Manual de Procedimientos de Logística 2005

Manual de Procedimientos de Logística 2005
Gerencia de Administración y Finanzas
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Oficina Racionalización y Control de Gestión
Manual de Procedimientos de Logística 2005
Gerencia de Administración y Finanzas
I.
DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LOGISTICA
1. GENERALIDADES :
La EPS SEDALIB S.A. se encuentra organizada formalmente de acuerdo al
Organigrama vigente aprobado por en Sesión Ordinaria de Directorio Nº 254 de
fecha 05.01.2004, en la que se muestra la ubicación orgánica de la Oficina de
Logística materia del presente Manual de Procedimientos. (Ver Organigrama
adjunto).
La configuración de procesos de la oficina de Logística de acuerdo al Reglamento y
Manual de Organización y Funciones 2004 son:
•
•
•
•
Compras
Almacén
Servicios Generales y Transportes
Patrimonio
Los montos y modalidades de adquisición aplicados en la EPS, están establecidas
a través de los dispositivos legales vigentes.
2. CONCEPTO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El Manual de Procedimientos es un documento técnico normativo que presenta en
forma ordenada y sistemática los procedimientos a seguir para lograr el trabajo de
acuerdo a métodos previstos; desarrollándose en base a la Estructura Orgánica
vigente y tiene carácter instructivo e informativo.
3. OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Guiar u orientar el trabajo, formalizando los procesos y procedimientos
racionalizados en tiempo presente–futuro; dándoles un ordenamiento y
coherencia en lograr resultados y rendimientos óptimos.
Reforzar el modelo de la estructura, diseñando los procesos y procedimientos
para que respondan al manejo de resultados a través de los procesos.
Agilizar la toma de decisiones, buscando que cada Unidad Orgánica pueda
tomar decisiones sin la intermediación de las Unidades Orgánicas superiores.
Buscar la eficacia en los resultados y la eficiencia en lograr la reducción de los
costos.
Gerencia de Desarrollo Empresarial
5
Oficina Racionalización y Control de Gestión
Manual de Procedimientos de Logística 2005
Gerencia de Administración y Finanzas
4. CRITERIOS TECNICOS PARA EL DISEÑO DE LOS PROCEDIMIENTOS
Todos los procedimientos tienen las siguientes características comunes:
En el Manual de Procedimientos de Logística se ha optado por desarrollarlo por
puestos de trabajo, sus acciones u operaciones que inciden en el proceso
acompañado de los reportes y formatos que se deben realizar para mejorar la
gestión en términos de reducción de costos, simplificar trámites y mejorar el
resultado con mayores rendimientos.
Pertenecen a un proceso que los globaliza y se limitan de acuerdo al nivel donde
operan y que adquieren la categoría de procedimientos
Lograr la simplicidad y facilitar su comprensión.
Tienen una Unidad Orgánica o proceso responsable de su ejecución ubicadas a
nivel central y se encarga de planear y controlar los resultados de todas las
actividades.
5. ALCANCE
El presente Manual de Procedimientos es de aplicación en todo el ámbito
jurisdiccional de SEDALIB S.A.
Gerencia de Desarrollo Empresarial
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Oficina Racionalización y Control de Gestión
Manual de Procedimientos de Logística 2005
Gerencia de Administración y Finanzas
II.
APROBACION, ACTUALIZACION
PROCEDIMIENTOS DE LOGISTICA
1.
2.
Y
DIFUSION
DEL
MANUAL
DE
APROBACION
•
La Gerencia de Desarrollo Empresarial elevará los proyectos definitivos de los
Manuales de Procedimientos a la Gerencia General previa opinión favorable de
la Jefatura de la Oficina de Racionalización y Control de Gestión y de la
SubGerencia de Asesoría Jurídica, en materia legal.
•
La aprobación de los Manuales de Procedimientos será mediante Resolución
de Gerencia General. El Gerente General lo pondrá en vigencia, siendo su
potestad informar al Directorio.
•
Es requisito previo para la aprobación del Manual de Procedimientos, la
visación de la Gerencia de Administración y Finanzas, previo V°B° de Jefatura
de la Oficina de Logística, en señal de conformidad.
ACTUALIZACION
El Manual de Procedimientos se evaluará y revisará, en su nivel, por lo menos una
vez al año. También podrá ser actualizado en los siguientes casos:
3.
•
Por disposición del Directorio y/o Gerencia General.
•
A solicitud de la Gerente de Administración y Finanzas y/o Jefe de Oficina de
Logística.
•
A solicitud de la Oficina de Racionalización y Control de Gestión.
•
Cuando se apruebe o modifique una disposición administrativa o legal que
afecte la funciones generales y atribuciones de la Oficina de Logística.
DIFUSION
La difusión estará a cargo de la Gerencia de Desarrollo Empresarial, a través de la
Jefatura de Oficina de Racionalización y Control de Gestión, debiendo distribuirse
los Manuales de Procedimientos a la Gerencia de Administración y Finanzas,
División Zonal Norte, Oficina de Logística y Órgano de Control interno. Así mismo
se difundirá preferentemente por correo electrónico a las áreas y estará disponible
en la red como herramienta de consulta.
Gerencia de Desarrollo Empresarial
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Oficina Racionalización y Control de Gestión
Manual de Procedimientos de Logística 2005
Gerencia de Administración y Finanzas
•
Un ejemplar de cada Manual de Procedimientos, deberá ser elevado a la
Gerencia General, Auditoria Interna, Gerencia de Desarrollo Empresarial y Jefe
de Oficina de Racionalización y Control de Gestión.
•
La Jefatura de Oficina de Logística deberá publicar a través de los medios
necesarios (vitrina, periódico mural u otro) aquellos procedimientos o guías de
interés para los proveedores en pro de lograr un entendimiento mutuo y de
mejor servicio.
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Oficina Racionalización y Control de Gestión
Manual de Procedimientos de Logística 2005
Gerencia de Administración y Finanzas
II.
BASE LEGAL DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LOGISTICA
a. Estatuto vigente de la Empresa SEDALIB S.A., Ficha 4936 C-2 del Registro de
Sociedades Mercantiles de la Libertad de fecha 14.10.96.
b. Reglamento Interno de Trabajo vigente.
c.
Directiva Nº 007-98-SEDALIB S.A.-0400-GG ¨ Lineamientos para la formulación y
actualización del Manual de Procedimientos en SEDALIB S.A.¨
d. Directiva N° 002-77-INAP/DNR “Normas para la Formulación de los Manuales de
Procedimientos”.
e. Resolución Jefatural N° 092-92-INAP/DTSA – Aprueba la Directiva N° 003-92INAP/DTSA, que establece las “Pautas Metodológicas para la Formulación de los
Textos Unicos de Procedimientos Administrativos” (TUPA) del 12.05.92.
f.
Texto único ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
aprobado mediante Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM, modificado por la ley Nº
28267.
g. Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado aprobado
mediante Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM.
h. Ley 27444 “Procedimiento Administrativo General”
Gerencia de Desarrollo Empresarial
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Oficina Racionalización y Control de Gestión
Manual de Procedimientos de Logística 2005
Gerencia de Administración y Finanzas
IV.
DESARROLLO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LOGISTICA
Los Procedimientos descritos en la Oficina de Logística ha sido estructurados en base
al “Texto Unico Ordenado” de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
(Decreto Supremo N° 083 – 2004- PCM, modificado por la ley 28267 y el Reglamento
de Ley de Contrataciones y Adquisiciones del estado (Decreto Supremo N° 084 – 2004PCM) y teniendo en cuenta el objetivo del proceso, secuencia de actividades,
responsables de su ejecución, flujograma de actividades y los formatos rediseñados que
se utilizará a partir de su aprobación mediante Resolución de Gerencia General..
Gerencia de Desarrollo Empresarial
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Oficina Racionalización y Control de Gestión
Manual de Procedimientos de Logística 2005
Gerencia de Administración y Finanzas
TOPES PARA CADA PROCESO DE SELECCIÓN DE
CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES
AÑO FISCAL 2005 Y EN NUEVOS SOLES
BIENES
LICITACION PUBLICA
Mayor o igual :
450,000
CONCURSO PUBLICO
PUBLICA
ADJUDICACION
DIRECTA
SELECTIVA
SERVICIOS
OBRAS
Mayor o igual
1’150,000
Mayor o igual
200,000
Menor a:
450,000
Menor de:
200,000
Menor de:
1’150,000
Mayor a:
225,000
Mayor de:
100,000
Mayor a:
575,000
Menor o igual
de: 225,000
Menor o igual
de: 100,000
Menor o igual
de: 575,000
Mayor o igual
de: 45,000
Mayor o igual
de: 20,000
Mayor o igual
de: 115,000
Menor de:
115,000
OBRAS
Mayor o igual
de: 3,300 (**)
MENOR
CUANTIA
BIENES Y
SERVICIOS
Menor de:
45,000
Menor de:
20,000
Mayor o igual
de: 3,300 (**)
Mayor o igual
de: 3,300 (**)
(**) Decreto Supremo Nº 177-2004-EF, Publicado en el Diario Oficial el Peruano el
07.12.2004 y articulo 2º, numeral 2.3 g) del texto único ordenado de la Ley de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por Decreto Supremo Nº 083-2004PCM.
Gerencia de Desarrollo Empresarial
11
Oficina Racionalización y Control de Gestión
Manual de Procedimientos de Logística 2005
Gerencia de Administración y Finanzas
1. LICITACION PÚBLICA
1.1.
Licitación Pública (Adquisición de Bienes y Suministros)
1.2.
Licitación Pública (Contratación de Obras)
Gerencia de Desarrollo Empresarial
12
Oficina Racionalización y Control de Gestión
Manual de Procedimientos de Logística 2005
Gerencia de Administración y Finanzas
1.1.
Licitación Pública (Adquisición de Bienes y Suministros)
Gerencia de Desarrollo Empresarial
13
Oficina Racionalización y Control de Gestión
PROCESO
LICITACIONES Y CONCURSOS
CODIGO
SA/PLC – 01
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO :
1.1.
Licitación Pública
(Adquisición de Bienes y Suministros)
Lograr que el proceso de Licitaciones se realice en forma transparente adecuado y
oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
HOJA
1/ 8
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de
Obras y Adquisición de Bienes y Suministros, por Licitación Pública.
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
CARGO
TIEMPO
DESCRIPCION
AREA USUARIA
1. Entrega Requerimiento de Bienes y/o Suministros a
Almacén a través de la nota de pedido.
ASISTENTE DE
ALMACEN
2. Consulta stock en almacén.
AREA USUARIA
3. Si hay stock atiende a Usuario con nota de pedido.
4. Requerimiento atendido con Vº Bº del Asistente de
Almacén
5. Si no hay stock, elabora términos de referencia y adjunta
nota de pedido y tramita a Analista de Costos y Control
Presupuestal – Oficina de Contabilidad y Finanzas.
ANALISTA DE COSTOS Y
CONTROL PPTAL.
6. Asigna partida presupuestal y da Vº Bº a la Nota de Pedido.
7. Devuelve al Area Usuaria expediente con Nota de Pedido
con respectivo VºBº y términos de referencia para su
tramite a Logística
8. Recepciona Nota de Pedido y términos de referencia.
AUXILIAR DE LOGISTICA
JEFE DE OFICINA DE
LOGISTICA
9.
Registra y tramita a Jefatura.
10. Determina proceso de compra según montos establecidos
por EF según Ley del Presupuesto del Sector público
aprobado para el año fiscal.
11. Con proveído tramita a Asistente Licitaciones y Concursos.
V°B°
VERSION
14
3ra
FECHA
Junio del 2005
PROCESO
LICITACIONES Y CONCURSOS
CODIGO
SA/PLC – 01
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO :
1.1.
Licitación Pública
(Adquisición de Bienes y Suministros)
Lograr que el proceso de Licitaciones se realice en forma transparente adecuado y
oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
HOJA
2/ 8
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de
Obras y Adquisición de Bienes y Suministros, por Licitación Pública.
12. Recepción de expediente y determina el proceso de
licitación por el monto.
13. Verifica si el proceso se encuentra incluido en PAAC
aprobado. Si no está incluido se procede a solicitar su
inclusión ante CONSUCODE y PROMPYME.
14. Se ingresa al SEACE la Resolución y el proceso
incluido.
15. Propone el
Concursos.
Comité
Especial
de
Licitaciones
y
16. Proyecta la Resolución de Gerencia General para
nombramiento de Comité Especial.
ASISTENTE
LICITACIONES Y
CONCURSOS.
17. Proyecta la Resolución de Gerencia General para
aprobación de expediente de licitación.
18. Gestiona Vº Bº para las Resoluciones de nombramiento
de Comité Especial y aprobación de expediente, de las
Jefaturas de Logística, SubGerente de Asuntos Jurídicos
y Gerente de Administración y Finanzas.
19. Gestiona aprobación de Resoluciones ante Gerente
General
20. Opera la página Web en SEACE-CONSUCODE, y
Registra datos en la Ficha Registro del proceso de
licitación como los miembros del comité, cronograma de
ejecución del proceso y postores.
21. Organiza y tramita expediente a comité especial
adjuntando los términos de referencia, nota de pedido y
las resoluciones de aprobación de expediente y
nombramiento de Comité Especial.
V°B°
VERSION
15
3ra
FECHA
Junio del 2005
PROCESO
LICITACIONES Y CONCURSOS
CODIGO
SA/PLC – 01
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO :
1.1.
Licitación Pública
(Adquisición de Bienes y Suministros)
Lograr que el proceso de Licitaciones se realice en forma transparente adecuado y
oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
HOJA
3/ 8
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de
Obras y Adquisición de Bienes y Suministros, por Licitación Pública.
COMITÉ ESPECIAL
22. Recibe Resolución
nombramiento
de
Gerencia
General
de
23. Elabora Bases de licitación.
24. Organiza, conduce y ejecuta la licitación hasta antes
de la suscripción del contrato.
ASISTENTE
LICITACIONES Y
CONCURSOS
25. La Convocatoria al proceso de Licitación, se realiza a
través de su publicación en el SEACE, así como en
PROMPYME. Se ingresan las Bases en el SEACE.
POSTORES
26. Adquisición de las Bases en el lugar especificado en
la convocatoria.
27. Si hay consultas, envío de consultas (tiempo: cinco
días de la recepción de bases y pasa al Comité
Especial para la absolución.
COMITÉ ESPECIAL
28. Absolución y Aclaración de consultas (Tiempo: 5 días
de recibidas las consultas).
29. Tramita expediente al Asistente de Licitaciones y
Contratos.
ASISTENTE
LICITACIONES Y
CONCURSOS
30. Recepciona toma conocimiento e ingresa datos en el
SEACE sobre respuestas a la absolución y
aclaración de consultas de los Postores.
V°B°
VERSION
16
3ra
FECHA
Junio del 2005
PROCESO
LICITACIONES Y CONCURSOS
CODIGO
SA/PLC – 01
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO :
1.1.
Licitación Pública
(Adquisición de Bienes y Suministros)
Lograr que el proceso de Licitaciones se realice en forma transparente adecuado y
oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
HOJA
4/ 8
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de
Obras y Adquisición de Bienes y Suministros, por Licitación Pública.
POSTORES
31. Si no hay observación presentación de propuestas.
32. Si hay observación (Tiempo: tres días desde el
vencimiento del plazo para la absolución de
consultas) y va al Asistente de Licitaciones y
Concursos para respuestas.
ASISTENTE
LICITACIONES Y
CONCURSOS
33. Recepciona toma conocimiento e ingresa datos en el
SEACE sobre Observaciones de los Postores.
COMITÉ ESPECIAL
34. Evaluación de observaciones a las bases (Tiempo
máximo de 5 días de recibidas las consultas).
35. Si acoge las consultas, notifica a los Postores a través
del SEACE y correos electrónicos.
36. Si no acoge las consultas, va a CONSUCODE, dentro
de los tres días siguientes de vencido el plazo para
absolverlas.
CONSUCODE
37. El consejo resolverá lo solicitado, tiempo máximo 10
días.
38. Decisión del Consejo, a través del pronunciamiento
que se publica en el SEACE.
V°B°
VERSION
17
3ra
FECHA
Junio del 2005
PROCESO
LICITACIONES Y CONCURSOS
CODIGO
SA/PLC – 01
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO :
1.1.
Licitación Pública
(Adquisición de Bienes y Suministros)
Lograr que el proceso de Licitaciones se realice en forma transparente adecuado y
oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
HOJA
5/ 8
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de
Obras y Adquisición de Bienes y Suministros, por Licitación Pública.
COMITÉ ESPECIAL
39. Integración de las bases (tiempo 01 día).
40. Notifica la decisión de CONSUCODE a los postores.
41. No se puede continuar con la tramitación del proceso,
si no se han publicado las Bases Integradas en el
SEACE.
POSTORES
42. Presentación de propuestas.
COMITÉ ESPECIAL
43. Evaluación de propuestas técnicas y económicas.
44. Otorgamiento de Buena Pro y alcanza al Asistente de
Licitaciones y Concursos para publicación en el
SEACE indicando orden de calificación.
45. Notifica inmediatamente a los Postores con el acta de
otorgamiento de buena y cuadro de calificación.
Alcanza a Asistente de Licitaciones y Concursos.
ASISTENTE
LICITACIONES Y
CONCURSOS
46. Registra buena pro y cuadro de calificación en
SEACE
47. Proyecta el Contrato y entrega al Jefe de Logística
para su Vº Bº.
V°B°
VERSION
18
3ra
FECHA
Junio del 2005
PROCESO
LICITACIONES Y CONCURSOS
CODIGO
SA/PLC – 01
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO :
1.1.
Licitación Pública
(Adquisición de Bienes y Suministros)
Lograr que el proceso de Licitaciones se realice en forma transparente adecuado y
oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
HOJA
6/ 8
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de
Obras y Adquisición de Bienes y Suministros, por Licitación Pública.
JEFE OFICINA DE
LOGISTICA
48. Toma conocimiento y revisa Contrato y hace firmar al
Postor adjudicado en el tiempo señalado por las
normas vigentes.
49. Entrega Contrato a Postor adjudicado.
POSTORES
50. Recepciona el contrato debidamente firmado.
51. Despacha y transporta
bienes y suministro al
Almacén de SEDALIB S.A., en cumplimiento del
contrato en la calidad y oportunidad especificada.
52. Entrega al Asistente de Almacén los bienes y
suministros.
53. Emite y entrega Guías de Remisión y Facturas para
Vº Bº del Asistente de Almacén.
54. Interna los bienes y suministros chequeando estos
minuciosamente
en
forma
física
con
los
comprobantes de pago.
ASISTENTE DE
ALMACEN
55. Simultáneamente
convoca
al
Area
Usuaria
responsable para verificar calidad de bienes y
suministros.
56. Da su Vº Bº a comprobantes de pago en señal de
conformidad y archiva copia de Guía de Remisión
destinatario y devuelve al postor los demás
comprobantes debidamente firmados y sellados.
V°B°
VERSION
19
3ra
FECHA
Junio del 2005
PROCESO
LICITACIONES Y CONCURSOS
CODIGO
SA/PLC – 01
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO :
1.1.
Licitación Pública
(Adquisición de Bienes y Suministros)
Lograr que el proceso de Licitaciones se realice en forma transparente adecuado y
oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
HOJA
7/ 8
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de
Obras y Adquisición de Bienes y Suministros, por Licitación Pública.
POSTORES
AUXILIAR DE LOGISTICA
57. Tramita Comprobantes de pago a Auxiliar de
Logística para su cancelación.
58. Recepciona y Registra Factura, adjunta contrato.
59. Organiza expediente archiva adecuadamente lo que
corresponda y tramita Factura al Jefe de Logística
para el Vº Bº.
60. Recepciona de Jefe de Logística copia de Contrato y
tramita a Asistente de Licitaciones y Concursos.
JEFE OFICINA DE
LOGISTICA
61. Toma conocimiento, dá Vº Bº de Factura
62. Tramita a través del Auxiliar copia de Contrato al
Asistente de Licitaciones y Concursos.
