LAS TICs COMO SOPORTE DEL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA
MAESTRÍA EN RELACIONES Y NEGOCIOS INTERNACIONALES
LAS TICs COMO SOPORTE DEL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN TERRESTRE DE
MERCANCÍAS ENTRE SUPPLA S.A. Y SUS SOCIOS COMERCIALES.
Trabajo presentado como requisito para optar al grado de Magíster en Relaciones
y Negocios Internacionales
Autor: RONY ALEXIS MOSCOSO ALDANA
Tutor: Dr. ROBERTO EDUARDO REYES LEAL
Bogotá-Colombia
Noviembre de 2013
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1. A MANERA DE INTRODUCCIÓN
Al efectuar una mirada transversal, con el objeto de establecer la relación de los
aspectos que soportan el proceso del transporte de carga por carretera, en cuanto
a su manejo, cadena de movilización, distribución y relación con los diferentes
clientes, se advierten serias dificultades, entre ellas la tercerización, el enlace entre
los agentes que participan, la empresa de carga, el patio de contenedores y la
línea naviera, producto de que no se comparte información en línea, lo cual genera
un incremento en tiempo y costos, fruto de no contar con dispositivos logísticos en
la planeación y ejecución de la operación, sumados a la falta de controles
adecuados de la interrelación entre las partes, factores que determinan la
necesidad de implementar mecanismos de administración del tráfico, y que por su
recurrencia obligan a ser estudiados en la logística de la operación.
Así mismo, las nuevas tendencias de los mercados internacionales, obligan a
contemplar el fenómeno de la globalización, que se reflejan en los tratados
concertados entre distintas naciones o bloques geográficos, y el crecimiento de
productos con valor agregado son algunas de las tendencias que hoy maneja el
mercado mundial; de ahí el papel fundamental de la logística a la hora de
transportar y exportar los productos, a fin de hacer negocios rentables, que
determinen un incremento sustancial en los volúmenes de operaciones a raíz del
intercambio de bienes y servicios que estos cobijan, acompañados de las
estratégicas de comercialización, que de hecho inciden en el tema propuesto,
buscando una respuesta acertada en el manejo y distribución terrestre de las
mercancías.
Las razones expuestas, sin que representen la concepción holística de la actividad,
si nos dan un acercamiento en relación con el problema o tema de estudio que se
pretende abordar a través de esta investigación, que plantea establecer la
conformación de una plataforma tecnológica colaborativa para integrar y
consolidar la información propia del proceso logístico de transporte y distribución,
que abarca desde la empresa generadora de la carga hasta los puntos de destino
de la misma, mejorando el flujo de información entre los actores del proceso,
incentivando su colaboración, facilitando la visibilidad y trazabilidad de las
actividades de transporte a lo largo del proceso global, con el fin de
proporcionarles a cada uno de los grupos de interés (stakeholdrs) información
integral y veraz, en tiempo real.
Particularmente, la investigación analizará la operación de transporte existente
entre SUPPLA S.A (operador logístico) y sus socios de negocios internacionales
más representativos, entre ellos, CARREFOUR, BAYER DE COLOMBIA S.A.,
FALABELLA, L´ORÉAL, PERNORD RICARD, NISSAN, PAYLESS, LG ELECTRONICS,
PANASONIC, KIMBERLY COLPAPEL, y SHELL, al igual que los servicios que
atienden con el mercado Centroamericano en convenio con INTERTRANS, para los
2
destinos de Honduras, Costa Rica, Guatemala, Nicaragua, Panamá, El Salvador y
Cuba, con el objeto de proponer una solución soportada en las TICs, que
coadyuve al mejoramiento del proceso de transporte y distribución de mercancías
en toda su cobertura y contrarreste uno de los problemas de las empresas, no sólo
en Colombia sino en Latinoamérica, dada la informalidad en sus procesos.
Indudablemente, que el objetivo es mostrar las bondades del sistema en cuanto a
la reducción de costos, tiempos, tramitología y soportes documentales entre otras,
ya que al lograr la implementación de una plataforma que maneje un sistema
integrado de información alimentado por clientes, proveedores y operadores
logísticos, se proyecta alcanzar que todos los actores que intervienen en el proceso
tengan acceso o visibilidad a la información concerniente al tránsito de mercancías,
logrando ajustar las deficiencias en planeación y optimizando los procesos en
cuanto a celeridad y oportunidad de los mismos generando como valor agregado,
el disponer de información amplia y consolidada en tiempo real lo que juega un
papel fundamental en el soporte de la actividad y que inciden en la toma de
decisiones.
La carencia en la concepción de la planeación de los sistemas de distribución, se
ha visto reflejada en el hecho de que los diferentes copartícipes (empresas
demandantes del servicio de transporte, operadores logísticos, empresas
transportadoras y transportistas) trabajen de manera aislada e independiente, sin
que se observe una simbiosis en la logística, que permita validar la concepción de
la misma en cuanto a, que los productos o servicios adecuados estén en el lugar
adecuado, en el momento preciso y en las condiciones deseadas, lo que puede
traducirse en deficiencias en el uso y aplicación de canales de comunicación
transversales a los diferentes actores, en términos de no evidenciar un concepto
más amplio, donde se dé la utilización y acercamiento logístico dentro del contexto
de los denominados e-business, en su expresiones de venta al consumidor final o
la correspondiente a los negocios entre empresas, y la apropiación del ecommerce, como expresión del Comercio Electrónico realizado a través de
tecnologías de información o Internet.
La manifestación de las necesidades y soluciones logísticas abarcan en estas
expresiones de negocios y comercio basados en la tecnología, los escritos y
aportes realizados por algunos autores de tiempo atrás, por ejemplo de Deitel,
Deitel et al. 2001, Norris, Hurley et al. 2001, Chaffey 2001, Kalakota and Robinson
2001, pero tal como comenta Gonzalo Chico Barbier, presidente de TNT Express
en España, (Pesquera 2000), “La logística sigue siendo una de las asignaturas
pendientes para la explosión definitiva del comercio electrónico”.
Cuando se piensa en la reducción de los costos logísticos al interior de una
organización productora de bienes o servicios, por lo general se diseñan
estrategias para el manejo de los inventarios, es decir, relacionadas con la gestión
3
de compra, recibo y almacenamiento de las mercancías y de hecho el manejo de
stocks de mercancías, lo cual ligado al sistema de transporte, que constituye entre
uno y dos tercios de los costos totales en logística y que en gran parte de las
empresas ha sido delegado a un tercero, son razones más que suficientes para
pensar en las bondades de la propuesta.
La concepción metodológica del trabajo, primordialmente se soporta en la
integración cuantitativa, en lo que respecta al manejo de indicadores y variables
establecidas en la revisión de los sistemas actuales de SUPPLA y el soporte
cualitativo aportado por entrevistas.
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
A partir de los desarrollos efectuados por GS11 en la implementación técnica de los
estándares de identificación - código de barras y de comercio electrónico – EDI
(Electronic Data Interchange) en empresas industriales y comerciales a nivel
mundial, se vislumbra como estas tecnologías han aportado grandes avances a
nivel técnico y táctico en los procesos de intercambio de información.
Adicionalmente, el desarrollo y acompañamiento integran la adopción del nuevo
estándar de identificación EPC (Código Electrónico de Producto) utilizando la
tecnología RFID (Identificación por Radio Frecuencia), lo que permite en diversas
empresas del sector real de la economía mundial un marcado éxito hasta el punto
que hoy son el referente en desarrollos de la cadena de valor bajo tecnologías de
automatización comercial.
Sin embargo, y a pesar de los acercamientos que se han logrado entre esta
tecnología y el sector empresarial, se presenta un problema importante con
relación a su implementación masiva, ya que existe una falta de integración entre
los usuarios de la información que fraccionan las bondades en la cadena de valor,
en especial en las empresas de transporte de carga.
Entre las principales causas que impiden la integración y aplicación de los
estándares en las empresas transportadoras, se identifican las siguientes:
diversidad de protocolos de información, debilidad de plataformas tecnológicas,
falta de bases de datos con calidad en la información consolidada y ausencia de
integración entre las empresas de transporte de carga y las empresas generadoras
de carga, lo cual se traduce en deficiencias para la prestación del servicio.
1
Es una organización privada global dedicada a la elaboración y aplicación de normas mundiales y
soluciones para mejorar la eficiencia y visibilidad de las cadenas de abastecimiento, la oferta y la demanda a
nivel mundial y en todos los sectores. GS1 es una organización integrada a nivel mundial, con más de 30
años de experiencia en los estándares mundiales. GS1 ofrece una gama de productos, servicios y soluciones
fundamentalmente a mejorar la eficiencia y visibilidad de las cadenas de la oferta y la demanda. El sistema
de normas GS1 es el más ampliamente utilizado en la cadena de suministro en el mundo.
4
Lo anterior tiene unas implicaciones económicas importantes para las empresas
que decidan implantar la tecnología, debido a que el proceso de seguimiento en
línea del producto (trazabilidad) podría indicar pérdidas en la cadena de valor,
debido a la fragmentación de la información generada antes, durante y después
del proceso de transporte2. Esta fragmentación de la información impide que esta
sea manejada totalmente de manera electrónica o digital, exigiendo un alto
volumen de documentos físicos y por consiguiente generando una falta de
visibilidad de la misma para las empresas involucradas en este proceso.
Esta descripción y la consideración de otros elementos, permiten concebir el
proyecto de integración, mediante la estandarización y parametrización de un
modelo soportado en el uso de las TICs, que permita el establecimiento de una
plataforma donde se consolide la información de las operaciones de transporte por
carretera y distribución urbana, aplicado inicialmente a través de pruebas a escala
empresarial donde se involucra SUPPLA S.A.3 y 20 de sus socios comerciales. Para
cumplir con este objetivo, se recomienda integrar nuevas tecnologías a la
operación actual de transporte que permitan capturar, transmitir y procesar la
información asociada a lo largo del proceso de transporte, de una forma más
rápida y confiable.
En términos generales, el proyecto surge inicialmente como consecuencia de la
situación actual de las empresas generadoras y transportadoras de carga en
Colombia, que a su vez ofician como multinacionales en distintos lugares en el
orbe, pues no cuentan con información completa e integrada para realizar la
trazabilidad de los vehículos durante el transporte y distribución de mercancías,
situación generada principalmente por la existencia de un amplio número de
proveedores de servicios de información, la diversidad de desarrollos propios de las
compañías, la falta de colaboración entre las partes y la aplicación de estándares a
nivel transversal para compartir la información, esta fragmentación de la
información genera una pobre visibilidad de las operaciones de cada uno de los
integrantes de la red de valor, complica la toma de decisiones y entorpece los
procesos de negociación y colaboración entre las partes, de ahí la importancia e
impacto del desarrollo propuesto, ya que traspasa fronteras en su cobertura y
dimensión en los mercados internacionales.
2
Estudio del CLI miembro para América Latina del MIT Global SCALE Network (Supply Chain And Logistics
Excellence) en 2008.
3
Compañía del sector logístico, con más de 60 años de historia, reconocida por ofrecer a sus clientes
innovación a través de soluciones integrales y a la medida. Operan en Colombia y el exterior con tres líneas
de negocio que incluyen Logística, Comercio Internacional y Gestión Documental.
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3. ANTECEDENTES
La implementación de TICs está transformando las empresas y en particular las
cadenas logísticas. El grado y la forma de utilización de la red por las empresas
pueden variar, pero será imposible de pensar en una empresa que en un futuro
trabaje sin la utilización de Internet. No obstante, las tecnologías de Internet no
solo serán utilizadas para realizar comercio electrónico, pero serán aplicadas en
todas las áreas de las empresas, desde compras, a producción, finanzas,
marketing, etc.
Una de las áreas que más puede beneficiar de las herramientas relacionadas con
Internet es el área de Logística, y en especial lo que se refiere a la gestión
integrada de toda la cadena logística. Los efectos y beneficios de que puede
aportar Internet en el área de la logística de una empresa y red logística
envolviendo varias empresas es el tema de esta sección. O sea, las empresas
pueden beneficiar de las nuevas tecnologías para organizar y optimizar su logística,
venden o no sus productos en Internet. Dos aspectos fundamentales serán
destacados: las relaciones comerciales entre empresas a través de Internet, o sea
el B2B, y la posibilidad de una gestión integrada y colaborativa entre empresas
conectadas a través de una red de suministro.
Hoy en día la información es sin duda uno de los pilares de cualquier negocio. Las
tecnologías de información y comunicación, entre ellas Internet, permiten a las
empresas acceder con mucha facilidad a una vasta gama de información. Se puede
decir que la información es más abundante, más transparente, de disposición
inmediata, más accesible y más económica que nunca. Con un ordenador,
programas informáticos adecuados y un clic de ratón se puede disponer en pocos
segundos, en cualquier lugar, en cualquier momento de información adecuada y
actualizada. La cuestión básica para las empresas no es tanto la capacidad de
acceso a la información, pero principalmente que uso hacer de esa información.
Las cuestiones más importantes se refieran a cómo utilizar esta información para
mejorar y optimizar los sistemas a través de una gestión más inteligente, y que
información de la empresa se puede compartir con sus proveedores, clientes y
público en general. Estas cuestiones no son de fácil respuesta, porque el acceso y
disponibilidad de la información no es suficiente para mejorar las actividades de
una empresa. En realidad, las tecnologías de información y Internet lo que facilitan
son datos que necesitan la aplicación de procesos para su organización y
integración para extraer información válida. El principal objetivo de la información
es planificar, coordinar y controlar las operaciones dentro de una empresa, y en un
estadio más avanzado ayudar a la toma de decisiones. La gran ventaja de la
información para las empresas será cuando estás la puedan utilizar para tomar las
decisiones correctas y conseguir ventajas competitivas, y esto solo es posible con
la utilización de sistemas de información y de ayuda a la decisión que trabajen la
información adecuadamente.
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Al hablar del impacto que Internet y las tecnologías de información tienen en la
logística se debe considerar no solamente las actividades logísticas de una única
empresa, también las actividades logísticas de varias empresas y las relaciones
entre ellas. O sea, se debe tener en cuenta en concepto de red logística o supply
chain que consiste en las relaciones que existen entre distintas empresas,
proveedores, fabricantes, distribuidores, operadores logísticos, etc.; cuya gestión
se debe hacer de forma integrada o coordinada para satisfacer de forma más
eficiente y económica el cliente final. En una red logística, el traslado de
información juega un papel tan importante como el traslado de productos. Sin un
sistema de información que haga un traslado eficiente de la información entre las
organizaciones de la red logística, el traslado de los productos es sin duda más
costoso, más complicado y más lento.
Internet facilita a las empresas una plataforma común que permite una integración
fácil y accesible de los sistemas de información de las distintas empresas. La
segunda parte de la definición de e-logística se refiere al impacto que tendrá
Internet en la red logística de distintas organizaciones y como esta tecnología les
puede aportar grandes ventajas competitivas.
A los negocios entre empresas que utilizan de algún modo Internet se conoce por
business to business, B2B. Las transacciones entre empresas que necesitan
actividades logísticas y que utilizan herramientas de Internet se designan por eprocurement. El e-procurement es la integración, a través de Internet, de los
procesos de aprovisionamiento de la empresa con sus proveedores, de manera
que se permita una negociación ágil entre ambas as partes. O sea, el eprocurement es como el e-commerce pero entre empresas, lo que obviamente
presenta aspectos diferentes de las transacciones entre una empresa y un
consumidor final. Las relaciones comerciales entre empresas necesitan algún tipo
de negociación, el volumen de las transacciones es más alto, son muchas veces
acuerdos a largo plazo, etc. Los objetivos principales del e-procurement son
agilizar y simplificar los trabajos en todos los procesos de aprovisionamiento.
Posteriormente, Internet debe también facilitar los procesos relacionados con la
recepción, despacho, almacenamiento, retransmisión, intercambio de los pedidos y
el tratamiento de documentos comerciales, permitiendo la optimización de los
recursos logísticos a lo largo de la red logística a través de un seguimiento
coordinado de los procesos. Un ejemplo es la utilización de un único código de
barras y numero de referencia en toda la red logística, y que cualquier de las
empresas intervinientes en la transacción puedan acceder al estado del pedido a
través de una página web.
Adviértase que, a pesar de todo lo contemplado, existen al interior de las
empresas departamentos que requieren del manejo de información que debe ser
articulado con los requerimientos de los grupos de interés, razón por la cual el
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anexo adjunto No. 1 se plantea la forma de optimizar e integrar estos al proceso,
lo anterior adquiere una mayor connotación a raíz del manejo de los estándares
internacionales de información financiera, que de hecho recogen y son el
instrumento por excelencia que permite la toma de decisiones con base en los
comportamientos y tendencias que muestren los resultados.
3.1. Las TICs y la logística de operaciones
La tecnología Internet puede tener un efecto global en las empresas y no solo a
nivel del área de compras, como por ejemplo es una herramienta ideal para
alcanzar la integración entre empresas con el objetivo de mejorar la experiencia
del servicio que tiene el cliente final. Cuando se habla de integración y
colaboración entre empresas hay que hacer énfasis en la red logística que consiste
en un conjunto de empresas que se interrelacionan a través de procesos de gran
complexidad. Las tecnologías de información van a permitir realizar de forma más
eficiente la gestión integral de la red logística.
Un factor necesario para obtener integración logística es ciertamente tener
visibilidad real de la información en todos los elementos de una red logística.
Pero no es una condición suficiente. Un factor fundamental es la capacidad de
utilización de esa información actualizada y on-line. Para hacer un uso efectivo y
eficiente de la información disponible será necesario sistemas de información de
ayuda a la decisión. Ambos sistemas, de almacenaje y publicación de la
información y de ayuda a la decisión estarán basados en tecnología Internet, que
permite de este modo una plataforma común entre los diferentes actores de la red
logística. Es de vital importancia que la información fluye de manera ágil, correcta
e integrada a lo largo de la red logística. La infraestructura de gestión de la
información de una empresa no es útil mientras no comparta la información que
gestiona y no se retroalimente de las entidades con las que interactúa. La web se
convierte entonces en una puerta de acceso a los sistemas de las empresas y
uniformiza el sistema informático para el intercambio de datos. La disponibilidad de
la información a lo largo de la red logística permite entonces la verdadera
integración entre las empresas.
La integración de la red logística no es un concepto nuevo, las empresas siempre
han sabido que esta podía conducir a beneficios para todos los elementos de la
red. No obstante la integración se hacía complicada porque o no existía la
tecnología apropiada, o si existía, el tiempo de implantación y sus costes hacía que
el proyecto de integración fuese poco viable y rentable. Internet ha hecho viable y
relativamente barato la posibilidad de integración, y ofrece una plataforma común
y estándar para realizar dicha implantación añadiendo velocidad y flexibilidad a
bajo coste al intercambio de información.
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La integración de las empresas de una red logística se puede dar a los diferentes
niveles:
elaciones con los clientes;
Los beneficios de la integración de la red logística a través de Internet se derivan
de la sincronización de los procesos de demanda real del consumidor y dan como
resultado una reducción de costes y stocks así como una mejora del servicio al
cliente. Está probado que las nuevas tecnologías de información permiten una
reducción de los plazos de entrega, programación más fiable, más flexibilidad
frente a imprevistos, menos errores en la formulación y documentación, menor
posibilidad de roturas de stock, menor necesidad de existencias, menores
necesidades de almacenamiento, lotes de suministro más reducidos, menos
entregas urgentes, mayor cumplimiento de las fechas pactadas, etc. No obstante,
la gestión de la red logística integrando los flujos de materiales, información,
monetarios y procesos entre los diferentes actores es para muchas empresas una
visión que dista mucho de la realidad. Existen procesos complejos en la red
logística que requieren una estrecha colaboración entre fabricantes y distribuidores
para conseguir una gestión eficiente de tales procesos.
Pero la mayor barrera en la utilización de las tecnologías de Internet no está en la
tecnologías y los sistemas de información disponibles en el mercado, pero si en la
capacidad de utilización por parte de las empresas. Internet es solo una
herramienta de integración y interconexión entre las empresas que facilita la
planificación y dirección de las empresas. Dentro de muchas empresas hacen falta
más conocimientos de estas herramientas y capacidad de utilizarlas para alcanzar
una ventaja competitiva. En el mercado existe un número elevado de software
basados en tecnologías de información y Internet, de diferentes grados de
complejidad y precio, que facilita esa integración.
La pagina web http://www.manufacturingsystems.com/ facilita un buscador de
software para distintas áreas de la logística y la dirección de la producción. El
Centro Español de Logística http://www.cel-logistica.org/ publica una edición sobre
lo sistemas de información para la logística.
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Las implicaciones que Internet tiene en la logística están lejos de terminar, así
como las innovaciones de los sistemas de información aplicados a la logística. La
posibilidad ya actual de conexión a Internet desde el teléfono móvil van dar al área
de la logística otra herramienta muy eficaz para gestionar sus actividades. La
tecnología WAP (Wireless Aplication Protocol) es un protocolo que permite el
acceso a Internet a través de los móviles adaptados a esta tecnología, mediante el
lenguaje WML.
Mucho se comenta que la tecnología WAP servirá para realizar comercio
electrónico, pero en una de sus grandes aplicaciones será para realizar contactos
entre empresas.
Como por ejemplo que un vendedor se pueda conectar desde su teléfono móvil al
sistema de gestión de stocks para saber si está disponible o no, determinado
producto.
También nuevos modelos de gestión de la información están apareciendo como es
el caso de los Application Service Provider (ASP). Las empresas ASP ofrecen un
servicio que incluye la actualización, manutención y gestión de las aplicaciones de
software a partir de unas instalaciones centrales, Data Center, con elevados
padrones de seguridad y fiabilidad. Este modelo permite a las empresas
concentrase en su negocio, dejando de preocuparse con la instalación,
implementación, actualización de todos los sistemas de información necesarios a
su negocio, que será realizado por la empresa ASP. La empresa ASP son para la
información lo mismo que es un operador logística para los productos. Los
servicios prestados por las empresas ASP permitirán a las empresas utilizar
herramientas sofisticadas de gestión de la información a bajo coste.
Las tecnologías de Internet están cambiando y van afectar cada vez más la
dirección y políticas de una empresa, y muy en particular el área de logística. Pero
estas nuevas o ya no tan nuevas tecnologías no serán por sí suficientes para
combatir insuficiencias y modernizar a logística. Hacen falta nuevas formas de ver
la empresa, nuevas formas de gestión, nuevas metodologías y muy
particularmente altos conocimientos de logística y tecnologías de información para
poder hacer de la herramienta Internet una ventaja competitiva para la empresa, y
no una complicación añadida. En especial, combinar los conocimientos de logística
e Internet para determinar qué información es necesaria, como obtenerla, como
organizarla, y qué hacer con ella será un desafío para cualquier empresa del futuro
próximo. Tal como para otras áreas de la empresa, para la gestión logística del
futuro se requerirá conocer profundamente los sistemas de información.4
4
Lourenço, H.R. La logística Empresarial en el Nuevo Milenio. pp. 88-116. 2000.
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3.2. Diagnóstico de la cadena productiva del transporte en
Colombia.
Según el documento “Diagnostico del sector transporte 2008”5 del ministerio de
transporte de Colombia, cada uno de los actores mencionados presenta los
inconvenientes o aspectos de mejora presentados a continuación:
3.2.1. Inconvenientes relacionados con el remitente o usuario del
servicio:
Algunas de las circunstancias que pueden afectar el normal flujo de las mercancías
dentro de la cadena productiva son debido a la relación que tienen los usuarios
con las empresas de transporte, entre estos inconvenientes se pueden mencionar:
• Contratar con empresas no habilitadas.
• No tener información acerca de la empresa con lo que suscribe el contrato.
Es necesario tener un mínimo de información acerca de estándares de
calidad de la empresa.
• Suscribir contrato con el propietario del vehículo.
• De otra parte los usuarios también generan circunstancias que pueden
afectar la cadena productiva. Entre ellas se pueden mencionar:
• Algunas empresas remitentes no cuentan con los mínimos desarrollos
logísticos, de infraestructura y administrativos, que les permita cumplir con
las condiciones pactadas (entregar las mercancías en las condiciones, lugar
y tiempo pactados).
• El remitente negocia con la empresa de transporte ofreciendo como pago
máximo lo estipulado en la regulación de relaciones económicas entre
empresa de transporte y propietario del equipo. En muchos casos, el
remitente no está reconociendo los demás gastos que ocasiona la
conducción de la mercancía como son el cargue y descargue o los tiempos
de espera, ni reconoce otros valores agregados como por ejemplo ayudas
logísticas, seguridad, comunicaciones, etc.
• Algunas empresas no pagan a tiempo y terminan siendo financiadas por la
empresa de transporte (ej. Pagos entre quince y noventa días).
5
Ministerio de Tranporte Colombia. Ministerio de Transporte. [En línea] [Citado el: 29 de Octubre de 2009.]
http:www.mintransporte.gov.co/Servicios/Estadisticas/DIAGNOSTICO_TRANSPORTE_2008.pdf.
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• Algunas empresas hacen uso indebido del derecho de retención sobre la
facturación.
• En caso de siniestros algunos no suministran la información completa. Se
percibe desorganización interna.
• En la información que más se falla es en la relacionada con la declaración de
la mercancía: valor, contenido y naturaleza. Algunas empresas
desorganizadas no cumplen con la entrega de los documentos e informes
necesarios para el cumplimiento de las formalidades de policía, aduana,
sanidad y condiciones de consumo de la mercancía.
• Algunos remitentes no entregan debidamente embaladas y rotuladas las
mercancías, conforme a la naturaleza de las mismas. El remitente, que es
quien conoce sus mercancías, no capacita al transportador.
• Algunas empresas despachan las mercancías sin que medien los
documentos legales. Hay un arreglo verbal ya sea con una empresa, con el
propietario, o con el conductor del vehículo.
• No cuenta con sistemas adecuados de comunicación, o la información no es
clara y suficiente.
3.2.2. Inconvenientes relacionados con la empresa de transporte
Las empresas de transporte por su parte también son generadoras de eventos que
afectan la cadena productiva. Entre ellos se pueden mencionar:
No se habilita o no mantiene las condiciones mínimas bajo las cuales se le
concedió.
Ausencia de programas de “fidelización” con los propietarios de equipos.
Algunas empresas venden Manifiestos de Carga. La venta de este
documento es una forma de transferir la habilitación.
Se hacen negocios con la habilitación generando informalidad.
Algunas empresas no cuentan con una infraestructura logística y/o
administrativa que les permita cumplir las condiciones de equipo, tiempo,
conducción y entrega pactados. Por ejemplo, con las características y
disponibilidad de equipo necesarios para el contrato.
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3.2.3. Inconvenientes relacionados con el propietario y / o el
conductor
Por su parte el conductor y/o propietario del vehículo también es generador de
problemas por algunas circunstancias entre las cuales se pueden mencionar las
siguientes:
El propietario del equipo desconoce los alcances del artículo 991 del Código
de Comercio, olvidando su vínculo con la empresa por medio de la
solidaridad en el cumplimiento de las obligaciones del contrato de
transporte, también relacionados con los artículos 1569 y 571 del Código
Civil.
En ocasiones se contrata directamente con el remitente, o a veces se niegan
a prestar el servicio sin justa causa.
Algunos propietarios y/o conductores ejercitan el derecho de retención, no
estando facultado para ello por la ley.
Aceptar pagos por debajo de la tabla que regulan las relaciones económicas
entre la empresa de transporte y el propietario del vehículo.
En algunos casos no se exige la expedición del Manifiesto de Carga.
Cuando hay problemas por faltantes, retardos etc., en muchas ocasiones se
presentan violaciones al “habeas data”.
No se cuenta con los medios de comunicación mínimos necesarios o no se
suministra apropiadamente la información.
No se vincula el vehículo a empresas habilitadas y se busca contratar
directamente con el remitente. Cuando sí se vincula, no se adquiere
compromiso permanente con la empresa.
Algunos no realizan mantenimiento preventivo a los equipos ni cumplen con
condiciones especiales para el transporte de las mercancías según su
naturaleza.
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3.2.4. Problemas relacionados con el destinatario
Finalmente el destinatario de la mercancía también interfiere en el desarrollo de la
cadena, debido principalmente a:
Realiza su pago más allá del tiempo estipulado en el contrato, debiéndose
ejercitar el derecho de retención.
A pesar de haber recibido el aviso de llegada de las mercancías hace caso
omiso durante un tiempo. Recibe las mercancías más allá del término
estipulado en el contrato y de lo establecido, generando en ocasiones
sobrecostos por almacenaje o vehículos cargados.
En ocasiones la entrega se hace con observaciones por faltantes o saqueos;
no obstante el transportador hace la entrega conforme a recibo.
No reconoce los costos por demoras y demás gastos que de ella se deriven.
3.3. La trazabilidad como herramienta de información.
En este orden de ideas, una de las principales necesidades que aqueja el sector de
transporte de carga en Colombia y los países latinoamericanos es contar con
herramientas tecnológicas que permitan a las empresas la localización y
seguimiento de las unidades de carga y los vehículos a través de la cadena de
abastecimiento durante las actividades de transporte y distribución.
Esta operación de seguimiento y localización se denomina trazabilidad, dentro de
la cual se pueden identificar dos posibilidades:
Seguir el movimiento de una unidad específica, de un producto y/o un lote
de producción a través de la cadena de abastecimiento, así como sus
movimientos a través de las diferentes organizaciones, hasta llegar al punto
final de venta/servicio (tracking).
Identificar el origen particular de una unidad y/o lote de productos ubicado
en cualquier lugar de la cadena, haciendo referencia a los registros
guardados "hacia arriba" en la misma (Tracing)
La falta de información oportuna en este aspecto:
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Genera falta de control de las operaciones de los vehículos transportadores
de carga.
Ocasiona un bajo nivel de servicio al cliente o entidad de destino mientras
aumenta la incertidumbre sobre el estado de la mercancía.
Imposibilita observar el progreso de la operación y sobre las horas de
entrega de la mercancía.
Las diversas tecnologías de la información desarrolladas y mejoradas en años
recientes han contribuido al cambio de los estilos tradicionales de administración
de las organizaciones, en la medida en que proporcionan herramientas más
potentes que facilitan la obtención, acceso, procesamiento, y análisis de la
información, permitiendo a sus usuarios monitorear, planificar, pronosticar y tomar
decisiones con mayor precisión y rapidez. Adicionalmente, permiten ejercer mayor
control sobre los recursos de la compañía y la integración de la empresa con el
resto de la cadena de valor.
