ARTISTICA
1.752
Técnico laboral por
competencias en
Fotografía artística.
PROMOCION
ARTISTICA
1.752
Técnico laboral por
competencias en
Promoción Artística
y Cultural.
TECNICAS
ARTISTICAS DE
IMPRESIÓN MULTIPLE
1.752
Técnico laboral por
competencias en
Técnicas Artísticas
de Impresión
Múltiple.
TECNICAS
ESCULTORICAS
1.752
Técnico laboral por
competencias en
Técnicas
Escultóricas.
Enero 29
4143.2.21.0701
Enero 29
4143.2.21.0702
Enero 29
4143.2.21.0703
Enero 29
4143.2.21.0704
Enero 29
4143.2.21.0705
Enero 29
Y CULTURAL
16
Cuadro 1 (continuación)
4143.2.21.0706
TECNICAS
PICTORICAS
1.752
Técnico laboral por
competencias en
Técnicas Pictóricas.
VIDEO
1.752
Técnico laboral por
competencias en
Video.
DANZAS
FOLKLORICAS
COLOMBIANAS
1.800
Técnico laboral por
competencias en
Danzas Folklóricas
Colombianas.
920
Enero 29
FOLKLOR URBANO
CON ENFASIS EN HIPHOP
Técnico laboral por
competencias
Folclor Urbano con
Énfasis en Hip-Hop.
4143.2.21.0710
ACTUACION TEATRAL
1.296
Técnico laboral por
competencias en
Actuación Teatral.
Enero 29
4143.2.21.0707
Enero 29
4143.2.21.0708
Enero 29
4143.2.21.0709
Enero 29
4143.2.21.0711
Enero 29
4143.2.21.0712
Enero 29
4143.2.21.0713
Enero 29
TEATRO EN ESPACIOS 1.296
NO
CONVENCIONALES
Técnico laboral por
competencias en
Teatro en Espacios
No Convencionales.
MUSICAS
TRADICIONALES Y
POPULARES
1.204
Técnico laboral por
competencias en
Músicas
Tradicionales y
Populares.
INTERPRETACION
INSTRUMENTAL EN
MUSICAS
TRADICIONALES Y
POPULARES
1.144
Técnico laboral por
competencias en
Interpretación
Instrumental en
Músicas
Tradicionales y
Populares
17
No. 4143.2.21.0618 de 2010 (ENER0 27)
PROGRAMAS CON REGISTRO OTORGADO POR LA SECRETARIA DE
EDUCACION MUNICIPAL
18
1.1 ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL IPC 2
Figura 1. Organigrama Institucional del Instituto Popular de Cultura
2
Organigrama tomado del documento institucional: Presentación de propuesta para el registro de programas en el marco de la educación para
el trabajo y el desarrollo humano. Enero 2010.
19
MISIÓN
Nuestra misión es formar integralmente sujetos autónomos y críticos, con
principios éticos y estéticos, en campos específicos de las artes. Capaces de
construir conocimientos y saberes artísticos, mediante procesos investigativos y
de proyección social, que involucren la reflexión crítica y actuante, en razón de
lograr promover el desarrollo artístico y cultural que demandan las realidades de
nuestra ciudad – región.
VISIÓN
El Instituto Popular de Cultura aspira a consolidarse como una institución de
excelencia en la educación para las artes, en los niveles informal, educación
técnica para el desarrollo humano (ETDH) y formal, agenciando proyectos y
procesos de investigación, desarrollo cultural y de producción artística que
promuevan y fortalezcan desde el arte las expresiones populares en el orden local
y regional.
1.2 FILOSOFÍA INSTITUCIONAL
EL I.P.C. es un Centro de Educación Artística de carácter principalmente nocturno,
que trabaja desde el enfoque de lo popular, procesos de formación y
agenciamiento cultural en el campo de las artes.
1.3 HISTORIA
La creación del IPC no es ajena a la realidad política e ideológica que acontece en
la década de los 40 en el territorio nacional, surge en el marco de lo que en la
historiografía nacional se conoce como la “República Liberal”. En esta etapa,
historiadores como Renán Silva3 han planteado y han logrado establecer los
vínculos de dicho proceso político en la configuración de políticas culturales que
3
Historiador colombiano que enfocó su interés investigativo principal en el problema de
las relaciones entre Saber, Cultura y Sociedad, en las sociedades hispanoamericanas, en
un amplio espacio cronológico que va del siglo XVI al siglo XX. En la actualidad multiplica
sus líneas de trabajo, restringidas a la cultura intelectual, en dirección de una historia
social y cultural de las artes (música, problemas de la imagen y formas de circulación de
modelos literarios son sus campos preferidos).
20
lograron instaurar la creación de centros e institutos con una fuerte orientación
hacia la cultura popular ligada a las representaciones, que desde el siglo XIX, se
conocían en el ámbito de lo folclórico.
La construcción de esa representación de la cultura popular como “folclor”
parece cubrir dos fases diferenciadas de la política cultural liberal. La
primera, que va -aproximadamente-de 1930 a 1940, y cuyo objetivo central
era la difusión de ciertas formas de la cultura intelectual y de un sistema
variado de preceptos y de normas educativas y sanitarias que se
consideraba esencial en el proceso de civilización de las masas. La
segunda, que se extiende, más o menos, desde 1940 hasta 1948, y que
intenta combinar el proceso de difusión de la cultura con el de conocimiento
de las culturas populares, a través de un vasto trabajo de campo que
buscaba recolectar de manera sistemática todas las informaciones posibles
para interpretar de manera coherente las variadas formas de la actividad
cultural de las masas campesinas y de los habitantes populares urbanos
(Renán Silva, 1.936…)
Se suma a este contexto político nacional, la urgencia del partido liberal de lograr
sostenerse y proyectarse, a propósito de la pérdida de las elecciones en el poder
ejecutivo frente a los conservadores en todo el país.
Álvaro Valencia y otros intelectuales demócratas, por motivos políticos frente a la
derrota liberal del año 46 y por generosidad ideológica, idearon la creación del
Instituto Municipal de Cultura Popular. Al fin y al cabo, en ese momento la
cultura era un motivo de atracción electoral para los sectores progresistas del
partido liberal en lucha con la derecha gobernante y con un partido comunista que,
por entonces, tenía simpatizantes entre los escritores y artistas revolucionarios o,
por lo menos de vanguardia. Es así como se concibe la creación del IPC, como
una oportunidad de cultivar el espíritu y el intelecto de las clases obreras. De este
modo se inician programas educativos en educación cívica, historia patria,
geografía, urbanidad e higiene y se le asigna a la institución la tarea de propender
por el desarrollo de la cultura artística para las clases populares.
Es importante mencionar que en las primeras décadas la práctica pedagógica y
artística, transita por el pensamiento de la educación popular, en tanto se asume
el arte como un medio y un instrumento de educación y concientización de los
sectores populares en aras de la transformación de su propia realidad social.
Habría que señalar, además, que más allá de los accidentes de tipo político e
ideológico que movilizaron la creación del Instituto Popular de Cultura, con el IPC
emerge, en la ciudad, un lugar para enunciar otras formas de saber y
21
pensamiento. Quizás el lugar simbólico del Instituto radica en que ha sido uno de
los espacios en los que se ha cuestionado las particiones mecánicas entre el
hacer y el saber, entre la subjetividad y la objetividad, entre lo erudito y lo popular,
entre el arte, la cultura y la ciencia; el IPC ha sido por excelencia un crisol de
prácticas que pluralizan las formas de saber y de conocer.
A propósito del entramado de sentidos y de las tensiones propias de la gestión
social del conocimiento, el IPC desde sus inicios propendió por el reconocimiento
y la exaltación de los saberes populares, premonitoriamente, permitía enunciar un
nuevo lugar necesario en las relaciones entre teorías, técnicas y prácticas, entre
cultura y conocimiento científico, entre formas de hacer y maneras de pensar. Es
así como se vinculan al IPC, en calidad de artistas e investigadores, hombres y
mujeres que no tenían una formación académica (validada por universidades o
centros especializados), pero eran reconocidos por su experticia y su saber
empírico en el campo de las prácticas artísticas. Tal es el caso de Delia Zapata
Olivella, Lorenzo Miranda y Emilio Banquéz, vinculados a la institución en la
sección de danzas folklóricas.
A lo largo del proceso de construcción, surgieron no solo las actuales escuelas
artísticas, sino también su escuela de extensión y promoción cultural, una escuela
con énfasis en teatro y danzas para niños y jóvenes, proyectos dirigidos a la
comunidad adulta de la ciudad bajo talleres de formación y los diversos
diplomados en temas de arte, cultura y sociedad. De esta manera el IPC ha
venido trabajando durante las últimas décadas en pro de la cultura popular y la
inclusión del sector popular de la ciudad de Cali para acceder a la formación
artística.
En enero 27 de 2010 la Secretaría de Educación Municipal, actualiza el
reconocimiento oficial en Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano del
IPC mediante RESOLUCION No. 4143.2.21.0618, y el registro de 15 programas
en el área de Arte y Cultura que le permiten al Instituto fortalecer de manera
diversa y pertinente su propuesta educativa en los diferentes campos del arte.
Los diferentes proyectos culturales agenciados por el IPC durante el año 2010 –
2012 son muestra de la capacidad del instituto para liderar procesos artísticos y
educativos de envergadura municipal y regional, como es el caso de los dos
proyectos educativos de gran impacto educativo en la ciudad y el departamento
como lo son la Estrategia Ciudad Artes y Educación, y el proyecto Después de
Clase. Ambos proyectos de carácter educativo y cultural para adolecentes
estudiantes de instituciones publicas de Cali y el Valle del Cauca.
22
De esta manera el IPC ha creado una trayectoria y liderazgo en el agenciamiento
de proyectos culturales impartidos por las distintas secretarias municipales y
departamentales en temas culturales y educativos, contribuyendo de esta manera
a la participación de niños, jóvenes, adultos y adultos mayores en el ámbito
artístico.
23
2. ANTECEDENTES DE INVESTIGACIÓN
Las instituciones en general requieren de mecanismos y prácticas
organizacionales donde el factor de comunicación sea relevante e influyente para
el mejoramiento de la producción e interacción entre los que laboran por una
misma misión y visión organizacional. Partiendo de este punto, durante las últimas
décadas el Instituto Popular de Cultura no ha planteado políticas y prácticas claras
frente el ejercicio de la comunicación dentro de la institución, conjetura que se
logra frente a los resultados arrojados por el diagnóstico realizado durante la
investigación de este trabajo.
En una institución educativa y cultural de carácter popular y público como el
Instituto Popular de Cultura (IPC) es indispensable trabajar por el mejoramiento de
los aspectos comunicativos de la institución, pues la comunicación es uno de los
pilares de mayor importancia e impacto para el Instituto, por contar con procesos
educativos en múltiples espacios como lo son sus tres sedes en distintas
localidades: Porvenir, San Fernando y Extensión en el Barrio Alameda.
Pero pese a la relevancia que tiene un proceso comunicativo claro y contundente
en el IPC, en los últimos años los esfuerzos por concretar y consolidar un espacio
formal para dar solución a los problemas y necesidades comunicativas no se ha
concretado todavía.
Esta también ha sido una difícil situación para los dolientes del IPC;
administrativos, docentes, estudiantes y egresados. Una institución que tiene un
reconocimiento municipal pero que no ha sido mostrada y reconocida por la
ciudadanía y otras instituciones a nivel local y nacional por falta de mecanismos
ideales de comunicación para la promoción, difusión y sostenibilidad de los
servicios que ofrece la institución a la ciudad y al país.
Según indagaciones hechas en el diagnostico de comunicaciones, en lo que lleva
de constituido el Instituto Popular de Cultura, no se han encontrado documentos ni
procesos que se mantengan y que den cuenta de un Plan Estratégico de
comunicaciones ni de un proceso que fortalezca el área comunicativa de la
institución. Es desde este indicio que el planteamiento de un Plan Estratégico de
Comunicaciones para el IPC podría generar cambios sustancialmente positivos
para la institución.
Partiendo de esto, la indagación en otras investigaciones en instituciones similares
en aspectos comunicativos es de relevancia para este proceso, por esta razón se
hicieron diferentes consultas para tener insumos de referencia para la elaboración
24
de este trabajo, una de estas indagaciones se realizó al documento “Bases para la
elaboración de un plan estratégico” de la universidad de Valladolid – España.
Donde se explica paso a paso la elaboración de plan estratégico para una
universidad publica y donde se plantea un diagrama claro con seis pasos para
realizar un plan estratégico.
Elementos del plan
“Tal y como es habitual en un plan estratégico, el documento que en sucesivas
fases de trabajo se pretende elaborar contendrá los siguientes elementos”
Figura 2. Esquema jerárquico de los elementos del plan estratégico
Este documento y este orden jerárquico de elaboración de un plan estratégico
fueron de mucha ayuda a la hora de comenzar con la elaboración del plan
estratégico del Instituto Popular de Cultura, pues las similitudes del trabajo
realizado en la universidad de Valladolid, por ser una institución pública como el
IPC son muchas.
Otro documento indagado para entender un poco más la elaboración de un plan
estratégico de comunicaciones fue el “Plan Estratégico de Comunicación para
Hospital San Juan De Dios” (2010). Este trabajo puso la investigación en contexto
con la realidad de la ciudad y la dependencia de recursos de las instituciones con
la municipalidad. Factor importante a la hora de planear actividades y
presupuestos para el Plan estratégico de comunicaciones.
25
También se indagaron en modelos de diagnósticos para la realización del PEC
del instituto suministrados por la asesora de la pasantía, donde se logró observar
varias investigaciones descriptivas que mostraban los resultados obtenidos en los
diagnósticos realizados a veintiocho empresas pequeñas y medianas en Bahías
de Huatulco desde el 2004 hasta el 2007.4
Estos diagnósticos fueron importantes para este trabajo por que brindaron
información precisa del paso a paso de la manera como se aborda un diagnóstico
en diferentes situaciones empresariales, también fueron detonantes para
determinar que herramientas y técnicas de apoyo se podrían utilizar para la
elaboración del diagnostico de comunicaciones del IPC.
AYALA VÁSQUEZ. Dolores Eugenia. Diagnóstico de la comunicación interna en
pequeñas y medianas empresas de Bahías de Huatulco, oax. Lic. (Documento
académico).
4
26
3. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
3.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Actualmente el Instituto Popular de Cultura carece de una estrategia de
comunicaciones que contribuya al fortalecimiento de los canales y procesos
comunicativos a nivel interno y externo, que puedan dar apoyo a las diferentes
áreas académicas, artísticas y administrativas con las que cuenta el instituto.
Tampoco hay procesos contundentes para la correcta difusión y promoción de las
actividades, programas y servicios de una institución de carácter popular como el
IPC.
Contenidos como; Clima organizacional, comunicación con los actores internos,
comunicación y medios, difusión y promoción de sus talleres y servicios, son
aspectos que se deben estudiar para dar soluciones prontas al tema comunicativo
del IPC.
La Comunicación organizacional de una institución debe estar fortalecida y
respaldada por los diferentes frentes o dependencias que conforman la entidad,
para que los procesos y esfuerzos que se generen no sean débiles y poco
decisivos, por el contrario, que cada decisión comunicativa atraviese la institución
y sea trascendente al mejoramiento de la misma.
El instituto Popular de Cultura carece en gran medida de un eje centralizado que
una todos los frentes y los direccione a un mismo objetivo. El distanciamiento de
sus tres sedes ha dificultado el manejo de la información que desde la sede
principal se ha venido desarrollando.
Richard M. Hodgetts y Steven Altman explican que “el proceso de comunicación
mantiene unida a la organización en el sentido de que proporciona los medios
para transmitir información vital para las actividades combinadas y la obtención de
las metas propuestas”5. Un diagnóstico de la comunicación que dé cuenta de los
procesos que en la actualidad sirven de articulación de las distintas unidades de la
organización y proyectan la institución a los distintos públicos –entidades públicas
y privadas, educativas y de gestión gubernamental, organizaciones comunitarias y
HODGETTS, Richard M. y ALTMAN Steven. - Comportamiento en las Organizaciones.
México, 1989. 326 p.
5
27
sectores populares, en fin-, permitiría reconocer las necesidades y plantear e
implementar soluciones que contribuyan a superar debilidades y afianzar las
fortalezas del IPC.
Según previa observación cualitativa que se hizo al inicio de la práctica
profesional, la falta de productos comunicativos que afiancen la labor de la
comunicación es causante de la debilidad en la emisión de mensajes constantes,
no permiten un flujo de comunicación firme que fortalezca los canales interactivos
entre los distintos sujetos de la institución. Ésta carencia de canales oficiales de
comunicación, dentro de la institución, genera entre sus públicos internos y
externos una desinformación conocida en el ámbito organizacional como el “ruido”
que degenera los objetivos comunicativos de los mensajes. Como lo afirma Diego
Levis: “la falta de coordinación, información y claridad en los mensajes se traducen
en ruidos que dificultan el desarrollo de las tareas”6.
Por esta razón es importante reconocer la preeminencia que tienen los procesos
de comunicación que se puedan mejorar o implementar para el fortalecimiento de
la comunicación del Instituto Popular de Cultura.
3.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿De qué manera un plan estratégico de comunicaciones puede fortalecer los
procesos de comunicación en el Instituto Popular de Cultura I.P.C?
LEVIS, Diego. La comunicación en la empresa: apuntes básicos. Disponible en Internet:
http://www.diegolevis.com.ar/secciones/Articulos/interna.pdf
6
28
4. OBJETIVOS
4.1. OBJETIVO GENERAL
Crear un P.E.C (Plan Estratégico de Comunicaciones) que fortalezca los procesos
comunicativos internos y externos en el Instituto Popular de Cultura (IPC) con el
apoyo de los conocimientos artísticos de los diferentes actores de la institución.
4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Realizar un diagnóstico de comunicaciones, mediante grupos focales,
encuestas y entrevistas que den cuenta del estado actual de los procesos
comunicativos de la institución.

