Definir requerimiento y Reclutar Candidatos

FICHA TÉCNICA
DEFINIR REQUERIMIENTO Y RECLUTAR CANDIDATOS
Macroproceso
Talento Humano
Código
PRO-22-3-01-01
Nivel 1
Desarrollo del
Talento Humano
Versión
0
Nivel 2
Selección y Promoción
Fecha publicación
24/11/2014
Tipo Documento
Ficha técnica
1.
Tabla de contenido
OBJETIVO .................................................................................................................................... 2
2.
ALCANCE ..................................................................................................................................... 2
3.
NORMATIVIDAD ......................................................................................................................... 2
3.1
Directrices: .............................................................................................................................. 2
3.2
Lineamientos: ......................................................................................................................... 2
4.
RESPONSABILIDADES.................................................................................................................. 2
4.1.
Responsable del proceso: ................................................................................................... 2
4.2.
Responsabilidades: ............................................................................................................. 2
5.
DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.......................................................... 3
5.1
Diagrama de flujo – Definir Requerimiento y Reclutar Candidatos ........................................ 3
5.2
Descripción de actividades – Definir Requerimiento y Reclutar Candidatos .......................... 3
6.
DEFINICIONES ........................................................................................................................... 10
7.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA................................................................................................ 12
8.
INDICADORES ............................................................................................................................ 12
9.
RIESGOS .................................................................................................................................... 12
10. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................. 12
11. APROBACIÓN ............................................................................................................................ 12
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Selección y Promoción
Fecha publicación
24/11/2014
Tipo Documento
Ficha técnica
1. OBJETIVO
Revisar la descripción y el perfil del cargo para solicitar el requerimiento de personal, reclutar
los candidatos e identificar aquellos que se ajustan al perfil seleccionado.
2. ALCANCE
Desde la solicitud del requerimiento y la publicación de la oferta, hasta la aplicación a la
convocatoria por parte del candidato, la realización del análisis de mercado, la validación del
cumplimiento de los requisitos de práctica académica exigidos por la ley (aprendices y
practicantes) y la obtención del resultado del mismo.
3. NORMATIVIDAD
3.1 Directrices:
 No aplica.
3.2 Lineamientos:
Planta y Temporales
 Política de Selección y Promoción
Aprendices y practicantes

Lineamientos para vinculación de aprendices y practicantes
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del proceso:
Jefe de Desarrollo del Talento Humano
4.2. Responsabilidades:
SENA, Centros de formación y universidades:

Remitir oportunamente las hojas de vida de los candidatos que se ajusten a la oferta y
que aplicaron dentro de las fechas establecidas.
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Fecha publicación
24/11/2014
Tipo Documento
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Jefe inmediato/ Director o Decano de la Unidad académica o administrativa:


Realizar la solicitud en el respectivo formato completamente diligenciado y en las
fechas establecidas por Gestión Humana.
Verificar que el perfil solicitado sea acorde con el requerido.
Jefe de Desarrollo del Talento Humano:

Supervisar que el proceso de reclutamiento de personal se efectué correctamente y
cada una de las partes cumpla con sus responsabilidades.
Coordinador de Selección y Promoción:


Verificar que el perfil y la descripción del cargo estén alineadas con lo solicitado.
Garantizar que las solicitudes cumplan con los requerimientos mínimos establecidos
por la Universidad.
Gestor de Selección y Promoción:




Garantizar que las solicitudes cumplan con los requerimientos mínimos establecidos
por la Universidad.
Asegurar que los centros de formación que se contacten estén autorizados por el
SENA.
Garantizar que los candidatos remitidos a la etapa de Selección cumplan todos los
requisitos de práctica académica exigidos por la ley.
Verificar que el perfil y la descripción del cargo estén alineadas con lo solicitado.
Candidato:

Aplicar a la convocatoria en las fechas establecidas, asegurándose de cumplir con los
requisitos exigidos.
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
5.1 Diagrama de flujo – Definir Requerimiento y Reclutar Candidatos
5.2 Descripción de actividades – Definir Requerimiento y Reclutar Candidatos
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Entrada
Proveedor
Salida
Cliente
No.
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Fecha publicación
24/11/2014
Tipo Documento
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Descripción y perfil de cargo. Necesidad de contratar un aprendiz para cumplir con la cuota de monetización de aprendizaje
exigida por la ley. Regulación cuota SENA.
Unidad académica o administrativa, Gestión Humana y Desarrollo Organizacional.
Hoja de vida. Descripción y Perfil de cargo actualizado. Informe de Estudio de mercado. Candidatos pre-seleccionados.
Unidad académica o administrativa, Gestión Humana y Desarrollo Organizacional.
Actividad
Descripción
Responsable
Sistema
Documento
En caso de que se cree un cargo Nuevo o se requiera un reemplazo:
1
Solicitar el
requerimiento
El Director o Decano de la unidad solicita el requerimiento. Se envía Jefe inmediato/ Director o
la solicitud por correo electrónico o se informa por teléfono al área
Decano de la Unidad
de Selección y Promoción la necesidad, indicando la siguiente académica o administrativa
información: Nombre, Unidad, Fecha de terminación (reemplazo),
especialidad y nivel de formación (nuevos cargos).
Por efectos de terminaciones de contrato (aplica para aprendices o
practicantes):
El Gestor de Selección y Promoción identifica el requerimiento.
Gestor de Selección y
Promoción
Notificación de
requerimiento
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requerimiento
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Fecha publicación
24/11/2014
Tipo Documento
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Definir si es un cargo nuevo, una vacante en un cargo existente o un
cambio en un cargo existente. Revisar si hay aprobación por parte
de la unidad, la fecha en la que se genera el cargo vacante y si hay
presupuesto aprobado. Posteriormente se le informa a la unidad
académica o administrativa por correo electrónico o teléfono el Coordinador de Selección y
Promoción/
inicio
del
proceso
de
Selección.
Gestor de Selección y
Promoción/
Aprendices y practicantes:
Gestor de procesos y
presupuesto
Para nuevos cargos: Se revisa disponibilidad de cupos y nivel de
formación.
Para reemplazos: Se revisan fechas de terminación de contrato.
3
Revisar y validar la
descripción y perfil
del cargo (si aplica)
4
Definir fuentes de
reclutamiento
Jefe inmediato/ Director o
Decano de la Unidad
Planta y temporales:
académica o
Revisar que la descripción cumpla con la información mínima en
administrativa/
términos de funciones y responsabilidades, y que el perfil cumpla Coordinador de Selección y
con las competencias y requisitos exigidos.
Promoción/
Gestor de Selección y
Promoción
Se definen las formas de reclutamiento de los candidatos
(convocatoria interna, convocatoria externa y/o mixta, apoyo de Coordinador de Selección y
proveedores externos-Psicóloga o consultoría).
Promoción/
Gestor de Selección y
Aprendices y practicantes:
Promoción
Aprendices y
practicantes:
Aplicativo
SENA
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Según la especialidad (asistencia administrativa, archivo, sistemas,
etc.) se hace el contacto con el centro de formación (Sena,
Universidades, Fundaciones, etc.) para solicitar estudiantes.
En la mayoría de las ocasiones se trabaja con los mismos centros de
formación por tanto se conoce su existencia ante el SENA. Sin
embargo si se requiere consultar si el centro de formación a
manejar está autorizado, se debe ingresar al aplicativo SENA:
Sistema de Gestión virtual de aprendices, al módulo entidades
habilitadas y en el buscador se consulta el centro de formación a
través del nombre y el sistema confirma la existencia del mismo.
Gestor de Selección y
Promoción
Aprendices y
practicantes:
Plataforma del
SENA y de
otros centros
formación
donde aplique
Coordinador de Selección y
Promoción/
Gestor de Selección y
Promoción
Portal de
Reclutamiento
Aprendices y practicantes:
5