3.4. El Papel de las TICs
En este sentido, la aplicación de tecnologías de la información y la comunicación
(TICs) ha contribuido en parte a la consecución de tal fin, dando lugar a los
denominados sistemas inteligentes de transporte (Intelligent Transportation
Systems - ITS), que consisten en soluciones tecnológicas que involucran
electrónica avanzada, telecomunicaciones e informática, con el fin de hacer más
eficientes y seguras las operaciones de transporte. Aunque en teoría podrían ser
aplicables a diversos modos de transporte, su aplicación principal se encuentra en
el transporte terrestre, tanto urbano como rural. En la actualidad los ITSs tienen
un amplio espectro de aplicaciones, tanto en el transporte de mercancías, como en
el transporte de pasajeros y por tanto, son una fuente significativa de mejora para
las empresas en la configuración de un sistema de transporte eficaz, dotado de la
infraestructura tecnológica necesaria, que propenda por lograr el rendimiento
óptimo de los recursos existentes.
Desde hace más de veinte años, especialistas en el tema determinaron que el
problema del transporte de carga terrestre no encontraría una solución adecuada
en el incremento de la infraestructura vial. En su lugar, se planteó el concepto de
Sistemas Inteligentes de Transporte ( Intelligent Transport Systems – ITS),
vinculando las TIC en la infraestructura vial y la movilidad, en términos de control
automático de carga, sistemas de gestión de mercancías, sistemas de control del
tráfico, gestión de aparcamientos, comunicaciones dedicadas, identificación
automática de vehículos, aplicaciones de seguridad, entre otros.
15
Fuente: http://www.fonoradio.com/instalaciones/car-gps-tracking.jpg
En cuanto a la utilización por parte de los países de las tecnologías de la
información y las comunicaciones (TIC) como elemento facilitador del transporte,
se registra una rápida introducción y crecimiento, tanto en lo que respecta medios
de transmisión como a tecnología de las comunicaciones.
Fuente: Información y Comunicaciones para el Desarrollo 2006. Banco Mundial
Sin embargo, a pesar de esta importante incorporación de ciertos elementos de
tecnología a las gestiones de distribución o transporte, téngase presente que
todavía no está suficientemente desarrollado en la región la cultura de las TIC y la
comprensión de la importancia que tiene la misma para el desarrollo de las
actividades económicas y el bienestar de la sociedad.
16
El potencial más importante de la telemática en el transporte reside en los
sistemas encargados de la localización y seguimiento de las unidades de carga y
los vehículos a través de la cadena de abastecimiento.
3.5. Levantamiento de información del proceso de distribución y
transporte entre SUPPLA S.A. y sus socios de negocio.
3.5.1. Presentación SUPPLA S.A.
Suppla S.A es el resultado de la unión de Almagrán y Almacenar, dos compañías
que se unieron para conformar el grupo logístico más grande del país. Cuentan
con el apoyo de Valorem S.A. uno de los grupos empresariales más importantes de
Colombia. Fundada en la ciudad de Medellín en 1944 y fue el segundo almacén
general de depósito creado en el país. Es una compañía enfocada a desarrollar los
servicios de gerencia y operación de redes de abastecimiento para optimizar los
flujos de materiales, información y pagos entre el abastecimiento, la oferta y la
demanda para diferentes socios comerciales. Cuenta con sucursales en las
principales ciudades de Colombia (Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla, Cartagena,
Buenaventura, Santa Marta, Bucaramanga, Pereira, Manizales, Cúcuta, Ipiales y
Villavicencio).
Su portafolio de servicios incluye:
• Plataformas logísticas o Centros de Distribución (CEDI): Soportado en tecnología
de punta, como el sistema "Sislog Almacén" que permite administrar
automáticamente el proceso de almacenamiento en estanterías tipo selectivo y
distribuir las mercancías, utilizando radiofrecuencias y códigos de barra, eliminando
así el flujo de documentos y minimizando las posibilidades de error.
Cuenta adicionalmente con el servicio de multiplataformas, las cuales permiten que
múltiples clientes compartan unos recursos de plataformas logísticas, distribución y
transporte; están basadas en la logística colaborativa. Las multiplataformas están
compuestas por dos subproductos: CEDI multiplataforma y consolidados de
importación o exportación. Éste último consiste en recoger los productos de varios
clientes que se encuentran en un país, guardarlos y transportarlos en un mismo
contenedor para que sean nacionalizados como un solo paquete en Colombia. Una
vez los productos se encuentran debidamente legalizados y documentados en el
país, son entregados a los respectivos clientes locales.
• Almacenamiento: SUPPLA S.A. dispone de una gran cantidad de bodegas
localizadas estratégicamente en el territorio nacional, dotadas de eficientes
17
sistemas de seguridad y equipos que garantizan el adecuado mantenimiento de las
mercancías y de un manejo sistematizado de los inventarios, suministrando
información exacta y oportuna.
• Transporte: SUPPLA S.A. realiza la coordinación del transporte nacional de
mercancías a través de una sólida red de empresas transportadoras legalmente
constituidas y avaladas por el Ministerio de Transporte con cobertura nacional, lo
cual garantiza un transporte efectivo y seguro.
• Agenciamiento Aduanero: Agencia de Aduanas SUPPLA S.A. Nivel 1 tiene como
objetivo descubrir, desarrollar e implementar soluciones o alternativas que brinden
a cada cliente la más alta satisfacción en la obtención de un servicio integral de
comercio internacional con la mayor rapidez, la máxima seguridad y la mejor
economía, basándose para ello en los principios de calidad total. Adicionalmente,
éste servicio cumple con las normas legales existentes en materia de importación y
exportación y cualquier operación o procedimiento aduanero inherente a dichas
actividades, incluyendo todos los tramites, diligencias, actividades y demás actos
relacionados que se adelanten ante la DIAN, Ministerio de Comercio Industria y
Turismo, ICA, INVIMA u otra entidad.
• Consolidados de exportación: SUPPLA S.A. Cargo (empresa filial de Almagran
S.A.) en asoció con el mayor consolidador de carga de la zona, Puerto Rico Freight
systems, coordina las gestiones con posibles representantes en todas las Islas del
Caribe, con el fin de abrir nuevos mercados para productos colombianos.
Las mercancías se embarcan desde el puerto de Cartagena con destino al centro
de acopio en la ciudad de San Juan de Puerto Rico, donde se distribuyen las
cargas en contenedores consolidados a cada destino final. De esta forma, SUPPLA
S.A. se extiende hasta San Juan de Puerto Rico y de allí hacia el Caribe.
SUPPLA S.A. Cargo también atiende el mercado Centroamericano en asocio con
Intertrans, respondiendo así a las necesidades de consolidación marítima de
importaciones y exportaciones. Este servicio lo presta para los destinos de
Honduras, Costa Rica, Guatemala, Nicaragua, Panamá, El Salvador y Cuba.
• Operador portuario: SUPPLA S.A. actúa en los terminales marítimos de las
ciudades de Barranquilla, Santa Marta, Buenaventura y Cartagena como operador
portuario en las actividades de estiba, desestiba, cargue y descargue, tarja,
porteo, manejo de carga general, granel sólida y en contenedores, incluyendo su
movilización al interior del puerto para fiscalización y depósitos. Para ello dispone
de equipos y aparejos para descargue de buques y de recurso humano
ampliamente experimentado en la administración, costeo y operación de las
actividades portuarias.
18
Las mercancías aerotransportadas son recibidas en los terminales de carga de las
aerolíneas y luego movilizadas hasta las bodegas operadas por SUPPLA S.A. en las
diferentes ciudades de Colombia.
En el caso de las mercancías a granel SUPPLA S.A. presta un servicio integral que
incluye el descargue, almacenamiento y despacho al destino final,
responsabilizándose del cumplimiento de la rata de descargue contratada por el
importador.
Por su parte, SUPPLA S.A. cuenta con más de 55 años de experiencia y tiene como
misión el desarrollo de soluciones logísticas integrales que contribuyan al
fortalecimiento de la capacidad competitiva de sus clientes y al progreso social.
Para lo cual ofrece un amplio portafolio de servicios logísticos, en los que involucra
a sus compañías filiales Ditransa S.A. y Unicargo S.A. y tecnología de punta puesta
al servicio de cada operación.
Ditransa, es una compañía de transporte de carga masiva y semimasiva con
cobertura nacional y a la Región Andina. Inició labores en Noviembre de 1994. A
través de Ditransa, SUPPLA S.A. ofrece a sus clientes un servicio logístico integral,
desde el principio hasta el final de la cadena de abastecimiento.
Unicargo es una compañía dedicada al transporte internacional, tiene una alianza
estratégica con Geodis Wilson, una de las compañías de logística más grandes del
mundo, con gran fortaleza en tecnología, en seguimiento a las mercancías y en
servicio al cliente. Esta alianza le significa a SUPPLA S.A. el poder ofrecer a sus
clientes una red global, mayor facilidad y mejores costos logísticos, a la vez que la
posibilidad de ampliar su participación en el mercado a través de un nuevo
portafolio de clientes Geodis Wilson con operaciones en nuestro país.
Los productos y servicios de SUPPLA S.A. comprenden:
• Transporte internacional: Mediante Unicargo y su alianza estratégica con Geodis
Wilson, SUPPLA S.A. está en la capacidad de transportar cualquier tipo de
mercancía desde y hacia cualquier lugar del mundo.
• Comercio exterior: En éste ámbito SUPPLA S.A. ofrece a sus clientes el servicio
de intermediación aduanera y de depósitos habilitados en puertos y aeropuertos, la
coordinación de fletes nacionales e internacionales a través de su filial Unicargo y
asesoría legal y técnica en comercio exterior por parte de personas
especializadas.
• Almacenamiento: SUPPLA S.A. ofrece a las empresas la disposición permanente
del recurso requerido para soportar operaciones de almacenamiento de forma
temporal o permanente. Este servicio permite a las empresas ampliar su espacio
sin necesidad de costosas inversiones y obtener liquidez con sus activos corrientes.
19
• Centros Logísticos: Centros logísticos de clase mundial diseñados bajo procesos
de Buenas prácticas de manufactura (BPM) y de buenas prácticas de
almacenamiento (BPA), dotados de todos los recursos necesarios para el manejo
adecuado y seguro de diversos tipos de productos, incluyendo productos
inflamables, químicos, material POP, materias primas, productos en proceso,
producto terminado, devoluciones y rechazos, entre otros.
• Maquila / Producción: SUPPLA S.A. dentro de las soluciones logísticas que
implementa, puede incluir de acuerdo a los requerimientos del cliente, procesos de
acondicionamiento, empaque secundario, empaques en líneas de producción,
revisión de calidad y segregación de defectos en diferentes procesos productivos.
Transporte nacional: El servicio de transporte nacional de SUPPLA S.A. tiene
cobertura en alrededor de 1000 poblaciones, atendidas mediante diversas
modalidades de transporte: Paqueteo, masivo, semimasivo, courrier, manejo de la
cadena de frío y comercio exterior. Para éstas operaciones cuenta con el apoyo de
herramientas tecnológicas como el seguimiento satelital de los vehículos
medianteel sistema GPS, entre otros.
• Tecniarchivo: SUPPLA S.A. proporciona también soluciones para el manejo
integral de los procesos en la Gestión Documental, que incluyen: Consultoría y
asesoría en definición de procesos de administración documental, capacitación,
manejo y almacenamiento; Elaboración y aplicación de tablas de retención
documental; Organización archivística y registro de los archivos físicos para su
almacenamiento; Transferencia de documentos; Transporte de documentos físicos;
Almacenamiento de documentos en sus unidades de conservación (Bodega,
Bóveda, Cava); Microfilmación; Digitalización; y outsourcing en correspondencia.
En el año 2008 SUPPLA S.A. adquirió a Almacenar constituyéndose como una sólo
unidad empresarial, y convirtiéndose en el grupo logístico más grande del país.
Ésta fusión, se dio como respuesta a un interés conjunto de ambas compañías de
ser más competitivas, consolidarse a nivel nacional y expandirse a nivel
internacional.
Entre sus portafolios de clientes se encuentran las más importantes compañías
nacionales e internacionales con presencia en Colombia tales como: Wyeth, Bayer,
Baxter, Grupo Farma, Novartis, Procter&Gamble, Jhonson&Jhonson, La Riviera,
L’Oreal, Omnilife, Avon, JGB, Tigo, Telefónica, Une, Global Crossing, Ericsson, LG,
Haceb, Indufrial, Samsung, Ecopetrol, Shell, Nissan, Sofasa, Kraft, Noel, Nacional
de Chocolates, Lloreda, Nestlé, FLA, OI Peldar, Payless Shoes, Legis, Cadena,
Carrefour, Exito, Easy, Homecenter, Carulla, Falabella, Dian, La Previsora,
Suramericana de Seguros, Grupo Bancolombia, entre otros.
20
La integración de estas compañías, marca una tendencia en el sector logístico en
Colombia y trae grandes ventajas para el mercado en términos de cobertura,
tecnología, experiencia, infraestructura, proyección y respaldo. Cabe resaltar
además, que entre sus principales metas actuales está la internacionalización de su
operación, pues para 2013 SUPPLA S.A. espera tener presencia en Venezuela,
Ecuador, Perú, Centroamérica y Chile. Para este efecto se realizó un diagnóstico
previo del cual a continuación describimos loa resultados.
3.5.2. Diagnóstico sobre la logística de transporte SUPPLA S.A.
El presente proyecto pretende la implementación de una plataforma de software
que permita integrar la información del proceso de distribución y transporte entre
SUPPLA S.A.
y 20 empresas socias comerciales, facilitando su captura,
transmisión, integración, procesamiento y acceso.
La escogencia de estas empresas se basó en un único criterio: la cantidad de carga
representativa movilizada para cada uno de ellos. De entre el total de las empresas
clientes del servicio de transporte y distribución de SUPPLA S.A. se seleccionaron
las que presentaban los mayores valores en dicho criterio.
Las empresas elegidas fueron:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
ALQUERIA
CARREFOUR
BAYER DE COLOMBIA S.A.
COLOMBIA MOVIL S.A.
EASY COLOMBIA S.A.
FALABELLA
FABRICA LICORES ANTIOQUIA
GRUPO FARMA DE COLOMBIA
LA RIVIERA S. A.
L´ORÉAL
OMNILIFE DE COLOMBIA LTDA
PAYLESS SHOESOURCE PSS DE COLOMBIA
PERNOD RICARD COLOMBIA S.A.
PROCAPS S.A.
SIEMENS HEALTHCARE DIAGNOSTICS LTDA
SODIMAC COLOMBIA S.A.
TECNIARCHIVO
ALMACENES EXITO
LLOREDA GRASAS
GASES DE OCCIDENTE
SUCROMILES
21
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
AIS BAKERY
DISTRIBUIDORA NISSAN
FADESA
GRUPO NOVA
LG ELECTRONICS
PANASONIC
ROCSA
SHELL
TELECOM
BANCOLOMBIA
COMPAÑÍA GALLETAS NOEL
COLOMBIANA KIMBERLY
COLPAPEL S.A
PREMEX
COLOMBIANA DE COMERCIO S.A.
CORBETA
A continuación se presentan los tipos de operación de transporte para cada uno de
los clientes seleccionados:
Fuente: Elaboración propia
El levantamiento de información sobre las operaciones de transporte con cada uno
de los clientes seleccionados, se realizó bajo el modelo de entrevistas con los
22
líderes de transporte designados por SUPPLA S.A. en las principales ciudades del
país. Las entrevistas se efectuaron siguiendo un formato guía para el
levantamiento de información, basado en los siguientes datos requeridos y
preguntas:
• Nombre de la ciudad.
• Fecha
• Nombre de la persona entrevistada.
• Clientes atendidos en operación de transporte.
• Liste por cada operación las personas o entes involucrados.
• Defina por cada operación enumerada y paso a paso, el proceso de transporte,
enumerando los formatos utilizados para establecer comunicación con el cliente y
las empresas prestadoras del servicio de transporte.
• Explique cómo se obtiene visibilidad de la operación actual de transporte.
• Enumere e incluya los indicadores utilizados para medir la calidad del servicio
prestado con los clientes.
• Liste los aspectos sensibles a mejoras que permitan abonanzar la relación con el
cliente y con las empresas prestadoras de transporte.
La siguiente tabla expone todas las operaciones visitadas, la ciudad de operación y
los nombres de los funcionarios de SUPPLA S.A. entrevistados y encargados de
cada una de ellas:
Fuente: Elaboración propia
23
Fuente: Elaboración propia
Regional
Bogotá
Contacto
Operación
CARREFOUR
FALLABELLA
COLOMBIA MOVIL S.A.
PROCAPS S.A.
LA RIVIERA S. A.
BAYER DE COLOMBIA S.A.
PAYLESS SHOESOURCE PSS DE COLOMBIA
SIEMENS HEALTHCARE DIAGNOSTICS LTDA
SODIMAC COLOMBIA S.A.
Jhon Perez
LOREAL
TELECOM
OMNILIFE DE COLOMBIA LTDA
GRUPO FARMA DE COLOMBIA
COLOMBIANA DE COMERCIO S.A. CORBETA
TECNIARCHIVO
PERNOD RICARD COLOMBIA S.A.
EASY COLOMBIA S.A.
COLOMBIANA KIMBERLY COLPAPEL S.A.
Ciudad Operación
Bogotá
Bogotá
Bogotá
Bogotá
Bogotá
Bogotá
Bogotá
Bogotá
Bogotá
Bogotá
Bogotá
Bogotá
Bogotá
Bogotá
Bogotá
Bogotá
Bogotá
Bogotá
Fuente: Elaboración propia
3.5.3. Proceso general de transporte
La operación de transporte de SUPPLA S.A. se puede dividir en tres operaciones
diferentes de acuerdo a su origen y destino(s):
1. Transporte desde Origen hasta Destino(s) elegidos por el cliente y preacordados con SUPPLA S.A.
24
2. Transporte desde instalaciones del cliente hasta Centro distribución de SUPPLA
S.A.
3. Transporte desde Centro de distribución de SUPPLA S.A. hasta las instalaciones
del Cliente final/Puntos de Venta.
Fuente: Elaboración propia
Los servicios de transporte ofrecidos por SUPPLA S.A. a sus socios de negocio de
acuerdo al número de orígenes y destinos puede ser de tres modalidades;
1. Transporte masivo: Consiste en el envío de carga desde un remitente o
generador hacia un solo punto de destino que puede ser distribuidor o
comerciante.
2. Transporte semi-masivo: Consiste en el envío de carga desde un remitente
o generador de carga hacia varios puntos de destino (máximo 5) que
pueden ser distribuidores o comerciantes.
3. Paqueteo: Esta modalidad implica diversos puntos de recogida de carga y
varios puntos de destino. El paqueteo, no se incluirá en ésta fase del
proyecto, ya que no se puede ejercer control estricto de los tiempos de
operación, pues se ven influenciados por las recogidas y entregas de
mercancía de otras empresas remitentes.
Luego de realizar el levantamiento de información sobre las operaciones de
distribución y transporte de SUPPLA S.A. con cada una de las empresas
seleccionadas para el presente proyecto, se realizó un análisis detallado de éste
compendio de información, que permitió identificar un modelo general de
operación, el cual se describe a continuación.
25
26
El proceso general de transporte actual empieza con la solicitud de transporte que
realiza un cliente, bien sea directamente o por medio de personal “In House” de
Suppla, que desde las instalaciones del cliente brinda apoyo a los procesos
logísticos implicados en los servicios convenidos entre dicha empresa y SUPPLA
S.A. . La solicitud se realiza generalmente mediante el envío de un archivo Excel
o de un correo, indicando origen, destino(s), fechas y horas de cargue y descargue
y características del producto a movilizar.
Los funcionarios de SUPPLA S.A. encargados de la operación del cliente en
cuestión, reciben el correo y de acuerdo a las especificaciones del servicio, calculan
el tipo y cantidad de vehículos que se requieren para atender dicha solicitud. Si la
operación de transporte con el cliente solicitante cuenta con vehículos dedicados,
se buscan y asignan los que estén disponibles. En caso de que no se encuentren
libres o de no contar con vehículos dedicados para dicha operación, se solicitan los
vehículos requeridos a una o varias empresas de transporte (según criterio de los
funcionarios de SUPPLA S.A.), y a la que primero confirme la disponibilidad de
vehículos de carga con las características requeridas se le asigna esa solicitud.
Cabe resaltar, que la comunicación Operador logístico – empresa de transporte se
realiza generalmente vía celular u ocasionalmente mediante correo electrónico y de
forma similar la búsqueda de vehículos disponibles que realiza la empresa de
transporte se lleva a cabo mediante llamadas a los teléfonos celulares de los
conductores.
En el momento de confirmar la disponibilidad de vehículos de carga adecuados
para la solicitud, la empresa de transporte comunica al operador logístico
información sobre dichos vehículos (placa, nombre del conductor, cédula, etc.) y
éste a su vez le indica el origen, destino(s) de la carga y la información de una
persona de contacto en cada uno de éstos puntos (nombre, teléfono, celular). La
empresa transportadora comunica a cada conductor asignado ésta información
para que se dirijan al punto de origen a realizar el cargue de la mercancía
correspondiente.
Cuando el operador logístico no cuenta con personal “In house” en las
instalaciones del cliente remitente de la carga, los documentos reglamentarios para
el transporte como el manifiesto de carga y la remesa de transporte, deben ser
recogidos por el conductor en la empresa transportadora antes de dirigirse al lugar
de cargue. En caso contrario, el personal “In house” le proporcionará al
transportador dichos documentos en el lugar de cargue. El manifiesto de carga es
un documento exigido por el Ministerio de transporte, el cual deberá ser llevado
por el conductor durante toda la operación, pues ampara el transporte de carga
frente a las autoridades correspondientes y certifica la legalidad y habilitación de la
empresa de transporte. Entre tanto, la remesa de transporte es el documento que
contiene la información propia de la operación como nombre y dirección del
27
destinatario, lugar de entrega, peso, volumen y características de la mercancía,
etc.
Los conductores se dirigen al lugar indicado por el cliente solicitante para recoger
la mercancía, intentando cumplir la fecha pactada para el cargue (cita de cargue).
Ya en el punto de origen, es muy frecuente que el conductor deba esperar hasta
que el cliente aliste todos los equipos y el personal necesario, y se disponga a
efectuar el cargue. Es muy común también que los vehículos que llegan a las
instalaciones del cliente remitente no sean suficientes para el transporte de la
mercancía respectiva, debido a información errada en cuanto al volumen y /o peso
de los productos a movilizar aportada por el cliente en la solicitud, en cuyo caso la
empresa de transporte debe cancelar el vehículo y/o buscar y asignar los vehículos
con las características necesarias para atender plenamente la solicitud.
El presente proyecto no comprende dentro de su alcance el análisis de las
operaciones de cargue, descargue y almacenamiento, por lo cual no se incluirá la
descripción de dichos procesos. Una vez se termine el cargue del vehículo, el
conductor entrega una copia de la remesa al remitente y recoge los documentos
requeridos para la salida de la mercancía (orden de salida, etc.).
El conductor lleva un registro de las horas de inicio y fin de cargue y salida de las
instalaciones del remitente de la carga. Éstas horas son reportadas a la empresa
de transporte una vez finaliza la operación, no obstante los tiempos que indica el
conductor son contrastados con las horas que registra el cliente, para evaluar su
cumplimiento de las citas de cargue y descargue.
Durante el tránsito entre el punto de origen y destino(s) de la carga, algunas de
las empresas de transporte que trabajan con SUPPLA S.A. realizan seguimiento de
sus vehículos de carga vía GPS y el conductor reporta vía celular las novedades
que se le presenten. Sin embargo, en la gran mayoría de casos, se realiza un
control reactivo y no proactivo, es decir se comunican con el conductor cuando se
dan cuenta que se han incumplido las citas de cargue o descargue, etc. No
obstante, aunque se realice control al progreso de la operación, el destinatario de
la carga no tiene acceso a esa información y tiene poca certeza sobre una hora
aproximada de arribo de los vehículos a sus inmediaciones, sólo conoce la promesa
de entrega.
Una vez los vehículos llegan al lugar de destino de la carga, se realiza el proceso
de descargue de la mercancía, en el cual se verifica la conformidad de los
productos en cuanto a calidad, cantidad y referencia, si no existe ninguna
irregularidad y el cliente acepta satisfactoriamente la mercancía, el cliente recibe y
firma la documentación correspondiente. El transportador registra las horas de
llegada al punto de destino, y las horas de inicio y fin del descargue, y
28
dependiendo de la empresa de transporte a la cual pertenezca reporta vía celular
la entrega satisfactoria de la carga. Sin embargo, en la mayoría de las empresas
de transporte, la confirmación de la entrega y las novedades de la operación se
conocen sólo hasta cuando el conductor retorna a las instalaciones de la empresa
de transporte.
El conductor regresa a la empresa transportadora con los documentos de
transporte respectivos, estos documentos son de vital importancia porque además
de ser reglamentarios son usados como soportes de la facturación al operador
logístico por el servicio de transporte. El operador logístico sólo realiza el pago
luego de recibir los documentos de transporte debidamente diligenciados y con la
firma del cliente destinatario, certificando el cumplimiento del servicio.
El registro de tiempos de la operación que realiza el conductor y que entrega a la
empresa de transporte luego de finalizado el servicio, es utilizado para calcular
indicadores operativos tales como los niveles de cumplimiento de la promesa de
entrega y de las citas de cargue y descargue. Sin embargo, es muy común que los
registros de las horas de entrada y salida e inicio y fin de cargue y descargue
reportados por el conductor del vehículo a la empresa de transporte discrepen de
los registros realizados por el cliente (remitente y destinatario) del servicio.
3.5.4.
Indicadores de desempeño actuales
Es bastante importante resaltar que actualmente no existe una clara línea base de
indicadores del proceso de transporte de SUPPLA S.A., pues se calculan diversos
indicadores para cada una de las operaciones de transporte que tiene con sus
socios de negocio. Cabe anotar también, que no existen indicadores de desempeño
generales, que abarquen y resuman la efectividad global del servicio de transporte
entre SUPPLA S.A. y sus clientes.
Por otra parte, existen algunas operaciones en las cuales no se registran los
tiempos invertidos en cada actividad (cargue, transito, descargue, etc.) y sólo se
cuenta con un estimado de la duración máxima del viaje, enfocando su gestión a
no sobrepasar dicho límite.
A continuación se listan conjuntamente los diversos indicadores que se calculan
para las operaciones de transporte con las empresas escogidas y visitadas para el
levantamiento de información:
•
•
•
•
Entregas efectivas vs no efectivas.
Ocupación de almacén.
Entregas perfectas.
Tiempo de despacho.
29
•
•
•
•
•
•
•
Tiempo de entrega
Tiempo total de servicio
Pedidos no entregados
Porcentaje de devoluciones.
Entregas a tiempo
Entregas completas.
Nivel de servicio
Como se puede observar, muchos de los indicadores presentes en dicha lista no
corresponden a indicadores que evalúen netamente el desempeño del proceso de
transporte, por el contrario, abarcan otras de las actividades del portafolio de
servicios de SUPPLA S.A., como por ejemplo la ocupación del almacén, que es un
indicador que mide la adecuada gestión del área de almacenamiento; o los
indicadores entregas completas y entregas perfectas, que dependen también de la
efectividad de otros procesos logísticos como el picking, pues validan que la
mercancía que se le entrega al destinatario (cliente final del servicio de
transporte), sea entregada en el tiempo correcto, en las cantidades correctas de
las referencias de producto correctas y en las condiciones de calidad correctas.
De la misma manera, el indicador porcentaje de devoluciones no hace distinción de
la causa de la devolución, lo cual impide identificar qué porcentaje de mercancía es
retornado por causas derivadas de ineficiencias del proceso de transporte como
averías en los productos o incumplimiento de la cita de entrega pactada.
Finalmente, cabe destacar que la mayoría de éstos indicadores son calculados a
partir de la información que suministra el conductor y no se cuenta con alguna
herramienta que permita validar la veracidad de sus reportes y por ende de los
indicadores.
3.5.5. Diagnóstico del proceso de transporte entre SUPPLA S.A. y
las empresas seleccionadas y visitadas
Se efectúo un análisis detallado del proceso de transporte entre Almagran –
almacenar y sus socios de negocio escogidos en el presente proyecto, del cual
resultó la detección de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas tanto
comunes a todas las operaciones como específicas de algunas de ellas. Con estos
elementos se construyó una matriz DOFA para cada una de las grandes etapas de
la operación:
1. Actividades previas al tránsito (solicitud de servicio, búsqueda de vehículos,
cargue, etc.).
30
2. Actividades propias del tránsito.
3. Actividades posteriores al tránsito (entrega, descargue, facturación, etc.).
3.5.6. Matriz DOFA de las actividades previas al tránsito
FORTALEZAS
DEBILIDADES
Comunicación desde el cliente por
medios manuales con formatos de
Excel. (Digitación).
Inexactitud en la
información
aportada por el cliente.
Calculan manualmente los tipos de
vehículos
necesitados
para
el
transporte, lo cual puede generar y
pérdida de tiempo.
Solicitud de vehículos a empresas de
transporte por medios informales
(celular, correo).
Problemas de comunicación interna en
las empresas de transporte.
Existe una marcada diferencia entre
los prestadores del servicio de
transporte.
Disponibilidad de vehículos: algunas
empresas de trasporte no cuenta con
vehículos dedicados. (depende de
transportadores independientes).
El
registro
del
momento
de
ingreso/salida de las instalaciones y
tiempos de cargue es diligenciado de
manera manual por el personal de la
empresa de transporte.
AMENAZAS
Canal
de
comunicación
establecido con el cliente
correctamente.
Cuenta
con
relaciones
establecidas de proveedores
de transporte. Cobertura
nacional.
Algunas operaciones cuentan
con flota dedicada.
Las compañías de transporte
confirman los vehículos que
prestaran el servicio.
OPORTUNIDADES
El proceso de la solicitud de
transporte
puede
ser
automatizado.
Es
posible
eliminar
la
digitación y la informalidad
dentro
del
proceso
implementando un sistema
de información.
La confirmación de vehículos
que prestaran el servicio
puede ser automatizada.
Los problemas generados en los
procesos impactan el nivel del servicio
y la imagen de SUPPLA S.A. frente al
cliente.
31
Fuente: Elaboración propia
3.5.7. Matriz DOFA de las actividades posteriores al tránsito
FORTALEZAS
DEBILIDADES
El monitoreo de los vehículos y la
carga depende de la empresa de
transporte. En algunas ocasiones la
presentación de la información es
subjetiva.
Todos los operadores de transporte
que cuentan con GPS tienen
sistemas no compatibles.
En la mayoría de las operaciones se
efectúa monitoreo reactivo.
No contar con información oportuna
y confiable sobre la ubicación de los
vehículos, el progreso y las
novedades de la operación de
transporte.