Generar espacios de discusión mediante métodos artísticos entre los diferentes
actores sociales de la institución para hacerlos partícipes en la creación del
plan estratégico de comunicaciones del I.P.C.

Diseñar un plan estratégico de comunicaciones (P.E.C) que fortalezca las
relaciones y procesos de comunicación internos y externos, para que se
evidencien en una integración organizacional y reputación corporativa.
29
5. INTERES DE LA PASANTÍA
5.1. INTERÉS ACADÉMICO
Tener la oportunidad de intervenir desde un proceso de comunicación en el
funcionamiento de una institución pública- cultural como lo es el Instituto Popular
de Cultura, es una experiencia valiosa para poner en práctica los conocimientos
otorgados por la academia y, sobre todo es un reto profesional generar mejoras de
relevancia al IPC.
Poder culminar los compromisos académicos realizando una pasantía en una
entidad como esta, es interesante profesionalmente por generar conocimientos en
el ámbito público y en el educativo, conocer el matiz de la comunicación
organizacional en lo artístico.
5.2. INTERÉS LABORAL Y PROFESIONAL
A nivel laboral, es una gran oportunidad realizar un trabajo como pasante dentro
de una institución pública y con el reconocimiento que tiene el Instituto Popular de
Cultura en el sector artístico y cultural de la ciudad, esto me permitió el
acercamiento a diferentes organizaciones que se desarrollan en el ámbito de lo
público y se posibilitó la participación de las actividades culturales que se
desarrollan en la ciudad ya que la participación del Instituto en cada una de ellas
es de gran importancia. También se crea la expectativa de poder seguir prestando
servicios para la institución una vez terminado el proceso de pasantía. A nivel
profesional se da la oportunidad de aplicar los conocimientos obtenidos a lo largo
de los años de estudios, se consolidan aspectos que estaban presentes solo en la
teoría y se vivencia el rol del comunicador, no solo en los aspectos
organizacionales sino sociales.
5.3. INTERESÉS Y APORTES PARA LA INSTITUCIÓN

Para el Instituto Popular de Cultura fue viable la propuesta por ser ésta de
carácter intervencionista con vía al mejoramiento de la institución y
especialmente del área de comunicación de este establecimiento, mediante un
plan estratégico de comunicaciones con permanencia institucional.
30

Un reconocimiento corporativo a través de buenas relaciones
interinstitucionales
durante la ejecución del Plan Estratégico de
Comunicaciones elaborado para la institución.

Aumento del público cautivo para los programas académicos ofertados durante
el periodo de permanencia del Plan Estratégico de Comunicaciones.

Mejoramiento del clima organizacional y una comunicación asertiva a nivel
interno y externo.

Conformación de grupos de trabajo en pro del mejoramiento corporativo,
aumentando de esta manera el sentido de pertenencia institucional por parte
de estudiantes, docentes y administrativos.

Procesos comunicativos consolidados para un buen funcionamiento del área
de comunicaciones.
31
6. MARCO DE REFERENCIA
6.1. MARCO CONTEXTUAL
El proyecto se realizó en el Instituto Popular de Cultura, sede administrativa
ubicada en la Calle 4 # 27-140 del barrio San Fernando en la ciudad de Santiago
de Cali. El plan estratégico de comunicaciones planteado en este proyecto se
trabajó de manera conjunta con las otras dos sedes de la institución, sede
Porvenir y Dirección de Extensión en el barrio Alameda. Las fuerzas externas que
intervinieron en el proceso académico de la pasantía fueron los mismos habitantes
o empresas del sector que representan una pequeña porción del target al cual
llegará la estrategia de comunicaciones con el fin de promocionar y difundir los
servicios del IPC. Este plan estratégico se realizó en el transcurso de los cuatro
meses, de Agosto 01 a Noviembre 30 de 2011 en la pasantía en dicho lugar.
Los públicos externos que intervinieron en el plan estratégico están representados
en empresas e instituciones con similitudes en el quehacer artístico y educativo
como el IPC. Y con el mismo sentido de participación los públicos internos
estuvieron representados por la comunidad estudiantil, educativa y administrativa
de la institución.
El IPC es un centro de educación artística de carácter público, que trabaja desde
el enfoque de lo popular, procesos de formación y agenciamiento cultural en el
campo de las artes y depende directamente de la Secretaría de Educación
Municipal de la Alcaldía de Santiago de Cali; asimismo, recibe ingresos de otras
dependencias municipales como la Secretaría de Cultura y Turismo y
ocasionalmente del Ministerio de Cultura.
Dentro del proceso de transformación de la ciudad y las políticas del gobierno
municipal año 2011, el Instituto Popular de Cultura tiene la posibilidad de mejorar
sus instalaciones físicas, con los nuevos planes de reformas urbanísticas que
adelanta la ciudad desde el año 2010. Asimismo, en enero del 2010, el IPC
obtuvo por medio de la Secretaría de Educación Municipal, el reconocimiento
oficial en Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano mediante Resolución
No. 4143.2.21.0618, y el registro de 15 programas en el área de Arte y Cultura.
De esta manera se evidencia la importancia de la creación de una estrategia de
comunicaciones que contribuya al fortalecimiento de los canales comunicativos y
asuman los procesos de comunicación de la nueva oferta académica de la
institución.
32
6.2 MARCO TEÓRICO
Para comenzar con la discusión teórica del proyecto de investigación, plan
estratégico de comunicaciones para el fortalecimiento de los procesos
comunicativos del IPC, es necesario definir la cultura como aspecto fundamental
para el desarrollo humano.
Según la ley 397 de 1997 decretada por el Congreso colombiano
“Cultura es el conjunto de rasgos distintivos, espirituales, materiales,
intelectuales y emocionales que caracterizan a los grupos humanos y que
comprende, más allá de las artes y las letras, modos de vida, derechos
humanos, sistemas de valores, tradiciones y creencias.”
6.1.1 Cultura según diccionario de la real academia española:
Cultura. (Del lat. cultūra).

f. cultivo.

f. Conjunto de conocimientos que permite a alguien desarrollar su juicio crítico.

f. Conjunto de modos de vida y costumbres, conocimientos y grado de
desarrollo artístico, científico, industrial, en una época, grupo social, etc.

f. ant. Culto religioso.
6.1.2. Otra definición de cultura. Cultura (en latín: cultura, 'cultivo')1 es un
término que tiene muchos significados interrelacionados. Por ejemplo, en 1952,
Alfred Kroeber y Clyde Kluckhohn compilaron una lista de 164 definiciones de
"cultura" en Cultura: Una reseña crítica de conceptos y definiciones. En el uso
cotidiano, la palabra "cultura" se emplea para dos conceptos diferentes:

Excelencia en el gusto por las bellas artes y las humanidades, también
conocida como alta cultura.
33

