1. OBJETIVO Establecer las actividades para la realización de las

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PCA-07-P-02
GESTION DE TICS
VERSIÓN: 3.0
PROCEDIMIENTO BACKUPS A LA
INFORMACIÓN DE LA UNIDAD
FECHA: 13/05/2014
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1. OBJETIVO
Establecer las actividades para la realización de las copias de respaldo de la
información contable de la Corporación.
2. ALCANCE
Comprende desde la realización de la copia de respaldo hasta la constancia de
envío de los medios que contienen las copias de respaldo a un lugar externo de la
sede principal. La Coordinación de Sistemas e Informática administra los backups de
Información contable de la Entidad.
3. DEFINICIONES
BACK-UP: Copia de seguridad de los archivos, aplicaciones y/o bases de datos
disponibles en un soporte magnético (generalmente discos o CD’s), con el fin de
poder recuperar la información en caso de un daño, borrado accidental o un
accidente imprevisto. Es conveniente realizar copias de seguridad a intervalo
temporales fijos (diario o semanal, por ejemplo), en función del trabajo y de la
importancia de los datos manejados.
Base de Datos: Conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto almacenados
sistemáticamente. En una base de datos, la información se organiza en campos y
registros. Los datos pueden aparecer en forma de texto, números, gráficos, sonido o
vídeo.
Copia de Respaldo o Seguridad: Acción de copiar archivos o datos de forma que
estén disponibles en caso de que un fallo produzca la pérdida de los originales. Esta
sencilla acción evita numerosos, y a veces irremediables, problemas si se realiza de
forma habitual y periódica.
cPanel (acrónimo de control Panel): es una herramienta de administración basada
en tecnologías web para administrar sitios de manera fácil, con una interfaz limpia. El
CPanel es un panel de control que sirve para controlar nuestro hosting, es decir un
administrador de nuestra cuenta de alojamiento web (hosting) donde se puede hacer
cambios como crear cuentas y listas de correo, crear cuentas ftp, crear subdominios,
instalar scripts, revisar los registros, administrar las bases de datos, administrar
archivos, entre otros.
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DISPOSITIVO: Se conocen como los equipos que pueden manejar los diferentes
medios de almacenamiento y pueden ser:
Dispositivos magnéticos: Los primeros dispositivos magnéticos eran de la década
de 1950, dispositivos de almacenamiento de información más generalizados en
cualquier sistema, debido a su rapidez de acceso directo a la información y a su
elevada capacidad de almacenamiento (cinta magnética, tambores magnéticos,
discos flexibles o floppy disk, tarjetas magnéticas, bandas magnéticas, disco duro).
Discos ópticos: Los discos ópticos aparecieron a fines de la década de los 80,
siendo utilizado como un medio de almacenamiento de información para la
televisión. Su alta capacidad y su fácil transporte, hicieron que este dispositivo se
popularizara y comenzara a comercializarse en 1988 y a utilizarse en las
computadoras (CD (Write Once Read Many), CD-ROM (Compact Disk Read Only
Memory), DVD (Disco de Vídeo Digital)). Existen nuevas tecnologías para el
almacenamiento externo, de las cuales podemos resaltar el uso de relojes con
memorias de hasta 256 MB de información, que puede accederse mediante un
puerto USB.
Medio de almacenamiento: Los medios de almacenamiento masivo tienen la
característica de almacenar, no bytes sino bloques de bytes, típicamente 512 o
múltiplos de 512 bytes. Dicho bloque se llama sector, y el tamaño de sector se llama
TS. Para este tipo de clasificación, se observa el tipo de acceso, que viene
determinado por la construcción física del medio y la unidad de lectoescritura
El CD-ROM es un híbrido, su construcción es en espiral (lo que lo convierte en
secuencial), pero, por esa misma razón, se puede tratar casi como un dispositivo
constituido por cilindros, con lo cual es casi tan eficiente para acceder a un sector
dado como un disco.
Rotulación de medios de respaldo: Información que debe identificar un medio
magnético generado mediante una copia de respaldo. Los datos mínimos que debe
tener un medio rotulado es la fecha del respaldo, equipo donde se encontraba la
información o usuario responsable de la información o dependencia de la entidad y
descripción resumida de la información respaldada.
HOSTING: Se conoce como Hosting, Web Hosting, Hospedaje Web, Alojamiento
Web, la publicación en un servidor de un sitio o página web. El sitio web o página
web podrá contener y almacenar en el servidor imágenes, videos, archivos y
contenido que podrá ser consultado desde cualquier parte del mundo con una
conexión a internet.