Resistencia al control por parte de
los conductores (cultura).
En varias de las operaciones de
transporte intervienen vehículos
que cuentan con dispositivos
GPS.
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
Seguridad de los vehículos y la
mercancía durante el tránsito hacia
el destino.
Incidentes durante el transito
(accidentes
vehiculares,
fallas
mecánicas, inconvenientes en las
vías, etc...).
La falta de información oportuna
impacta la toma de decisiones
durante la operación.
Aprovechamiento de las TICs
para el mejoramiento de los
sistemas de información y
comunicación actuales.
Incentivar el uso de la
información
oportuna
(capacitación
conductor
y
empresas
prestadoras
de
transporte).
Fuente: Elaboración propia
32
3.5.8. Matriz DOFA de las actividades posteriores al tránsito
FORTALEZAS
DEBILIDADES
El cliente tiene poca certeza sobre la
hora real en que llegara la
mercancía.
En ocasiones se incumple la hora
prometida de entrega.
Las novedades son reportadas por
medios informales o reportadas en
momentos posteriores a la entrega.
En ocasiones en el momento de
entrega, el cliente no atiende a
tiempo los vehículos.
El registro de viajes realizados se
lleva de forma manual por la
mayoría de las empresas de
trasporte.
El proceso de facturación no es en
línea (se basan en soportes que
llegan mucho tiempo después de
realizada la operación).
El
registro
de
momento
ingreso/salida de las instalaciones y
tiempo de descargue es diligenciado
de manera manual por el personal
de la empresa de transporte y
muchas veces no concuerda con los
registros del cliente.
Los indicadores de la operación se
calculan por cliente, no hay
indicadores consolidados del nivel
de servicio del total de clientes
atendidos.
La promesa de entrega es
aceptable frente a los clientes.
33
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
Descontento del cliente con el nivel
de servicio, puede crear una imagen
desfavorable de la empresa e
incitarlo a cambiar de operador
logístico.
Resistencia al cambio por parte de
los conductores.
Automatización de las entregas.
Establecer procedimientos de
colaboración con el cliente.
Fuente: Elaboración propia
4. PREGUNTA
¿Cuál será el modelo tecnológico en la cadena de abastecimiento que determine
una mejor gestión en el proceso de distribución terrestre de mercancías en Suppla
S.A.?
5. OBJETIVOS
5.1. Objetivo General
Determinar el modelo tecnológico en la cadena de abastecimiento que determine
una mejor gestión en el proceso de distribución terrestre de mercancías en Suppla
S.A.
5.2. Objetivos Específicos del proyecto
1. Analizar el proceso de distribución y transporte entre Suppla S.A y sus socios de
negocio, realizando entrevistas a los Gerentes de Logística de las compañías.
2. Precisar el modelo de operación deseado, que se obtendría con la aplicación de
las tecnologías de captura y transmisión identificadas previamente y con la
implantación de la plataforma informática de integración.
3. Definir, estructurar y parametrizar los requerimientos de la plataforma para
implementar el modelo de operación deseado.
34
6. MARCO TEÓRICO
La elaboración del marco teórico se basa en la revisión y selección de los
elementos teóricos que sirven de guía para el estudio y que permiten establecer
factores y aspectos pertinentes en la fundamentación del problema, además de
establecer las variables o elementos más importantes y a su vez identificar la
relación de estas con la hipótesis, con el objeto de tener una visión de conjunto de
las relaciones.
En virtud de lo expuesto, se manejan los aspectos estructurales que han sido
considerados por autores como Laudon y Laudon (2008), Ballou (2004) entre
otros, que permiten recaudar su posición frente a los sistemas de información,
hecho que es complementado con otras fuentes que por las características de la
investigación aportan conceptos y eventos que redundan en el constructo.
A partir de lo expuesto se abordan las distintas temáticas, que permiten acercar el
esquema de referencia para la sustentación del modelo a saber:
6.2. Sistema de Información
Desde una perspectiva empresarial, un sistema de información constituye un
importante instrumento para crear valor para la empresa. Los sistemas de
información permiten a la empresa incrementar sus ingresos o reducir sus costos
al proporcionar información que ayuda a los gerentes a tomar mejores decisiones
o que mejora la realización de los procesos de negocios.
Aunque existan otras razones para construir sistemas de información, su principal
finalidad es contribuir al valor corporativo.
La perspectiva empresarial hace énfasis en la naturaleza organizacional y
administrativa de los sistemas de información. Un sistema de información
representa una solución organizacional y administrativa, basada en la tecnología
de la información, para un reto o problema planteado por el entorno.
La tecnología de la información constituye el fundamento de los negocios del siglo
XXI. Las empresas invierten fuerte en sistemas de información para conseguir seis
objetivos estratégicos de negocios:
1. Excelencia operativa: Los sistemas y las tecnologías son algunas de las
herramientas disponibles más importantes para que los gerentes consigan
niveles de eficiencia y productividad más altos en las operaciones
empresariales, especialmente cuando se conjuntan con cambios en las
prácticas de negocios y el comportamiento administrativo.
35
2. Nuevos productos, servicios y modelos de negocios: Los sistemas y las
tecnologías de información son las principales herramientas que permiten a
las empresas crear nuevos productos y servicios, así como modelos de
negocios totalmente nuevos. Un modelo de negocios describe la manera en
que una empresa produce, distribuye y vende un producto o servicio para
crear riqueza.
3. Buenas relaciones con clientes y proveedores: Cuando una empresa conoce
a sus clientes y los atiende bien, de la manera que a ellos les gusta, por lo
general, los clientes responden regresando y comprando más,
incrementando los ingresos y las utilidades. En cuanto a los proveedores,
cuanto más se ocupa una empresa de sus proveedores, éstos ofrecen mejor
los insumos vitales, con lo que se reducen los costos.
4. Toma de decisiones mejorada: Los sistemas y las tecnologías de
información han hecho posible que los gerentes utilicen datos del mercado
en tiempo real al momento de tomar decisiones.
5. Ventajas competitivas: Cuando las empresas logran uno o más objetivos de
negocios es muy probable que hayan conseguido una ventaja competitiva.
Hacer las cosas mejor que sus competidores, cobrar menos por mejores
productos y responder a clientes y proveedores en tiempo real, constituye
situaciones que se conjuntan para que consiga ventas y utilidades más altas
que sus competidores no podrían igualar.
6. Supervivencia: se invierte en sistemas y tecnologías de información porque
son elementos necesarios para la realización de negocios.
Un sistema de información se puede definir desde un punto de vista técnico como
un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o recuperan),
procesan, almacenan, distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y
el control de la organización. También pueden ayudar a los gerentes, trabajadores
a analizar problemas, visualizar asuntos complejos y crear nuevos productos.
Los sistemas de información contienen información a cerca de personas, lugares y
cosas importantes dentro de la organización o en su entorno.
Información: datos a los que se les ha dado una forma que tiene sentido y
es útil para los humanos.
36
Dato: secuencia de hechos en bruto que representan eventos ocurridos en
la organización o en el entorno físico, antes de ser organizados y ordenados
de tal forma que las personas puedan entenderlos y usarlos de manera
efectiva.
Hay tres actividades en un sistema de información que producen la información
que esas organizaciones necesitan:
Entrada: captura o recolección de datos en bruto del exterior de la
organización o de su entorno externo para ser procesados en un sistema de
información.
Procesamiento: conversión, manipulación y análisis de las entradas brutas,
para darles una forma que tenga más sentido para los humanos.
Salida: distribución de la información procesada a las personas que la
usarán o a las actividades en las que se usará.
Los sistemas de información también requieren retroalimentación, que consiste en
salidas que se devuelven a los miembros apropiados de la organización para
ayudarles a evaluar o corregir las entradas.
Las computadoras electrónicas y los programas de software relacionados
constituyen la base técnica, las herramientas y materia prima, de los modernos
sistemas de información, las computadoras proveen el equipo para almacenar y
procesar la información, los programas de cómputo, o software son conjuntos de
instrucciones funcionales que dirigen y controlan el procesamiento por
computadora.
Para comprender los sistemas de información se deben entender los problemas
para los que están diseñados, sus elementos de arquitectura y diseño, así como los
procesos de la organización que conducen a estas soluciones.
Los sistemas de información forman parte integral de las organizaciones. Los
elementos clave de una organización son su gente, estructura, procedimientos
operativos, política y cultura. Las organizaciones tienen una estructura compuesta
de diferentes niveles y especialidades.
La alta dirección toma las decisiones estratégicas más importantes relacionadas
con productos y servicios y garantiza el desempeño financiero de la empresa.
La gerencia intermedia y la de operaciones es responsable de supervisar las
actividades cotidianas de la empresa.
37
Los trabajadores del conocimiento diseñan productos o servicios y crean nuevo
conocimiento para la empresa, en tanto que los trabajadores de datos colaboran
con el trabajo de oficina en todos los niveles de la empresa. Los trabajadores de
producción o servicios son quienes en realidad elaboran el producto y proporcionan
el servicio.
La mayoría de los procesos de negocios de una organización incluyen reglas
formales que se han desarrollado con el paso del tiempo para la realización de las
tareas. Algunos se encuentran por escrito, pero otros constituyen prácticas de
trabajo informales no documentadas. Los sistemas de información automatizan
muchos procesos de negocios.
Cada organización tiene una cultura o conjunto fundamental de supuestos, valores
y formas de hacer las cosas, que ha sido aceptada por la mayoría de sus
integrantes. Partes de la cultura de una organización se pueden encontrar siempre
incorporados en sus sistemas de información.
Los diversos niveles y especialidades de una organización crean intereses y puntos
de vista diferentes. El conflicto es la base de las políticas de una organización. Los
sistemas de información surgen de este caldero de perspectivas distintas,
conflictos, compromisos y acuerdos que son parte natural de todas las
organizaciones.
Los aspectos a tener en cuenta para la implementación de un Sistema de
Información, son:
Administración: una parte esencial de la responsabilidad de la
administración es el trabajo creativo impulsado por el nuevo conocimiento y
la nueva información. La tecnología de información puede desempeñar un
rol preponderante para ayudar a los gerentes a diseñar y ofrecer nuevos
productos y servicios y para rediseñar y cambiar el rumbo de las
organizaciones.
Tecnología: el hardware de cómputo es el equipo físico utilizado para
realizar las actividades de entrada, procesamiento y salida de un sistema de
información. Consta de varios dispositivos de entrada, salida y
almacenamiento, dispositivos de telecomunicaciones que enlazan estos
dispositivos.
38
Software de cómputo: consiste en instrucciones detalladas, programadas
por anticipado que controlan y coordinan los componentes del hardware de
cómputo de un sistema de información.
Tecnología de administración de datos: consiste en el software que
controla la organización de los datos en medios de almacenamiento físico.
Tecnología de conectividad de redes y telecomunicaciones: enlaza
las diversas piezas de hardware y transfiere los datos de un punto físico a
otro. Una red enlaza dos o más computadoras para compartir datos o
recursos.
Internet: Es la red de redes global que emplea estándares universales para
conectar millones de redes diferentes. Internet ha dado lugar a una nueva
plataforma de tecnología universal” sobre la cual se pueden crear nuevos
productos, servicios, estrategias y modelos de negocios.
Esta plataforma de tecnología tiene usos internos, pues proporciona la
conectividad necesaria para enlazar diferentes sistemas y redes dentro de la
empresa. Las redes corporativas que se basan en la tecnología de internet
se denominan intranet. Las redes privadas que se extienden a usuarios
autorizados externos de la organización se llaman extranets.
El uso de la tecnología de internet es tanto una necesidad empresarial como
una ventaja competitiva.
World Wide Web: es un servicio ofrecido por internet que utiliza
estándares universales para almacenar, recuperar, dar formato y mostrar
información en un formato de página de internet.
Todas estas tecnologías, en conjunto con las personas necesarias para
implementarlas y operarlas, representan recursos que se pueden compartir en toda
la organización y constituyen la Infraestructura de tecnología de información de la
empresa. Esta proporciona la base, sobre la cual la empresa puede construir sus
sistemas de información específicos. 6
6
Kenneth C. Laudon, Jane Price Laudon, Sistemas de Información Gerencial. México: Pearson educación
Decima Edición, 2008
39
6.3. Sistemas desde la perspectiva de los usuarios
Esta perspectiva examina los sistemas en términos de los diversos niveles de
administración y los tipos de decisiones que apoyan, cada uno de estos niveles,
tienen diferentes necesidades de información según sus responsabilidades, y se
pueden considerar como componentes principales de información.
Los directores requieren información resumida que pueda indicarles rápidamente el
desempeño general de la empresa, por otra parte, los gerentes de nivel medio
necesitan información más específica sobre los resultados de las áreas funcionales
y departamentos específicos y, los gerentes de operaciones requieren información
sobre transacciones como la cantidad de partes en existencia cada día.
Los trabajadores del conocimiento podrían necesitar acceso a bases de datos
científicas externas o a bases de datos internas que contengan el conocimiento de
la organización.
Los trabajadores de producción o servicios requieren acceso a la información de
las maquinas de producción, y los trabajadores de servicios necesitan acceso a los
registros de los clientes para tomar pedidos y contestar dudas de los clientes.
Sistema de procesamiento de transacciones (TPS)
Consiste en un sistema computarizado que ejecuta y registra las transacciones
ordinarias cotidianas que se requieren para la conducción de la empresa, como
capturas de órdenes de venta, embarque de pedidos, etc.
El propósito principal es responder las preguntas rutinarias y dar seguimiento al
flujo de transacciones en la organización. Para ello la información debe estar
disponible con facilidad, ser actual y precisa.
Los gerentes necesitan los TPS para supervisar el estado de las operaciones y las
relaciones de la empresa con el entorno externo. Los TPS son productores de
información para los demás sistemas.
Los TPS son tan importantes que una falla de alguno por unas cuantas horas
puede llevarla al colapso y a otras empresas relacionadas con ella.
Sistemas de Información gerencial (MIS)
40
Proporcionan a la gerencia intermedia informes sobre el desempeño actual de la
organización. Esta información se utiliza para supervisar y controlar la empresa y
pronosticar su desempeño futuro.
Los MIS resumen e informan sobre las operaciones básicas de la empresa
utilizando los datos aportados por los TPS, que se comprimen y presentan en
informes.
Dan servicio a gerentes interesados en resultados semanales, mensuales, anuales,
aunque si es necesario, algunos MIS permiten ver datos por día o por hora, a su
vez dan respuestas a preguntas rutinarias que se han especificado con anterioridad
y que tienen un procedimiento predefinido de contestación. Por lo general, estos
sistemas no son flexibles y tienen poca capacidad analítica.
Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS)
Ayudan a la gerencia intermedia a tomar decisiones poco habituales. Se enfocan
en problemas de naturaleza única y que cambian con rapidez, para cuya solución
tal vez no haya un procedimiento totalmente definido. Responde a preguntas como
¿qué pasaría con nuestro rendimiento si?
Aunque utilizan información interna de los TPS y de los MIS, con frecuencia usan
información de fuentes externas, como precios accionarios actuales. Estos modelos
utilizan varios modelos para el análisis de datos, o bien condensan grandes
cantidades de datos de tal forma que su análisis sea sencillo para los encargados
de tomar decisiones.
En ocasiones escuchara referencias a los DSS como sistemas de inteligencia de
negocios porque se enfocan en ayudar a los usuarios a tomar mejores decisiones
de negocios.
Sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS)
Ayudan a la alta dirección a tomar decisiones sobre aspectos estratégicos y
tendencias de largo plazo, tanto en la empresa como en el entorno. Los ESS
auxilian en las decisiones no rutinarias que requieren juicio, evaluación y
comprensión porque no hay procedimiento para llegar a una solución. Los ESS
proporcionan un entorno generalizado de cómputo y comunicaciones que se puede
aplicar a un cambiante conjunto de problemas.
Los ESS están diseñados para incorporar datos sobre eventos externos, incluso
extraen información resumida de los MIS y DSS internos. Filtran, comprimen y dan
41
seguimiento a datos críticos, desplegando los datos de mayor importancia para los
directores.
Los ESS presentan graficas y datos para los directores provenientes de muchas
fuentes mediante una interfaz fácil de usar. Con frecuencia, la información se
entrega a los directores a través de un portal, que utiliza una interfaz Web para
presentar contenido de negocios personalizado e integrado.
Interrelación de los sistemas
Los sistemas están interrelacionados. Los TPS, por lo general, son la mayor fuente
de datos para los demás sistemas, mientras que los ESS son sobre todo los
receptores de datos de los sistemas de nivel inferior. Los otros tipos de sistemas
también podrían intercambiar datos.
Fuente: Elaboración propia
6.4. Aplicaciones empresariales
Por lo general las empresas se están integrando tanto por crecimiento interno
“orgánico” como a través de la adquisición de empresas pequeñas. Luego de un
tiempo las empresas se encuentran que tienen un grupo de sistemas cuya mayoría
son antiguos, y enfrentan el reto de lograr que se comuniquen entre si y que
funcionen en conjunto como un sistema corporativo.
Una solución es implementar aplicaciones empresariales, que son sistemas que
abarcan todas las áreas funcionales, con la tarea de ejecutar procesos de negocios
a lo largo de toda la empresa, e incluyen todos los niveles de administración. Estas
ayudan a las empresas a volverse más flexibles y productivas por medio de la
coordinación más estrecha de sus procesos de negocios y la integración de grupos
de procesos, de modo que se enfoquen en la administración eficiente de recursos
y el servicio al cliente.
42
Existen cuatro aplicaciones empresariales: ERP; SCM; CRM y KMS.
Sistemas empresariales (ERP)
Los sistemas empresariales o sistemas de planeación de recursos empresariales,
resuelven este problema recopilando datos de varios procesos de negocios clave
como: manufactura y producción, finanzas y contabilidad, ventas y marketing y de
RRHH, almacenándolos en una sola base de datos central. Esto hace posible que la
información que antes estaba fragmentada en diferentes sistemas se pueda
compartir en la empresa y por distintas partes del negocio para trabajar en
conjunto de una manera más estrecha.
Estos aceleran la comunicación de la información en toda la compañía, facilitándole
a esta la coordinación de sus operaciones cotidianas. Cuando un cliente realiza un
pedido, los datos fluyen automáticamente a otras partes de la compañía que
tienen alguna relación con ellos.
Los ERP dan a las Compañías la flexibilidad para responder rápidamente a las
solicitudes de los clientes y al mismo tiempo producir y almacenar en inventario
únicamente lo necesario para sustituir los pedidos. Su capacidad para incrementar
embarques exactos y oportunos, minimiza costos y aumenta la satisfacción del
cliente contribuyendo así a la rentabilidad de la empresa.
Los ERP aportan información valiosa para la toma de decisiones administrativas.
Las oficinas centrales tienen acceso a datos actualizados al instante sobre ventas,
inventario y producción. Los ERP proporcionan información de toda la empresa
para ayudar a los gerentes a analizar la rentabilidad general de los productos o las
estructuras de costo.
Sistemas de administración de la cadena de suministro (SCM)
Los sistemas de administración de la cadena de suministro ayudan a las empresas
a manejar las relaciones con sus proveedores. Estos sistemas aportan información
para ayudar a los proveedores, empresas de compras, distribuidores y empresas
de logística a compartir información sobre pedidos, producción, niveles de
inventario y entrega de productos y servicios de manera que puedan obtener,
producir y entregar bienes y servicios de manera eficiente.
El objetivo primordial es conseguir la cantidad correcta de sus productos desde su
origen al punto de consumo en la menor cantidad de tiempo y al costo más bajo,
estos sistemas incrementan la rentabilidad de una empresa reduciendo los costos
de desplazamiento y fabricación de productos permitiendo a los gerentes tomar
43
mejores decisiones sobre cómo organizar y programar la contratación, la
producción y la distribución.
Los SCM constituyen un tipo de sistema interorganizacional porque automatizan el
flujo de la información a través de los límites de la organización.
Sistemas de administración de las relaciones con el cliente (CRM)
Los sistemas de administración de las relaciones con los clientes ayudan a las
empresas a administrar sus relaciones con los clientes. Los sistemas CRM aportan
información para coordinar todos los procesos de negocios relacionados con los
clientes en las áreas de ventas, marketing y servicio al cliente. Esta información
sirve para identificar, atraer y conservar a los clientes más habituales, proporcionar
mejores servicios a los clientes existentes y en consecuencia, incrementar las
ventas.
Los sistemas CRM resuelven el problema de la visión fragmentada del cliente al
integrar los procesos de la empresa relacionados con el cliente, consolidando la
información del mismo la cual proviene de diversos canales de comunicación:
teléfono, correo electrónico, dispositivos inalámbricos, establecimientos
comerciales o la Web. El conocimiento detallado y preciso de los clientes, sus
preferencias, ayuda a las empresas a incrementar la efectividad de sus campañas
de marketing, a ofrecer servicio y soporte técnico de mayor calidad al cliente.
Sistemas de administración del conocimiento –KMS
El valor de los productos y servicios de una empresa se basa no solo en sus
recursos físicos sino también en los activos intangibles como el conocimiento.
Algunas empresas tienen mejor desempeño que otras porque cuentan con un
mejor conocimiento acerca de cómo crear, producir, entregar productos y
servicios.
Los sistemas de administración del conocimiento permiten a las organizaciones
manejar de mejor manera sus procesos para captar y aplicar el conocimiento y la
experiencia. Estos sistemas recolectan todo el conocimiento y la experiencia
relevantes de la empresa, y lo ponen a disposición de quien lo requiera, en
cualquier lugar y en todo momento, para mejorar los procesos de negocios y la
toma de decisiones administrativas. También enlazan la empresa con las fuentes
externas del conocimiento.
Los KMS apoyan los procesos para adquirir, almacenar, distribuir y aplicar el
conocimiento, al igual que los procesos para generar nuevo conocimiento e
44
integrarlo a la organización. Entre estos están los sistemas empresariales para
administrar y distribuir documentos, gráficos y otros objetos de conocimiento
digitales; sistemas para crear directorios de conocimiento corporativos de los
empleados que tengan experiencia en áreas especiales; sistemas de oficina para
distribuir el conocimiento y la información, sistemas de trabajo del conocimiento
para facilitar la creación de conocimiento.
Otras aplicaciones de administración del conocimiento recurren a técnicas
inteligentes que codifican el conocimiento para que lo usen otros miembros de la
organización y a herramientas para descubrir conocimiento que reconocen
patrones y relaciones importantes en grandes concentraciones de datos.
6.5. El modelo de la cadena de valor de las empresas
El modelo de la cadena de valor resalta las actividades específicas del negocio en
las que se pueden aplicar mejor las estrategias competitivas y en las que es más
probable que los sistemas de información tengan un impacto estratégico. Este
modelo identifica puntos específicos que es importante reforzar donde la empresa
puede utilizar la tecnología de información con mayor eficacia para mejorar su
posición competitiva. Este modelo considera a la empresa como una serie o
cadena de actividades básicas que agregan un margen de valor a los productos o
servicios de una empresa.
Las actividades primarias están más relacionadas con la producción y distribución
de los productos y servicios de la empresa que crean valor para el cliente.
Las actividades de apoyo hacen posible la realización de las actividades primarias y
consisten en la infraestructura (administración y gerencia), recursos humanos
(reclutamiento, contratación y capacitación de empleados), tecnología (mejora de
productos y del proceso de producción) y adquisiciones (compra de insumos) de la
organización.
45
Fuente: Laudon y Laudon, Sistemas de Información Gerencial. Pag. 258
Los sistemas de administración de la cadena de suministro que coordinan el flujo
de recursos dentro de su empresa, y los sistemas de administración de las
relaciones con el cliente que coordinan sus ventas y apoyan a los empleados en el
trato con los clientes son dos de las aplicaciones de sistemas más comunes que
resultan del análisis de la cadena de valor de una empresa.
El uso del modelo lo llevará a considerar la comparación de sus procesos de
negocios con los de sus competidores o con otras empresas de industrias
relacionadas, y a identificar las mejores prácticas de la industria. El benchmarking
implica la comparación de la eficiencia y efectividad de sus procesos de negocios
contra estándares estrictos y luego la medición del desempeño contra esos
estándares. Las mejores prácticas de la industria son las soluciones o los métodos
de resolución de problemas identificados por empresas de consultoría,
organizaciones investigadoras, institutos gubernamentales, como los más exitosos
para conseguir un objetivo de negocios de manera consistente y efectiva.
46
Por medio de mejoras a su propia cadena de valor que sus competidores podrían
ignorar, usted puede conseguir una ventaja competitiva logrando excelencia
operativa, reduciendo costos, mejorando sus márgenes de utilidad y forjando una
relación más estrecha con sus clientes y proveedores.
6.6. Ampliación de la cadena de valor: La Red de Valor
El desempeño de la mayoría de las empresas no sólo depende de lo que ocurre en
su interior sino en qué tan bien se coordina la empresa con sus proveedores
directos e indirectos, con las empresas de entrega y con sus clientes.
Al trabajar con otras empresas, los participantes de una industria pueden emplear
tecnología de información con el fin de desarrollar estándares de aplicación en
toda la industria para el intercambio electrónico de información o transacciones de
negocios, lo cual obligará a todos los participantes del mercado a apegarse a
estándares similares. Estos esfuerzos incrementan la eficiencia, hacen menos
probable la sustitución de productos y podrían elevar los costos de entrada, lo que
puede desalentar el ingreso de nuevos participantes. Asimismo, los miembros de la
industria pueden establecer consorcios, simposios y redes de comunicaciones
apoyadas por TI, a nivel de toda la industria, para coordinar las actividades
relacionadas con instituciones gubernamentales, competencia extranjera e
industrias competidoras.
La tecnología de Internet ha hecho posible la creación de cadenas de valor
industriales altamente sincronizadas, denominadas redes de valor. Una red de
valor es un conjunto de empresas independientes que utilizan la tecnología de
información con el propósito de coordinar sus cadenas de valor para elaborar
colectivamente un producto o servicio destinado a un mercado. Está más orientada
al cliente y opera en forma menos lineal que la cadena de valor tradicional.
47
Fuente: Laudon y Laudon, Sistemas de Información Gerencial. Pag. 312
Esta red de valor sincroniza los procesos de negocios de clientes, proveedores y
socios mercantiles entre compañías diferentes de una industria o de industrias
relacionadas. Estas redes de valor son flexibles y adaptables a los cambios de la
oferta y la demanda. Las relaciones se pueden establecer o deshacer en respuesta
a las cambiantes condiciones del mercado. Las empresas pueden acelerar el
tiempo de entrega al mercado y a los clientes optimizando las relaciones de su red
de valor con el propósito de tomar decisiones rápidas sobre quién puede entregar
los productos o servicios requeridos con el precio y la ubicación correctos.
Sinergias, competencias centrales y estrategias basadas en redes Los sistemas de
información pueden mejorar el desempeño total de estas unidades de negocios
promoviendo sinergias y competencias centrales.
Sinergias: la idea de las sinergias es que dos organizaciones puedan combinar
mercados y experiencia, estas relaciones ayudan a reducir costos y generar
utilidades.
48
Uno de los usos de la tecnología de información es el de conjuntar las operaciones
de unidades de negocios separadas con el propósito de que puedan actuar como
una sola.
Mejoramiento de las competencias centrales: el desempeño de todas las unidades
de negocios puede incrementarse en la medida que éstas desarrollen o creen
competencias centrales. Una competencia central es una actividad en la que una
empresa es líder de la clase mundial.
Cualquier sistema de información que aliente la compartición del conocimiento a
través de las unidades de negocios mejora las competencias.
Estrategias basadas en redes: Las estrategias basadas en redes incluyen el uso de
economías de redes, un modelo de empresa virtual y ecosistemas de negocios.
• Economías de redes: en una red, los costos marginales de agregar otro
participante son casi cero, en tanto que el rendimiento marginal puede ser mucho
mayor. Cuanto mayor es el número de suscriptores en un sistema telefónico o en
Internet, mayor es el valor para todos los participantes porque cada usuario puede
interactuar con más gente. En estos casos, el valor de una comunidad de personas
crece con el tamaño, mientras que el costo de incorporar nuevos miembros es
insignificante.
Las empresas pueden aprovechar los sitios de Internet para construir comunidades
de usuarios, es decir, de clientes con gustos semejantes que deseen compartir sus
experiencias. Esto puede generar lealtad y disfrute de los clientes, así como
vínculos sólidos con ellos.
La economía de redes también proporciona beneficios estratégicos a los
fabricantes de software comercial. El valor de su software y de sus productos de
software complementarios, se incrementa a medida que los utiliza más gente, hay
una base instalada más grande para justificar el uso continuo del producto y el
soporte del fabricante.
• Estrategia de empresa virtual: una empresa virtual utiliza redes para enlazar
personas, activos e ideas, lo cual le permite establecer alianzas con otras empresas
para crear y distribuir productos y servicios nuevos sin estar restringidos por los
límites organizacionales tradicionales ni por las ubicaciones físicas.
El modelo de empresa virtual es útil cuando es más barato para una empresa
adquirir productos, servicios o capacidades de un proveedor externo o cuando
49
tiene que actuar rápidamente para explotar nuevas oportunidades de mercado y
carece del tiempo y los recursos para responder por sí misma.
• Ecosistemas de negocios: empresas pilares y empresas especializadas:
ecosistema de negocios es otro término para estas redes de proveedores,
distribuidores, subcontratistas, empresas de servicios de transporte y fabricantes
de tecnología, estrechamente enlazadas pero interdependientes.
El concepto se fundamente en la idea de red de valor, con la diferencia de que la
cooperación se da a través de muchas industrias en lugar de muchas empresas.
Los ecosistemas de negocios se pueden caracterizar por contar con una o más
empresas pilares que dominan el ecosistema y crean plataformas utilizadas por las
empresas especializadas.
La tecnología de información desempeña un rol importante en el establecimiento
de ecosistemas de negocios. Muchas empresas utilizan sistemas de información
para convertirse en empresas pilares por medio de la construcción de plataformas
de TI que pueden ser empleadas por otras empresas.
Las empresas individuales deben considerar la manera en que sus sistemas de
información les permitirán convertirse en participantes especializados y rentables
en los ecosistemas más grandes creados por las empresas pilares. Una empresa
debe tomar en cuenta los ecosistemas de negocios existentes relacionados con
estos productos y cómo podría utilizar la TI para participar en estos ecosistemas
más grandes.
6.7. E-Logistic en Colombia
La logística se define como la manipulación de bienes y servicios que requieren o
producen las empresas o los consumidores finales, mediante las funciones de
transporte, almacenaje y aprovisionamiento y/o distribución de mercancías. Por su
parte, la cadena logística o cadena de abastecimiento es la expresión que define la
secuencia de agentes, funciones y actividades que intervienen en el flujo de
bienes, servicios y de información relacionada entre dos o más puntos.
