guía para elaboración de plan de trabajo e informe anual

fue
G UÍA PARA ELABORACIÓN DE
P LAN DE T RABAJO
I NFORME A NUAL
E
DE OFICINAS Y DECANATOS DE
LA UPR-UTUADO RELACIONADOS
AL PLAN ESTRATÉGICO
UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO EN UTUADO
Aprobado por la Junta Administrativa el
11 de septiembre de 2012 mediante
Certificación Núm. 2012-13-04
Oficina de Planificación y Estudios Institucionales
[email protected]
GUÍA PARA ELABORACIÓN DE PLAN DE TRABAJO E INFORME
ANUAL DE OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO
RELACIONADOS AL PLAN ESTRATÉGICO
Dr. Javier Lugo Pérez, Director Interino
Oficina de Planificación y Estudios Institucionales
Aprobado por la Junta Administrativa el 11 de septiembre de 2012
mediante Certificación 2012-13-04
PROPÓSITO
Esta guía fue desarrollada por el Dr. Javier Lugo Pérez, Director Interino de la Oficina de
Planificación y Estudios Institucionales para ser utilizada en conjunto con el nuevo Plan
Estratégico Institucional 2012-2017. Con esta guía se pretende:
1) facilitar y uniformar la elaboración de los planes de trabajo y los informes
anuales tanto a nivel de departamento y oficina como a nivel institucional
(requerido por Ley Núm. 1 de 20 de enero de 1966, según enmendada) .
2) promover una cultura de toma de decisiones basadas en avalúo
(Estándar 7 de la MSCHE)
3) integrar los procesos de planificación y cierres de ciclos de avalúo
(Estándar 2 de la MSCHE)
4) integrar los procesos de planificación y presupuesto
(Estándar 3 de la MSCHE)
INTRODUCCIÓN
La Universidad de Puerto Rico (UPR) en Utuado está comprometida con el desarrollo de una
cultura de planificación y avalúo. Esto garantiza una continua renovación institucional y una
distribución de recursos basados en el cumplimiento de nuestra misión y visión institucional.
Para garantizar el mejoramiento continuo y mantener la excelencia institucional, la UPR-Utuado
promueve la implementación de procesos de evaluación continua sobre los logros del plan
estratégico y de la distribución de los recursos. Un proceso importante para estos fines es la
elaboración de planes de trabajo anuales y de sus correspondientes informes.
Según el Artículo 7 de la Ley de la Universidad de Puerto Rico (Ley Núm. 1 del 20 de enero de
1966, según enmendada), todos los rectores de la UPR están obligados a rendir un Informe Anual
de las actividades de su unidad institucional al Presidente y a la Junta de Síndicos. El objetivo de
este informe es dar a conocer los avances en la ejecución del plan estratégico durante el año
GUÍA PARA ELABORACIÓN DE PLAN DE TRABAJO E INFORME ANUAL DE
OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO RELACIONADOS AL PLAN ESTRATÉGICO
académico que culmina y presentar el nuevo plan anual de trabajo para el año académico que
comienza. Este informe institucional estará constituido por la compilación de los informes
anuales de las diferentes oficinas de servicio.
Con el fin de facilitar y uniformar la elaboración de los planes anuales de trabajo y de sus
respectivos informes, la Oficina de Planificación y Estudios institucionales (OPEI) ha
desarrollado la Guía para Elaboración de Plan de Trabajo e Informe Anual de Oficinas y
Decanatos de la UPR-Utuado. A continuación se presenta el formato y contenido requerido para
el informe.