63. Tramita a Auxiliar de Compras.
AUXILIAR DE COMPRAS
64. Procesa Factura en el Sistema
interconectado con Contabilidad.
de
compras
65. Alcanza comprobante de pago y Coordina con el
Analista de Control Presupuestal sobre afectación a la
ejecución presupuestal, contable y comunica el
ingreso de comprobante de pago al Sistema Contable
V°B°
VERSION
20
3ra
FECHA
Junio del 2005
PROCESO
LICITACIONES Y CONCURSOS
CODIGO
SA/PLC – 01
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
1.1.
Licitación Pública
(Adquisición de Bienes y Suministros)
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de
Obras y Adquisición de Bienes y Suministros, por Licitación Pública.
ASISTENTE
LICITACIONES Y
CONCURSOS
HOJA
8/ 8
66. Recepciona copia de contrato del postor adjudicado
del Auxiliar de Compras, adjuntando al expediente del
proceso.
67. Ingresa datos en el SEACE.
68. Ordena expediente una vez concluido el proceso de
selección y procede a archivar en forma adecuada y
oportuna.
ANALISTA DE CONTROL
PRESUPUESTAL
69. Coordina con Auxiliar de Compras sobre afectación a
la ejecución presupuestal y contable.
70. Toma conocimiento del ingreso de comprobante de
pago vía Sistema Contable.
71. Codifica factura procesada y pasa a Tesorería para su
cancelación al proveedor.
72. TERMINO
V°B°
VERSION
21
3ra
FECHA
Junio del 2005
1.2.
Licitación Pública (Contratación de Obras)
22
PROCESO
LICITACIONES Y CONCURSOS
CODIGO
SA/PLC – 01
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
1.2.
Licitación Pública
(Contratación de Obras)
Lograr que el proceso de Licitaciones se realice en forma transparente adecuado y
oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
HOJA
1/8
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de
Obras y Adquisición de Bienes y Suministros, por Licitación Pública.
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
CARGO
TIEMPO
DESCRIPCION
AREA USUARIA
1. Entrega Requerimiento de Bienes y/o Suministros a
Almacén a través de la nota de pedido.
ASISTENTE DE
ALMACEN
2. Consulta stock en almacén.
3. Si hay stock atiende a Usuario con nota de pedido.
AREA USUARIA
4. Requerimiento atendido con Vº Bº del Asistente de
Almacén
5. Si no hay stock, elabora términos de referencia y
adjunta nota de pedido y tramita a Analista de Costos
y Control Presupuestal – Oficina de Contabilidad y
Finanzas.
ANALISTA DE COSTOS Y
CONTROL PPTAL.
6. Asigna partida presupuestal y da Vº Bº a la nota de
pedido.
7. Devuelve al Área Usuaria expediente con nota de
pedido con respectivo VºBº y términos de referencia.
8. Recepciona nota de pedido y términos de referencia.
AUXILIAR DE LOGISTICA
JEFE DE OFICINA DE
LOGISTICA
9. Registra y tramita a Jefatura.
10. Determina proceso de compra según montos
establecidos por EF según Ley del Presupuesto del
Sector público aprobado para el año fiscal.
11. Con proveído tramita a Asistente Licitaciones y
Concursos.
V°B°
VERSION
23
3ra
FECHA
Junio del 2005
PROCESO
LICITACIONES Y CONCURSOS
CODIGO
SA/PLC – 01
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
1.2.
Licitación Pública
(Contratación de Obras)
Lograr que el proceso de Licitaciones se realice en forma transparente adecuado y
oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
HOJA
2/8
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de
Obras y Adquisición de Bienes y Suministros, por Licitación Pública.
12. Verifica si el proceso se encuentra incluido en
PAAC aprobado. Si no está incluido se procede a
solicitar su inclusión ante CONSUCODE y
PROMPYME.
13. Se ingresa al SEACE la Resolución y el proceso
incluido.
14. Recepción de expediente y determina el proceso
de licitación por el monto
15. Propone el Comité Especial de Licitaciones y
Concursos.
16. Proyecta la Resolución de Gerencia General para
nombramiento de Comité Especial.
ASISTENTE LICITACIONES Y
CONCURSOS.
17. Proyecta la Resolución de Gerencia General para
aprobación de expediente de licitación.
18. Gestiona Vº Bº para las Resoluciones de
nombramiento de Comité Especial y aprobación
de expediente, de la Jefatura de Logística,
SubGerente de Asesoría Jurídica y Gerente de
Administración y Finanzas.
19. Gestiona aprobación
Gerente General.
de
Resoluciones
ante
20. Opera la página Web en SEACE-CONSUCODE, y
Registra datos en la Ficha Registro del proceso de
licitación como los miembros del comité,
cronograma de ejecución del proceso y postores.
21. Organiza y tramita expediente a comité especial
adjuntando los términos de referencia, nota de
pedido y las resoluciones de aprobación de
expediente y nombramiento de Comité Especial.
V°B°
VERSION
24
3ra
FECHA
Junio del 2005
PROCESO
LICITACIONES Y CONCURSOS
CODIGO
SA/PLC – 01
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
1.2.
Licitación Pública
(Contratación de Obras)
Lograr que el proceso de Licitaciones se realice en forma transparente adecuado y
oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
HOJA
3/8
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de
Obras y Adquisición de Bienes y Suministros, por Licitación Pública.
COMITÉ ESPECIAL
22. Recibe Resolución de Gerencia General de
nombramiento
23. Elabora Bases de licitación.
24. Organiza, conduce y ejecuta la licitación hasta
antes de la suscripción del contrato.
ASISTENTE LICITACIONES
Y CONCURSOS
25. La Convocatoria al proceso de Licitación, se
realiza a través de su publicación en el SEACE,
así como en PROMPYME. Se ingresan las
Bases en el SEACE.
POSTORES
26. Adquisición de las Bases en
especificado en la convocatoria.
el
lugar
27. Si hay consultas, envió de consultas (tiempo:
cinco días de la recepción de bases y pasa al
Comité Especial para la absolución.
COMITÉ ESPECIAL
28. Absolución y Aclaración de consultas (Tiempo:
5 días de recibidas las consultas).
29. Tramita expediente al Asistente de Licitaciones
y Concursos.
ASISTENTE LICITACIONES
Y CONCURSOS
30. Recepciona toma conocimiento e ingresa datos
en el SEACE sobre respuestas a la absolución
y aclaración de consultas de los Postores.
V°B°
VERSION
25
3ra
FECHA
Junio del 2005
PROCESO
LICITACIONES Y CONCURSOS
CODIGO
SA/PLC – 01
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
1.2.
Licitación Pública
(Contratación de Obras)
Lograr que el proceso de Licitaciones se realice en forma transparente adecuado y
oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
HOJA
4/8
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de
Obras y Adquisición de Bienes y Suministros, por Licitación Pública.
POSTORES
31. Si no hay
propuestas.
observación
presentación
de
32. Si hay observación (Tiempo: tres días desde el
vencimiento del plazo para la absolución de
consultas) y va al Asistente de Licitaciones y
Concursos para respuestas.
ASISTENTE LICITACIONES
Y CONCURSOS
33. Recepciona toma conocimiento e ingresa datos
en el SEACE sobre Observaciones de los
Postores.
COMITÉ ESPECIAL
34. Evaluación de observaciones a las bases
(Tiempo máximo de 5 días de recibidas las
consultas).
35. Si acoge las consultas, notifica a los Postores a
través del SEACE y correos electrónicos.
36. Si no acoge las consultas, va a CONSUCODE,
dentro de los tres días siguientes de vencido el
plazo para absolverlas.
CONSUCODE
37. El consejo resolverá lo solicitado, tiempo
máximo 10 días.
38. Decisión
del
Consejo,
a
través
del
pronunciamiento que se publica en el SEACE.
V°B°
VERSION
26
3ra
FECHA
Junio del 2005
PROCESO
LICITACIONES Y CONCURSOS
CODIGO
SA/PLC – 01
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
1.2.
Licitación Pública
(Contratación de Obras)
Lograr que el proceso de Licitaciones se realice en forma transparente adecuado y
oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
HOJA
5/8
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de
Obras y Adquisición de Bienes y Suministros, por Licitación Pública.
COMITÉ ESPECIAL
39. Integración de las bases (tiempo 01 día).
40. Notifica la decisión de CONSUCODE a los
postores
41. No se puede continuar con la tramitación del
proceso, si no se han publicado las Bases
Integradas en el SEACE.
POSTORES
42. Presentación de propuestas.
COMITÉ ESPECIAL
43. Evaluación
de
económicas.
propuestas
técnicas
y
44. Otorgamiento de Bueno Pro y alcanza a
Asistente de Licitaciones y Concursos para su
publicación en el SEACE indicado orden de
calificación.
45. Notifica inmediatamente a Postores con el acta
de otorgamiento de buena pro y alcanza a
Asistente de Licitaciones y Concursos.
ASISTENTE LICITACIONES
Y CONCURSOS
46. Registra buena pro y cuadro de calificación en
SEACE
47. Proyecta el Contrato y entrega al Jefe de
Logística para su Vº Bº.
V°B°
VERSION
27
3ra
FECHA
Junio del 2005
PROCESO
LICITACIONES Y CONCURSOS
CODIGO
SA/PLC – 01
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
1.2.
Licitación Pública
(Contratación de Obras)
Lograr que el proceso de Licitaciones se realice en forma transparente adecuado y
oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
HOJA
6/8
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de
Obras y Adquisición de Bienes y Suministros, por Licitación Pública.
JEFE OFICINA DE
LOGISTICA
48. Toma conocimiento y revisa Contrato y hace
firmar al Postor adjudicado en el tiempo
señalado por las normas vigentes.
49. Entrega Contrato a Postor adjudicado.
POSTORES
50. Recepciona el contrato debidamente firmado.
51. Despacha y transporta bienes y suministro al
Almacén de SEDALIB S.A., en cumplimiento del
contrato en la calidad y oportunidad
especificada.
52. Entrega al Asistente de Almacén los bienes y
suministros.
53. Emite y entrega Guías de Remisión y Facturas
para Vº Bº del Asistente de Almacén.
ASISTENTE DE ALMACEN
54. Interna los bienes y suministros chequeando
estos minuciosamente en forma física con los
comprobantes de pago.
55. Simultáneamente convoca al Area Usuaria
responsable para verificar calidad de bienes y
suministros.
56. Da su Vº Bº a comprobantes de pago en señal
de conformidad y archiva copia de Guía de
Remisión destinatario y devuelve al postor los
demás comprobantes debidamente firmados y
sellados.
V°B°
VERSION
28
3ra
FECHA
Junio del 2005
PROCESO
LICITACIONES Y CONCURSOS
CODIGO
SA/PLC – 01
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
1.2.
Licitación Pública
(Contratación de Obras)
Lograr que el proceso de Licitaciones se realice en forma transparente adecuado y
oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
HOJA
7/8
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de
Obras y Adquisición de Bienes y Suministros, por Licitación Pública.
POSTORES
57. Tramita Comprobantes de pago a Auxiliar de
Logística para su cancelación.
AUXILIAR DE LOGISTICA
58. Recepciona
contrato.
y
Registra
Factura,
adjunta
59. Organiza expediente archiva adecuadamente lo
que corresponda y tramita Factura al Jefe de
Logística para el Vº Bº.
60. Recepciona de Jefe de Logística Copia de
Contrato y Tramita a Asistente de Licitaciones y
Concursos.
JEFE OFICINA DE
LOGISTICA
61. Toma conocimiento Da Vº Bº de Factura
62. Tramita a través del Auxiliar copia de Contrato
al Asistente de Licitaciones y Concursos.
63. Tramita a Auxiliar de Compras.
AUXILIAR DE COMPRAS
64. Procesa Factura en el Sistema de compras
interconectado con Contabilidad.
65. Alcanza comprobante de pago y Coordina con
el Analista de Control Presupuestal sobre
afectación a la ejecución presupuestal, contable
y comunica el ingreso de comprobante de pago
al Sistema Contable.
V°B°
VERSION
29
3ra
FECHA
Junio del 2005
PROCESO
LICITACIONES Y CONCURSOS
CODIGO
SA/PLC – 01
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
1.2.
Licitación Pública
(Contratación de Obras)
Lograr que el proceso de Licitaciones se realice en forma transparente adecuado y
oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
HOJA
8/8
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de
Obras y Adquisición de Bienes y Suministros, por Licitación Pública.
ASISTENTE LICITACIONES
Y CONTRATOS
66. Recepciona copia de contrato del postor
adjudicado del Auxiliar de Compras, adjuntando
al expediente del proceso.
67. Ingresa datos en el SEACE.
68. Ordena expediente una vez concluido el
proceso de selección y procede a archivar en
forma adecuada y oportuna.
ANALISTA DE CONTROL
PRESUPUESTAL
69. Coordina con Auxiliar de Compras sobre
afectación a la ejecución presupuestal y
Contable.
70. Toma conocimiento del ingreso de comprobante
de pago vía Sistema Contable.
71. Codifica factura procesada y pasa a Tesorería
para su cancelación al proveedor.
72. TERMINO
VERSION
V°B°
30
3ra
FECHA
Junio del 2005
2. Concurso Público
2.1.
Concurso Público (Contratación de Servicios y Consultoría)
31
2.1.
Concurso Público (Contratación de Servicios y Consultoría)
32
PROCESO
LICITACIONES Y CONCURSOS
CODIGO
SA/PLC – 02
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
2.1 Concurso Público
(Contratación de Servicios y Consultoría)
Lograr que el proceso de Concurso Público se realice en forma transparente
adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
HOJA
1/8
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de
Servicios, Consultoría y arrendamientos.
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
CARGO
TIEMPO
DESCRIPCION
AREA USUARIA
1. Entrega
Requerimiento
de
Bienes
y/o
Suministros a Almacén a través de la nota de
pedido.
ASISTENTE DE
ALMACEN
2. Consulta stock en almacén.
AREA USUARIA
3. Si hay stock atiende a Usuario con nota de
pedido.
4. Requerimiento atendido con Vº Bº del Asistente
de Almacén
5. Si no hay stock, elabora términos de referencia y
adjunta nota de pedido y tramita a Analista de
Costos y Control Presupuestal – Oficina de
Contabilidad y Finanzas.
ANALISTA DE COSTOS Y
CONTROL PPTAL.
6. Asigna partida presupuestal y da Vº Bº a la nota
de pedido.
7. Tramita a Logística expediente con nota de
pedido y términos de referencia.
AUXILIAR DE LOGISTICA
JEFE DE OFICINA DE
LOGISTICA
8. Recepciona
referencia.
9.
nota de pedido y términos de
Registra y tramita a Jefatura.
10. Determina proceso de compra según montos
establecidos por CONSUCODE para el año
fiscal.
11. Con proveído tramita a Asistente Licitaciones y
Concursos.
V°B°
VERSION
33
3ra
FECHA
Junio del 2005
PROCESO
LICITACIONES Y CONCURSOS
CODIGO
SA/PLC – 02
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
2.1 Concurso Público
(Contratación de Servicios y Consultoría)
Lograr que el proceso de Concurso Público se realice en forma transparente
adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
HOJA
2/8
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de
Servicios, Consultoría y arrendamientos.
12. Recepción de expediente y determina el proceso
de licitación por el monto.
13. Verifica si el proceso se encuentra incluido en
PAAC aprobado. Si no está incluido se procede
a solicitar su inclusión ante CONSUCODE y
PROMPYME
14. Recepción de expediente y determina el proceso
de licitación por el monto.
15. Propone el Comité Especial de Licitaciones y
Concursos.
16. Proyecta la Resolución de Gerencia General
para nombramiento de Comité Especial.
ASISTENTE LICITACIONES
Y CONCURSOS.
17. Proyecta la Resolución de Gerencia General
para aprobación de expediente de licitación.
18. Gestiona Vº Bº para las Resoluciones de
nombramiento de Comité Especial y aprobación
de expediente, de las Jefaturas de Logística,
SubGerente de Asesoría Jurídica y Gerente de
Administración y Finanzas.
19. Gestiona aprobación de Resoluciones ante
Gerente General
20. Opera la página Web en SEACE-CONSUCODE,
y Registra datos en la Ficha Registro del proceso
de licitación como los miembros del comité,
cronograma de ejecución del proceso y postores.
21. Organiza y tramita expediente a comité especial
adjuntando los términos de referencia, nota de
pedido y las resoluciones de aprobación de
expediente y nombramiento de Comité Especial.
V°B°
VERSION
34
3ra
FECHA
Junio del 2005
PROCESO
LICITACIONES Y CONCURSOS
CODIGO
SA/PLC – 02
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
2.1 Concurso Público
(Contratación de Servicios y Consultoría)
Lograr que el proceso de Concurso Público se realice en forma transparente
adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
HOJA
3/8
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de
Servicios, Consultoría y arrendamientos.
COMITÉ ESPECIAL
22. Recibe Resolución de Gerencia General de
nombramiento
23. Elabora Bases de licitación.
24. Organiza, conduce y ejecuta la licitación hasta
antes de la suscripción del contrato.
ASISTENTE DE
LICITACIONES Y
CONCURSOS
25. La Convocatoria al proceso de Licitación, se
realiza a través de su publicación en el
SEACE, así como en PROMPYME. Se
ingresan las Bases en el SEACE.
POSTORES
26. Adquisición de las Bases en
especificado en la convocatoria.
el
lugar
27. Si hay consultas, envío de consultas (tiempo:
cinco días de la recepción de bases y pasa al
Comité Especial para la absolución.
COMITÉ ESPECIAL
28. Absolución y Aclaración de consultas (Tiempo:
5 días de recibidas las consultas).
29. Tramita
expediente
al
Licitaciones y Concursos.
ASISTENTE LICITACIONES
Y CONCURSOS
V°B°
Asistente
de
30. Recepciona toma conocimiento e ingresa
datos en el SEACE sobre respuestas a la
absolución y aclaración de consultas de los
Postores.
VERSION
35
3ra
FECHA
Junio del 2005
PROCESO
LICITACIONES Y CONCURSOS
CODIGO
SA/PLC – 02
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
2.1 Concurso Público
(Contratación de Servicios y Consultoría)
Lograr que el proceso de Concurso Público se realice en forma transparente
adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
HOJA
4/8
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de
Servicios, Consultoría y arrendamientos.
POSTORES
31. Si no hay
propuestas.
observación
presentación
de
32. Si hay observación (Tiempo: tres días desde el
vencimiento del plazo para la absolución de
consultas) y va al Asistente de Licitaciones y
Concursos para respuestas.
ASISTENTE LICITACIONES
Y CONCURSOS
33. Recepciona toma conocimiento e ingresa
datos en el SEACE sobre Observaciones de
los Postores.
COMITÉ ESPECIAL
34. Evaluación de observaciones a las bases
(Tiempo máximo de 5 días de recibidas las
consultas).
35. Si acoge las consultas, notifica a los Postores
a través del SEACE y correos electrónicos.
36. Si no acoge las consultas, va a CONSUCODE,
dentro de los tres días siguientes de vencido el
plazo para absolverlas.
CONSUCODE
37. El consejo resolverá lo solicitado, tiempo
máximo 10 días.
38. Decisión del Consejo, a través del
pronunciamiento que se publica en el SEACE.
V°B°
VERSION
36
3ra
FECHA
Junio del 2005
PROCESO
LICITACIONES Y CONCURSOS
CODIGO
SA/PLC – 02
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
2.1 Concurso Público
(Contratación de Servicios y Consultoría)
Lograr que el proceso de Concurso Público se realice en forma transparente
adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
HOJA
5/8
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de
Servicios, Consultoría y arrendamientos.
COMITÉ ESPECIAL
39. Integración de las bases (tiempo 01 día).
40. Notifica la decisión de CONSUCODE a los
postores.
41. No se puede continuar con la tramitación del
proceso, si no se han tramitado las bases
integradas en el SEACE.
POSTORES
42. Presentación de propuestas.
COMITÉ ESPECIAL
43. Evaluación de
económicas.
propuestas
técnicas
y
44. Otorgamiento de Buena Pro y alcanza al
Asistente de Licitaciones y Concursos para
publicación en el SEACE indicando orden de
calificación.
45. Notifica inmediatamente a los Postores con el
acta de otorgamiento de buena y cuadro de
calificación.
Alcanza
a
Asistente
de
Licitaciones y Concursos
ASISTENTE LICITACIONES
Y CONCURSOS
46. Registra buena pro y cuadro de calificación en
SEACE
47. Proyecta el Contrato y entrega al Jefe de
Logística para su Vº Bº.
