EPC-GA-IN-02-V0,Manejo Caja Menor

INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE CAJA
MENOR
EPC-GA-IN-02-V0
1.
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Fecha de Vigencia:
3 de Diciembre de
2012
PROPÓSITO
Documentar la forma de llevar el manejo de la caja menor en EMPROCIV LTDA,
con el objeto de tener un efectivo control y reserva de la misma.
2.
ALCANCE
Este instructivo se aplica para realizar el manejo, control y garantizar la correcta
reserva de la caja menor de la oficina central o a las oficinas de campo, y que
sea necesario para la ejecución de un determinado proyecto.
3.
RESPONSABLES
Los responsables de la divulgación, aplicación, cumplimiento y control de este
procedimiento son la Gerente Administrativa, Directores de Proyecto, Ingenieros
Residentes, Profesional Auxiliar y el Asistente Administrativo.
4.
METODOLOGÍA
4.1 Control y Registro de la Caja Menor
El registro de los movimientos de cajas menores será elaborado por la persona
encargada del área contable, previa presentación del formato de caja menor y
los anexos – recibos entregados por la encargada de su manejo.
Las operaciones se deben registrar de manera individual y en orden cronológico
con base a los documentos soportes de cada operación indicando la fecha,
concepto, beneficiario del pago y valor.
Esto implica que los soportes de caja menor deben indicar como mínimo:

Nombre del Tercero (Establecimiento o persona) a quien se le
efectúa el pago

Cédula de Ciudadanía o NIT del beneficiario

Fecha de la transacción

Valor
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
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Concepto del pago
4.2 Conceptos y Montos
El monto de cada una de las cajas menores (Oficina Central u Oficinas de Obra)
puede ser hasta el valor que autorice la Gerente Administrativa y/o el Director de
Proyecto con base en el posible requerimiento de recursos que se necesite, el
dinero que se entregue para la constitución y manejo de cajas menores debe ser
utilizado para sufragar gastos identificados, definidos y que tengan carácter de
urgente.
Ningún gasto podrá exceder el 15 % del valor total de la caja menor
Ejemplo: Si la caja menor autorizada equivale a la suma de $ 500.000 esto indica
que ningún gasto podrá exceder la suma de $ 75.000.
En caso de que el gasto supere este valor se debe realizar la consulta con la
Gerente Administrativa y/o Director de Proyecto y/o Ingeniero Residente, para
autorizar el gasto o realizar el correspondiente tramite con el área de
contabilidad y tesorería para realizar la correspondiente emisión de cheque y
legalización de gasto.
Con los recursos aprobados de las cajas menores se pueden adquirir elementos
de consumo, previa constancia de la no existencia.
Por medio de la caja menor se pueden efectuar gastos como:

Mantenimiento de Equipos de Oficina

Mantenimiento de Edificios (sin Contrato)

Mantenimiento Equipos Computo

Combustible

Papelería y útiles de oficina

Elementos de Aseo y Cafetería

Impresos – fotocopias
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
Gastos de Transportes Locales

Suministros

Otros gastos de carácter urgente que no sobrepasen el valor
estipulado anteriormente.
4.3 Reembolso y Legalización de la Caja Menor
Cuando se haya gastado mínimo el 75 % del valor asignado como caja menor la
persona encargada del manejo legalizará el reembolso previa presentación del
formato de reembolso efectuando la clasificación por rubro adjuntando los
soportes firmados y autorizados.
Para efectos de la causación contable a fin de cada mes, se debe realizar una
relación de los gastos generados a la fecha y entregar máximo el segundo día
hábil del siguiente mes, con el fin de que estos gastos sean registrados en la
contabilidad en el mes que se ejecutaron.
Cuando se trate de la legalización definitiva de la caja menor por cierre de la
vigencia, cambio de responsable del manejo o cancelación de la misma, se
debe efectuar un arqueo físico por parte de la personas que para tal efecto
designe la Gerente Administrativa y/o Director de Proyecto con el fin de
garantizar que se efectúe el arqueo, el responsable del manejo de la caja menor
deberá coordinar lo pertinente con el Área Financiera.
En la legalización de los gastos para efectos del reembolso se exigirá el
cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican:
a) Los gastos deben estar agrupados por rubro.
b) Que los documentos presentados sean originales y se encuentren
debidamente firmados y cancelados por parte del beneficiario
c) Que la fecha del gastos corresponda a la vigencia que se está legalizando
d) Que el gasto corresponda a fecha posterior a la apertura de la caja menor
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e) Que el gasto esté debidamente ejecutado, esto es si corresponde a una
compra que los artículos se hayan recibido a satisfacción y se pueda
comprobar su existencia.
4.4 Arqueos
Se realizarán arqueos periódicos y sorpresivos por el personal designado por la
Gerente Administrativa, con el fin de garantizar que las operaciones estén
debidamente sustentadas, constatando que los recursos correspondan a lo
asignado.
Se efectuará un conteo físico de los dineros teniendo en cuenta la denominación
de los billetes, sumando los recibos y vales provisionales registrando el beneficiario
de los mismos.
Del resultado que se establezca se debe dejar constancia en informe escrito
firmado por el funcionario que lo elaboró y por el encargado de la caja Menor.
Copia de este informe se debe entregar a la Gerente Administrativa o a la
persona que ella ha designado para este efecto.
En caso de presentarse diferencias por sobrantes o faltantes, se informará de ser
pertinente a la Gerente Administrativa para las investigaciones administrativas a
que haya lugar y a contabilidad para los registros correspondientes.
Es preciso anotar que la sumatoria del efectivo más los vales y provisionales debe
ser exacto al valor que se ha asignado como fondo de Caja Menor. En caso que
esto no suceda los faltantes serán asumidos por la persona que esté a cargo de la
caja menor y los sobrantes que se presenten de esta se consideraran como
aprovechamiento y será informado a la Gerencia.
4.5 Prohibiciones
Se establecen las siguientes prohibiciones para el manejo de las Cajas Menores
1.
Atender gastos personales o préstamos a empleados de la Institución
2.
Adquirir elementos que existan en el almacén
3.
Fraccionar pagos a un mismo proveedor
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4.
Atender pagos por conceptos distintos de los autorizados en la creación de
la caja menor
5.
Atender pagos por servicios Personales (Honorarios- Servicios) o conceptos
inherentes a la nómina
6.
Realizar gastos ajenos a la Institución
7.
Atender pagos de servicios Públicos
8.
Atender pagos que superen el porcentaje establecido en el punto 4.2 de
este instructivo
9.
Permitir demoras de más de 2 días en la legalización de vales provisionales
10.
Atender gastos que estén bajo la cobertura de un contrato ( Civil )
4.6 Reintegros Definitivos
En el caso de las cajas menores es obligatorio efectuar el cierre de la misma antes
del 30 de Diciembre de cada año, reintegrando los valores en efectivo si los
hubiere para ser consignados y contabilizados en el cierre de la misma.
5.
REGISTROS DE CALIDAD
Registro EPC-GA-FO-12, “Reembolso Caja Menor”
Elaboró
Nombre:
Cargo:
Firma:
Revisó
Nombre:
Cargo:
Firma:
Aprobó
Nombre:
Cargo:
Firma:
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
0
MODIFICACIONES REALIZADAS
FECHA
03/12/12