DEBE HABER

CONTABILIDAD
TEMA 4: LOS LIBROS CONTABLES
Enajenar: vender. (Enajenación = venta).
Subvención: Ayuda económica o dinero que se recibe, generalmente
de un organismo del Estado, para costear o sostener una actividad. Por
ejemplo: La película ha recibido una subvención de 200.000 € del
Ministerio de Cultura.
Los libros contables son el soporte para reflejar la información contable.
En ellos se reflejan todos los acontecimientos que suceden en la
empresa, es decir, los hechos contables.
Existen diferentes libros contables según el tipo de información y la
forma de registrarla.
1. LIBROS CONTABLES
1. LIBRO DIARIO: Registra día a día todas las operaciones relativas a
la actividad de la empresa. Los hechos contables se anotan por riguroso
orden cronológico en los denominados asientos contables. Es un libro
obligatorio que deben tener todas las empresas.
 En cada asiento se sigue el convenio fundamental de
funcionamiento de las cuentas, y el principio de la partida doble
(D=H).
 En cada asiento se ha de anotar el número del mismo y la fecha
en la que acontece.
 Cada cuenta va acompañada de un número entre paréntesis,
que corresponde al código de la misma.
Ejemplo1: Tenemos 3 hechos cronológicos en ALFA SA:
a) El 2 de enero de 2002 se constituye una empresa, aportando
entre los socios 60.000 € de los cuales 54.000 € son depositados
en una cuenta corriente bancaria y los 6.000 € restantes se dejan
en la Caja de la empresa.
b) El 5 de enero se solicita un préstamo al banco, para poder
afrontar la compra de un local comercial, por un montante de
36.000 €, a devolver en tres años. El dinero es ingresado en la
cuenta corriente de la empresa.
c) El 10 de enero se compra el local comercial cuyo importe es de
65.000 €., el cual es abonado mediante transferencia bancaria. El
valor del solar es de 25.000 €.
Primero vamos a representar los hechos como lo hacíamos en la
unidad anterior:
Elemento
patrimonial
Capital social
(100)
Bancos c/c (572)
Caja (570)
Masa
Patrimonial
Mas o Menos
Debe /
Haber
Importe
P.N
+
H
60.000
Activo
Activo
+
+
D
D
54.000
6.000
Elemento
patrimonial
Deudas a largo
plazo con
entidades de
crédito (170)
Bancos c/c (572)
Masa
Patrimonial
Elemento
patrimonial
Masa
Patrimonial
Mas o Menos
Debe /
Haber
Importe
Pasivo
+
H
36.000
Activo
+
D
36.000
Mas o Menos
Debe /
Haber
Importe
Construcciones
(211)
Terrenos y bienes
naturales (210)
Activo
+
D
40.000
Activo
+
D
25.000
Bancos c/c (572)
Activo
-
H
65.000
Esto se representa en el libro diario de la siguiente manera:
LIBRO DIARIO DE ALFA SA
DEBE
Nº-1
FECHA: 2 - 1- 2002
54.000,00 Bancos c/c (572) a Capital social (100)
6.000,00 Caja (570)
HABER
60.000,00
60.000,00 TOTAL DEBE
=
TOTAL HABER 60.000,00
Nº-2
FECHA: 5 - 1- 2002
36.000,00 Bancos c/c (572)
Deudas a largo plazo con
a entidades de crédito (170)
36.000,00
36.000,00 TOTAL DEBE
=
TOTAL HABER 36.000,00
Nº-3
FECHA: 10 -1 - 2002
Construcciones
40.000,00 (211)
Terrenos y
bienes naturales
25.000,00 (210)
a Bancos c/c (572)
65.000,00 TOTAL DEBE
=
65.000,00
TOTAL HABER 65.000,00
Un asiento va precedido de la fecha y el número de asiento. Se
trasladan las cuentas al Debe o Haber, con sus respectivas cantidades,
separando el debe del haber por la letra ‘a’. Cada transacción o hecho
contable tiene que tener el Debe = Haber.
Las empresas tienen ejercicios económicos contables de un año. Esto
quiere decir, que cada año abren la Contabilidad al principio del
ejercicio, representando en un balance de situación el patrimonio de la
empresa en esa fecha de inicio de ejercicio. Generalmente el inicio del
ejercicio es el 1 de enero, y el cierre el 31 de diciembre.
Existen distintos tipos de asientos:
 De apertura: Es el primer asiento del ejercicio económico y abre
todas las cuentas patrimoniales (de activo, pasivo y patrimonio
neto). Se colocan los saldos deudores en el DEBE y los saldos
acreedores en el HABER. Este asiento también se reflejará en el
mayor y a partir de este asiento también podemos empezar a
realizar los asientos normales (o de gestión) en el diario.
 De gestión: Registran todas las transacciones realizadas en el
ejercicio por orden cronológico. El ejemplo 1 son asientos de este
tipo.
 De regularización: Determina el resultado de la actividad: si hay
beneficio o pérdida en la empresa. Se estudiará mas adelante.
