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GENERALIDADES : La EPS SEDALIB S.A. se encuentra organizada formalmente de acuerdo al Organigrama vigente aprobado por en Sesión Ordinaria de Directorio Nº 254 de fecha 05.01.2004, en la que se muestra la ubicación orgánica de la Oficina de Logística materia del presente Manual de Procedimientos. (Ver Organigrama adjunto). La configuración de procesos de la oficina de Logística de acuerdo al Reglamento y Manual de Organización y Funciones 2004 son: • • • • Compras Almacén Servicios Generales y Transportes Patrimonio Los montos y modalidades de adquisición aplicados en la EPS, están establecidas a través de los dispositivos legales vigentes. 2. CONCEPTO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS El Manual de Procedimientos es un documento técnico normativo que presenta en forma ordenada y sistemática los procedimientos a seguir para lograr el trabajo de acuerdo a métodos previstos; desarrollándose en base a la Estructura Orgánica vigente y tiene carácter instructivo e informativo. 3. OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Guiar u orientar el trabajo, formalizando los procesos y procedimientos racionalizados en tiempo presente–futuro; dándoles un ordenamiento y coherencia en lograr resultados y rendimientos óptimos. Reforzar el modelo de la estructura, diseñando los procesos y procedimientos para que respondan al manejo de resultados a través de los procesos. Agilizar la toma de decisiones, buscando que cada Unidad Orgánica pueda tomar decisiones sin la intermediación de las Unidades Orgánicas superiores. Buscar la eficacia en los resultados y la eficiencia en lograr la reducción de los costos. Gerencia de Desarrollo Empresarial 5 Oficina Racionalización y Control de Gestión Manual de Procedimientos de Logística 2005 Gerencia de Administración y Finanzas 4. CRITERIOS TECNICOS PARA EL DISEÑO DE LOS PROCEDIMIENTOS Todos los procedimientos tienen las siguientes características comunes: En el Manual de Procedimientos de Logística se ha optado por desarrollarlo por puestos de trabajo, sus acciones u operaciones que inciden en el proceso acompañado de los reportes y formatos que se deben realizar para mejorar la gestión en términos de reducción de costos, simplificar trámites y mejorar el resultado con mayores rendimientos. Pertenecen a un proceso que los globaliza y se limitan de acuerdo al nivel donde operan y que adquieren la categoría de procedimientos Lograr la simplicidad y facilitar su comprensión. Tienen una Unidad Orgánica o proceso responsable de su ejecución ubicadas a nivel central y se encarga de planear y controlar los resultados de todas las actividades. 5. ALCANCE El presente Manual de Procedimientos es de aplicación en todo el ámbito jurisdiccional de SEDALIB S.A. Gerencia de Desarrollo Empresarial 6 Oficina Racionalización y Control de Gestión Manual de Procedimientos de Logística 2005 Gerencia de Administración y Finanzas II. APROBACION, ACTUALIZACION PROCEDIMIENTOS DE LOGISTICA 1. 2. Y DIFUSION DEL MANUAL DE APROBACION • La Gerencia de Desarrollo Empresarial elevará los proyectos definitivos de los Manuales de Procedimientos a la Gerencia General previa opinión favorable de la Jefatura de la Oficina de Racionalización y Control de Gestión y de la SubGerencia de Asesoría Jurídica, en materia legal. • La aprobación de los Manuales de Procedimientos será mediante Resolución de Gerencia General. El Gerente General lo pondrá en vigencia, siendo su potestad informar al Directorio. • Es requisito previo para la aprobación del Manual de Procedimientos, la visación de la Gerencia de Administración y Finanzas, previo V°B° de Jefatura de la Oficina de Logística, en señal de conformidad. ACTUALIZACION El Manual de Procedimientos se evaluará y revisará, en su nivel, por lo menos una vez al año. También podrá ser actualizado en los siguientes casos: 3. • Por disposición del Directorio y/o Gerencia General. • A solicitud de la Gerente de Administración y Finanzas y/o Jefe de Oficina de Logística. • A solicitud de la Oficina de Racionalización y Control de Gestión. • Cuando se apruebe o modifique una disposición administrativa o legal que afecte la funciones generales y atribuciones de la Oficina de Logística. DIFUSION La difusión estará a cargo de la Gerencia de Desarrollo Empresarial, a través de la Jefatura de Oficina de Racionalización y Control de Gestión, debiendo distribuirse los Manuales de Procedimientos a la Gerencia de Administración y Finanzas, División Zonal Norte, Oficina de Logística y Órgano de Control interno. Así mismo se difundirá preferentemente por correo electrónico a las áreas y estará disponible en la red como herramienta de consulta. Gerencia de Desarrollo Empresarial 7 Oficina Racionalización y Control de Gestión Manual de Procedimientos de Logística 2005 Gerencia de Administración y Finanzas • Un ejemplar de cada Manual de Procedimientos, deberá ser elevado a la Gerencia General, Auditoria Interna, Gerencia de Desarrollo Empresarial y Jefe de Oficina de Racionalización y Control de Gestión. • La Jefatura de Oficina de Logística deberá publicar a través de los medios necesarios (vitrina, periódico mural u otro) aquellos procedimientos o guías de interés para los proveedores en pro de lograr un entendimiento mutuo y de mejor servicio. Gerencia de Desarrollo Empresarial 8 Oficina Racionalización y Control de Gestión Manual de Procedimientos de Logística 2005 Gerencia de Administración y Finanzas II. BASE LEGAL DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LOGISTICA a. Estatuto vigente de la Empresa SEDALIB S.A., Ficha 4936 C-2 del Registro de Sociedades Mercantiles de la Libertad de fecha 14.10.96. b. Reglamento Interno de Trabajo vigente. c. Directiva Nº 007-98-SEDALIB S.A.-0400-GG ¨ Lineamientos para la formulación y actualización del Manual de Procedimientos en SEDALIB S.A.¨ d. Directiva N° 002-77-INAP/DNR “Normas para la Formulación de los Manuales de Procedimientos”. e. Resolución Jefatural N° 092-92-INAP/DTSA – Aprueba la Directiva N° 003-92INAP/DTSA, que establece las “Pautas Metodológicas para la Formulación de los Textos Unicos de Procedimientos Administrativos” (TUPA) del 12.05.92. f. Texto único ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado aprobado mediante Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM, modificado por la ley Nº 28267. g. Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado aprobado mediante Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM. h. Ley 27444 “Procedimiento Administrativo General” Gerencia de Desarrollo Empresarial 9 Oficina Racionalización y Control de Gestión Manual de Procedimientos de Logística 2005 Gerencia de Administración y Finanzas IV. DESARROLLO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LOGISTICA Los Procedimientos descritos en la Oficina de Logística ha sido estructurados en base al “Texto Unico Ordenado” de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (Decreto Supremo N° 083 – 2004- PCM, modificado por la ley 28267 y el Reglamento de Ley de Contrataciones y Adquisiciones del estado (Decreto Supremo N° 084 – 2004PCM) y teniendo en cuenta el objetivo del proceso, secuencia de actividades, responsables de su ejecución, flujograma de actividades y los formatos rediseñados que se utilizará a partir de su aprobación mediante Resolución de Gerencia General.. Gerencia de Desarrollo Empresarial 10 Oficina Racionalización y Control de Gestión Manual de Procedimientos de Logística 2005 Gerencia de Administración y Finanzas TOPES PARA CADA PROCESO DE SELECCIÓN DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES AÑO FISCAL 2005 Y EN NUEVOS SOLES BIENES LICITACION PUBLICA Mayor o igual : 450,000 CONCURSO PUBLICO PUBLICA ADJUDICACION DIRECTA SELECTIVA SERVICIOS OBRAS Mayor o igual 1’150,000 Mayor o igual 200,000 Menor a: 450,000 Menor de: 200,000 Menor de: 1’150,000 Mayor a: 225,000 Mayor