V°B°
VERSION
37
3ra
FECHA
Junio del 2005
PROCESO
LICITACIONES Y CONCURSOS
CODIGO
SA/PLC – 02
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
2.1 Concurso Público
(Contratación de Servicios y Consultoría)
Lograr que el proceso de Concurso Público se realice en forma transparente
adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
HOJA
6/8
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de
Servicios, Consultoría y arrendamientos.
JEFE OFICINA DE
LOGISTICA
48. Toma conocimiento y revisa Contrato y hace
firmar al Postor adjudicado en el tiempo
señalado por las normas vigentes.
49. Entrega Contrato a Postor adjudicado.
POSTORES
50. Recepciona el contrato debidamente firmado.
51. Despacha y transporta bienes y suministro al
Almacén de SEDALIB S.A., en cumplimiento
del contrato en la calidad y oportunidad
especificada.
52. Entrega al Asistente de Almacén los bienes y
suministros.
53. Emite y entrega Guías de Remisión y Facturas
para Vº Bº del Asistente de Almacén.
ASISTENTE DE ALMACEN
54. Interna los bienes y suministros chequeando
estos minuciosamente en forma física con los
comprobantes de pago.
55. Simultáneamente convoca al Area Usuaria
responsable para verificar calidad de bienes y
suministros.
56. Da su Vº Bº a comprobantes de pago en señal
de conformidad y archiva copia de Guía de
Remisión destinatario y devuelve al postor los
demás comprobantes debidamente firmados y
sellados.
V°B°
VERSION
38
3ra
FECHA
Junio del 2005
PROCESO
LICITACIONES Y CONCURSOS
CODIGO
SA/PLC – 02
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
2.1 Concurso Público
(Contratación de Servicios y Consultoría)
Lograr que el proceso de Concurso Público se realice en forma transparente
adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
HOJA
7/8
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de
Servicios, Consultoría y arrendamientos.
POSTORES
57. Tramita Comprobantes de pago a Auxiliar de
Logística para su cancelación.
AUXILIAR DE LOGISTICA
58. Recepciona
contrato.
y
Registra
Factura,
adjunta
59. Organiza expediente archiva adecuadamente
lo que corresponda y tramita Factura al Jefe
de Logística para el Vº Bº.
60. Recepciona de Jefe de Logística Copia de
Contrato y Tramita a Asistente de Licitaciones
y Concursos.
JEFE OFICINA DE
LOGISTICA
61. Toma conocimiento dá Vº Bº de Factura
62. Tramita a través del Auxiliar copia de Contrato
al Asistente de Licitaciones y Concursos.
63. Tramita a Auxiliar de Compras.
AUXILIAR DE COMPRAS
64. Procesa Factura en el Sistema de compras
interconectado con Contabilidad.
65. Alcanza comprobante de pago y coordina con
el Analista de Control Presupuestal sobre
afectación a la ejecución presupuestal
contable y comunica el ingreso de
comprobante de pago al Sistema Contable.
V°B°
VERSION
39
3ra
FECHA
Junio del 2005
PROCESO
LICITACIONES Y CONCURSOS
CODIGO
SA/PLC – 02
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
2.1.
Concurso Público
(Contratación de Servicios y Consultoría)
Lograr que el proceso de Concurso Público se realice en forma transparente
adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
HOJA
8/8
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de
Servicios, Consultoría y arrendamientos.
ASISTENTE LICITACIONES
Y CONCURSOS
66. Recepciona copia de contrato del postor
adjudicado del Auxiliar de Compras,
adjuntando al expediente del proceso.
67. Ingresa datos en el SEACE.
68. Ordena expediente una vez concluido el
proceso de selección y procede a archivar en
forma adecuada y oportuna.
ANALISTA DE CONTROL
PRESUPUESTAL
69. Coordina con Auxiliar de Compras sobre
afectación a la ejecución presupuestal y
Contable.
70. Toma
conocimiento
del
ingreso
de
comprobante de pago vía Sistema Contable.
71. Codifica factura procesada y pasa a Tesorería
para su cancelación al proveedor.
72. TERMINO
V°B°
VERSION
40
3ra
FECHA
Junio del 2005
3. ADJUDICACION DIRECTA
3.1.
Adjudicación Directa Pública
3.2.
Adjudicación Directa Selectiva
41
3.1.
Adjudicación Directa Pública
42
PROCESO
ADJUDICACION DIRECTA
CODIGO
SA/PLC – 03
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO :
3.1.
Adjudicación Directa Pública
Lograr que el proceso de Adjudicación Directa Pública se realice en forma
transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
HOJA
1/8
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
CARGO
TIEMPO
DESCRIPCION
AREA USUARIA
1. Entrega Requerimiento de Bienes y/o Suministros a
Almacén a través de la nota de pedido.
ASISTENTE DE
ALMACEN
2. Consulta stock en almacén.
AREA USUARIA
4. Requerimiento atendido con Vº Bº del Asistente de
Almacén
3. Si hay stock atiende a Usuario con nota de pedido.
5. Si no hay stock, elabora términos de referencia y adjunta
nota de pedido y tramita a Analista de Costos y Control
Presupuestal – Oficina de Contabilidad y Finanzas.
ANALISTA DE COSTOS Y
CONTROL PPTAL.
6. Asigna partida presupuestal y da Vº Bº a la Nota de
Pedido.
7. Devuelve al Area Usuaria expediente con Nota de
Pedido con respectivo VºBº y términos de referencia
para su tramite a Logística
8. Recepciona Nota de Pedido y términos de referencia.
AUXILIAR DE LOGISTICA
JEFE DE OFICINA DE
LOGISTICA
9.
Registra y tramita a Jefatura.
10. Determina proceso de compra según montos
establecidos por EF según Ley del Presupuesto del
Sector público aprobado para el año fiscal.
11. Con proveído tramita a Asistente Licitaciones y
Concursos.
V°B°
VERSION
43
3ra
FECHA
Junio del 2005
PROCESO
ADJUDICACION DIRECTA
CODIGO
SA/PLC – 03
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO :
3.1.
Adjudicación Directa Pública
Lograr que el proceso de Adjudicación Directa Pública se realice en forma
transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
HOJA
2/8
12. Recepción de expediente y determina el proceso de
licitación por el monto.
13. Verifica si el proceso se encuentra incluido en PAAC
aprobado. Si no está incluido se procede a solicitar
su inclusión ante CONSUCODE y PROMPYME.
14. Se ingresa al SEACE la Resolución y el proceso
incluido.
15. Propone el Comité Especial de Adjudicaciones
Directas Públicas.
16. Proyecta la Resolución de Gerencia General para
nombramiento de Comité Especial.
ASISTENTE
LICITACIONES Y
CONCURSOS.
17. Proyecta la Resolución de Gerencia General para
aprobación de expediente de licitación.
18. Gestiona Vº Bº para las Resoluciones de
nombramiento de Comité Especial y aprobación de
expediente, de las Jefaturas de Logística,
SubGerente de Asesoría Jurídica y Gerente de
Administración y Finanzas.
19. Gestiona aprobación de Resoluciones ante Gerente
General
20. Opera la página Web en SEACE-CONSUCODE, y
Registra datos en la Ficha Registro del proceso de
selección como los miembros del comité,
cronograma de ejecución del proceso y postores.
21. Organiza y tramita expediente a Comité Especial
adjuntando los términos de referencia, nota de
pedido y las resoluciones de aprobación de
expediente y nombramiento de Comité Especial.
V°B°
VERSION
44
3ra
FECHA
Junio del 2005
PROCESO
ADJUDICACION DIRECTA
CODIGO
SA/PLC – 03
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO :
3.1.
Adjudicación Directa Pública
Lograr que el proceso de Adjudicación Directa Pública se realice en forma
transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
COMITÉ ESPECIAL
22. Recibe Resolución
nombramiento
de
Gerencia
HOJA
3/8
General
de
23. Elabora Bases de proceso de selección.
24. Organiza, conduce y ejecuta el proceso hasta antes
de la suscripción del contrato.
ASISTENTE
LICITACIONES Y
CONCURSOS
25. La Convocatoria al proceso de Adjudicación Directa,
se realiza a través de su publicación en el SEACE,
así como en PROMPYME. Se ingresan las Bases en
el SEACE.
POSTORES
26. Adquisición de las Bases en el lugar especificado en
la convocatoria.
27. Si hay consultas, envío de consultas (tiempo: tres
días contados desde el día siguiente de la
Convocatoria de la recepción de bases y pasa al
Comité Especial para la absolución.
COMITÉ ESPECIAL
28. Absolución y Aclaración de consultas (Tiempo: tres
días de recibidas las consultas).
29. Tramita expediente al Asistente de Licitaciones y
Contratos.
ASISTENTE
LICITACIONES Y
CONCURSOS
30. Recepciona toma conocimiento e ingresa datos en el
SEACE sobre respuestas a la absolución y
aclaración de consultas de los Postores.
V°B°
VERSION
45
3ra
FECHA
Junio del 2005
PROCESO
ADJUDICACION DIRECTA
CODIGO
SA/PLC – 03
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO :
3.1.
Adjudicación Directa Pública
Lograr que el proceso de Adjudicación Directa Pública se realice en forma
transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
POSTORES
HOJA
4/8
31. Si no hay observación presentación de propuestas.
32. Si hay observación (Tiempo: tres días desde el
vencimiento del plazo para la absolución de
consultas) y va al Asistente de Licitaciones y
Contratos para respuestas.
ASISTENTE
LICITACIONES Y
CONCURSOS
33. Recepciona toma conocimiento e ingresa datos en el
SEACE sobre Observaciones de los Postores.
COMITÉ ESPECIAL
34. Evaluación de observaciones a las bases (Tiempo
máximo de tres días de recibidas las consultas).
35. Si acoge las consultas, notifica a los Postores a
través del SEACE y correos electrónicos.
36. Si no acoge las consultas, va a CONSUCODE,
dentro de los tres días siguientes de vencido el plazo
para absolverlas.
CONSUCODE
37. El consejo resolverá lo solicitado, tiempo máximo 10
días.
38. Decisión del Consejo, a través del pronunciamiento
que se publica en el SEACE.
V°B°
VERSION
46
3ra
FECHA
Junio del 2005
PROCESO
ADJUDICACION DIRECTA
CODIGO
SA/PLC – 03
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO :
3.1.
Adjudicación Directa Pública
Lograr que el proceso de Adjudicación Directa Pública se realice en forma
transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
COMITÉ ESPECIAL
HOJA
5/8
39. Integración de las bases (tiempo: un día).
40. Notifica la decisión de CONSUCODE a los postores.
41. No se puede continuar con la tramitación del
proceso, si no se han publicado las Bases
Integradas en el SEACE.
POSTORES
42. Presentación de propuestas.
COMITÉ ESPECIAL
43. Evaluación de propuestas técnicas y económicas.
44. Otorgamiento de Buena Pro y alcanza al Asistente
de Licitaciones y Concursos para publicación en el
SEACE indicando orden de calificación.
45. Notifica inmediatamente a los Postores con el acta
de otorgamiento de buena y cuadro de
calificación. Alcanza a Asistente de Licitaciones y
Concursos.
ASISTENTE
LICITACIONES Y
CONCURSOS
46. Registra buena pro y cuadro de calificación en
SEACE
JEFE OFICINA DE
LOGISTICA
48. Toma conocimiento y revisa Contrato y hace
firmar al Postor adjudicado en el tiempo señalado
por las normas vigentes.
47. Proyecta el Contrato y entrega al Jefe de Logística
para su Vº Bº.
49. Entrega Contrato a Postor adjudicado.
V°B°
VERSION
47
3ra
FECHA
Junio del 2005
PROCESO
ADJUDICACION DIRECTA
CODIGO
SA/PLC – 03
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO :
3.1.
Adjudicación Directa Pública
Lograr que el proceso de Adjudicación Directa Pública se realice en forma
transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
POSTORES
HOJA
6/8
50. Recepciona el contrato debidamente firmado.
51. Despacha y transporta bienes y suministro al
Almacén de SEDALIB S.A., en cumplimiento del
contrato en la calidad y oportunidad especificada.
52. Entrega al Asistente de Almacén los bienes y
suministros.
53. Emite y entrega Guías de Remisión y Facturas
para Vº Bº del Asistente de Almacén.
54. Interna los bienes y suministros chequeando estos
minuciosamente en forma física con los
comprobantes de pago.
ASISTENTE DE
ALMACEN
55. Simultáneamente convoca al Area Usuaria
responsable para verificar calidad de bienes y
suministros.
56. Da su Vº Bº a comprobantes de pago en señal de
conformidad y archiva copia de Guía de Remisión
destinatario y devuelve al postor los demás
comprobantes debidamente firmados y sellados.
POSTORES
57. Tramita Comprobantes de pago a Auxiliar de
Logística para su cancelación.
V°B°
VERSION
48
3ra
FECHA
Junio del 2005
PROCESO
ADJUDICACION DIRECTA
CODIGO
SA/PLC – 03
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO :
3.1.
Adjudicación Directa Pública
Lograr que el proceso de Adjudicación Directa Pública se realice en forma
transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
AUXILIAR DE LOGISTICA
HOJA
7/8
58. Recepciona y Registra Factura, adjunta contrato.
59. Organiza expediente archiva adecuadamente lo
que corresponda y tramita Factura al Jefe de
Logística para el Vº Bº.
60. Recepciona de Jefe de Logística copia de
Contrato y tramita a Asistente de Licitaciones y
Concursos.
JEFE OFICINA DE
LOGISTICA
61. Toma conocimiento, dá Vº Bº de Factura
62. Tramita a través del Auxiliar copia de Contrato al
Asistente de Licitaciones y Concursos.
63. Tramita a Auxiliar de Compras.
AUXILIAR DE COMPRAS
64. Procesa Factura en el Sistema de compras
interconectado con Contabilidad.
65. Alcanza comprobante de pago y Coordina con el
Analista de Control Presupuestal sobre afectación
a la ejecución presupuestal, contable y comunica
el ingreso de comprobante de pago al Sistema
Contable.
V°B°
VERSION
49
3ra
FECHA
Junio del 2005
PROCESO
ADJUDICACION DIRECTA
CODIGO
SA/PLC – 03
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO :
3.1.
Adjudicación Directa Pública
Lograr que el proceso de Adjudicación Directa Pública se realice en forma
transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
ASISTENTE
LICITACIONES Y
CONCURSOS
HOJA
8/8
66. Recepciona copia de contrato del postor
adjudicado del Auxiliar de Compras, adjuntando al
expediente del proceso.
67. Ingresa datos en el SEACE.
68. Ordena expediente una vez concluido el proceso
de selección y procede a archivar en forma
adecuada y oportuna.
ANALISTA DE CONTROL
PRESUPUESTAL
69. Coordina con Auxiliar de Compras sobre
afectación a la ejecución presupuestal y contable.
70. Toma conocimiento del ingreso de comprobante
de pago vía Sistema Contable.
71. Codifica factura procesada y pasa a Tesorería
para su cancelación al proveedor.
72. TERMINO
V°B°
VERSION
50
3ra
FECHA
Junio del 2005
3.2.
Adjudicación Directa Selectiva
51
PROCESO
ADJUDICACION DIRECTA
CODIGO
SA/PLC – 03
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO :
3.2.
Adjudicación Directa Selectiva
Lograr que el proceso de Adjudicación Directa Selectiva se realice en forma
transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
HOJA
1/8
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
CARGO
TIEMPO
DESCRIPCION
AREA USUARIA
1. Entrega Requerimiento de Bienes y/o Suministros a
Almacén a través de la nota de pedido.
ASISTENTE DE
ALMACEN
2. Consulta stock en almacén.
AREA USUARIA
3. Si hay stock atiende a Usuario con nota de pedido.
4. Requerimiento atendido con Vº Bº del Asistente de
Almacén
5. Si no hay stock, elabora términos de referencia y
adjunta nota de pedido y tramita a Analista de
Costos y Control Presupuestal – Oficina de
Contabilidad y Finanzas.
ANALISTA DE COSTOS Y
CONTROL PPTAL.
6. Asigna partida presupuestal y da Vº Bº a la Nota de
Pedido.
7. Devuelve al Área Usuaria expediente con Nota de
Pedido con respectivo VºBº y términos de referencia
para su tramite a Logística
8. Recepciona
referencia.
AUXILIAR DE LOGISTICA
JEFE DE OFICINA DE
LOGISTICA
9.
Nota
de
Pedido
y
términos
de
Registra y tramita a Jefatura.
10. Determina proceso de compra según montos
establecidos por EF según Ley del Presupuesto del
Sector público aprobado para el año fiscal.
11. Con proveído tramita a Asistente Licitaciones y
Concursos.
V°B°
VERSION
52
3ra
FECHA
Junio del 2005
PROCESO
ADJUDICACION DIRECTA
CODIGO
SA/PLC – 03
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO :
3.2.
Adjudicación Directa Selectiva
Lograr que el proceso de Adjudicación Directa Selectiva se realice en forma
transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
HOJA
2/8
12. Recepción de expediente y determina el proceso de
licitación por el monto.
13. Verifica si el proceso se encuentra incluido en PAAC
aprobado. Si no está incluido se procede a solicitar
su inclusión ante CONSUCODE y PROMPYME.
14. Se ingresa al SEACE la Resolución y el proceso
incluido.
15. Propone el Comité Especial de Adjudicaciones
Directas Selectivas.
16. Proyecta la Resolución de Gerencia General para
nombramiento de Comité Especial.
ASISTENTE
LICITACIONES Y
CONCURSOS.
17. Proyecta la Resolución de Gerencia General para
aprobación de expediente de licitación.
18. Gestiona Vº Bº para las Resoluciones de
nombramiento de Comité Especial y aprobación de
expediente, de las Jefaturas de Logística,
SubGerente de Asesoría Jurídica y Gerente de
Administración y Finanzas.
19. Gestiona aprobación de Resoluciones ante Gerente
General
20. Opera la página Web en SEACE-CONSUCODE, y
Registra datos en la Ficha Registro del proceso de
selección como los miembros del comité,
cronograma de ejecución del proceso y postores.
21. Organiza y tramita expediente a Comité Especial
adjuntando los términos de referencia, nota de
pedido y las resoluciones de aprobación de
expediente y nombramiento de Comité Especial.
V°B°
VERSION
53
3ra
FECHA
Junio del 2005
PROCESO
ADJUDICACION DIRECTA
CODIGO
SA/PLC – 03
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO :
3.2.
Adjudicación Directa Selectiva
Lograr que el proceso de Adjudicación Directa Selectiva se realice en forma
transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
COMITÉ ESPECIAL
22. Recibe Resolución
nombramiento
de
Gerencia
HOJA
3/8
General
de
23. Elabora Bases de proceso de selección.
24. Organiza, conduce y ejecuta el proceso hasta antes
de la suscripción del contrato.
ASISTENTE
LICITACIONES Y
CONCURSOS
25. La Convocatoria al proceso de Adjudicación Directa,
se realiza a través de su publicación en el SEACE,
así como en PROMPYME. Se ingresan las Bases en
el SEACE.
POSTORES
26. Adquisición de las Bases en el lugar especificado en
la convocatoria.
27. Si hay consultas, envío de consultas (tiempo: tres
días contados desde el día siguiente de la
Convocatoria de la recepción de bases y pasa al
Comité Especial para la absolución.
COMITÉ ESPECIAL
28. Absolución y Aclaración de consultas (Tiempo: tres
días de recibidas las consultas).
29. Tramita expediente al Asistente de Licitaciones y
Contratos.
ASISTENTE
LICITACIONES Y
CONCURSOS
30. Recepciona toma conocimiento e ingresa datos en el
SEACE sobre respuestas a la absolución y
aclaración de consultas de los Postores.
V°B°
VERSION
54
3ra
FECHA
Junio del 2005
PROCESO
ADJUDICACION DIRECTA
CODIGO
SA/PLC – 03
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO :
3.2.
Adjudicación Directa Selectiva
Lograr que el proceso de Adjudicación Directa Selectiva se realice en forma
transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
POSTORES
HOJA
4/8
31. Si no hay observación presentación de propuestas.
32. Si hay observación (Tiempo: tres días desde el
vencimiento del plazo para la absolución de
consultas) y va al Asistente de Licitaciones y
Contratos para respuestas.