Los conjuntos de saberes, creencias y pautas de conducta de un grupo social,
incluyendo los medios materiales (tecnologías) que usan sus miembros para
comunicarse entre sí y resolver sus necesidades de todo tipo.
Cuando el concepto surgió en Europa, entre los siglo XVIII y XIX, se refería a un
proceso de cultivación o mejora, como en la agricultura u horticultura. En el siglo
XIX, pasó primero a referirse al mejoramiento o refinamiento de lo individual,
especialmente a través de la educación, y luego al logro de las aspiraciones o
ideales nacionales. A mediados del siglo XIX, algunos científicos utilizaron el
término "cultura" para referirse a la capacidad humana universal. Para el
antipositivista y sociólogo alemán Georg Simmel, la cultura se refería a "la
cultivucación de los individuos a través de la injerencia de formas externas que
han sido objetificadas en el transcurso de la historia".
En el siglo XX, la "cultura" surgió como un concepto central de la antropología,
abarcando todos los fenómenos humanos que no son el total resultado de la
genética. Específicamente, el término "cultura" en la antropología americana tiene
dos significados:
“La evolucionada capacidad humana de clasificar y representar las experiencias con
símbolos y actuar de forma imaginativa y creativa; y (2) las distintas maneras en que la
gente vive en diferentes partes del mundo, clasificando y representando sus experiencias
y actuando creativamente.”7
De lo anterior se puede deducir que el término cultura que es más pertinente para
el Instituto es aquel que incluye en su definición aspectos de sociedad, procesos
artísticos y de formación, que representan una manera de expresar e identificar
rasgos de una comunidad. Esa definición de cultura nos acerca más al quehacer
de una institución de carácter artístico y popular como el IPC.
6.1.3. Educación. La educación. (del latín educere "sacar, extraer" o educare
"formar, instruir") puede definirse como:

El proceso multidireccional mediante el cual se transmiten conocimientos,
valores, costumbres y formas de actuar. La educación no sólo se produce a
través de la palabra, pues está presente en todas nuestras acciones,
sentimientos y actitudes.
DONALD Levine, (ed.) 'Simmel: Sobre las formas de la individualidad y sociales
"Chicago University Press, 1971. 06 p.
7
34

El proceso de vinculación y concienciación cultural, moral y conductual. Así, a
través de la educación, las nuevas generaciones asimilan y aprenden los
conocimientos, normas de conducta, modos de ser y formas de ver el mundo
de generaciones anteriores, creando además otros nuevos.

Proceso de socialización formal de los individuos de una sociedad.

La educación se comparte entre las personas por medio de nuestras ideas,
cultura, conocimientos, etc. respetando siempre a los demás. Ésta no siempre
se da en el aula.
Existen tres tipos de educación: la formal, la no formal y la informal. La educación
formal hace referencia a los ámbitos de las escuelas, institutos, universidades,
módulos, mientras que la no formal se refiere a los cursos, academias, e
instituciones, que no se rigen por un particular currículo de estudios, y la
educación informal es aquella que fundamentalmente se recibe en los ámbitos
sociales, pues es la educación que se adquiere progresivamente a lo largo de toda
la vida.
6.1.4. Educación pública. Se denomina Educación pública al sistema nacional
educativo de cada país, que, por lo general, comprende la planificación,
supervisión o ejecución directa de planes de estudio y educación escolarizada de
diversos niveles académicos siendo preeminente la realización de los niveles que
la Norma jurídica considere obligatorios, consistiendo por lo general en la
educación primaria, no obstante, ello no excluye a niveles superiores que no se
consideren obligatorios.
Regularmente la educación pública queda a cargo del gobierno, quien llega a
proporcionar la planta física y docente, y hasta materiales didácticos, para la
realización de los estudios y por tal motivo generalmente existen entidades de la
administración pública, relacionados con el sistema educativo tales como los
Departamentos o Ministerios de Educación. Estos están encargados de organizar
y controlar los servicios educativos de cada país.
El gobierno puede tener una intervención mínima en la educación pública, como
en el caso del Reino Unido, donde la educación pública queda a cargo de la
comunidad (a través de escuelas privadas o comunitarias), o por el contrario, tener
el control total del sistema educativo, como en el caso de los países socialistas.
También opera en término medio en un Estado democrático como el de Colombia
donde la educación pública se brinda de manera gratuita pero la cobertura es
35
mínima para la cantidad de ciudadanos y se fortalece con servicios de educación
privada.
El objetivo de la educación pública es la accesibilidad de toda la población a la
educación, y generar niveles de instrucción deseables para la obtención de una
ventaja competitiva.
36
7.
COMUNICACIÓN
Otro concepto que habría que tener en cuenta para entender esta institución es el
de comunicación. El concepto de comunicación para entender la importancia que
tiene desde lo social hasta lo organizacional. Teniendo como punto de apoyo a
Richard M. Hodgetts y Steven Altman quienes afirman que “la comunicación es el
proceso de trasmitir significados que van del emisor al receptor 8. Es importante
además entender la comunicación como un proceso de transmisión de mensajes
que permiten al receptor comprender su significado y retroalimentar la información.
En ese sentido Hodgetts y Altman plantean siete elementos claves para entender
el proceso: idea, codificación, transmisión, recepción, decodificación, acción, y un
séptimo elemento que se sitúa en el medio de la transmisión y la recepción
denominado ruido.
En este proceso de comunicación se nota la importancia de la comprensión de un
significado para la ejecución de una acción específica, entendiendo entonces que
la importancia que tiene el proceso comunicativo en una organización es vital para
su productividad.
Para la construcción de un plan estratégico de comunicaciones que permita
contribuir al fortalecimiento de los procesos de comunicación interna y externa de
la institución, fue necesario previamente implementar un diagnóstico de
comunicaciones que dé cuenta del estado actual de dichos procesos. Esto con el
fin de detectar no solo factores internos que repercuten en el funcionamiento de
los mencionados, sino de factores externos que lógicamente pueden también
intervenir. “La dimensión organizacional en su totalidad recibe fuertes influencias
de otros ambientes, incluido el externo, ello indica un constante intercambio entre
ambientes, un enriquecimiento de ellos y la aparición regular de nuevas
perspectivas para asimilar la realidad”9, argumenta, Ramón Antonio Rodríguez.
Para entender cómo la comunicación actúa de manera eficiente en la
productividad de una organización Abraham Nosnik plantea la importancia de la
comunicación para la productividad:
8
9
HODGETTS , Richard M. y ALTMAN Steven, 1998. Pg. 324
RODRÍGUEZ, Ramón Antonio. Herramientas para el diagnóstico del ambiente individual
de gestión de la información en una organización. ACIMED. 2009;20(3) Disponible en:
Dirección electrónica; http://www.bvs.sld.cu/revistas/aci/vol20
37
La productividad de la comunicación organizacional incluye la administración
efectiva de los flujos de información en las organizaciones. Estos flujos contemplan
todo tipo de sistemas de control de la gestión como aquellos que contienen
información especializada de las áreas comerciales, de producción y logística, de
administración y finanzas, etc. Sistemas de monitoreo de procesos como Clima
Laboral y Cultura Organizacional y de Satisfacción de Clientes y Consumidores
también se incluyen en estos aspectos de gestión. (Abraham Nosnik, 2007)
No obstante de entender la comunicación como un proceso importante en la
productividad de una empresa, es importante diferenciar también el
direccionamiento de la comunicación en organizaciones privadas y públicas. Para
este caso hay que tener en cuenta algunos factores para la creación de
estrategias en instituciones públicas como lo es el Instituto Popular de Cultura, y
apoyarse en conceptos para el ejercicio del rol del comunicador en el campo de la
gestión pública.
“La comunicación no es simplemente un intercambio de significados, es una negociación
y más en entidades públicas, porque en una negociación hay intereses; cuando hablamos
de un comunicador organizacional hablamos de un comunicador que sea un armonizador
de intereses.”10
Desde este punto de vista, el desafío del comunicador al momento de desarrollar
estrategias parece estar en el diseño riguroso de un mapa de públicos:
Se empiezan a mirar las experiencias conociendo muy bien quién es el perceptor,
específica y detalladamente; ese mapa de públicos tiene que hablar en detalle
sobre las expectativas, cantidad, características, motivo, actitudes. Cuando
vemos un mapa de públicos de una empresa privada tenemos diversos públicos
pero en una entidad pública hay miles11.
Respecto a los canales de comunicación, es importante mencionar los diferentes
tipos que se utilizarán para la implementación de la estrategia para el instituto,
como lo son la comunicación descendente, ascendente y horizontal.
FUENTES, Sandra. La comunicación estratégica integrada / Material elaborado por la
Unidad de Investigación y Generación de contenidos de Táctica & Estrategia para el portal
www.comunikandonos.com / Cali, noviembre 14 de 2006.
11
FUENTES, Sandra. La comunicación estratégica integrada / Material elaborado por la
Unidad de Investigación y Generación de contenidos de Táctica & Estrategia para el portal
www.comunikandonos.com / Cali, noviembre 14 de 2006.
10
38
Para el desarrollo de este proyecto, se tendrán en cuenta los diferentes actores
sociales de la institución, para construir, de manera conjunta el plan estratégico de
comunicaciones. Teniendo como referentes propuestas colectivas artísticas
desarrolladas en otro lugares, como es el caso de “La cobra” que movilizó a 1.500
habitantes en el año 1975 en Brasil.
La precaria infraestructura de la periferia de las grandes ciudades determina que
los que allí viven desarrollen permanentemente luchas por mejorar sus
condiciones de vida. Sin luz, sin agua, sin desagües, sin pavimento, con
dificultades en el transporte, sin servicio médico ni escuelas para sus hijos, los
trabajadores de la periferia buscan formas de agruparse para enfrentar esas
dificultades. Para eso se organizan en asociaciones de vecinos, cetros
comunitarios, comunidades de base, clubes de madres y otros movimientos
diversos. (Regina Festa 1986. Pg. 191)
Los habitantes de Jardín Elba, en San Pablo, utilizaron la idea de la “Cobra”, de
Recife, para dinamizar la lucha por lograr la pavimentación del barrio. La llamada
cobra es un juego carnavalesco y una propuesta de teatro popular para que el
pueblo demostrara sus necesidades.
Una vez constituidos los grupos de trabajo en el Instituto Popular de Cultura la
manera de abordaje a las problemáticas tendrá que ser afrontadas mediante
metodologías artísticas y los resultados de productos comunicativos tendrán esas
mismas características.
7.1. COMUNICACIÓN INTERNA12
La comunicación interna está determinada por la interrelación que se desarrolla
entre el personal de la institución.
El clima organizacional dentro de una empresa se puede definir como la calidad
duradera del entorno interno que tienen sus miembros; lo cual influye en su
comportamiento.
12
FERNÁNDEZ, Jorge Escobar. La comunicación corporativa. Conferencia dictada en la
Universidad Central de Venezuela: La comunicación corporativa en tiempo de crisis. 2008.
39
7.2.
TIPOS DE COMUNICACIÓN INTERNA
La interrelación personal puede ser catalogada de acuerdo a su tipología en:

Formal: Es aquella comunicación cuyo contenido está referido a aspectos
laborales. En general, ésta comunicación utiliza la escritura como medio
(Comunicados, memoranda, etc... La velocidad es lenta debido a que tiene que
cumplir todas las formalidades burocráticas.

Informal: Es aquel tipo de comunicación cuyo contenido, a pesar de ser de
aspectos laborales, utiliza canales no oficiales. (Reunión alrededor del botellón
de agua, encuentros en los pasillos, etc.). Es más veloz que la formal.

Vertical: Es aquella comunicación que se genera en las áreas directivas de la
empresa y desciende utilizando los canales oficiales. En una comunicación
corporativa óptima, debería existir la comunicación vertical ascendente.

Horizontal: Se desarrolla entre los empleados de un mismo nivel corporativo.
Muy pocas veces utiliza las canales oficiales y es totalmente informal. También
es conocida como comunicación plana.