de: 100,000 Mayor a: 575,000 Menor o igual de: 225,000 Menor o igual de: 100,000 Menor o igual de: 575,000 Mayor o igual de: 45,000 Mayor o igual de: 20,000 Mayor o igual de: 115,000 Menor de: 115,000 OBRAS Mayor o igual de: 3,300 (**) MENOR CUANTIA BIENES Y SERVICIOS Menor de: 45,000 Menor de: 20,000 Mayor o igual de: 3,300 (**) Mayor o igual de: 3,300 (**) (**) Decreto Supremo Nº 177-2004-EF, Publicado en el Diario Oficial el Peruano el 07.12.2004 y articulo 2º, numeral 2.3 g) del texto único ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por Decreto Supremo Nº 083-2004PCM. Gerencia de Desarrollo Empresarial 11 Oficina Racionalización y Control de Gestión Manual de Procedimientos de Logística 2005 Gerencia de Administración y Finanzas 1. LICITACION PÚBLICA 1.1. Licitación Pública (Adquisición de Bienes y Suministros) 1.2. Licitación Pública (Contratación de Obras) Gerencia de Desarrollo Empresarial 12 Oficina Racionalización y Control de Gestión Manual de Procedimientos de Logística 2005 Gerencia de Administración y Finanzas 1.1. Licitación Pública (Adquisición de Bienes y Suministros) Gerencia de Desarrollo Empresarial 13 Oficina Racionalización y Control de Gestión PROCESO LICITACIONES Y CONCURSOS CODIGO SA/PLC – 01 PROCEDIMIENTO OBJETIVO : 1.1. Licitación Pública (Adquisición de Bienes y Suministros) Lograr que el proceso de Licitaciones se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. HOJA 1/ 8 Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de Obras y Adquisición de Bienes y Suministros, por Licitación Pública. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: CARGO TIEMPO DESCRIPCION AREA USUARIA 1. Entrega Requerimiento de Bienes y/o Suministros a Almacén a través de la nota de pedido. ASISTENTE DE ALMACEN 2. Consulta stock en almacén. AREA USUARIA 3. Si hay stock atiende a Usuario con nota de pedido. 4. Requerimiento atendido con Vº Bº del Asistente de Almacén 5. Si no hay stock, elabora términos de referencia y adjunta nota de pedido y tramita a Analista de Costos y Control Presupuestal – Oficina de Contabilidad y Finanzas. ANALISTA DE COSTOS Y CONTROL PPTAL. 6. Asigna partida presupuestal y da Vº Bº a la Nota de Pedido. 7. Devuelve al Area Usuaria expediente con Nota de Pedido con respectivo VºBº y términos de referencia para su tramite a Logística 8. Recepciona Nota de Pedido y términos de referencia. AUXILIAR DE LOGISTICA JEFE DE OFICINA DE LOGISTICA 9. Registra y tramita a Jefatura. 10. Determina proceso de compra según montos establecidos por EF según Ley del Presupuesto del Sector público aprobado para el año fiscal. 11. Con proveído tramita a Asistente Licitaciones y Concursos. V°B° VERSION 14 3ra FECHA Junio del 2005 PROCESO LICITACIONES Y CONCURSOS CODIGO SA/PLC – 01 PROCEDIMIENTO OBJETIVO : 1.1. Licitación Pública (Adquisición de Bienes y Suministros) Lograr que el proceso de Licitaciones se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. HOJA 2/ 8 Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de Obras y Adquisición de Bienes y Suministros, por Licitación Pública. 12. Recepción de expediente y determina el proceso de licitación por el monto. 13. Verifica si el proceso se encuentra incluido en PAAC aprobado. Si no está incluido se procede a solicitar su inclusión ante CONSUCODE y PROMPYME. 14. Se ingresa al SEACE la Resolución y el proceso incluido. 15. Propone el Concursos. Comité Especial de Licitaciones y 16. Proyecta la Resolución de Gerencia General para nombramiento de Comité Especial. ASISTENTE LICITACIONES Y CONCURSOS. 17. Proyecta la Resolución de Gerencia General para aprobación de expediente de licitación. 18. Gestiona Vº Bº para las Resoluciones de nombramiento de Comité Especial y aprobación de expediente, de las Jefaturas de Logística, SubGerente de Asuntos Jurídicos y Gerente de Administración y Finanzas. 19. Gestiona aprobación de Resoluciones ante Gerente General 20. Opera la página Web en SEACE-CONSUCODE, y Registra datos en la Ficha Registro del proceso de licitación como los miembros del comité, cronograma de ejecución del proceso y postores. 21. Organiza y tramita expediente a comité especial adjuntando los términos de referencia, nota de pedido y las resoluciones de aprobación de expediente y nombramiento de Comité Especial. V°B° VERSION 15 3ra FECHA Junio del 2005 PROCESO LICITACIONES Y CONCURSOS CODIGO SA/PLC – 01 PROCEDIMIENTO OBJETIVO : 1.1. Licitación Pública (Adquisición de Bienes y Suministros) Lograr que el proceso de Licitaciones se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. HOJA 3/ 8 Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de Obras y Adquisición de Bienes y Suministros, por Licitación Pública. COMITÉ ESPECIAL 22. Recibe Resolución nombramiento de Gerencia General de 23. Elabora Bases de licitación. 24. Organiza, conduce y ejecuta la licitación hasta antes de la suscripción del contrato. ASISTENTE LICITACIONES Y CONCURSOS 25. La Convocatoria al proceso de Licitación, se realiza a través de su publicación en el SEACE, así como en PROMPYME. Se ingresan las Bases en el SEACE. POSTORES 26. Adquisición de las Bases en el lugar especificado en la convocatoria. 27. Si hay consultas, envío de consultas (tiempo: cinco días de la recepción de bases y pasa al Comité Especial para la absolución. COMITÉ ESPECIAL 28. Absolución y Aclaración de consultas (Tiempo: 5 días de recibidas las consultas). 29. Tramita expediente al Asistente de Licitaciones y Contratos. ASISTENTE LICITACIONES Y CONCURSOS 30. Recepciona toma conocimiento e ingresa datos en el SEACE sobre respuestas a la absolución y aclaración de consultas de los Postores. V°B° VERSION 16 3ra FECHA Junio del 2005 PROCESO LICITACIONES Y CONCURSOS CODIGO SA/PLC – 01 PROCEDIMIENTO OBJETIVO : 1.1. Licitación Pública (Adquisición de Bienes y Suministros) Lograr que el proceso de Licitaciones se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. HOJA 4/ 8 Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de Obras y Adquisición de Bienes y Suministros, por Licitación Pública. POSTORES 31. Si no hay observación presentación de propuestas. 32. Si hay observación (Tiempo: tres días desde el vencimiento del plazo para la absolución de consultas) y va al Asistente de Licitaciones y Concursos para respuestas. ASISTENTE LICITACIONES Y CONCURSOS 33. Recepciona toma conocimiento e ingresa datos en el SEACE sobre Observaciones de los Postores. COMITÉ ESPECIAL 34. Evaluación de observaciones a las bases (Tiempo máximo de 5 días de recibidas las consultas). 35. Si acoge las consultas, notifica a los Postores a través del SEACE y correos electrónicos. 36. Si no acoge las consultas, va a CONSUCODE, dentro de los tres días siguientes de vencido el plazo para absolverlas. CONSUCODE 37. El consejo resolverá lo solicitado, tiempo máximo 10 días. 38. Decisión del Consejo, a través del pronunciamiento que se publica en el SEACE. V°B° VERSION 17 3ra FECHA Junio del 2005 PROCESO LICITACIONES Y CONCURSOS CODIGO SA/PLC – 01 PROCEDIMIENTO OBJETIVO : 1.1. Licitación Pública (Adquisición de Bienes y Suministros) Lograr que el proceso de Licitaciones se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. HOJA 5/ 8 Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de Obras y Adquisición de Bienes y Suministros, por Licitación Pública. COMITÉ ESPECIAL 39. Integración de las bases (tiempo 01 día). 40. Notifica la decisión de CONSUCODE a los postores. 41. No se puede continuar con la tramitación del proceso, si no se han publicado las Bases Integradas en el SEACE. POSTORES 42. Presentación de propuestas. COMITÉ ESPECIAL 43. Evaluación de propuestas técnicas y económicas. 44. Otorgamiento de Buena Pro y alcanza al Asistente de Licitaciones y Concursos para publicación en el SEACE indicando orden de calificación. 