FORMATO PARTES I, II, V Y VI (LAS TABLAS)
Programa:
Microsoft Word
Letra:
Times New Roman, tamaño 8
Márgenes:
1” margen izquierdo
1” margen derecho
1” margen superior
1” margen inferior
Espacio:
1 línea
Anejos:
De ser necesarios incluirlos e identificarlos
Nota:
Solamente se entregará el informe en formato digital por correo electrónico
FORMATO PARTES III Y IV
Programa:
Microsoft Word
Letra:
Times New Roman, tamaño 12
Márgenes:
1” margen izquierdo
1” margen derecho
1” margen superior
1” margen inferior
Espacio:
1 línea
Anejos:
De ser necesarios incluirlos e identificarlos
Nota:
Solamente se entregará el informe en formato digital por correo electrónico
2
GUÍA PARA ELABORACIÓN DE PLAN DE TRABAJO E INFORME ANUAL DE
OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO RELACIONADOS AL PLAN ESTRATÉGICO
CONTENIDO
El documento cuenta con las siguientes cinco partes:
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
PLAN ANUAL DE TRABAJO
INFORME ANUAL DE DEPARTAMENTOS Y OFICINAS DE SERVICIO
OTROS LOGROS SOBRESALIENTES
AVALÚO
CIERRE DEL CICLO
REDACCIÓN DE NUEVO PLAN ANUAL DE TRABAJO
Para completar el documento, redacte las partes requeridas y borre el texto en rojo con ejemplos
de cómo llenar las mismas. Una vez complete el documento, envíe una copia electrónica a su
decano o decana al correo oficial del decanato (no al correo personal del decano o decana!) con
copia a la Oficina de Planificación y Estudios Institucionales a la dirección
[email protected].
3
GUÍA PARA ELABORACIÓN DE PLAN DE TRABAJO E INFORME ANUAL DE
OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO RELACIONADOS AL PLAN ESTRATÉGICO
I. PLAN ANUAL DE TRABAJO
Plantilla para Plan de Trabajo por Departamento y Oficina de Servicio
Nombre de Departamento u Oficina: ____________________
Área de Prioridad
y Meta de
Plan Estratégico
UPR-Utuado 2012-2017
Escoja una o más de las
metas del Plan Estratégico
UPR-Utuado 2012-2017
para ser trabajada por su
departamento u oficina
durante el año académico.
Formato # . #
para identificar las metas
(área de prioridad . meta)
Ejemplo:
1.8
Decanato: ____________________
Objetivo Operacional
Actividades
Establezca uno o más objetivos
operacionales para alcanzar las metas
estratégicas seleccionadas. Los objetivos
deben ser redactados comenzando con un
verbo y deben expresar un logro
esperado cuantificable.
Describa una o más actividades que
realizará para alcanzar el logro del
objetivo operacional.
Enumere cada objetivo por meta con
números cardinales.
Fecha
Fecha
Culminación
Inicio de
de
Actividad
Actividad
Formato:
Ene-2012
Formato:
Ene-2012
Enumere las actividades para cada
objetivo con letras minúsculas.
Ejemplo:
Ejemplo:
Ejemplo:
1. Aumentar en un 10% las áreas del
recinto en donde se puede acceder la
red de información inalámbrica.
a. Se instalarán dos “routers”
para uso de profesores en las
oficinas A-103 y A-108 y se
instalarán tres “routers” para
uso de población general en
edificio B.
Ago-2012
Ejemplo:
May-2013
Año Académico: __________
Persona
Responsable
por la
Actividad
Presupuesto
Sugerido
Indicadores de Éxito
Esperado
Escriba nombre
y apellido de
persona
responsable de
coordinar la
actividad.
Escriba el
presupuesto que
usted entiende es
necesarios para
llevar a cabo la
actividad
Indique cuál será su indicador
para determinar que la
actividad realizada contribuyó
al cumplimiento del
Objetivo Operacional
Ejemplo:
Milton Riutort
Ejemplo:
$1,000.00
Ejemplo:
Se instalarán los cinco
“routers” de forma exitosa y
el porcentaje de área provista
de internet inalámbrico
aumentará en un 10%.
Para acceder la plantilla en formato “Word” presione aquí
4
GUÍA PARA ELABORACIÓN DE PLAN DE TRABAJO E INFORME ANUAL DE
OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO RELACIONADOS AL PLAN ESTRATÉGICO
II. INFORME ANUAL DE DEPARTAMENTOS Y OFICINAS DE SERVICIO
Plantilla para Informe Anual por Departamento y Oficina de Servicio
Nombre de departamento u oficina: ______________________
Área de Prioridad
y Meta de
Plan Estratégico
UPR-Utuado 2012-2017
Objetivo Operacional
Propuesto
Actividades Propuestas
Escriba las metas del Plan
Estratégico UPR-Utuado
2012-2017 que especificó en
el Plan Anual de Trabajo
que trabajaría durante este
año académico
Escriba los objetivos
operacionales para alcanzar
las metas estratégicas
seleccionadas según lo
especificó en el Plan Anual de
Trabajo.