Solicitar hojas de
vida (si aplica)
6
Publicar el
requerimiento en
las diferentes
fuentes
7
El candidato interno o externo envía su hoja de vida al correo
Enviar hoja de vida electrónico del Coordinador de Selección y Promoción o al Gestor
de Selección y Promoción de GHDO.
En la plataforma del centro de formación o por correo electrónico,
se solicitan las hojas de vida a los centros de formación y
universidades.
Se crea la oferta del empleo y se publica en los portales de
reclutamiento.
Candidato
Notificación de
solicitud
Hoja de vida
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8
Enviar hojas de
vida o bases de
datos de posibles
candidatos (si
aplica)
9
En caso que haya candidatos reclutados por otros medios Coordinador de Selección y
Incluir Candidatos
(Referidos, candidatos potenciales que no fueron seleccionados en
Promoción/ Gestor de
de otras fuentes
primera instancia, etc.) se incluyen en la convocatoria.
Selección y Promoción
10
Revisar HV de
candidatos
11
Realizar contacto
telefónico con el
candidato
12
Analizar informe
de mercado (si
aplica)
Aprendices y practicantes:
El centro de formación o universidad envía por correo electrónico al
área de Selección y Promoción de GHDO las hojas de vida o bases
de datos de los posibles candidatos a aprendices y/o practicantes.
Revisar las hojas de vida e información de los candidatos para
evaluar cuales se ajustan al perfil solicitado. Adicionalmente, el
coordinador de Selección y Promoción realiza la revisión del
historial laboral cuando el candidato es interno (Planta).
En caso que el candidato se ajuste al perfil, se contacta vía
telefónica para verificar datos de hoja de vida, ampliar información
del perfil, del interés del candidato sobre la oferta y de la aspiración
salarial.
Aprendices y practicantes:
SENA, centros de formación
y / o universidades
Hoja de vida/
Bases de datos
Hoja de vida
Jefe inmediato/ Director o
Decano de la Unidad
académica o
administrativa/
Coordinador de Selección y
Promoción/
Gestor de Selección y
Promoción
Coordinador de Selección y
Promoción/
Gestor de Selección y
Promoción
Coordinador de Selección y
Realizar el análisis con base en el reclutamiento realizado y registrar
Promoción/
la información en el "Archivo de seguimiento de aprendices y
Gestor de Selección y
practicantes".
Promoción
Informe "Estudio
de mercado" /
Archivo de
seguimiento de
aprendices y
practicantes
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Selección y Promoción
Fecha publicación
24/11/2014
Tipo Documento
Ficha técnica
Planta y temporales:
Realizar el análisis del informe "Estudio de mercado" con el fin de
establecer las fortalezas y oportunidades de mejora del
reclutamiento, perfil, descripción y competitividad externa de la
oferta, entre otros.
13
14
15
Validar que el
Aprendices y practicantes:
candidato no
tenga un contrato
Se valida que el candidato no haya tenido un contrato de
de aprendizaje
aprendizaje previo o permita un contrato en cadena de formación.
previo
Aprendices y practicantes:
Validar tiempo de
duración de la
Se valida con la Unidad solicitante (académica o administrativa) el
práctica
tiempo de la duración de la práctica según el programa y el centro
de formación.
Planta y temporales:
Almacenar datos
del candidato para
una próxima
convocatoria (si
aplica)
Gestor de Selección y
Promoción.
Gestor de Selección y
Promoción.
En caso que el candidato no se ajuste al perfil y su hoja de vida sirva
Coordinador de Selección y
para convocatorias futuras se almacena la información en una base
Promoción/
de datos.
Gestor de Selección y
Promoción
En caso que el candidato se ajuste a otro perfil para un cargo
distinto se envía a las convocatorias vigentes que se ajusten a su
perfil.
Base de datos
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Informar decisión
al solicitante
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Nivel 2
Selección y Promoción
Fecha publicación
24/11/2014
Telefónicamente se indica al creador de la solicitud que no fue
aceptada.
Tipo Documento
Ficha técnica
Coordinador de Selección y
Promoción/
Gestor de Selección y
Promoción
Notificación de
rechazo
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Selección y Promoción
Fecha publicación
24/11/2014
Tipo Documento
Ficha técnica
6. DEFINICIONES
1