ASISTENTE
LICITACIONES Y
CONCURSOS
33. Recepciona toma conocimiento e ingresa datos en el
SEACE sobre Observaciones de los Postores.
COMITÉ ESPECIAL
34. Evaluación de observaciones a las bases (Tiempo
máximo de tres días de recibidas las consultas).
35. Si acoge las consultas, notifica a los Postores a
través del SEACE y correos electrónicos.
36. Si no acoge las consultas, va a CONSUCODE,
dentro de los tres días siguientes de vencido el plazo
para absolverlas.
CONSUCODE
37. El consejo resolverá lo solicitado, tiempo máximo 10
días.
38. Decisión del Consejo, a través del pronunciamiento
que se publica en el SEACE.
V°B°
VERSION
55
3ra
FECHA
Junio del 2005
PROCESO
ADJUDICACION DIRECTA
CODIGO
SA/PLC – 03
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO :
3.2.
Adjudicación Directa Selectiva
Lograr que el proceso de Adjudicación Directa Selectiva se realice en forma
transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
COMITÉ ESPECIAL
HOJA
5/8
39. Integración de las bases (tiempo: un día).
40. Notifica la decisión de CONSUCODE a los postores.
41. No se puede continuar con la tramitación del
proceso, si no se han publicado las Bases
Integradas en el SEACE.
POSTORES
42. Presentación de propuestas.
COMITÉ ESPECIAL
43. Evaluación de propuestas técnicas y económicas.
44. Otorgamiento de Buena Pro y alcanza al Asistente
de Licitaciones y Concursos para publicación en el
SEACE indicando orden de calificación.
45. Notifica inmediatamente a los Postores con el acta
de otorgamiento de buena y cuadro de
calificación. Alcanza a Asistente de Licitaciones y
Concursos.
ASISTENTE
LICITACIONES Y
CONCURSOS
46. Registra buena pro y cuadro de calificación en
SEACE
JEFE OFICINA DE
LOGISTICA
48. Toma conocimiento y revisa Contrato y hace
firmar al Postor adjudicado en el tiempo señalado
por las normas vigentes.
47. Proyecta el Contrato y entrega al Jefe de Logística
para su Vº Bº.
49. Entrega Contrato a Postor adjudicado.
V°B°
VERSION
56
3ra
FECHA
Junio del 2005
PROCESO
ADJUDICACION DIRECTA
CODIGO
SA/PLC – 03
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO :
3.2.
Adjudicación Directa Selectiva
Lograr que el proceso de Adjudicación Directa Selectiva se realice en forma
transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
POSTORES
HOJA
6/8
50. Recepciona el contrato debidamente firmado.
51. Despacha y transporta bienes y suministro al
Almacén de SEDALIB S.A., en cumplimiento del
contrato en la calidad y oportunidad especificada.
52. Entrega al Asistente de Almacén los bienes y
suministros.
53. Emite y entrega Guías de Remisión y Facturas
para Vº Bº del Asistente de Almacén.
54. Interna los bienes y suministros chequeando estos
minuciosamente en forma física con los
comprobantes de pago.
ASISTENTE DE
ALMACEN
55. Simultáneamente convoca al Area Usuaria
responsable para verificar calidad de bienes y
suministros.
56. Da su Vº Bº a comprobantes de pago en señal de
conformidad y archiva copia de Guía de Remisión
destinatario y devuelve al postor los demás
comprobantes debidamente firmados y sellados.
POSTORES
57. Tramita Comprobantes de pago a Auxiliar de
Logística para su cancelación.
V°B°
VERSION
57
3ra
FECHA
Junio del 2005
PROCESO
ADJUDICACION DIRECTA
CODIGO
SA/PLC – 03
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO :
3.2.
Adjudicación Directa Selectiva
Lograr que el proceso de Adjudicación Directa Selectiva se realice en forma
transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
AUXILIAR DE LOGISTICA
HOJA
7/8
58. Recepciona y Registra Factura, adjunta contrato.
59. Organiza expediente archiva adecuadamente lo
que corresponda y tramita Factura al Jefe de
Logística para el Vº Bº.
60. Recepciona de Jefe de Logística copia de
Contrato y tramita a Asistente de Licitaciones y
Concursos.
JEFE OFICINA DE
LOGISTICA
61. Toma conocimiento, dá Vº Bº de Factura
62. Tramita a través del Auxiliar copia de Contrato al
Asistente de Licitaciones y Concursos.
63. Tramita a Auxiliar de Compras.
AUXILIAR DE COMPRAS
64. Procesa Factura en el Sistema de compras
interconectado con Contabilidad.
65. Alcanza comprobante de pago y Coordina con el
Analista de Control Presupuestal sobre afectación
a la ejecución presupuestal, contable y comunica
el ingreso de comprobante de pago al Sistema
Contable.
V°B°
VERSION
58
3ra
FECHA
Junio del 2005
PROCESO
ADJUDICACION DIRECTA
CODIGO
SA/PLC – 03
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO :
3.2.
Adjudicación Directa Selectiva
Lograr que el proceso de Adjudicación Directa Selectiva se realice en forma
transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes.
ASISTENTE
LICITACIONES Y
CONCURSOS
HOJA
3/8
66. Recepciona copia de contrato del postor
adjudicado del Auxiliar de Compras, adjuntando al
expediente del proceso.
67. Ingresa datos en el SEACE.
68. Ordena expediente una vez concluido el proceso
de selección y procede a archivar en forma
adecuada y oportuna.
ANALISTA DE CONTROL
PRESUPUESTAL
69. Coordina con Auxiliar de Compras sobre
afectación a la ejecución presupuestal y contable.
70. Toma conocimiento del ingreso de comprobante
de pago vía Sistema Contable.
71. Codifica factura procesada y pasa a Tesorería
para su cancelación al proveedor.
72. TERMINO
V°B°
VERSION
59
3ra
FECHA
Junio del 2005
4. ADJUDICACION DE MENOR CUANTIA
4.1.
Adjudicación de Menor Cuantía (Adquisición de Bienes,
Suministros y Servicios)
60
4.1.
Adjudicación de Menor Cuantía (Adquisición de Bienes,
Suministros y Servicios)
61
PROCESO
ADJUDICACION DIRECTA
CODIGO
SA/PAMC – 04
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
4.1. Adjudicación de Menor Cuantía
(Adquisición de Bienes, Suministros y Servicios)
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la Adquisición de
Bienes y Suministros, Contratación de Servicios, Consultoría y Arrendamientos, en
Procesos de Menor Cuantía.
HOJA
1/7
1. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
CARGO
TIEMPO
DESCRIPCION
AREA USUARIA
10´
1. Requerimiento de Bienes y/o Suministros a Almacén
Central.
ASISTENTE DE
ALMACEN
4´
2. Consulta stock en almacén.
3. Si hay stock atiende a Usuario.
4. Requerimiento atendido
AREA USUARIA
15´
5. Si no hay stock, elaboración Nota de Pedido
6. Si hay activo fijo, autorización Gerente
Administración y Finanzas pasa a Almacén.
de
7. Si no hay activo fijo pasa a Almacén.
ASISTENTE DE
ALMACEN
3´
8. Verifica si Pedido esta en el Plan Anual de
Adquisiciones.
9. Si no esta OK, pasa al área usuaria para gestionar
transferencia de partida presupuestal e incorporar en
el Plan Anual de Adquisiciones.
AREA USUARIA
2 días
10. Gestionar ante la Gerencia de Desarrollo Empresarial
/ Jefatura Oficina de Planificación y Presupuesto la
inclusión de su requerimiento y/o solicitará
autorización a la Gerencia de Administración y
Finanzas. Pasa la Almacén para su consolidación.
V°B°
VERSION
62
3ra
FECHA
Junio 2005
PROCESO
ADJUDICACION DIRECTA
CODIGO
SA/PAMC – 04
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
4.1. Adjudicación de Menor Cuantía
(Adquisición de Bienes, Suministros y Servicios)
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la Adquisición de
Bienes y Suministros, Contratación de Servicios, Consultoría y Arrendamientos, en
Procesos de Menor Cuantía.
HOJA
2/7
ASISTENTE DE
ALMACEN
5´
11. Si esta OK, consolidación de Requerimientos
recibidos y elaboración de Nota de Pedido general,
por lote y por familia, pasa a Contabilidad.
ANALISTA DE COSTOS Y
CONTROL PPTAL.
5´
12. Toma conocimiento de Nota de Pedido y asigna
partida presupuestal, coloca su V°B°.
13. Entrega a Auxiliar de Logística.
AUXILIAR DE LOGISTICA
5´
14. Recepciona, registra Nota de Pedido.
15. Alcanza Nota de Pedido al Jefe Logística para su
Vº Bº y conformidad.
JEFE OFICINA DE
LOGISTICA
5´
16. Da Vº Bº y conformidad a Nota de Pedido.
ASISTENTE DE
COMPRAS
5´
18. Recepciona Nota de pedido y dispone elaboración de
solicitudes de cotización a proveedores al Auxiliar de
Compras para compras mayores de 1 UIT.
AREA USUARIA
1 día
19. Prepara términos de referencia para elaboración de
Bases mayores a 1 UIT - Vº Bº Jefatura.
17. Tramita a Asistente de Compras.
V°B°
VERSION
63
3ra
FECHA
Junio 2005
PROCESO
ADJUDICACION DIRECTA
CODIGO
SA/PAMC – 04
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
4.1. Adjudicación de Menor Cuantía
(Adquisición de Bienes, Suministros y Servicios)
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la Adquisición de
Bienes y Suministros, Contratación de Servicios, Consultoría y Arrendamientos, en
Procesos de Menor Cuantía.
ASISTENTE DE
COMPRAS
1 día
HOJA
3/7
20. Recepciona Nota de Pedido y términos de referencia
para elaboración de las Bases.
21. Para la compras de Bienes y Servicios mayores a 01
UIT (S/. 3,300.00 nuevos soles) se adjuntarán los
términos de referencia preparados por el área usuaria
para la elaboración de las bases.
22. Adicionalmente para las compras mayores a 04 UIT,
se harán las INVITACIONES VÍA CARTA al
proveedor y se comunicará a PROMPYME, en el
momento del proceso de selección.
23. Prepara invitaciones e indica al Auxiliar de Compras
ingresar al SEACE.
24. Tramita las cotizaciones a Postores dentro del plazo
establecido.
POSTORES
1 día
25. Recepción de invitaciones teniendo un plazo de tres
días para presentación de propuestas.
26. .Envía propuestas
AUXILIAR DE LOGISTICA
(SECRETARIA)
5´
27. Recepciona, registra Propuestas
ASISTENTE DE
COMPRAS
5´
28. Convoca a responsable de área usuaria para apertura
de sobres.
V°B°
VERSION
64
3ra
FECHA
Junio 2005
PROCESO
ADJUDICACION DIRECTA
CODIGO
SA/PAMC – 04
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
4.1. Adjudicación de Menor Cuantía
(Adquisición de Bienes, Suministros y Servicios)
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la Adquisición de
Bienes y Suministros, Contratación de Servicios, Consultoría y Arrendamientos, en
Procesos de Menor Cuantía.
AUXILIAR DE COMPRAS
30´
HOJA
4/7
29. Recepciona y registra en el Sistema SEACE, la
relación de propuestas del proceso de selección
convocado.
30. Imprime
FORMATO
DE
REGISTRO
PROPUESTAS RECEPCIONADAS del SEACE.
AREA USUARIA
ASISTENTE DE
COMPRAS
1 hora
DE
31. Participa con Asistente de Compras en apertura de
sobres para determinar postor adjudicado.
32. Evalúan y califican propuestas
33. Se aprueba propuesta técnica (Sobre Nº 1) para
evaluación de parámetros indicados en las bases.
34. Se asignan puntajes por postor
35. Si pasa el parámetro de 80 puntos, califica el postor y
se procede a la apertura de la Propuesta Económica
(Sobre Nº 2)
36. Se procede a calificar la propuesta económica con la
aplicación de la formula Pi =(OM x PM pe) / Oi
Donde:
Pi = Puntaje de la Oferta económica
Oi =Oferta económica del postor
OM =Oferta económica de monto o precio mas bajo.
PMpe= Puntaje máximo de la propuesta económica.
i
= Propuesta.
37. Evaluar los puntajes totales del postor o postores del
proceso de selección.
V°B°
VERSION
65
3ra
FECHA
Junio 2005
PROCESO
ADJUDICACION DIRECTA
CODIGO
SA/PAMC – 04
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
4.1. Adjudicación de Menor Cuantía
(Adquisición de Bienes, Suministros y Servicios)
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la Adquisición de
Bienes y Suministros, Contratación de Servicios, Consultoría y Arrendamientos, en
Procesos de Menor Cuantía.
HOJA
5/7
38. Consolidación y elaboración de cuadros de
calificación técnica y puntaje total según corresponda.
39. Calificación del postor ganador o adjudicado.
40. Se procede a dar conformidad al acto de evaluación
con las firmas y sellos del Asistente de Compras y el
responsable del área Usuaria
41. Culmina y se cierra el proceso de evaluación.
ASISTENTE DE
COMPRAS
5´
42. Dispone al Auxiliar de Compras el ingreso de los
datos del o los postores adjudicados al sistema
SEACE (Sistema electrónico de adquisiciones y
contrataciones del estado).
AUXILIAR DE COMPRAS
30´
43. Ingresa los datos al SEACE, imprime formatos de
otorgamiento de la Buena Pro y entrega al Asistente
de Compras.
ASISTENTE DE
COMPRAS
5 días
44. Revisa y custodia expediente a la espera del plazo
establecido por ley (05 días hábiles para
consentimiento) a efectos de absolver posibles
impugnaciones.
45. Concluido el plazo de consentimiento (05 cinco días
hábiles) se dispone mediante proveído la elaboración
de la orden de compra al Auxiliar de Compras.
V°B°
VERSION
66
3ra
FECHA
Junio 2005
PROCESO
ADJUDICACION DIRECTA
CODIGO
SA/PAMC – 04
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
4.1. Adjudicación de Menor Cuantía
(Adquisición de Bienes, Suministros y Servicios)
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la Adquisición de
Bienes y Suministros, Contratación de Servicios, Consultoría y Arrendamientos, en
Procesos de Menor Cuantía.
HOJA
6/7
AUXILIAR DE COMPRAS
15´
46. Elabora y alcanza Orden de Compra a Asistente de
Compras.
ASISTENTE DE
COMPRAS
5´
47. Firma y sella Orden de Compra de bienes o servicios
y tramita a jefe de Oficina de Logística.
JEFE OFICINA DE
LOGISTICA
5´
48. Recepciona Orden de Compra de bienes o servicios y
tramita al Asistente de Compras.
ASISTENTE DE
COMPRAS
5´
49. Entrega Orden de Compra al postor adjudicado.
POSTOR
Variado
50. Recepciona orden de compra u orden de servicio para
la atención correspondiente.
51. Si es orden de compra de bienes o suministros, se
interna en Almacén Central en los plazos
establecidos.
52. Si es orden de servicios se presenta ante el área
usuaria para realizar el trabajo respectivo.
ASISTENTE DE
ALMACEN
53. Recepciona y verifica guía de remisión, factura y
bienes o suministros a internar.
54. Da conformidad y Vº Bº en la guía de remisión y
factura y tramita a Auxiliar de Logística.
V°B°
VERSION
67
3ra
FECHA
Junio 2005
PROCESO
ADJUDICACION DIRECTA
CODIGO
SA/PAMC – 04
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
4.1. Adjudicación de Menor Cuantía
(Adquisición de Bienes, Suministros y Servicios)
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la Adquisición de
Bienes y Suministros, Contratación de Servicios, Consultoría y Arrendamientos, en
Procesos de Menor Cuantía.
AUXILIAR DE LOGISTICA
7/7
55. Recepciona y registra comprobantes de pago.
56. Tramita comprobantes
Compras.
AUXILIAR DE COMPRAS
HOJA
30´
de
pago
a
Auxiliar
de
57. Recepciona comprobantes de pago y registra en el
Sistema de Compras para el procesamiento contable.
Anota monto facturado para programación de pagos.
58. Coordina con Tesorería programación de pago de
proveedores y pasa a Tesorería para cancelación de
factura.
59. Emite reporte de comprobante de pago
60. Tramita a Asistente de Compras y Jefe de Logística
para Vº Bº respectivo.
61. Organiza expediente adjuntando orden de compra,
factura, reporte de comprobantes de pago pasando a:
ASISTENTE DE COSTOS Y
CONTROL PRESUPUESTAL
5´
62. Codifica y afecta a la partida pptal y contablemente.
63. Codifica factura procesada y pasa a Tesorería para la
cancelación de factura,
POSTOR
Variado
64. Cobra factura.
65. TERMINO
V°B°
VERSION
68
3ra
FECHA
Junio 2005
4.2.
Adjudicación de Menor Cuantía (Adquisición de Servicios de
Publicidad)
69
PROCESO
ADJUDICACION DIRECTA
CODIGO
SA/PAMC – 04
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
1.
4.2. Adjudicación de Menor Cuantía
(Adquisición de Servicios de Publicidad)
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la Contratación de
Servicios, Consultoría y Arrendamientos, en Procesos de Menor Cuantía.
HOJA
1/7
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
CARGO
TIEMPO
DESCRIPCION
TECNICO OFICINA DE
IMAGEN INSTITUCIONAL
5´
1. Elabora Nota de Pedido, en coordinación con su
Jefatura y se asegura de que exista Partida
Presupuestal.
ASISTENTE DE
ALMACEN
3´
2. Verifica si Pedido está en el Plan Anual de
Adquisiciones de Servicios.
3. Si no esta OK, la Oficina de Imagen Institucional
gestiona transferencia de partida presupuestal.
JEFE OFICINA DE
IMAGEN INSTITUCIONAL
2 días
4. Gestionar ante la Gerencia de Desarrollo Empresarial
/ Jefatura Oficina de Planificación y Presupuesto la
inclusión de su requerimiento y/o solicitará
autorización a la Gerencia de Administración y
Finanzas. Pasa al Almacén para su consolidación.
ANALISTA DE COSTOS Y
CONTROL PPTAL.
5´
5. Toma conocimiento de Nota de Pedido y asigna
partida presupuestal, coloca su V°B°.
6. Entrega a Auxiliar de Logística.
VERSION
V°B°
70
3ra
FECHA
Junio 2005
PROCESO
ADJUDICACION DIRECTA
CODIGO
SA/PAMC – 04
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
4.2. Adjudicación de Menor Cuantía
(Adquisición de Servicios de Publicidad)
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la Contratación de
Servicios, Consultoría y Arrendamientos, en Procesos de Menor Cuantía.
AUXILIAR DE LOGISTICA
5´
HOJA
2/7
7. Recepciona, registra Nota de Pedido.
8. Alcanza Nota de Pedido al Jefe Logística para su
Vº Bº y conformidad.
JEFE OFICINA DE
LOGISTICA
5´
9. Da Vº Bº y conformidad a Nota de Pedido.
ASISTENTE DE
COMPRAS
5´
11. Recepciona Nota de pedido y dispone elaboración de
solicitudes de cotización a proveedores al Auxiliar de
Compras para compras mayores de 1 UIT.
TECNICO OFICINA DE
IMAGEN INSTITUCIONAL
1 día
12. Elabora Orden de Avisaje para el medio de
comunicación, a fin de ejecutar el servicio.
10. Tramita a Asistente de Compras.
13. Presenta a su Jefatura para Vº Bº.
JEFE OFICINA DE
IMAGEN INSTITUCIONAL
1 día
14. Prepara términos de referencia para elaboración de
Bases mayores a 1 UIT - Vº Bº Jefatura y adjunta
Orden de Avisaje, tramitando a Asistente de
Compras.
VERSION
V°B°
71
3ra
FECHA
Junio 2005
PROCESO
ADJUDICACION DIRECTA
CODIGO
SA/PAMC – 04
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
4.2. Adjudicación de Menor Cuantía
(Adquisición de Servicios de Publicidad)
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la Contratación de
Servicios, Consultoría y Arrendamientos, en Procesos de Menor Cuantía.