45. Notifica inmediatamente a los Postores con el acta de otorgamiento de buena y cuadro de calificación. Alcanza a Asistente de Licitaciones y Concursos. ASISTENTE LICITACIONES Y CONCURSOS 46. Registra buena pro y cuadro de calificación en SEACE 47. Proyecta el Contrato y entrega al Jefe de Logística para su Vº Bº. V°B° VERSION 18 3ra FECHA Junio del 2005 PROCESO LICITACIONES Y CONCURSOS CODIGO SA/PLC – 01 PROCEDIMIENTO OBJETIVO : 1.1. Licitación Pública (Adquisición de Bienes y Suministros) Lograr que el proceso de Licitaciones se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. HOJA 6/ 8 Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de Obras y Adquisición de Bienes y Suministros, por Licitación Pública. JEFE OFICINA DE LOGISTICA 48. Toma conocimiento y revisa Contrato y hace firmar al Postor adjudicado en el tiempo señalado por las normas vigentes. 49. Entrega Contrato a Postor adjudicado. POSTORES 50. Recepciona el contrato debidamente firmado. 51. Despacha y transporta bienes y suministro al Almacén de SEDALIB S.A., en cumplimiento del contrato en la calidad y oportunidad especificada. 52. Entrega al Asistente de Almacén los bienes y suministros. 53. Emite y entrega Guías de Remisión y Facturas para Vº Bº del Asistente de Almacén. 54. Interna los bienes y suministros chequeando estos minuciosamente en forma física con los comprobantes de pago. ASISTENTE DE ALMACEN 55. Simultáneamente convoca al Area Usuaria responsable para verificar calidad de bienes y suministros. 56. Da su Vº Bº a comprobantes de pago en señal de conformidad y archiva copia de Guía de Remisión destinatario y devuelve al postor los demás comprobantes debidamente firmados y sellados. V°B° VERSION 19 3ra FECHA Junio del 2005 PROCESO LICITACIONES Y CONCURSOS CODIGO SA/PLC – 01 PROCEDIMIENTO OBJETIVO : 1.1. Licitación Pública (Adquisición de Bienes y Suministros) Lograr que el proceso de Licitaciones se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. HOJA 7/ 8 Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de Obras y Adquisición de Bienes y Suministros, por Licitación Pública. POSTORES AUXILIAR DE LOGISTICA 57. Tramita Comprobantes de pago a Auxiliar de Logística para su cancelación. 58. Recepciona y Registra Factura, adjunta contrato. 59. Organiza expediente archiva adecuadamente lo que corresponda y tramita Factura al Jefe de Logística para el Vº Bº. 60. Recepciona de Jefe de Logística copia de Contrato y tramita a Asistente de Licitaciones y Concursos. JEFE OFICINA DE LOGISTICA 61. Toma conocimiento, dá Vº Bº de Factura 62. Tramita a través del Auxiliar copia de Contrato al Asistente de Licitaciones y Concursos. 63. Tramita a Auxiliar de Compras. AUXILIAR DE COMPRAS 64. Procesa Factura en el Sistema interconectado con Contabilidad. de compras 65. Alcanza comprobante de pago y Coordina con el Analista de Control Presupuestal sobre afectación a la ejecución presupuestal, contable y comunica el ingreso de comprobante de pago al Sistema Contable V°B° VERSION 20 3ra FECHA Junio del 2005 PROCESO LICITACIONES Y CONCURSOS CODIGO SA/PLC – 01 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 1.1. Licitación Pública (Adquisición de Bienes y Suministros) Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de Obras y Adquisición de Bienes y Suministros, por Licitación Pública. ASISTENTE LICITACIONES Y CONCURSOS HOJA 8/ 8 66. Recepciona copia de contrato del postor adjudicado del Auxiliar de Compras, adjuntando al expediente del proceso. 67. Ingresa datos en el SEACE. 68. Ordena expediente una vez concluido el proceso de selección y procede a archivar en forma adecuada y oportuna. ANALISTA DE CONTROL PRESUPUESTAL 69. Coordina con Auxiliar de Compras sobre afectación a la ejecución presupuestal y contable. 70. Toma conocimiento del ingreso de comprobante de pago vía Sistema Contable. 71. Codifica factura procesada y pasa a Tesorería para su cancelación al proveedor. 72. TERMINO V°B° VERSION 21 3ra FECHA Junio del 2005 1.2. Licitación Pública (Contratación de Obras) 22 PROCESO LICITACIONES Y CONCURSOS CODIGO SA/PLC – 01 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 1.2. Licitación Pública (Contratación de Obras) Lograr que el proceso de Licitaciones se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. HOJA 1/8 Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de Obras y Adquisición de Bienes y Suministros, por Licitación Pública. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: CARGO TIEMPO DESCRIPCION AREA USUARIA 1. Entrega Requerimiento de Bienes y/o Suministros a Almacén a través de la nota de pedido. ASISTENTE DE ALMACEN 2. Consulta stock en almacén. 3. Si hay stock atiende a Usuario con nota de pedido. AREA USUARIA 4. Requerimiento atendido con Vº Bº del Asistente de Almacén 5. Si no hay stock, elabora términos de referencia y adjunta nota de pedido y tramita a Analista de Costos y Control Presupuestal – Oficina de Contabilidad y Finanzas. ANALISTA DE COSTOS Y CONTROL PPTAL. 6. Asigna partida presupuestal y da Vº Bº a la nota de pedido. 7. Devuelve al Área Usuaria expediente con nota de pedido con respectivo VºBº y términos de referencia. 8. Recepciona nota de pedido y términos de referencia. AUXILIAR DE LOGISTICA JEFE DE OFICINA DE LOGISTICA 9. Registra y tramita a Jefatura. 10. Determina proceso de compra según montos establecidos por EF según Ley del Presupuesto del Sector público aprobado para el año fiscal. 11. Con proveído tramita a Asistente Licitaciones y Concursos. V°B° VERSION 23 3ra FECHA Junio del 2005 PROCESO LICITACIONES Y CONCURSOS CODIGO SA/PLC – 01 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 1.2. Licitación Pública (Contratación de Obras) Lograr que el proceso de Licitaciones se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. HOJA 2/8 Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de Obras y Adquisición de Bienes y Suministros, por Licitación Pública. 12. Verifica si el proceso se encuentra incluido en PAAC aprobado. Si no está incluido se procede a solicitar su inclusión ante CONSUCODE y PROMPYME. 13. Se ingresa al SEACE la Resolución y el proceso incluido. 14. Recepción de expediente y determina el proceso de licitación por el monto 15. Propone el Comité Especial de Licitaciones y Concursos. 16. Proyecta la Resolución de Gerencia General para nombramiento de Comité Especial. ASISTENTE LICITACIONES Y CONCURSOS. 17. Proyecta la Resolución de Gerencia General para aprobación de expediente de licitación. 18. Gestiona Vº Bº para las Resoluciones de nombramiento de Comité Especial y aprobación de expediente, de la Jefatura de Logística, SubGerente de Asesoría Jurídica y Gerente de Administración y Finanzas. 19. Gestiona aprobación Gerente General. de Resoluciones ante 20. Opera la página Web en SEACE-CONSUCODE, y Registra datos en la Ficha Registro del proceso de licitación como los miembros del comité, cronograma de ejecución del proceso y postores. 21. Organiza y tramita expediente a comité especial adjuntando los términos de referencia, nota de pedido y las resoluciones de aprobación de expediente y nombramiento de Comité Especial. V°B° VERSION 24 3ra FECHA Junio del 2005 PROCESO LICITACIONES Y CONCURSOS CODIGO SA/PLC – 01 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 1.2. Licitación Pública (Contratación de Obras) Lograr que el proceso de Licitaciones se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. HOJA 3/8 Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de Obras y Adquisición de Bienes y Suministros, por Licitación Pública. COMITÉ ESPECIAL 22. Recibe Resolución de Gerencia General de nombramiento 23. Elabora Bases de licitación. 24. Organiza, conduce y ejecuta la licitación hasta antes de la suscripción del contrato. ASISTENTE LICITACIONES Y CONCURSOS 25. La Convocatoria al proceso de Licitación, se realiza a través de su publicación en el SEACE, así como en PROMPYME. Se ingresan las Bases en el SEACE. POSTORES 26. Adquisición de las Bases en especificado en la convocatoria. el lugar 27. Si hay consultas, envió de consultas (tiempo: cinco días de la recepción de bases y pasa al Comité Especial para la absolución. COMITÉ ESPECIAL 28. Absolución y Aclaración de consultas (Tiempo: 5 días de recibidas las consultas). 