Cabe destacar que la logística abarca, además del transporte de mercancías, la
planificación y organización de la carga en toda la cadena de valor como elemento
de calidad.
Es así como en las últimas décadas, el concepto de transporte ha evolucionado a
conceptos más amplios como el de la logística, que involucran a la infraestructura,
50
integra los servicios que se prestan a través de ella y planifica los flujos de
personas y bienes que la transitan7.
La tendiente globalización, el continuo incremento de la competencia en el ámbito
empresarial y las condiciones cambiantes del mercado, hacen necesario que las
empresas operen de una forma más eficiente, en búsqueda de condiciones que las
diferencien de sus similares y les permitan mantenerse en el mercado; es por esa
razón que existen diferentes métodos y reportes que incluyen indicadores del nivel
de eficiencia de las prácticas logísticas, de tal manera que los hagan comparables
con otros países.
Un ejemplo de esto es el Índice de Desempeño Logístico del Banco Mundial, el cual
evalúa diversos factores que inciden el comportamiento de la logística. Como
resultado de dicho análisis, Colombia ocupa el puesto 82 del ranking de una
muestra de 150 países, que al compararlo nuevamente con los países de la región
ocupa el penúltimo lugar, ubicándose por debajo del promedio de Suramérica, e
incluso de Latinoamérica y el Caribe.
Fuente: Connecting to Compete. World Bank, 2007
Al desagregar se tiene que las acciones deberían ir principalmente enfocadas al
mejoramiento de los procesos para el control de las mercancías, dado que es el
factor más desfavorable del análisis en comparación con el promedio del país
(2,5), seguido por la provisión de infraestructura y la capacidad del sector privado
7
Ballou, Ronald H. Logística: Administración de la cadena de suministro. México: Pearson educación Quinta
Edición, 2004.
51
en el manejo de su logística interna o idoneidad logística, sin desconocer la
necesidad de una evolución equilibrada de todos los componentes evaluados.
Fuente: Connecting to Compete. World Bank, 2007
Una provisión adecuada de infraestructura de transporte, que se conjugue con una
creciente oferta de servicios logísticos y de transporte, ayudará a la absorción de
las presiones derivadas del crecimiento sostenido de la carga y facilitará el flujo de
mercancías optimizando la estructura de costos logísticos y de distribución física.
Sin embargo, dichos costos se pueden explicar en gran medida por las distancias
medias que deben ser recorridas desde los principales nodos de transferencia de
comercio exterior hacia los centros de producción y/o consumo, y están
relacionados con la facilitación en los procesos de control de la mercancía.
La gráfica a continuación discrimina el valor de la distribución física internacional
en el 2007:
52
Fuente: Elaboración DNP, con base en cifras de MIDAS – USAID
Es así, como de acuerdo a las mediciones e indicadores presentados con
anterioridad, se puede definir como problemática central el hecho de que el
sistema logístico nacional dificulta la inserción, en términos de eficiencia, eficacia y
oportunidad, de productos nacionales en mercados locales e internacionales,
afectando la productividad y competitividad del país. (1)
En consecuencia, la implementación de soluciones que “eficienticen” estas
operaciones, se traducen principalmente en disminuciones importantes de los
costos logísticos totales y del tiempo total de ciclo, brindando un mejor y más
oportuno servicio al cliente y una mayor rentabilidad para las empresas que las
ejecuten.
6.8. Modelos Aplicados en Colombiana
De acuerdo con Ronald H. Ballou, el transporte representa el elemento individual
más importante de los costos logísticos de la mayoría de empresas, pues se estima
que constituye entre uno y dos tercios del total de los mismos (2). Nada
desdeñable, es entonces, la relevancia e impacto de las operaciones de transporte
y distribución dentro de la actividad logística de las redes de valor.
El transporte se constituye en una cadena de producción de servicios, compuesta
fundamentalmente por tres elementos:
53
• Usuario del servicio (Remitente y Destinatario).
• Empresa de transporte.
• Propietario del vehículo.
En el siguiente cuadro conceptual se muestra la estructura fundamental de la
cadena productiva del transporte y las relaciones existentes entre cada uno de sus
elementos.
La conforman:
• El remitente de la carga o usuario del servicio: Es la persona natural o
jurídica que celebra el contrato de transporte con la empresa de transporte
legalmente constituida y debidamente habilitada; es quien entrega la mercancía al
transportador, para que la traslade de un lugar a otro, es decir, la persona que
realiza el encargo y puede estar actuando por cuenta propia o ajena. Si actúa por
cuenta propia, no se precisa que sea el dueño de las mercancías o generador
natural de la carga; basta que tenga una disponibilidad material sobre las mismas.
Si actúa por cuenta ajena, puede ser un mandatario o incluso un comisionista de
transporte.
• La Empresa de Transporte: En términos de la Ley, es quien legalmente tiene
el permiso para prestar el Servicio Público de Transporte de Carga, concedido por
el Estado. La empresa de transporte es una unidad empresarial que debe contar
con la capacidad de combinar los recursos humanos, físicos, financieros y de
información indispensables para la prestación del servicio con altos niveles de
calidad y eficiencia.
Desde el punto de vista del Contrato de Transporte, la empresa de transporte, es
el transportador jurídico, es quien tiene el mandato de llevar o conducir las
mercancías, directamente o valiéndose de otros, tal y como se ha convenido en el
contrato. El transporte lo puede efectuar en vehículos propios o de terceros
vinculados permanentemente, para uno o varios viajes, pero siempre, la obligación
y la responsabilidad de transportar es de la empresa.
Desde el punto de vista del recurso humano está estrechamente relacionado con
las disciplinas de la logística, la seguridad y el aseguramiento de las cargas,
comunicaciones, el comercio internacional, el almacenamiento y salvaguarda de
bienes, las técnicas de embalaje y empaque y el manejo de contenedores, los
servicios financieros, entre otros.
Desde el punto de vista físico, se refiere a la disposición de instalaciones que
permitan el uso eficiente de los equipos de movilización y apoyo. Desde el punto
de vista financiero las empresas operadoras de transporte deberán garantizar el
flujo normal de la operación. Desde el punto de vista de la informática deben
54
garantizar la disponibilidad de los informes que faciliten la planeación, ejecución,
control y evaluación de las actividades respectivas.
• El propietario del vehículo: Es el propietario del medio de transporte y presta
sus servicios a las empresas de transporte. Es considerado como el que
físicamente hace el movimiento de las cargas, transportador de hecho, al servicio
de una empresa de transporte, mediante un contrato de vinculación permanente o
temporal del equipo. No es una parte del contrato de transporte pero sí lo es de la
operación necesaria para su ejecución. El Conductor del vehículo es el operador
del medio de transporte.
• El Destinatario de la carga: Es la persona natural o jurídica a quien se envía
la mercancía. Una misma persona podrá ser al tiempo remitente y destinatario.8
6.9. Aplicación de las TICs en los procesos de transporte.
En la región y en el mundo se utilizan varios sistemas para localización y
seguimiento de vehículos y carga:
6.9.1. Tecnologías de Comunicación móvil.
A principios de la actual década se observó la posibilidad de consulta y transmisión
de datos desde dispositivos móviles como los teléfonos celulares y los
Asistentes personales Digitales (PDA), pudiendo acceder a las redes de transmisión
de datos desde cualquier lugar, gracias a la tecnología Global System Movile
(GSM), perteneciente a la denominada segunda generación de telefonía móvil
(2G).
El GSM tuvo una posterior extensión conocida como General Packet Radio
Service (GPRS), considerada como un desarrollo de avance hacia la tercera
generación (2.5G), cuyo principio básico es la transmisión de datos no conmutada
(o por paquetes), lo que permite que se compartan los recursos de radio, puesto
que un usuario sólo usa la red (ocupa los recursos de radio) cuando envía o recibe
un paquete de información. Puede usarse para servicios como el acceso al
protocolo de aplicaciones inalámbricas (WAP), servicio de mensajes cortos (SMS),
sistema de mensajería multimedia (MMS), y para servicios de comunicación por
Internet como el email y el acceso a la web. Cabe destacar también, que el cobro
para las transferencias de datos mediante GPRS se hace por volumen de
información transmitida (por kilobytes o Megabytes), a diferencia de las
tecnologías que utilizan conmutación de servicios para la transferencia que cobran
por tiempo de conexión.
8
Menéndez, José Manuel. “Sistemas Inteligentes de Transporte: Un mal nombre para una buena idea” pp 32
– 35. 2008.
55
En la actualidad se ha generalizado el uso de las tecnologías de tercera generación
(3G), como el Universal Mobile Telecommunication Service (UTMS), cuyas
principales características son las altas velocidades de acceso a internet y de
transferencia de datos, que facilitan la transmisión de video e imágenes en tiempo
real, dando la posibilidad a nuevas aplicaciones como video telefonía y video
conferencia.
En lo que respecta a tecnologías para las comunicaciones, el ideal es
mantenerse en contacto con el transportador con el fin de suministrar información
pertinente para un adecuado y eficiente desplazamiento (como el estado de la vía,
posibles rutas alternativas, etc.), para ello se esperan desarrollos próximamente
que faciliten la comunicación entre vehículos (V2V) o con la infraestructura (I2V);
dentro de las alternativas tecnológicas para tal fin, se encuentran: comunicaciones
dedicadas con corto alcance, basadas en enlaces de ondas milimétricas,
microondas e infrarrojos; Intercambio de mensajes cortos (SMS) a través de
telefonía celular; y difusión de largo alcance mediante DVB-T, DVB-H o DMB. Para
la implementación de éstas tecnologías es necesario que el vehículo cuente con un
sistema de navegación global por satélite, para que pueda identificar en donde se
encuentra, y le resulte útil la información que reciba sobre el estado de la vía.
Adicionalmente, existe una iniciativa en Europa, denominada servicio eCall, un
servicio de llamada de auxilio automático al número de urgencias en caso de
accidente, que proporciona información sobre la ubicación del vehículo. Y que se
estima podría salvar miles de vidas, en la medida en que se logra una asistencia
médica más oportuna. (7)
6.9.2. Sistema de Información Geográfica GIS (Geographical
Information System).
Es un sistema integrado compuesto por hardware, software, personal, información
espacial y procedimientos computarizados, que permite y facilita la recolección,
análisis, gestión o representación de datos espaciales. Una de sus aplicaciones es
el análisis territorial de los sistemas de transporte, para lo cual, se representan
espacialmente sobre el territorio las redes de transporte y sobre ellas se puede ver
el desplazamiento de los flujos de personas, de materia y de energía. La nueva
ciencia de la Información Geográfica (Geographic Information Science) se apoya
en este sistema, que actualmente más que una tecnología, es un dominio
científico.
Sistema global de navegación por satélite (GNSS).
56
Un sistema global de navegación por satélite (GNSS) es otra de las tecnologías de
la comunicación relevante para el desempeño de los sistemas inteligentes de
transporte (ITS). Un GNSS consta de una constelación de satélites que transmiten
señales que permite la localización y posicionamiento en cualquier punto del globo
terrestre.
Los sistemas GNSS cubren todas las posibilidades de posicionamiento mediante
satélites, algunos ejemplos sencillos son:
Posicionamiento mediante código autónomo.
Posicionamiento diferencial mediante correcciones diferenciales con
GPRS/UTMS (Proyecto RECORD/EUREF-IP), mediante RDS (Proyecto
RECORD/RASANT).
Redes GPS de alta precisión para estudios geodinámicos (ERGPS).
Fuente: http://sickmind.com.ar/blog/?p=128
El sistema más conocido y difundido de los GNSS es el GPS (Global Navigation
Satellite System), aunque existen otros sistemas disponibles como el GLONASS
(GNSS desarrollado por Rusia), EGNOS (sistema de aumentación, complemento de
GLONASS y GPS para disminuir la imprecisión), y el proyecto GALILEO (GNSS para
la Unión Europea) que actualmente se encuentra en desarrollo. Por su parte, el
Sistema de Posicionamiento Global (Global Positioning System- GPS) constituye
uno de los avances tecnológicos más grandes de la última década del siglo pasado.
Fue inicialmente diseñado para fines militares por el Departamento de Defensa de
57
los Estados Unidos, para proporcionar estimaciones precisas de posición, velocidad
y tiempo.
El GPS (Global Positioning System) es un sistema global de navegación por satélite
que brinda la posibilidad de determinar la posición de un objeto o persona, que se
encuentre en cualquier lugar del mundo con cualquier condición climatológica.
El sistema de posicionamiento global se descompone en tres elementos básicos:
Segmento espacio: El cual se compone de 24 satélites que circundan la
tierra en trayectorias sincronizadas para cubrir toda su superficie.
Repartidos en 6 planos orbitales, cada uno con cuatro satélites.
Segmento terrestre de control: Consta de 5 unidades estaciones monitoras
que velan por el funcionamiento a los satélites, por lo cual los rastrea para
verificar sus orbitas, y sincroniza los relojes de cada uno de ellos; tres
antenas que envían señales a los satélites; y una estación experta de
supervisión de todas las operaciones.
Segmento usuario: Compuesto por las antenas y receptores pasivos de la
tierra. Estos receptores proporcionan una estimación de posición y tiempo,
a partir de los mensajes provenientes de los satélites visibles.
El funcionamiento general de dicho sistema es el siguiente: Los satélites ransmiten
al receptor una serie de parámetros orbitales que permiten conocer la situación de
cada uno de los mismos, así como lo hora en la que se emitió la señal desde cada
satélite. Luego el receptor GPS mide su distancia a los satélites a partir del tiempo
que la señal tarda en llegar al mismo y de la velocidad de la luz con algunos
ajustes (velocidad de la señal). Cada satélite determina una esfera imaginaria, con
él como centro, y la distancia hasta el receptor como radio. Si se obtiene la
información de dos satélites, se considerarán dos esferas, cuya intersección
generará una circunferencia, sobre la cual se encuentra el receptor. Con la
información de un tercer satélite, se podrá obtener un punto común para las tres
esferas, en dicho punto se encuentra el receptor, cuya ubicación se buscaba
determinar. Este método se conoce como triangulación. Sin embargo, el punto
obtenido no es del todo preciso, debido a la no sincronización de los relojes de los
satélites y el del receptor GPS, por esta razón se usa la información de un cuarto
satélite, con lo que el receptor GPS podrá determinar una posición 3-D exacta
(Latitud, longitud y altitud).
El GPS tiene gran cantidad de aplicaciones entre las que encontramos: Topografía
y geodesia; navegación terrestre, marítima y aérea; rastreo y recuperación de
vehículos; entre otros.
58
Para el rastreo y monitoreo de vehículos, cada vehículo se encuentra provisto de
un dispositivo que recibe la señal de los satélites de GPS y por su parte, el receptor
de GPS determina su posición y velocidad. Esta información puede ser almacenada
o remitida a un centro de operación, en donde la posición actual puede mostrarse
en un mapa computarizado.
El sistema AVL (localización automática vehicular)
Implica la utilización de los GIS conjuntamente con los sistemas de
posicionamiento global GPS y permite conocer los viajes en espacio y tiempo. El
AVL rastrea camiones, trenes o buques así como equipos móviles de transporte
(trailers, contenedores, etc.), estableciendo sus coordenadas en un sistema de
información geográfica (SIG o GIS), que proporciona mapas digitales. Además, el
sistema AVL se utiliza para controlar las temperaturas de las cargas o servir como
aviso de emergencia en caso de robos, emergencias médicas o mecánicas.
Fuente:
http://www.dimts.in/Automatic_Vehicle_Location_(AVL).html
6.9.3. El sistema de RFID (Radio Frequency Identification Devices)
Es un sistema de almacenamiento y recuperación de datos remotos que usa
dispositivos denominados etiquetas, “transponders” o tags RFID. El propósito
fundamental de la tecnología RFID es transmitir la identidad de un objeto (similar
a un número de serie único) mediante ondas de radio. Las tecnologías RFID se
agrupan dentro de las denominadas Auto ID (Automatic Identification, o
Identificación Automática).
Una etiqueta RFID es un dispositivo pequeño, que puede ser adherida o
incorporada a un producto, animal o persona. Contiene antenas para permitir
recibir y responder a peticiones por radiofrecuencia desde un emisor-receptor
59
RFID. Las etiquetas pasivas no necesitan una fuente eléctrica interna, mientras
que las activas sí lo requieren. Una de las ventajas del uso de radiofrecuencia es
que no se requiere visión directa entre emisor y receptor.
RFID es creada para adicionar inteligencia y minimizar la intervención humana en
el proceso de identificación de un ítem, usando tags electrónicos. Los tags son
significativamente diferentes de los códigos de barras, por su capacidad de
almacenar datos, el rango en el cual los tags pueden ser leídos y la ausencia de las
restricciones de visión directa.
RFID se remonta al año 1940 cuando la fuerza aérea Británica usó esta tecnología
en la segunda guerra mundial para detectar tanto los aviones enemigos como los
amigos. La teoría de RFID fue explicada por primera vez en 1948 en una
conferencia llamada “La comunicación es el reflejo del poder” y la primera patente
de RFID fue firmada por Charles Walton en 1973. Quizás la aplicación de RFID más
familiar es la automatización de los sistemas de peajes en la costa este y oeste en
Estados Unidos. Sin embargo, el costo de la ecuación comienza a ser favorable
recientemente gracias a la masificación de la adopción. El impulso para adoptar
RFID ha sido impulsado por grandes retailers (minoristas) como Wal-Mart y Target
y el Departamento de Defensa de los Estados Unidos, quien exige a todos sus
proveedores la implementación de esta tecnología en los próximos años.
Otra aplicación de la tecnología RFID en vehículos es la implementada por el
Servicio Postal de los Estados Unidos, en la cual cerca de 40 de sus instalaciones a
lo largo de Estados Unidos poseen esta tecnología, para mejorar las eficiencias y
reducir los costos asociados con la operación y mantenimiento de vehículos
industriales. Este sistema permite la autenticación de conductores, la localización
de los vehículos en tiempo real, trazabilidad de mantenimiento y productividad y la
medición de velocidades y pesos. Kimberly Clark, ha completado un proyecto piloto
empleando tags EPC/RFID Gen 2 para realizar un seguimiento de la ubicación de
los vehículos que transportan producto terminado o materias primas en una de sus
instalaciones de producción en Beech Island. Los ensayos han tenido un gran
éxito. Con el sistema manual puede tomar cerca de 3 horas para los trabajadores
localizar un vehículo específico, ahora toma minutos localizarlo usando el sistema
basado en RFID.
También sirven y se utilizan en el pago de peajes uno de los campos en los que
más se ha avanzado en las últimas décadas. El peaje electrónico, en donde el
vehículo no debe detenerse por completo, en vez de ello se limita a reducir su
velocidad a unos 40 km/hora y el cargo se realiza automáticamente a la cuenta
bancaria de su conductor, basta con que el usuario adquiera e instale en el
parabrisas de su vehículo un dispositivo denominado TAG, el cual puede ser
asistido por batería o pasivo y se encuentra vinculada con el número de matrícula
y una cuenta bancaria. En esta alternativa tecnológica, también es necesario el uso
60
de dispositivos de visión artificial, con el propósito de identificar la matrícula y tipo
de vehículo para verificar la veracidad de la información declarada al adquirir el
TAG; y con el fin de identificar infractores.
Fuente: http://www.nacion.com/ln_ee/2009/marzo/06/_Img/2346578_101.jpeg
La aplicación de estas tecnologías en el ámbito logístico, ha revolucionado
progresivamente la manera de gestionar la cadena de suministros, reduciendo
costos y tiempos, y aumentando la seguridad y la eficacia en las actividades de
aprovisionamiento, almacenamiento y distribución.
7. METODOLOGÍA
En este proceso de construcción del conocimiento, se advierten los criterios
metodológicos con base en los cuales se realizó la investigación, que se establecen
producto de su diseño y propósito, donde fundamentalmente se aborda el objeto
de estudio bajo el tipo de investigación descriptiva, también denominada como
investigación diagnóstica, y que tiene su expresión en el denominado paradigma
mixto, llevado a cabo mediante el enfoque que permite la interpretación de datos
cuantitativos en cualitativos y viceversa, así como también se utilizan los dos
enfoques para responder preguntas generadas en el planteamiento del problema,
complementando su estructura mediante la revisión bibliográfica, en la consulta y
61
fundamentación conceptual, y aspectos relacionados con trabajo de campo, que
permiten su conceptualización y alcance.
El diseño de la investigación se maneja desde la perspectiva de un proceso que
recolecta, analiza y vincula datos cualitativos y cuantitativos buscando mayor
entendimiento y claridad con respecto a la propuesta formulada.
Con el objeto de estructurar la dirección y aplicación de los enfoques en el
desarrollo del trabajo, se describen e ilustran los aspectos inherentes a cada uno
de ellos y manejados en el constructo.
Cuantitativos
La investigación, se circunscribe en algunos aspectos a un estudio cuantitativo,
basado en la recolección de datos sobre la base de la información de indicadores
manejados en SUPLA S.A. y sus aliados comerciales, que permite probar la
hipótesis con base en la medición numérica y el análisis estadístico, para
establecer patrones de comportamiento, y reconocer los resultados de manera
sistemática para ser interpretados objetivamente.
Se estableció como criterio para la escogencia de la muestra, la representatividad
de la carga movilizada con las empresas clientes del servicio de transporte y
distribución de SUPPLA S.A., se seleccionaron 20 empresas, identificadas
plenamente en el texto del trabajo, donde se aplicó el modelo para establecer
conjuntamente los diversos indicadores que se calculan para las operaciones de
transporte y que representan el levantamiento de información, algunos de los
indicadores aportados no se relacionan en estricto sentido con el objeto de
estudio, por lo cual la medición no arroja resultados únicamente relacionados con
el desempeño del proceso de transporte, ya que se miden simultáneamente otras
actividades del portafolio de servicios de SUPPLA S.A., sin embargo el proceso
realizado nos proporciona elementos importantes para la clasificación y manejo de
estas variables en el diseño de la solución tecnológica, bajo el rigor que permite
determinar la eficiencia de la operación y validan la pertinencia de la propuesta.
Dadas las características y nivel de manejo informático de algunas de las empresas
de transporte, no existe homogeneidad en la información recaudada, lo que
dificulta establecer comportamientos estadísticos apropiados para determinar las
tendencias de forma puntual, también se observa que no existen indicadores de
desempeño generales, que abarquen y resuman la efectividad global del servicio
de transporte entre SUPPLA S.A. y sus clientes, razones por las cuales la
implementación de la plataforma de integración como soporte de la operación,
adquiere gran importancia al darse como una solución que permite uniformidad en
los datos e información, para validar la estrategia en aspectos de eficiencia y
eficacia operacional.
62
Cualitativos
Con el objeto de identificar los factores que permiten caracterizar y conocer las
situaciones predominantes de las actividades del transporte de mercancía
terrestre, se expresan los elementos que bajo el enfoque cualitativo se utilizaron
en la recolección de datos sobre las operaciones de transporte con cada uno de los
clientes seleccionados, empleando para este objetivo el instrumento de realización
de entrevistas con los líderes de transporte designados por SUPPLA S.A. en las
principales ciudades del país, luego de realizar el levantamiento de información
sobre las operaciones de distribución y transporte de SUPPLA S.A. con cada una de
las empresas seleccionadas para el presente proyecto, se realizó un análisis
detallado de éste compendio de información, que permitió identificar un modelo
general de operación, el cual fue diagramado y compendiado en el trabajo.
Se efectúo un análisis detallado de la estructura del proceso de transporte entre
Almagran – Almacenar y sus socios de negocio, del cual se establecieron las
fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, tanto comunes a todas las
operaciones, como específicas de algunas de ellas, de acuerdo con las situaciones
identificadas se construyó una matriz DOFA, para cada una de las grandes etapas
de la operación, y así manejar una lectura que nos acerque a la investigaciónacción para establecer nuevas reglas en las empresas transportadoras, que
aprovechen la tecnología, y generen procesos interempresariales y operaciones
integradas para enfrentar las cambiantes necesidades del cliente.
Dichas empresas se han dado cuenta que la siguiente ola de innovación enfocada
al cliente requiere de una integración de procesos, aplicaciones y sistemas a una
escala sin precedentes y en todas las áreas del negocio, cambiando las prioridades
relacionadas con los clientes y así el método nos proporciona la posibilidad de no
sólo conocer el problema específico en esta actividad, sino que nos acerca a
resolverlo, cumpliendo a cabalidad con el planteamiento del problema, recolección
de la información, interpretación de la misma, planeación y ejecución de la acción
concreta para la solución del problema, evaluación posterior sobre lo realizado,
etc. El fin principal de estas investigaciones no es algo exógeno a las mismas, sino
que está orientado hacia la concientización, desarrollo y emancipación del grupo
estudiado.
Es también de máxima importancia que se haga énfasis en la naturaleza específica
de cada uno de los tópicos que nos proporcionan los instrumentos, al igual que los
procedimientos y estrategias a utilizar, dentro del marco de la metodología
cualitativa que entiende el método y todo el arsenal de medios instrumentales
como algo flexible, que se utiliza mientras resulta efectivo, pero que se cambia de
63
acuerdo al dictamen, imprevisto, de la marcha de la investigación y de las
circunstancias.
Finalmente, para alinear el proceso de investigación, se recurrió como
complemento a la labor al manejo de la revisión bibliográfica, para lograr
estructurar una imagen representativa, un patrón coherente y lógico, un modelo
teórico o una auténtica teoría o configuración del fenómeno estudiado, que le dé
sentido a todas sus partes y componentes, además de contar como apoyo con la
tecnología y facilitar la parte técnica de ambos procesos, para maniobrar, ordenar,
organizar y hasta tratan de interpretar y teorizar los datos cualitativos extractados
de esa relación directa con las fuentes de información tanto a nivel general como
individual.
8. DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN
8.1. Análisis del modelo de operación de transporte actual de
SUPPLA S.A. (Correlación con el primer objetivo propuesto)
El proceso de búsqueda de una solución satisfactoria a un determinado problema,
debe iniciar con el conocimiento pleno de la situación problemática. Por tal
motivo, la identificación del problema central de la operación de transporte entre
SUPPLA S.A. y sus socios de negocio, tomó como base el diagnóstico realizado
sobre ésta operación, elaborado a partir del levantamiento de información sobre
los servicios de transporte por carretera y distribución urbana proporcionados a 20
de sus socios de negocio ubicados en las ciudades de Bogotá, Bucaramanga,
Barranquilla, Cartagena, Cali, Medellín y Buenaventura (Descrito en el Capitulo 4.
del presente documento). En el diagnóstico no sólo se identificaron problemas,
sino también: fortalezas, amenazas y oportunidades de cada una de las etapas en
las que se decidió dividir la operación:
Etapa 1: Despacho y actividades previas (solicitud de servicio, alistamiento,
cargue, etc.)
Etapa 2: Tránsito
Etapa 3: Actividades posteriores al tránsito (descargue, entrega, facturación,
etc.)
El análisis detallado de ésta información condujo a determinar qué el problema
central actual corresponde a: “Carencia de información oportuna y confiable
64
de la operación de transporte de carga entre SUPPLA S.A. y sus socios de
negocio”.
Una vez definido el problema, se identificaron sus causas y efectos más relevantes,
con los cuales se construyó el “árbol de problemas”, un diagrama propuesto en la
Metodología de Marco Lógico (MML) para facilitar la visualización y comprensión de
la situación problemática. El diagrama de árbol de problemas estructura la
situación negativa percibida por medio de una analogía con los elementos básicos
de un árbol: Las causas representan las raíces del árbol (situación negativa
existente); El problema principal hace las veces de tronco (el núcleo de la situación
negativa); Y los efectos simbolizan las ramas (las consecuencias del problema).
Ésta estructura permite entender fácilmente el problema percibido, su importancia,
impactos y posibles orígenes.
A continuación, se presentan: el diagrama de árbol de problemas resultante del
análisis de la operación y el diagrama de “árbol de objetivos”, que corresponde a
la situación futura deseada, es decir, lo que se esperaría que ocurriese si se pone
fin a la problemática detectada.
65
66
Fuente: elaboración Propia
67
El “árbol de objetivos” se obtiene al convertir todos los aspectos negativos del árbol de
problemas a estados positivos o deseados, al hacerlo, todas los elementos que eran
causas en el árbol de problemas se transforman en medios, los que eran efectos se
transforman en fines y el problema principal se convierte en el objetivo central o
propósito general, es decir, la situación a la que se intentará llegar mediante la ejecución
del proyecto. La definición acertada del árbol de objetivos es fundamental para la
estructuración del proyecto, ya que a partir de éste se definen las alternativas de solución
del problema, que permitan alcanzar la situación futura deseada.
Las alternativas de solución se plantean con base en los medios que se encuentren en la
parte más baja del diagrama, pues constituyen las situaciones más básicas que se deben
concretar para contribuir a la consecución del objetivo central; o expresado de forma
equivalente, las causas más profundas que deben atacarse prioritariamente para
solucionar el problema principal.
Los medios principales que resultan al elaborar el diagrama de árbol de objetivos del
presente proyecto son:
Cultura de informar a tiempo más arraigada.
Mayor uso y aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y de las
Comunicaciones (TICs), con el propósito de contar con sistemas de información
más adecuados que proporcionen información más completa, clara y veraz.
Mayor colaboración entre los miembros de la cadena de valor, para disponer de un
mayor volumen de información compartida e integrada.
Una vez reconocidos los medios, se realizó la búsqueda de alternativas que condujeran a
materializarlos y de ésta manera avanzar hacia la consecución del objetivo central:
“Lograr que los actores involucrados en el transporte de carga dispongan de
información oportuna y confiable sobre ésta operación.”
68
8.2. Descripción de la solución planteada (Correlación con el segundo
objetivo propuesto)
Luego de someter a análisis y discusión el objetivo central, se identificó que la alternativa
más viable para su cumplimiento es el uso de tecnologías que permitan automatizar o
mejorar la captura, transmisión y consolidación de la información relevante del proceso
de transporte, y faciliten a los actores de la operación el acceso a ella.
En consecuencia, se tomó como base la investigación del estado del arte de tecnologías
que permitiesen la visibilidad de las operaciones de transporte, realizado en al inicio del
proyecto. (Ver revisión de literatura incluida en la sección 6. de éste documento). De las
tecnologías allí identificadas, se seleccionaron las que pudiesen contribuir a la
consecución del objetivo central y a solucionar las debilidades que se encontraron en la
operación de transporte. Se eligieron tres tecnologías: RFID (identificación por radio
frecuencia), GPS/GPRS y telefonía celular, cuyo potencial uso dentro del proyecto se
describe a continuación:
RFID (Identificación por radiofrecuencia): Se utilizará para identificar a los
vehículos que transporten mercancía de las empresas seleccionadas para el
proyecto desde alguno de los centros de distribución de SUPPLA S.A. Los vehículos
respectivos serán identificados mediante un tag (etiqueta RFID), y se instalarán
lectores en las locaciones de los centros de distribución pertinentes, para capturar
automáticamente su hora de llegada y de salida.