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Hosting Servidores Dedicados: El Hosting de un servidor dedicado es el
hospedaje en un servidor exclusivo para los requerimientos del sitio web o proyecto,
en el cual podrá alojar uno o varios sitios web con todo el uso de recursos para uno
o varios sitios web. En este tipo de Hosting es importante saber que el usuario es
quién deberá administrar el servidor o contratar a un especialista que lo haga, el
proveedor generalmente un centro de datos se encargará únicamente del
mantenimiento físico y de conectividad del servidor.
Información de base de datos: Datos almacenados en el sistema de gestión de
base de datos que se opera en la corporación, que actualmente es ORACLE, cuya
información es actualizada desde los aplicativos que tienen conexión a dicho
manejador de datos y que se ubica físicamente en el servidor de base de datos.
Información de página web corporativa: Información publicada en el portal web de
la corporación ubicada físicamente en el sitio arrendado (hosting).
Información de computadores: Información ubicada físicamente en computadores
asignados a las personas vinculada a la corporación, generada producto de las
labores relacionadas con los procesos corporativos. Dicha información puede ser
archivos generados desde herramientas ofimáticas, sistemas de información locales,
herramientas para trabajar cartografía digital o cualquier otro tipo de información que
no se constituya en información de base de datos Oracle ni en información de
página web corporativa.
Recuperación: Hace referencia a las técnicas empleadas para recuperar archivos a
partir de una copia de seguridad (medio externo); esto se aplica para archivos
perdidos o eliminados por diferentes causas como daño físico del dispositivo de
almacenamiento, borrado accidental, fallos del sistema, ataques de virus y hackers.
Restauración: Volver a poner algo en el estado inicial. Una Base de Datos se
restaura en otro dispositivo después de un desastre.
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4. DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTO
No
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8
9
Actividad
Descripción de la actividad
Responsable
Registro
aplicable
La
Coordinación
de
sistemas
Determinación de
Coordinador Subdeterminará las políticas de frecuencia,
políticas de backárea Sistemas e
N/A
responsables, etc. acerca de lo que se
up
Informática
va a guardar en copias de seguridad.
El programa contable genera en forma Coordinador Sub- Registro en
Información
automática
los
archivos
de área Sistemas e Colombia
Contable
movimientos del día.
Informática
Hosting
Coordinador SubRealización
Una vez recopilada la información
área Sistemas e
Backup
backup
contable, se realiza back-up diario.
Informática
Revisión de
El Coordinador de Sistemas revisará
Coordinador Subrealización de
periódicamente
conforme
a
lo
área Sistemas e
Backup
copias de
planificado que se estén realizando las
Informática
seguridad
copias de seguridad establecidas.
Las copias de seguridad se guardan
Coordinador SubGuardar copias en conforme a lo establecido por la
área Sistemas e
Backup
el servidor
Coordinación de sistemas e informática
Informática
en el servidor.
Diariamente, el back-up recopilado se
Envío de las
envía a almacenamiento en la Nube de Coordinador Subcopias de
Colombia
Colombia Hosting, entidad externa con área Sistemas e
seguridad a
Hosting
la que se tiene convenio de resguardo
Informática
entidad externa
de las copias de seguridad.
La Nube es un servicio de copias de
seguridad, donde la información
Almacenamiento contable de la Corporación es Coordinador SubColombia
en la Nube de
almacenada
en
los
servidores área Sistemas e
Hosting
Colombia Hosting redundantes de Colombia Hosting, y en
Informática
caso de que se pierda pueda
restaurarse rápidamente.
El estado de las copias de seguridad se
verifica accediendo por vía web al
Coordinador SubcPanel a través del Nombre de
Verificación de
Correo
área Sistemas e
back-ups
Dominio y en el que se constata la
Electrónico
Informática
generación de los respaldos o backups
del día.
La creación de copias de seguridad
de archivos usados, custodiados o
Otras copias de
producidos
por
las
demás
Dependencias
Backups
seguridad
dependencias es
responsabilidad
exclusiva de dichos usuarios.
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5. ANEXOS
 Backup
6. CONTROL DE CAMBIOS
Fecha
01/06/2006
23/09/2011
13/05/2014
Razón del cambio
Elaboración del documento.
Se cambia estructura y
ajusta el procedimiento
Se ajusta el alcance y las
actividades
del
procedimiento.
Nueva versión
1.0
2.0
3.0
7. TABLA DE APROBACIÓN
Elaborado por
Revisado por
Aprobado por
Nombre y Cargo
Marcelo Horlandy Castro– Marcelo Horlandy Castro Hernán Maestre Martínez –
Coordinador Sub Área de – Coordinador Sub Área Subdirector General Área
Sistemas.
de Sistemas.
Planeación.