Escriba las actividades
propuestas en el Plan Anual de
Trabajo para alcanzar el logro
del objetivo operacional.
Formato # . #
para identificar las metas
(área de prioridad . meta)
Enumere cada objetivo por
meta con números
cardinales.
Ejemplo:
1.8
Enumere las actividades para
cada objetivo con letras
minúsculas.
Decanato: ____________________
Fecha de la
Actividad
Indique
cuando la
actividad se
realizó.
Formato
12 ene 2012
Ejemplo:
Ejemplo:
Ejemplo:
1. Aumentar en un 10% las
áreas del recinto en
donde se puede acceder a
la red de información
inalámbrica.
a. Se instalarán dos
“routers” para uso de
profesores en las oficinas
A-103 y A-108 y se
instalarán tres “routers”
para uso de población
general en edificio B.
12 ene 2012
Persona
Responsable Presupuesto
por la
Utilizado
Actividad
Escriba
nombre de la
persona que
coordinó la
actividad.
Escriba el
presupuesto
utilizado
para llevar a
cabo la
actividad.
Ejemplo:
Ejemplo:
Milton
Riutort
$500.00
Año académico: ____________
Actividad completada,
en progreso o
no realizada
Si el indicador de éxito
especificado en el Plan de
Trabajo se alcanzó, escriba
Completado. Si el indicador
se alcanzó parcialmente
escriba Progreso. Si la
actividad nunca se realizó
durante el año académico,
escriba
No Realizado
Ejemplo:
Comentarios
Si la actividad se realizó:
Detalles sobre cómo se completó la
actividad (número de participantes,
etc.). Puede describir los
indicadores del éxito y describir la
evidencia disponible (no la incluya!)
Si la actividad NO se realizó:
Escriba la o las razones por las
cuales la actividad no se completó
Ejemplo:
Progreso
Las áreas del recinto en donde se
puede acceder a la red de
información inalámbrica
aumentaron en un 5% del 10%
propuesto. De los $1,000 que se
presupuestó en el Plan Anual de
Trabajo para esta actividad,
solamente se otorgaron $500. Por
tal razón solo se compraron dos de
los cinco routers requeridos para
alcanzar al objetivo.
Para acceder la plantilla en formato “Word” presione aquí
5
GUÍA PARA ELABORACIÓN DE PLAN DE TRABAJO E INFORME ANUAL DE
OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO RELACIONADOS AL PLAN ESTRATÉGICO
III. OTROS LOGROS SOBRESALIENTES RELACIONADOS
Liste otros logros sobresalientes de su departamento u oficina que no están directamente
relacionados con las metas del plan estratégico, pero que promueven la misión y visión
institucional.
IV. AVALÚO
1.
Escriba un narrativo conciso que explique cuáles fueron las fortalezas de su oficina que le
ayudaron a cumplir con los objetivos establecidos en el plan de trabajo del año que
culminó.
En continuidad con el ejemplo:
No se escribe nada en este punto ya que es reservado para objetivos que se lograron y
sólo se está evaluando un ejemplo de un objetivo que se no se logró.
2.
Escriba un narrativo conciso que explique cuáles fueron las debilidades de su oficina que
le impidieron cumplir con los objetivos establecidos en el plan de trabajo del año que
culminó.
En continuidad con el ejemplo:
El objetivo no se logró en un 100% debido a la falta de presupuesto. Tal vez tener una
idea más real del presupuesto de nuestra oficina para el año nos ayudaría a establecer
objetivos más realistas.
3.
Escriba un narrativo conciso que explique cuáles son las amenazas externas a su oficina
que evitarían que los objetivos que no se cumplieron no puedan cumplirse en el futuro
próximo.
En continuidad con el ejemplo:
Una amenaza para que este objetivo no se cumpla en el próximo año es el no saber si
contamos con el presupuesto que se requiere ($500.00).
4.
Escriba un narrativo conciso que describa las principales oportunidades que usted
visualiza en los próximos años que su departamento u oficina podría tomar ventaja para
adelantar una o más metas del plan estratégico.