Rumores: Es la comunicación informal que recorre la institución sin respetar
canales y a la velocidad de la luz. Se le llama también bolas o "radio bemba".
Concepto de Comunicación Interna13
Una correcta política de la comunicación en una organización (y su adecuada
planificación y gestión) solamente es posible si se comprende en toda su
magnitud el concepto básico de la Comunicación Interna. Y no estamos
hablando simplemente de recordar una definición más o menos acertada de
dicha expresión, sino de aceptar e interiorizar la verdadera filosofía de la
Comunicación Interna.
13
CAPRIOTTI, Paul. La comunicación interna. Material tomado del Artículo publicado
en Reporte C&D – Capacitación y Desarrollo (Argentina). N. 13, Universidad Rovira i
Virgili Tarragona(España) © (1998)
40
Un concepto muy utilizado, tanto a nivel teórico como en la práctica
profesional, es aquél que dice que la Comunicación Interna es contar a la
Organización lo que la Organización está haciendo. Esta noción tiene un
marcado carácter informacional, ya que es una perspectiva en la que se busca
informar al personal de las noticias que suceden en la empresa. No se intenta
la participación de los miembros de la empresa, sino que solamente se tiene la
intención de transmitirles informaciones (las que el área responsable de
comunicación interna considere como interesantes). Esta concepción de la
comunicación interna tiene un claro matiz dirigista, en el cual la comunicación,
o mejor dicho, la transmisión de la información es sólo descendente, desde los
niveles directivos hacia los subalternos.
Este concepto de comunicación interna es el que domina en la actualidad, y
suele reflejarse en una gestión de la comunicación interna en la que se
priorizan los medios informativos (revista de la empresa, boletín informativo,
etc.) por encima de las comunicaciones interpersonales. Así, en muchos casos,
la comunicación interna termina asociándose a la implantación de diversos
medios informativos, como hacer una revista interna o poner un tablón de
anuncios.
Por otra parte, podemos conceptualizar la Comunicación Interna como contar
con la Organización para lo que la Organización está haciendo. Esta noción,
aunque sólo cambie una palabra (contar con en lugar de contar a), implica un
vuelco radical sobre el concepto anterior. En este caso, la idea central es la
participación, hacer partícipes a todos los miembros de la organización de lo que
la organización hace, instándoles a colaborar, a sugerir, a comentar; en una
palabra: involucrar a todos los miembros de la organización en la comunicación.
De esta manera, el intercambio de información se vuelve bidireccional, de forma
ascendente, descendente y horizontal, facilitando la interacción por medio del
Diálogo -es decir, la participación de las 2 partes en la comunicación-, adoptando
así un verdadero carácter comunicativo.
7.3.
FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN INTERNA
La Comunicación interna cumple una serie de funciones que le permiten a la
organización mejorar la eficacia en toda su actividad interior, lo cual redundará, sin
duda, en una mayor competitividad externa de la compañía.
41
Una buena Comunicación Interna producirá una mejora de la interactividad entre
las personas de la organización, ya sea a nivel profesional -en lo relativo a
cuestiones laborales-, como a nivel personal -en lo referente a las relaciones
personales-.
Esta interactividad favorece, por una parte, la circulación de la información dentro
de la organización de una forma rápida y fluida. Por otra parte, también favorece la
coordinación de las tareas y esfuerzos entre las diferentes áreas o unidades de la
compañía. De esta manera, la organización adquiere una dinámica y agilidad
mayor, que le permitirá ir adaptándose con mayor rapidez a las diferentes
situaciones que se le presenten.
7.4. LA COMUNICACIÓN EXTERNA14
La comunicación externa es la trasmisión y recepción de datos, pautas, imágenes,
referidas a la organización y a su contexto. Para la organización que tiene su
atención centrada en sus clientes, es fundamental mantener un doble flujo de
comunicación:
Recibir información sobre las variaciones en la dinámica del contexto socio-político
y económico en que desarrolla su labor, para poder definir su estrategia y sus
políticas; y proyectar sobre el ámbito social una imagen de empresa fundada en
información sobre su dinámica interna y su acción objetiva sobre el medio social.
Los interlocutores privilegiados de esa comunicación son los clientes, los
proveedores, la opinión pública y el gobierno.
7.5. LA INTRACOMÚNICACIÓN15
La Intracomunicación es la estrategia que enlaza en doble dirección la
comunicación interna y los medios para comunicarla con objeto de conseguir una
mayor efectividad.
El principal cometido de la Intracomunicación es el de actuar como potente y
eficaz agente de cambio, dirigido a facilitar la adecuación de las empresas a las
cambiantes exigencias del entorno y de la evolución tecnológica, económica y
social.
ARNOLETTO, Eduardo Jorge. El impacto de la Tecnología en la transformación del
mundo.[ en linea][consultado 2 de diciembre de 2012] Disponible en: www.eumed.net.
15
Tomado del portal virtual: Comunicación y planificación. Artículo: Planificación de la
comunicación.
http:comunicacionyplanificacion.espacioblog.com/post/2006/05/05/estrategias-intracomunicacion. 2006.
14
42
8. DISEÑO METODOLÓGICO
La creación efectiva del plan estratégico depende de la realización oportuna de un
método que vincule principalmente las actividades en relación con las falencias
que posee la institución. Para el diseño metodológico se acudió a una
investigación en torno a los temas concernientes a los procesos que vivencia el
Instituto, es decir una investigación sobre procesos culturales y artísticos y la
promoción de los mismos, además de los diferentes aspectos desde la
comunicación a tener en cuenta dentro del plan estratégico y los actores focales
que promocionan y a quienes se les ofrecen los servicios artísticos del Instituto
Popular de Cultura.
Los enfoques de investigación que se utilizaron para la realización de este
proyecto son el empírico analítico y el histórico hermenéutico. El primero permitió
recoger encuestas y cuestionarios e información empírica de la institución que fue
tenida en cuenta como parte de la estrategia de comunicaciones para el
fortalecimiento de los canales, procesos y partir de allí para generar actividades. El
segundo enfoque investigativo parte de la recolección de información con los
actores sociales que comprometen este proyecto a través de técnicas como
entrevistas, grupos focales y observación cualitativa, y así plantear de manera
conjunta la estrategia mencionada anteriormente.
Diagnóstico organizacional de las comunicaciones en el Instituto Popular de
Cultura.
Introducción:
En el diagnóstico se realizó un análisis del comportamiento organizacional,
basándose en las posibles actitudes, dificultades y factores que influyen en el
funcionamiento organizacional del Instituto Popular de Cultura, tomando como
referencia el ámbito de una institución pública de carácter educativa y cultural.
Otros elementos también fueron objeto de análisis en este diagnóstico, teniendo
en cuenta que dependió mucho de la forma en que estos factores fueron aplicados
dentro de la organización, se mejoraron aspectos negativos y se promovieron
situaciones positivas que favorecieron a la institución. Estos factores fueron:
43





Clima y ambiente laboral.
Sistemas de comunicación.
Canales de comunicación.
Relación entre grupos Formales e Informales.
Automotivación.
Se tomó en cuenta que los anteriores son factores altamente importantes dentro
del instituto Popular de Cultura y una mejora en estos procesos facilita la
participación de diferentes actores en procesos institucionales y promueve el
sentido de pertenencia por el IPC, y encamina a la organización hacia a una
productividad óptima y una alta satisfacción.
Relevancia del estado de la comunicación en el IPC.
La mayoría de las organizaciones tienden a asumir que su personal sabe
comunicarse, y que por lo tanto la comunicación no es un aspecto importante en
la vida organizacional que merezca una atención especial.
Esta percepción de la comunicación es la que ha llevado a las organizaciones a
centrar sus recursos humanos y económicos en otros aspectos que se consideran
más fundamentales, para el funcionamiento eficaz de la misma, tales como las
finanzas y los asuntos técnicos.
Por otra parte, son muy pocas las organizaciones que han podido valorar el
impacto que la comunicación tiene en la satisfacción con el trabajo, en el
compromiso organizacional y en la eficiencia y la productividad de la misma.
La comunicación hace posible que la gente se organice, defina sus objetivos,
ejecute sus tareas, comparta sus ideas, tome decisiones, resuelva problemas y
genere cambios. Al mismo tiempo, la comunicación hace que se cree un ambiente
donde los individuos se sienten valorados como personas.
Pero los sistemas y prácticas de comunicación de una organización, como sucede
con todas las actividades humanas, son susceptibles de deterioro cuando no se
tiene establecido un sistema permanente de evaluación y mejoramiento. Es en la
búsqueda de una respuesta a esta necesidad que surge la iniciativa de un Plan
Estratégico de Comunicaciones para el Instituto Popular de Cultura.
44
De ahí la importancia del diagnóstico de comunicaciones, que tiene como
propósito examinar y mejorar los sistemas y prácticas de comunicación interna y
externa del IPC en todos sus niveles.
La primera dimensión del diagnóstico en comunicaciones que tuvo en cuenta la
evaluación del sistema y las prácticas de comunicación en la institución tanto a
nivel externo como interno. A nivel externo se evaluó la estructura formal e
informal de la comunicación, la comunicación interinstitucional y la comunicación
con los sistemas externos que impactan a la organización. Al nivel interno se
evaluaron las prácticas de comunicación interpersonal y grupal en sus diferentes
niveles (La comunicación formal e informal).
El diagnóstico organizacional de la comunicación también examinó los productos
comunicacionales de la institución, tales como afiches, volantes, publicaciones,
publicidad impresa, etc. Finalmente el diagnóstico en comunicaciones contempló
las formas de distorsión de la comunicación como los rumores y los ruidos, que se
generan al interior de la institución y sus dependencias.
La otra dimensión integrante que tuvo este diagnóstico fue, el desarrollo de
recomendaciones encaminadas a promover los cambios necesarios para mejorar
el sistema y las prácticas de comunicación del Instituto Popular de Cultura, y esto
se logró con la participación activa de los grupos de trabajo que se fueron
conformando a lo largo de la elaboración del Plan Estratégico de Comunicaciones
del IPC.
Los instrumentos principales (la entrevista y el cuestionario) que evaluaron el nivel
de satisfacción de los funcionarios, estudiantes, docentes y otros allegados al
Instituto con las prácticas de comunicación, buscaron analizar los siguientes
aspectos.
 Información sobre la organización (ámbito interno y externo del IPC)
 Clima general de la comunicación (calidad de la comunicación interna, externa,
ascendente, descendente y horizontal).
45
 Evaluación del trabajo individual (nivel de iniciativa y participación en los
objetivos institucionales de cada uno de los miembros que trabajan en el IPC).
 Medios de comunicación (evaluación de la calidad de canales acordes a una
institución educativa y cultural)
 Comunicación de la gerencia (estilo administrativo de los líderes formales del
Instituto)
 Comunicación entre los departamentos (comunicación horizontal formal entre
escuelas y sedes)
Perspectiva teórica del diagnóstico
Para la realización de este diagnóstico se utilizaron dos enfoques de investigación
que fueron de pilares fundamentales para la elaboración del mismo; el empírico
analítico y el histórico hermenéutico. El primero permitió recoger información de
encuestas y cuestionarios e información empírica de la institución para que fuera
tenida en cuenta como parte de la estrategia de comunicaciones para el
fortalecimiento de los canales y procesos comunicativos y partir de allí para
generar actividades. El segundo enfoque investigativo parte de la recolección de
información con los actores institucionales que comprometen este proyecto
(docentes, directivos y funcionarios) a través de herramientas como entrevistas,
grupos focales y observación cualitativa, y así plantear de manera conjunta la
estrategia mencionada anteriormente.
Objetivos del diagnóstico
 Evaluar la estructura interna formal e informal del sistema de comunicación del
Instituto Popular de Cultura y los diferentes canales de comunicación.
 Evaluar los sistemas y procesos de comunicación a nivel interpersonal, grupal,
departamental e interdepartamental.
 Evaluar los sistemas y procesos de la comunicación externa del IPC, con
aquellas entidades públicas y privadas con las cuales existe interdependencia.
46
 Evaluar el papel, la eficiencia, y la necesidad de implementar políticas claras
en comunicación organizacional para el IPC.
Instrumentos y técnicas del diagnóstico:

Primarias: se generaron espacios de participación donde parte de la
comunidad estudiantil del IPC, participó en la consolidación de la estrategia
para lograr el fortalecimiento de los canales y procesos de comunicación.
Estos actores son administrativos, académicos y estudiantes, se consultaron a
través de entrevistas, encuestas y grupos focales.