 De cierre: Es el último asiento del ejercicio económico. Cierra
todas las cuentas al final del ejercicio.
2. LIBRO MAYOR: Refleja el estado de cada cuenta y las variaciones
sufridas en la misma (aumentos y disminuciones). No es obligatorio,
pero es imprescindible para llevar a cabo un registro adecuado de las
cuentas. Está representado por medio de una (T) y está conectado con
cada anotación en el libro DIARIO, de tal forma que cada anotación en
el Diario lleva un registro o anotación en el Mayor.
En el ejemplo 1 anterior, la cuenta de Bancos reflejaría los siguientes
movimientos en el mayor:
Cuenta: Bancos (572)
DEBE
HABER
54.000 (1) 65.000 (3)
36.000 (2)
Fíjate que entre paréntesis está el número del asiento del libro diario.
3. LIBRO DE INVENTARIO O CUENTAS ANUALES: Refleja la
situación económico-financiera de la empresa de forma estática. Hay
que presentar los siguientes documentos:
 Balance de situación: Se explica a continuación. Otro documento
derivado es el balance de comprobación o de sumas y saldos.
 Cuenta de Pérdidas y Ganancias: Se verá en temas posteriores
más detalladamente. En este estado se registran los ingresos y
gastos de la empresa, y el resultado de la actividad como diferencia
de ambos:
o Ingresos: Son los incrementos en el patrimonio neto de la
empresa siempre que no tengan su origen en aportaciones,
monetarias o no, de los socios o propietarios.
o Gastos: Son las disminuciones en el patrimonio neto de la
empresa durante, siempre que no tengan su origen en
distribuciones, monetarias o no, a los socios o propietarios.
o Resultado = Ingresos – Gastos. Si esta resta es positiva, es
un beneficio, y si es negativa, es una pérdida.
 Memoria: Información complementaria y aclaratoria para entender
mejor el resto de las cuentas anuales (balance, cuenta de pérdidas y
ganancias etc.).
 Estado de cambios en el patrimonio neto: No se estudiará en esta
asignatura.
 Estado de Flujos de efectivo: No se estudiará en esta asignatura.
Balance de situación: Los balances de situación son similares a los
inventarios. Es un estado contable en el que se agrupan, siguiendo un
orden determinado, los elementos patrimoniales de activo, pasivo y
Patrimonio neto, y ofrece la situación de cada elemento (el saldo de
cada cuenta) en un momento dado. Se ordenan en columnas los
saldos de los activos y de los pasivos de menor a mayor liquidez y de
menor a mayor exigibilidad, respectivamente.
Balance de situación a 31-12-2010 de ALFA
ACTIVO
PATRIMONIO NETO Y PASIVO
ACTIVO NO CORRIENTE
PATRIMONIO NETO
INMOVILIZADO INTANGIBLE
PATENTES
MENOS
LIQUIDEZ INMOVILIZADO MATERIAL
ELEMENTOS DE TRANSPORTE
CAPITAL
45.000
8.000 RESERVAS
1300
40.000
INVERSIONES FINANC. LARGO
DEUDORES A LARGO
2.760 PASIVO NO CORRIENTE
ACTIVO CORRIENTE
DEUDAS CON ENT. CREDITO
EXISTENCIAS
MERCADERIAS
1.870
BANCOS C/C
2.100
TOTAL ACTIVO
MENOS
EXIGIB
PASIVO CORRIENTE
10.720 PROVEEDORES
REALIZABLE
MAS
LIQUIDEZ CLIENTES
DISPONIBLE
CAJA
13.600
6.050
MAS
EXIGIB
500
65.950 TOTAL P. NETO Y PASIVO
65.950
El libro de Inventarios y cuentas anuales exige que al menos se
presenten:
 Balance de situación inicial: Al inicio del ejercicio económico,
que generalmente es el 1 de enero de cada año.
 Balance de situación final: Al final del ejercicio económico, que
generalmente es el 31 de diciembre de cada año.
Balance de comprobación o de sumas y saldos: Este balance es un
estado contable en el cual se presentan para cada cuenta y en un
momento dado:
 las sumas deudoras y/o acreedoras.
 Su saldo (deudor o acreedor).
El libro de Inventarios y cuentas anuales, exige que se confeccione al
menos un balance de sumas y saldos cada trimestre. El balance de
comprobación o de sumas y saldos, se representa de la forma siguiente:
Nº de cuenta
Título de cuenta
SUMAS
DEBE
572 Banco c/c
100 Capital social
430 Clientes
400 Proveedores
TOTALES
20.000
-
SALDOS
HABER
S.DEUDOR S.ACREEDOR
8.000
12.000
30.000
25.000
5.000
3.000
5.000
48.000
48.000
30.000
20.000
2.000
32.000
32.000
El balance de sumas y saldos tiene dos finalidades:
 Detectar posibles errores, ya que la suma del debe tiene que ser
igual a la del Haber (D=H), y la suma de los Saldos deudores ha
de ser igual a la suma de los Saldos acreedores (Sd=Sa).