29. Tramita expediente al Asistente de Licitaciones y Concursos. ASISTENTE LICITACIONES Y CONCURSOS 30. Recepciona toma conocimiento e ingresa datos en el SEACE sobre respuestas a la absolución y aclaración de consultas de los Postores. V°B° VERSION 25 3ra FECHA Junio del 2005 PROCESO LICITACIONES Y CONCURSOS CODIGO SA/PLC – 01 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 1.2. Licitación Pública (Contratación de Obras) Lograr que el proceso de Licitaciones se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. HOJA 4/8 Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de Obras y Adquisición de Bienes y Suministros, por Licitación Pública. POSTORES 31. Si no hay propuestas. observación presentación de 32. Si hay observación (Tiempo: tres días desde el vencimiento del plazo para la absolución de consultas) y va al Asistente de Licitaciones y Concursos para respuestas. ASISTENTE LICITACIONES Y CONCURSOS 33. Recepciona toma conocimiento e ingresa datos en el SEACE sobre Observaciones de los Postores. COMITÉ ESPECIAL 34. Evaluación de observaciones a las bases (Tiempo máximo de 5 días de recibidas las consultas). 35. Si acoge las consultas, notifica a los Postores a través del SEACE y correos electrónicos. 36. Si no acoge las consultas, va a CONSUCODE, dentro de los tres días siguientes de vencido el plazo para absolverlas. CONSUCODE 37. El consejo resolverá lo solicitado, tiempo máximo 10 días. 38. Decisión del Consejo, a través del pronunciamiento que se publica en el SEACE. V°B° VERSION 26 3ra FECHA Junio del 2005 PROCESO LICITACIONES Y CONCURSOS CODIGO SA/PLC – 01 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 1.2. Licitación Pública (Contratación de Obras) Lograr que el proceso de Licitaciones se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. HOJA 5/8 Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de Obras y Adquisición de Bienes y Suministros, por Licitación Pública. COMITÉ ESPECIAL 39. Integración de las bases (tiempo 01 día). 40. Notifica la decisión de CONSUCODE a los postores 41. No se puede continuar con la tramitación del proceso, si no se han publicado las Bases Integradas en el SEACE. POSTORES 42. Presentación de propuestas. COMITÉ ESPECIAL 43. Evaluación de económicas. propuestas técnicas y 44. Otorgamiento de Bueno Pro y alcanza a Asistente de Licitaciones y Concursos para su publicación en el SEACE indicado orden de calificación. 45. Notifica inmediatamente a Postores con el acta de otorgamiento de buena pro y alcanza a Asistente de Licitaciones y Concursos. ASISTENTE LICITACIONES Y CONCURSOS 46. Registra buena pro y cuadro de calificación en SEACE 47. Proyecta el Contrato y entrega al Jefe de Logística para su Vº Bº. V°B° VERSION 27 3ra FECHA Junio del 2005 PROCESO LICITACIONES Y CONCURSOS CODIGO SA/PLC – 01 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 1.2. Licitación Pública (Contratación de Obras) Lograr que el proceso de Licitaciones se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. HOJA 6/8 Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de Obras y Adquisición de Bienes y Suministros, por Licitación Pública. JEFE OFICINA DE LOGISTICA 48. Toma conocimiento y revisa Contrato y hace firmar al Postor adjudicado en el tiempo señalado por las normas vigentes. 49. Entrega Contrato a Postor adjudicado. POSTORES 50. Recepciona el contrato debidamente firmado. 51. Despacha y transporta bienes y suministro al Almacén de SEDALIB S.A., en cumplimiento del contrato en la calidad y oportunidad especificada. 52. Entrega al Asistente de Almacén los bienes y suministros. 53. Emite y entrega Guías de Remisión y Facturas para Vº Bº del Asistente de Almacén. ASISTENTE DE ALMACEN 54. Interna los bienes y suministros chequeando estos minuciosamente en forma física con los comprobantes de pago. 55. Simultáneamente convoca al Area Usuaria responsable para verificar calidad de bienes y suministros. 56. Da su Vº Bº a comprobantes de pago en señal de conformidad y archiva copia de Guía de Remisión destinatario y devuelve al postor los demás comprobantes debidamente firmados y sellados. V°B° VERSION 28 3ra FECHA Junio del 2005 PROCESO LICITACIONES Y CONCURSOS CODIGO SA/PLC – 01 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 1.2. Licitación Pública (Contratación de Obras) Lograr que el proceso de Licitaciones se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. HOJA 7/8 Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de Obras y Adquisición de Bienes y Suministros, por Licitación Pública. POSTORES 57. Tramita Comprobantes de pago a Auxiliar de Logística para su cancelación. AUXILIAR DE LOGISTICA 58. Recepciona contrato. y Registra Factura, adjunta 59. Organiza expediente archiva adecuadamente lo que corresponda y tramita Factura al Jefe de Logística para el Vº Bº. 60. Recepciona de Jefe de Logística Copia de Contrato y Tramita a Asistente de Licitaciones y Concursos. JEFE OFICINA DE LOGISTICA 61. Toma conocimiento Da Vº Bº de Factura 62. Tramita a través del Auxiliar copia de Contrato al Asistente de Licitaciones y Concursos. 63. Tramita a Auxiliar de Compras. AUXILIAR DE COMPRAS 64. Procesa Factura en el Sistema de compras interconectado con Contabilidad. 65. Alcanza comprobante de pago y Coordina con el Analista de Control Presupuestal sobre afectación a la ejecución presupuestal, contable y comunica el ingreso de comprobante de pago al Sistema Contable. V°B° VERSION 29 3ra FECHA Junio del 2005 PROCESO LICITACIONES Y CONCURSOS CODIGO SA/PLC – 01 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 1.2. Licitación Pública (Contratación de Obras) Lograr que el proceso de Licitaciones se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. HOJA 8/8 Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de Obras y Adquisición de Bienes y Suministros, por Licitación Pública. ASISTENTE LICITACIONES Y CONTRATOS 66. Recepciona copia de contrato del postor adjudicado del Auxiliar de Compras, adjuntando al expediente del proceso. 67. Ingresa datos en el SEACE. 68. Ordena expediente una vez concluido el proceso de selección y procede a archivar en forma adecuada y oportuna. ANALISTA DE CONTROL PRESUPUESTAL 69. Coordina con Auxiliar de Compras sobre afectación a la ejecución presupuestal y Contable. 70. Toma conocimiento del ingreso de comprobante de pago vía Sistema Contable. 71. Codifica factura procesada y pasa a Tesorería para su cancelación al proveedor. 72. TERMINO VERSION V°B° 30 3ra FECHA Junio del 2005 2. Concurso Público 2.1. Concurso Público (Contratación de Servicios y Consultoría) 31 2.1. Concurso Público (Contratación de Servicios y Consultoría) 32 PROCESO LICITACIONES Y CONCURSOS CODIGO SA/PLC – 02 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 2.1 Concurso Público (Contratación de Servicios y Consultoría) Lograr que el proceso de Concurso Público se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. HOJA 1/8 Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de Servicios, Consultoría y arrendamientos. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: CARGO TIEMPO DESCRIPCION AREA USUARIA 1. Entrega Requerimiento de Bienes y/o Suministros a Almacén a través de la nota de pedido. ASISTENTE DE ALMACEN 2. Consulta stock en almacén. AREA USUARIA 3. Si hay stock atiende a Usuario con nota de pedido. 4. Requerimiento atendido con Vº Bº del Asistente de Almacén 5. Si no hay stock, elabora términos de referencia y adjunta nota de pedido y tramita a Analista de Costos y Control Presupuestal – Oficina de Contabilidad y Finanzas. ANALISTA DE COSTOS Y CONTROL PPTAL. 6. Asigna partida presupuestal y da Vº Bº a la nota de pedido. 7. Tramita a Logística expediente con nota de pedido y términos de referencia. AUXILIAR DE LOGISTICA JEFE DE OFICINA DE LOGISTICA 8. Recepciona referencia. 