GPS/GPRS: Se utilizará para localizar los vehículos y realizarles seguimiento
durante el tránsito entre el lugar de origen y el de destino de la carga.
Adicionalmente, se utilizarán terminales de texto para los dispositivos GPS/GPRS
con el fin de poder reportar estados de los vehículos y recibir información de la
operación (lugar, hora y persona de contacto para el cargue y descargue, etc)
Telefonía celular: Se implementará la automatización del proceso de entrega de
mercancía y reporte de novedades y estados mediante el uso de teléfonos
celulares, ya sea mediante mensajes de texto (SMS) o alguna aplicación móvil
web.
69
Fuente: elaboración propia
En términos generales, se definió que la forma más adecuada para solucionar el
problema anteriormente descrito corresponde a:
Establecer y parametrizar una plataforma de integración que permita
consolidar y procesar la información de la operación de transporte
aportada por sus actores y por las tecnologías seleccionadas para la
captura y envío de datos (RFID, GPS y telefonía celular).
La información recopilada podrá ser consultada vía web por cada uno de los actores de la
operación de transporte. No obstante, se definirán perfiles para cada uno ellos con el
propósito de que accedan únicamente a la información realmente relevante para su
actividad. (Ver Anexo 3: Requerimientos generales y Anexo 4: Requerimientos
específicos, en los cuales se describen las funcionalidades del sistema de la plataforma
que se desea desarrollar para el presente proyecto)
70
La plataforma contará con diversos módulos de acuerdo a las actividades que componen
el proceso de transporte (solicitud de servicio de transporte, trazabilidad, etc.), la
información contenida en cada uno de ellos podrá ser modificada, ingresada o consultada
por los usuarios conforme a las restricciones y permisos definidos para sus perfiles
correspondientes. (Ver Anexo 5: Lista de requerimientos y roles y Anexo 6: Documento
casos de uso)
8.3. Descripción del Proceso de transporte propuesto y su interacción con
la plataforma. (Correlación con el tercer objetivo propuesto)
El proceso de transporte bajo la implementación de la plataforma tecnológica de
integración sería el siguiente:
ACTIVIDADES PREVIAS AL CARGUE
ACTIVIDADES TRANSITO
ACTIVIDADES POSTERIORES AL TRANSITO
MONITOREO DE DATOS
PROCESOS MANUALES QUE NO PUEDEN SER
CAMBIADOS
0
CONECTORES
ERP/ARCHIVO EXCEL/ PANTALLA WEB
PLATAFORMA COLABORATIVA DE TRANSPORTE
GPS/GPRS
DISPOSITIVO MOVIL/CELULAR
RFID (IDENTIFICACION POR RADIOFRECUENCIA)
A
1. Ingresa a la
plataforma con
su clave de
usuario
A
3.Se crea una
nueva solicitud
de transporte
PERSONAL CLIENTE
Inicio
Autenticación
de usuario
2. Ingresa a
modulo de
solicitud de
servicio de
transporte
5. Tabla datos:
Empresa a la que se le solicita.
Origen
Destinos
Tipo de destino(Urbano, Nacional)
Fecha de Cargue
Fecha de Entrega
Peso
Volumen
Cantidad de Estibas/Cajas,
Condiciones de transporte.
Tipo de carga
Tiempo de carga
Observaciones ( campo de texto )
4. Se ingresa la
información de
forma manual,
directamente desde
un ERP o se carga
un archivo Excel.
6. La plataforma asigna
un consecutivo a la
solicitud y asigna el
estado “SOLICITADO X
CLIENTE”
B
8.Ingresa a la herramienta con
su usuario y password
7. El sistema notifica mediante
una alarma (Vía mail, o
mensaje de texto) al socio de
negocio al que se le solicitó el
transporte, la existencia de
solicitudes.
A
PERSONAL
O.L
SI
Validación de
vehículo
Cancelar el
vehículo
NO
¿El O.L inició la
revisión de la
solicitud?
13. Tabla de datos
Empresa a la que se
solicitan vehículos,
Origen a-n, Destino a-n,
tipo destino, n, Tipo
Vehículo (Pre
configurado), Tipo
asignación (Dedicado,
Tercero) ,tipo de cargue.
12. Ingresa la
información en la “ST” o
por un archivo Excel
ingresa la información de
diferentes ST
11. El personal procede
a calcular según la
información, el número y
tipo de vehículos
solicitados.
Inicia un
temporizador
parametrizado
NO
10. El sistema cambia el
estado de la solicitud de
transporte al estado
“Proceso”
9.Ingresa a la solicitud de
servicio de transporte
SI
B
Proceso automático de
Monitoreo de Alarmas y
estatus.
D
A
14.Ingresa a la herramienta con
su usuario y password
15.Ingresa a la solicitud
de servicio de transporte
(Parametrizada por
cliente o OL para no
dejar ver información)
E
17.Corre un algoritmo de
búsqueda de vehículos
según ciudad ubicación
y ciudad cargue(entre
dedicados o entre
terceros según el
requerimiento)
16.Realiza búsqueda de
Vehículos disponibles
Se envía una alerta a la
empresa de transporte para
que verifique el vehículo
asignado a la S.T
Vehículos
Disponibles?
E
SI
C
Consecución de
vehículos. (Terceros)
NO
18.Mostrará un submenú
en pantalla con dos
opciones:
1. Recomendado por
sistema.
2. Mostrar lista de
vehículos disponibles y
cercanos a origen.
EMPRESA DE TRANSPORTE
19.Verifica, asigna y
confirma los vehículos
20.Envía mensaje al
conductor acerca de
asignación de carga,
dirección cargue, hora de
cargue
Se le indica la
dirección de carga.
23. El sistema notifica
mediante una alarma
(Vía mail, o mensaje de
texto) a los socios de
negocio la información
de los vehículos que se
dirigen al cargue. Se
pretende eliminar la
orden de cargue
22. El sistema cambia el
estado de la solicitud de
transporte al estado
“Vehículos asignados”.
Digitación de la
información de los
vehículos en plataforma
Por otro lado los
vehículos asignados
pasan a estado “Transito
a Carga”
SI
Proceso automático de
Monitoreo de Alarmas y
estatus de cada
vehículo
Se encontró algún
problema de última hora
con el Vehículo
Cancelar
Vehículos
asignados
NO
Sistema agrega los
números de los
documentos tramitados
para su almacenamiento
y los relaciona con la
“ST”
Tramite de documentos
(Manifiesto de carga, otros)
en el sitio donde se efectúa
el cargue.
Ya sea el O.L o la E.T
E
NO
SI
SI
Se recibe la
respuesta del
Conductor
Conductor tercero recibe
el viaje
21 Recibo de asignación (Dirección cargue, hora y fecha de cargue)
25. Vehículo llega a instalaciones
cliente
24. Conductor se dirige a
efectuar el Cargue
Se registra de forma automático o de manera manual el ingreso a las instalaciones(si es por GPS, se realizara una validación con rastrack, geocercas)
El sistema cambia el
estado de la “ST” y del
vehículo al estado “En
espera Cargue”
D
SI
Inicia proceso de
Cargue
Se registra la hora de inicio de cargue
NO
El sistema cambia el
estado de la “ST” y del
vehículo al estado
“Cargue”
Fin proceso de
Cargue?
Se registra la hora de fin de cargue ( muelles)
SI
Vehículo cargado
Proceso salida instalaciones
cliente
Se registra de forma automático o de manera manual la salida de las instalaciones
El sistema cambia el
estado de la “ST” y del
vehículo al estado
“Transito”(La supervisión
se realizara por
geocercas ,google maps)
CONDUCTOR
VEHICULO
Proceso automático de
Monitoreo de Alarmas y
estatus de cada
vehículo
Reporte de ubicación y novedades
Vehículo ingresa a
instalaciones del cliente
Se registra la hora de ingreso a Destino (Geocerca )
El sistema cambia el
estado de la “ST” a
“Espera Descargue”
Inicia proceso de
Descargue
Se registra la hora de inicio de descargue
NO
Fin proceso de
Descargue?
Descargando
El sistema cambia el
estado de la “ST” a
“Descargue”
Entregado
El sistema cambia el
estado de la “ST” a
“Entregado”
SI
Se registra la hora de inicio de descargue
FIN
Conductor Confirma la entrega y registra novedades
Entrega de
documentos y
firmas (Manifiesto
de carga, otros)
Conductor Reporta ubicación y
disponibilidad
C
Almacena vehículo en
Tabla de vehículos
disponibles
NO
Vehículo se encuentra
con entrega activa?
SI
Devuelve mensaje “No se permitirá asignación de carga
hasta que no se termine”
Fuente: elaboración propia
(Nota: Para ver el diagrama en su tamaño original, ver Anexo 8: Proceso Planteado)
71
8.3.1. Solicitud de servicio:
El personal de la empresa que requiera el servicio de transporte, ingresará a la
plataforma digitando su clave de usuario, una vez validada el usuario accederá al módulo
“solicitud de servicio de transporte” en donde cargará la información correspondiente al
servicio solicitado (empresa destinataria de la solicitud, lugar de origen de la carga,
destino(s) de la carga, tipo de transporte, fecha de cargue y entrega, peso, volumen,
condiciones de transporte, tipo de carga, información de la persona de contacto en el
punto de origen y en el de destino, etc.), lo podrá hacer mediante un archivo Excel,
desde su ERP (mediante un mensaje XML o mensaje estándar definido por el grupo de
trabajo de transporte, presentado en el anexo 9: DOCUMENTO DE ANÁLISIS DE
REQUERIMIENTO DE NEGOCIOS - GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN PARA LOS MENSAJES DE
TRANSPORTE Y ENTREGA v0.0.7) o de forma manual diligenciando los campos que
aparecerán en la interfaz. (Ver anexo 10: Prototipo de interfaces gráficas)
En el instante en que se genere la solicitud de servicio, la plataforma le adjudicará un
consecutivo y le asignará el estado “Solicitado por cliente”.
8.3.2. Notificación y procesamiento de solicitud de servicio:
El sistema notificará al destinatario de la nueva solicitud escogido por el cliente (operador
logístico o empresa de transporte directamente) sobre la existencia de ésta, mediante un
correo electrónico o un mensaje de texto, y simultáneamente iniciará un temporizador
parametrizable para esperar que el destinatario de la solicitud la consulte. En caso de que
se llegue al tiempo máximo y la solicitud no haya sido aún consultada por su destinatario,
se le enviará nuevamente un mensaje de texto o correo electrónico para que proceda a
revisarla,
El personal del operador logístico ingresará a la plataforma, en donde luego de la
validación de su contraseña accederá al modulo de “solicitud de servicio de transporte”,
en él encontrará todas las solicitudes de servicio pendientes y las que aún se encuentren
en proceso. Si accede a alguna de las solicitudes pendientes, es decir, a las solicitudes a
las que aún no ha dado respuesta, podrá observar todas las especificaciones del servicio
ingresadas por el cliente solicitante. Cuando esto ocurra, el sistema cambiará el estado de
la solicitud a “en proceso”.
72
Con la información aportada por el cliente en la solicitud de servicio, el personal del
operador logístico procederá a calcular (de forma manual) el número y tipo de vehículos
necesarios para dar cumplimiento a dicha solicitud. Este cálculo es bastante complejo
pues implica la consideración de diversos aspectos tales como la seguridad de la carga,
las restricciones del vehículo y de las carreteras, la imposibilidad de transportar algunos
artículos juntos (contaminación cruzada, etc.), la tarifa de transporte, entre otros. Por
esta razón el cálculo de la cantidad y tipo de vehículos es poco susceptible a ser
automatizado.
La información sobre el tipo y cantidad de vehículos requeridos, se podrá ingresar al
sistema tanto de forma manual (digitación), como por medio de un archivo Excel, con el
cual se podrá cargar la información de varias órdenes de servicio de forma simultánea. En
caso de contar con vehículos dedicados para dicha operación, el operador logístico
asignará directamente los vehículos requeridos. En caso contrario, deberá seleccionar la
empresa de transporte a la que se le solicitará los vehículos necesarios y deberá incluir
también: el punto al que se debe desplazar cada vehículo para realizar el cargue y el
destino o destinos de la carga asignada a cada uno de ellos. Adicionalmente, existe la
posibilidad de que el operador logístico pueda solicitar los vehículos requeridos a varias
empresas de transporte, y asigne la solicitud de transporte a la que primero confirme
vehículos disponibles con las características solicitadas.
La empresa de transporte escogida, será notificada por el sistema (vía correo electrónico
o mensaje de texto) sobre la existencia de una nueva solicitud. Al acceder a la
plataforma, el personal de la empresa de transporte podrá ingresar a cada una de las
solicitudes de transporte pendientes. La información que en ellas se muestre dependerá
de quien remita la solicitud (el cliente o el operador logístico), de ello también
dependerán las actividades a realizar, pues en caso de ser el usuario (Cliente) del servicio
de transporte quien remite la solicitud, se deberá determinar la cantidad y tipo de
vehículos pertinentes y asignarles el punto de cargue y descargue a cada uno; caso
contrario a cuando es remitida por el operador logístico.
8.3.3. Búsqueda, asignación y notificación de vehículos requeridos para
el servicio.
Una vez conocidos los requerimientos de los vehículos (cantidad, tipo, punto de cargue y
destino de cada uno), así como las fechas de cargue y entrega, el personal de la empresa
73
de transporte realizará la búsqueda de los vehículos, para ello, la plataforma correrá un
algoritmo de búsqueda de vehículos disponibles teniendo en cuenta su ubicación y la del
punto en el cual se recogerá la carga.
En caso de encontrar vehículos disponibles, el usuario contará con dos opciones en
pantalla:
Ver los vehículos disponibles recomendados por el sistema (los que se encuentren
en la misma ciudad del punto de cargue).
Ver todos los vehículos disponibles. A partir de la lista generada, el usuario podrá
seleccionar los vehículos que considere apropiados para la operación.
Luego de seleccionar y asignar los vehículos para el servicio, se enviará un mensaje al
dispositivo móvil de los conductores o al dispositivo GPS/GPRS de los vehículos elegidos,
indicando la hora, fecha y lugar de cargue de la mercancía y de entrega al destinatario.
El conductor deberá realizar un acuse de recibo, es decir, deberá confirmar que recibió la
asignación y que aceptará el trabajo. Si el conductor no responde en un lapso de tiempo
parametrizable por la empresa de transporte, ésta recibirá una alerta informando que el
vehículo asignado no ha respondido, entonces procederá a buscar y asignar otro vehículo
disponible.
Luego de confirmar los vehículos, la plataforma cambiará el estado de la solicitud de
transporte a “vehículos asignados” y el de los vehículos seleccionados a “Tránsito a
cargue”. Así mismo, notificará mediante una alarma (vía mail, o mensaje de texto) al
usuario solicitante del servicio de transporte, indicándole los datos generales de los
vehículos y conductores que realizarán el cargue y transporte de la mercancía.
En caso contrario, es decir, no encontrar vehículos disponibles, la empresa de transporte
conseguirá los vehículos faltantes con terceros, les indicará la hora, fecha y lugar de
cargue y registrará manualmente sus datos en la plataforma; el procedimiento posterior a
seguir será el mismo que se describió en el párrafo inmediatamente anterior.
8.3.4. Llegada, Cargue y salida de las instalaciones del cliente
Después de ser notificados sobre su asignación a una orden de servicio de transporte
específica, los transportadores se dirigirán a las instalaciones del cliente para realizar el
cargue.
74
Es posible que el vehículo que arribe a las instalaciones del cliente sea insuficiente para
transportar la cantidad de carga requerida, por tanto, en este caso, el sistema permitirá
cancelar el vehículo, realizando los cambios de estado de la solicitud y del vehículo
correspondiente, es decir, el vehículo pasará de nuevo al estado “disponible, y la solicitud
de transporte pasará al estado “en proceso”. Y deberá realizarse de nuevo el proceso de
búsqueda y asignación de vehículos descritos en la sección anterior.
En caso de no presentar este tipo de inconvenientes, cuando el transportador arribe a las
instalaciones, se registrará la hora de llegada de forma automática (antenas RFID en la
entrada de las instalaciones que registrarán el momento de lectura del tag dispuesto en
el camión, es decir, el momento en que el camión cruce la entrada); o mediante el uso de
Geocercas (Barrera geográfica virtual, circular, rectangular o poligonales definidas sobre
un mapa. Y que permiten reportar a la central base cuando un vehículo ingresa o sale de
ellas) para los vehículos con dispositivos GPS; o de forma manual (pulsaciones en un
menú de estados disponible en el dispositivo GPS del vehículo o en el dispositivo celular
del conductor). Inmediatamente en el sistema, el estado de la solicitud y del vehículo
cambiarán a “en espera de cargue”.
El transportador reportará el inicio y el fin del cargue de la mercancía en su momento de
ocurrencia mediante la selección de las opciones pertinentes dentro de un menú de
estados disponible en su dispositivo celular o GPS. El registro de éstos dos eventos en el
sistema, producirá automáticamente el cambio del estado de la solicitud y del vehículo a
“en cargue” y a “cargado”, respectivamente.
Cuando se efectúe el cargue, el transportador deberá contar con todos los documentos
de transporte pertinentes (manifiesto de carga, remesa, etc), los números de éstos
documentos se deberán ingresar manualmente al sistema, en donde se relacionan a la
solicitud de servicio correspondiente
La captura del momento de salida de las instalaciones del cliente se realizará de la misma
forma que el registro de entrada, es decir, de forma automática o manual, usando las
mismas tecnologías. El registro de éste evento en el sistema implicará automáticamente
la asignación del estado “en tránsito”
a la solicitud de servicio y vehículo
correspondientes.
75
8.3.5. Tránsito
Durante el tránsito del vehículo hacia el lugar de destino de la carga, el actor de la
operación que lo desee y que cuyo perfil se lo permita, podrá monitorear el movimiento y
progreso del vehículo. Ingresando a la solicitud de transporte que desee vigilar, podrá
observar el estado actual del vehículo, así como un historial de los cambios de estado del
vehículo durante la operación y sus momentos de ocurrencia respectivos. Para los
vehículos que cuenten con dispositivos GPS, podrá conocer las coordenadas de su
ubicación (latitud, longitud), ciudad en que se encuentra y velocidad a la que transita.
Entre tanto, el conductor del vehículo podrá reportar su progreso y/o novedades durante
el tránsito, mediante el dispositivo GPS y/o el teléfono celular.
8.3.6. Llegada a destino y entrega
En el momento de ingreso al lugar de destino de la carga, el conductor reportará su
llegada usando el dispositivo GPS o el dispositivo celular o ésta se registrar< de forma
automática si se usan geocercas, cómo se mencionó anteriormente durante el proceso de
cargue. En consecuencia, el estado tanto de la solicitud como del vehículo cambiará a “en
espera de descargue”.
De igual forma, reportará el inicio del proceso de descargue cuando éste ocurra,
generándose en el sistema el cambio correspondiente al estado de la solicitud de servicio
de transporte y vehículo respectivo (pasará a “en descargue”).
Posteriormente, una vez se haya completado el proceso de descargue, se haya validado
la conformidad del pedido y se hayan entregado todos los documentos correspondientes,
el conductor confirmará la entrega y reportará las novedades que hayan tenido lugar,
mediante GPS o celular. Como resultado, el sistema cambiará el estado de la respectiva
solicitud de servicio a “entregada”.
Ya finalizada la entrega, el conductor reportará su ubicación y se reportará como
disponible por medio del dispositivo GPS o celular en caso de que desee ser asignado a
otra solicitud de transporte. No obstante, el sistema verificará si la última orden de
servicio asignada a dicho vehículo ha sido entregada. En caso afirmativo, se marcará el
vehículo como “disponible”; en caso contrario, se enviará un mensaje al dispositivo desde
el cual se reportó la disponibilidad, indicándole al conductor que no podrá reportarse
como disponible hasta que no finalice la entrega de la mercancía de la solicitud de
servicio XXXX que tiene asignada.
76
Si el conductor no desea ser tenido en cuenta para ser asignado a nuevas solicitudes de
trasporte que se generen en ese momento podrá reportarse como “no disponible”, y en el
momento que desee podrá reportar su disponibilidad,
De ésta forma cuando se genere una nueva solicitud en el sistema, se tendrá completo
control sobre el estado de los vehículos, y se facilitará la búsqueda de vehículos
disponibles para atender dicha solicitud.
8.3.7. Reportes e indicadores
Cada actor de la operación (empresa solicitante del servicio, operador logístico, empresa
transportadora) dispondrá en la plataforma de la opción de generar reportes y monitorear
indicadores pertinentes a su actividad. Dichos indicadores y reportes podrán ser
monitoreados por los usuarios de la plataforma de acuerdo a los permisos y restricciones
de sus perfiles asignados .
Debido a la falta de una línea base de indicadores en la operación de transporte actual
(como se mencionó en los antecedentes), se presentó la necesidad de definir los
indicadores más relevantes sobre el proceso de distribución y transporte que pudiesen
calcularse a partir de la información que se centralice en la plataforma. Los indicadores
de desempeño propuestos son:
8.3.7.1. Indicadores de efectividad:
INDICADOR
Nivel de
cumplimiento
citas de cargue
DESCRIPCIÓN
FÓRMULA
OBSERVACIONES
El periodo de tiempo
comprendido en el cálculo
es parametrizable.
El indicador se puede
calcular de forma general
(todas las empresas de
transporte que trabajan
con el operador logístico)
o de forma detallada por
empresa de transporte.
Puede detallarse también
por tipo de transporte
(urbano, nacional, etc.)
Corresponde a la
proporción de solicitudes
de transporte atendidas en
las que los vehículos
asignados cumplieron
puntualmente con la cita
de cargue, sobre el total
de solicitudes atendidas
entre dos fechas
parametrizables.
77
Nivel de
cumplimiento
citas de
descargue
(entrega)
El periodo de tiempo
comprendido en el cálculo
es parametrizable.
El indicador se puede
calcular de forma general
(todas las empresas de
transporte que trabajan
con el operador logístico)
o de forma detallada por
empresa de transporte.
Puede detallarse también
por tipo de transporte
(urbano, nacional, etc.)
Corresponde a la
proporción de solicitudes
de transporte atendidas en
las que los vehículos
asignados cumplieron
puntualmente con la cita
de descargue (cita de
entrega), sobre el total de
solicitudes entre dos fechas
parametrizables.
8.3.7.2. Indicadores descriptivos:
INDICADOR
Número de
solicitudes
atendidas
Tiempo de
respuesta a
solicitudes de
transporte
DESCRIPCIÓN
FÓRMULA
Total de solicitudes de transporte atendidas en un periodo
de tiempo parametrizable por el usuario.
Promedio de los
tiempos de respuesta
de las solicitudes de
transporte recibidas
entre dos fechas
parametrizables.
Promedio del tiempo de
respuesta de todas las
solicitudes de transporte
recibidas entre las dos fechas
definidas
El tiempo de respuesta
es el tiempo que tarda
una nueva solicitud en
ser consultada por su
destinatario (tiempo
entre los estados
“solicitado por cliente” y
OBSERVACIONES
El indicador se puede
calcular de forma general
(todas las empresas de
transporte que trabajan
con el operador logístico)
o de forma detallada por
empresa de transporte o
por cliente del servicio
(socio de negocio).
El periodo de tiempo
comprendido en el
cálculo es
parametrizable.
El indicador se puede
calcular de forma general
(todas las empresas de
transporte que trabajan
con el operador logístico)
o de forma detallada por
empresa de transporte.
Puede detallarse también
por tipo de transporte
(urbano, nacional, etc.)
78
“en proceso”).
Tiempo de
atención de
solicitudes de
transporte
(búsqueda,
asignación y
confirmación de
vehículos)
Promedio de los tiempos
de atención de las
solicitudes de transporte
recibidas entre dos fechas
parametrizables.
El tiempo de atención es el
tiempo que tarda el
destinatario de una
solicitud, en buscar,
asignar y confirmar los
vehículos necesarios para
ella (tiempo entre los
estados “en proceso” y
“vehículos asignados”).
Promedio del tiempo de atención
de todas las solicitudes de
transporte recibidas entre las dos
fechas definidas
Promedio de los tiempos
de espera de cargue de las
solicitudes de transporte
atendidas entre dos fechas
parametrizables.
Tiempo de
espera de
cargue
Tiempo de
cargue
El tiempo de espera de
cargue, es el tiempo
transcurrido desde la
llegada del transportador a
las instalaciones del
remitente de la carga,
hasta que el vehículo se
ubica en el muelle para ser
cargado.
Promedio de los tiempos
de cargue de las
solicitudes de transporte
atendidas entre dos fechas
parametrizables.
El tiempo de cargue,
implica únicamente el
tiempo invertido en cargar
la mercancía requerida en
el vehículo de carga,
Tiempo de espera de cargue =
Hora de reporte de inicio de
cargue – hora de reporte de
llegada a instalaciones del
remitente de la carga
Tiempo de cargue = Hora de
reporte de fin de cargue – hora de
reporte de inicio de cargue
79
El periodo de tiempo
comprendido en el cálculo
es parametrizable.
El indicador se puede
calcular de forma general
(todas las empresas de
transporte que trabajan con
el operador logístico) o de
forma detallada por
empresa de transporte.
Puede detallarse también
por tipo de transporte
(urbano, nacional, etc.)
El periodo de tiempo
comprendido en el cálculo
es parametrizable.
El indicador se puede
calcular como un promedio
general (todas las empresas
de transporte que trabajan
con el operador logístico) o
de forma específica por
empresa de transporte.
Puede detallarse por
remitente de la carga.
Puede detallarse también
por tipo de transporte
(urbano, nacional, etc.)
Puede detallarse por tipo de
carga (suelta o estibada).
El periodo de tiempo
comprendido en el cálculo
es parametrizable.
El indicador se puede
calcular como un promedio
general (todas las empresas
de transporte que trabajan
con el operador logístico) o
de forma específica por
empresa de transporte.
Puede ser detallado por
remitente de la carga.
incluyendo el trámite de
los documentos a los que
haya lugar en el sitio de
cargue.
Puede detallarse también
por tipo de transporte
(urbano, nacional, etc.), por
tipo de tipo de carga (suelta
o estibada) y por tipo de
vehículo.
Promedio de los tiempos
de tránsito de solicitudes
de transporte con el
mismo trayecto (origen –
destino), atendidas entre
dos fechas
parametrizables.
Tiempo de
tránsito
El tiempo de tránsito
comprende el tiempo total
transcurrido desde la hora
de salida del punto de
origen de la carga, hasta
la hora de reporte de
llegada a las
inmediaciones del
destinatario de la
mercancía.
Promedio de los tiempos
de espera de descargue de
las solicitudes de
transporte atendidas entre
dos fechas
parametrizables.
Tiempo de
espera de
descargue
Tiempo de
descargue
El tiempo de espera de
descargue, es el tiempo
transcurrido desde la
llegada del transportador a
las instalaciones del
destinatario de la carga,
hasta que se empiece a
descargar el vehículo.
Promedio de los tiempos
de descargue de las
solicitudes de transporte
atendidas entre dos fechas
Tiempo de tránsito = hora de
reporte de llegada a las
instalaciones del destinatario de la
carga – hora de reporte de salida
de las inmediaciones del remitente
de la mercancía
El periodo de tiempo
comprendido en el cálculo
es parametrizable.
Puede detallarse también
por tipo de transporte
(urbano, nacional, etc.), por
tipo de tipo de carga (suelta
o estibada) y por tipo de
vehículo.
Solamente se realiza el
cómputo para solicitudes
que tengan el mismo origen
y el mismo destino.
Tiempo de espera de descargue =
Hora de reporte de inicio de
descargue – hora de reporte de
llegada a instalaciones del
destinatario de la carga
Tiempo de descargue = Hora de
reporte de fin de descargue – hora
de reporte de inicio de descargue
80
El periodo de tiempo
comprendido en el cálculo
es parametrizable.
El indicador se puede
calcular como un promedio
general (todas las empresas
de transporte que trabajan
con el operador logístico) o
de forma específica por
empresa de transporte.
Puede detallarse por
remitente de la carga.
Puede detallarse también
por tipo de transporte
(urbano, nacional, etc.)
Puede detallarse por tipo de
carga (suelta o estibada).
El periodo de tiempo
comprendido en el cálculo
es parametrizable.
El indicador se puede
calcular como un promedio
general (todas las empresas
parametrizables.
de transporte que trabajan
con el operador logístico) o
de forma específica por
empresa de transporte.
Puede ser detallado por
remitente de la carga.
El tiempo de descargue,
implica únicamente el
tiempo invertido en
descargar del vehículo
transportador la mercancía
requerida, incluyendo el
trámite de los documentos
a los que haya lugar en el
sitio de descargue.
Puede detallarse también
por tipo de transporte
(urbano, nacional, etc.), por
tipo de tipo de carga (suelta
o estibada) y por tipo de
vehículo.
8.3.8. Equipos adquiridos
Como se mencionó anteriormente, para el presente proyecto se seleccionaron tres
tecnologías que contribuirán en la captura y transmisión de información relevante del
proceso de transporte (RFID, GPS/GPRS y telefonía celular). Los equipos adquiridos para
la implementación del modelo de operación propuesto se exponen a continuación:
DESCRIPCIÓN
Antena RFID HD Rootena
Lector RFID Speedway R420 (4 Port) (FCC) without
power supply / power cord
Universal Power Supply without AC Power Cord
CS203 Integrated RFID reader
Lector RFID UHF Gen2 Impinj Speedway R420
Antena RFID UHF Gen2 Laird IP67Antena
Lector de RFID 4100 (SIRIT)
Cable Militar
Unidad GPS/GPRS Skypatrol TT8750
Teclado Skypatrol MDT014
Tags
CANTIDAD
20
PROVEEDOR
ADT
5
ADT
5
8
1
4
4
4
60
10
1000
ADT
ADT
KIMBAYA
KIMBAYA
CIBERGENIUS
CIBERGENIUS
RASTRACK
RASTRACK
SIRIT
Sin embargo, debido a los diferentes tipos de operaciones de transporte entre Almagran
– Almacenar y sus 20 clientes (mencionados en la sección 7.2 del presente documento),
las marcadas diferencias entre los procesos de transporte de las empresas
81
transportadoras y a las restricciones de presupuesto, no es posible implementar las tres
tecnologías en todas las operaciones. Por tanto, se definieron varios modelos de
combinación y aplicación de estas tecnologías al proceso de transporte, con el fin de
cubrir las operaciones de transporte con las 20 empresas seleccionadas y poder
identificar el modelo de combinación de tecnologías que genere los mejores resultados.
