MA-GIC-GMP-05 Ruedas de prensa y recorridos de obra

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO RUEDAS DE PRENSA Y
RECORRIDOS DE OBRAS
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA
APROBACIÓN:
P-MA-GIC-GMP-05
1
PROCEDIMIENTO RUEDAS DE PRENSA Y RECORRIDOS DE OBRAS
1. OBJETIVO
Informar las actividades que realizan los diferentes departamentos municipales,
recorrido de obras, acciones de la municipalidad, a la vez responder preguntas a los
representantes de los medios de comunicación que asisten a las convocatorias.
2. ALCANCE
Aplica desde la invitación a los medios hasta la respectiva emisión de la noticia a los
medios de comunicación por quien convoca a la rueda de prensa o recorrido de obras.
Este procedimiento involucra todas las actividades que realiza el municipio que generan
noticia.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Responsabilidad
Organiza la formulación de políticas, normas y
procedimientos de comunicación social, radio y
relaciones públicas.
Integra y promueve la optimización de los servicios de
Director de Comunicación
comunicación social, radio y relaciones públicas.
Organiza servicios de control, seguimiento y campañas
de comunicación social
Rol
Periodista
Relacionista Público
Diseña, coordina y ejecuta programas de comunicación
social, radio y relaciones públicas
Elabora boletines de prensa. Propone la edición de
programas de radio e información escrita y televisiva.
Propone y aplica estrategias y acciones de
comunicación interna y externa. Ejecuta acciones,
eventos y entrevista de relaciones públicas internas y
externas. Analiza y elabora la revista anual, previa
verificación de la información de las direcciones de la
Institución.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N°
TÉRMINO
1 GAD-I.
2 COOTAD
DEFINICIÓN
Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra
Código Orgánico de organización, autonomía y
descentralización
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO RUEDAS DE PRENSA Y
RECORRIDOS DE OBRAS
DEFINICIONES
N°
TÉRMINO
1
BOLETÍN DE
PRENSA
2.
LOGÍSTICA
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA
APROBACIÓN:
P-MA-GIC-GMP-05
1
DEFINICIÓN
Es la forma escrita, oficial y autorizada, que se entrega
a los periodistas a modo de resumen de lo tratado en
una rueda de prensa, o bien de cierta reunión o algún
hecho de connotación e interés público
La logística es la parte mejor entendida en la
organización de un evento. No es casual dada la
importancia que tiene. Es la manera de hacer tangible
las ideas diseñadas. Sin logística no hay evento y sin
una buena logística que refleje el diseño no hay un
buen evento, no hay un evento exitoso.
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA
APROBACIÓN:
PROCEDIMIENTO RUEDAS DE PRENSA Y
RECORRIDOS DE OBRAS
P-MA-GIC-GMP-05
1
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Ruedas de prensa y recorrido de obras
ENTIDAD EXTERNA
Fase
MEDIOS DE COMUNICACIÓN
13. Publicar noticias de
municipalidad en medios de
comunicación (prensa, radio,
televisión)
MEDIOS DE
COMUNICACIÓN
3. Receptar invitaciones
de municipalidad
DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y RELACIONES PUBLICAS.
Inicio
P- MA-GIC-GMP-01
4. ¿Para que
evento es la
convocatoria?
Director
1.Informar a
funcionarios sobre
convocatorias.
Relacionista Público
Rueda de
prensa
5. Preparar logística
rueda de prensa
Relacionista Público
D1
Periodista Externo e
interno
6. Cubrir el evento los
medios de
comunicación externos
y de la municipalidad.
14. Monitorear las
noticias
MA-GIC-CRP-01
10. Producción de
programas radiales
Recorrido de obras
2. Convocar a los
medios de
comunicación
Relacionista Público/
Periodista
9. Producción de
Televisión
Fin
Relacionista Público/
Periodista
8. ¿Esta listo el
boletín para el
envío?
Si
MA-GIC-GMP-02
11. Elaboración del
periódico
institucional Entérate
15. Archivar boletines de
prensa y noticias
publicadas por la prensa.
Fin
Relacionista Público/
Periodista
7. Elaborar boletín de
prensa
D2
No
Fin
Relacionista Público/
Periodista
12. Emitir boletines de
respaldo a medios de
comunicación externos D2
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE
PROFESIONALES
Documentos:
D1. Boletín de invitación a medios de
comunicación
D2. Boletín de prensa con las noticias
generadas
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA
APROBACIÓN:
PAGINA:
P-GTC-CM-RP-01
1
Página 4 de 6
Sistemas:
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N°
1.
2.
3
4.
5.
6
7.