ASISTENTE DE
COMPRAS
1 día
HOJA
3/7
15. Recepciona Nota de Pedido y términos de referencia
para elaboración de las Bases., mas Orden de Avisaje
16. Para la compras de Servicios de Publicidad mayores
a 01 UIT (S/. 3,300.00 nuevos soles) se adjuntarán
los términos de referencia preparados por el Jefe de
la Oficina de Imagen Institucional.
17. Adicionalmente para las compras mayores a 04 UIT,
se harán las INVITACIONES VÍA CARTA al
proveedor y se comunicará a PROMPYME, en el
momento del proceso de selección.
18. Prepara invitaciones e indica al Auxiliar de Compras
ingresar al SEACE.
19. Tramita las cotizaciones a Postores dentro del plazo
establecido.
POSTORES
1 día
20. Recepción de invitaciones teniendo un plazo de tres
días para presentación de propuestas.
21. .Envía propuestas
AUXILIAR DE LOGISTICA
5´
22. Recepciona, registra Propuestas
ASISTENTE DE
COMPRAS
5´
23. Convoca a Jefe Oficina Imagen Institucional para
apertura de sobres.
AUXILIAR DE COMPRAS
30´
24. Recepciona y registra en el Sistema SEACE, la
relación de propuestas del proceso de selección
convocado.
25. Imprime
FORMATO
DE
REGISTRO
PROPUESTAS RECEPCIONADAS del SEACE.
VERSION
V°B°
72
3ra
FECHA
DE
Junio 2005
PROCESO
ADJUDICACION DIRECTA
CODIGO
SA/PAMC – 04
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
4.2. Adjudicación de Menor Cuantía
(Adquisición de Servicios de Publicidad)
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la Contratación de
Servicios, Consultoría y Arrendamientos, en Procesos de Menor Cuantía.
JEFE OFICINA DE
IMAGEN INSTITUCIONAL
1 hora
HOJA
4/7
26. Participa con Asistente de Compras en apertura de
sobres para determinar postor adjudicado.
27. Evalúan y califican propuestas
28. Se aprueba propuesta técnica (Sobre Nº 1) para
evaluación de parámetros indicados en las bases.
29. Se asignan puntajes por postor
30. Si pasa el parámetro de 80 puntos, califica el postor y
se procede a la apertura de la Propuesta Económica
(Sobre Nº 2)
31. Se procede a calificar la propuesta económica con la
aplicación de la formula Pi =(OM x PM pe) / Oi
Donde:
Pi = Puntaje de la Oferta económica
Oi =Oferta económica del postor
OM =Oferta económica de monto o precio mas bajo.
PMpe= Puntaje máximo de la propuesta económica.
i
= Propuesta.
32. Evaluar los puntajes totales del postor o postores del
proceso de selección.
33. Consolidación y elaboración de cuadros de
calificación técnica y puntaje total según corresponda.
34. Calificación del postor ganador o adjudicado.
35. Se procede a dar conformidad al acto de evaluación
con las firmas y sellos del Asistente de Compras y el
responsable del área Usuaria
36. Culmina y se cierra el proceso de evaluación.
VERSION
V°B°
73
3ra
FECHA
Junio 2005
PROCESO
ADJUDICACION DIRECTA
CODIGO
SA/PAMC – 04
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
4.2. Adjudicación de Menor Cuantía
(Adquisición Servicios de Publicidad)
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la Contratación de
Servicios de Publicidad, en Procesos de Menor Cuantía.
HOJA
5/7
ASISTENTE DE
COMPRAS
5´
37. Dispone al Auxiliar de Compras el ingreso de los
datos del o los postores adjudicados al sistema
SEACE (Sistema electrónico de adquisiciones y
contrataciones del estado).
AUXILIAR DE COMPRAS
30´
38. Ingresa los datos al SEACE, imprime formatos de
otorgamiento de la Buena Pro y entrega al Asistente
de Compras.
ASISTENTE DE
COMPRAS
5 días
39. Revisa y custodia expediente a la espera del plazo
establecido por ley (05 días hábiles para
consentimiento) a efectos de absolver posibles
impugnaciones.
40. Concluido el plazo de consentimiento (05 cinco días
hábiles) se dispone mediante proveído la elaboración
de la orden de compra al Auxiliar de Compras.
AUXILIAR DE COMPRAS
15´
41. Elabora y alcanza Orden de Servicio a Asistente de
Compras.
ASISTENTE DE
COMPRAS
5´
42. Firma y sella Orden de Servicio y tramita a jefe de
Oficina de Logística.
JEFE OFICINA DE
LOGISTICA
5´
43. Recepciona Orden de Servicio y tramita al Asistente
de Compras.
ASISTENTE DE
COMPRAS
5´
44. Entrega Orden de Servicio y Orden de Avisaje al
postor adjudicado.
VERSION
V°B°
74
3ra
FECHA
Junio 2005
PROCESO
ADJUDICACION DIRECTA
CODIGO
SA/PAMC – 04
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
4.2. Adjudicación de Menor Cuantía
(Adquisición Servicios de Publicidad)
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la Contratación de
Servicios de Publicidad, en Procesos de Menor Cuantía.
POSTOR (MEDIOS DE
COMUNICACIÓN)
Variado
HOJA
6/7
45. Recepciona orden de Servicio para la atención
correspondiente.
46. Se presenta ante el Jefe Oficina de Imagen
Institucional para realizar el trabajo respectivo.
47. Tramita Factura y Orden de Avisaje a SEDALIB S.A.
vía Trámite Documentario.
TECNICO OFICINA
IMAGEN INSTITUCIONAL
48. Recepciona Factura con Orden de Avisaje.
JEFE OFICINA IMAGEN
INSTITUCIONAL
50. Da Vº Bº a Factura del Medio de Comunicación,
previa conformidad del servicio de acuerdo a la Orden
de Avisaje.
49. Hace visar Factura por su Jefatura.
51. Tramita a través de Técnico
Institucional a Auxiliar de Logística.
AUXILIAR DE LOGISTICA
Oficina
Imagen
52. Recepciona y registra comprobantes de pago.
53. Tramita comprobantes
Compras.
VERSION
V°B°
75
3ra
de
pago
FECHA
a
Auxiliar
de
Junio 2005
PROCESO
ADJUDICACION DIRECTA
CODIGO
SA/PAMC – 04
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
4.2. Adjudicación de Menor Cuantía
(Adquisición Servicios de Publicidad)
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la Contratación de
Servicios de Publicidad, en Procesos de Menor Cuantía.
AUXILIAR DE COMPRAS
30´
HOJA
7/7
54. Recepciona comprobantes de pago y registra en el
Sistema de Compras para el procesamiento contable.
Anota monto facturado para programación de pagos.
55. Coordina con Tesorería programación de pago de
proveedores y pasa a Tesorería para cancelación de
factura.
56. Emite reporte de comprobante de pago
57. Tramita a Asistente de Compras y Jefe de Logística
para Vº Bº respectivo.
58. Organiza expediente adjuntando orden de compra,
factura, reporte de comprobantes de pago pasando a:
ASISTENTE DE COSTOS Y
CONTROL PRESUPUESTAL
5´
59. Codifica y afecta a la partida pptal y contablemente.
60. Codifica factura procesada y pasa a Tesorería para la
cancelación de factura,
POSTOR
Variado
61. Cobra factura.
62. TERMINO
VERSION
V°B°
76
3ra
FECHA
Junio 2005
5. ADQUISICION DE CAJA CHICA
5.1.
Adquisición de Bienes y Suministros
77
5.1.
Adquisición de Bienes y Suministros
78
PROCESO
ADJUDICACION DIRECTA
CODIGO
SA/PAMC – 05
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
5.1. Adquisición de Caja Chica
(Adquisición de Bienes y Suministros)
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la Adquisición de
Bienes y Suministros, Contratación de Servicios, Consultoría y Arrendamientos, en
Proceso de Caja Chica.
HOJA
1/ 2
1. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
CARGO
TIEMPO
DESCRIPCION
AREA USUARIA
1. Requerimiento de Bienes y/o Suministros a Almacén
Central.
ASISTENTE DE ALMACEN
2. Consulta stock en almacén.
3. Si hay stock atiende a Usuario.
AREA USUARIA
4. Requerimiento atendido
5. Si no hay stock, elaboración Nota de Pedido y pasa
al Asistente de Compras.
ASISTENTE DE COMPRAS
6. Recepción, verificación, conformidad, Nota de pedido
carácter urgente, si Monto <= a S/. 300.
ASISTENTE DE COMPRAS
7. Adquisición por Caja chica, se deberá solicitar factura
respectiva.
AREA USUARIA
8. Verifica calidad de materiales, firma factura y vale de
salida de almacén y pasa al Asistente de Compras
para la rendición de adquisiciones.
ASISTENTE DE COMPRAS
9. Rendición Adquisiciones por Caja Chica facturas,
vales de salida firmadas por el área usuaria y pasa a
Tesorería.
V°B°
VERSION
79
3ra
FECHA
Junio 2005
PROCESO
ADJUDICACION DIRECTA
CODIGO
SA/PAMC – 05
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
5.1. Adquisición de Caja Chica
(Adquisición de Bienes y Suministros)
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la Adquisición de
Bienes y Suministros, Contratación de Servicios, Consultoría y Arrendamientos, en
Proceso de Caja Chica.
TESORERIA
HOJA
2/ 2
10. Verificación, rendición de cuentas.
11. Elaboración de rendición compras colectivas y pasa
al Auxiliar de Compras.
AUXILIAR DE COMPRAS
12. Elaboración de rendición compras colectivas bienes y
servicios, pasa al Asistente de compras.
ASISTENTE DE COMPRAS
13. Autorización de Rendición de Compras Colectivas
Bienes y Servicios y pasa al Auxiliar de Compras.
AUXILIAR DE COMPRAS
14. Recepción y separación de órdenes colectivas de
bienes y pasa al Almacén.
ALMACEN CENTRAL
15. Recepción y firma vales de salida de materiales y
pasa al Auxiliar de Compras.
.
AUXILIAR DE COMPRAS
16. Consolidación Ordenes de Compra colectivas Bienes
y Servicios, pasa a Contabilidad.
CONTABILIDAD
17. Codifica y efectúa los asientos contables, pasa a
Tesorería.
TESORERIA
18. Rembolsar por concepto Adquisición por Caja Chica.
19. Termino.
V°B°
VERSION
80
3ra
FECHA
Junio 2005
V. DESARROLLO DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACEN
81
1. PROCEDIMIENTO:
ELABORACION DEL PLAN ANUAL DE
ADQUISICIONES
82
PROCESO
ALMACEN
CODIGO
SA/PAL – 01
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
1)
ELABORACION DEL “PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES”
Describir la secuencia ordenada de actividades que se llevan a cabo actualmente
en la formulación, elaboración y aprobación del Plan Anual de Adquisiciones para
SEDALIB S.A.
HOJA
1/ 2
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
CARGO
COMITÉ FORMULADOR
PLAN ANUAL DE
ADQUISICIONES
TIEMPO
3 días
DESCRIPCION
1. Se nombra mediante Resolución de Gerencia
General al Comité, el mismo que tendrá como
miembro nato al Responsable de Compras. El
Comité se desempeñará dentro del marco de los
dispositivos legales vigentes.
2. Comunica a las áreas el inicio de la elaboración del
Plan Anual de Adquisiciones y dispone que las áreas
de la empresa determinen sus consumos anuales.
AREAS DE SEDALIB S.A.
8 días
3. Determinan sus requerimientos anuales, en forma
COMITÉ FORMULADOR
PLAN ANUAL DE
ADQUISICIONES
15 días
4. Formula
mensualizada, utilizando el software instalado para
tal fin.
y
elabora
el
CUADRO
DE
REQUERIMIENTOS, consolidando los pedidos de
bienes, servicios y obras que las áreas usuarias han
señalado en el software.
5. Coordina
con la Oficina de Planificación y
Presupuesto los techos presupuestales, para no
excederse en los requerimientos.
6. Una vez finalizada su elaboración, remite un Informe
a la Gerencia General con el sustento debido, a fin
de obtener su aprobación.
V°B°
VERSION
83
3ra
FECHA
Junio 2005
PROCESO
ALMACEN
CODIGO
SA/PAL – 01
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
ELABORACION DEL “PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES”
Describir la secuencia ordenada de actividades que se llevan a cabo actualmente
en la formulación, elaboración y aprobación del Plan Anual de Adquisiciones para
SEDALIB S.A.
HOJA
2/ 2
GERENCIA GENERAL
4 horas
7. Aprueba el Plan Anual de Adquisiciones mediante
GERENCIA DE
ADMINISTRACION Y
FINANZAS
1 día
8. Toma
Resolución de Gerencia General.
conocimiento
del
Plan
Anual
Adquisiciones, debidamente aprobado.
de
9. Remite copia a la Oficina de Logística y al Asistente
de Almacén.
ASISTENTE DE ALMACEN
10 min.
10. Recepciona copia del Plan Anual de Adquisiciones
para la emisión de los pedidos de materiales por
lote.
11. TERMINO.
V°B°
VERSION
84
3ra
FECHA
Junio 2005
2. PROCEDIMIENTO:
INGRESO DE MATERIALES POR ADJUDICACION
DIRECTA
85
PROCESO
ALMACEN
CODIGO
SA/PAL – 02
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
1)
INGRESO DE MATERIALES POR ADJUDICACION DIRECTA
Tiene por objeto describir la secuencia ordenada de actividades que se llevan a
cabo actualmente en el ingreso al almacén de los materiales adquiridos mediante
el proceso de Adjudicación Directa.
HOJA
1/2
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
CARGO
TIEMPO
DESCRIPCION
PROVEEDOR
Variable 1. Entrega los materiales solicitados al Almacén,
(20 min a
adjuntando Orden de Compra, Guía de Remisión y
1 hora)
Factura.
AUXILIAR DE ALMACEN
Varía en
función a
cantidades y
peso (20
min a 1
hora)
2. Verifica los ítems y cantidades atendidas.
3. Si los materiales recibidos concuerdan con lo
indicado en la Orden de Compra original, Guía de
Remisión y Factura, continua con el procedimiento.
4. Si los materiales recibidos no concuerdan con lo
indicado en la Orden de Compra, devuelve
materiales, Orden de Compra, Guía de Remisión y
Factura al proveedor. Hace conocer al Asistente de
Almacén.
5. Si los materiales recibidos concuerdan con lo
indicado en la Orden de Compra, pero hay
discrepancias entre lo consignado en la Orden de
Compra y la Guía de Remisión o Factura, se
devolverá al Proveedor para su corrección,
quedando los materiales en Almacén, en calidad de
custodia. Hace conocer al Asistente de Almacén.
6. Si se requiere VºBº del Usuario o Especialista, se le
solicita su opinión técnica (en caso de materiales
con especificaciones técnicas).
7. Si no requiere VºBº del Usuario o Especialista,
continua con el procedimiento.
8. Si el Auxiliar de Almacén hace entrega parcial de los
materiales al Proveedor con respecto a lo indicado
en la ORDEN DE COMPRA, entonces el Proveedor
anota “Entrega Parcial” en la Guía de Remisión.
V°B°
VERSION
86
3ra
FECHA
Junio 2005
PROCESO
ALMACEN
CODIGO
SA/PAL – 02
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
INGRESO DE MATERIALES POR ADJUDICACION DIRECTA
HOJA
Tiene por objeto describir la secuencia ordenada de actividades que se llevan a
cabo actualmente en el ingreso al almacén de los materiales adquiridos mediante
el proceso de Adjudicación Directa.
PROVEEDOR
10 min
2/2
9. Si el Proveedor ha entregado todos los materiales
indicados en la ORDEN DE COMPRA, da VºBº a la
Guía de Remisión (sella y coloca fecha).
10. Entrega al Auxiliar de Almacén la Guía de Remisión
en original y copia, Factura y Orden de Compra en
original.
AUXILIAR DE ALMACEN
Variable 11. Da VºBº a la Factura.
10 min a
25 min
12. Entrega al Proveedor copia de la Guía de Remisión,
Orden de Compra y Factura al Proveedor (para
seguir con el trámite de pago), quedando el original
de la Guía de Remisión para el archivo del Almacén.
13. Registra ingreso de los materiales en el Software.
14. Emite BIND CARD registrando el ingreso efectuado.
15. Archiva BIND CARD en el casillero del ítem.
16. Emite NOTA DE INGRESO mecanizada y entrega el
original a la Oficina de Contabilidad y Finanzas,
copia para Compras, quedando archivada una
copia.
17. Al final de la jornada, efectúa el “Cierre Diario” en el
Software.
ANALISTA CONTABLE
5 min
18. Verifica en pantalla que
CONTABLES estén correctos.
los
ASIENTOS
19. TERMINO.
V°B°
VERSION
87
3ra
FECHA
Junio 2005
3. PROCEDIMIENTO:
INGRESO DE MATERIALES POR CAJA CHICA
88
PROCESO
ALMACEN
CODIGO
SA/PAL – 03
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
1)
INGRESO DE MATERIALES POR CAJA CHICA
Describir la secuencia ordenada de actividades que se llevan a cabo actualmente
en el ingreso al Almacén de los materiales adquiridos mediante Caja Chica.
HOJA
1/1
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
CARGO
ENCARGADO
CHICA
DE
TIEMPO
CAJA 5 min
AUXILIAR DE ALMACEN
DESCRIPCION
1. Remite al Almacén:
• Orden de Compra Colectiva de Bienes
• Vale de salida
Variable 2. Verifica y contrasta las órdenes de compra colectiva
10 min 2
de bienes con los vales de salida que lo sustenten,
25 min
V°B° sella y coloca fecha “Atención Directa”.
3. Sella y coloca fecha al VALE DE SALIDA con
“Atención Directa” y anota el N° de O/Colectiva que
corresponde.
4. Registra ingreso de materiales en el Software.
5. Emite PARTE DE INGRESO mecanizado. Original a la
Oficina de Contabilidad y Finanzas para su archivo,
copia a Compras y copia para su archivo en Almacén.
6. Al final de la jornada, efectúa el “Cierre Diario” en el
Software.
ANALISTA CONTABLE
5 min
7. Verifica en pantalla que los ASIENTOS CONTABLES
estén correctos.
8. TERMINO.
V°B°
VERSION
89
3ra
FECHA
Junio 2005
4. PROCEDIMIENTO:
INGRESO DE MATERIALES POR DEVOLUCION
90
PROCESO
ALMACEN
CODIGO
SA/PAL – 04
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
1)
INGRESO DE MATERIALES POR DEVOLUCION
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo actualmente para el
ingreso al Almacén de los materiales devueltos por el Usuario en calidad de
sobrantes o deteriorados.
HOJA
1/2
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
CARGO
TIEMPO
DESCRIPCION
USUARIO
Variable 1. Emite PARTE DE DEVOLUCION DE MATERIALES.
10 min a
25 min
2. Devuelve los materiales sobrantes al Almacén,
adjuntando EL PARTE DE DEVOLUCIÓN DE
MATERIALES.
AUXILIAR DE ALMACEN
25 min
3. Verifica los ítems y cantidades de materiales, según
PARTE DE DEVOLUCION DE MATERIALES, codifica
y valoriza c/precio de software.
4. Si no está conforme, devuelve el PARTE DE
DEVOLUCION DE MATERIALES al Usuario, para su
corrección.
5. Si todo está conforme sella, coloca fecha y continúa
con el procedimiento.
6. Si los materiales recibidos no son necesarios,
obsoletos o inservibles, son ingresados al Almacén de
Recuperos.
7. Si los materiales recibidos son nuevos (necesarios y
no obsoletos), son ingresados al Almacén Central.
8. Registra ingreso de materiales en el Software.
9. Emite BIND CARD registrando ingreso.
10. Archiva BIND CARD en el casillero del ítem
11. Al final de la jornada, efectúa el “Cierre Diario” en el
Software.
V°B°
VERSION
91
3ra
FECHA
Junio 2005
PROCESO
ALMACEN
CODIGO
SA/PAL – 04
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
INGRESO DE MATERIALES POR DEVOLUCION
Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo actualmente para el
ingreso al Almacén de los materiales devueltos por el Usuario en calidad de
sobrantes o deteriorados.
ANALISTA CONTAB LE
5 min
HOJA
2/2
12. Verifica en pantalla que los ASIENTOS CONTABLES
estén correctos.
