Procedimiento Recolección de Información

Inicia:
Termina:
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS UNEMI
PROCEDIMIENTO: Recolección de Información de la Universidad Estatal de
FUNCIÓN:
ADMINISTRATIVA
Milagro (UNEMI).
COD: PA-SII.001
Ver: 1.0 – 24/03/2012
Crear o modificar el instrumento de recolección de información.
Enviar información de la UNEMI al Sistema Nacional de Información de la
Educación Superior del Ecuador (SNIESE).
UNIDAD DE
TRABAJO
No.
ACTIVIDAD
1.
OBJETIVO
Establecer políticas y normas de control para optimizar el proceso de
Recolección de Información de la Educación Superior UNEMI, por parte de
las Autoridades, que darán paso a la ejecución del proceso.
2.
ALCANCE
Determinar lineamientos generales en los que participan directivos y
colaboradores del sector interno vinculado con la Universidad, sirviendo de
fuente de información directa para el SNIESE.
3.
3.1
RESPONSABILIDADES
Secretario General
a) Elaborar los lineamientos políticos y técnicos para la recolección de
información de la Universidad Estatal de Milagro.
b) Disponer de la apertura o inicio de las actividades inmersas en el
proceso de recolección de información de la UNEMI de cada
periodo.
c) Remitir al Equipo Técnico los Informes enviados por las unidades
responsables para la revisión y constatación respectiva de los
resultados obtenidos.
d) Receptar y revisar los Informes que remite el equipo técnico sobre
los informes validados de las unidades responsables.
e) Convocar a las unidades responsables para efectuar la toma de
decisión en relación a los resultados obtenidos y logros alcanzados,
determinando las medidas de acciones correctivas y preventivas
sobre el rendimiento de las estrategias implementadas.
f) Elaborar con el equipo técnico y enviar informe general (Anual)
sobre la información de la UNEMI, al Sistema Nacional de
Información de la Educación Superior del Ecuador.
3.2
Equipo Técnico
a) Elaborar cronograma de actividades respecto a la ejecución de la
recolección de información de cada periodo programado.
b) Elaborar y ejecutar el Plan de inducción y capacitación para la
ejecución del proceso.
c) Coordinar la configuración de la información respectiva dentro del
instrumento de recolección de información de la Universidad Estatal
de Milagro, para las etapas de elaboración y ejecución del proceso.
d) Recibir y validar información entregada por las unidades
responsables.
Fecha Emisión:
24/03/2012
Elaborado Por:
Analista ODI
Revisado Por:
Secretario General
ÁREA: ACADÉMICA
SECRETARIA GENERAL
Aprobado Por:
Consejo Universitario
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Termina:
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS UNEMI
PROCEDIMIENTO: Recolección de Información de la Universidad Estatal de
FUNCIÓN:
ADMINISTRATIVA
Milagro (UNEMI).
COD: PA-SII.001
Ver: 1.0 – 24/03/2012
Crear o modificar el instrumento de recolección de información.
Enviar información de la UNEMI al Sistema Nacional de Información de la
Educación Superior del Ecuador (SNIESE).
3.3
TIC´S
a) Mantener actualizado el instrumento utilizado para la ejecución y
control de la recolección de información de la UNENI.
3.4
Directores de Unidades Responsables de Información de la Universidad
Estatal de Milagro.
a) Mantener actualizada la información de la Universidad Estatal de
Milagro a través del instrumento de recolección.
4.
4.1
DEFINICIONES
Sistema Nacional de Información de la Educación Superior del Ecuador
(SNIESE).
Servicio de información público, gratuito de gestión de datos y difusión de
estadísticas que facilita la planificación institucional, el diseño de políticas y
el monitoreo de las metas del Plan Nacional para el Buen vivir.
4.2
5.
5.1
5.2
ÁREA: ACADÉMICA
SECRETARIA GENERAL
Unidades Responsables de Información de la Universidad Estatal de
Milagro.
La conforman aquellas unidades que mantienen información de la
Universidad Estatal de Milagro, útil para el SNIESE.
POLÍTICAS Y NORMAS DE CONTROL
Directores de Unidades Responsables de Información de la Universidad
Estatal de Milagro.
a) Garantizar el cumplimiento de la actualización de información de la
UNEMI a través del instrumento de recopilación de datos,
priorizando para que se alinean sus recursos hacia los objetivos
institucionales.
Equipo Técnico
El equipo técnico estará conformado por:
a) Analistas y/o Asistentes del TICs.
6.0
7.0
7.1.
7.2.
REVISIÓN DE PROCEDIMIENTOS
El procedimiento será revisado en el término de un año a partir de su
emisión, o antes, si se cambia a mejora el sistema administrativo.