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
El director de comunicación se reúne
INFORMAR A
con el equipo de comunicación para
FUNCIONARIOS
planificar e informa en de manera verbal
Director
SOBRE
sobre la realización de esta clase de
CONVOCATORIAS
convocatorias.
El relacionista público invita a los
CONVOCAR A
medios de comunicación de manera
Relacionista
LOS MEDIOS DE
verbal o enviando un boletín de prensa
Público
COMUNICACIÓN
para que cubran la noticia.
AGENTE
Medios de
Receptar
invitaciones
de
la
EXTERNO
comunicación
municipalidad.
MEDIOS DE
externos
COMUNICACIÓN
Si la convocatoria es para rueda de
prensa
Periodista
¿PARA QUE
Ir a la actividad 4
Relacionista
EVENTO ES LA
Si la convocatoria es para recorrido de
Público
CONVOCATORIA?
obras
Ir a la actividad 5
El equipo de comunicación prepara
Periodista
logística para recibir a los medios de
PREPARAR
Relacionista
comunicación en la rueda de prensa
LOGÍSTICA
Público
Ir a la actividad 5
Los medios de comunicación locales
(externos) y el equipo d comunicación
ASISTIR Y
del municipio asisten tanto a la rueda de
Periodista
CUBRIR EL
prensa como al recorrido de obras para
EVENTO.
recopilar información y hacer noticia.
El periodista realiza el boletín de prensa
de los eventos para enviar a medios de
ELABORAR
comunicación locales como respaldo.
Periodista
BOLETÍN DE
Este boletín de prensa se publica también
PRENSA
en medios de comunicación interna
municipales.
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE
PROFESIONALES
8.
¿ESTÁ LISTO EL
BOLETÍN PARA
EL ENVÍO?
9.
MA-GIC-GMP-01
PRODUCCIÓN DE
TELEVISIÓN
10.
11.
MA-GIC-CRP-01
PRODUCCIÓN DE
PROGRAMAS
RADIALES.
MA-GIC-GMP-02
ELABORACIÓN
DEL PERIÓDICO
INSTITUCIONAL
ENTÉRATE
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA
APROBACIÓN:
PAGINA:
P-GTC-CM-RP-01
1
Página 5 de 6
Si el boletín está listo para el envío
Ir a la actividad 7,8,9,10
Si el boletín no está listo para el envío
Ir a la actividad (Fin)
Se envía las noticias al procedimiento de
Producción de televisión para que sea
transmitido en los programas de
televisión
Se envía las noticias al procedimiento de
Producción radiales para que sea
transmitido en los programas de radio.
Se envía las noticias al procedimiento de
elaboración del periódico institucional
entérate para que sean publicadas según
su relevancia al finalizar el mes.
12.
EMITIR
BOLETINES DE
RESPALDO A
MEDIOS DE
COMUNICACIÓN
EXTERNOS
El relacionista público envía a los medios
de
comunicación
(radio,
prensa,
televisión) que han asistido y a los que no
ha podido asistir
la información
completa para complementar sus noticias.
Envía información fotografías y en el
caso de requerir video. Lo envía a través
de correo electrónico.
13
MEDIOS DE
COMUNICACIÓN
EXTERNO
Publicar noticias de municipalidad en
medios de comunicación (prensa, radio y
televisión)
14
MONITOREAR
LAS NOTICIAS
El relacionista público realiza el
monitoreo de las noticias que han sido
publicadas sobre la municipalidad en los
medios de comunicación, las archiva para
tener un registro.
Relacionista
Público
15.
ARCHIVAR
BOLETINES DE
PRENSA
Los periodistas guardan información en
digital y físico para archivo.
Relacionista
Público
16.
Fin
Relacionista
Público
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE
PROFESIONALES
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA
APROBACIÓN:
PAGINA:
P-GTC-CM-RP-01
1
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7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
N°
1
N°
1
2.
3.
DOCUMENTOS INTERNOS
Título del Documento
Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de la
Ilustre Municipalidad de Ibarra.
DOCUMENTOS EXTERNOS
Título del Documento
COOTAD Código Orgánico de Organización Territorial, autonomía y
descentralización
Ley de Comunicación
Código de Ética
8. FORMATOS Y REGISTROS
Código
D1
D2.
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Título del Documento
Boletín de invitación a medios de comunicación
Boletín de prensa con las noticias generadas.
9. ANEXOS.
10. HISTORIAL DE VERSIONES
FECHA
VERSIÓN
CONTROL DE CAMBIOS
REALIZADO POR
Elaboró Andrea Mejía
Fecha:14-12-2012
Revisó:
Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
DESCRIPCIÓN