9. nota de pedido y términos de Registra y tramita a Jefatura. 10. Determina proceso de compra según montos establecidos por CONSUCODE para el año fiscal. 11. Con proveído tramita a Asistente Licitaciones y Concursos. V°B° VERSION 33 3ra FECHA Junio del 2005 PROCESO LICITACIONES Y CONCURSOS CODIGO SA/PLC – 02 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 2.1 Concurso Público (Contratación de Servicios y Consultoría) Lograr que el proceso de Concurso Público se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. HOJA 2/8 Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de Servicios, Consultoría y arrendamientos. 12. Recepción de expediente y determina el proceso de licitación por el monto. 13. Verifica si el proceso se encuentra incluido en PAAC aprobado. Si no está incluido se procede a solicitar su inclusión ante CONSUCODE y PROMPYME 14. Recepción de expediente y determina el proceso de licitación por el monto. 15. Propone el Comité Especial de Licitaciones y Concursos. 16. Proyecta la Resolución de Gerencia General para nombramiento de Comité Especial. ASISTENTE LICITACIONES Y CONCURSOS. 17. Proyecta la Resolución de Gerencia General para aprobación de expediente de licitación. 18. Gestiona Vº Bº para las Resoluciones de nombramiento de Comité Especial y aprobación de expediente, de las Jefaturas de Logística, SubGerente de Asesoría Jurídica y Gerente de Administración y Finanzas. 19. Gestiona aprobación de Resoluciones ante Gerente General 20. Opera la página Web en SEACE-CONSUCODE, y Registra datos en la Ficha Registro del proceso de licitación como los miembros del comité, cronograma de ejecución del proceso y postores. 21. Organiza y tramita expediente a comité especial adjuntando los términos de referencia, nota de pedido y las resoluciones de aprobación de expediente y nombramiento de Comité Especial. V°B° VERSION 34 3ra FECHA Junio del 2005 PROCESO LICITACIONES Y CONCURSOS CODIGO SA/PLC – 02 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 2.1 Concurso Público (Contratación de Servicios y Consultoría) Lograr que el proceso de Concurso Público se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. HOJA 3/8 Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de Servicios, Consultoría y arrendamientos. COMITÉ ESPECIAL 22. Recibe Resolución de Gerencia General de nombramiento 23. Elabora Bases de licitación. 24. Organiza, conduce y ejecuta la licitación hasta antes de la suscripción del contrato. ASISTENTE DE LICITACIONES Y CONCURSOS 25. La Convocatoria al proceso de Licitación, se realiza a través de su publicación en el SEACE, así como en PROMPYME. Se ingresan las Bases en el SEACE. POSTORES 26. Adquisición de las Bases en especificado en la convocatoria. el lugar 27. Si hay consultas, envío de consultas (tiempo: cinco días de la recepción de bases y pasa al Comité Especial para la absolución. COMITÉ ESPECIAL 28. Absolución y Aclaración de consultas (Tiempo: 5 días de recibidas las consultas). 29. Tramita expediente al Licitaciones y Concursos. ASISTENTE LICITACIONES Y CONCURSOS V°B° Asistente de 30. Recepciona toma conocimiento e ingresa datos en el SEACE sobre respuestas a la absolución y aclaración de consultas de los Postores. VERSION 35 3ra FECHA Junio del 2005 PROCESO LICITACIONES Y CONCURSOS CODIGO SA/PLC – 02 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 2.1 Concurso Público (Contratación de Servicios y Consultoría) Lograr que el proceso de Concurso Público se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. HOJA 4/8 Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de Servicios, Consultoría y arrendamientos. POSTORES 31. Si no hay propuestas. observación presentación de 32. Si hay observación (Tiempo: tres días desde el vencimiento del plazo para la absolución de consultas) y va al Asistente de Licitaciones y Concursos para respuestas. ASISTENTE LICITACIONES Y CONCURSOS 33. Recepciona toma conocimiento e ingresa datos en el SEACE sobre Observaciones de los Postores. COMITÉ ESPECIAL 34. Evaluación de observaciones a las bases (Tiempo máximo de 5 días de recibidas las consultas). 35. Si acoge las consultas, notifica a los Postores a través del SEACE y correos electrónicos. 36. Si no acoge las consultas, va a CONSUCODE, dentro de los tres días siguientes de vencido el plazo para absolverlas. CONSUCODE 37. El consejo resolverá lo solicitado, tiempo máximo 10 días. 38. Decisión del Consejo, a través del pronunciamiento que se publica en el SEACE. V°B° VERSION 36 3ra FECHA Junio del 2005 PROCESO LICITACIONES Y CONCURSOS CODIGO SA/PLC – 02 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 2.1 Concurso Público (Contratación de Servicios y Consultoría) Lograr que el proceso de Concurso Público se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. HOJA 5/8 Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de Servicios, Consultoría y arrendamientos. COMITÉ ESPECIAL 39. Integración de las bases (tiempo 01 día). 40. Notifica la decisión de CONSUCODE a los postores. 41. No se puede continuar con la tramitación del proceso, si no se han tramitado las bases integradas en el SEACE. POSTORES 42. Presentación de propuestas. COMITÉ ESPECIAL 43. Evaluación de económicas. propuestas técnicas y 44. Otorgamiento de Buena Pro y alcanza al Asistente de Licitaciones y Concursos para publicación en el SEACE indicando orden de calificación. 45. Notifica inmediatamente a los Postores con el acta de otorgamiento de buena y cuadro de calificación. Alcanza a Asistente de Licitaciones y Concursos ASISTENTE LICITACIONES Y CONCURSOS 46. Registra buena pro y cuadro de calificación en SEACE 47. Proyecta el Contrato y entrega al Jefe de Logística para su Vº Bº. V°B° VERSION 37 3ra FECHA Junio del 2005 PROCESO LICITACIONES Y CONCURSOS CODIGO SA/PLC – 02 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 2.1 Concurso Público (Contratación de Servicios y Consultoría) Lograr que el proceso de Concurso Público se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. HOJA 6/8 Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de Servicios, Consultoría y arrendamientos. JEFE OFICINA DE LOGISTICA 48. Toma conocimiento y revisa Contrato y hace firmar al Postor adjudicado en el tiempo señalado por las normas vigentes. 49. Entrega Contrato a Postor adjudicado. POSTORES 50. Recepciona el contrato debidamente firmado. 51. Despacha y transporta bienes y suministro al Almacén de SEDALIB S.A., en cumplimiento del contrato en la calidad y oportunidad especificada. 52. Entrega al Asistente de Almacén los bienes y suministros. 53. Emite y entrega Guías de Remisión y Facturas para Vº Bº del Asistente de Almacén. ASISTENTE DE ALMACEN 54. Interna los bienes y suministros chequeando estos minuciosamente en forma física con los comprobantes de pago. 55. Simultáneamente convoca al Area Usuaria responsable para verificar calidad de bienes y suministros. 56. Da su Vº Bº a comprobantes de pago en señal de conformidad y archiva copia de Guía de Remisión destinatario y devuelve al postor los demás comprobantes debidamente firmados y sellados. V°B° VERSION 38 3ra FECHA Junio del 2005 PROCESO LICITACIONES Y CONCURSOS CODIGO SA/PLC – 02 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 2.1 Concurso Público (Contratación de Servicios y Consultoría) Lograr que el proceso de Concurso Público se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. HOJA 7/8 Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de Servicios, Consultoría y arrendamientos. POSTORES 57. Tramita Comprobantes de pago a Auxiliar de Logística para su cancelación. AUXILIAR DE LOGISTICA 58. Recepciona contrato. y Registra Factura, adjunta 59. Organiza expediente archiva adecuadamente lo que corresponda y tramita Factura al Jefe de Logística para el Vº Bº. 60. Recepciona de Jefe de Logística Copia de Contrato y Tramita a Asistente de Licitaciones y Concursos. JEFE OFICINA DE LOGISTICA 61. Toma conocimiento dá Vº Bº de Factura 62. Tramita a través del Auxiliar copia de Contrato al Asistente de Licitaciones y Concursos. 