13. TERMINO.
V°B°
VERSION
92
3ra
FECHA
Junio 2005
5. PROCEDIMIENTO:
INGRESO DE MATERIALES POR FABRICACION
93
PROCESO
ALMACEN
CODIGO
SA/PAL – 05
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
1)
INGRESO DE MATERIALES POR FABRICACION
HOJA
Describir la secuencia ordenada de las actividades que se llevan a cabo
actualmente en el ingreso al Almacén de los materiales fabricados en los Talleres
de SEDALIB S.A.
1/2
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
CARGO
TIEMPO
DESCRIPCION
USUARIO
Variable 1. Emite PARTE FABRICACION DE MATERIALES.
10 min a
25 min
2. Entrega los materiales fabricados al Almacén,
adjuntando el formato respectivo.
AUXILIAR DE ALMACEN
25 min
3. Verifica los ítems y cantidades de materiales, según
PARTE DE FABRICACION.
4. Si
no está conforme,
FABRICACION al Usuario.
devuelve
el
PARTE
5. Si todo está conforme sella, coloca fecha y continua
con el procedimiento, ingresan materiales al almacén.
6. Registra ingreso de materiales en el Software.
7. Emite BIND CARD registrando ingreso de materiales.
8. Archiva BIND CARD en el casillero del ítem
9. Emite PARTE FABRICACION DE MATERIALES,
mecanizado quedando una copia archivada; y, entrega
el original a la Oficina de Contabilidad y Finanzas para
su archivo.
10. Al final de la jornada, efectúa el “Cierre Diario” en el
Software.
V°B°
VERSION
94
3ra
FECHA
Junio 2005
PROCESO
ALMACEN
CODIGO
SA/PAL – 05
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
INGRESO DE MATERIALES POR FABRICACION
Describir la secuencia ordenada de las actividades que se llevan a cabo
actualmente en el ingreso al Almacén de los materiales fabricados en los Talleres
de SEDALIB S.A.
ANALISTA CONTABLE
5 min
HOJA
2/2
11. Verifica en pantalla que los ASIENTOS CONTABLES
estén correctos.
12. TERMINO.
V°B°
VERSION
95
3ra
FECHA
Junio 2005
6. PROCEDIMIENTO:
TRANSFERENCIA DE MATERIALES ENTRE
ALMACENES DE SEDALIB S.A.
96
PROCESO
ALMACEN
CODIGO
SA/PAL – 06
PROCEDIMIENTO
TRANSFERENCIA DE MATERIALES ENTRE ALMACENES DE
SEDALIB S.A.
HOJA
OBJETIVO
1)
1/1
Describir la secuencia ordenada de actividades que se realizan por la
transferencia de materiales entre almacenes.
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
CARGO
TIEMPO
DESCRIPCION
ALMACEN SOLICITANTE
20 min
ALMACEN RECEPTOR
Variable 2. Verifica que los materiales requeridos estén en su
10 min a
stock.
25 min
3. Despacha los materiales solicitados.
1. Emite ACTA DE TRANSFERENCIA entre Almacenes.
4. Registra despacho de materiales en el Software.
5. Emite BIND CARD registrando ingreso.
6. Archiva BIND CARD en el casillero del ítem
7. Emite ACTA DE TRANSFERENCIA, mecanizado; y,
entrega el original a la Oficina de Contabilidad y
Finanzas.
8. Al final de la jornada, efectúa el “Cierre Diario” en el
Software.
ANALISTA CONTABLE
5 min
9. Verifica en pantalla que los ASIENTOS CONTABLES
estén correctos.
10. TERMINO.
V°B°
VERSION
97
3ra
FECHA
Junio 2005
7. PROCEDIMIENTO:
DESPACHO DE MATERIALES
98
PROCESO
ALMACEN
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
1)
CODIGO
SA/PAL – 07
DESPACHO DE MATERIALES
HOJA
Describir la secuencia ordenada de actividades que se llevan a cabo actualmente
en el despacho de los materiales hacia el Usuario.
1/1
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
CARGO
USUARIO
TIEMPO
10 min
DESCRIPCION
1. Emite requerimiento de materiales, mediante el
formato VALE DE SALIDA al Almacén.
AUXILIAR DE ALMACEN
Variable 2. Verifica la existencia de los materiales requeridos y
10 min a
que el pedido esté dentro del Cuadro de
25 min
Requerimientos del Area solicitante.
3. Si no es conforme devuelve Vales de Salida al usuario.
4. Si es conforme, despacha los materiales solicitados.
5. Anota la cantidad despachada sella, firma y coloca
fecha en el formato VALE DE SALIDA.
6. Registra despacho de materiales en el Software.
7. Emite BIND CARD registrando la salida.
8. Archiva BIND CARD en el casillero del ítem.
9. Emite VALE DE SALIDA, mecanizado; y, archiva con
el formato manual.
10. Al final de la jornada, efectúa el “Cierre Diario” en el
Software.
ANALISTA CONTABLE
5 min
11. Verifica en pantalla que los ASIENTOS CONTABLES
estén correctos.
12. TERMINO.
V°B°
VERSION
99
3ra
FECHA
Junio 2005
8. PROCEDIMIENTO:
EMISION “NOTA DE PEDIDO” POR BIENES
100
PROCESO
ALMACEN
CODIGO
SA/PAL – 08
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
1)
EMISION “NOTA DE PEDIDO”
(POR BIENES)
Describir la secuencia ordenada de actividades que se llevan a cabo actualmente
para que los Usuarios que efectúan sus requerimientos ante el Almacén, sea éste
quien elabore la Nota de Pedido para que el Area Compras se abastezca
mediante Compras por “Lote Económico”, ante la falta de stock en Almacén.
HOJA
1/2
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
CARGO
AREA USUARIA
TIEMPO
10 min
DESCRIPCION
01. Elabora Vale Salida de Almacén
02. Jefe firma y sella Vale de Salida, entrega el original al
responsable de Almacén y la copia se queda para
ser archivada por el usuario.
ASISTENTE DE ALMACEN
10 min
03. Verifica Vale de Salida, si los materiales solicitados
están dentro de un cuadro anual de requerimiento.
04. Si hubiera stock, se continúa según el procedimiento
“Despacho de Materiales”.
AREA USUARIA
15 min
05. Si no hubiera stock y no está en cuadro de
requerimiento, usuario emite en NOTA DE PEDIDO
con especificaciones técnicas.
06. Elabora la NOTA DE PEDIDO mecanizado, firma y
sello de Jefatura.
07. Entrega NOTA DE PEDIDO al Asistente de Almacén
y la copia se queda archivada.
ASISTENTE DE ALMACEN
Variable
10 min
08. Verifica Cuadro de Necesidades de cada usuario.
V°B°
VERSION
101
3ra
FECHA
Junio 2005
PROCESO
ALMACEN
CODIGO
SA/PAL – 08
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
EMISION “NOTA DE PEDIDO”
(POR BIENES)
Describir la secuencia ordenada de actividades que se llevan a cabo actualmente
para que los Usuarios que efectúan sus requerimientos ante el Almacén, sea éste
quien elabore la Nota de Pedido para que el Area Compras se abastezca
mediante Compras por “Lote Económico”, ante la falta de stock en Almacén.
HOJA
2/2
a 2 horas 09. Archiva NOTA DE PEDIDO por áreas usuarias
10. Elabora y consolida NOTA DE PEDIDO mecanizada
de usuarios (Lote Económico).
11. Visa formato de NOTA DE PEDIDO y entrega el
original y una copia al Analista de Costos y Control
Presupuestal, quedando una copia archivada.
ANALISTA DE COSTOS Y 5 min
CONTROL PRESUPUESTAL
12. Verifica Partida Presupuestal.
13. Si no existe partida presupuestal devuelve a Almacén
y concluye procedimiento.
14. Si existe partida presupuestal codifica (partida
presupuestal y contable), da V°B° y entrega al
Asistente de Compras quedando una copia
archivada.
ASISTENTE DE COMPRAS
Variable 15. Realiza procedimiento de Adquisición de Bienes.
Procedimiento de 16. TERMINO.
compras
V°B°
VERSION
102
3ra
FECHA
Junio 2005
VI. PATRIMONIO
103
1. PROCEDIMIENTO:
INGRESO, CODIFICACION Y REGISTRO EN EL
SISTEMA COMPUTARIZADO DE LOS
BIENES PATRIMONIALES
104
PROCESO
PATRIMONIO
CODIGO
SA/PATRI – 01
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
1)
INGRESO, CODIFICACION Y REGISTRO EN EL SISTEMA
COMPUTARIZADO DE LOS BIENES PATRIMONIALES
HOJA
Llevar un adecuado control, registro y supervisión en la adquisición de Bienes
Patrimoniales, los cuales incrementarán la Cuenta 33 “Inmueble Maquinaria y
Equipo”, en el Balance General de la Empresa.
1/ 7
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
A) Cuando el Bien Patrimonial es Adquirido
CARGO
TIEMPO
DESCRIPCION
TECNICO DE COMPRAS
20´
1. Elabora ORDEN DE COMPRA y entrega al
Asistente de Patrimonio, quedando archivada una
copia.
ASISTENTE DE
PATRIMONIO
05´
2. Verifica que la ORDEN DE COMPRA contenga los
datos y características necesarias del bien y las
firmas autorizadas.
ASISTENTE DE ALMACEN
03´
3. Una vez que el bien patrimonial ingresa al Almacén
Central, el responsable del mismo comunica en el
momento al Asistente de Patrimonio, a fin de que
éste se apersone a dicho Almacén para la
patrimonización del bien.
ASISTENTE DE
PATRIMONIO
15´
4. Solicita copia fotostática de la guía de remisión y
factura de dicho ingreso a fin de adjuntar a la Orden
de Compra correspondiente. Consigna otras
características del bien si las hubiere.
5. Ingresa al sistema computarizado y asigna código
patrimonial.
V°B°
VERSION
105
3ra
FECHA
Junio 2005
PROCESO
PATRIMONIO
CODIGO
SA/PATRI – 01
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
INGRESO, CODIFICACION Y REGISTRO EN EL SISTEMA
COMPUTARIZADO DE LOS BIENES PATRIMONIALES
HOJA
Llevar un adecuado control, registro y supervisión en la adquisición de Bienes
Patrimoniales, los cuales incrementarán la Cuenta 33 “Inmueble Maquinaria y
Equipo”, en el Balance General de la Empresa.
2/ 7
6. Después de identificado el bien patrimonial, se
coloca el Stickert con el código patrimonial
correspondiente a dicho bien, según el registro que
se hizo en la ORDEN DE COMPRA y GUÍA DE
REMISIÓN.
7. Luego de etiquetado dicho bien, se organiza el
expediente adjuntando ORDEN DE COMPRA y
copia de la Guía de Remisión.
8. Término.
V°B°
VERSION
106
3ra
FECHA
Junio 2005
PROCESO
PATRIMONIO
CODIGO
SA/PATRI – 01
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
INGRESO, CODIFICACION Y REGISTRO EN EL SISTEMA
COMPUTARIZADO DE LOS BIENES PATRIMONIALES
HOJA
Llevar un adecuado control, registro y supervisión en la adquisición de Bienes
Patrimoniales, los cuales incrementarán la Cuenta 33 “Inmueble Maquinaria y
Equipo”, en el Balance General de la Empresa.
4/ 7
B) Cuando el Bien Patrimonial es Donado por Empresas o Instituciones.
CARGO
TIEMPO
DESCRIPCION
DONACIONES
ASISTENTE DE ALMACEN
03´
1. Una vez que el bien patrimonial ingresa al Almacén
Central, el responsable del mismo comunica al
Asistente de Patrimonio, a fin de que éste se
apersone a dicho Almacén para la patrimonización
del bien.
ASISTENTE PATRIMONIO
01
semana
2. Una vez recibida la donación, se debe obtener el
Acta de Transferencia de la entidad que nos donó o
transfirió cualquier bien patrimonial: Se verifica que
cuente con las firmas del funcionario que entrega el
bien patrimonial y en el caso de SEDALIB S.A del
Gerente General que recibe dichos bienes. Efectuar
las coordinaciones con la Oficina de Contabilidad y
Finanzas, con la finalidad de patrimonizar dichos
bienes. (Registro en el Sistema de Control
Patrimonial, previa codificación y levantamiento de
características principales: marca, modelo, serie,
color, medidas, etc.).
3. Luego de asignado el código patrimonial se procede
a coordinar la asignación del bien al Usuario que va
utilizar el bien.
4. Se actualiza en el Sistema de Control Patrimonial la
nueva ubicación, descargando con el vale de salida
de almacén.
5. Término.
V°B°
VERSION
107
3ra
FECHA
Junio 2005
PROCESO
PATRIMONIO
CODIGO
SA/PATRI – 01
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
INGRESO, CODIFICACION Y REGISTRO EN EL SISTEMA
COMPUTARIZADO DE LOS BIENES PATRIMONIALES
HOJA
7/ 7
Llevar un adecuado control, registro y supervisión en la adquisición de Bienes
Patrimoniales, los cuales incrementarán la Cuenta 33 “Inmueble Maquinaria y
Equipo”, en el Balance General de la Empresa.
C) Cuando el Bien Patrimonial es repuesto por la Compañía de Seguros.
CARGO
TIEMPO
DESCRIPCION
SINIESTRO DE BIENES PATRIMONIALES
AREA USUARIA
01 día
1. Informa a la Oficina de Logística sobre el siniestro
ocurrido. Adjunta el Certificado de Denuncia Policial,
en donde se debe indicar la descripción y el código
patrimonial del bien siniestrado.
JEFE OFICINA DE
LOGISTICA
10´
2. Toma conocimiento del asunto y comunica a la
Compañía de Seguros, al Asistente de Patrimonio y
a la Oficina de Contabilidad y Finanzas.
ASISTENTE PATRIMONIO
10´
3. Toma conocimiento del asunto y lo incluye en los
expedientes a tratar en el Comité de Baja y
Enajenación de Bienes.
COMPAÑÍA DE SEGUROS
Como resultado de la comunicación del siniestro por
parte de la Oficina de Logística se desprende:
REPOSICION DEL BIEN PATRIMONIAL
02 meses 4. Deberá ingresar el bien patrimonial al Almacén
Central con su respectiva Guía de Remisión, copia
de la factura, Informe sobre la causal del siniestro y
la reposición del mismo, valor del bien, a fin de
ingresarlo al patrimonio de SEDALIB S.A.
INDEMNIZACION POR EL BIEN PATRIMONIAL
5. La Compañía de
correspondiente.
V°B°
VERSION
108
3ra
Seguros
emite
FECHA
el
cheque
Junio 2005
PROCESO
PATRIMONIO
CODIGO
SA/PATRI – 01
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
INGRESO, CODIFICACION Y REGISTRO EN EL SISTEMA
COMPUTARIZADO DE LOS BIENES PATRIMONIALES
HOJA
Llevar un adecuado control, registro y supervisión en la adquisición de Bienes
Patrimoniales, los cuales incrementarán la Cuenta 33 “Inmueble Maquinaria y
Equipo”, en el Balance General de la Empresa.
7/ 7
CUANDO EL SEGURO NO CUBRE EL SINIESTRO
6. Deberá emitir un Informe, en donde se especifique
el motivo de la no reposición o indemnización del
bien siniestrado.
ASISTENTE DE ALMACEN
03´
7. Recepciona el bien repuesto, con la Guía de
Remisión, copia de la factura, Informe sobre la
causal del siniestro y la reposición del mismo,
indicación del valor del bien, y comunica al Asistente
de Patrimonio a fin de que sea patrimonizado.
ASISTENTE PATRIMONIO
15´
8. Recaba toda la documentación entregada por la
Compañía de Seguros.
9. Coordina con la Oficina de Contabilidad y Finanzas
para la patrimonización del bien cuando éste es
depreciable.
10. Término.
V°B°
VERSION
109
3ra
FECHA
Junio 2005
2. PROCEDIMIENTO:
CONTROL DE TRANSFERENCIA Y TRASLADOS
DE BIENES PATRIMONIALES
110
PROCESO
PATRIMONIO
CODIGO
SA/PATRI – 02
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
1)
CONTROL DE TRANSFERENCIA Y TRASLADOS DE BIENES
PATRIMONIALES
HOJA
Controlar la ubicación física de los bienes patrimoniales, así como determinar
responsabilidad respecto a las pérdidas, deterioros o uso inadecuado de los mismos.
Mantener adecuadamente registrados, controlados y protegidos los bienes patrimoniales de
la Empresa.
1/ 6
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
A)
Transferencia de un Bien Patrimonial de un usuario a otro
CARGO
USUARIO QUE REQUIERE
EL BIEN
TIEMPO
15´
DESCRIPCION
1. Coordina la transferencia con el usuario que es
responsable del bien.
2. Gestiona la transferencia del bien mediante la
formulación del Acta de Transferencia de Bienes
Patrimoniales, en donde se anota el día, la hora, el
nombre de quien entrega el bien, el nombre del
nuevo responsable que recibe el bien, el código
patrimonial, la descripción de bien, la serie, el
modelo,
estado
de
conservación,
etc.
Observaciones que puedan existir, la firma y sello
del trabajador que entrega, firma y sello del
trabajador que recibe el bien.
ASISTENTE PATRIMONIO
05´
3. Firma el Acta de Transferencia de Bienes
Patrimoniales y procede a la actualización en el
sistema computarizado. Las copias se distribuyen de
la siguiente manera:
Original
Usuario de origen
Copia
Usuario de destino
Copia
Asistente de Patrimonio
4. Término.
V°B°
VERSION
111
3ra
FECHA
Junio 2005
PROCESO
PATRIMONIO
CODIGO
SA/PATRI – 02
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
CONTROL DE TRANSFERENCIA Y TRASLADOS DE BIENES
PATRIMONIALES
HOJA
Controlar la ubicación física de los bienes patrimoniales, así como determinar
responsabilidad respecto a las pérdidas, deterioros o uso inadecuado de los mismos.
Mantener adecuadamente registrados, controlados y protegidos los bienes patrimoniales de
la Empresa.
B)
3/ 6
Transferencia de un Bien Patrimonial de un local a otro
CARGO
USUARIO QUE REQUIERE
EL BIEN
TIEMPO
15´
DESCRIPCION
1. Coordina la transferencia del bien con el usuario que
es responsable del mismo. Firman el Acta de
Transferencia de Bienes Patrimoniales.
2. Solicita la Guía de Remisión-Remitente al Asistente
de Patrimonio.
ASISTENTE PATRIMONIO
05´
3. Emite la Guía de Remisión-Remitente, indicando las
características del bien a trasladar.
USUARIO QUE REQUIERE
EL BIEN
05´
4. Hace firmar la Guía de Remisión-Remitente por
usuario que tiene asignado el bien, así como por el
Responsable de las Áreas que velan por el uso y
mantenimiento de los activos (SubGerencia de
Informática e Información, Servicios Generales y
Transportes,
División
de
Mantenimiento
Electromecánico, etc.), según sea el caso.
ASISTENTE PATRIMONIO
02´
5. Firma la Guía de Remisión-Remitente autorizando el
traslado del bien. Las copias se distribuyen de la
siguiente manera:
Destinatario
Usuario que requiere el bien
Remitente
Asistente de Patrimonio
SUNAT
Usuario que requiere el bien
Vigilancia
6. Término.
V°B°
VERSION
112
3ra
FECHA
Junio 2005
PROCESO
PATRIMONIO
CODIGO
SA/PATRI – 02
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
CONTROL DE TRANSFERENCIA Y TRASLADOS DE BIENES
PATRIMONIALES
HOJA
Controlar la ubicación física de los bienes patrimoniales, así como determinar
responsabilidad respecto a las pérdidas, deterioros o uso inadecuado de los mismos.
Mantener adecuadamente registrados, controlados y protegidos los bienes patrimoniales de
la Empresa.
C)
5/ 6
Transferencia de todos los Bienes Patrimoniales cuando se trata de
trabajadores en situación de rotación o retiro
CARGO
TIEMPO
DESCRIPCION
ASISTENTE DE
PERSONAL
10´
1. Comunica al Asistente de Patrimonio y al usuario
responsable de la custodia y uso de los bienes
sobre su situación de rotación o retiro.