8.3.9. Modelos de aplicación de RFID, GPS/GPRS y telefonía celular para
el proceso de transporte
Modelo 1: RFID, GPS/GPRS y telefonía celular
Éste modelo aplicaría únicamente a operaciones de transporte cuyo origen sea uno de los
centros de distribución de Almagran – Almacenar, puesto que van a ser las únicas
instalaciones que cuenten con antenas y lectores RFID, debido a que en ellos se
almacenan los productos de gran cantidad de clientes.
El modelo general sería el siguiente:
82
Fuente: elaboración propia
Identificar a los vehículos que transporten mercancía de alguno de los clientes
seleccionados desde uno de los centros de distribución de Almagran – Almacenar,
fijándoles un tag (etiqueta RFID) el cual será captado por antenas RFID conectadas a
lectores RFID (reader). Las antenas estarán instaladas en las entradas del centro de
distribución, (el número de antenas instaladas dependerá del número de entradas que
tenga cada centro de distribución).
Durante el tránsito hacia el destino de la carga, el vehículo se monitoreará mediante la
tecnología GPS/GPRS para conocer periódicamente su ubicación y así controlar el
progreso de la operación.
El teléfono celular se utilizará para reportar estados y novedades en su instante de
ocurrencia. El conductor deberá reportar el momento en que suceden los eventos más
relevantes de la operación (inicio y fin de subprocesos) seleccionando la opción
correspondiente en un menú prefijado de estados y de novedades en su dispositivo
celular. Específicamente en éste modelo de operación, el transportador deberá registrar
mediante su celular los eventos de: inicio y fin de cargue, llegada a las instalaciones del
83
punto de destino, inicio del descargue y entrega satisfactoria (cuando el cliente valide la
mercancía, y reciba y firme la documentación correspondiente). Cuando el conductor
haya reportado la entrega satisfactoria de la mercancía al cliente de destino, deberá
reportar su disponibilidad, con el fin de poder ser incluido dentro de la lista de vehículos
disponibles, que serán los que se buscarán para dar respuesta a nuevas solicitudes de
servicio de transporte. De forma particular para éste modelo, se podrá validar la
veracidad de la información reportada por el conductor al contrastar los reportes de
estado que efectúa el conductor, contra la información sobre la ubicación del vehículo
suministrada por el dispositivo GPS/GPRS.
Adicionalmente, el dispositivo celular intervendrá en el proceso de asignación de
vehículos a las solicitudes de transporte que se generen, pues luego de efectuar la
búsqueda de los vehículos disponibles, se seleccionarán los que se encuentren más
cercanos al lugar en que se debe recoger la carga y se les informará mediante el envío de
un mensaje de texto al celular del conductor, el lugar y hora en que se debe presentar
para efectuar el cargue, así como el lugar y hora en que deberá entregar la mercancía.
Modelo 2: RFID y GPS/GPRS
Éste modelo es aplicable en los mismos casos que el modelo anterior y se le asemeja
bastante. La diferencia radica en que en éste esquema de aplicación de las tecnologías a
la operación de transporte no se incluye la telefonía celular, y en su lugar el reporte de
los instantes de inicio y fin de cargue, llegada a las instalaciones del punto de destino,
inicio del descargue y entrega satisfactoria; así como el reporte de las novedades se hará
mediante un teclado de 10 botones y una pantalla conectados al dispositivo GPS/GPRS,
que permitirá elegir al conductor de entre un menú de estados, la opción correspondiente
al evento que se disponga a reportar. Da manera análoga al modelo anterior, se podrá
validar si los estados reportados por el conductor son correctos, mediante el contraste
de sus reportes con la ubicación del vehículo enviada por el dispositivo GPS/GPRS a la
plataforma.
Adicionalmente, cuando el transportador haya terminado satisfactoriamente la entrega de
la mercancía que se le había asignado, deberá reportarse como disponible, lo cual
realizará mediante el mismo procedimiento de reporte de estados y novedades, es decir,
mediante el teclado conectado al dispositivo GPS/GPRS.
84
Por otra parte, en éste modelo de operación, el lugar y hora de cargue y entrega de la
mercancía serán comunicados al conductor mediante un mensaje enviado por la
plataforma a su dispositivo GPS/GPRS, que se visualizará en la pantalla del teclado
conectado.
Fuente: elaboración propia
Modelo 3: RFID y telefonía celular
En éste modelo se utiliza la identificación por radio frecuencia (RFID) para registrar
automáticamente la hora de entrada y salida de los vehículos (Identificados con una
etiqueta RFID) de las instalaciones de los Centros de Distribución (CEDI) de SUPPLA S.A.
La tecnología celular se usará para el reporte de estados y novedades en todas las etapas
de la operación de transporte, bajo el mismo procedimiento descrito en el Modelo 1. En el
origen, el transportador reportará el inicio y fin del proceso de cargue de la mercancía
correspondiente. Durante el tránsito se utilizará para reportar novedades, y finalmente,
en las instalaciones del punto de destino, se empleará para reportar el instante de
llegada, el momento de inicio de descargue y para confirmar el momento de entrega
satisfactoria (fin proceso de descargue).
85
Adicionalmente, el dispositivo celular intervendrá en el reporte de disponibilidad del
conductor cuando finalice la entrega y para la asignación de vehículos a las solicitudes de
transporte, comunicándole al conductor mediante un mensaje de texto, la hora y lugar en
dónde se debe realizar el cargue.
Éste modelo tiene particularmente la desventaja, de no contar con alguna otra tecnología
que permita confrontar los reportes de estados y eventos que efectúa el transportador.
Fuente: elaboración propia
Modelo 4: GPS/GPRS y telefonía celular
Éste modelo y los dos siguientes son aplicables para aquellas operaciones de transporte
en las cuales el cliente elige tanto el origen como el destino de la carga, es decir, en las
cuales no intervienen los centros de distribución de SUPPLA S.A. Por ende, en ninguno de
éstos tres modelos se aplicará la tecnología RFID.
En éste modelo en particular, el dispositivo celular se empleará para que el conductor
reporte los instantes de: llegada y salida de las instalaciones del punto de origen, inicio y
fin de la operación de cargue, llegada a las instalaciones de destino, inicio del descargue,
reporte de la finalización de la entrega y para informar las posibles novedades que se
presenten.
86
El dispositivo GPS/GPRS permitirá monitorear el vehículo durante el tránsito, identificar su
ubicación en el proceso de búsqueda de vehículos disponibles para asignarlos a una
nueva solicitud de servicio de transporte, y facilitará la comprobación de la veracidad de
la información reportada por el transportador al ser contrastada contra la ubicación del
vehículo.
Fuente: elaboración propia
Modelo 5: GPS/GPRS para toda la operación
En éste modelo, sólo intervendrá el dispositivo GPS/GPRS dotado de un teclado y una
pantalla que le permitirán al conductor del vehículo reportar todos los estados y eventos
mencionados anteriormente y simultáneamente la ubicación del vehículo para efectos de
la validación de los reportes.
Adicionalmente, el dispositivo GPS/GPRS será utilizado para realizar seguimiento y control
del vehículo durante toda la operación de transporte, y para reportar su ubicación en el
proceso de búsqueda de vehículos disponibles para dar respuesta a una nueva solicitud
de servicio de transporte.
87
Fuente: elaboración propia
Modelo 6: Telefonía celular para toda la operación
De forma análoga al modelo anterior, en éste esquema de operación sólo intervendrá el
dispositivo celular mediante el cual se reportarán todos los eventos y estados asociados a
los subprocesos de cargue, tránsito y entrega. Como se expone en la siguiente figura:
88
Fuente: elaboración propia
9. Ejecución de la Prueba Piloto
En la planeación inicial del proyecto se estipuló realizar una prueba piloto de la
plataforma de integración, una vez ésta fuera desarrollada. Se planteó incluir en dicha
prueba a 6 socios de negocio de SUPPLA S.A. y a 20 vehículos de carga pertenecientes a
las operaciones de transporte llevadas a cabo con tales empresas.
Para la correcta ejecución de la prueba piloto fueron necesarias tres actividades previas:
Desarrollar, probar y ajustar la plataforma de integración;
Instalar equipos e infraestructura en los centros de distribución de SUPPLA S.A.;
Capacitación de los funcionarios y conductores involucrados en las operaciones de
transporte.
89
A continuación se relata de forma detallada todo el proceso de ejecución de la prueba
piloto, desarrollada entre el 23 de junio y el 13 de agosto de 2010.
9.1. Modelo de operación definido para la prueba piloto
Conforme al levantamiento de requerimientos y de casos de uso finalizado a principios
del presente año, se dio paso al desarrollo de la aplicación entre los meses de febrero y
abril.
El 6 de marzo de 2010 se culminó el desarrollo de la plataforma en su aspecto funcional.
Desde entonces y hasta mediados del mes de junio se realizó pruebas del funcionamiento
del sistema. De éste proceso, resultaron una serie de recomendaciones que fueron
traducidas en cambios y ajustes funcionales de la plataforma.
La plataforma de integración cuenta con los siguientes tipos de usuario:
1. Súper-administrador: Éste papel lo cumple GS1, que se encarga de la
administración general de la plataforma. Sus funciones son las de crear, editar o
eliminar empresas; Controlar las relaciones comerciales entre las empresas activas
en la plataforma; y Asignar reportes y alertas a las empresas participantes.
2. Usuario tipo empresa cliente: La plataforma le permite crear solicitudes de
transporte y asignarlas a uno de sus socios de negocio para que éste las atienda;
Visualizar en tiempo real el progreso de la atención de cada una de sus solicitudes.
Cuenta adicionalmente con el rol administrador tiene las siguientes facultades:
Crear, Editar o Eliminar usuarios, administradores y localizaciones de su empresa.
3. Usuario tipo Operador Logístico: La plataforma le permite atender las solicitudes
de transporte que le asignan sus socios de negocio; incluir la información de
cantidad y tipo de vehículos requeridos para dar cumplimiento a cada solicitud de
transporte; Solicitar a sus empresas de transporte asociadas los vehículos
necesarios para atender las solicitudes de transporte de sus clientes; visualizar en
tiempo real el progreso de la operación de transporte.
Cuenta adicionalmente con el rol administrador tiene las siguientes facultades:
Crear, Editar o Eliminar usuarios, administradores y localizaciones de su empresa.
Usuario tipo Empresa de Transporte: La plataforma le permite atender las
solicitudes de transporte que le asignan sus socios de negocio; Buscar dentro de
90
sus flota de transporte vehículos disponibles y asignarlos para atender nuevas
solicitudes de transporte; visualizar en tiempo real el progreso de la operación de
transporte y las actividades que realizan sus vehículos.
Cuenta adicionalmente con el rol administrador tiene las siguientes facultades:
Crear, Editar o Eliminar usuarios, administradores, conductores y vehículos de su
empresa.
La siguiente gráfica resume la interacción de los actores de la plataforma y el modelo de
operación definido:
91
INTERACCIÓN DE ACTORES MEDIANTE LA
PLATAFORMA COLABORATIVA
5. Solicitud
de transporte
TRANSPORTADOR
6. Confirmación
de disponibilidad
Cancelación
de la solicitud
CLIENTE
8. Reporte de tiempos y
actividades (por SMS)
1.Creación de
la solicitud
EMPRESA TRANSPORTADORA
7.Confirmación
de vehículos
2.Solicitud de
transporte
4. Solicitud de
vehículos
OPERADOR LOGISTICO
3. Calculo de tipo y
número de vehículos
Fuente: elaboración propia
9.2. Creación de la solicitud de transporte:
Un funcionario de la empresa tipo cliente que requiera un servicio de transporte, ingresa
a la plataforma con su usuario y clave correspondiente, crea una solicitud de transporte
ingresando manualmente la información básica del servicio (empresa destinataria de la
solicitud, lugar de origen de la carga, destino(s) de la carga, tipo de transporte, fecha de
cargue y entrega, peso, volumen, condiciones de transporte, tipo de carga, etc.).
El sistema de forma automática adjudica un número de identificación a la solicitud y le
asigna el estado “solicitada por el cliente”.
9.3. Notificación y procesamiento de solicitud de transporte:
Una vez, el usuario tipo cliente termina de editar la información de la solicitud de
transporte el sistema notifica a un funcionario del operador logístico escogido como
92
destinatario de la solicitud (SUPPLA S.A., dentro del marco de este proyecto). La
notificación consiste en un correo electrónico que indica la existencia de una nueva
solicitud de transporte e incluye información general sobre la misma (cliente que solicita,
fecha y lugar de cargue).
Posteriormente, el funcionario del operador Logístico correspondiente ingresa a la
plataforma, en donde encontrará dentro del modulo “procesar solicitudes de transporte”
todas las solicitudes de servicio pendientes y las que se encuentran en proceso. Tan
pronto accede a una de las solicitudes pendientes, es decir, una solicitud nueva a la que
aún no ha dado respuesta, puede observar todas las especificaciones del servicio
ingresadas por el cliente solicitante. Cuando esto ocurre, de forma inmediata el sistema
cambia el estado de la solicitud a “Procesando OL”.
A partir de la información ingresada por el usuario tipo cliente en la solicitud de servicio,
el usuario tipo operador logístico calcula y sugiere el número y clase de vehículos
necesarios para atender dicha solicitud. El siguiente paso consiste en seleccionar la
empresa de transporte a la cual desea solicitar los vehículos de carga requeridos. Una
vez realizada ésta actividad, el sistema cambia el estado de la solicitud a “ Solicitado por
OL” y envía un correo electrónico al personal de dicha empresa, notificándole sobre la
solicitud de transporte que se le acaba de asignar.
9.4. Búsqueda, asignación, notificación y confirmación de vehículos
requeridos para el servicio.
El personal de la empresa de transporte debe acceder a la plataforma e ingresar a la
solicitud de transporte correspondiente, en donde visualiza toda la información de la
solicitud (fechas y lugares de cargue y entrega, etc.) y de los vehículos requeridos. A
partir de esta información, el usuario tipo empresa de transporte procede a buscar dentro
de sus vehículos los más indicados para dar respuesta a dicha solicitud. La plataforma le
indicará cuales de sus vehículos se encuentran disponibles, es decir, cuales vehículos no
tienen ninguna solicitud de transporte asignada. Tan pronto el usuario de la empresa de
transporte selecciona y asigna un vehículo a una solicitud de transporte específica, el
sistema marca dicho vehículo como “asignado en espera de respuesta” y envía un
mensaje de texto al celular del conductor, indicándole la hora, fecha y lugar de cargue de
la mercancía, así como la ciudad de destino.
93
Por su parte, el conductor debe responder el mensaje de texto que recibió, aceptando o
rechazando dicha solicitud de transporte. En caso que el conductor no acepte, dentro del
perfil del usuario tipo empresa de transporte se genera una alerta informando que el
vehículo asignado no ha aceptado la solicitud, lo cual obliga a realizar nuevamente a
realizar el proceso de búsqueda y asignación de otro vehículo disponible.
Luego de confirmar los vehículos, la plataforma cambiará el estado de la solicitud de
transporte a “en proceso” y el de los vehículos seleccionados a “asignado”.
9.5. Reporte de estados por parte del conductor
El conductor cuenta con una serie de códigos que debe enviar mediante mensajes de
texto, para reportar el inicio y finalización de las principales actividades del proceso de
transporte.
La siguiente tabla, muestra los códigos definidos previo al inicio de la ejecución de la
prueba piloto y los cambios respectivos en el estado del vehículo y de la solicitud.
Código
Significado
Cambio del estado del Cambio de estado de
vehículo a
la Solicitud a
AC
Acepta solicitud de transporte
Asignado
En proceso
NC
No acepta solicitud de transporte
Disponible
Solicitado por OL
01
Ingreso a punto de origen
En espera de Cargue
En proceso
02
inicio proceso de cargue
Cargando
En proceso
03
Fin de proceso de cargue
Cargado
En proceso
04
Salida de punto de origen
En tránsito
En proceso
01
Ingreso a destino
En espera de descargue
En proceso
02
Inicio proceso de descargue
Descargando
En proceso
04
Confirmación de entrega
Entregado
Finalizada
00
Novedad
21
Marcarse como disponible
20
Marcarse como no disponible
Disponible
No Disponible
94
9.6. Reportes e indicadores
En la etapa inicial se definieron dos reportes:
El reporte de Gestión: Genera una tabla y un gráfico de barras con la duración de
las siguientes actividades: Espera previa al cargue, proceso de cargue, tránsito,
espera previa al descargue, proceso de descargue.
Cumplimiento de Citas: Genera una gráfica que indica que porcentaje de las
solicitudes de transporte finalizadas cumplieron con las citas de cargue y de
entrega definidas por el cliente solicitante.
Solicitudes Canceladas/finalizadas: Genera un historial de solicitudes canceladas o
finalizadas, muestra el usuario que finalizó y/o canceló la solicitud, los tiempos de
95
cambio de cada estado y la tecnología usada, muestra información añadida
durante todo el proceso, es decir, desde la creación de la solicitud hasta la
asignación de vehículo.
Cumplimiento de Conductores: Genera una tabla de datos que muestra qué
vehículos están atendiendo las solicitudes que se les asignan, es un detalle general
de los porcentajes de cumplimiento por conductor.
Trazabilidad de Vehículos: Genera una tabla que contiene un historial de fechas y
horas en los que se ejecuta cada solicitud, nos ayuda para realizar seguimiento y
rastreo de los vehículos (Tracing).
Histórico de Vehículos: Genera una tabla que muestra las fechas y horas de los
ingresos/salidas de los puntos de registro donde hay instalaciones de RFID, la
tecnología dominante en este reporte es RFID, nos permite la visibilidad exacta de
los ingresos/salidas de cada vehículo en los diferentes puntos de registro.
(tracking)
Disponibilidad de Vehículo: Genera información precisa acerca de la disponibilidad
de flota, si algún conductor está dedicado a alguna operación este reporte nos
informará para decidir oportunamente.
Estadístico por Departamento en Mapa: Genera un mapa donde muestra puntos de
colores ubicados en los departamentos. Estos puntos de colores muestran los
porcentajes de cumplimiento y gestión. Así pues un punto de color rojo indica que
el porcentaje de cumplimiento es inferior al 60%, un punto amarillo indica que el
porcentaje de cumplimiento es inferior a 80%, un punto verde indica que el
porcentaje de cumplimiento es inferior al 100%.
96
Seguimiento a la operación: Genera una tabla que indica las solicitudes que están
en proceso, la tecnología usada para reportar el estado, origen/destino, y demás
información pertinente para tener mayor visibilidad de las operaciones.
97
En síntesis vemos que la plataforma de integración muestra indicadores que benefician
aquellos responsables de decidir sobre la gestión de las operaciones de transporte,
reduciendo así el tiempo que se tardaban analizando y procesando datos.
9.7. Detalles de la ejecución de la prueba piloto
9.7.1. Funza
La prueba piloto inició en la ciudad de Funza en el parque industrial La Cofradía, en
donde se encuentran ubicadas 4 bodegas de SUPPLA S.A. (dos de Carrefour, una de
Falabella y una de Samsung). Cabe resaltar que Cofradía es el Centro de Distribución más
grande de SUPPLA S.A. a Nivel Nacional.
En éste lugar desde el primero de junio de 2013 se inició un proceso de presentación y
validación de la plataforma con los coordinadores de transporte de SUPPLA S.A. y las
empresas de transporte implicadas en las operaciones de Carrefour, Falabella y Samsung.
Dicho proceso de validación, arrojó varias sugerencias de ajustes al sistema, que fueron
rápidamente materializadas en el mismo mes.
Socios de negocio de SUPPLA S.A. involucrados en las operaciones de
transporte coordinadas desde “Cofradía” (Funza)
Carrefour (Empresa tipo cliente): SUPPLA S.A. desde el Cedí Cofradía (Funza)
coordina el transporte de mercancía de Carrefour
 Desde Cofradía hacia todas las tiendas de Carrefour a nivel urbano (Bogotá)
y tiendas de Carrefour a nivel regional (Duitama, Villavicencio, Ibagué, Chía,
Girardot, Soacha, Mosquera, Facatativa, Tunja, Zipaquirá y Sogamoso)
 Desde Cofradía hacia otros de sus Centros de Distribución a nivel nacional,
que almacenan y distribuyen la mercancía de Carrefour en sus zonas
regionales de influencia: Cedí Acopi (Yumbo – Valle del Cauca), Cedí
Sabaneta (Sabaneta – Antioquia), Plataforma Carrefour Centro Logístico
Metropolitano (Bucaramanga) y Cedi Marysol (Barranquilla).
98
 Desde las instalaciones de algunos proveedores de Carrefour (Bayer,
Conaceites, Group Seb, Panasonic, BDF, JGB, Buitrago, Doria y Vaniplast)
hasta el Cedí de Cofradía.
Falabella (Empresa tipo cliente): SUPPLA S.A. coordina el transporte de mercancía
de Falabella desde Cofradía (Funza) hacia todas las tiendas Falabella ubicadas en
Bogotá.
Samsung (Empresa tipo cliente): SUPPLA S.A. coordina el transporte de mercancía
de Samsung desde Cofradía (Funza) hacia destinos variables definidos por
Samsung.
Ditransa (Empresa de transporte): Esta empresa trabaja para SUPPLA S.A. en el
transporte urbano de Falabella y en el transporte regional y nacional de Carrefour.
Urban Express (Empresa de transporte): Esta empresa trabaja para SUPPLA S.A.
en el transporte urbano de Carrefour.
Instalación de equipos de RFID
Dado el gran volumen de carga y de vehículos de éste Centro de Distribución, se decidió
incluir tecnología RFID en sus locaciones. En la portería del Parque Industrial se
instalaron dos lectores de RFID marca SIRIT modelo 4100, uno para la entrada de
vehículos y otro para la salida. Previo a la instalación de dichos lectores fue necesario
realizar varias adecuaciones de infraestructura eléctrica y de red en la portería del Parque
Industrial.
Adicionalmente, se realizó la identificación de 82 vehículos de Ditransa y Urban Express,
fijándoles una etiqueta de RFID en el vidrio panorámico por el interior del vehículo. En
éste proceso de identificación, se incluyeron tanto vehículos dedicados (vehículos fijos
que trabajan de forma exclusiva para una empresa cliente específica) como vehículos de
soporte que trabajan con una baja frecuencia en las operaciones de Samsung, Falabella y
Carrefour.
99
Fotos tomadas en el Parque Industrial La Cofradía (km 2 vía Funza –Siberia)
Funcionarios capacitados:
Los funcionarios de Cofradía listados a continuación, fueron capacitados en el uso de la
plataforma de integración:
CIUDA
D
EMPRESA
NOMBRE
CARGO
OPERACIÓN
DE
TRANSPORT
E
CARREFOUR
Funza
SUPPLA S.A.
Jhon Pérez
Coordinador de
Transporte Nacional
Cuenta Carrefour
Funza
SUPPLA S.A.
Leonardo
Rodríguez
Coordinador de
transporte
CARREFOUR
Funza
SUPPLA S.A.
Nohora
Rodriguez
Asistente Operativa
Transporte
(coordinación
CARREFOUR
100
recogidas proveedores
Carrefour)
Funza
SUPPLA S.A.
Héctor Rojas
Coordinador de
transporte
FALABELLA
Funza
SUPPLA S.A.
Luz Herrera
Asistente operativa
transporte
FALABELLA
Funza
SUPPLA S.A.
Sandra Páez
Coordinador de
transporte
SAMSUNG
Coordinador de
transporte
PROCAPS
Coordinador de
transporte
GRUNENTHAL
Funza
SUPPLA S.A.
Omar Guzmán
Funza
Ditransa
Henry Oviedo
Planillador de
transporte
CARREFOUR
Funza
Ditransa
Manuel
Castañeda
Auxiliar de
operaciones
CARREFOUR
Funza
Ditransa
Ronald Parra
Planillador de
transporte
CARREFOUR
Funza
Ditransa
Andrea
Rodriguez
Auxiliar de
operaciones
CARREFOUR
Funza
Ditransa
Álvaro Medina
Auxiliar de
operaciones
CARREFOUR
Funza
Urban Express
Pedro Nel
Naranjo
Jefe de operación
CARREFOUR
Funza
Urban Express
Jorge Delgado
Auxiliar de plataforma
CARREFOUR
Funza
Urban Express
Pedro Orozco
Auxiliar de plataforma
CARREFOUR
101
Celulares Entregados:
Se asignaron un total de 34 celulares Movistar 317 con sus respectivas simcards prepago,
para que fueran utilizados por los conductores para enviar los mensajes de texto
requeridos por la plataforma desarrollada.
Celular Movistar 317. Fuente: http://tienda.movistar.com
Los celulares asignados se destinaron de la siguiente manera:
Descripción
Movistar S317 (Audífonos, Batería,
Cargador) + Simcard prepago
Movistar
Cantidad
Asignados a
Operación
7
Héctor rojas
(Almagrán Almacenar)
Falabella
Movistar S317 (Audífonos, Batería,
Cargador) + Simcard prepago
Movistar
16
José Tarazona
(Ditransa)
Carrefour
Movistar S317 (Audífonos, Batería,
Cargador) + Simcard prepago
Movistar
11
Pedro Nel Naranjo
(Urban Express)
Carrefour
102
Movistar S317 (Audífonos, Batería,
Cargador) + Simcard prepago
Movistar
TOTAL
2
Sandra Páez
(Almagrán Almacenar)
Samsung
36
Conductores Capacitados:
Los funcionarios de GS1 acompañaron varias semanas a los conductores de las
operaciones de transporte de SUPPLA S.A. en Cofradía para que pudieran enviar de
forma correcta los mensajes de texto con los códigos requeridos por la plataforma. Esta
labor fue un poco extenuante, ya que debido a la alta edad de la mayoría de los
conductores de dichas operaciones, varios de ellos tuvieron problemas para ejecutar el
proceso de envío de mensajes de texto de forma autónoma.
Fotos tomadas durante capacitación a conductores de la operación de
Falabella
La siguiente tabla resume el número de conductores que fueron capacitados en Funza
sobre el envío de mensajes de texto con su celular para reportar los tiempos de inicio y
fin de las principales actividades del proceso de transporte.
103
Operación
Conductores
capacitados
Falabella
7
Carrefour Urban Express
9
Carrefour Ditransa
16
Samsung
2
TOTAL
34
Vehículos incluidos
El siguiente listado muestra la información de los vehículos que trabajan para las
operaciones de Carrefour, Falabella y Samsung, que participaron durante la ejecución de
la prueba piloto en Cofradía:
TIPO DE
OPERACIÓ
PLACA
VEHÍCULO
N
SWK650
SRF245
SLJ193
SKB508
SWN61
NOMBRE
CONDUCTOR
CELULAR
EMPRESA DE
CONDUCTO TRANSPORT
R
E
FALABELLA
SOFO ELÍAS
ROBLES
3114950208
DITRANSA
FALABELLA
MIGUEL
ORGANISTA
3123150642
DITRANSA
FALABELLA
GUILLERMO
QUIJANO
3187803321
DITRANSA
SENCILLO
FALABELLA
ALBERTO
PEDRAZA
3123067947
DITRANSA
TURBO
FALABELLA
3125189902
DITRANSA
TURBO
TURBO
TURBO
OMAR MUÑOZ
104
0
SWM47
9
JUE066
SML939
SOF407
SOF409
SOP373
SPQ827
SPT651
SVB470
UPP132
ARÉVALO
TURBO
SENCILLO
FALABELLA
ALEXANDER
PEDRAZA
3154763464
DITRANSA
FALABELLA
JAVIER
SARMIENTO
3202410254
TSL
3112850102
URBAN
EXPRESS
3144852888
URBAN
EXPRESS
3134468358
URBAN
EXPRESS
3183206926
URBAN
EXPRESS
3204967276
URBAN
EXPRESS
3143833719
URBAN
EXPRESS
3103205749
URBAN
EXPRESS
CARREFOUR OSCAR CHAVARRO 3103057231
URBAN
EXPRESS
CARREFOUR JAIRO ROBAYO
3013684705
URBAN
EXPRESS
TURBO
CARREFOUR CARLOS JIMÉNEZ
TURBO
WILSON
CARREFOUR CÁRDENAS
TURBO
CARREFOUR PAULINO CARO
TURBO
JUAN CEPEDA
CARREFOUR ESTEBAN
TURBO
OMAR MORA
CARREFOUR SERRANO
TURBO
RAFAEL
CARREFOUR CHAPARRO
TURBO
TURBO
CARREFOUR FREDDY GARCIA
VEQ847
TURBO
UPP619
TURBO
SAMSUNG
DIEGO ROA
3154763914
GLS
SPP634
TURBO
SAMSUNG
FABIÁN CAÑETES
3173224924
GLS
3157178846
DITRANSA
SRO090
SENCILLO
ARLEY IVÁN
CARREFOUR MORENO
105
SENCILLO
JAIRO
CARREFOUR SALAMANCA
3154764419
DITRANSA
SRP562
SENCILLO
ANTONIO
CARREFOUR AGUIRRE
3173116674
DITRANSA
XGC740
SENCILLO
CARREFOUR JAIRO VANEGAS
3173224911
DITRANSA
SPU174
TURBO
CARREFOUR NOÉ LEÓN
3154396585
DITRANSA
UPP404
TURBO
CARREFOUR EDWARD BENÍTEZ
3155608626
DITRANSA
USC698
TURBO
CARREFOUR JOSÉ CORRECHA
3155608787
DITRANSA
CHM563
TURBO
CARREFOUR CESAR BELTRÁN
3173110241
DITRANSA
SPO905
TURBO
CARREFOUR JOSÉ RODRIGUEZ
3173181984
DITRANSA
SYL770
TURBO
JOSÉ GIOVANNI
CARREFOUR VARGAS
3173182613
DITRANSA
VDW33
4
TURBO
CARREFOUR PEDRO CASTILLO
3173110251
DITRANSA
WTP951
TURBO
CARREFOUR CARLOS RIVERA
3157202956
DITRANSA
UFT178
TURBO
CARREFOUR CARLOS AVILA
3173110082
DITRANSA
SWN14
7
TURBO
CHRISTIAN
CARREFOUR NARANJO
3155608416
DITRANSA
SLG199
TURBO
CARREFOUR ROBERTO RUIZ
3154763889
DITRANSA
SYS136
TURBO
CARREFOUR ABEL FONSECA
3156064643
DITRANSA
SOQ053
9.7.2. Cartagena
La siguiente ciudad visitada fue Cartagena, en donde SUPPLA S.A. cuenta con dos
Centros de Distribución: “Bodega el Bosque” y “Bodega Manzanillo”.
