MS-SPM-SS-01 Servicios de biblioteca y hemeroteca

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
SERVICIO DE BIBLIOTECA Y HEMEROTECA
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P-SPM-SS-SBH-01
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PROCEDIMIENTO SERVICIO DE BIBLIOTECA Y HEMEROTECA
1. OBJETIVO
Contribuir con el mejoramiento de la calidad de Educación del Cantón Ibarra a través
de la prestación de los servicios de Biblioteca, Hemeroteca, a la población de edad
escolar para desarrollar sus habilidades, destrezas y uso de la información y
conocimiento.
2. ALCANCE
Población de edad escolar.
Toda la población del Cantón Ibarra.
El procedimiento comienza con el requerimiento del material bibliográfico y periódicos
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol
Responsabilidad
Responsable de
Programación Cultura y
Deportes
Organiza el desarrollo, ejecución, control, supervisa
y controla la programación y mantenimiento del
sistema de Biblioteca.
Bibliotecarios.
Catalogar, custodiar y brindar el servicio a los
usuarios, realizar informes de la prestación de
servicios.
Director de la Dirección de Revisa, supervisa y archiva informes para controlar
Educación, cultura,
la calidad de los servicios prestados por la
deportes y recreación.
biblioteca.
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4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N°
TÉRMINO
1 GAD-I
2 COOTAD
3
4
ISSN
SENESCYT
DEFINICIONES
N°
TÉRMINO
1. BIBLIOTECA
2.
HEMEROTECA
3.
CREDENCIAL
4.
ISSN
5.
TEJUELOS
DEFINICIÓN
Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra
Código Orgánico de organización, autonomía y
descentralización
International Standard Serial Number.
Secretaria
DEFINICIÓN
Cualquier colección organizada de libros y
publicaciones en serie impresos u otros tipos de
documentos gráficos o audiovisuales disponibles para
el préstamo o consulta.
Biblioteca que dispone de una colección de diarios y
publicaciones periódicas:
Una credencial es una orden o un documento que
atestigua o autoriza la cualificación, competencia o
autoridad otorgada a un individuo por un tercero con
autoridad de iure o de facto.
Es un código único de identificación de las
publicaciones seriadas que se editan a escala mundial.
La SENESCYT (Secretaría Nacional de Ciencia y
Tecnología), sobre la base de un convenio con la Red,
actúa como Centro Nacional ISSN en Ecuador. Desde
1994 entrega códigos ISSN a las publicaciones seriadas
que lo solicitan y que, al pasar a formar parte de la base
de datos internacional, se visibilizan en cualquier punto
del planeta.
Pedazo de piel o de papel, generalmente de forma
cuadrada o rectangular, que se pega al lomo de un libro
para consignar la signatura, el título u otra información
semejante.
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5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Servicio de biblioteca y hemerotecas
CLIENTE
Fase
Cliente
Cliente
5.Solicitar prestación
del servicio.
8.Calificar servicio
prestado y devolver
material.
6.¿La petición es
bibliográfica ?
SI
BIBLIOTECA Y HEMEROTECA MUNICIPAL
NO
Inicio
Bibliotecario
9.Receptar
periódicos.
Bibliotecario
1. Requerir material
bibliográfico.
Bibliotecario
Bibliotecario
D1
S1
10. Registrar en
sistema periódicos
existentes
P-MA-GF-P-02
2. Ejecución del
presupuesto
Bibliotecario
3.Retirar material de
bodega.
7. Prestar y registrar
material bibliográfico
D3
S4.1
Bibliotecario
Bibliotecario
4.Ingresar al sistema el
material adquirido .
D2
Documentos:
D1: Memorándum de solicitud
D2: Credenciales de ciudadano (cedula
de identidad o carnet.
D3: Registro diario
11.Prestar
periódicos de
hemeroteca.
Bibliotecario
12.Archivar material.
D3
Fin
Sistemas:
S1: Sistema de Gestión
QUIPUX
S4.1: Paquete office: Word
Documental
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6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N°
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Analizar la necesidad del material
REQUERIR
bibliográfico que se desea adquirir y
Director Cultura
MATERIAL
elaborar el memorándum a la Dirección
BIBLIOGRÁFICO
Administrativa haciendo la petición.
Se realiza el llamado al procedimiento
Ejecución del Presupuesto en el que la
EJECUCIÓN DEL
dirección Administrativa gestiona la
PRESUPUESTO
partida presupuestaria para la adquisición
de libros.
Se realiza el retiro en bodega del material,
colocar las fichas de contra pasta y tejuelos
RETIRAR
Bibliotecario
MATERIAL DE (códigos) en el lomo del libro. Adicional a
esto se coloca un sello de biblioteca en
BODEGA
páginas del libro para evitar pérdidas.
INGRESAR AL
Ingresar en el sistema el registro de los
SISTEMA EL
libros adquiridos con sus respectivos
Bibliotecario
MATERIAL
códigos.
ADQUIRIDO
El usuario solicita la prestación del libro,
SOLICITAR
se verifica en el sistema la existencia del
Ciudadano
PRESTACIÓN
mismo, en caso de existir se recibe la
DEL SERVICIO
credencial del ciudadano para el préstamo.
¿LA PETICIÓN
Si la prestación es bibliográfica
Ir a la actividad 7
ES
BIBLIOGRÁFICA Si la prestación es de la hemeroteca
Ir a la actividad 9
?
Se entrega el libro al usuario, el mismo que
PRESTAR
se registra con sus datos requeridos en el
MATERIAL
BIBLIOGRAFICO registro diario.
8.
CALIFICAR
SERVICIO
PRESTADO Y
DEVUELVE
MATERIAL.
El ciudadano entrega el libro, se entrega su
credencial y califica el servicio de la
persona que lo atendió
Ir a la actividad 12
Ciudadano
9.
RECEPTAR
PERIODICOS
Se clasifica, y sella los periódicos diarios
locales y nacionales.
Bibliotecario
10.
INGRESAR EN
EL SISTEMA
PERIÓDICOS
EXISTENTES
Se ingresa los titulares de los periódicos en
Word para tener un registro de los
periódicos existentes.
Bibliotecario
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PRESTAR
PERIÓDICOS DE
HEMEROTECA
Se recibe la credencial del ciudadano,
registrando sus datos en el registro diario y
se le entrega los periódicos.
12
ARCHIVAR
MATERIAL
Se archivan los periódicos y libros de
biblioteca y hemeroteca.
13
FIN
Bibliotecario
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N°
Título del Documento
1. Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de la
Ilustre Municipalidad de Ibarra.
2. Reglamento de los servicios de la biblioteca municipal "Pedro Moncayo"
DOCUMENTOS EXTERNOS
N°
Título del Documento
1. Ley Orgánica de Educación Superior
Código único de identificación de las publicaciones seriadas ISSN
2
8. FORMATOS Y REGISTROS
Código
D3.
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Título del Documento
Registro diario de biblioteca y hemeroteca
9. ANEXOS.
10. HISTORIAL DE VERSIONES
FECHA
VERSIÓN
CONTROL DE CAMBIOS
REALIZADO
DESCRIPCIÓN
POR
Elaboró Andrea Mejía
Fecha: 14-12-2012
Revisó: Lic. Galo Benavides
Fecha: 14-12-2012
Firma
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