USUARIO RESPONSABLE
30´
2. En los casos de transferencia de todos los bienes
que están a cargo de un trabajador a otro que lo va
a reemplazar, no se utilizará el formato Acta de
Transferencia de Bienes Patrimoniales, sino que se
redacta un “Acta de Entrega de Bienes” en donde
firman el usuario que era responsable de la custodia
y uso de los bienes y el nuevo responsable.
3. El Acta de Entrega de Bienes es alcanzada al
Asistente de Patrimonio, para verificación y firma.
ASISTENTE DE
PATRIMONIO
20´
4. Verifica el contenido del Acta de Entrega de Bienes
Patrimoniales con el Sistema de Control Patrimonial.
Firma el Acta si están conforme todos los bienes
que figuran a cargo del usuario en situación de retiro
y en base a esta labor se informa a la SubGerencia
de Recursos Humanos para realizar las
apreciaciones a que hubiere lugar. Como es el caso
del pago o no de los beneficios sociales del
trabajador que se retira definitivamente de la
Empresa.
5. Luego de recibida una copia del “Acta de Entrega de
Bienes”, registra en el sistema computarizado al
nuevo responsable de los bienes que han sido
entregados de un usuario a otro.
6. Término.
V°B°
VERSION
113
3ra
FECHA
Junio 2005
3. PROCEDIMIENTO:
INVENTARIO FISICO PATRIMONIAL ANUAL
114
PROCESO
PATRIMONIO
CODIGO
SA/PATRI – 03
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
1)
INVENTARIO FÍSICO PATRIMONIAL ANUAL
HOJA
Establecer la ubicación, estado de conservación y otros de cada uno de los
bienes patrimoniales a nivel de áreas, localidades en todo el ámbito de la
Empresa.
1/ 3
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
CARGO
ASISTENTE DE
PATRIMONIO
TIEMPO
01 día
DESCRIPCION
SOLICITUD DE SERVICIO DE TERCEROS
1. Prepara términos de referencia para la ejecución del
proceso para la adquisición del servicio.
2. Remite a Jefatura de la Oficina de Logística para
que lleve a cabo el concurso.
JEFE OFICINA DE
LOGISTICA
03 días
3. Luego de terminado el proceso comunica al
Asistente de Patrimonio el postor que obtuvo la
Buena Pro, haciendo las coordinaciones del caso
para la ejecución del Inventario físico.
4. Se informa al Órgano de Control Interno sobre la
fecha de inicio del servicio de inventario físico
patrimonial.
5. Se hace conocimiento a todas las áreas mediante
Informe de Gerencia de Administración y Finanzas,
del inicio del inventario y el requerimiento del apoyo
respectivo.
IMPRESIÓN DE REPORTE
ASISTENTE DE
PATRIMONIO
01 día
6. Se imprime el reporte “Padrón General de Activos”
que contiene los datos necesarios para el
levantamiento de información en campo:
V°B°
VERSION
115
3ra
FECHA
Junio 2005
PROCESO
PATRIMONIO
CODIGO
SA/PATRI – 03
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
INVENTARIO FÍSICO PATRIMONIAL ANUAL
HOJA
Establecer la ubicación, estado de conservación y otros de cada uno de los
bienes patrimoniales a nivel de áreas, localidades en todo el ámbito de la
Empresa.
6.1.
6.2.
6.3.
6.4.
6.5.
6.6.
6.7.
6.8.
6.9.
6.10.
2/ 3
Código patrimonial
Descripción del bien
Fecha de ingreso del bien
Centro de costos
Estado del bien / tipo del bien
Código del área
Código del trabajador
Nombre del trabajador
Localidad
Valor del bien
7. Efectúa las coordinaciones y lineamientos necesarios
con la empresa de servicios de terceros para el
levantamiento del inventario.
EMPRESA DE SERVICIOS
DE TERCEROS
02 meses 8. Ejecuta inventario físico, coordinando personalmente
con el Asistente de Patrimonio, debiendo cumplir dicho
inventario dentro de los plazos establecidos.
9. Alcanza al Asistente de Patrimonio un informe
definitivo indicando la conciliación física de los bienes
patrimoniales, así como la conciliación contable con la
Oficina de Contabilidad y Finanzas, firmado y sellado.
ASISTENTE DE
PATRIMONIO
03 días
10. Eleva un Informe a la Oficina de Logística sobre los
resultados del inventario físico.
11. Si se presentaran diferencias en el inventario deberán
ser analizadas. Si se trata de faltantes que no se han
localizado, se notificará al último usuario responsable
de su uso y conservación para que indique su
ubicación. De no obtenerse respuesta se notificará al
Comité de Baja y Enajenaciones, quién tomará una
decisión. En el caso de bienes patrimoniales que no
cuenten con código patrimonial, se tramitará su
tasación previa a su incorporación al patrimonio.
12. Término.
V°B°
VERSION
116
3ra
FECHA
Junio 2005
4. PROCEDIMIENTO:
PROCESO DE BAJA DE
BIENES PATRIMONIALES
117
PROCESO
PATRIMONIO
CODIGO
SA/PATRI – 04
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
1)
PROCESO DE BAJA DE BIENES PATRIMONIALES
HOJA
Determinar la Baja de Bienes Patrimoniales, ya sea por obsolescencia técnica,
reparación onerosa, pérdida, robo, siniestro, entre otros, a fin de que la cuenta 33
“Inmueble Maquinaria y Equipo” no se vea distorsionada.
1/ 3
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
CARGO
TIEMPO
DESCRIPCION
COMITÉ DE BAJA Y
Según
1. Cumplirá y ejecutará cada uno de los artículos del
ENAJENACION DE BIENES programa
Reglamento del Comité de Baja y Enajenación de
PATRIMONIALES
ción
Bienes Patrimoniales de SEDALIB S.A. vigente.
ASISTENTE DE
PATRIMONIO
Según
2. Participará en calidad de Secretario del Comité de
programa
Baja y Enajenación de Bienes Patrimoniales.
ción
3. Toda propuesta de Baja deberá estar acompañada
del Informe justificatorio y será dirigido al Presidente
del Comité de Bajas y Enajenación de Bienes
Patrimoniales. Dicho Informe explicará para cada
bien los motivos por lo que solicita la Baja del bien
patrimonial y consignará al detalle las características
de los bienes, la valorización de inventarios y precio
base de remate.
4. Para todos los casos de Baja de Bienes de Capital,
además del Informe Técnico firmado por el
funcionario o técnico correspondiente, la Gerencia
de Administración y Finanzas dispondrá, a través del
Asistente de Patrimonio, la verificación del estado
del bien, informando al respecto.
COMITÉ DE BAJAS Y
01 día
ENAJENACION DE BIENES
PATRIMONIALES
5. Toma conocimiento, revisa y emite pronunciamiento
sobre las solicitudes de Baja que se presentan,
propone a la Gerencia General en base a los
Acuerdos adoptados en sesión, la aprobación de las
bajas solicitadas.
6. Solicita, en caso necesario, a la oficina
correspondiente el asesoramiento técnico que
pudiera requerirse.
V°B°
VERSION
118
3ra
FECHA
Junio 2005
PROCESO
PATRIMONIO
CODIGO
SA/PATRI – 04
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
PROCESO DE BAJA DE BIENES PATRIMONIALES
HOJA
Determinar la Baja de Bienes Patrimoniales, ya sea por obsolescencia técnica,
reparación onerosa, pérdida, robo, siniestro, entre otros, a fin de que la cuenta 33
“Inmueble Maquinaria y Equipo” no se vea distorsionada.
1/ 3
7. Dispone
y/o
efectúa
las
inspecciones
y
verificaciones que estime conveniente de los bienes
propuestos para baja.
8. Absuelve las consultas que formulen al Comité
sobre los casos de Baja y Enajenación de Bienes
Patrimoniales.
ASISTENTE DE ALMACEN
30´
9. Los Bienes Patrimoniales dados de baja por
SEDALIB S.A., sea cual fuera la naturaleza, valor o
modalidad de su dominio, quedarán bajo la
responsabilidad y custodia del Almacén Central, los
mismos que figuran en inventario aparte, con sus
respectivos valores de inventario, de tasación,
siendo éste último el que servirá de base para su
remate.
10. Los vehículos y maquinarias dados de baja no
podrán ser desmantelados para la reparación de
otros.
COMITÉ DE BAJAS Y
Según
11. Los funcionarios que fueran designados para
ENAJENACION DE BIENES programa
intervenir en los remates, coordinarán con el comité
PATRIMONIALES
ción
de Bajas y Enajenación de Bienes Patrimoniales de
SEDALIB S.A., a efectos de establecer la
localización, ubicación, publicaciones y demás que
fueran necesarias para la ejecución del remate.
12. Término.
V°B°
VERSION
119
3ra
FECHA
Junio 2005
5. PROCEDIMIENTO:
SANEAMIENTO FISICO LEGAL DE
BIENES INMUEBLES
120
PROCESO
PATRIMONIO
CODIGO
SA/PATRI – 05
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
1)
SANEAMIENTO FISICO LEGAL DE BIENES INMUEBLES
HOJA
Sanear física y legalmente todas las propiedades de la Empresa, a fin de que
éstas estén debidamente inscritas en los Registros Públicos.
1/ 3
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
CARGO
TIEMPO
DESCRIPCION
TITULACIÓN Y REGISTROS
SUB GERENTE DE
ASESORIA JURIDICA
Variable
1. Los bienes patrimoniales, en especial los inmuebles
como son terrenos, construcciones y/o edificaciones
de propiedad de la empresa, deben de contar con la
respectiva titulación de adquisición y estar
plenamente saneados.
2. Dichas propiedades deberán ser inscritas en los
Registros Públicos de la Propiedad de Inmuebles,
bajo la responsabilidad de la SubGerencia de
Asesoría Jurídica.
3. Copia de los documentos generados producto de la
titulación y registro, deben ser enviados a la Oficina
de Logística y a la Oficina de Contabilidad y
Finanzas.
SANEAMIENTO FISICO DE BIENES INMUEBLES.
4. El saneamiento físico involucra todas las
características de cada propiedad, el mismo que se
llevará
en
fichas
registrales
numerándose
correlativamente; los asientos serán archivados en
las tarjetas correspondientes, las mismas que
contendrán los siguientes aspectos:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Número de ficha
Departamento
Provincia
Distrito
Ubicación
Linderos
Superficie
V°B°
VERSION
121
3ra
FECHA
Junio 2005
PROCESO
PATRIMONIO
CODIGO
SA/PATRI – 05
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
SANEAMIENTO FISICO LEGAL DE BIENES INMUEBLES
HOJA
Sanear física y legalmente todas las propiedades de la Empresa, a fin de que
éstas estén debidamente inscritas en los Registros Públicos.
h.
i.
j.
k.
l.
2/ 3
Valor del terreno
Modalidad de adquisición
Aplicación.
Apéndice
Observaciones.
Las modificaciones que sufran los inmuebles y sus
consiguientes variaciones regístrales, como los
mandatos que resuelvan su destino o aplicación de
los mismos quedarán anotados como apéndice.
ASISTENTE DE
PATRIMONIO
01 día
SEGUROS
5. Tramitar la contratación de las pólizas de seguro
que sean necesarias y pertinentes en cada caso,
para asegurar los bienes inmuebles.
6. Confeccionar las cartillas de divulgación de los
seguros contratados.
JEFE OFICINA DE
LOGISTICA
01 día
7. Difundirá, a los responsables de los bienes
inmuebles, sobre los alcances de los seguros
contratados.
8. Término
V°B°
VERSION
122
3ra
FECHA
Junio 2005
6. PROCEDIMIENTO:
CONTROL Y SUPERVISION DE PAGO DE TRIBUTOS
DE LOS BIENES INMUEBLES
123
PROCESO
PATRIMONIO
CODIGO
SA/PATRI – 06
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
1)
CONTROL Y SUPERVISIÓN DE PAGO DE TRIBUTOS DE LOS BIENES
INMUEBLES
Controlar y supervisar los pagos de tributos que se hagan por los diversos bienes
inmuebles de la Empresa, a fin tener en custodia, archivo y orden dicha
documentación para los fines legales pertinentes.
HOJA
1/ 3
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
CARGO
TIEMPO
DESCRIPCION
PAGO DE TRIBUTOS
JEFE OFICINA DE
LOGISTICA
01 día
1. Recepciona los diferentes documentos (impuesto
predial, arbitrios, formularios y otros que estén
aprobados por el TUPA) y los remite al Asistente de
Patrimonio.
ASISTENTE PATRIMONIO
15 días
2. Verifica dicha documentación y da su Vº Bº, para la
cancelación correspondiente.
3. Solicita a la Gerencia Comercial se pronuncie sobre
si dicha Municipalidad nos adeuda a su vez algún
monto por cualquier concepto, e informará al Jefe de
Logística al respecto.
4. Si el caso lo amerita se llegará a la determinación de
saldos de deudas, compensación de deudas, previo
acuerdo con la Gerencia General y la Municipalidad
involucrada.
TECNICO DE COMPRAS
10 días
5. Elabora Orden de Servicio para su trámite
correspondiente. Pasa a la Oficina de Contabilidad y
Finanzas para su control, verificación y codificación.
6. Luego se tramita a Tesorería quien emitirá el cheque
respectivo y coordinará con el Asistente de
Patrimonio para el pago respectivo.
V°B°
VERSION
124
3ra
FECHA
Junio 2005
PROCESO
PATRIMONIO
CODIGO
SA/PATRI – 06
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
CONTROL Y SUPERVISIÓN DE PAGO DE TRIBUTOS DE LOS BIENES
INMUEBLES
Controlar y supervisar los pagos de tributos que se hagan por los diversos bienes
inmuebles de la Empresa, a fin tener en custodia, archivo y orden dicha
documentación para los fines legales pertinentes.
ASISTENTE PATRIMONIO
01 día
HOJA
2/ 3
7. Se levanta el Acta de Acuerdos para que las partes
involucradas la firmen en señal de conformidad.
8. Procede a los pagos respectivos.
9. Se intercambian cheques por deuda a cancelar tanto
de SEDALIB S.A. por los Tributos como de la
Municipalidad por los conceptos adeudados. Se
firman los cargos correspondientes.
10. Si existieran saldos a favor o en contra de alguna de
las partes, se negocian los saldos para ser
cancelados en forma fraccionada.
11. Término.
V°B°
VERSION
125
3ra
FECHA
Junio 2005
VII. SERVICIOS GENERALES
Y TRANSPORTES
126
1. PROCEDIMIENTO:
ATENCION DE SUMINISTROS Y
SERVICIOS A AREAS USUARIAS
127
PROCESO
SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES
CODIGO
SA/PTRANSG – 01
PROCEDIMIENTO
ATENCION DE SERVICIOS Y SUMINISTROS A AREAS USUARIAS
HOJA
OBJETIVO
Atender en forma adecuada y oportuna a los Clientes Internos con los Servicios y Suministros
para mantenimiento preventivo y correctivo de Muebles, Enseres, Pintado de Oficinas,
reacondicionamiento de infraestructura (techos toldos) requeridos por las áreas para su normal
funcionamiento.
1/6
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
CARGO
AREA USUARIA
ASISTENTE SERVICIOS
GENERALES Y
TRANSPORTES
ASISTENTE DE ALMACEN
TIEMPO
DESCRIPCION
08´
01. Elabora NOTA DE PEDIDO por Servicios y
Suministros en hoja mecanizada
02´
02. Hace Firmar y sellar Nota de Pedido al Jefe
responsable, Luego entrega el original y 2 copias al
Asistente de Servicios Generales y Transporte si los
requerimientos son suministros :
01´
03. Verifica si el pedido se encuentra dentro del Cuadro
de Requerimientos del Plan Anual de Adquisiciones
del Área solicitante.
01´
04. Tramita al Almacén.
01´
05. Verifica stock
05´
06. Si existe stock, despacha
02´
07. Si no existe da Vº Bº a Nota de Pedido para su
compra, pasando a Analista de Costos y Control
Presupuestal.
V°B°
VERSION
128
3ra
FECHA
Junio 2005
PROCESO
SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES
CODIGO
SA/PTRANSG – 01
PROCEDIMIENTO
ATENCION DE SERVICIOS Y SUMINISTROS A AREAS USUARIAS
HOJA
OBJETIVO
Atender en forma adecuada y oportuna a los Clientes Internos con los Servicios y Suministros
para mantenimiento preventivo y correctivo de Muebles, Enseres, Pintado de Oficinas,
reacondicionamiento de infraestructura (techos toldos) requeridos por las áreas para su normal
funcionamiento.
ANALISTA DE COSTOS Y 01´
CONTROL
PRESUPUESTAL
02´
2/6
08. Recepciona Nota de pedido y archiva una copia.
09. Verifica firma y sello de Almacén y Partida
Presupuestal del requerimiento.
01´
10. Si no existe partida presupuestal devuelve con
proveído a usuario y concluye procedimiento.
05´
11. Si existe partida presupuestal codifica y afecta
(partida presupuestal y contable), da V°B° a NOTA
DE PEDIDO.
01´
12. da V°B° y sella a NOTA DE PEDIDO para que
continúa trámite.
03´
13. Tramita personalmente y entrega NOTA DE
PEDIDO en original y copia a usuario para tramitar
al Auxiliar de Logística.
AUXILIAR DE LOGISTICA
02´
14. Recepciona y registra Nota de Pedido y tramita a
Jefe de Logística para Vº Bº.
JEFE OFICINA DE
LOGISTICA
01´
15. Da Vº Bº autorizando compra.
02´
16. Tramita a Asistente de Compras.
05´
17. Define proveedor.
05´
18. Dispone cotización a proveedores
proveído a Técnico de Compras.
ASISTENTE DE COMPRAS
V°B°
VERSION
129
3ra
FECHA
mediante
Junio 2005
PROCESO
SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES
CODIGO
SA/PTRANSG – 01
PROCEDIMIENTO
ATENCION DE SERVICIOS Y SUMINISTROS A AREAS USUARIAS
OBJETIVO
Atender en forma adecuada y oportuna a los Clientes Internos con los Servicios y Suministros
para mantenimiento preventivo y correctivo de Muebles, Enseres, Pintado de Oficinas,
reacondicionamiento de infraestructura (techos toldos) requeridos por las áreas para su normal
funcionamiento.
HOJA
3/6
01´
19. Recepciona NOTA DE PEDIDO.
20´
20. Elabora cotizaciones, sella y hace firmar al Asistente
de Compras y Jefe Logística.
10´
21. Organiza expediente y entrega al Asistente de
Compras.
ASISTENTE DE COMPRAS 01´
22. Inicia el procedimiento de Adquisición de Servicios
y/o Suministros de acuerdo al monto.
20´
23. Remite las cotizaciones a cada uno de los
proveedores
2 días
24. Espera respuesta de Proveedores de acuerdo a las
normas vigentes
20´
25. Recepciona cotizaciones de proveedores en el
tiempo establecido, y tramita a Técnico de Compras
disponiendo mediante proveído la elaboración de la
Orden de Compra.
10´
26. Recepciona expediente y genera la orden de
compra al ingresar al sistema de compras.
02´
27. Imprime orden de compra.
05´
28. Tramita la orden de compras al Analista de Costos y
Control Presupuestal para su afectación en el
sistema contable.
TECNICO DE COMPRAS
TECNICO DE COMPRAS
V°B°
VERSION
130
3ra
FECHA
Junio 2005
PROCESO
SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES
CODIGO
SA/PTRANSG – 01
PROCEDIMIENTO
ATENCION DE SERVICIOS Y SUMINISTROS A AREAS USUARIAS
OBJETIVO
Atender en forma adecuada y oportuna a los Clientes Internos con los Servicios y Suministros
para mantenimiento preventivo y correctivo de Muebles, Enseres, Pintado de Oficinas,
reacondicionamiento de infraestructura (techos toldos) requeridos por las áreas para su normal
funcionamiento.
HOJA
4/6
PROVEEDOR
Según
29. Entrega los materiales solicitados al Almacén,
programa
adjuntando Orden de Compra, Guía de Remisión y
ción
Factura.
AUXILIAR DE ALMACEN
10´
30. Verifica los ítems y cantidades atendidas.
02´
31. Si los materiales recibidos concuerdan con lo
indicado en la Orden de Compra, Guía de
Remisión y Factura, continua con el procedimiento.
