Informe Pormenorizado Del Estado De Control Interno Período: enero – abril de 2014 En cumplimiento de lo dispuesto en al artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, se presenta informe del Modelo Estándar de Control Interno “MECI”. Módulo de Planeación y Gestión Con el cambio de Gerente General y como respuesta a la nueva coyuntura de la Empresa se ha evidenciado la necesidad de actualizar el Plan Institucional, de manera tal que se validen y complementen el diagnostico estratégico, los objetivos institucionales, los proyectos y las metas, se ha construido un cronograma de actividades para llevar a cabo esta labor con la participación de todos los Responsables de Procesos. La matriz de riesgos se evaluó y actualizo tal como está establecido en el procedimiento de gestionar riesgos, dando como resultado la identificación de nuevos riesgos y la modificación de la valoración de los que ya estaban identificados producto de las acciones emprendidas para su intervención. Igualmente se han revisado las caracterizaciones de los procesos, acción emprendida frente a las recomendaciones de la auditoria interna de 2013, que indicaba dejar explicitas las interrelaciones de los procesos sin tener en cuenta actividades administrativas que no implicaban entradas y salidas entre los mismos. La Empresa efectuó la de rendición de cuentas teniendo en cuenta, a los grupos de interés (parroquias y Jac) para la presentación del Informe de Gestión, así El Autocontrol es el resultado de lo que hacemos repetitivamente. La excelencia entonces, no es un acto, sino un hábito. Informe Pormenorizado Del Estado De Control Interno Período: enero – abril de 2014 mismo se envió carta e Informe gráfico al Municipio y a los Entes Descentralizados. Se realizó encuestas a los asistentes para medir el grado de aceptación del informe, donde el 76% de los encuestados consideran la presentación como Muy buena y 24% como Buena, se tomaron dos muestras aleatoriamente para el archivo, adicionalmente se publicó en la página web de la Empresa. La empresa viene dando cumplimiento al programa de Inducción, a los funcionarios que ingresaron en esta año, dando a conocer la empresa en cuanto a su estructura y funcionamiento, así como el Código ética, donde se definen compromisos y valores que orientan las actuaciones de los servidores y colaboradores de Metroparques, los principios de la gestión pública y pautas generales de comportamiento. El plan de capacitaciones se está desarrollando acorde a lo planeado, el cual fue formulado de acuerdo a los requerimientos realizados por los responsables de manera tal que se pueda fortalecer las competencias requeridas para garantizar la prestación de los servicios y el mejoramiento en el desempeño de sus funciones. La Empresa continua con la implementación del sistema ICG la primera etapa del módulo POS se encuentra en un 95%, faltando solo modificar algunos informes en cuanto a forma, dependiendo solo del desarrollador. En dicha etapa se puede recalcar el mejoramiento de la calidad de la información, en términos de confiabilidad y oportunidad. Se tiene la información de manera integrada en los El Autocontrol es el resultado de lo que hacemos repetitivamente. La excelencia entonces, no es un acto, sino un hábito. Informe Pormenorizado Del Estado De Control Interno Período: enero – abril de 2014 dos parques y se han reemplazado los informes manuales que hacían las cajas generales de cada parque. En la segunda etapa de inventarios, se tiene controlado los inventarios de brazaletes, y puntos de Souvenir de ambos Parques, y se está haciendo pruebas con el Almacén del Parque Norte. Faltando para culminar esta etapa los puntos de venta de alimentos y producción. En términos generales se tiene un cumplimiento del sistema en un 75% y se espera para el mes de junio y julio tener la información controlada de los inventarios de puntos de venta y la planta de producción. Para el modulo del ICG Logística se tiene un avance del 15%, se tiene definido el modelo de actividades de las áreas de Logística, Costos, Compras y Facturación. Dicho modelo se está ingresando al sistema para la realización de pruebas y posterior implementación. Modulo Evaluación y Seguimiento En cumplimiento a lo establecido en el Sistema Integral de Gestión, la Gerencia Administrativa y Financiera como área designada por la Gerencia