En continuidad con el ejemplo:
Existe un proyecto de mejoras permanentes que cuenta con fondos externos y vislumbra
un aumento en áreas de comunicación inalámbrica para el edificio de Tecnología
Agrícola. Esto presenta una oportunidad para completar el objetivo en el caso de que el
presupuesto interno necesario no se otorgue.
6
GUÍA PARA ELABORACIÓN DE PLAN DE TRABAJO E INFORME ANUAL DE
OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO RELACIONADOS AL PLAN ESTRATÉGICO
V. CIERRE DEL CICLO
En base a este proceso de reflexión y avalúo determine los objetivos de trabajo que su
departamento u oficina establecerán para el próximo año. Estos objetivos deben cumplir con
los siguientes criterios:
1. Estar fundamentados en la misión, visión y metas institucionales.
2. Se debe hacer referencia a data cuantitativa y cualitativa existente que apoya el nuevo
objetivo propuesto.
Cierre de Ciclo
Objetivo propuesto para el
próximo año
Ejemplo:
1. Aumentar en al menos un 5% las
áreas del recinto en donde se puede
acceder a la red de información
inalámbrica.
Relación con misión, visión
y/o metas institucionales
Referencia a data cuantitativa y
cualitativa que apoya el objetivo
Ejemplo:
Ejemplo:
Meta operacional 1.8 del Plan Estratégico
2012-2017 de la UPR-Utuado
Durante el año anterior se pudo aumentar
en un 5% las áreas del recinto en donde se
puede acceder a la red de información
inalámbrica. Para este año esta meta se
podrá completar si se otorga un
presupuesto similar al del año anterior o a
través del proyecto de mejoras
permanentes para el edificio de Tecnología
Agrícola.
Para acceder la plantilla en formato “Word” presione aquí
VI. REDACCIÓN DE NUEVO PLAN ANUAL DE TRABAJO
Utilice la Plantilla para Plan de Trabajo por Departamento y Oficina de Servicio provista en
la sección I y redacte un nuevo plan de trabajo basado en lo que escribió en la tabla de la
sección V.
7
GUÍA PARA ELABORACIÓN DE PLAN DE TRABAJO E INFORME ANUAL DE
OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO RELACIONADOS AL PLAN ESTRATÉGICO
ITINERARIO DE TRABAJO
Mes*
Marzo-Abril
Actividades
Los directores de departamentos u oficina se reúnen con su respectivo Decano para
establecer objetivos y actividades para el próximo año académico.
Los decanos se reúnen con el Rector y los directores de presupuesto y planificación
para comenzar con el alineamiento del presupuesto utilizando el plan de trabajo del
próximo año.
Mayo
Los directores de las unidades enviarán el Informe Anual del Decanato/Oficina y el
nuevo Plan Anual de Trabajo del Decanato/Oficina al decano correspondiente.
Junio
Decanatos integran Informes Anuales del Decanato y las Oficinas y los Planes
Anuales de Trabajo del Decanato y las Oficinas y envían copias al Rector.
El Rector le presenta a la Junta Administrativa el nuevo Plan Anual de Trabajo
Institucional y de Presupuesto y aprueba las nuevas asignaciones.
*
Agosto
Comenzar con la implementación del nuevo Plan Anual de Trabajo y de
Presupuesto.
Octubre
El Rector(a) presenta el Informe Anual Institucional del año anterior y el nuevo Plan
de Trabajo Anual y de Presupuesto Institucional a la Comunidad Universitaria.
Nov.-Dec.
Se publica el Informe Anual Institucional. Los resultados de avalúo son analizados y
utilizados para el desarrollo del nuevo Plan Anual de Trabajo y Presupuesto
Institucional.
La fecha precisa para cada evento se determinará por consenso entre el(la) rector(a) y los decanos dependiendo
de la naturaleza de sus agendas de trabajo.
8
Aprobado por la Junta Administrativa el 11 de septiembre de 2012
mediante Certificación Núm 2012-13-04
Universidad de Puerto Rico en Utuado
Oficina de Planificación y Estudios Institucionales
P.O. Box 2500
Utuado, Puerto Rico 00641
787-894-2828, Ext. 2120-2018
787-894-1255
Para obtener copia digital visita nuestra página electrónica
http://www.uprutuado.edu/sites/default/files/documents/opei/guia_informe_anual_y_plan_de_trabajo_15octubre2012_1.pdf