Secundarias: se utilizaron fotografías, documentos impresos, grabación de
audio y video e información tomada de Internet para ejecutar las diferentes
actividades en pro del fortalecimiento de los canales de comunicación.
Asimismo, se consultaron libros en bibliotecas con el fin de apoyarse en
labores teóricas que contribuyan en el desarrollo eficiente de la estrategia de
comunicaciones.
Momentos e Instrumentos aplicados en el diagnóstico

Entrevistas.
 Se realizó una ficha temática como guía para las cuatro entrevistas a efectuar
con el rector de la institución y algunos directores de escuela del IPC, este
procedimiento se realizó para indagar el estado y necesidades puntuales de las
distintas áreas de la institución y de esta manera avanzar en el diagnóstico
del área de comunicaciones.
 Realización de las cuatro entrevistas a los diferentes directores de escuelas; y
en la conversación que se sostuvo con el rector de la institución, él manifestó
varias necesidades en comunicaciones para la adecuada difusión de
información del IPC, como por ejemplo la necesidad de una página Web para
la institución.
 Reunión para el planteamiento del Plan Estratégico de Comunicaciones.
47
 Entrevista personal con la directora del departamento de Investigaciones
Folclóricas del IPC, Eliana Toro. Tema: Necesidades
concretas del
Departamento de Investigaciones Folclóricas que el Plan Estratégico de
Comunicaciones pueda mejorar.
 Entrevista con el director del departamento de Articulación Social del IPC,
David Santos. Tema: Necesidades concretas del área de Articulación Social
que el PEC pueda mejorar.
Ficha temática como guía para las cuatro entrevistas.
Aspectos para el diagnóstico.
 Información sobre la organización (ámbito interno y externo del IPC)
 Clima general de la comunicación (calidad de la comunicación interna, externa,
ascendente, descendente y horizontal).
 Medios de comunicación (Evaluación de la calidad de canales acordes a una
institución educativa y cultural)
 Comunicación de la gerencia (Estilo administrativo de los líderes formales del
Instituto)
 Comunicación entre los departamentos (comunicación horizontal formal entre
escuelas y sedes).
Entrevistados (septiembre de 2011):
 Zoyla Consuelo Angulo. Directora de la Escuela de Danzas IPC.
 Luis Fernando Villalobos. Director Escuela de Teatro del IPC.
48
 Jesús Mosquera. Director de la Escuela de Música IPC.
 William Rodríguez Sánchez. Rector del IPC.
Cuestionario para recolectar insumos para el
comunicaciones del IPC, mediante cuatro entrevistas.
diagnóstico
de
Información sobre la organización (ámbito interno y externo del IPC)
 ¿Conoce usted la misión y visión del IPC?
 ¿Los objetivos de cada una de las escuelas son acordes con la misión y visión
del IPC?
 ¿A la hora de proyectar el IPC como institución educativa, todas las escuelas y
dependencias manejan el mismo discurso?
 ¿Existe un organigrama institucional?
Clima general de la comunicación (Calidad de la comunicación interna,
externa, ascendente, descendente y horizontal).
 ¿Hay políticas de comunicación establecidas por la institución?
 ¿La comunicación en el IPC es un tema importante. ¿Quién lo maneja?
 ¿Hay canales y productos institucionales establecidos para el buen
funcionamiento de comunicaciones?
 ¿Cómo es la comunicación interpersonal, por áreas y escuelas del IPC?
49
 ¿Cómo es la comunicación con otras entidades que tienen relaciones con el
IPC?
 ¿Cuándo hay algo que comunicar, cuál es el flujo de esa comunicación?
Medios de comunicación (Evaluación de la calidad de canales acordes a una
institución educativa y cultural).
 ¿Con qué canales o productos de comunicación cuenta el IPC y su
departamento para interlocutor con otras entidades y dependencias?
Comunicación de la gerencia (Estilo administrativo de los líderes formales del
Instituto)
 ¿Quién decide lo que el IPC informa y cuál es el flujo de esa comunicación?
 ¿Desde su mirada, cómo cree que circula la información en el IPC?
Comunicación entre los departamentos (comunicación horizontal formal entre
escuelas y sedes)
 ¿Cuáles son los canales o medios de comunicación que frecuentemente
utilizan las diferentes dependencias del IPC?
 ¿Cuáles son las mayores dificultades que tienen las Escuelas y dependencias
parea comunicarse entre sí?
Ficha temática como guía para las dos entrevistas, para el Plan Estratégico
de Comunicaciones.
Aspectos a tratar para el desarrollo del Plan Estratégico de Comunicaciones.
 Información sobre la organización (ámbito interno y externo del IPC)
50

Clima general de la comunicación (Calidad de la comunicación interna,
externa, ascendente, descendente y horizontal).
 Medios de comunicación (Evaluación de la calidad de canales acordes a una
institución educativa y cultural)
 Comunicación de la gerencia (Estilo administrativo de los líderes formales
del Instituto)
 Comunicación entre los departamentos (comunicación horizontal formal entre
escuelas y sedes)
Entrevistados (octubre de 2011):

Eliana Iveth Toro. Coordinadora del Departamento de Investigaciones
Folclórica, DIF.
 David Santos. Director de área de Articulación Social.
 William Rodríguez Sánchez
Segundo cuestionario para recolectar insumos para el Plan Estratégico de
Comunicaciones
Aspectos que se puedan mejorar con el PEC en el ámbito interno y externo del
IPC.
 ¿Cuáles aspectos son los primordiales para solucionar en materia de
comunicaciones a nivel interno con el Plan Estratégico de Comunicaciones?
 ¿Qué puede solucionar el Plan Estratégico de Comunicaciones en su área de
trabajo?
51
 ¿Qué iniciativa o propuesta tiene para mejorar la comunicación de su
departamento con otras dependencias y usuarios?
Clima general de la comunicación que mejoraría con el Plan Estratégico de
Comunicaciones.
 ¿Con que dependencias del IPC tiene más relación y como se podría mejorar
las comunicaciones entre ustedes?
Medios de comunicación (Evaluación de la calidad de canales acordes a una
institución educativa y cultural).
 ¿Qué canales o productos considera que requiere su dependencia y que
deberían estar en el PEC?
Comunicación entre los departamentos
¿Cuáles serían los canales de comunicación que plantearía el Plan Estratégico de
Comunicaciones, para una mejor comunicación entre dependencias?
Objetivo corporativo a nivel interno
Fortalecer las relaciones entre los diferentes departamentos que conforman el IPC
para posicionar los objetivos comunes de la institución.
Objetivo corporativo a nivel externo
Posicionar al IPC como una excelente institución pública de carácter artístico en la
ciudad de Cali.
Objetivos de comunicación
Fortalecer los procesos de comunicación interna y externa del IPC, divulgándole a
la comunidad caleña la existencia de una institución pública de carácter popular al
servicio de todos.
52
Estrategias de comunicación
Estrategia interna

Fortalecer y crear nuevos medios formales de comunicación internos que
permitan mejorar el flujo de comunicación e información entre las diferentes
instancias del IPC.

Generar un espacio formal (institucional) de reuniones con las distintas
dependencias del IPC, para discutir temas y necesidades de comunicación.

Ejecutar una campaña con actividades artísticas que fortalezca el buen clima
laboral y la comunicación interpersonal, de igual manera que socialice los
nuevos canales de comunicación institucional existentes.

Socializar dentro de la comunidad ipeciana, el nuevo Plan Estratégico de
Comunicaciones del IPC.
Estrategia Externa


Visibilizar los servicios que el IPC oferta a la comunidad caleña.
Fortalecer la imagen corporativa del IPC a nivel local.

Generar lazos de confianza interinstitucional mediante visitas empresariales,
convenios y ventas de servicios.

Promocionar artísticamente al IPC, participando de encuentros artísticos de
ciudad y país.
Actividades
Actividades internas
53
Elaborar un boletín de manera periódica de circulación interna de manera
impresa y digital.
Realizar una reunión periódica con el consejo directivo, académico y el rector
de la institución.
Realizar varias jornadas de la campaña artística “IPC por el reconocimiento de
todos” socialización de los nuevos canales de comunicación (Intranet, boletines
impresos, espacios de reunión) y el plan estratégico de comunicaciones.
Evento institucional para presentar formalmente el plan estratégico de
comunicaciones a los miembros del consejo académico, directivo y rector de la
institución.
Actividades Externas
Crear una página Web propia de la institución con intranet, independizando de
esta manera la instancia del IPC del espacio Web de la Alcaldía.
Elaborar un boletín informativo de forma periódica para medios de información
y comunidad en general.
Construir y ejecutar un plan de medios para el IPC.
Elaborar un video institucional del IPC. teniendo como público principal las
instituciones educativas de secundaria.
Vincular al IPC en eventos artísticos de ciudad y país (festivales, conciertos,
inauguraciones entre otros).
Acciones
Acciones internas
54
 Diseño del boletín impreso y digital que va a circular. Recolectar información
pertinente que va en el boletín.
 Generar un cronograma semestral para los días de reunión y convocar a los
asistentes para estas fechas.
 Diseñar libretos de contenidos de la campaña y programar las fechas de
intervención por sede.
 Convocar a los invitados al evento y organizar la presentación del PEC.
Acciones externas
 Diseño de contenido de la Pagina Web y del contenido de la intranet.
 Diseño del boletín digital y recolección del contenido del mismo – alimentar
base de dato de los medios y comunidad que se le enviará el boletín.
 Elaborar el plan de medios por productos a realizar en radio, prensa, televisión,
internet, impresos.
 Diseño de contenido del video y elaboración del plan de pre- pro y
posproducción.
 Enviar mensajes, cartas
diferentes eventos.
y portafolio artístico del IPC a organizadores de
Productos
Internos
·
Boletín digital e impreso.
·
Convocatoria digital, cronograma de reuniones y documento para presentarse.
55
·
Libretos de contenidos de la campaña y cronograma de trabajo de las
fechas de intervención por sede.
· Mensaje digital de convocatoria para la presentación y documento de
presentación del PEC.
Externos
·
Pagina Web con intranet.
·
boletín digital.
·
Plan de medios.
·
Video institucional.
·
Mensajes digitales, cartas y portafolio artístico del IPC.
Segmento / audiencia
Públicos internos
 Toda la institución. Boletín digital e impreso.
 Consejo directivo, académico y Rector de la institución - Convocatoria
digital, cronograma de reuniones y documento para presentarse.
 Toda la institución. Libretos de contenidos de la campaña y cronograma de
trabajo de las fechas de intervención por sede.
 Miembros del consejo académico, directivo y rector de la institución.
Mensaje de convocatoria para presentación y documento de presentación del
PEC.
Públicos externos:
56
 Abierto a toda la ciudad, país e institución. Pagina Web con intranet.
 Medios de comunicación y ciudadanía en general. boletín digital.
 Medios de comunicación, ciudadanía. Plan de medios.
 Instituciones educativas otras entidades. Video institucional.
 Otras entidades y dependencias gubernamentales. Mensajes digitales,
cartas y portafolio artístico del IPC.
Control / indicador:
Internos:

Boletín digital e impreso: Numero de boletines enviados / numero de
usuarios impresos entregados/ regularidad de envío.

Convocatoria digital, cronograma de reuniones y documento para
presentarse en cada reunión: Lista de asistencia/ regularidad de las
reuniones/ numero de reuniones.

Libretos de contenidos de la campaña y cronograma de trabajo de las
fechas de intervención por sede: numero de intervenciones artísticas con la
campaña/ numero de personas intervenidas/ frecuencia/ resultados obtenidos
de la campaña mediante encuestas.

Mensaje digital de convocatoria para la presentación y documento de
presentación del PEC: lista de asistencia / encuesta de aceptación del plan.
Externos:

Pagina Web con intranet: Numero de personas que visitan el sitio/ número de
artículos y contenidos montados/modificación periódica de contenido de
57
botones.

boletín digital: Numero de boletines enviados / numero de usuarios y medios
entregados/ regularidad de envío.

Plan de medios: Cantidad de productos hechos/ en cuantos medios
publicados/ regularidad de los mensajes.

Video institucional: Numero de copias
proyecciones hechas en instituciones.