63. Tramita a Auxiliar de Compras. AUXILIAR DE COMPRAS 64. Procesa Factura en el Sistema de compras interconectado con Contabilidad. 65. Alcanza comprobante de pago y coordina con el Analista de Control Presupuestal sobre afectación a la ejecución presupuestal contable y comunica el ingreso de comprobante de pago al Sistema Contable. V°B° VERSION 39 3ra FECHA Junio del 2005 PROCESO LICITACIONES Y CONCURSOS CODIGO SA/PLC – 02 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 2.1. Concurso Público (Contratación de Servicios y Consultoría) Lograr que el proceso de Concurso Público se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. HOJA 8/8 Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la contratación de Servicios, Consultoría y arrendamientos. ASISTENTE LICITACIONES Y CONCURSOS 66. Recepciona copia de contrato del postor adjudicado del Auxiliar de Compras, adjuntando al expediente del proceso. 67. Ingresa datos en el SEACE. 68. Ordena expediente una vez concluido el proceso de selección y procede a archivar en forma adecuada y oportuna. ANALISTA DE CONTROL PRESUPUESTAL 69. Coordina con Auxiliar de Compras sobre afectación a la ejecución presupuestal y Contable. 70. Toma conocimiento del ingreso de comprobante de pago vía Sistema Contable. 71. Codifica factura procesada y pasa a Tesorería para su cancelación al proveedor. 72. TERMINO V°B° VERSION 40 3ra FECHA Junio del 2005 3. ADJUDICACION DIRECTA 3.1. Adjudicación Directa Pública 3.2. Adjudicación Directa Selectiva 41 3.1. Adjudicación Directa Pública 42 PROCESO ADJUDICACION DIRECTA CODIGO SA/PLC – 03 PROCEDIMIENTO OBJETIVO : 3.1. Adjudicación Directa Pública Lograr que el proceso de Adjudicación Directa Pública se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. HOJA 1/8 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: CARGO TIEMPO DESCRIPCION AREA USUARIA 1. Entrega Requerimiento de Bienes y/o Suministros a Almacén a través de la nota de pedido. ASISTENTE DE ALMACEN 2. Consulta stock en almacén. AREA USUARIA 4. Requerimiento atendido con Vº Bº del Asistente de Almacén 3. Si hay stock atiende a Usuario con nota de pedido. 5. Si no hay stock, elabora términos de referencia y adjunta nota de pedido y tramita a Analista de Costos y Control Presupuestal – Oficina de Contabilidad y Finanzas. ANALISTA DE COSTOS Y CONTROL PPTAL. 6. Asigna partida presupuestal y da Vº Bº a la Nota de Pedido. 7. Devuelve al Area Usuaria expediente con Nota de Pedido con respectivo VºBº y términos de referencia para su tramite a Logística 8. Recepciona Nota de Pedido y términos de referencia. AUXILIAR DE LOGISTICA JEFE DE OFICINA DE LOGISTICA 9. Registra y tramita a Jefatura. 10. Determina proceso de compra según montos establecidos por EF según Ley del Presupuesto del Sector público aprobado para el año fiscal. 11. Con proveído tramita a Asistente Licitaciones y Concursos. V°B° VERSION 43 3ra FECHA Junio del 2005 PROCESO ADJUDICACION DIRECTA CODIGO SA/PLC – 03 PROCEDIMIENTO OBJETIVO : 3.1. Adjudicación Directa Pública Lograr que el proceso de Adjudicación Directa Pública se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. HOJA 2/8 12. Recepción de expediente y determina el proceso de licitación por el monto. 13. Verifica si el proceso se encuentra incluido en PAAC aprobado. Si no está incluido se procede a solicitar su inclusión ante CONSUCODE y PROMPYME. 14. Se ingresa al SEACE la Resolución y el proceso incluido. 15. Propone el Comité Especial de Adjudicaciones Directas Públicas. 16. Proyecta la Resolución de Gerencia General para nombramiento de Comité Especial. ASISTENTE LICITACIONES Y CONCURSOS. 17. Proyecta la Resolución de Gerencia General para aprobación de expediente de licitación. 18. Gestiona Vº Bº para las Resoluciones de nombramiento de Comité Especial y aprobación de expediente, de las Jefaturas de Logística, SubGerente de Asesoría Jurídica y Gerente de Administración y Finanzas. 19. Gestiona aprobación de Resoluciones ante Gerente General 20. Opera la página Web en SEACE-CONSUCODE, y Registra datos en la Ficha Registro del proceso de selección como los miembros del comité, cronograma de ejecución del proceso y postores. 21. Organiza y tramita expediente a Comité Especial adjuntando los términos de referencia, nota de pedido y las resoluciones de aprobación de expediente y nombramiento de Comité Especial. V°B° VERSION 44 3ra FECHA Junio del 2005 PROCESO ADJUDICACION DIRECTA CODIGO SA/PLC – 03 PROCEDIMIENTO OBJETIVO : 3.1. Adjudicación Directa Pública Lograr que el proceso de Adjudicación Directa Pública se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. COMITÉ ESPECIAL 22. Recibe Resolución nombramiento de Gerencia HOJA 3/8 General de 23. Elabora Bases de proceso de selección. 24. Organiza, conduce y ejecuta el proceso hasta antes de la suscripción del contrato. ASISTENTE LICITACIONES Y CONCURSOS 25. La Convocatoria al proceso de Adjudicación Directa, se realiza a través de su publicación en el SEACE, así como en PROMPYME. Se ingresan las Bases en el SEACE. POSTORES 26. Adquisición de las Bases en el lugar especificado en la convocatoria. 27. Si hay consultas, envío de consultas (tiempo: tres días contados desde el día siguiente de la Convocatoria de la recepción de bases y pasa al Comité Especial para la absolución. COMITÉ ESPECIAL 28. Absolución y Aclaración de consultas (Tiempo: tres días de recibidas las consultas). 29. Tramita expediente al Asistente de Licitaciones y Contratos. ASISTENTE LICITACIONES Y CONCURSOS 30. Recepciona toma conocimiento e ingresa datos en el SEACE sobre respuestas a la absolución y aclaración de consultas de los Postores. V°B° VERSION 45 3ra FECHA Junio del 2005 PROCESO ADJUDICACION DIRECTA CODIGO SA/PLC – 03 PROCEDIMIENTO OBJETIVO : 3.1. Adjudicación Directa Pública Lograr que el proceso de Adjudicación Directa Pública se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. POSTORES HOJA 4/8 31. Si no hay observación presentación de propuestas. 32. Si hay observación (Tiempo: tres días desde el vencimiento del plazo para la absolución de consultas) y va al Asistente de Licitaciones y Contratos para respuestas. ASISTENTE LICITACIONES Y CONCURSOS 33. Recepciona toma conocimiento e ingresa datos en el SEACE sobre Observaciones de los Postores. COMITÉ ESPECIAL 34. Evaluación de observaciones a las bases (Tiempo máximo de tres días de recibidas las consultas). 35. Si acoge las consultas, notifica a los Postores a través del SEACE y correos electrónicos. 36. Si no acoge las consultas, va a CONSUCODE, dentro de los tres días siguientes de vencido el plazo para absolverlas. CONSUCODE 37. El consejo resolverá lo solicitado, tiempo máximo 10 días. 38. Decisión del Consejo, a través del pronunciamiento que se publica en el SEACE. V°B° VERSION 46 3ra FECHA Junio del 2005 PROCESO ADJUDICACION DIRECTA CODIGO SA/PLC – 03 PROCEDIMIENTO OBJETIVO : 3.1. Adjudicación Directa Pública Lograr que el proceso de Adjudicación Directa Pública se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. COMITÉ ESPECIAL HOJA 5/8 39. Integración de las bases (tiempo: un día). 40. Notifica la decisión de CONSUCODE a los postores. 41. No se puede continuar con la tramitación del proceso, si no se han publicado las Bases Integradas en el SEACE. POSTORES 42. Presentación de propuestas. COMITÉ ESPECIAL 43. Evaluación de propuestas técnicas y económicas. 44. Otorgamiento de Buena Pro y alcanza al Asistente de Licitaciones y Concursos para publicación en el SEACE indicando orden de calificación. 45. Notifica inmediatamente a los Postores con el acta de otorgamiento de buena y cuadro de calificación. Alcanza a Asistente de Licitaciones y Concursos. ASISTENTE LICITACIONES Y CONCURSOS 46. Registra buena pro y cuadro de calificación en SEACE JEFE OFICINA DE LOGISTICA 48. Toma conocimiento y revisa Contrato y hace firmar al Postor adjudicado en el tiempo señalado por las normas vigentes. 