General para liderar dicho Sistema; programó y realizó el ciclo de auditorías internas de calidad, actividades que recibieron el acompañamiento del Área de Control Interno; es importante resaltar que se tiene formulada una acción de mejora que unificará los planes de mejoramiento con los hallazgos tanto de las auditoria de control interno El Autocontrol es el resultado de lo que hacemos repetitivamente. La excelencia entonces, no es un acto, sino un hábito. Informe Pormenorizado Del Estado De Control Interno Período: enero – abril de 2014 como las de calidad y de esta manera tener una visión global y hacer un seguimiento más efectivo. La oficina de Control Interno en su rol de evaluador independiente ha realizado las respectivas rendiciones de cuentas, efectúo y presentó la evaluación del Sistema de Control Interno; siempre con un carácter de independencia frente a la operación de la empresa. Se efectuó la planeación de la Oficina de Control Interno para el 2014, como guía de trabajo, la cual consta específicamente de los planes de auditoria, autocontrol y acción. 1. Plan de Auditoría: comprenden las actividades de Planeación, ejecución, informe y seguimiento, su alcance está enmarcado en tres aspectos: Cumplimiento, Estratégico y de Gestión y Resultados. Cumplimiento: verifica la adherencia de la entidad a las normas constitucionales, legales, reglamentarias y de autorregulación que le son aplicables. Estratégico: hace referencia al proceso mediante el cual se evalúa y monitorea el desempeño de los sistemas gerenciales de la entidad. Evalúa el logro de los objetivos misionales. Gestión y resultado: verifica las actividades relativas al proceso de gestión de la entidad, con el fin de determinar el grado de economía, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos y los controles; de los métodos de medición e información sobre el impacto o efecto que producen los bienes y servicios entregados a la ciudadanía o partes interesadas. El Autocontrol es el resultado de lo que hacemos repetitivamente. La excelencia entonces, no es un acto, sino un hábito. Informe Pormenorizado Del Estado De Control Interno Período: enero – abril de 2014 2. Plan de Autocontrol: Promover el mejoramiento continuo de la gestión institucional, a través del fortalecimiento de prácticas de autocontrol en la forma de realizar nuestras labores cotidianas, en este sentido el plan consta de ocho actividades Tips de Autocontrol: Campaña visual enfocada a la promoción del control y del autocontrol. Notas de Control Interno: A través del boletín interno de la Empresa con temas de prácticas de control, actualizaciones del sistema, normatividad, entre otros. Correos: Seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional: en aras de que estén revisando la implementación y ejecución de las acciones formuladas y logren los objetivos propuestos, contribuyendo al mejoramiento continuo de los procesos. Seguimiento a los contratos y convenios: Labor que se hará en compañía de los supervisores con el fin fortalecer el autocontrol y la función de asesoría y acompañamiento. Pasatiempos Institucionales: Busca fortalecer los Valores Institucionales y los procesos de la Empresa de una manera didáctica. Charlas: Orientadas a fortalecer la labor de los supervisores, al conocimiento del sistema de control interno y la labor de la oficina de control interno. Campaña de sensibilización: Elección de temas puntuales que se socializan a través de diferentes medios como recreacionistas, publicaciones en carteleras, notas anexas a colillas de pago, entre otros El Autocontrol es el resultado de lo que hacemos repetitivamente. La excelencia entonces, no es un acto, sino un hábito. Informe Pormenorizado Del Estado De Control Interno Período: enero – abril de 2014 Encuesta: Se busca medir el grado de autocontrol de los funcionarios de la Empresa a través de una encuesta que se aplica antes de implementar el plan, durante la implementación y al finalizar. 3. Plan de Acción de Control Interno. Prioriza las actividades más importantes del área el cual incluye el plan de auditoria y autocontrol, se definen actividades y metas y se reporta la evaluación trimestral a la Gerencia Administrativa y Financiera. OFICINA DE CONTROL INTERNO El Autocontrol es el resultado de lo que hacemos repetitivamente. La excelencia entonces, no es un acto, sino un hábito.