Mensajes digitales, cartas y portafolio artístico del IPC: Numero de
empresas concertadas, numero de cartas y solicitudes enviadas, numero de
actividades confirmadas, cuantos portafolios distribuidos.
de
producción,
numero
de
Calendario - fecha inicio / final:
Internos:
o Boletín digital e impreso: Creación del formato base, 30 días. Recolección de
la información para cada boletín 8 días. Periodicidad cada 15 días por un año.
Total de boletines 24.
o Convocatoria digital, cronograma de reuniones y documento para
presentarse en cada reunión: Convocatoria digital, 8 días. Fabricación del
cronograma 15 días. Cumplimiento de las reuniones, una reunión cada 15 días.
Durante un año. Total de reuniones: 24.
o
Libretos de contenidos de la campaña y cronograma de trabajo de las
fechas de intervención por sede: Elaboración de libretos, 15 días.
Elaboración de cronograma de intervenciones, 15 días. Ensayos de la
campaña artística 5 días.
o Mensaje digital de convocatoria para la presentación y documento de
presentación del PEC: Fabricación del mensaje y envió de convocatoria, 5
días. Documento de presentación del PEC en digital, 5 días.
58
Externos:
o Pagina Web con intranet: Fabricación de árbol digital del sitio, 30 días.
Fabricación de contenidos, botones y paginas, 60 días. Alimentación periódica
de contenidos durante todo un año.
o boletín digital: Fabricación del formato base 15 días. Recolección de
contenido para cada boletín 2 días semanales. Periodicidad de los boletines
cada 8 días por un año. Cantidad de Boletines 48.
o Plan de medios: Fabricación del documento de plan de medios 30 días,
puesta marcha del plan, durante un año. Periodicidad de incidencia en medios
de comunicación mensual, más cubrimientos de eventos institucionales.
o Video institucional: Preproducción, 15 días. Producción, 8 días y
posproducción 15 días. Jornadas de socialización del producto audiovisual en
instituciones educativas 20 dos intervenciones por mes, durante un año.
o Mensajes digitales, cartas y portafolio artístico del IPC: la fabricación de
cartas, mensajes digitales y presentación de portafolio
es una actividad
constante durante todo el año.
Responsables por actividad:
Actividades Internas:
√ Boletín digital e impreso. Responsable (comunicador social de la institución)
√ Convocatoria digital, cronograma de reuniones y documento para presentarse.
Responsable (comunicador social de la institución)
√ Libretos de contenidos de la campaña y cronograma de trabajo de las fechas
de intervención por sede. Responsable (comunicador social de la institución)
59
√ Mensaje digital de convocatoria para la presentación y documento de
presentación del PEC. Responsable (comunicador social de la institución)
Actividades externas:
√ Pagina Web con intranet. Responsable (comunicador social de la institución y
experto Web máster)
√ boletín digital. Responsable (comunicador social de la institución)
√ Plan de medios. Responsable (comunicador social de la institución)
√ Video institucional. Responsable (comunicador social de la institución, con
equipo de producción audio visual)
√ Mensajes digitales, cartas
y portafolio artístico del IPC. Responsable
(comunicador social de la institución y rector IPC)
Recursos
Actividades Internas:

Recurso necesario Boletín digital e impreso: Computador, internet, servicios
de impresión.

Recurso necesario Convocatoria digital, cronograma de reuniones y
documento para presentarse: computador, internet, papelería, sala de
reuniones, video beam.

Recurso necesario para libretos de contenidos de la campaña y
cronograma de trabajo de las fechas de intervención por sede:
Computador, papelería, equipo humano de trabajo (actores), vestuario.
60

Recurso necesario para Mensaje digital de convocatoria para la
presentación y documento de presentación del PEC: computador, internet,
papelería, sala de reuniones, video beam.
Actividades externas:

Recurso necesario para fabricación de la página Web con intranet:
computadora, equipo experto en diseño de páginas Web.

Recurso necesario para boletín digital: computadora e internet.

Recurso necesario para Plan de medios: Teléfono celular y local,
computadora, papelería, discos DVD y CD, servicios de impresión.

Recurso necesario para Video institucional: equipo de producción
audiovisual profesional, computadora, editor.

Recurso necesario para Mensajes digitales, cartas y portafolio artístico
del IPC: Computadora, teléfono celular y fijo, papelería, servicio de impresión.
Presupuesto promedio
Actividades Internas:

Boletín digital e impreso. 500 unidades cada 15 días. Costo de impresión
mensual 1000 ejemplares: $500.000. por las 24 publicaciones: $6´000.000.

Convocatoria digital, cronograma de reuniones y documento para presentarse.
Costo: $0

Libretos de contenidos de la campaña y cronograma de trabajo de las fechas
de intervención por sede. Costo actores por 4 jornadas: $1´200.000

Mensaje digital de convocatoria para la presentación y documento de
presentación del Plan Estratégico de Comunicaciones. Costo: $0
61
Actividades externas:

Pagina Web con intranet. Costo de la página Web: $4.000.000.

boletín digital. Costo: $0

Plan de medios. Costo $ 2’000.000.

Video institucional y jornadas de presentación. $4’000.000.

Mensajes digitales, cartas
impresión. $ 400.000.

Salario del Comunicador social por un año tiempo completo: $21´600.000 mes $1´800.000.
y portafolio artístico del IPC con servicios de
Costo total del Plan Estratégico de Comunicaciones para el fortalecimiento
de los procesos comunicativos en el Instituto Popular de Cultura, IPC.
Costo total: $33’200.000
8.1. DESARROLLO DEL PLAN METODOLÓGICO
Según el diagnóstico de comunicaciones del IPC realizado en el 2011 en esta
pasantía, la comunicación organizacional en el Instituto Popular de Cultura se ha
realizando sin un debido procedimiento, que permita el cumplimiento de logros en
pro de objetivos institucionales, por carecer precisamente de mecanismos y
procedimientos que orienten claramente el alcance de metas. Con este plan
estratégico de comunicaciones con metodología artística se busca aclarar el
panorama del área de comunicaciones con parámetros claros de procedimientos.
8.1.1. ¿Qué se alcanzó de lo pactado y cómo se logró?
 Se elaboró el diagnóstico en el segundo semestre de 2011, que visibilizó las
falencias del Instituto para la creación del Plan Estratégico de
Comunicaciones.
 Se ampliaron los canales de comunicación, tanto en las escuelas artísticas
62
del Instituto como en los proyectos que se encuentran dirigidos a las
diferentes comunidades de la ciudad.
 Se realizaron reuniones con los representantes de los diferentes
departamentos y consejos en las que se abrió espacio a la discusión en
torno a las necesidades comunicativas y la creación del Plan Estratégico de
Comunicaciones.
Lo anterior se obtuvo mediante las diferentes reuniones que el Consejo Directivo
sostuvo para la socialización de las eventualidades y los desarrollos de
cronogramas en la institución. Se realizó también un acercamiento directo a las
diversas actividades realizadas por el Instituto en la ciudad para evidenciar la
promoción de los productos artísticos y la oferta que se realiza de estos.
8.1.2. ¿Qué no se cumplió?
En la realización del diagnóstico de comunicaciones no se logró la vinculación de
la propuesta artística como se planteó inicialmente debido a la falta de subsidios y
presupuesto por parte de la institución y falta de compromiso de los diferentes
actores institucionales invitados a participar en el proceso
8.1.3. ¿Que técnicas y herramientas de investigación se utilizaron?
 Primarias: se generaron espacios de participación donde la comunidad
IPECIANA participó en la consolidación de la estrategia para lograr el
fortalecimiento de los procesos de comunicación. Estos actores;
administrativos, académicos y estudiantes, se consultaron a través de
entrevistas, encuestas, grupos focales y actividades artísticas.
 Secundarias: Se utilizaron fotografías, documentos impresos, grabación de
audio y video e información tomada de Internet para ejecutar las diferentes
actividades en pro del fortalecimiento de los procesos de comunicación.
Asimismo se consultarán libros en bibliotecas con el fin de apoyarse en labores
teóricas que contribuyan en el desarrollo eficiente de la estrategia de
comunicaciones.
63
8.1.4. Que procedimientos fueron utilizados.
 Momento 1: se realizaron actividades de tipo cultural- pedagógicas para la
recolección de la información necesaria, que dieron cuenta del estado actual
de los procesos de comunicación. Se realizaron a través de una revisión del
material y procesos de comunicación que se habían hecho al momento.
Después una encuesta para la detección de las necesidades informativas de
los actores sociales.
 Momento 2: Revisión y sistematización de la información recogida a través de
las técnicas mencionadas anteriormente. Estructuración del contenido y
formulación del proyecto (Plan Estratégico de Comunicaciones).
 Momento 3: presentación formal del plan estratégico de comunicaciones del
I.P.C.
 Momento 4: desarrollo de la propuesta.

Diagnóstico de comunicaciones: evaluación de los
mediante actividades artísticas en grupos focales.
procesos actuales

Recopilación de información cuantitativa y cualitativa de las actividades.

Desarrollo de productos comunicativos y artísticos: escritos, audiovisuales,
digitales y representados.
8.1.5. Resultados del diagnóstico
Se diagnosticó la comunicación organizacional en el Instituto Popular de Cultura, y
en términos generales esto fue lo observado.
Se pudo apreciar que los
resultados obtenidos a través de las entrevistas eran útiles para comprender la
situación de la comunicación en la institución pero que era indispensable el
comparar la información con las observaciones realizadas con el fin de obtener
información más precisa de la situación del instituto.
64
En los cuatro grupos trabajados (escuelas, dependencias, directivos, estudiantes)
se presentaron indicadores de las entrevistas con una tendencia negativa, se
encontró una constante revisando las respuestas obtenidas en las entrevistas, en
la falta de procesos de comunicación y productos que fortalezcan esta misma
área.
En algunos casos como docentes y directivos los entrevistados comentaban que
la institución contaba con varios (rumores, reuniones, comunicados) medios de
comunicación organizacional pero que falta fortalecer los canales de comunicación
de la institución, para esto se hizo investigaciones para revisar con cuales canales
comunicativos ya contaba el IPC y de qué manera se podría mejorar la fluidez de
la comunicación por estos canales y se indagó porqué los medios de
comunicación con los que ya se contaban no estaban cumpliendo su función.
Los resultados que arrojó esta indagación fue que los medios de comunicación
que se estaban usando como reuniones entre rector y directores de escuela
carecían de un flujo constante de comunicación por falta de canales comunicativos
que facilitaran no solo la comunicación entre ellos si no también con docentes,
estudiantes y egresados quienes son los otros entes institucionales.
Otro medio de comunicación con la comunidad IPECIANA eran las carteleras que
no eran abastecidas con la información adecuada ni en el los tiempos precisos
para convocar.
De igual forma se logra precisar que el distanciamiento físico entre una sede y otra
ponían los procesos comunicativos lentos y en ocasiones nulos entre las sedes de
la institución, por esta razón en ocasiones la información entregada a veces por la
rectoría no fluía de la mejor manera.
Instrumentos aplicados y metodología usada para llegar a estos resultados.
Metodología: Grupos focales y obserbación de campo.
Instrumentos: Entrevistas personales mediante cuestionario
Otros campos indagados por el diagnóstico para entender las falencias y
fortalezas de la institución en materia de comunicaciones.
65
 La imagen, reconocimiento, visión, misión y organigrama de la organización
No hay claridad, en la mayoría de grupos entrevistados, en la temáticas del estado
formal de la instutucion; su Visión, Misión y organización formal. Los miembros del
Consejo Directivo dan lineamientos cercanos de lo que es el IPC, pero no hay
coincidencia en sus percepciones con otros grupos de la institución. Lo que
demuestra una falencia de unidad de criterios y conocimientos en los grupos de
trabajo de la institución.
 Calidad de los servicios
Para poder proyectar una institución educativa de carácter educativo y cultural
como lo es el IPC, los miembros de la orgnizacion deben tener claridad frente a lo
que se oferta, lo que se quiere conseguir y que es conveniente para el instituto. En
el IPC, divergen distintos puntos de vista acerca de cuál debería ser el camino de
la instutución. Y se logró identificar que esta problemática se presenta por que no
se cuenta con un plan estratégico general, con objetivos claros para la institución.
 Calidad de vida
En el actual estado del IPC se están implementando iniciativas que van
encaminadas al bienestar de los estudiantes y docentes por medio de la nueva
área de bienestar estudiantil, sin embargo este nuevo espacio carece de procesos
y programas que beneficien a la totalidad de actores laborales del IPC. Faltaría
implementar una estrategia que atienda al desarrollo personal de los diferentes
grupos internos de la institución y que de alguna manera beneficiaría a la buena
comunicación interpersonal de los empleados y un buen clima organizacional.
 Comunicaciones
Uno de los grandes inconvenientes es que el Instituto Popular de Cultura concibe
la comunicación como un área que resuelve necesidades puntuales en materia de
productos comunicativos. No se ha reconocido el área de comunicación como un
actor fundamental para el fortalecimiento de procesos y el mejoramiento de un
clima organizacional saludable para la institución.
66
Y esto se soporta en la misma vivencia durante la pasantía donde continuamente
se desarrollaron diferentes productos de comunicación (impresos, comunicados,
campañas, etc.) que no estaban sujetos a una lógica de planeación o a un plan
estratégico de comunicaciones.
El IPC tampoco cuenta con políticas claras en comunicación que le permita
fortalecerse a nivel interno y externo como una institución con buena reputación y
valores institucionales ejemplares.
No hay una planeación en comunicaciones que vaya amarrada a los objetivos,
misión y visión de la institución. No existe un departamento de comunicaciones
constituido formalmente.
 Actores
Los actores internos y externos no cuentan con los canales adecuados para
mantener una buena y constante comunicación, que permita fortalecer procesos
que beneficien a la institución.
 Recomendaciones profesionales desde la comunicación
Las acciones de mejoramiento o estrategias que se pueden aplicar para que la
organización optimice cada uno de los aspectos analizados, son:
implementar un Plan Estratégico de Comunicaciones que fortalezca las
debilidades y mantenga las fortalezas del IPC, pero que sobre todo, aproveche las
oportunidades con las que cuenta la institución.
8.1.6. Conclusiones del Diagnóstico. Con la sistematización del diagnóstico se
logró recabar información sobre las prácticas de comunicación interna y externa
del Instituto Popular de Cultura, lo que permitió poder analizarlas y comprenderlas
con el fin de poder identificar estrategias que le permitan al IPC mejorar en sus
procesos con el fin de poder alcanzar sus metas y objetivos.
67
8.1.7. Informe del diagnóstico. Necesidades de comunicación del Instituto
Popular de Cultura identificadas en el diagnostico de comunicaciones.
Necesidades internas:

Mejorar los flujos de comunicación interna.