47. Proyecta el Contrato y entrega al Jefe de Logística para su Vº Bº. 49. Entrega Contrato a Postor adjudicado. V°B° VERSION 47 3ra FECHA Junio del 2005 PROCESO ADJUDICACION DIRECTA CODIGO SA/PLC – 03 PROCEDIMIENTO OBJETIVO : 3.1. Adjudicación Directa Pública Lograr que el proceso de Adjudicación Directa Pública se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. POSTORES HOJA 6/8 50. Recepciona el contrato debidamente firmado. 51. Despacha y transporta bienes y suministro al Almacén de SEDALIB S.A., en cumplimiento del contrato en la calidad y oportunidad especificada. 52. Entrega al Asistente de Almacén los bienes y suministros. 53. Emite y entrega Guías de Remisión y Facturas para Vº Bº del Asistente de Almacén. 54. Interna los bienes y suministros chequeando estos minuciosamente en forma física con los comprobantes de pago. ASISTENTE DE ALMACEN 55. Simultáneamente convoca al Area Usuaria responsable para verificar calidad de bienes y suministros. 56. Da su Vº Bº a comprobantes de pago en señal de conformidad y archiva copia de Guía de Remisión destinatario y devuelve al postor los demás comprobantes debidamente firmados y sellados. POSTORES 57. Tramita Comprobantes de pago a Auxiliar de Logística para su cancelación. V°B° VERSION 48 3ra FECHA Junio del 2005 PROCESO ADJUDICACION DIRECTA CODIGO SA/PLC – 03 PROCEDIMIENTO OBJETIVO : 3.1. Adjudicación Directa Pública Lograr que el proceso de Adjudicación Directa Pública se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. AUXILIAR DE LOGISTICA HOJA 7/8 58. Recepciona y Registra Factura, adjunta contrato. 59. Organiza expediente archiva adecuadamente lo que corresponda y tramita Factura al Jefe de Logística para el Vº Bº. 60. Recepciona de Jefe de Logística copia de Contrato y tramita a Asistente de Licitaciones y Concursos. JEFE OFICINA DE LOGISTICA 61. Toma conocimiento, dá Vº Bº de Factura 62. Tramita a través del Auxiliar copia de Contrato al Asistente de Licitaciones y Concursos. 63. Tramita a Auxiliar de Compras. AUXILIAR DE COMPRAS 64. Procesa Factura en el Sistema de compras interconectado con Contabilidad. 65. Alcanza comprobante de pago y Coordina con el Analista de Control Presupuestal sobre afectación a la ejecución presupuestal, contable y comunica el ingreso de comprobante de pago al Sistema Contable. V°B° VERSION 49 3ra FECHA Junio del 2005 PROCESO ADJUDICACION DIRECTA CODIGO SA/PLC – 03 PROCEDIMIENTO OBJETIVO : 3.1. Adjudicación Directa Pública Lograr que el proceso de Adjudicación Directa Pública se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. ASISTENTE LICITACIONES Y CONCURSOS HOJA 8/8 66. Recepciona copia de contrato del postor adjudicado del Auxiliar de Compras, adjuntando al expediente del proceso. 67. Ingresa datos en el SEACE. 68. Ordena expediente una vez concluido el proceso de selección y procede a archivar en forma adecuada y oportuna. ANALISTA DE CONTROL PRESUPUESTAL 69. Coordina con Auxiliar de Compras sobre afectación a la ejecución presupuestal y contable. 70. Toma conocimiento del ingreso de comprobante de pago vía Sistema Contable. 71. Codifica factura procesada y pasa a Tesorería para su cancelación al proveedor. 72. TERMINO V°B° VERSION 50 3ra FECHA Junio del 2005 3.2. Adjudicación Directa Selectiva 51 PROCESO ADJUDICACION DIRECTA CODIGO SA/PLC – 03 PROCEDIMIENTO OBJETIVO : 3.2. Adjudicación Directa Selectiva Lograr que el proceso de Adjudicación Directa Selectiva se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. HOJA 1/8 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: CARGO TIEMPO DESCRIPCION AREA USUARIA 1. Entrega Requerimiento de Bienes y/o Suministros a Almacén a través de la nota de pedido. ASISTENTE DE ALMACEN 2. Consulta stock en almacén. AREA USUARIA 3. Si hay stock atiende a Usuario con nota de pedido. 4. Requerimiento atendido con Vº Bº del Asistente de Almacén 5. Si no hay stock, elabora términos de referencia y adjunta nota de pedido y tramita a Analista de Costos y Control Presupuestal – Oficina de Contabilidad y Finanzas. ANALISTA DE COSTOS Y CONTROL PPTAL. 6. Asigna partida presupuestal y da Vº Bº a la Nota de Pedido. 7. Devuelve al Área Usuaria expediente con Nota de Pedido con respectivo VºBº y términos de referencia para su tramite a Logística 8. Recepciona referencia. AUXILIAR DE LOGISTICA JEFE DE OFICINA DE LOGISTICA 9. Nota de Pedido y términos de Registra y tramita a Jefatura. 10. Determina proceso de compra según montos establecidos por EF según Ley del Presupuesto del Sector público aprobado para el año fiscal. 11. Con proveído tramita a Asistente Licitaciones y Concursos. V°B° VERSION 52 3ra FECHA Junio del 2005 PROCESO ADJUDICACION DIRECTA CODIGO SA/PLC – 03 PROCEDIMIENTO OBJETIVO : 3.2. Adjudicación Directa Selectiva Lograr que el proceso de Adjudicación Directa Selectiva se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. HOJA 2/8 12. Recepción de expediente y determina el proceso de licitación por el monto. 13. Verifica si el proceso se encuentra incluido en PAAC aprobado. Si no está incluido se procede a solicitar su inclusión ante CONSUCODE y PROMPYME. 14. Se ingresa al SEACE la Resolución y el proceso incluido. 15. Propone el Comité Especial de Adjudicaciones Directas Selectivas. 16. Proyecta la Resolución de Gerencia General para nombramiento de Comité Especial. ASISTENTE LICITACIONES Y CONCURSOS. 17. Proyecta la Resolución de Gerencia General para aprobación de expediente de licitación. 18. Gestiona Vº Bº para las Resoluciones de nombramiento de Comité Especial y aprobación de expediente, de las Jefaturas de Logística, SubGerente de Asesoría Jurídica y Gerente de Administración y Finanzas. 19. Gestiona aprobación de Resoluciones ante Gerente General 20. Opera la página Web en SEACE-CONSUCODE, y Registra datos en la Ficha Registro del proceso de selección como los miembros del comité, cronograma de ejecución del proceso y postores. 21. Organiza y tramita expediente a Comité Especial adjuntando los términos de referencia, nota de pedido y las resoluciones de aprobación de expediente y nombramiento de Comité Especial. V°B° VERSION 53 3ra FECHA Junio del 2005 PROCESO ADJUDICACION DIRECTA CODIGO SA/PLC – 03 PROCEDIMIENTO OBJETIVO : 3.2. Adjudicación Directa Selectiva Lograr que el proceso de Adjudicación Directa Selectiva se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. COMITÉ ESPECIAL 22. Recibe Resolución nombramiento de Gerencia HOJA 3/8 General de 23. Elabora Bases de proceso de selección. 24. Organiza, conduce y ejecuta el proceso hasta antes de la suscripción del contrato. ASISTENTE LICITACIONES Y CONCURSOS 25. La Convocatoria al proceso de Adjudicación Directa, se realiza a través de su publicación en el SEACE, así como en PROMPYME. Se ingresan las Bases en el SEACE. POSTORES 26. Adquisición de las Bases en el lugar especificado en la convocatoria. 27. Si hay consultas, envío de consultas (tiempo: tres días contados desde el día siguiente de la Convocatoria de la recepción de bases y pasa al Comité Especial para la absolución. COMITÉ ESPECIAL 28. Absolución y Aclaración de consultas (Tiempo: tres días de recibidas las consultas). 29. Tramita expediente al Asistente de Licitaciones y Contratos. ASISTENTE LICITACIONES Y CONCURSOS 30. Recepciona toma conocimiento e ingresa datos en el SEACE sobre respuestas a la absolución y aclaración de consultas de los Postores. V°B° VERSION 54 3ra FECHA Junio del 2005 PROCESO ADJUDICACION DIRECTA CODIGO SA/PLC – 03 PROCEDIMIENTO OBJETIVO : 3.2. Adjudicación Directa Selectiva Lograr que el proceso de Adjudicación Directa Selectiva se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. POSTORES HOJA 4/8 31. Si no hay observación presentación de propuestas. 