0532-10 Informe_Denuncia equipo_computo DIREC. FINANCIERA

MINISTERIO DE GOBERNACION Y POLICIA
AUDITORIA INTERNA
AI-532-2010
05 de julio de 2010
Licenciado
Mario Zamora Cordero
VICEMINISTRO
Estimado señor:
Se remiten los resultados obtenidos en el Estudio Especial sobre denuncia, remitida por la
División de Fiscalización Operativa y Evaluativa, Área de Denuncias e Investigaciones de la
Contraloría General de la República, mediante el Oficio N° 698 del 01 de febrero del año en
curso. Dicho trabajo fue llevado a cabo por el auditor Lic. Francisco Robles Monge y revisado
por la suscrita.
La denuncia se refiere a que una computadora portátil, adquirida por la Dirección Financiera
de Gobernación, con el fin de ser utilizada en el trabajo de campo que debe realizar la
Sección de Transferencias; pero que en la práctica esta en uso en la empresa que la Licda.
Carolina Castro, Encargada de esa Sección, tiene en su casa, situación que cuenta con el
aval del Director Financiero, Lic. Luis Castro Solórzano; de manera, que dicho equipo se
encuentra fuera de las instalaciones del Ministerio y por ende, los funcionarios que efectúan
estudios de transferencias, no cuentan con esa útil herramienta. Cabe señalar, que el equipo
a que se hace referencia en la denuncia, corresponde a una computadora portátil, marca
Dell, serie 07898349890825, modelo VOSTRO 1710, número de patrimonio #2551912;
comprada en el año 2008.
Como parte de las investigaciones, se solicitó información al Departamento de Activos, del
equipo de cómputo portátil asignado a la Dirección Financiera, se entrevisto a funcionarios de
esa Dirección y se requirió información sobre los controles que se llevan a cabo para la
salida de los activos; además, se revisó la normativa que regula el tema en estudio, entre
otros.
En la aplicación de los procedimientos de auditoría, se obtuvo lo siguiente.
1. El equipo portátil está asignado al Lic. Luis Castro Solórzano, quien en la entrevista
efectuada el 14 de mayo del año en curso, manifestó que es de su responsabilidad en
primera instancia dicho equipo y que ocasionalmente, la señora Carolina Castro, es la
segunda responsable, por efecto de que se la lleva para las giras de fiscalización de las
transferencias; especificando que no hay control particular por escrito, siendo que su
persona la entrega personalmente al funcionario que la requiere; advirtiéndole
verbalmente sobre la responsabilidad que asume por el equipo.
2. La señora Carolina Castro del Castillo, Subjefe del Departamento Financiero, indica que
en ocasiones ha tenido que sacar la computadora portátil fuera de la institución, ya sea
en las giras realizadas en diagnósticos o en reuniones en otras instituciones, las tareas
son más en temas laborales, se realizan levantamiento de expedientes, actualización o
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Oficina central [email protected] - 2226-7160, DINADECO [email protected]. – 2253-6407, Migración: [email protected] – 2299-8198
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realización de informes o bien en la presentación de Power Point, en temas específicos
de transferencias. Agrega, que el control de la computadora portátil es interno,
comunicándose verbalmente a la Jefatura su uso y cuando la labor ha sido terminada, se
devuelve sometiéndolo a revisión, para verificar que cuenta con sus componentes de
forma completa.
3. El señor Lic. Jorge Velázquez Álvarez, funcionario de la Dirección Financiera, encargado
de las revisiones de expedientes de proyectos financiados con Fondos de DINADECO y
de fiscalizar el uso de esos dineros, entre otras funciones; indicó que para el desarrollo
de su labor, utiliza una computadora portátil de su propiedad, por considerar que su
equipo facilita más la labor de campo y señala desconocer el uso que le dan al equipo
portátil, los demás funcionarios y la Jefatura.
De lo anterior, se determina que no existen controles formales por parte de la Dirección
Financiera, para monitorear las salidas del equipo portátil fuera de la institución ni de las
ocasiones y horarios de su uso; circunstancias que no permite confirmar o descartar lo
denunciado.
No obstante, desde el punto de vista de la normativa de control, es importante señalar que no
se está cumpliendo con las Normas de Control Interno para el Sector Público,
específicamente con la 4.3.1 Regulaciones para la administración de activos, donde se
establece que el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben definir,
actualizar y comunicar las regulaciones pertinentes con respecto al uso, conservación y
custodia de los activos pertenecientes a la institución. Considerando al menos, la asignación
de responsables por el uso, control y mantenimiento de los activos, incluyendo la definición
de los deberes, las funciones y las líneas de autoridad y responsabilidad pertinente; así como
el control, registro y custodia de la documentación asociada a la adquisición, la inscripción, el
uso, el control y el mantenimiento de los activos.
Además, la norma 4.3.2 Custodia de activos, señala que se debe asignar formalmente, la
custodia de los activos que cada funcionario utilice en el desarrollo de sus labores y en el
caso de activos especialmente sensibles y de aquellos que deban ser utilizados por múltiples
funcionarios, la responsabilidad por su custodia y administración también debe
encomendarse específicamente, de modo que haya un funcionario responsable de controlar
su acceso y uso.
Por lo tanto, de acuerdo con el artículo 37 de la Ley General de Control Interno, se
recomienda que ese Despacho, girar instrucciones al Director Financiero, para que en plazo
máximo de 30 días hábiles, proceda a:
i.
Definir por escrito, el funcionario de la Dirección Financiera, que tendrá oficialmente la
custodia del equipo portátil, quien se encargara de vigilar que su uso, sea estrictamente
para labores propias del esa Dirección; procediendo cada vez que algún funcionario
requiera el equipo, a anotarlo en un registro definido para ese fin, indicando la fecha,
motivo, nombre y firma de quien la retira; firmando como recibido cuando la regresa.
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ii.
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Gestionar para cada salida del equipo portátil, fuera de las instalaciones del Ministerio, el
uso de la fórmula de “Autorización de Salida de Activos”, que debe emitir la Unidad de
Control y Fiscalización de Activos; manteniendo en archivo la documentación que
respalde estos movimientos.
Agradeciendo informar a la Auditoría, las acciones emprendidas y los resultados de las
mismas, suscribe.
Atentamente,
Licda. Ma. Eugenia Barquero Paniagua
AUDITORA INTERNA
Lic. Francisco Robles Monge
Auditor Encargado
FRM/mbp.
Ci:
Contraloría General de la República
Sr. Denunciante
Lic. Luis Castro Solórzano, Director Financiero
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Expediente del Estudio
Copiador
Archivo
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