Establecer los medios y canales formales de difusión de la información de la
organización.

Fortalecer el buen clima laboral y la comunicación interpersonal.

Productos comunicativos institucionales.

Socializar los objetivos comunes de la institución.
Necesidades Externas:

Visibilizar al IPC a nivel local, en el ámbito de lo educativo.

Fortalecer la imagen corporativa.

Generar lazos de confianza interinstitucional.

Proyectar una nueva imagen corporativa.

Plan de medios.
Descripción o análisis de la situación
Las instituciones en general requieren de mecanismos y prácticas
organizacionales donde el factor de comunicación sea relevante e influyente para
68
el mejoramiento de la producción e interacción entre los que laboran por una
misma misión y visión organizacional.
En una institución educativa y cultural de carácter popular y público como el
Instituto Popular de Cultura (IPC) es indispensable trabajar por el mejoramiento de
los aspectos comunicativos de la institución. Pues la comunicación es uno de los
pilares de mayor importancia e impacto para el Instituto, por contar con procesos
educativos en múltiples espacios como lo son sus tres sedes en distintas
localidades: Porvenir, San Fernando y Extensión en el Barrio Alameda.
Las cuatro áreas académicas del Instituto (teatro, danza, música, artes plásticas)
hacen que los retos de comunicación no solo tengan importancia a nivel
institucional, sino también a nivel municipal. De esta manera se crearon mayores
retos y plantear mejoras en procesos de comunicación que se están usando para
la promoción, difusión y sostenibilidad de los servicios que ofrece la institución a la
ciudad.
Para lograr alcanzar las metas propuestas por el plan estratégico de
comunicaciones, la participación de los actores internos del IPC fue fundamental.
Los aspectos artísticos (Teatro, música, danza, artes plásticas) que se manejan en
el campo académico de la institución fueron la herramienta principal para lograr los
objetivos de comunicación que se plantearon.
8.1.8. Productos que generó la propuesta. Se elaboró el Plan Estratégico de
Comunicaciones del Instituto Popular de Cultura, con el que la institución podrá
afianzar sus canales de comunicación en sus cuatro escuelas y sus proyectos
sociales dirigidos a la ciudadanía.
Dicha ejecución de este Plan Estratégico logrará inicialmente la creación de
canales comunicativos formales que trabajen de manera articulada para fortalecer
la imagen corporativa del Instituto y la promoción de las diferentes actividades
realizadas por la institución.
69
Cuadro 2. Resumen Plan Estratégico de Comunicaciones
70
Cuadro 3. Plan Estratégico de Comunicaciones IPC
LAN ESTRATEGICO DE COMUNICACONES DEL INSTITUTO POPULAR DE CULTURA.
OBJETIVOS
OBJETIVO DE
ESTRATEGIAS
ACTIVIDADES
CORPORATIVOS COMUNICACIÓN DE
COMUNICACIÓN
ACCIONES
PRODUCTOS SEGMENTO /
AUDIENCIA
CONTROL /
INDICADOR
• Objetivo
corporativo a
nivel interno:
Internos:
Públicos internos:
Internos:
1. Boletín
digital e
impreso:
Número de
boletines
digitales
enviados/ N°
de personas
de la
comunidad
IPC que se
les entregó el
boletín
impreso/
regularidad
de envío.
2.
Convocatoria
digital,
Fortalecer las
relaciones entre
los diferentes
departamentos
que conforman el
IPC para
posicionar los
objetivos
comunes de la
institución.
Fortalecer los
procesos de
comunicación
interna y externa
del IPC,
divulgándole a la
comunidad
caleña, la
existencia de una
institución pública
de carácter
popular al
servicio de todos.
Estrategias
internas:
Actividades
internas
Acciones
internas
1- Fortalecer y
crear nuevos
medios formales
de comunicación
internos que
permitan mejorar
el flujo de
comunicación e
información entre
las diferentes
instancias del
IPC.
1. Elaborar un
boletín de
manera
periódica (Cada
15 días) de
circulación
interna de
manera impresa
y digital.
1. Diseño del
1. Boletín
boletín
digital e
impreso y
impreso.
digital que va a
circular.
Recolectar
información
pertinente para
publicar en el
boletín.
1. Toda la
institución
(Estudiantes,
docentes y
administrativos)
Boletín digital e
impreso.
2. Generar un
cronograma
semestral para
2. Consejo
Directivo,
Académico y
2- Generar un
espacio formal
2. Realizar una
(institucional) de
reunión
reuniones con las periódica con el
71
2.
Convocatoria
digital,
FECHA INICIO RESPONSABLES
/ FINAL
1- Boletín
digital e
impreso:
Creación del
formato base,
30 días.
Recolección
de la
información
para cada
boletín ocho
(8) días.
Periodicidad
cada 15 días
por un año.
Total de
boletines 24.
2Convocatoria
(comunicador
social de la
institución)
Cuadro 3 (continuación)
distintas
dependencias del
IPC para discutir
temas y
necesidades de
comunicación.
3- Ejecutar una
campaña con
actividades
artísticas que
fortalezca el buen
clima laboral y la
comunicación
interpersonal, de
igual manera que
socialice los
Consejo
Directivo,
Académico y
con el Rector de
la institución.
los días de
reunión y
convocar a los
asistentes para
estas fechas.
cronograma
de reuniones
y documento
para
presentarse.
Rector de la
institución Convocatoria
digital,
cronograma de
reuniones y
documento para
presentarse.
cronograma
de reuniones
y documento
para
presentarse
en cada
reunión: Nº
de
convocatorias
enviadas/nº
de invitados
programados,
Nº reuniones
realizadas/nº
reuniones
planeadas.
3. Realizar seis
jornadas de la
campaña
artística “IPC
por el
reconocimiento
de todos”
socialización de
los nuevos
3. Diseñar
libretos de
contenidos de
la campaña y
programar las
fechas de
intervención
por sede.
3. Libretos de
contenidos de
la campaña y
cronograma
de trabajo de
las fechas de
intervención
por sede.
3. Toda la
institución
(Estudiantes,
docentes y
administrativos).
Libretos para los
artistas con el
contenidos de la
campaña que van
3. Libretos de
contenidos de
la campaña y
cronograma
de trabajo de
las fechas de
intervención
por sede: Nº
libretos-
72
digital,
cronograma de
reuniones y
documento
para
presentarse en
cada reunión:
Convocatoria
digital, 8 días.
Elaboración
del
cronograma 15
días.
Cumplimiento
de las
reuniones, una
reunión cada
15 días.
Durante un
año. Total de
reuniones: 24.
3- Libretos de
contenidos de
la campaña y
cronograma de
trabajo de las
fechas de
intervención
por sede:
Cuadro 3 (continuación)
nuevos canales
de comunicación
institucional
existentes.
4- Efectuar
dentro de la
comunidad
Ipeciana, el
nuevo Plan
Estratégico de
Comunicaciones
del IPC.
canales de
comunicación
(Intranet,
boletines
impresos,
espacios de
reunión) y el
plan estratégico
de
comunicaciones.
4. Programar un
evento
institucional
para presentar
formalmente el
plan estratégico
de
comunicaciones
a los miembros
del consejo
académico,
directivo y rector
de la institución.
4. Convocar a
los invitados al
evento y
organizar la
presentación
del PEC.
4. Mensaje
digital de
convocatoria
para la
presentación
y documento
de
presentación
del PEC.
a ejecutar y
cronograma de
trabajo de las
fechas de
intervención por
sede.
contenidos
elaborados/Nº
libretoscontenidos
planeados, Nº
cronogramas
de trabajo
definidos/Nº
sedes a
intervenir.
4. Miembros del
Consejo
Académico,
Directivo y Rector
de la institución.
Mensaje de
convocatoria para
presentación y
documento de
presentación del
PEC.
4. Mensaje
digital de
convocatoria
para la
presentación
y documento
de
presentación
del PEC: Nº
convocatorias
enviadas/Nº
asistentes al
evento, Nº
encuestas
aplicadas/Nº
encuestas
planeadas,
documento
Públicos
externos:
(Estudiantes,
73
Elaboración de
libretos, 15
días.
Elaboración de
cronograma de
intervenciones,
15 días.
Ensayos de la
campaña
artística 5
días.
4- Mensaje
digital de
convocatoria
para la
presentación y
documento de
presentación
del PEC:
Fabricación
del mensaje y
envió de
convocatoria,
5 días.
Documento de
Cuadro 3 (continuación)
• Objetivo
corporativo a
nivel externo:
Posicionar al IPC
como una
excelente
institución pública
de carácter
artístico en la
ciudad de Cali.
Estrategia
Externa:
1. Visibilizar los
servicios que el
IPC oferta a la
comunidad
caleña.
Actividades
Externas:
1. Elaborar una
página Web
propia de la
institución con
intranet, para
independizar la
instancia del
IPC del espacio
Web de la
Alcaldía.
Externos:
Acciones
externas
1. Diseño de la
Pagina Web y
de la intranet,
y definir el
contenido de
estos
espacios.
74
1. Página
Web con
intranet.
maestros y
rectores de
instituciones
educativas,
empresas con
relaciones con el
IPC, entidades
publicas
pertenecientes al
municipio).
1- Abierto a toda
la ciudad, país e
institución d uso
principal de;
estudiantes,
maestros y
administrativos
del IPC. Pagina
Web con intranet.
análisis
resultados de
encuesta
aceptación
del plan.
Número de
carteleras y
boletines
publicados.
presentación
del PEC en
digital, 5 días.
Externos:
1- No. de
visitas al sitio,
No.de
artículos y
contenidos
montados /
N°
modificación
periódica de
contenido de
botones.
1- Pagina Web
con intranet:
Fabricación de
árbol digital del
sitio, 30 días.
Fabricación de
contenidos,
botones y
paginas, 60
días.
Alimentación
periódica de
contenidos
Cuadro 3 (continuación)
2. Fortalecer la
imagen
corporativa del
IPC a nivel local.
3. Generar lazos
de confianza
interinstitucional
mediante visitas
empresariales,
durante todo
un año.
2. Boletín
digital.
2. Elaborar un
boletín
informativo de
forma periódica
(semanal) para
medios de
información y
comunidad en
general.
2- Medios de
comunicación y
ciudadanía en
general. Boletín
digital.
2. Diseño del
boletín digital y
recolección del
contenido del
mismo,
alimentar base
de datos de los
medios y
comunidad
destinataria del
boletín.
3. Plan de
medios.
3. Construir y
ejecutar un plan
de medios para
3. Elaborar el
plan de medios
75
3- Medios de
comunicación,
ciudadanía. Plan
2- boletín
digital: N° de
boletines
enviados /N°
de usuarios y
medios
entregados/
regularidad
de envío.
2- boletín
digital:
Fabricación
del formato
base 15 días.
Recolección
de contenido
para cada
boletín 2 días
semanales.
Periodicidad
de los
boletines cada
8 días por un
año. Cantidad
de Boletines
48.
3- Plan de
medios:
Fabricación
Cuadro 3 (continuación)
convenios y
ventas de
servicios.
4. Ofertar los
distintos servicios
académicos de la
institución.
el IPC.
por productos
a realizar en
radio, prensa,
televisión,
internet,
impresos.
de medios.
3- Plan de
medios: N° de
productos
comunicativos
realizados/ N°
de medios
publicados/
regularidad
de los
mensajes.
4. Video
institucional.
4. Elaborar un
video
institucional del
IPC teniendo
como público
principal las
instituciones
educativas de
secundaria.
4. Definir el
contenido del
video, y
elaborar el
plan de prepro y
posproducción.
76
4- Instituciones
educativas otras
entidades. Video
institucional.
4- Video
institucional:
N° de copias
de
producción/
N° de
proyecciones
hechas en
instituciones/
del documento
de plan de
medios 30
días, puesta
marcha del
plan, durante
un año.
Periodicidad
de incidencia
en medios de
comunicación
mensual, más
cubrimientos
de eventos
institucionales.
4- Video
institucional:
Preproducción,
15 días.
Producción, 8
días y
posproducción
15 días.
Jornadas de
socialización
del producto
N° de
personas
intervenidas
con la
actividad.
5. Promocionar
artísticamente al
IPC,participando
de encuentros
artísticos de
ciudad y país.
5. Vincular al
IPC a eventos
artísticos de
ciudad y país
(festivales,
conciertos,
inauguraciones
entre otros).
5. Enviar
mensajes,
cartas y
portafolio