Reclutamiento: Es un conjunto de técnicas y procedimientos que proponen atraer
candidatos potencialmente calificados y capaces para ocupar puestos dentro de la
organización. Para que el reclutamiento sea eficaz, debe atraer un contingente
suficiente de candidatos para abastecer de manera adecuada el proceso de Selección.1

Perfil de cargo: Es la descripción del conjunto de conocimientos, capacidades y
actitudes que debe reunir una persona para desempeñar en forma adecuada las
funciones que tiene asignadas dentro de una estructura específica.2

Convocatoria interna: El reclutamiento es interno cuando, al presentarse determinada
vacante, la empresa intenta llenarla mediante la reubicación de los empleados, los
cuales pueden ser ascendidos o transferidos con Promoción o por sus habilidades.3

Convocatoria externa: El reclutamiento es externo cuando al existir determinada
vacante, una organización intenta llenarla con personas o candidatos externos
atraídos por las técnicas de reclutamiento. 4

Convocatoria mixta: El reclutamiento mixto es aquel que está formado por candidatos
del exterior (fuera de la empresa) y también que pertenecen a la empresa es la mezcla
de los candidatos internos y externos. 5

Contrato de aprendizaje: El contrato de aprendizaje es una forma especial de
vinculación dentro del Derecho Laboral, sin subordinación y por un plazo no mayor a
Reclutamiento de Personal. Recuperado el 18 de Junio de 2014,
del sitio web
http://recludepersonal.blogspot.com/2008/11/blog-post.html
2
Perfil del puesto y características requeridas para el desempeño del mismo. Recuperado el 18 de Junio de
2014, del sitio web:
http://www.tareasya.com.mx/index.php?option=com_content&view=article&id=3598:perfil-del-puesto-ycaracteristicas-requeridas-par
3
Reclutamiento.
Recuperado
el
15
de
Septiembre
de
2014,
del
sitio
web
http://es.wikipedia.org/wiki/Reclutamiento
4
Ibid.
5
Reclutamiento.
Recuperado
el
15
de
Septiembre
de
2014,
del
sitio
web
http://es.wikipedia.org/wiki/Reclutamiento
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Selección y Promoción
Fecha publicación
24/11/2014
Tipo Documento
Ficha técnica
dos (2) años en la que una persona natural recibe formación teórica en una entidad de
formación autorizada con el auspicio de una empresa patrocinadora que suministra los
medios para que adquiera formación profesional metódica y completa requerida en el
oficio, actividad u ocupación dentro del manejo administrativo, operativo, comercial o
financiero propios del giro ordinario de las actividades del patrocinador con
exclusividad en las actividades propias del aprendizaje y el reconocimiento de un
apoyo de sostenimiento que garantice el proceso de aprendizaje y el cual, en ningún
caso, constituye salario.6
6

Cuota de aprendizaje: De acuerdo con lo establecido en el Decreto 620 de 2005, para
las empresas obligadas a la contratación de aprendices la cuota mínima de aprendices
se calcula así:
 Un (1) aprendiz por cada veinte (20) trabajadores y Uno (1) adicional por
fracción de diez (10) o superior.
 Las empresas que tengan entre quince (15) y veinte (20) trabajadores estarán
obligadas a contratar un (1) aprendiz.7

Monetización: Los obligados a cumplir la cuota de aprendizaje de acuerdo con los
artículos anteriores podrán en su defecto cancelar al SENA una cuota mensual
resultante de multiplicar el 5% del número total de trabajadores, excluyendo los
trabajadores independientes o transitorios, por un salario mínimo legal vigente. En
caso que la monetización sea parcial esta será proporcional al número de aprendices
que dejen de hacer la práctica para cumplir la cuota mínima obligatoria.8

SENA: El Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, es un establecimiento público del
orden nacional con personería jurídica, patrimonio propio e independiente y
autonomía administrativa.9
Instructivo-Preguntas más frecuentes sobre el contrato de aprendizaje.
LEY 789 DE 2002. Recuperado el 11 de Junio de 2014,
del sitio web
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=6778
8
Ver art. 9, numeral 1, Decreto Nacional 934 de 2003.
9
SENA. Recuperado el 18 de Junio de 2014, del sitio web http://www.sena.edu.co/acerca-delsena/quienes-somos/Paginas/Historia-Vision-Mision-Valores-y-Simbolos.aspx
7
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DEFINIR REQUERIMIENTO Y RECLUTAR CANDIDATOS
Macroproceso
Talento Humano
Nivel 1
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Talento Humano
Versión
0
Código
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
Nivel 2
Selección y Promoción
Fecha publicación
24/11/2014
Tipo Documento
Ficha técnica
Cadena de formación: Es la opción que brinda el SENA para que un estudiante pueda
realizar dos prácticas académicas siempre y cuando pertenezcan a la misma línea de
formación.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Internos
(Cadena de Valor)
Externos
(Unidades académicas / administrativas/entidades externas )
Política de Selección y Promoción
Lineamientos para vinculación de aprendices y practicantes
Guía Consulta Rápida proceso de Selección
Guía Consulta Rápida proceso de Selección AZ y PU
8. INDICADORES
No aplica.
9. RIESGOS
No aplica.
10. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ACTUALIZACIÓN
Elaboración
Publicación
0
FECHA
16/10/2014
24/11/2014
11. APROBACIÓN
Elaboró
Nombre
Karen Plazas
Revisó
Lorena Rojas
Aprobó
Paola Daza
Cargo
Ingeniero de procesos
Coordinador de
Selección y Promoción
Jefe de desarrollo del
Talento Humano
Fecha
16/10/2014
31/10/2014
31/10/2014