106
La gran mayoría de operaciones de transporte que SUPPLA S.A. lleva a cabo allí
corresponden a una modalidad denominada por ellos mismos “Operación Portuaria”, que
consiste en transportar mercancía desde los puertos hacia las Bodegas de SUPPLA S.A. y
viceversa.
SUPPLA S.A. ofrece su servicio de Agenciamiento aduanero por medio de Almagrán SIA,
una agencia de aduanas nivel I. Las empresas clientes del servicio de transporte de
SUPPLA S.A. en Cartagena, son casi en su totalidad clientes de Almagrán SIA.
Socios de negocio de SUPPLA S.A. involucrados en las operaciones de
transporte presentes en “El Bosque” y en “Manzanillo” (Cartagena)
SUPPLA S.A. Coordina el transporte de mercancía de las siguientes empresas desde los
puertos de Cartagena (Sociedad Portuaria, Contecar y Muelle del Bosque) hasta la
Bodega de El Bosque o Bodega Manzanillo:
Rocsa de Colombia (Empresa tipo cliente)
Euroceramica S.A. (Empresa tipo cliente)
Grupo Nova S.A. (Empresa tipo cliente)
Oster De Colombia (Empresa tipo cliente)
Premex S.A. (Empresa tipo cliente
AD Electronics (Empresa tipo cliente)
LG Electronics (Empresa tipo cliente)
Plassol S.A. (Empresa tipo cliente)
Cerámica Italia (Empresa tipo cliente)
Distribuidora Nissan (Empresa tipo cliente)
Acefer & Cía. LTDA. (Empresa tipo cliente)
Leasing Colombia S.A. (Empresa tipo cliente)
SUPPLA S.A. Coordina el transporte de mercancía de las siguientes empresas desde
orígenes variables (patios) definidos por las empresas tipo cliente hasta los puertos de
Cartagena (Sociedad Portuaria, Contecar y Muelle del Bosque):
Cerámica Italia (Empresa tipo cliente)
Erecos S.A. (Empresa tipo cliente)
Compañía Nacional De Chocolates (Empresa tipo cliente)
107
Seguridad y Gestión LTDA. (Empresa tipo cliente)
SUPPLA S.A. Coordina el transporte de mercancía de las siguientes empresas desde la
Bodega El Bosque hasta destinos variables definidos por las empresas tipo cliente:
Shell De Colombia S.A. (Empresa tipo cliente)
Fadesa De Colombia (Empresa tipo cliente)
AIS Bakery (Empresa tipo cliente)
Payless De Colombia (Empresa tipo cliente)
En todas las operaciones de transporte mencionadas anteriormente, que tienen lugar en
Cartagena, SUPPLA S.A. trabaja con una empresa de transporte denominada Transucosta
& Cía. LTDA.
(Nota: Para mayor detalle de los orígenes y destinos de las operaciones de transporte
que involucran estas empresas, remitirse al Anexo 1: Matriz de Localizaciones)
Instalación de equipos de RFID
El Cedí de Cartagena que mayor movimiento de carga y de vehículos presenta es la
Bodega El Bosque. En la portería de éste Centro de Distribución se instalaron dos lectores
de RFID CS203 Integrados, uno para la entrada de vehículos y otro para la salida. Previo
a la instalación de dichos lectores fue necesario realizar varias adecuaciones de
infraestructura eléctrica y de red en la portería del Cedí.
Adicionalmente, se marcaron con tags de RFID la totalidad de vehículos de Transucosta
que trabajan con SUPPLA S.A. (13 vehículos de carga).
Funcionarios capacitados:
Los funcionarios listados a continuación, fueron capacitados en el uso de la plataforma de
integración:
CIUDAD
EMPRESA
NOMBRE
CARGO
108
OPERACIÓN DE
TRANSPORTE
Cartagena SUPPLA S.A.
Nelson
Ordoñez
Coordinador de
transporte
Cartagena Transucosta
Jesús
Gomez
Gerente de
transporte
Cartagena Transucosta
Aida
Chiquillo
Asistente operativa
de transporte
ROCSA DE COLOMBIA;
EUROCERAMICA SA; GRUPO
NOVA SA; OSTER DE
COLOMBIA; PREMEX SA; AD
ELECTRONICS; LG
ELECTRONICS; PLASSOL SA;
CERAMICA ITALIA; ERECOS
SA; CIA NAL DE
CHOCOLATES;
DISTRIBUIDORES NISSAN;
ACEFER Y CIA LTDA;
LEASING COLOMBIA SA;
SHELL DE COLOMBIA SA;
FADESA DE COLOMBIA; AIS
BAKERY; PAYLESS DE
COLOMBIA; SEGURIDAD Y
GESTIÓN
Celulares Entregados:
Se asignaron un total de 10 celulares Movistar 317 con sus respectivas simcards prepago,
para que fueran utilizados por los conductores para enviar los mensajes de texto
requeridos por la plataforma desarrollada.
Los celulares asignados se destinaron de la siguiente manera:
Descripción
Movistar S317 (Audífonos,
Batería, Cargador) + Simcard
prepago Movistar
TOTAL
Cantidad
Asignados a
Nelson Ordoñez
(Almagran Almacenar)
10
10
109
Operación
Operación
Portuaria
Conductores Capacitados:
Los funcionarios de GS1 durante su estadía en Cartagena capacitaron a 4 de los 10
conductores de Transucosta & Cía. LTDA. Que trabajan en las operaciones de transporte
de SUPPLA S.A.. No obstante, también se capacitó al Gerente de transporte (Jesús
Gómez) y a la auxiliar operativa de transporte (Aida Chiquillo) en el envío de los
mensajes de texto con los códigos requeridos por la plataforma, para que ellos se
encargaran de instruir y capacitar a los demás conductores.
Operación
Conductores
capacitados
Operación
portuaria
13
TOTAL
13
Dispositivos GPS instalados:
Dentro de los equipos adquiridos para la ejecución del proyecto, se compraron 60
unidades GPS y 10 terminales de texto para GPS.
Al momento de iniciar el proyecto, ninguno de los vehículos de Transucosta & Cía. LTDA.
Que trabajaban con SUPPLA S.A. contaba con dispositivo GPS. Por tanto, se decidió
instalar unidades de GPS a la totalidad de los vehículos de ésta empresa que trabajaban
para SUPPLA S.A. en la ciudad de Cartagena. Adicionalmente, a 5 de dichos vehículo les
fue instalada también la terminal de texto para GPS.
La siguiente tabla resume las instalaciones realizadas en ésta ciudad:
Descripción
Cantidad instalada
Unidad GPS/GPRS Skypatrol
TT8750
110
13
Teclado Skypatrol MDT014
5
Unidad GPS/GPRS Skypatrol TT8750. Fuente: http://www.gpsamerica.com.mx
Terminal de texto Skypatrol MDT014. Fuente: http://www.syscom.mx/
Vehículos incluidos
En Cartagena, SUPPLA S.A. ofrece su servicio de transporte con 13 vehículos de carga de
la empresa Transucosta.
El siguiente listado muestra la información de dichos vehículos, los cuales participaron
durante la ejecución de la prueba piloto:
111
TIPO DE
PLACA
VEHÍCULO
OPERACIÓ
N
NOMBRE
CONDUCTOR
CELULAR
EMPRESA DE
CONDUCTO
TRANSPORTE
R
KCF170
TRACTO
MULA
PORTUARIA GUSTAVO VERA
3106264508
TRANSUCOSTA
NCA48
9
TRACTO
MULA
MILTON
PORTUARIA GONZALES
3145353405
TRANSUCOSTA
SDD55
5
TRACTO
MULA
PORTUARIA YOHANY ROJAS
3106676178
TRANSUCOSTA
SNC22
2
TRACTO
MULA
ALFREDO
PORTUARIA MONTENEGRO
3135100957
TRANSUCOSTA
TBJ740
TRACTO
MULA
PORTUARIA PAOLO PINEDA
3135131159
TRANSUCOSTA
TKA335
TRACTO
MULA
PORTUARIA YOHANY ROJAS
3106676178
TRANSUCOSTA
TKJ486
TRACTO
MULA
PORTUARIA EDUARDO DIAZ
3155422296
TRANSUCOSTA
UAA86
7
MINI MULA
PORTUARIA LUIS GOMEZ
3135338128
TRANSUCOSTA
UAD55
3
TRACTO
MULA
PORTUARIA EDUARDO DIAZ
3155422296
TRANSUCOSTA
VAC033
TRACTO
MULA
DONALDO
PORTUARIA PADILLA
3135140523
TRANSUCOSTA
WLJ894
TRACTO
MULA
PORTUARIA ELIO ACOSTA
3162211837
TRANSUCOSTA
XIB008
TRACTO
MULA
PORTUARIA JHON RAMIREZ
3205551346
TRANSUCOSTA
PORTUARIA
3145353405
TRANSUCOSTA
XKF701
TRACTO
MILTON
112
MULA
GONZALES
9.7.3. Bucaramanga
De manera simultánea al despliegue de la plataforma en Cartagena se realizó el de
Bucaramanga.
En ésta ciudad SUPPLA S.A. cuenta con un Centro de Distribución denominado
“Plataforma Carrefour Centro logístico Metropolitano” y presta el servicio de transporte y
distribución al Centro de Distribución de Almacenes Éxito.
Socios de negocio de SUPPLA S.A. involucrados en las operaciones de
transporte coordinadas desde Bucaramanga
Carrefour (Empresa tipo cliente): SUPPLA S.A. coordina el transporte de
mercancía de Carrefour desde La plataforma Carrefour en el Centro Logístico
Metropolitano (Bucaramanga) hacia todas las tiendas Carrefour en Bucaramanga,
Girón y Cúcuta.
Almacenes Éxito (Empresa tipo cliente): SUPPLA S.A. coordina el transporte de
mercancía de Almacenes Éxito desde el Centro de Distribución del éxito (Girón)
hacia todos los Almacenes Éxito Carrefour en Bucaramanga, Cúcuta y
Barrancabermeja.
Almagrán Cargo (Empresa de transporte): Sus vehículos trabajan con SUPPLA S.A.
en la operación de transporte de Almacenes Éxito.
Sotranscolombianos (Empresa de transporte): Trabaja con SUPPLA S.A. tanto en el
transporte de Carrefour como en el de Almacenes Éxito.
Instalación de equipos de RFID
113
En la ciudad de Bucaramanga se marcaron 11 vehículos con tags de RFID dichos
vehículos pertenecen a la operación de ÉXITO BUCARAMANGA.
Funcionarios capacitados:
Los funcionarios listados a continuación, fueron capacitados en el uso de la plataforma de
integración:
CIUDAD
EMPRESA
NOMBRE
CARGO
OPERACIÓN
DE
TRANSPORTE
Bucaramanga
Almagran Almacenar
Carlos
Humberto
Bueno
Asistente operativo
transporte
ÉXITO
Bucaramanga
Almagran Almacenar
Cristian Carantón
Ruiz
Asistente operativo
transporte
ÉXITO
Bucaramanga
Almagran Almacenar
Libardo Becerra
Asistente operativo
transporte
ÉXITO
Bucaramanga
Almagran Almacenar
Carlos Castillo
Asistente operativo
transporte
CARREFOUR
Bucaramanga
Almagran Almacenar
Edwin Garcia
Asistente operativo
transporte
CARREFOUR
Bucaramanga
Almagran Almacenar
Alberto Burbano
Director de operaciones
Bucaramanga
ÉXITO
CARREFOUR
Celulares Entregados:
Se asignaron un total de 12 celulares Movistar 317 con sus respectivas simcards prepago,
para que fueran utilizados por los conductores para enviar los mensajes de texto
requeridos por la plataforma desarrollada.
114
Los celulares asignados se destinaron de la siguiente manera:
Descripción
Cantidad
Movistar S317 (Audífonos, Batería,
Cargador) + Simcard prepago Movistar
TOTAL
Asignados a
Alberto Burbano (SUPPLA
S.A.)
12
Operación
CARREFOUR
12
Conductores Capacitados:
Los funcionarios de GS1 durante su estadía en Bucaramanga capacitaron a 25
conductores de las operaciones de Almacenes Éxito y Carrefour.
Operación
Conductores capacitados
Almacenes Éxito
14
Carrefour
11
TOTAL
25
Vehículos incluidos
En Bucaramanga, SUPPLA S.A. ofrece su servicio de transporte con 5 Vehículos de carga
de la empresa Almagran Cargo y con 20 Vehículos de Sootranscolombianos.
El siguiente listado muestra la información de dichos vehículos, los cuales participaron
durante la ejecución de la prueba piloto:
PLACA
TIPO DE
OPERACIÓN
VEHÍCULO
NOMBRE
CONDUCTOR
115
CELULAR
CONDUCTOR
EMPRESA DE
TRANSPORTE
UYP034
TURBO
CARREFOUR
ROBINSON VILLAMIZAR
3188131855
SOOTRANSCOLOMBIANOS
FLK220
SENCILLO
CARREFOUR
JORGE LANDAZÁBAL
3153283435
SOOTRANSCOLOMBIANOS
SOI335
TURBO
CARREFOUR
FERMÍN VILLAMIZAR
3172515952
SOOTRANSCOLOMBIANOS
TMX264
TURBO
CARREFOUR
JORGE VILLAMIZAR
3153041914
SOOTRANSCOLOMBIANOS
XMD844
TURBO
CARREFOUR
WILLIAM RODRIGUEZ
3158786220
SOOTRANSCOLOMBIANOS
XVV444
TURBO
CARREFOUR
HENRY VESGA
3142087940
SOOTRANSCOLOMBIANOS
XMC550
TURBO
CARREFOUR
GERSON JAIMES
3167185352
SOOTRANSCOLOMBIANOS
ICE458
SENCILLO
CARREFOUR
BREYNER GARCIA
3132878350
SOOTRANSCOLOMBIANOS
CHQ250
SENCILLO
CARREFOUR
FREDDY MENESES
3132052437
SOOTRANSCOLOMBIANOS
UGA600
SENCILLO
CARREFOUR
RUBEN BADILLO
3187005029
SOOTRANSCOLOMBIANOS
UFV596
TURBO
CARREFOUR
FREDDY HERRERA
3185767974
SOOTRANSCOLOMBIANOS
XVV671
TURBO
ÉXITO
JUAN JOSÉ CARREÑO
3156427249
SOOTRANSCOLOMBIANOS
SUD476
TURBO-refri
ÉXITO
HERNANDO MENDOZA
3183754036
SOOTRANSCOLOMBIANOS
APF775
SENCILLO
ÉXITO
CARLOS LUNA
3168660709
SOOTRANSCOLOMBIANOS
TQD565
SENCILLO
ÉXITO
HERIBERTO CAMACHO
3157382315
SOOTRANSCOLOMBIANOS
UWJ659
SENCILLO
ÉXITO
EDISON CAMACHO
3187226093
SOOTRANSCOLOMBIANOS
XUJ739
SENCILLO
ÉXITO
NÉSTOR SEPÚLVEDA
3185225501
SOOTRANSCOLOMBIANOS
SUD790
SENCILLOrefri
ÉXITO
MIGUEL ÁNGEL ARIZA
3163546248
SOOTRANSCOLOMBIANOS
SKX343
TURBO
ÉXITO
ELMER HERNÁNDEZ
3167457814
SOOTRANSCOLOMBIANOS
XLK932
TURBO-refri
ÉXITO
LUIS ALFREDO CORZO
3163123934
SOOTRANSCOLOMBIANOS
3178695042
ALMAGRAN CARGO
3157383402
ALMAGRAN CARGO
BUE705
TURBO
ÉXITO
NELSON SOLER
ROMERO
XVU245
TURBO
ÉXITO
OMAR PEDRAZA
116
SUD487
TURBO
ÉXITO
PEDRO MEJIA
3164115291
ALMAGRAN CARGO
XMA854
TURBO-refri
ÉXITO
YOHANY SEQUEDA
3167083176
ALMAGRAN CARGO
SRR319
LUV
ÉXITO
LUIS RUIZ
3187444590
ALMAGRAN CARGO
9.7.4. Yumbo
SUPPLA S.A. cuenta con varios Centros de Distribución en Cali y Yumbo: Salomia (Cali),
Bolivariano (Cali), Cortijo (Cali) y Acopi (Yumbo). Adicionalmente, coordina el transporte
de la empresa Sucromiles S.A desde la planta de producción de dicha organización.
Sin embargo, la prueba piloto de la plataforma solamente cubrió el Cedi Acopi (Yumbo),
que corresponde al Centro de Distribución de SUPPLA S.A. con mayor volumen de
movimiento de carga y de vehículos en la región del Valle del Cauca.
Socios de negocio de SUPPLA S.A. involucrados en las operaciones de
transporte presentes en “Acopi” (Yumbo)
Carrefour (Empresa tipo cliente): SUPPLA S.A. coordina el transporte de mercancía
de Carrefour desde el Cedí Acopi (Yumbo) hasta las tiendas Carrefour a nivel
urbano (Cali) y las tiendas Carrefour a nivel regional (Pereira, Popayán, Buga,
Cartago, Palmira y Pasto).
JGB (Empresa tipo cliente): SUPPLA S.A. coordina el transporte de mercancía de
JGB desde la Planta “San Nicolas” de JGB (Cali) hasta el Cedí Acopi (yumbo); y
desde el Cedí Acopi (Yumbo) hasta destinos regionales variables definidos por la
empresa tipo cliente (JGB).
Pernod Ricard (Empresa tipo cliente): SUPPLA S.A. coordina el transporte de
mercancía de Pernod Ricard desde Acopi (Yumbo) hasta la Bodega de Distrimarcas
(Cali) y hacia las dos tiendas de Falabella ubicadas en Cali.
Colombia Móvil (Empresa tipo cliente): SUPPLA S.A. coordina el transporte de
mercancía de Colombia Móvil desde Acopi (Yumbo) hacia destinos variables
definidos por la empresa tipo cliente (Colombia Móvil).
117
Ditransa (Empresa de transporte): Esta empresa trabaja para SUPPLA S.A. en el
transporte de todas las operaciones coordinadas desde Acopi (Yumbo).
Transvelasquez (Empresa de transporte): Esta empresa trabaja para SUPPLA S.A.
en el transporte de todas las operaciones coordinadas desde Acopi (Yumbo).
Instalación de equipos de RFID
En el Cedi Acopi se instalaron un Lector de RFID Speedway R420 y Cuatro antenas de
RFID UHF Gen2 Laird IP67, dos para la entrada de vehículos y dos para la salida. Previo a
la instalación de dichos dispositivos fue necesario realizar varias adecuaciones de
infraestructura eléctrica y de red en la portería del Cedí.
Adicionalmente, se marcaron con tags de RFID la totalidad de vehículos que trabajan con
SUPPLA S.A. en Acopi (35 vehículos de carga).
Funcionarios capacitados:
Los funcionarios listados a continuación, fueron capacitados en el uso de la plataforma de
integración:
118
CIUDAD
EMPRESA
NOMBRE
CARGO
OPERACIÓN DE
TRANSPORTE
CARREFOUR
Cali
Almagran Almacenar
Diana
Patricia
Campo
Coordinadora de transporte
JGB
PERNOD RICARD
COLOMBIA MÓVIL
CARREFOUR
Cali
Almagran Almacenar
Ruben Darío
Meza
Asistente operativo de
transporte
JGB
PERNOD RICARD
COLOMBIA MÓVIL
CARREFOUR
Cali
Transvelasquez
Mónica
Velásquez
Directora de operaciones
JGB
PERNOD RICARD
COLOMBIA MÓVIL
CARREFOUR
Cali
Ditransa
José Díaz
Gallego
Analista de operaciones
JGB
PERNOD RICARD
COLOMBIA MÓVIL
Celulares Entregados:
Se asignaron un total de 33 celulares Movistar 317 con sus respectivas simcards prepago,
para que fueran utilizados por los conductores para enviar los mensajes de texto
requeridos por la plataforma desarrollada.
119
Los celulares asignados se destinaron de la siguiente manera:
Descripción
Cantidad
Asignados a
Operación
Movistar S317 (Audífonos, Batería,
Cargador) + Simcard prepago Movistar
28
Diana Patricia Campo
(Almagran - Almacenar)
Ditransa (empresa de
transporte)
Movistar S317 (Audífonos, Batería,
Cargador) + Simcard prepago Movistar
5
Diana Patricia Campo
(Almagran - Almacenar)
Transvelasquez
(empresa de transporte)
TOTAL
33
Conductores Capacitados:
Se capacitaron a 15 de los 27 conductores de Ditransa que trabajan para SUPPLA S.A. en
las operaciones de transporte de Acopi.
Adicionalmente, se les enseñó todo el proceso de envío de mensajes de texto al analista
de operaciones de Ditransa (José Diaz Gallego) y a la directora de operaciones de
Transvelasquez (Mónica Velásquez) para que ellos se encargaran de instruir y capacitar a
los demás conductores de sus respectivas empresas de transporte.
Operación
Conductores capacitados
Ditransa (empresa de transporte)
15
TOTAL
15
Vehículos incluidos
Almagran – Almacenar atiende las operaciones de transporte de Acopi (Yumbo) con 28
vehículos de carga de Ditransa, dedicados exclusivamente a dichas operaciones; y con 7
vehículos de carga de la empresa Transvelasquez, que sirven de soporte cuando hay gran
cantidad de solicitudes de transporte por atender
120
El siguiente listado muestra la información de dichos vehículos, los cuales participaron
durante la ejecución de la prueba piloto:
PLACA
TIPO DE
VEHÍCUL
O
OPERACIÓ
N
CELULAR
CONDUCTO
R
EMPRESA DE
TRANSPORTE
CBS544
SENCILLO
CARREFOUR JORGE MANZANO
3152335651
DITRANSA
KUK718
TURBO
CARREFOUR LUIS CASTILLO
3175347599
DITRANSA
KUL180
TURBO
CARREFOUR GENTIL CARDOZO
3155608654
DITRANSA
KUL956
TURBO
CARREFOUR MARTIN SIERRA
3168575772
DITRANSA
KUM369
TURBO
CARREFOUR JUAN HERNÁNDEZ
3155679222
DITRANSA
KUM612
TURBO
CARREFOUR JAIRO MOSQUERA
3167515388
DITRANSA
KUM921
TURBO
PEDRO PABLO
CARREFOUR MONROY
3178305449
DITRANSA
KUN545
TURBO
CARREFOUR DIEGO SALAZAR
3155606824
DITRANSA
KUN598
TURBO
CARREFOUR OSCAR VALENCIA
3157177920
DITRANSA
MDF110
SENCILLO
CARREFOUR LUIS MALLORQUÍN
3155607638
DITRANSA
QAH347
SENCILLO
CARREFOUR EDISON ENRÍQUEZ
3127392505
DITRANSA
QCC781
SENCILLO
CARREFOUR CARLOS CASTRILLON
3104610576
DITRANSA
SDD811
SENCILLO
CARREFOUR JOSÉ PEÑA
3123974395
DITRANSA
SMI986
TURBO
CARREFOUR SILVIO SALAZAR
3184938248
DITRANSA
SMP252
TURBO
CARREFOUR EDGAR RECALDE
3164730976
DITRANSA
SMW013
TURBO
CARREFOUR DAVID ARMERO
3157179098
DITRANSA
SMW417
TURBO
CARREFOUR ILDER MESSU
3162894956
DITRANSA
SPK077
TURBO
CARREFOUR ALEXANDER MERA
3207024049
DITRANSA
NOMBRE
CONDUCTOR
121
SWQ092
TURBO
CARREFOUR EDGAR SEGURA
3176650802
DITRANSA
TKA487
SENCILLO
CARREFOUR PEDRO NEL ORTIZ
3154411123
DITRANSA
TKJ922
SENCILLO
3128240784
DITRANSA
TMO823
TURBO
CARREFOUR ERNESTO MORALES
3154411130
DITRANSA
VBM366
SENCILLO
CARREFOUR JUAN CARLOS DUQUE
3155679222
DITRANSA
VCH335
TURBO
CARREFOUR ROBERT RAMIREZ
3154411170
DITRANSA
VCT003
TURBO
CARREFOUR JHON SALAZAR
3157179209
DITRANSA
YAQ777
TURBO
CARREFOUR ELKIN AGUIRRE
3127463069
DITRANSA
YAQ963
TURBO
CARREFOUR JOSÉ LUIS DIAZ
3137444140
DITRANSA
KUK752
SENCILLO
CARREFOUR CESAR HERNÁNDEZ
3122794846
TRANSVELASQUEZ
MAI032
SENCILLO
CARREFOUR
HÉCTOR FORERO
/JGB
3137185687
TRANSVELASQUEZ
NBG867
SENCILLO
CARREFOUR
MILCIADES ORTIZ
/JGB
3216294801
TRANSVELASQUEZ
VCK212
SENCILLO
CARREFOUR
LUIS PEÑALOZA
/JGB
3122034785
TRANSVELASQUEZ
3117349275
TRANSVELASQUEZ
JGB
PAULO CESAR ACOSTA
VMT322
TURBO
CARREFOUR
/PERNOD/C
JAIRO MARTINEZ
OLOMBIA
MÓVIL
VMT373
MULA
CARREFOUR RAÚL LONDOÑO
3104001364
TRANSVELASQUEZ
VMT381
MULA
CARREFOUR ANTONIO GUERRERO
3113725173
TRANSVELASQUEZ
VMT389
MULA
CARREFOUR AICARDO GONZALEZ
3136439596
TRANSVELASQUEZ
122
9.7.5. Palmira.
SUPPLA S.A. presta el servicio de transporte y distribución a Sucromiles S.A, el servicio lo
coordinan directamente desde la planta de producción de Sucromiles, desde donde
proveen materias primas en distintas partes del país.
Socios de negocio de SUPPLA S.A. involucrados en las operaciones de transporte
presentes en Sucromiles (Palmira)
Sucromiles S.A (Empresa tipo cliente): SUPPLA S.A. coordina las operaciones de
transporte de mercancía desde la planta de producción de la empresa tipo cliente
(Sucromiles) a diferentes destinos del país según las solicitudes y/o requerimientos
de transporte que necesite esta operación.
Ditransa (Empresa de transporte): esta empresa transportadora se encarga de
prestarle el servicio de transporte a SUPPLA S.A. en la operación de Sucromiles.
Recrecarga (Empresa de transporte): empresa de transporte encargada de
prestarle el servicio de transporte a SUPPLA S.A. en la operación de Sucromiles.
Durante la capacitación de los conductores asociados a esta operación se llegó al
acuerdo de no entregar celulares ya que todos tenían sus líneas en el operador de
telefonía Movistar. De esta manera decidimos complementar la integración de
información en tiempo real usando tecnología GPS para reportar la localización exacta
del vehículo.
9.8. Aprendizajes Obtenidos en la Prueba Piloto
Gran parte del funcionamiento y pertinencia de la plataforma depende del correcto
envío de los mensajes de texto por parte de los conductores, pues son éstos
mensajes los que permiten conocer el inicio, fin y duración de las principales
actividades del proceso de transporte (como el cargue, el descargue, el tránsito,
las esperas, etc.). Es preciso destacar que un conductor debe enviar cerca de 8
mensajes de texto por cada solicitud de transporte que atiende y teniendo en
123
cuenta el alto volumen mensual de mensajes de texto que esto implica, resultaría
inviable económicamente que el conductor asumiera el costo de envío asociado.
Movistar es el único operador celular del país que cuenta con el servicio de envío
de mensajes de texto en doble vía sin costo para el usuario del teléfono celular. Es
decir, el usuario del celular puede enviar mensajes de texto a un número
específico asignado a la entidad que adquiere el servicio sin que se le descuente el
valor del envío; cada mensaje enviado desde y hacia dicho número es cobrado a la
entidad que adquiere el servicio (en este caso GS1). Tigo y Comcel, no cuentan
con éste servicio. No obstante, la gran mayoría (cerca del 70%) de los
conductores contaba con celulares de éstos dos operadores.
Frente a éste hecho consideramos la posibilidad de comprar simcards prepago de
Movistar y asignarlas a los conductores de las empresas de transporte que
trabajan con SUPPLA S.A.. Sin embargo, los conductores de las operaciones de
Cofradía se mostraron adversos a esta iniciativa, argumentando que perderían su
número propio o que su teléfono celular resultaría deteriorado tras cambiar
frecuentemente la simcard personal por la simcard Movistar asignada para el
proyecto.
Esta situación nos obligó a evaluar diversas alternativas, como comprar celulares
Movistar y asignarlos a los conductores; hacer el desarrollo propio de la plataforma
de envío de mensajes para otros operadores; o pagar el costo mensual de envío
de mensajes de texto que acarrearan los conductores con celulares Comcel y Tigo.
Al efectuar la evaluación financiera de dichas alternativas, obtuvimos como
resultado que la opción más económica era adquirir los celulares Movistar y
asignarlos a los conductores. De ésta manera, adquirimos 150 celulares Movistar
317 que hemos ido asignando paulatinamente a los conductores de las
operaciones de transporte que hemos ido cubriendo.
Uno de los principales inconvenientes que se presentó durante la prueba piloto fue
el envío de mensajes de texto por parte de los conductores. Puesto que la mayoría
de ellos son personas de un promedio de edad elevado, desconocían el
procedimiento para enviar mensajes de texto con su celular. Esta situación, nos
obligo a reforzar las actividades de capacitación y acompañamiento de la gran
mayoría de los conductores para que asimilaran el proceso; y adicionalmente,
hubo que diseñar manuales explicativos, para que los conductores pudieran
guiarse al momento de realizar el envío de forma autónoma.
En Cartagena existe un sistema de Telepeaje que funciona con tecnología RFID, en
el cual los conductores que deseen adquieren un tag de RFID, que es adherida al
vidrio panorámico del vehículo. Cada una de estas etiquetas tienen un número de
124
identificación único, el cual es asociado a una cuenta bancaria. Cuando un vehículo
que cuenta con éste dispositivo se acerca al peaje, las antenas de RFID dispuestas
allí leen el tag del vehículo, se levanta la barrera del peaje habilitándole el paso y
se le carga el costo del peaje respectivo a la cuenta bancaria asociada a dicho tag
de RFID.
Casi la totalidad de los vehículos e Transucosta & Cía. Ltda. que trabajan con
SUPPLA S.A. en Cartagena contaban con dicho servicio.
Se realizó la marcación de los vehículos de Transucosta & Cía. Ltda. con etiquetas
de RFID Sirit, que resultaron ser muy similares a las utilizadas por el sistema de
telepeaje de Cartagena.
