Procedimiento de caja menor

CODIGO: I-GA-02
VERSIÓN: 01
INSTRUCTIVO PARA MANEJO Y CONTROL DE CAJAS
MENORES
Vigente: 19 de agosto
de 2014
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1. OBJETIVO: Establecer los mecanismos para el manejo del dinero en efectivo
disponible para la compra de insumos, materiales y servicios de menor suma, que se
requieran para el desarrollo normal de las actividades de RG Y CIA.
2. ALCANCE: Aplica para los cargos a quienes se les asigne la responsabilidad de la
administración de un monto de dinero (de caja menor), el cual es controlado, mediante
una conciliación/arqueo realizada periódicamente, para verificar el cumplimiento de los
requisitos contables y políticas de la organización.
3. CONSIDERACIONES GENERALES
3.1.
CAJA MENOR: Fondo fijo en efectivo que se asigna a una persona o área para el
cubrimiento de gastos menores, urgentes e imprevisibles para el desarrollo de las
actividades de la organización.
3.2.
REEMBOLSO: Proceso de conciliación de gastos que se realiza una vez se agota
o está por agotarse el fondo asignado de caja menor, dicha conciliación se debe
soportar con las facturas y comprobantes de compras.
3.3.
ARQUEO: Operación por la que se procede al recuento de las existencias de
efectivo, facturas y Vales en Caja.
4. DESARROLLO
4.1.
MANEJO DE CAJA MENOR
4.1.1. Monto: El Monto de la caja menor es de 0,85 salarios mínimos vigentes. (SMLV).
4.1.2. Desembolso Máximo por rubro: En caso que la compra menor tenga un valor
superar a la suma de 0,16 SMLV, se debe solicitar una autorización previa de la
Jefatura administrativa.
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4.1.3. Funcionarios encargados del manejo y Autorizaciones.
a)
La Jefatura Administrativa designará a la Asistente Administrativa como
responsable del manejo de la caja menor en la oficina principal y el supervisor de campo
en las haciendas.
b)
El dinero que se entregue como caja menor debe ser utilizado para cubrir gastos
identificados como urgentes, (por su ocurrencia inmediata, más no por falta de
planeación), que por su valor no amerite solicitarlos por medio de los proveedores.
Estos gastos pueden ser los siguientes:
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Materiales para Mantenimiento de Edificio, Equipos de Oficina, Maquinaria
Servicios de Mano de obra para mantenimientos.
Papelería y útiles de escritorio.
Elementos de aseo.
Correos, mensajería, fletes de mercancías recibidas.
Buses y Taxis.
Parqueadero.
Cafetería y Restaurante.
Impresos y publicaciones.
Certificados y autenticaciones.
Cuentas causadas por pagar a proveedores de cuantías pequeñas que no
ameriten elaborar cheques.
Adicional los que se requieran en campo tales como
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Materiales para Mantenimiento Maquinaria y Vehículos de menor cuantía
Insumos menores para las haciendas.
4.1.4. Reembolsos y legalización de la caja menor
a)
Los vales provisionales se deben legalizar como máximo al día siguiente de su
desembolso, excepto cuando se trate de anticipo por mantenimiento de algún equipo de
oficina, el cual será legalizado cuando se reciba el equipo reparado con su respectiva
factura. Una vez se legalice el vale provisional se debe destruir delante del funcionario.
b)
Cuando se trate de gastos de viaje (peajes y parqueadero), serán legalizados al
regreso del funcionario con los recibos que soporten estos.
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c)
Se debe presentar a la Jefatura Administrativa, en el formato “REEMBOLSO DE
CAJA MENOR” una relación totalizada de los gastos efectuados, clasificados por rubros,
para su correspondiente trámite de reembolso y registro, acompañada de los documentos
soportes. En ningún caso se aceptara vales provisionales como soporte del reembolso.
d)
El reembolso de la caja menor se debe solicitar a la Jefatura Administrativa,
cuando se haya gastado el 80% del monto total del fondo.
e)
Cuando se trate de la legalización definitiva de la caja menor por cancelación del
fondo o cambio de responsable del manejo, el responsable de la misma, debe acompañar
el reembolso de gastos, con el efectivo o la consignación del sobrante al momento del
cierre, el Jefe Administrativo debe generar un acta de arqueo la cual debe quedar firmada
por el funcionario responsable.
f)
Al cierre de cada período anual (diciembre 31), se debe legalizar la caja menor,
con un reembolso de gastos, reintegrando a la Jefatura Administrativa o a la cuenta
bancaria que determine la Jefatura Administrativa, los saldos en efectivo, de tal manera
que la Caja menor quede en ceros.
g)
La legalización de la caja menor asignada para las necesidades de las haciendas
debe ser realizada dentro del mes causado a más tardar el día veinticinco (25), con su
respectiva documentación soporte.
4.1.5. Documentos soporte de las transacciones
a)
El funcionario encargado de la caja menor debe anexar a la relación de gastos
realizada en el FORMATO DE REEMBOLSO DE CAJA MENOR, las facturas o
documentos equivalentes originales, autorizadas por las personas encargadas para
aprobar dichos gastos, o recibir los materiales. (Administrativo – Jefe Administrativo /
Campo – Supervisor de Campo)
b)
Cuando no exista factura o documento equivalente, debe anexarse un recibo o
comprobante de egreso, con el nombre, cedula o NIT, dirección y teléfono de quien recibe
el pago.
c)
La fecha del comprobante del gasto debe corresponder a la vigencia fiscal que se
está legalizando.
4.1.6. Arqueos de la caja menor
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a)
Se realizarán arqueos periódicos y sorpresivos por el Jefe Administrativo y/o
Revisor Fiscal, con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente
sustentadas; que los registros sean oportunos y adecuados; que la suma del efectivo, las
facturas, los comprobantes de egreso y los recibos provisionales sean iguales al valor
total autorizado para la caja menor.
b)
En caso de presentarse diferencias por sobrantes o faltantes de dinero, el Jefe
Administrativo, llevará a cabo las verificaciones necesarias y diligenciará las
correspondientes autorizaciones para el descuento por nomina al funcionario implicado e
informará a la Gerencia y a la firma contable de la novedad.
c)
Cuando se trate de la legalización definitiva de la caja menor por cierre de la
misma o cambio de responsable del manejo, se debe realizar un arqueo físico por parte
de los funcionarios que para tal efecto designe la Jefatura Administrativa, de lo cual debe
quedar un Acta debidamente firmada por el funcionario encargado de la caja menor y por
quien realiza el Arqueo.
4.1.7. Aspectos contables.
Una vez recibido el reembolso, debidamente autorizado por la Jefatura Administrativa, la
Asistente Administrativa procederá a:
a)
Verificar el cumplimiento de los requisitos legales de los documentos.
b)
Enviar la documentación a la firma contable para el registro en el sistema contable.
c)
Elaborar el cheque del reembolso a nombre del encargado.
d)
Cuando se trate de legalización definitiva efectuar los cruces correspondientes
para cancelar el fondo de caja menor.
5. DOCUMENTOS A CONSULTAR
Política de caja menor
6. ANEXOS
Formato de reembolso de Caja Menor
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7. CONTROL DE CAMBIOS
VERSION*
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Versión que se modifica
CAMBIOS EFECTUADOS
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