PROCEDIMIENTOS
Disponer la apertura o inicio de actividades de la Recolección de
Información de la UNEMI para el siguiente año fiscal.
SECRETARIO
GENERAL
Elaborar cronograma de actividades con respecto al proceso de recolección
Fecha Emisión:
24/03/2012
EQUIPO TECNICO
Elaborado Por:
Analista ODI
Revisado Por:
Secretario General
Aprobado Por:
Consejo Universitario
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Inicia:
Termina:
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS UNEMI
PROCEDIMIENTO: Recolección de Información de la Universidad Estatal de
FUNCIÓN:
ADMINISTRATIVA
Milagro (UNEMI).
COD: PA-SII.001
Ver: 1.0 – 24/03/2012
Crear o modificar el instrumento de recolección de información.
Enviar información de la UNEMI al Sistema Nacional de Información de la
Educación Superior del Ecuador (SNIESE).
ÁREA: ACADÉMICA
SECRETARIA GENERAL
de información de la UNEMI.
Coordinar la configuración de la información respectiva a través de la usanza
de una herramienta o instrumento de recolección de datos automático.
EQUIPO TECNICO
7.4.
Crear o actualizar instrumento utilizado para la ejecución y control de la
recolección de información.
Nota: La estructura del instrumento lo determina los requerimientos de
información establecidos en el MANUAL DEL USUARIO SNIESE.
DEPARTAMENTO
TIC´S
7.5.
Ejecutar plan de inducción y capacitación del uso o manejo del instrumento
de recopilación de información.
7.6.
Solicitar al TICs el ingreso o actualización de información de la Universidad
Estatal de Milagro, a través del instrumento de recolección de información.
7.7.
Recibir solicitud y mantener actualizada la información de la Universidad
Estatal de Milagro, a través del instrumento de recolección de información.
7.8.
Verificar cumplimiento de ingreso o actualización de información de la
Educación Superior Institucional, por parte de las unidades responsables. Si
se cumple la actividad pasar al paso 7.9 Caso Contrario ir al paso 7.6
7.3.
7.9.
7.10.
Cerrar el periodo de la etapa de recolección de información de la
Universidad Estatal de Milagro, según lo dispuesto en el cronograma de
actividades del proceso de recopilación de datos.
TICs.
EQUIPO TECNICO
TICs
SECRETARIO
GENERAL
DIRECTORES
UNIDADES
RESPONSABLES
EQUIPO TECNICO
SECRETARIO
GENERAL
Verificar integridad de la información recopilada a través del instrumento de
recolección.
EQUIPO TECNICO
7.11.
Emitir y enviar informe técnico al Secretario General sobre los hallazgos
encontrados en la información entregada por las unidades responsables.
7.12.
Recibir informe técnico. Si existen inconvenientes, ir al paso 7.13. Caso
contrario ir al paso 7.14.
SECRETARIO
GENERAL
7.13.
Convocar a reunión al TICs para revisar y evaluar los resultados obtenidos e
identificar el origen de los problemas encontrados para establecer acciones
de mejoras. Y una vez cumplidas tales acciones,
Fecha Emisión:
24/03/2012
Elaborado Por:
Analista ODI
Revisado Por:
Secretario General
Aprobado Por:
Consejo Universitario
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Inicia:
Termina:
7.14.
7.15.
8.0
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS UNEMI
PROCEDIMIENTO: Recolección de Información de la Universidad Estatal de
FUNCIÓN:
ADMINISTRATIVA
Milagro (UNEMI).
COD: PA-SII.001
Ver: 1.0 – 24/03/2012
ÁREA: ACADÉMICA
Crear o modificar el instrumento de recolección de información.
Enviar información de la UNEMI al Sistema Nacional de Información de la
Educación Superior del Ecuador (SNIESE).
SECRETARIA GENERAL
Elaborar y enviar informe final (anual) al SNIESE.
Direccionar la ejecución del ciclo de recolección de información de la
Universidad Estatal de Milagro, cada periodo programado. FIN DE
PROCEDIMIENTO.
LISTA DE DISTRIBUCIÓN
01 RECTOR
02 VICERRECTORES
03 UNIDADES ACADÉMICAS
04 UNIDADES ADMINISTRATIVAS / SECCIONES
05 REPRESENTANTES SECTOR INTERNO
06 COMUNIDAD UNIVERSITARIA
I.
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
DESCRIPCIÓN
1.0
Implementación de Manual Maestro
de Políticas y Procedimientos para el
Proceso de Sistema de Recolección
de Información de la Educación
Superior UNEMI.
Fecha Emisión:
24/03/2012
Elaborado Por:
Analista ODI
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Agustín Arellano Q.
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Revisado Por:
Secretario General
_25__ /_06__
/__2012__/
Aprobado Por:
Consejo Universitario
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