Manual de usuario

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE
HIDALGO
ESCUELA SUPERIOR DE CD. SAHAGÚN
Manual de usuario
Docente:
Jaqueline Sánchez Espinoza
Asignatura:
Sistemas Organizacionales Informáticos
Elaboró:
Sánchez Puerto Erick Abisaí
Cd. Sahagún, Hidalgo.
Octubre 2013.
MANUAL DE USUARIO.
Este manual trata de explicar las funciones principales para lo que fue creada la
base de datos que se implementara en las instalaciones del Observatorio
Tecnológico del Estado de Hidalgo sede CIATEQ.
Los principales menús que despliega esta base de datos son:




Consultas
Formularios
Informes
Tablas
Poco a poco se tratara de explicar cada una de estas fases y sus principales
características de diseño.
Vamos a empezar por orden de creación ya que primero se realizan las tablas,
luego los formularios después las consultas y por último los informes, así
trataremos de entender poco a poco la realización de pies a cabeza la estructura
de la base de datos de este proyecto.
TABLAS.
La primera etapa que se hace en la realización de nuestra base de datos es la
realización de una tabla, ya que esta nos permite la entrada de datos y llenado de
campos en relación a la información esencial para la consulta.
Dando clic derecho en la tabla, se despliega el siguiente menú, damos Vista
diseño (para introducir los campos) y Abrir para el llenado de tabla con los
diferentes campos escritos con anterioridad.
En este caso los campos y el llenado se realizan de la siguiente forma: (ver Figura
1, 2 y 3)
.
Figura 1. Abrir Formulario en Modo Vista Diseño.
Figura 3 Llenado de Tablas.
Figura 2. Campos y tipos de Registros
En este caso las tablas son de Laboratorios, de practicantes, estudiantes de
maestría y trabajadores de tiempo completo, con los campos principales en cada
tabla para su búsqueda y sus características.
FORMULARIOS
En este caso los formularios se crean en la pestaña de Crear > Diseño de
formulario. (Ver Figura 4).
Figura 4. Diseño de Formulario
Se siguen los mismos pasos que en las tablas, primero Vista diseño para su
creación (Ver Figura 5). En este apartado puedes insertar botones, cambiar
colores, letra, imágenes y forma de las casillas, las cuales se mostraran al correr
el programa.
Cada diseño de un formulario debe contar con botones para búsqueda y
navegación de registros, agregar nuevos datos, guardarlos, entrelazar formularios
y también cerrarlos, de esta manera se hace más fácil la búsqueda de registros y
le da una mejor vista de diseño a las pantallas.
Figura 5. Vista Diseño de Formularios
En la otra parte a la hora de Abrir el programa, podemos empezar a realizar
búsquedas e interactuar con el software, de esta manera, no se ve todo lo que hay
detrás, solo se muestra el formulario y la ventana de interacción. (Ver Figura 6).
Figura 6. Ventana de Interacción de Formularios
Es viable que para cada tabla exista un formulario, también es importante tener
una interacción de cada formulario con el siguiente, así se abrirán uno detrás del
otro, para una completa búsqueda de datos. El menú de acceso es el siguiente:
Diseño > Botón. (Ver Figura 7).
Figura 7. Operaciones con Formularios
CONSULTAS
Esta parte es la parte primordial de Access, ya que las consultas son solo en las
tablas y la interacción entre ellas para una completa búsqueda y relación de datos
para la obtención de resultados.
Primero entramos al menú Crear > Diseño de Consulta. Y nos arroja una
ventana pequeña en la cual nos muestra las diferentes tablas y si damos doble
clic, arroja su relación entre ellas por medio de campos del mismo tamaño, en la
parte de abajo podemos hacer la búsqueda de campos de diferentes tablas, de
acuerdo a varios criterios, aplicando la sintaxis correcta para cada caso. (Ver
Figura 8).
Esto nos permite la relación de campos y registros de tablas diferentes, para el
análisis de la base de datos, y estos campos cambian de acuerdo al cambio de
registros que se tengan. En este apartado podemos actualizar datos y anexarlos,
hacer consultas y eliminación de información.
Figura 8. Relación de Tablas
Es importante poder contemplar diferentes tipos de consultas de acuerdo a las
características del proyecto a realizar y la creación de la base de datos. Algunos
ejemplos de consultas son:





Sencillas
Fechas y tipos
Complejas
Actualización de datos
Eliminación de datos
INFORMES
En este apartado solamente se muestran los resultados obtenidos y las últimas
fechas de modificación de los diferentes movimientos dentro de la base de datos.
Entramos en el menú Crear > Informe. Y rápidamente se despliega toda la
información referente a la tabla, formulario o consulta seleccionada. Esta
información sirve para entregar información más detallada y en un formato en hoja
blanca de un informe. (Ver Figura 9).
Figura 9. Creación de Informe
Es recomendable realizar informes de los puntos de relevancia dentro de su base
de datos, asi como de formularios, consultas y tablas.
POSIBLES FALLAS O ANORMALIDADES DEL PROYECTO
Existen posibles problemas dentro de este proyecto que a veces nosotros no
tenemos la capacidad de resolver, ya que no somos expertos en programación o
diferente software y solamente creamos esta base de datos para resolver un
problema dentro de la Industria como Ingenieros Industriales. Las posibles fallas
son las siguientes:

Es complicado hacer consultas de diferentes tablas, ya que a la hora de
definir los criterios de búsqueda solo existe un número finito de celdas para
esta función, y si existen mayor cantidad de registros, estos no se pueden
mostrar.

En las consultas a la hora de mostrar los resultados, algunos registros
aparecen duplicados, esto porque son registros de diferentes tablas, y no
pueden existir lugares vacíos dentro de la tabla y estos se autorrellenan
copiando datos existentes.
BIBLIOGRAFÍA:
[ 1 ] T. Larose, Daniel (2005) Discovering Knowledge in Data. Wiley.
[ 2 ] Han, Jiawei and Kamber Micheline (2006) Data Mining Concepts and
Techniques, Second Edition. Morgan Kaufmann.
[ 3 ] H. Blackstone,John (2008) APIC´S Dictionary the standard for excellence in
the operations management profession. Twelve Edition.
[ 4 ] Lapiedra, Rafael. (2011) Introducción a la gestión de sistemas de información
en la empresa. Colección Sapientia.