artístico del
IPC a
organizadores
de diferentes
eventos.
77
5. Mensajes
digitales,
cartas y
portafolio
artístico del
IPC.
5- Otras
entidades y
dependencias
gubernamentales.
Mensajes
digitales, cartas y
portafolio artístico
del IPC.
audiovisual en
instituciones
educativas 20
dos
intervenciones
por mes,
durante un
año.
5- Mensajes
digitales,
cartas y
portafolio
5- Mensajes
artístico del
digitales,
IPC: la
cartas y
fabricación de
portafolio
cartas,
artístico del
IPC: N° de
mensajes
empresas
digitales y
concertadas, presentación
N° de cartas y
de portafolio
solicitudes
es una
enviadas/ N°
actividad
de
actividades
constante
confirmadas/ durante todo el
N° de
año.
portafolios
Cuadro 3 (continuación)
distribuidos.
78
8.2.
ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS
En este punto se referenciarán las actividades que se realizaron en busca de
establecer necesidades para el PEC: Planes de medios, realización de
productos audiovisuales, cubrimiento de eventos, elaboración de material
publicitario entre otros.
Implementación de cultura de boletines informativos Diseño de plantilla del
boletín
79
Figura 2. Flyer publicitario para servicios de articulación social
Figura 3. Flyer publicitario para actividad de danzas
80
Figura 4. Diseño grafico y de contenido de cada programa
81
Figura 5. Diseño gráfico de presentación de programas académicos
82
Figura 6. Publicidad para web alcaldía y redes sociales
83
Figura 7. Flyer digitales para publicidad en internet
84
Figura 8. Diseño de botones digitales de la revista pagina de cultura para
página web
Figura 9. 1500 certificados para trabajos con comunidad
85
Figura 10. Material publicitario para elecciones internas
86
Figura 11: Diseño y gestión para publicación de Eucoles de carnaval
87
Figura 12. Informe sobre el proyecto Estrategia, Arte y ciudad
88
Figura 13. Diseño grafico y de contenido del plegable para danza con
Colombia
Figura 14. 64 Certificados
89
Figura 15. Diseño grafico y de contenido, actividad en comunas
90
Figura 16. Afiche para actividad interna
91
Figura 17. Creación de nuevos formatos para diplomas
92
Figura 18. Diseño de Publicidad semana cultural
93
Figura 19. Publicidad y programación festival de Arte IPC
94
Figura 20. Publicidad actividad cultural
Figura 21. Nota para internet diaria
95
Figura 22. Material Publicitario
96
Figura 23. Flyer Carnaval, Ciudad Arte y Cultura
Figura 24. Pasacalle Carnaval Ciudad, Arte y cultura
97
Figura 25. Recorrido por medios para actividades IPC
98
Figura 26. Tarjeta de circulación interna y externa
99
9.
MESES
JUNIO
Actividades
1
2
Diagnóstico
X
X
de
CRONOGRAMA DE TRABAJO
JULIO
3
4
X
X
1
2
X
X
AGOSTO
3
la
organización:
Mediante
actividades
artísticas
y
grupos
focales.
Planeación de
estrategia de
comunicación:
reuniones
concertadas
con
los
grupos
de
trabajo
conformados
Diseño
de
procesos:
100
4
1
2
3
SEPTIEMBRE
4
1
2
3
4
grupos
de
trabajo
en
actividad
artística.
Impresión
X
X
Distribución
de medios
Evaluación de
X
impacto:
grupos
focales
Ajuste de la
X
X
propuesta
Segunda
X
X
X
etapa
propuesta:
productos
consolidados
Elaboración
X
informe final
101
X
10. RECURSOS
10.1. TALENTO HUMANO
 Representantes directores de escuelas.
 Representantes población estudiantil.
 Representantes docentes.
 Director administrativo.
 Coordinador académico.
 Representantes de Egresados.
 Usuarios del IPC.
 Comunicador Social.
10.2. RECURSOS FÍSICOS
 Computador con acceso a Internet.
 Impresora.
 Teléfono.
 Papelería.
 Tablero para cronograma.
 Escritorio de trabajo.
 Software especializado de diseño gráfico.
 Teatrino y salones para reuniones.
 Equipo de grabación en video.
 Vestuario y maquillaje.
102
11. RECURSO FINANCIERO DURANTE LA PASANTÍA
Cuadro 4. Recurso financiero Plan Estratégico de comunicaciones
ACTIVIDAD
CANTIDAD
O
INTENSIDAD
VALOR
HORARIA
Horas laborales comunicador
320
3.000.000
Transportes.
300.000
Viáticos.
300.000
Jornadas de cubrimiento de eventos
15
1.500.000
Papelería: (casetes de video, cd’s, resmas
30
500.000
5.000
12.000.000
de papel)
Impresiones de afiches, eucoles, diplomas,
certificados.
Material
de
soporte:
mantenimiento
300.000
computador, disco duro.
Plan de medios: Reactivación de página
1
1.500.000
1
1.500.000
web.
Realización y edición de video proyectos.
TOTAL :
$20.900.00
103
12. CONCLUSIONES
Después de un trabajo detallado en el Instituto Popular de Cultura se obtiene
como principal resultado el Plan Estratégico de Comunicaciones, con el que se
da cuenta de los canales de comunicación formal que requieren un urgente
trabajo de construcción para asegurar a la institución su posicionamiento y una
imagen corporativa que contribuya tanto a la promoción de sus procesos
académicos dentro y fuera de la institución como al fortalecimiento comunicativo
de sus proyectos sociales.
En este proceso se evidencian aspectos que poseen más relevancia dentro del
tema de comunicaciones, tales como la difusión de los eventos culturales que el
Instituto Popular de Cultura, en coproducción con otras organizaciones realizan
a nivel local e interno. La necesidad de hacer uso de los diferentes medios de
divulgación a los que el Instituto como entidad pública puede acceder. Los
canales de comunicación internos entre los diferentes departamentos y
direcciones de escuela para lograr la comunicación eficiente de toda la
comunidad IPECIANA.
Comunicación
Sobre los productos comunicativos generados en esta pasantía se puede
concluir que en su mayoría fueron aceptados por la comunidad IPECIANA, y
que tuvieron el reconocimiento y relevancia de estos para el IPC.
También durante el proceso resulto beneficiada la institución al contar con
soluciones eficientes a desafíos comunicativos que se presentaron a lo largo de
la pasantía y que se resolvieron con productos elaborados por el pasante en
comunicaciones, presentando el espacio de la oficina de comunicaciones
como una necesidad organizacional y de importancia para el IPC.
El diagnóstico
Este diagnóstico fue de gran ayuda para la elaboración del Plan Estratégico de
comunicaciones sobre todo para que los diferentes actores institucionales
reconocieran las fortalezas y debilidades que tiene el IPC en el área de
comunicaciones. Una vez obtenido los resultados arrojados por el diagnóstico
la capacidad de apoyo para la elaboración del PEC fue mayor.
104
Este documento también tiene relevancia instituciónal por indicar el estado
actual de los procesos comunicativos en IPC, de igual forma contribuye a
identificar falencias y fortalezas otorgada por los mismos actores institucionales
y deja ver un panorama mas claro a la hora de hacer el planteamiento de un
plan estratégico de comunicaciones para misma institución.
El plan estratégico de comunicaciones
El objetivo principal de esta pasantía era generar un Plan Estratégico de
Comunicaciones que abarcara varios entornos institucionales y eso en gran
medida se logra con la elaboración de este documento, brindando de esta
manera una posibilidad de mejorar el ámbito comunicacional del Instituto con la
implementación del plan.
También hay avances institucionales con la conformación de grupos de trabajo
que se fortalecieron a lo largo de esta pasantía y que contribuyeron a la
elaboración de este Plan Estratégico de Comunicaciones.
Por último, se podría decir que el aspecto más relevante de esta pasantía
institucional es la experiencia profesional que se pudo vivenciar en la institución
y que convierte esta practica en una experiencia enriquecedora tanto
académicamente como laboral.
105
13. RECOMENDACIONES
Antes de comenzar este punto, es necesario agradecer a todas las personas
del Instituto Popular de Cultura que colaboraron con este proyecto, sin ellos
hubiese sido imposible la elaboración de este.
Se recomienda para el Instituto Popular de Cultura instaurar políticas claras con
respecto al tema de comunicaciones, para esto se aconseja mantener el
espacio de la oficina de comunicaciones y fortalecer los recursos de la misma
en materia de apoyos como lo sería convertir esta en un dependencia que
cuento con otros apoyos profesionales adicionales al comunicador encargado.
Como un diseñador gráfico pasante y un profesional en mercadeo para
fortalecer la venta de servicios del IPC.
Uno de las problemáticas que se pudo presenciar durante la pasantía era la no
continuidad de procesos de anteriores administraciones del IPC, es por esta
razón que se recomienda poner en marcha el plan estratégico de
comunicaciones elaborado en este proyecto para beneficio de la comunidad
IPECIANA y que se articule con las actividades y objetivos institucionales que
se desarrollan cada año. Permitiendo de esta manera una manera más
planeada de resolver las necesidades de comunicación que tiene la institución.
Sobre el Plan Estratégico de Comunicaciones “IPC por el reconocimiento de
todos” es necesario que se lleve a cabo y que la dirección de este sea
encabezada por un profesional en comunicaciones quien se encargue de dar un
direccionamiento a las distintas estrategias y actividades descritas en él para el
mejoramiento del Instituto.
Por último, se recomienda al Instituto seguir promoviendo los grupos de trabajo
no solo para resolver puntos de comunicación sino también para unificar
objetivos institucionales a la hora de realizar una actividad o tomar una decisión,
de igual forma se confía en que la institución realice una adecuada evaluación
de este Plan estratégico de comunicaciones y que busque en lo posible una
viabilidad para la realización del mismo.
106
BIBLIOGRAFÍA
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Diagnóstico de la comunicación interna en pequeñas y medianas
empresas de bahías de huatulco, oax. Lic. Dolores Eugenia Ayala
Váquez. (Documento académico)
 FESTA, R. (1986). Comunicación popular y alternativa.
 FUENTES, S. (2006). La comunicación estratégica Integrada/ Material
elaborado por la unidad de Investigación y Generación de contenidos de
Táctica y Estrategia para el portal – www.comunicandonos.com/ .
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Organizaciones. México.
S.
(1989).
Comportamiento
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las
 KIRCHNER, A. (año). La investigación acción participación- foro
Latinoaméricadisponible
en
internet:
forolatinoamerica.desarrollosocial.gov.ar
 LEVIS, D. La comunicación en la empresa: apuntes básicos. Disponible
en internet-www.diegolevis.com.ar
 NOSNIK, A. (2007). Conferencia productiva y sustentabilidad en
comunicación Organizacional- Universidad Autónoma de Occidente.
 PEREZ, R. (2006). Estrategias de comunicación. Ariel comunicaciones.
 RENÁN, Silva. República liberal y Cultura en Colombia – 1936-946.
 RODRÍGUEZ, R. (2009). Herramientas para el diagnostico del ambiente
individual de gestión de la información en una organización-ACIMED.
 WEIL, P. (1990). La Comunicación Global-comunicación institucional y de
gestión. Ediciones Piidos Ibérica.
107
ANEXOS
Anexo A: documento; “presentación de propuesta para el registro de
programas en el marco de la educación para el trabajo y el desarrollo
humano”: Tomado del departamento de investigaciones folclóricas del
Instituto Popular de Cultura.
INSTITUTO POPULAR DE CULTURA DE CALI
PRESENTACIÓN DE PROPUESTA PARA EL REGISTRO DE PROGRAMAS
EN EL MARCO DE LA EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO Y EL
DESARROLLO HUMANO
ENERO DE 2010
108