 Presentar una síntesis del libro mayor.
Cuenta de Pérdidas y Ganancias: En este estado se registran los
ingresos y gastos de la empresa. Posteriormente se calcula el
resultado de la actividad como diferencia de ambos:
 Ingresos: Son los incrementos en el patrimonio neto de la
empresa siempre que no tengan su origen en aportaciones,
monetarias o no, de los socios o propietarios. Las cuentas de
ingresos son las del grupo 7 e incluyen:
o Enajenación o venta de existencias: mercaderías,
productos terminados, servicios que vende la empresa etc.
o Todos los ingresos del ejercicio: alquiler de un edificio
propio, recibir una subvención del Estado para alguna
actividad etc.
Las cuentas de ingresos funcionan igual que las de Patrimonio Neto,
ya que estas cuentas lo aumentan: aumentan por el Haber y
disminuyen por el Debe. Tienen saldo acreedor.
DEBE
CUENTA DE INGRESOS
Disminuciones
HABER
Valor inicial
Aumentos
 Gastos: Son las disminuciones en el patrimonio neto de la
empresa durante, siempre que no tengan su origen en distribuciones,
monetarias o no, a los socios o propietarios. Las cuentas de gastos
son las del Grupo 6 e incluyen:
o Compra de existencias: mercaderías, materias primas etc.
o Todos los gastos del ejercicio: La diferencia entre un gasto
y un activo, es que el gasto nunca puede venderse: sueldos
de los empleados, suministros, alquiler de un edificio ajeno,
gastos de una campaña de publicidad etc.
Las cuentas de gastos funcionan igual que las de activo: aumentan
por el Debe, y disminuyen por el Haber. Tienen saldo Deudor.
DEBE
CUENTA DE GASTOS
Valor inicial
HABER
Disminuciones
Aumentos
Resultado = Ingresos – Gastos.
 Si Ingresos – Gastos = es positiva, el Resultado es un
beneficio, ya que los ingresos son mayores que los gastos.
 Si Ingresos – Gastos = es negativa, el Resultado es una
pérdida, ya que los gastos son mayores que los ingresos.
Muy importante: Nota que:
INGRESO ≠ COBRO: Vendo existencias hoy (ingreso) que cobraré
dentro de 3 meses (cobro). Contabilizo el ingreso hoy (pues envío las
mercaderías al cliente) junto a un DERECHO DE COBRO a 3 meses. El
cobro lo contabilizaré dentro de 3 meses, cancelando al mismo tiempo
ese derecho de cobro. Es decir, el día de la venta haré lo siguiente:
1.000 Clientes – a --
Venta de Mercaderías
1.000
3 meses después contabilizaré el cobro cancelando el derecho de cobro:
1.000 Banco c/c
- a - Clientes
1.000
GASTO ≠ PAGO: Compro existencias hoy (gasto) que pagaré dentro
de 1 mes (pago). Contabilizo el gasto hoy (pues el proveedor me envía
las mercaderías) junto a un PASIVO a 1 mes. El pago lo contabilizaré
dentro de 1 mes, cancelando al mismo tiempo ese pasivo. Es decir, el
día de la compra haré lo siguiente:
1.000 Compra de mercaderías – a --
Proveedores
1.000
1 mes después contabilizaré el pago cancelando el pasivo:
1.000 Proveedores
-a-
Banco C/C
1.000
2. Normativa legal aplicable a los libros contables
Es obligatorio para un empresario llevar un libro de Inventarios y
cuentas anuales, así como el libro diario. Esta obligación es mínima
ya que en otras legislaciones, como la fiscal, se requieren otros libros
con carácter de obligatoriedad dependiendo del régimen fiscal al que
pertenezca la empresa.
La elaboración de las cuentas anuales se realiza con una periodicidad
de 12 meses. Las cuentas anuales han de ser formuladas (hechas) y
estar firmadas por todos los administradores en las SA y las SL. Así
para una sociedad cuyo ejercicio finalice el 31 de diciembre de cada
año, los plazos límite serían:
 31/03: Formulación o realización de las cuentas anuales por los
administradores de la entidad.
 30/04: Legalización de los libros contables obligatorios: el libro
Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Esta
legalización se realiza mediante su presentación en el Registro
Mercantil del lugar donde la empresa esté domiciliada.
 30/06: Aprobación de las cuentas anuales por la Junta General
de accionistas de la Entidad.
 30/07: Depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil
Los libros exigidos como obligatorios por la legislación fiscal se
presentarán además en la Administración Tributaria en un plazo que
abarca desde el cierre del período impositivo hasta la finalización del
plazo para presentar las declaraciones del impuesto de sociedades.
El Código de Comercio obliga además a los empresarios, a conservar
los libros contables, así como cualquier tipo de documentación
concerniente a sus negocios (facturas, documentos de pago etc.),
durante seis años como mínimo a partir del último asiento realizado
en los mismos.