Luego de la instalación de dichas etiquetas, los conductores manifestaron que el
vehículo empezó a pasar con dificultad el sistema de telepeaje, pues no era
reconocido rápidamente. Ésta situación se debe a que los lectores de RFID
detectaban ambas etiquetas (la del telepeaje y la del proyecto de transporte) y el
sistema validaba ambos códigos de identificación, tardando más tiempo en
habilitar el paso al vehículo.
Con el fin de solucionar ésta situación, se decidió retirar las etiquetas de RFID
instaladas a dichos vehículos para la ejecución del proyecto y asociar los vehículos
al código de identificación del sistema de telepeaje.
El proceso de despliegue de la plataforma en Acopi (Yumbo) fue sencillo debido al
compromiso y disponibilidad de los funcionarios de SUPPLA S.A. y de las empresas
de transporte para participar en el proyecto. Adicionalmente, reconocieron
beneficios en la plataforma de integración, gracias a la posibilidad que ésta les
brinda para controlar las actividades de sus vehículos y para generar el informe de
tiempos de la operación, que anteriormente debían estructurar manualmente a
partir de la información que les suministraba cada conductor cuando lo llamaban.
Es preciso reconocer también la colaboración de los conductores, que se
mostraron totalmente dispuestos a enviar los mensajes de texto correspondientes.
Una vez realizado el despliegue de la plataforma y de realizar el seguimiento a las
operaciones, se recibió retroalimentación por parte de los actores involucrados
para que se facilite el uso de la herramienta y su generación de valor para el
seguimiento, control y generación de reportes para las operaciones de transporte.
En la operación de las solicitudes de transporte desde los perfiles Operador
Logístico y Empresa de transporte, se encontró que los usuarios estaban
observando la información procesada en todas las ciudades, dificultando y
125
generando errores de procesamiento, pues un operador de Cali podía tomar por
error una solicitud de Bogotá.
Durante el proceso de notificaciones y alertas, se observó que las alertas y
notificaciones del proceso, no contaban con suficientes filtros para asegurar su
entrega a la persona indicada según la operación.
9.8.1. Ajustes realizados tras la prueba piloto:
Durante la ejecución de la prueba piloto, los usuarios finales realizaron varias sugerencias
para mejorar el funcionamiento y aplicabilidad de la plataforma. Las cuales son descritas
a continuación:
1. De acuerdo a las sugerencias de los funcionarios de las empresas participantes en la
prueba piloto, se definieron tres modalidades de transporte a cubrir por medio de la
plataforma:
Masivo: Consiste en el transporte de mercancías realizado por un vehículo de
carga desde un único origen hasta un único destino.
MASIVO
DESTINO 1
ORIGEN 1
Fuente: Elaboración propia
Masivo con frecuencia: Consiste en el transporte de mercancías desde un único
origen hasta un único destino, en el que un mismo vehículo de carga realiza varios
viajes entre estos dos puntos.
126
MASIVO CON FRECUENCIA
N Veces
DESTINO 1
ORIGEN 1
Fuente: elaboración propia
Carrusel: En esta modalidad de transporte un vehículo recoge la mercancía en un
único origen y la entrega en varios destinos, realizando un sólo recorrido. Cabe
mencionar que durante la prueba piloto la plataforma permitía atender un máximo
de nueve destinos mediante ésta modalidad.
CARRUSEL
DESTINO 1
DESTINO 2
ORIGEN 1
DESTINO N
Fuente: elaboración propia
2. Se reforzó el modelo de envío de notificaciones o alertas por parte de la
plataforma a los involucrados. Se parametrizó la plataforma para que en el
momento de crear un usuario, se ingrese la ciudad en la que opera y las
operaciones de transporte que lidera. Esto facilita y acota la visualización y la
entrega de información a las personas requeridas.
3. Se creó una modalidad de seguimiento, llamada proceso alterno que permite el
seguimiento de solicitudes de transporte sin el uso de celulares, este proceso
permite tener seguimiento en el ingreso y salida del origen/destino mediante
tecnologías RFID y Geocercas.
127
4. Se incluyeron los reportes:
a. Cierre de operaciones: Permite al usuario, validar en línea las solicitudes que
aún están pendientes por tramitar o las que han sido cerradas durante su
turno (día).
b. Reporte de Solicitudes Canceladas o finalizadas.
c. Reporte de cumplimiento de conductores: Permite validar que los
conductores estén interactuando con la herramienta.
d. Sábana de Datos: Este reporte permite a los usuarios, exportar todos los
detalles de las solicitudes atendidas en un periodo de tiempo.
e. Trazabilidad de Vehículos: Permite conocer el historial de los vehículos.
5. Se realizaron varios cambios a los códigos de los mensajes de texto que deben
enviar los conductores, con el fin de facilitarles el proceso. Se redujo el número de
códigos y se asignaron los códigos de acuerdo a la secuencia normal de
actividades proceso de transporte. Finalmente, los códigos quedaron definidos de
la siguiente manera:
En el momento de recibir el mensaje de texto con la información de la solicitud de
transporte, se debe enviar uno de éstos dos mensajes:
CÓDIGO
SIGNIFICADO
AC
Acepto la solicitud
NA
No acepto la solicitud
En el lugar de Cargue se deben enviar los siguientes mensajes en el siguiente
orden:
CÓDIGO
SIGNIFICADO
01
Llegué al punto de cargue
02
Toqué muelle y empezó el cargue del vehículo
128
03
Terminó el proceso de cargue
04
Salí hacia el destino
En el lugar de entrega de la mercancía se deben enviar los siguientes
mensajes en el siguiente orden:
CÓDIGO
SIGNIFICADO
01
Llegué al lugar de entrega de la mercancía
02
Empezó el descargue del vehículo
04
Confirmo entrega de la mercancía
Luego de terminar una entrega y cuando no se tiene ninguna solicitud asignada se
puede enviar el siguiente código para marcarse como “no disponible”. Este
mensaje se envía cuando el conductor desea que no le asignen más
solicitudes de transporte.
CÓDIGO
SIGNIFICADO
20
Marcarse como No Disponible
o Si se envía el mensaje de “no disponible” es importante enviar el
código 21 para volver a marcar como disponible, si esto no se hace
el vehículo no volverá a recibir viajes.
CÓDIGO
SIGNIFICADO
21
Marcarse como disponible
Los siguientes códigos que se muestran en la siguiente tabla no son obligatorios,
éstos códigos son opcionales y se envían en situaciones específicas según
corresponda:
129
CÓDIGO SIGNIFICADO
¿CUANDO ENVIARLO?
99
Consultar
Cuando el conductor no recuerde cual fue el último
último mensaje
mensaje que envío al 80611
enviado
80
Pernoctando
Cuando el vehículo se deje cargando en la noche y
se recoja al siguiente día cargado. O cuando el
vehículo “duerma” cargado para iniciar el viaje el
siguiente día.
81
No se puede
entregar la
carga
Cuando sea imposible entregar la mercancía al
cliente.
82
Pánico
Cuando exista alguna situación que pueda afectar la
seguridad del vehículo y/o del conductor.
Novedad
Cuando exista algún inconveniente durante el
tránsito (como una falla mecánica del vehículo, un
accidente vehicular, etc.) o cuando haya algún
problema en el momento de entregar la mercancía
(referencias incorrectas, mercancía dañada, etc.)
00
9.9. Hallazgos
Resultados e Impactos Obtenidos con el Proyecto
Dentro de los resultados obtenidos dentro del proyecto se encuentran:
Formalización del canal y estandarización de la información a compartir.
Se redujo el nivel de ingresos manuales, re-digitación.
Información más completa sobre los requisitos y expectativas del cliente.
Unicidad de la información (Información relevante visible todos los niveles).
130
Cálculo automático de indicadores integrados a partir de única fuente de
información
Se incrementa el uso de herramientas de captura automática de datos (GPS, RFID)
y mensajes SMS.
Trazabilidad y estatus en línea de la operación de transporte.
Reducción de costos y tiempos a causa de la eliminación de ineficiencias: Para
llegar a esta conclusión, se analizó y observó el tiempo dedicado por los
funcionarios o coordinadores de transporte en las actividades de una operación
dentro de SUPPLA S.A. Durante la observación se tomaron datos del proceso sin la
ayuda de la herramienta tecnológica y con la herramienta. Las actividades que
deben ejecutar los funcionarios de cada uno de los roles son:
131
Realizando una comparación por cada uno de los roles, se encontró que se puede lograr
una disminución en el tiempo de algunas actividades, permitiéndole así a los líderes de
las operaciones de transporte, contar con más tiempo para el análisis y propuestas de
mejora, así como un aumento en la productividad.
132
También se encontró que es posible disminuir los costos asociados a llamadas por
celular dentro del proceso. Dentro de las actividades de comunicación y seguimiento
de los procesos de transporte, el uso de las llamadas por voz vía celular son un aliado
vital para obtener información. Por tal razón, el uso de la plataforma y tecnologías de
apoyo como el GPS, RFId y envío de mensajes de texto permiten eliminar hasta un:
76% los costos asociados a llamadas por celular en el Cliente.
50% los costos asociados a llamadas por celular en el Rol Operador Logístico.
Hasta un 70% los costos asociados a llamadas por celular en el rol empresa de
transporte.
Se puede eliminar el uso de llamadas por voz por parte del conductor, ya que
este se comunicaría a cero costos a través de mensajes codificados.
133
134
Mayor agilidad y eficiencia en la búsqueda y asignación de vehículos para dar
respuesta a las solicitudes de transporte.
Los reportes de llegada, salida, inicio, fin de cargue y descargue le sirven al
conductor para demostrar los tiempos de espera que debe soportar hasta ser
atendido por el cliente del servicio.
Tecnología:
o RFID
o Ventajas:
 Permite conocer el momento exacto de entrada o salida a puntos
específicos de la red de transporte (orígenes, destinos, puntos de
control, etc.)
 La información puede ser compartida.
 Bajo costo del tag pasivo (1 – 2 dólares).
 A través del estándar pasivo se puede lograr una identificación única
de los vehículos y bienes que fluyen a través de la cadena de valor.
 Múltiples aplicaciones: Control de ingresos y salidas, pago electrónico
de peajes, puntos de control, registro electrónico vehicular.
o Desventajas:
 Se requiere mayor masificación de la tecnología en Colombia.
o Celular (Mensajes SMS)
o Ventajas:
 Inversión baja (Celulares prepago)
 Cero costos para el usuario del dispositivo celular.
 Permite conocer cada detalle de la operación (Ingreso Origen,
Ingreso Muelle, Salida, Confirmación de Entrega, Novedades).
o Desventajas:
 Se depende totalmente de la disposición del conductor.
 Limitación debido a cobertura de red de operadores celulares.
o GPS/GPRS
o Ventajas:
135
Permite geo - referenciación periódica del vehículo
A través de geocercas se puede conocer el ingreso o salida de zonas
específicas
 Herramienta de apoyo a la seguridad.
 Reporte de ubicación del vehículo de forma automática.
 Se puede integrar sensores para controlar temperatura y monitoreo
de apertura de puertas.


o Desventajas:
 Cobertura
 Se requiere del pago de una mensualidad por el servicio de
seguimiento.
9.10. Datos obtenidos operación SUPPLA S.A. durante el piloto
Datos Obtenidos entre Junio y 10 Noviembre 2013.
Uso y Apropiación de la Plataforma.
Como se puede observar en la gráfica anterior, los meses de Junio, Julio correspondieron
a la etapa de capacitación y pruebas de la plataforma. Los meses de Agosto y Septiembre
se observa una consolidación y apropiación de la operación de la plataforma. Los meses
136
de Octubre y Noviembre fueron usados para corroborar algunos cambios realizados en la
plataforma.
Participación de solicitudes Creadas por Operación
OTROS
ACEFER Y CIA LTDA
AD ELECTRONICS
CERAMICA ITALIA
DIAGONAL S.A
DISTRIBUIDORES NISSAN
EUROCERAMICA
FADESA
GASES DE OCCIDENTE
GRUPO NOVA
JGB
KIMBERLY COLPAPEL
LG ELECTRONICS
PLASSOL LTDA
PREMEX
PROCAPS BIOSER
137
ROCSA
SHELL DE COLOMBIA
SIEMENS
Solicitudes Finalizadas por Operación
138
Medición de estructura de Tiempos.
TIEMPOS EN ORIGEN:
Tiempos Origen x Centro de Distribución
139
Los datos mostrados, se tomaron calculando el promedio del tiemop de las solicitudes
finalizadas con vehículos tipo TURBO.
Los datos mostrados a continuación se tomaron calculando el promedio del tiempo de las
solicitudes finalizadas con vehículos tipo Tracto Mula.
140
Estructura de tiempos:
141
142
9.11. Beneficios Obtenidos
En general, la importancia de los sistemas de información para la gestión integrada
de la cadena de suministro de productos o servicios ha llevado a muchas empresas
a implantar sistemas de información inter-organizacionales, es decir, sistemas que
cruzan el ámbito de los departamentos y de la propia organización con los que se
comparte información (deseablemente en tiempo real) sobre alguna de las áreas
de gestión de la cadena de suministro: procesamiento de pedidos, comprobación
del estado de los pedidos, niveles de stock, información relativa al transporte, etc.
La importancia de éste tipo de sistemas radica en que integran operaciones que
anteriormente se encontraban fragmentadas a lo largo de la cadena, permiten el
intercambio y consolidación de la información asociada, facilitando de ésta forma
la gestión global de la operación; la identificación de situaciones o aspectos
problemáticos; la toma de decisiones; y el emprendimiento de acciones conjuntas
entre los actores relacionados en la operación para lograr hacerla más eficiente y
corregir las posibles irregularidades detectadas.
Para el caso particular abordado en el presente proyecto, cabe mencionar los
beneficios potenciales que la implementación de la plataforma de integración
implicaría para cada uno de los actores de la operación de transporte.
9.11.1. Beneficios para el Cliente del Servicio
El cliente podrá conocer en tiempo real el progreso de la operación de
transporte, monitoreando continuamente el estado de su solicitud de
servicio. Permitiéndole estar al tanto del instante en que se asignaron los
vehículos, del momento en que empezó el cargue, de la hora de inicio de
tránsito hacia el destino, etc. Tener conocimiento sobre estos eventos y
disponer de información en tiempo real sobre el estado de su solicitud, le
facilitará la toma de decisiones encaminadas a hacer más eficiente su
operación, permitiéndole adicionalmente, prever situaciones adversas y
ejecutar planes de contingencia.
En ese sentido, el cliente tendrá mayor certidumbre sobre las horas de
entrega, lo cual le permitirá garantizar la disponibilidad de productos en
tiempos específicos.
Por otra parte, podrá hacer más eficientes sus procesos de cargue y
recepción de mercancías, pues al tener mayor fiabilidad en la hora de
llegada de los camiones a sus instalaciones, podrá alistar oportunamente el
143
equipo y personal requerido para despachar y/o recibir la carga,
disminuyendo así los tiempos de espera de cargue y descargue y sus costos
asociados. Las reducciones de la duración asociada a estas actividades,
contribuirá a la disminución del tiempo total de ciclo de pedido.
Las mejoras en el servicio de transporte del operador logístico (como
resultado de la implementación de la plataforma), representadas en
reducción de tiempos y costos, podrían traducirse al cliente final del servicio
en tarifas más bajas y ciclos de pedido más cortos.
Para el caso en que el transporte de mercancías se efectúa entre una
empresa y sus clientes externos, la eficiencia del servicio de transporte
ofrecido por el operador logístico, favorecerá la imagen de ésta frente a sus
clientes.
9.11.2. Beneficios para el Operador Logístico
Formalización y estandarización del canal de comunicación con los clientes.
La estandarización de los campos de información requeridos para la solicitud
del servicio de transporte, le permitirá disponer de información más
completa sobre los requisitos y expectativas del cliente.
Formalización y estandarización del canal de comunicación con las empresas
de transporte y de la información remitida a éstas.
Posibilidad de monitorear proactivamente el progreso de la operación de
transporte.
Posibilidad de comparar y evaluar el desempeño de las empresas de
transporte a partir de registros e indicadores más confiables y certeros
sobre su operación.
El registro de las horas de ocurrencia de los eventos más importantes a lo
largo de la operación de transporte, permitirá al operador logístico conocer
una estructura de tiempos veraz de su servicio con cada uno de sus
clientes, dándole la posibilidad de identificar de forma desagregada los
tiempos empleados en cada uno de los subprocesos de la operación de
transporte (cargue, tránsito y descargue) y los tiempos muertos o
improductivos que se presenten en ella. Disponiendo de ésta información, el
operador logístico podrá detectar fácilmente las etapas de la operación en
que sea necesario implementar mejoras, y para ello deberá aunar esfuerzos
y emprender acciones conjuntas con el cliente o con la empresa de
144
transporte con el propósito de mejorar la situación actual
beneficios para ambos actores.
y generar
En la medida en que aumente el cumplimiento de la promesa de entrega de
la mercancía y mejore su nivel de servicio, mejorará su imagen y prestigio
frente a sus clientes y frente al mercado. Y contará con un servicio de
transporte diferenciador que le otorgará una ventaja sobre su competencia.
Dispondrá de las horas exactas de entrada y salida de los vehículos de carga
a sus centros de distribución, como resultado de la lectura de los tags de
RFID que se instalen los camiones.
9.11.3. Beneficios para el Operador Logístico
Mayor agilidad y eficiencia en la búsqueda y asignación de vehículos para
dar respuesta a una solicitud de servicio.
La posibilidad de conocer en tiempo real la ubicación y ocupación de sus
vehículos, le permitirá efectuar un mayor control sobre sus operaciones, y
un uso más eficiente de su flota de transporte.
El monitoreo permanente de la operación de transporte y el registro de su
información asociada, le permitirá evidenciar problemas presentes en la
misma. Ésta situación facilitará la identificación de estrategias conjuntas con
el operador logístico para lograr mejorar continuamente la operación y el
servicio de transporte ofrecido.
Facilitará el cálculo y monitoreo de indicadores de desempeño de su
operación.
9.11.4. Beneficios para el Operador Logístico
En cuanto el transportador sea más eficiente en su labor y se adapte al
modelo de transporte propuesto, proporcionará a la empresa de transporte
que representa, una mayor credibilidad y prestigio frente al su cliente
directo (operador logístico u otra empresa que requiera el servicio),
ocasionando que éste le prefiera sobre su competencia. Situación que
beneficiaría directamente al transportador, en cuanto se incrementa la
demanda del servicio de transporte.
145
En contraprestación de garantizar el cumplimiento de las horas pactadas de
cargue y entrega, puede plantearse con los clientes del servicio estrategias
colaborativas encaminadas a la reducción de los tiempos de espera para
efectuar el cargue y descargue de mercancía. Lo cual se traducirá en la
reducción o eliminación de los tiempos improductivos para el transportador
(stand by) asociados a la espera del inicio del cargue y/o descargue de la
mercancía.
Existe la posibilidad de que una vez se establezca una relación de
colaboración entre las partes (Cliente-O.L.-Transportador), se inicien
procesos de compensación de carga.
El reporte de los momentos de llegada, salida, inicio y fin de cargue y
descargue le sirven al conductor para demostrar a la empresa
transportadora y al operador logístico los tiempos de espera que debe
soportar hasta ser atendido por el cliente del servicio tanto remitente como
destinatario de la carga.
Se pueden implementar estrategias de beneficios y/o incentivos para
aquellos conductores que se comprometan con el nuevo modelo de
operación y reporten a tiempo y de forma adecuada los estados y eventos
relevantes de la operación. Entre las estrategias se podría realizar un
ranking de los vehículos de acuerdo a su cumplimiento en cuanto a reportar
los estados de forma correcta, con el fin de darles prioridad en la asignación
de nuevas solicitudes de servicio de transporte.
146
10. CONCLUSIONES
A MANERA DE CONCLUSIÓN:
Resulta imperativo al abordar el tema de conclusiones, rememorar la concepción
de la idea que dio origen al proyecto y así establecer si el camino transitado nos
condujo a los resultados esperados; al considerar cada factor del entorno que
circunscribe la construcción, se establece que desde el recaudo de información,
pasando por las visitas realizadas y la estructura del documento, cada paso
significaba el enriquecimiento de la idea, hecho que motivaba y planteaba el reto
de proponer la plataforma tecnológica colaborativa, como alternativa de
integración en el proceso de transporte de carga por carretera.
Sin embargo independientemente de estas consideraciones, es innegable que el
manejo, movilización, distribución y relación con los clientes, en la operación del
transporte de carga terrestre, debe responder a su propósito, concebido desde el
soporte gerencial que permite monitorear y porque no decirlo controlar la
operación perimetralmente abierta, por acoger el termino, para describirla como
un todo.
En este orden de ideas, si bien es cierto que el enfoque obedece en principio a una
unidad de negocio, también resulta ser cierto que se desconocen las bondades en
su concepción de la aplicación de los modelos, herramientas, técnicas y demás
instrumentos logísticos que nos ayudan en su construcción o diseño, es por ello
que nos hemos ocupado de considerarlos y tener una ventana de observación para
levantar la estructura, que nos permita ver como repercuten de una forma
sincrónica o concurrente en el sistema.
Para el efecto, hemos considerado que a partir de la definición y recapitulación de
la mejores prácticas tecnológicas basadas en las TICs, como reguladoras de los
principios que propenden por el fortalecimiento estructural en la toma de
decisiones y de control de la empresa para hacerla más competitiva y productiva,
de la mano de una filosofía definida en los postulados de mejora continua, y
enmarcados dentro de una sinergia, con instrumentos de desarrollo administrativo
dinámicos, que garanticen el cumplimiento de los objetivos y permitan establecer
sus resultados mediante indicadores de gestión, descriptivos y de efectividad,
entre otros.
147
Es esta la razón de ser, para que una vez identificado el problema y reconociendo
con gratitud el valioso aporte dado por SUPPLA S.A. y sus socios de negocio, con
base en la lectura dada a los procedimientos e información suministrada, permiten
establecer un marco de referencia, no solo a nivel local sino en el ámbito
internacional derivado de la participación de las empresas multinacionales que
cooperaron y tienen presencia en distintas latitudes, al igual que los servicios que
atienden con el mercado Centroamericano, que sin lugar a dudas con el objeto de
proponer una solución soportada en las TICs, coadyuvan al mejoramiento del
proceso de transporte y distribución de mercancías en toda su cobertura y
contrarresta uno de los problemas de las empresas en aspectos logísticos y de
carga, no sólo en Colombia sino en Latinoamérica, dada la informalidad en sus
procesos.
Una vez analizados y discutidos los objetivos propuestos, se determino como
alternativa implementar el uso de tecnologías que permitan automatizar o mejorar
la captura, transmisión y consolidación de la información relevante del proceso de
transporte, y faciliten a los actores de la operación el acceso a ella.
En consecuencia, se tomó como base de la investigación las tecnologías que
permitieran la visibilidad de las operaciones de transporte, seleccionando las que
pudiesen contribuir a la consecución del objetivo central y a solucionar las
debilidades que se encontraron en la operación de transporte, entre ellas RFID
(identificación por radio frecuencia), GPS/GPRS y telefonía celular, cuyo potencial
uso, da lugar a los modelos propuestos.
En términos generales, se definió que la forma más adecuada para solucionar el
problema anteriormente descrito corresponde a:
Establecer y parametrizar una plataforma de integración que
permita consolidar y procesar la información de la operación de
transporte aportada por sus actores y por las tecnologías
seleccionadas para la captura y envío de datos (RFID, GPS y
telefonía celular).
Como valor agregado, la información recaudada puede ser accesada vía web por
cada uno de los actores de la operación de transporte, no obstante, se definirán
perfiles para cada uno ellos con el propósito de que accedan únicamente a la
información realmente relevante para su actividad.
148
La plataforma contará con diversos módulos de acuerdo a las actividades que
componen el proceso de transporte (solicitud de servicio de transporte,
trazabilidad, etc.), la información contenida en cada uno de ellos podrá ser
modificada, ingresada o consultada por los usuarios conforme a las restricciones y
permisos definidos para sus perfiles correspondientes.
Finalmente, se concluye que al masificar el uso de modelos como la “PLATAFORMA
DE INTEGRACIÓN” se fomenta el intercambio de información, se genera
colaboración durante el flujo de la operación en el transporte dentro de la red de
valor, controlando y minimizando los problemas o eventos, que desestabilicen la
solidez y consistencia del sistema, pero a su vez se cuenta con la solución para
mitigar la vulnerabilidad de las esferas o anillos de seguridad, por decirlo así,
simbolizando el blindaje que el Sistema Integral de Control le brinda a la
organización y generan en la Administración el grado de confianza con base en la
validez y efectividad, de la construcción simbiótica
Por último, sin apartarnos de la rigurosidad y responsabilidad que representa el
Sistema, se debe otorgar el grado de flexibilidad estratégico que permita la
dinamización de los procesos en coherencia con el fin propuesto.
149
11. BIBLIOGRAFÍA
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2009.] http:www.mintransporte.gov.co/Servicios/Estadisticas/DIAGNOSTICO_TRANSPORTE_2008.pdf.
4. Asociación Latinoamericana de Integración (ALADI). Insumos para los trabajos de Articulación y
Convergencia de las Políticas y Normas de Transporte de la Región. s.l. : Facilitación del transporte en los
países miembros de la ALADI: ALADI/SEC/Estudio 194. 30, 2008.
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Consultada el 27 de octubre 2009.
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OR_CARRETERA/IGT/TACDIG/.
8. GOBIERNO DE ESPAÑA:MINISTERIO DE FOMENTO. [En línea] [Citado el: 27 de Octubre de
2009.]
http://www.fomento.es/MFOM/LANG_CASTELLANO/DIRECCIONES_GENERALES/INSTITUTO_GEO
GRAFICO/Geodesia/gnss/.
9. Pozo-Ruz, A. Ribeiro, M. C. García-Alegre, L. García, D. Guinea, F. Sandoval. “Sistema de
posicionamiento global (GPS): Descripción, análisis de errores, aplicaciones y futuro”. Sistema de
posicionamiento global (GPS). s.l. : Mundo Electrónico, 2000.
10. [En línea] 27 de Octubre de 2009. http://www.dspace.espol.edu.ec/bitstream/123456789/1493/1/2891.pdf.
11. RFID JOURNAL. [En línea] [Citado el: 22 de Septiembre de 2009.]
http://www.rfidjournal.com/article/articleview/2478/1/1/.
12. RFID JOURNAL. [En línea] [Citado el: 23 de Septiembre| de 2009.]
http://www.rfidjournal.com/article/articleview/4061/.
13. Menéndez, José Manuel. “Sistemas Inteligentes de Transporte: Un mal nombre para una buena idea” pp
32 – 35. 2008.
14. Almagran S.A. - Gerencia en redes de Abastecimiento. Sitio web Almagran S.A. [En línea] [Citado el: 04
de 01 de 2010.] http://www.almagran.com/.
15. Almacenar:soluciones integrales de Logística. Sitio web de Almacenar S.A. [En línea] [Citado el: 04 de 01
de 2010.] http://www.almacenar.com/.
150
12. ANEXOS
Anexo 1.
El departamento de compras de una empresa necesita una gran cantidad de
información necesaria y disponible en el mercado, hasta toda la información
relativa al precio de los materiales. También genera una gran cantidad de
información en sus procesos relacionadas con la petición de ofertas, relaciones con
los proveedores y realización de pedidos. La gestión de esta información a través
de tecnología Internet, el e-procurement, permite al departamento de compras
realizar sus actividades de forma más eficiente, rápida y económica, o sea
automatizar los procesos en este departamento.
La implantación del e-procurement requiere nuevas estrategias y modelos de
negocios por parte de todas las empresas intervinientes. Los posibles proveedores
publicarán la información relativa a sus productos en un catalogo digital, y
responsabilizarse en mantenerlo actualizado, y los compradores podrán realizar
una búsqueda de los productos que les interesan o a los cuales están subscritos,
seleccionar los proveedores y condiciones en que se haga el pedido. La aplicación
de nuevas estrategias de compras es de los aspectos más innovadores de la
utilización de Internet en las transacciones entre empresas.
Varias empresas de software comercializan soluciones para el e-procurement, es el
caso
de
SAP
(www.sap.com/solutions/e-procurement/)
y
Oracle
(www.oracle.com). Y varias empresas describen en la prensa o informes internos
que esta aplicación les ha permitido un ahorro de costes muy significativo en el
proceso de compras. Un ejemplo es el caso de empresa en el sector aeroespacial
Lockheed Martín (http://www.lockheedmartin.com) que ha implantado una
solución
e-procurement,
SupplierNET
(www.procurement.external.lmco.com/home.htm), que le permite a sus clientes
acceder a la información actualizada sobre sus productos, o sea su catalogo digital,
y a sus proveedores realizar ofertas y simplificar todo el procesos de
aprovisionamiento. Los responsables de compras pueden verificar el precio,
disponibilidad, efectuar pedidos, verificar condiciones de pedidos y tiempos de
entrega desde una única página web.
Un modo de implantar el e-procurement es a través de lo que se conoce por
marketplaces, o sea el acceso directo a mercados electrónicos en Internet en lo
que participan compradores y vendedores. El modelo de marketplace consiste en
hubs de información en Internet, que están conectados con los sistemas de
información de proveedores, fabricantes, agentes logísticos, distribuidores que
permiten una mejor respuesta a la demanda generada, ya sea la tradicional o de
mercados electrónicos, y tener visibilidad de toda la cadena logística.
151
Hasta la fecha, la mayoría de las implantaciones de marketplaces son por parte de
empresas multinacionales. Las razones son obvias, una vez que estas empresas el
volumen de ventas, la extensión de la red logística y el gran número de
proveedores hace rentable a la empresa automatizar este proceso. Sin embargo,
las empresas medianas y pequeñas pueden también beneficiar de esta tecnología
porque al ser relativamente barato y accesible se ahorran el tiempo en la
búsqueda del proveedor adecuado y pueden expandir su mercado fuera de sus
fronteras habituales.
Varios marketplaces han sido implantados con gran éxito. Es el caso, por ejemplo,
del GlobalNetXchange (www.gnx.com) que está basada en la tecnología
desarrollada por Oracle. En el sector de la automoción, 3 de los grandes
fabricantes mundiales, GM (http://www.gm.com/), Ford (http://www.ford.com) y
Chrysler (http://www.chrysler.com/) utilizan este markeplace www.autoxchange.com; En febrero del 2000, dos de los grandes distribuidores mundiales,
Sears, Roebuck and Co. (www.sears.com) y Carrefour (www.carrefour.com) se
han incorporado a markeplace GlobalNetXchange, para agilizar todos su procesos
de aprovisionamiento que incluyen más de 50,000 proveedores y un valor de $80
billones de dólares. Un mes después, los distribuidores alemán Metro
(http://www.metro.de/) y el inglés JSainsbury (http://www.j-sainsbury.co.uk/).
152