03´
32. Si los materiales recibidos no concuerdan con lo
indicado en la Orden de Compra, devuelve
materiales, Orden de Compra, Guía de Remisión y
Factura al proveedor. Hace conocer al Asistente de
Almacén.
10´
33. Si los materiales recibidos concuerdan con lo
indicado en la Orden de Compra, pero hay
discrepancias entre lo consignado en la Orden de
Compra y la Guía de Remisión o Factura, se
devolverá al Proveedor para su corrección,
quedando los materiales en Almacén, en calidad de
custodia. Hace conocer al Asistente de Almacén.
10´
34. Si se requiere VºBº del Usuario o Especialista, se le
solicita su opinión técnica (en caso de materiales
con especificaciones técnicas).
01´
35. Si no requiere VºBº del Usuario o Especialista,
continua con el procedimiento.
02´
36. Si el Auxiliar de Almacén hace entrega parcial de los
materiales al Proveedor con respecto a lo indicado
en la ORDEN DE COMPRA, entonces el Proveedor
anota “Entrega Parcial” en la Guía de Remisión.
V°B°
VERSION
131
3ra
FECHA
Junio 2005
PROCESO
SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES
CODIGO
SA/PTRANSG – 01
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
ATENCION DE SERVICIOS A AREAS USUARIAS
HOJA
5/6
• Atender los servicios de mensajera, alquiler de camionetas, limpieza de oficinas,
servicios de gasfitería, fotocopiados y afines y alquiler de locales en forma
adecuada y oportuna a los Clientes Internos para su normal funcionamiento.
• Formular el requerimiento de servicio a Logística.
ANALISTA DE COSTOS Y
CONTROL
PRESUPUESTAL
05´
37. Afecta partida presupuestal y contable.
03´
38. Si el Auxiliar de Almacén hace entrega parcial de los
materiales al Proveedor con respecto a lo indicado
en la ORDEN DE COMPRA, entonces el Proveedor
anota “Entrega Parcial” en la Guía de Remisión.
TESORERO
02´
39. Toma conocimiento.
10´
40. Genera cheque.
Según
41. Cancela a Proveedor de acuerdo
programa
establecido en la orden de compra.
ción
a
plazo
PROVEEDOR DEL
SERVICIO
Según
42. Entrega a Área usuaria trabajo ejecutado para su
programa
verificación y Vº Bº.
ción
05´
43. Informa a Asistente de Servicios Generales y
Transportes sobre el trabajo realizado.
AREA USUARIA
05´
44. Verifica trabajo y/o funcionamiento.
01´
45. Si está OK, da Vº Bº.
03´
46. Si no está OK, no da Vº Bº a Orden de Servicio,
recomendando las correcciones del caso.
V°B°
VERSION
132
3ra
FECHA
Junio 2005
PROCESO
SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES
CODIGO
SA/PTRANSG – 01
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
ATENCION DE SERVICIOS A AREAS USUARIAS
HOJA
6/6
• Atender los servicios de mensajera, alquiler de camionetas, limpieza de oficinas,
servicios de gasfitería, fotocopiados y afines y alquiler de locales en forma
adecuada y oportuna a los Clientes Internos para su normal funcionamiento.
• Formular el requerimiento de servicio a Logística.
ASISTENTE DE
01´
SERVICIOS GENERALES Y
TRANSPORTES
PROVEEDOR DEL
SERVICIO
47. Recibe Orden de Servicio debidamente firmada por
el responsable del Área usuaria, en señal de que el
trabajo se ha realizado a conformidad.
01´
48. Dá Vº Bº a Orden de Servicio.
01´
49. Dá Vº Bº a comprobantes de pago en señal de
conformidad.
05´
50. Si no es conforme el trabajo, se coordinará con el
área usuaria para subsanar con las correcciones del
caso.
05´
51. Corrige y
realizado.
05´
52. Informa al Jefe del área usuaria y al Asistente de
Servicios Generales y Transportes para Vº Bº.
05´
53. Tramita Comprobantes
cancelación.
01´
54. TERMINO.
V°B°
levanta
VERSION
133
3ra
observaciones
a
del
Tesorería
FECHA
trabajo
para
su
Junio 2005
2. PROCEDIMIENTO:
SUPERVISION TRABAJOS LIMPIEZA OFICINAS,
JARDINERIA Y GASFITERIA
134
PROCESO
TRANSPORTES Y SERVICIOS GENERALES
CODIGO
SA/PTRANSG – 02
PROCEDIMIENTO
SUPERVISION TRABAJOS LIMPIEZA OFICINAS,
JARDINERIA Y GASFITERIA
HOJA
OBJETIVO
1)
1/2
Verificar que los trabajos de limpieza de oficinas, jardinería y gasfitería estén correctamente ejecutados
en forma adecuada, oportuna y de acuerdo a los programas de trabajo predeterminados y de acuerdo a
la solicitud de servicio emitida por un área específica
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
CARGO
AUXILIAR DE LOGISTICA
TIEMPO
01´
DESCRIPCION
01. Entrega copia del contrato al Auxiliar de Servicios
Generales y Transportes.
ASISTENTE DE SERVICIOS
GENERALES Y
TRANSPORTES
05´
02. Toma conocimiento
1 hora
03. Supervisa los trabajos periódicamente en forma
inopinada y ejecutando las recomendaciones y
correctivos del caso.
30´
04. Organiza, dosifica y dispone el trabajo
05´
05. Toma conocimiento del contrato.
10´
06. Dispone la organización del trabajo en turnos, días y
horas.
05´
07. Supervisa el ingreso de personal del servis, uniforme,
herramientas de trabajo y equipo.
30´
08. Verifica los trabajos de limpieza de oficinas, baños,
jardines y gasfitería en general.
02´
09. Si esta OK el trabajo, se da la conformidad.
05´
10. Si no esta OK el trabajo, se recomienda los correctivos
del caso en primera instancia.
10´
11. Luego verifica la aplicación de las correcciones.
01´
12. Si esta OK se da la conformidad.
05´
13. Si no esta OK, se informa al Supervisor del Proveedor
recomendando los correctivos necesarios.
01´
14. Si esta OK, trabajo correctamente ejecutado.
05´
15. Si no esta OK, procede a informar al Asistente de
Servicios Generales y Transportes para las sanciones
pertinentes.
AUXILIAR DE SERVICIOS
GENERALES Y
TRANSPORTES
V°B°
VERSION
135
3ra
FECHA
Junio 2005
PROCESO
TRANSPORTES Y SERVICIOS GENERALES
CODIGO
SA/PTRANSG – 02
PROCEDIMIENTO
SUPERVISION TRABAJOS LIMPIEZA OFICINAS,
JARDINERIA Y GASFITERIA
HOJA
OBJETIVO
2/2
Verificar que los trabajos de limpieza de oficinas, jardinería y gasfitería estén correctamente ejecutados
en forma adecuada, oportuna y de acuerdo a los programas de trabajo predeterminados y de acuerdo a
la solicitud de servicio emitida por un área específica
ASISTENTE DE
10´
SERVICIOS GENERALES Y
TRANSPORTES
16. Procede a efectuar la llamada de atención al
Proveedor y sanciones de acuerdo a los dispositivos
normativos.
30´
17. Si es grave la llamada de atención será la
separación del service y aplicación del contrato
(previo conocimiento de la Oficina de Logística.
05´
18. Si no es grave, nuevamente regresa a la verificación
de aplicación de correcciones.
01´
19. TERMINO
V°B°
VERSION
136
3ra
FECHA
Junio 2005
3. PROCEDIMIENTO:
VISACION DE COMPROBANTES DE PAGO POR
SERVICIOS DE LIMPIEZA, JARDINERIA,
GASFITERIA, FOTOCOPIADO, TELEFONO,
ALQUILER DE LOCALES, ALQUILER DE
CAMIONETAS, MANTENIMIENTO DE MUEBLES
137
PROCESO
TRANSPORTES Y SERVICIOS GENERALES
CODIGO
SA/PTRANSG – 03
PROCEDIMIENTO
VISACION DE COMPROBANTES DE PAGO POR SERVICIOS DE LIMPIEZA, JARDINERIA,
GASFITERIA, FOTOCOPIADO, TELEFONO, ALQUILER DE LOCALES, ALQUILER DE
CAMIONETAS, MANTENIMIENTO DE MUEBLES
HOJA
OBJETIVO
1)
Dar visto bueno a los comprobantes de pago por servicios de limpieza, jardinería, gasfitería,
fotocopiado, teléfono, alquiler de locales, alquiler de camionetas, mantenimiento de muebles
previa revisión y verificación de los servicios y trabajos ejecutados.
1/2
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
CARGO
PROVEEDOR
TECNICO TRAMITE
DOCUMENTARIO,
COMUNICACIONES Y
ARCHIVO
TIEMPO
DESCRIPCION
05´
01. Presenta Expediente, conteniendo:
- Comprobantes de pago
- Informe de trabajo realizado
- Copia del Contrato
- Copia Orden de Compra/Servicios.
01´
02. Entrega al Técnico de Trámite Documentario,
Comunicaciones y Archivo, haciendo firmar cargo.
02´
03. Recepciona Expediente y visa cargo, coloca sello de
recepción con indicación de hora y fecha.
02´
04. Entrega al Asistente de Servicios Generales y
Transportes el Expediente.
ASISTENTE DE
02´
SERVICIOS GENERALES Y
TRANSPORTES
1 día
05´
05. Recepciona Expediente y visa cargo, coloca sello de
recepción con indicación de hora y fecha.
06. Verifica el trabajo realizado.
07. Si no esta OK dispone los correctivos del caso y
devuelve al Proveedor el Expediente completo.
V°B°
VERSION
138
3ra
FECHA
Junio 2005
PROCESO
TRANSPORTES Y SERVICIOS GENERALES
CODIGO
SA/PTRANSG – 03
PROCEDIMIENTO
VISACION DE COMPROBANTES DE PAGO POR SERVICIOS DE LIMPIEZA, JARDINERIA,
GASFITERIA, FOTOCOPIADO, TELEFONO, ALQUILER DE LOCALES, ALQUILER DE
CAMIONETAS, MANTENIMIENTO DE MUEBLES
HOJA
OBJETIVO
2/2
Dar visto bueno a los comprobantes de pago por servicios de limpieza, jardinería, gasfitería,
fotocopiado, teléfono, alquiler de locales, alquiler de camionetas, mantenimiento de muebles
previa revisión y verificación de los servicios y trabajos ejecutados.
PROVEEDOR
10´
08. Ejecuta los correctivos y vuelve a presentar al
Técnico de Trámite Documentario, Comunicaciones
y Archivo el Expediente, conteniendo:
- Comprobantes de pago
- Informe de trabajo realizado
- Copia del Contrato
- Copia Orden de Compra/Servicios
ASISTENTE DE
02´
SERVICIOS GENERALES Y
TRANSPORTES
10´
09. Recepciona el Expediente y visa cargo, coloca sello
de recepción con indicación de hora y fecha.
AUXILIAR DE LOGISTICA
10. Verifica la ejecución de los correctivos .
02´
11. Si esta OK da V°B° al Comprobante de Pago, hace
firmar cargo y entrega al Auxiliar de Logística el
Expediente.
02´
12. Recepciona el Expediente y visa cargo indicando
fecha y hora.
02´
13. Entrega al Técnico de Compras el Expediente para
su trámite correspondiente.
01´
14. TERMINO
V°B°
VERSION
139
3ra
FECHA
Junio 2005
4. PROCEDIMIENTO:
CONTROL DIARIO DEL SERVICIO DE VEHICULOS
140
PROCESO
TRANSPORTES Y SERVICIOS GENERALES
CODIGO
SA/PTRANSG – 04
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
1)
CONTROL DIARIO DEL SERVICIO DE VEHICULOS
HOJA
Realizar un control de Ingreso y Salida de los vehículos en forma diaria, así como
del servicio de movilidad brindado a las diferentes áreas y verificar las ocurrencias
o averías que se han producido por la operación de los vehículos motorizados.
1/1
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
CARGO
TIEMPO
DESCRIPCION
CHOFER Y/O EMPLEADO
DE SEDALIB S.A.
10´
01. Verifica operatividad de vehículo motorizado a
través de un mantenimiento preventivo.
ASISTENTE SERVICIOS
GENERALES Y
TRANSPORTES
20´
02. Programa actividades de trabajo diario (solo de las
unidades que tiene en el pool).
05´
03. Autoriza la salida de los vehículos en la Boleta de
Control Vehicular y asigna a los conductores.
AUXILIAR DE SERVICIOS
GENERALES Y
TRANSPORTES
10´
04. Retorno del vehículo, control a través de vigilancia y
el Auxiliar.
VIGILANTE
05´
05. Si hay observaciones, registra en el libro
ocurrencias y en la boleta de control vehicular.
01´
06. Si no hay observaciones, continua el proceso.
05´
07. Interna vehículo al garaje.
01´
08. TERMINO
V°B°
VERSION
141
3ra
FECHA
Junio 2005
5. PROCEDIMIENTO:
CONTROL CONSUMO DE COMBUSTIBLE
142
PROCESO
TRANSPORTES Y SERVICIOS GENERALES
CODIGO
SA/PTRANSG – 05
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
1)
CONTROL CONSUMO DE COMBUSTIBLE
HOJA
Brindar un adecuado abastecimiento de combustible en forma oportuna,
llevando un control y evaluación del consumo periódicamente.
1/1
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
CARGO
MECANICO
AUXILIAR SERVICIOS
GENERALES Y
TRANSPORTES
CONDUCTOR
TIEMPO
DESCRIPCION
02´
01. Recepciona cuadro estadístico y verifica vehículos
con bajo rendimiento.
30´
02. Cuadro estadístico consolidado
Ordenes de trabajo, y evalúa.
02 días
03. Verifica información, registro de planillas control de
combustible.
02 horas
04. Si no esta OK el registro de planilla, nuevamente
regresa a verificar la información.
01 día
05. Si esta OK el registro de planilla, consolida la
información.
01 día
06. Elabora cuadro estadístico consumo de combustible.
10´
07. Realiza control de reconocido Km. Diario a fin de
abastecer en forma oportuna.
01´
08. TERMINO
V°B°
VERSION
143
3ra
de
FECHA
consumo,
Junio 2005
6. PROCEDIMIENTO:
TRAMITES EN CASO DE ACCIDENTE DE TRANSITO
144
PROCESO
TRANSPORTES Y SERVICIOS GENERALES
CODIGO
SA/PTRANSG – 06
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
1)
TRAMITES EN CASO DE ACCIDENTE DE TRANSITO
HOJA
Realizar la gestión en caso de siniestros ante la PNP la CIA. de Seguros a fin de
resguardar la integridad de los trabajadores y el patrimonio de la empresa
1/1
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
CARGO
CHOFER
POLICIA / COMPAÑÍA DE
SEGUROS
TIEMPO
DESCRIPCION
30´
01. Realiza la denuncia policial.
05´
02. Comunica a Servicios Generales y Transportes,
este a su vez comunica a la CIA de Seguros.
30´
03. Verifica lo sucedido por la policía y a la vez realiza la
investigación policial y comunica a transportes a
cargo del chofer.
02 horas
04. Realiza la prueba de dosaje etílico y peritaje técnico
vial.
01 hora
05. Si es positivo el informe del resultado peritaje,
dosaje etílico, autoriza pago de accidente por
SEDALIB S.A. y continua proceso.
01 hora
06. Si no es positivo el informe del resultado peritaje,
dosaje etílico, declaración del accidente en Cía
Seguros.
02 días
07. Cía de Seguros investiga el
comprobar los hechos y pruebas.
01 día
08. Cía de Seguros cubre los gastos de accidente.
03 días
09. Si no cubre todos los gastos SEDALIB S.A. paga
parte de los gastos de accidente coordinando con
Finanzas.
01 día
10. Si cubre todos los gastos, reparación de unidad y
otros gastos son cubiertos por la Cía de Seguros.
V°B°
VERSION
145
3ra
accidente
FECHA
para
Junio 2005
PROCESO
TRANSPORTES Y SERVICIOS GENERALES
CODIGO
SA/PTRANSG – 06
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
TRAMITES EN CASO DE ACCIDENTE DE TRANSITO
HOJA
Realizar la gestión en caso de siniestros ante la PNP la CIA. de Seguros a fin de
resguardar la integridad de los trabajadores y el patrimonio de la empresa
ASISTENTE DE
10´
SERVICIOS GENERALES Y
TRANSPORTES
02 días
2/2
11. Informa los resultados a Logística.
12. Apoya en todas las gestiones.
01 día
13. Realiza seguimiento de la reparación del vehículo.
01´
14. TERMINO.
V°B°
VERSION
146
3ra
FECHA
Junio 2005
7. PROCEDIMIENTO:
CONTROL DE PAGO DE LUZ ELECTRICA,
TELEFONO Y ARRIENDO DE LOCAL
147
PROCESO
TRANSPORTES Y SERVICIOS GENERALES
CODIGO
SA/PTRANSG – 07
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
1)
CONTROL PAGOS DE LUZ ELECTRICA, TELEFONO Y ARRIENDO DE
LOCAL
HOJA
1/1
Llevar un control de los pagos de luz eléctrica, teléfono y arriendo de local previa
revisión y verificación de los comprobantes de pagos debidamente cancelados
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
CARGO
AUXILIAR SERVICIOS
GENERALES Y
TRANSPORTES
TIEMPO
DESCRIPCION
02´
01. Recepción de los comprobantes de pago Luz
eléctrica, teléfono, arriendo de local, listado de
pagos.
01 día
02. Verificación y supervisión de campo de los servicios.
02´
03. Si no esta OK, nuevamente recepción de los
comprobantes de pago.
02 horas
04. Si esta OK, da V°B° a comprobantes de pago.
Según
05. Coordina con Tesorería los pagos de servicio, luz
eléctrica.
programa
ción
TESORERO
06. Comprobantes de pago cancelados.
Según
programa
ción
10´
07. Verifica pago del
comprobantes.
30´
08. Informa a la División de Logística el pago de los
mismos.
01´
09. TERMINO
V°B°
VERSION
148
3ra
mismo,
a
través
FECHA
de
los
Junio 2005
8. PROCEDIMIENTO:
SERVICIOS DE FOTOCOPIAS, OZALID, ANILLADOS
Y AFINES
149
PROCESO
TRANSPORTES Y SERVICIOS GENERALES
CODIGO
SA/PTRANSG – 08
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
1)
SERVICIOS DE FOTOCOPIAS, OZALID, ANILLADOS Y AFINES
HOJA
Brindar un servicio de fotocopiado y afines en forma oportuna, llevando un control
y evaluación del mismo en forma periódica (mensual).
1/1
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
CARGO
AREA USUARIA
TIEMPO
DESCRIPCION
05´
01. Entrega Orden de Servicio al Responsable de
Servicios Generales.
ASISTENTE DE
02´
SERVICIOS GENERALES Y
TRANSPORTES
10´
02. Verifica si la Orden de Servicio es visada con el
respectivo V°B° del Jefe de Area.
10´
SERVICIOS DE
TERCEROS
03. Si no esta OK, regulariza V°B° de Logística y
nuevamente regresa al área usuaria para su
respectiva regularización.
04. Si esta OK, se va a Terceros.
Según
05. Saca copias.
programa
ción
05´
06. Visa Orden de servicio y entrega al Responsable de
Servicios Generales.
07. Verifica cantidad y calidad de las fotocopias a través
ASISTENTE DE
10´
SERVICIOS GENERALES Y
de la Orden de Servicio.
TRANSPORTES
Según
programa 08. Si no esta conforme, vuelve a sacar las copias.
ción
02´
09. Si esta conforme, firma del usuario responsable.
02´
10. Registra cantidad de fotocopias diarias.
30´
11. Reporta al Jefe de Logística cuadro de copias de
calidad.
01´
12. TERMINO
V°B°
VERSION
150
3ra
FECHA
Junio 2005
PROCESO
TRANSPORTES Y SERVICIOS GENERALES
CODIGO
SA/PTRANSG – 08
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
SERVICIOS DE FOTOCOPIAS, OZALID, ANILLADOS Y AFINES
HOJA
Brindar un servicio de fotocopiado y afines en forma oportuna, llevando un control
y evaluación del mismo en forma periódica (mensual).
V°B°
VERSION
151
3ra
FECHA
1/1
Junio 2005