MA-GIC-GMP-02 Elaboración del periódico institucional Entérate

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN
PERIÓDICO INSTITUCIONAL “ENTÉRATE”
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA
APROBACIÓN:
P-GTC-CM-RP-01
1
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN PERIÓDICO INSTITUCIONAL
“ENTÉRATE”.
1. OBJETIVO
Informar mensualmente las acciones que ejecuta la municipalidad, empresas,
direcciones departamentales, funcionarios, trabajadores a través del periódico
“Entérate” para transparentar la gestión municipal
2. ALCANCE
Las noticias son de todos los eventos de la Municipalidad de Ibarra. Este procedimiento
comienza con la recopilación de la información y termina en la distribución del
periódico.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Responsabilidad
Organiza la formulación de políticas, normas y
procedimientos de comunicación social, radio y
relaciones públicas.
Integra y promueve la optimización de los servicios de
Director de Comunicación
comunicación social, radio y relaciones públicas.
Organiza servicios de control, seguimiento y campañas
de comunicación social
Rol
Periodista
Relacionista Público
Diseña, coordina y ejecuta programas de comunicación
social, radio y relaciones públicas
Elabora boletines de prensa. Propone la edición de
programas de radio e información escrita y televisiva.
Propone y aplica estrategias y acciones de
comunicación interna y externa. Ejecuta acciones,
eventos y entrevista de relaciones públicas internas y
externas. Analiza y elabora la revista anual, previa
verificación de la información de las direcciones de la
Institución.
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN
PERIÓDICO INSTITUCIONAL “ENTÉRATE”
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA
APROBACIÓN:
P-GTC-CM-RP-01
1
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N°
TÉRMINO
1 GAD-I.
2 COOTAD
DEFINICIONES
N°
TÉRMINO
1
MACHOTE
2.
BOLETINES DE
PRENSA
DEFINICIÓN
Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra
Código Orgánico de organización, autonomía y
descentralización
DEFINICIÓN
Es un prototipo final de la revista con los dobleces y
cortes finales que contendrá, para que el impresor
pueda determinar qué páginas pertenecerán a un mismo
pliego de papel, con lo que se agiliza, abarata y se hace
más preciso el trabajo de imprenta.
Es la forma escrita, oficial y autorizada, que se entrega
a los periodistas a modo de resumen de lo tratado en
una rueda de prensa, o bien de cierta reunión o algún
hecho de connotación e interés público
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN
PERIÓDICO INSTITUCIONAL “ENTÉRATE”
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA
APROBACIÓN:
P-GTC-CM-RP-01
1
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Elaboración del periódico institucional Entérate
ENTIDAD
EXTERNA
Fase
IMPRENTA
9. Imprimir los
periódicos
DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN
Inicio
Relacionista Público
1. Recopilar
diariamente boletines
informativos
D1
3.¿Existen
noticias
nuevas?
Si
4. Elaborar boletín
de prensa
Relacionista Público
6. Elaborar machote
D3
Director
Relacionista Público/
Periodistas
8. Supervisar el
periódico
10. Distribuir material
impreso
D2
Relacionista Público
2. Solicitar noticias a
entidades externas
Relacionista Público
No
Relacionista Público
5. Seleccionar
noticias destacadas
para el periódico
Diseñador gráfico/
Relacionista Público
7. Revisar fondo y
forma de las noticias
Relacionista Público/
Periodistas
11. Archivar la
información D4
Fin
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE
PROFESIONALES
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA
APROBACIÓN:
PAGINA:
Documentos
D1.Boletìn informativo
D2. Boletín de prensa
D3. Periódico institucional Entérate
D4. Archivo
P-GTC-CM-RP-01
1
Página 4 de 6
Sistemas
Paquete Informático Adobe
Paquete informático Office
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N°
1.
ACTIVIDAD
RECOPILAR
DIARIAMENTE
BOLETINES
INFORMATIVOS
2.
SOLICITAR
NOTICIAS A
ENTIDADES
EXTERNAS
3.
¿EXISTEN NUEVAS
NOTICIAS?
4.
ELABORAR
BOLETÍN DE
PRENSA
5
SELECCIONAR
LAS NOTICIAS
DESTACADAS
PARA EL
PERIÓDICO
6
ELABORAR
MACHOTE
7.
8.
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Se recopilan en una carpeta los
boletines diarios que los periodistas
redactan sobre la Municipalidad.
Relacionista Público
El
relacionista
público
pide
verbalmente a entidades externas (
Bomberos, Patronato, Emapa, etc)
noticias involucradas con la gestión
municipal para
incluir en el
periódico
Si existen noticias nuevas
Ir a la actividad 4
No existen noticias nuevas
Ir a la actividad 5
El relacionista público realiza
boletines de prensa para incluir en el
periódico
Ir a la actividad 5
El relacionista público selecciona
mensualmente las noticias más
destacadas que ha recopilado o
redactado y actualizadas del mes
para la publicación en el periódico.
El responsable de la edición con las
noticias más trascendentes elabora el
machote.
Relacionista Público
Relacionista Público
Relacionista Público
Relacionista Público
Con la elaboración del machote, se
REVISAR FONDO Y
edita la información se revisa los Diseñador Gráfico y
FORMA DE LAS
textos y se adjuntan las fotografías Relacionista Público.
NOTICIAS.
previas a ser enviadas a la imprenta.
Previamente a las impresiones el
Director de Comunicación revisa el
Director de
SUPERVISAR EL
periódico y lo envía a la Imprenta
Comunicación.
PERIÓDICO
(Entidad Externa) correspondiente
para su impresión.
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE
PROFESIONALES
9.
IMPRIMIRLOS
PERIÓDICOS
10.
DISTRIBUIR
MATERIAL
IMPRESO
11.
ARCHIVAR LA
INFORMACIÓN
12.
FIN
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA
APROBACIÓN:
PAGINA:
P-GTC-CM-RP-01
1
Página 5 de 6
La entidad externa Imprenta imprime
los ejemplares mensualmente.
Una vez que el material está impreso,
estos periódicos son distribuidos a
los
diferentes
departamentos,
empresas relacionadas con la
municipalidad y ciudadanía en
general.
Todos los números que salen a
circulación
son
archivados
físicamente para control de las
noticias.
Entidad Externa.
Relacionista Público
y periodistas
Relacionista Público
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N°
Título del Documento
2
Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de la
Ilustre Municipalidad de Ibarra.
DOCUMENTOS EXTERNOS
N°
Título del Documento
1
COOTAD Código Orgánico de Organización Territorial, autonomía y
descentralización
2. Ley de Comunicación
3. Código de Ética
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE
PROFESIONALES
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA
APROBACIÓN:
PAGINA:
P-GTC-CM-RP-01
1
Página 6 de 6
8. FORMATOS Y REGISTROS
Código
D1
D2
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Título del Documento
Boletines de prensa
Periódico institucional
9. ANEXOS.
10. HISTORIAL DE VERSIONES
FECHA
VERSIÓN
CONTROL DE CAMBIOS
REALIZADO POR
Elaboró Andrea Mejía
Fecha:14-12-2012
Revisó:
Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
DESCRIPCIÓN