32. Si hay observación (Tiempo: tres días desde el vencimiento del plazo para la absolución de consultas) y va al Asistente de Licitaciones y Contratos para respuestas. ASISTENTE LICITACIONES Y CONCURSOS 33. Recepciona toma conocimiento e ingresa datos en el SEACE sobre Observaciones de los Postores. COMITÉ ESPECIAL 34. Evaluación de observaciones a las bases (Tiempo máximo de tres días de recibidas las consultas). 35. Si acoge las consultas, notifica a los Postores a través del SEACE y correos electrónicos. 36. Si no acoge las consultas, va a CONSUCODE, dentro de los tres días siguientes de vencido el plazo para absolverlas. CONSUCODE 37. El consejo resolverá lo solicitado, tiempo máximo 10 días. 38. Decisión del Consejo, a través del pronunciamiento que se publica en el SEACE. V°B° VERSION 55 3ra FECHA Junio del 2005 PROCESO ADJUDICACION DIRECTA CODIGO SA/PLC – 03 PROCEDIMIENTO OBJETIVO : 3.2. Adjudicación Directa Selectiva Lograr que el proceso de Adjudicación Directa Selectiva se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. COMITÉ ESPECIAL HOJA 5/8 39. Integración de las bases (tiempo: un día). 40. Notifica la decisión de CONSUCODE a los postores. 41. No se puede continuar con la tramitación del proceso, si no se han publicado las Bases Integradas en el SEACE. POSTORES 42. Presentación de propuestas. COMITÉ ESPECIAL 43. Evaluación de propuestas técnicas y económicas. 44. Otorgamiento de Buena Pro y alcanza al Asistente de Licitaciones y Concursos para publicación en el SEACE indicando orden de calificación. 45. Notifica inmediatamente a los Postores con el acta de otorgamiento de buena y cuadro de calificación. Alcanza a Asistente de Licitaciones y Concursos. ASISTENTE LICITACIONES Y CONCURSOS 46. Registra buena pro y cuadro de calificación en SEACE JEFE OFICINA DE LOGISTICA 48. Toma conocimiento y revisa Contrato y hace firmar al Postor adjudicado en el tiempo señalado por las normas vigentes. 47. Proyecta el Contrato y entrega al Jefe de Logística para su Vº Bº. 49. Entrega Contrato a Postor adjudicado. V°B° VERSION 56 3ra FECHA Junio del 2005 PROCESO ADJUDICACION DIRECTA CODIGO SA/PLC – 03 PROCEDIMIENTO OBJETIVO : 3.2. Adjudicación Directa Selectiva Lograr que el proceso de Adjudicación Directa Selectiva se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. POSTORES HOJA 6/8 50. Recepciona el contrato debidamente firmado. 51. Despacha y transporta bienes y suministro al Almacén de SEDALIB S.A., en cumplimiento del contrato en la calidad y oportunidad especificada. 52. Entrega al Asistente de Almacén los bienes y suministros. 53. Emite y entrega Guías de Remisión y Facturas para Vº Bº del Asistente de Almacén. 54. Interna los bienes y suministros chequeando estos minuciosamente en forma física con los comprobantes de pago. ASISTENTE DE ALMACEN 55. Simultáneamente convoca al Area Usuaria responsable para verificar calidad de bienes y suministros. 56. Da su Vº Bº a comprobantes de pago en señal de conformidad y archiva copia de Guía de Remisión destinatario y devuelve al postor los demás comprobantes debidamente firmados y sellados. POSTORES 57. Tramita Comprobantes de pago a Auxiliar de Logística para su cancelación. V°B° VERSION 57 3ra FECHA Junio del 2005 PROCESO ADJUDICACION DIRECTA CODIGO SA/PLC – 03 PROCEDIMIENTO OBJETIVO : 3.2. Adjudicación Directa Selectiva Lograr que el proceso de Adjudicación Directa Selectiva se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. AUXILIAR DE LOGISTICA HOJA 7/8 58. Recepciona y Registra Factura, adjunta contrato. 59. Organiza expediente archiva adecuadamente lo que corresponda y tramita Factura al Jefe de Logística para el Vº Bº. 60. Recepciona de Jefe de Logística copia de Contrato y tramita a Asistente de Licitaciones y Concursos. JEFE OFICINA DE LOGISTICA 61. Toma conocimiento, dá Vº Bº de Factura 62. Tramita a través del Auxiliar copia de Contrato al Asistente de Licitaciones y Concursos. 63. Tramita a Auxiliar de Compras. AUXILIAR DE COMPRAS 64. Procesa Factura en el Sistema de compras interconectado con Contabilidad. 65. Alcanza comprobante de pago y Coordina con el Analista de Control Presupuestal sobre afectación a la ejecución presupuestal, contable y comunica el ingreso de comprobante de pago al Sistema Contable. V°B° VERSION 58 3ra FECHA Junio del 2005 PROCESO ADJUDICACION DIRECTA CODIGO SA/PLC – 03 PROCEDIMIENTO OBJETIVO : 3.2. Adjudicación Directa Selectiva Lograr que el proceso de Adjudicación Directa Selectiva se realice en forma transparente adecuado y oportuno de acuerdo a las normas legales vigentes. ASISTENTE LICITACIONES Y CONCURSOS HOJA 3/8 66. Recepciona copia de contrato del postor adjudicado del Auxiliar de Compras, adjuntando al expediente del proceso. 67. Ingresa datos en el SEACE. 68. Ordena expediente una vez concluido el proceso de selección y procede a archivar en forma adecuada y oportuna. ANALISTA DE CONTROL PRESUPUESTAL 69. Coordina con Auxiliar de Compras sobre afectación a la ejecución presupuestal y contable. 70. Toma conocimiento del ingreso de comprobante de pago vía Sistema Contable. 71. Codifica factura procesada y pasa a Tesorería para su cancelación al proveedor. 72. TERMINO V°B° VERSION 59 3ra FECHA Junio del 2005 4. ADJUDICACION DE MENOR CUANTIA 4.1. Adjudicación de Menor Cuantía (Adquisición de Bienes, Suministros y Servicios) 60 4.1. Adjudicación de Menor Cuantía (Adquisición de Bienes, Suministros y Servicios) 61 PROCESO ADJUDICACION DIRECTA CODIGO SA/PAMC – 04 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 4.1. Adjudicación de Menor Cuantía (Adquisición de Bienes, Suministros y Servicios) Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la Adquisición de Bienes y Suministros, Contratación de Servicios, Consultoría y Arrendamientos, en Procesos de Menor Cuantía. HOJA 1/7 1. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: CARGO TIEMPO DESCRIPCION AREA USUARIA 10´ 1. Requerimiento de Bienes y/o Suministros a Almacén Central. ASISTENTE DE ALMACEN 4´ 2. Consulta stock en almacén. 3. Si hay stock atiende a Usuario. 4. Requerimiento atendido AREA USUARIA 15´ 5. Si no hay stock, elaboración Nota de Pedido 6. Si hay activo fijo, autorización Gerente Administración y Finanzas pasa a Almacén. de 7. Si no hay activo fijo pasa a Almacén. ASISTENTE DE ALMACEN 3´ 8. Verifica si Pedido esta en el Plan Anual de Adquisiciones. 9. Si no esta OK, pasa al área usuaria para gestionar transferencia de partida presupuestal e incorporar en el Plan Anual de Adquisiciones. AREA USUARIA 2 días 10. Gestionar ante la Gerencia de Desarrollo Empresarial / Jefatura Oficina de Planificación y Presupuesto la inclusión de su requerimiento y/o solicitará autorización a la Gerencia de Administración y Finanzas. Pasa la Almacén para su consolidación. V°B° VERSION 62 3ra FECHA Junio 2005 PROCESO ADJUDICACION DIRECTA CODIGO SA/PAMC – 04 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 4.1. Adjudicación de Menor Cuantía (Adquisición de Bienes, Suministros y Servicios) Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la Adquisición de Bienes y Suministros, Contratación de Servicios, Consultoría y Arrendamientos, en Procesos de Menor Cuantía. HOJA 2/7 ASISTENTE DE ALMACEN 5´ 11. Si esta OK, consolidación de Requerimientos recibidos y elaboración de Nota de Pedido general, por lote y por familia, pasa a Contabilidad. ANALISTA DE COSTOS Y CONTROL PPTAL. 5´ 12. Toma conocimiento de Nota de Pedido y asigna partida presupuestal, coloca su V°B°. 13. Entrega a Auxiliar de Logística. AUXILIAR DE LOGISTICA 5´ 14. Recepciona, registra Nota de Pedido. 15. Alcanza Nota de Pedido al Jefe Logística para su Vº Bº y conformidad. JEFE OFICINA DE LOGISTICA 5´ 16. Da Vº Bº y conformidad a Nota de Pedido. ASISTENTE DE COMPRAS 5´ 18. Recepciona Nota de pedido y dispone elaboración de solicitudes de cotización a proveedores al Auxiliar de Compras para compras mayores de 1 UIT. AREA USUARIA 1 día 19. Prepara términos de referencia para elaboración de Bases mayores a 1 UIT - Vº Bº Jefatura. 17. Tramita a Asistente de Compras. V°B° VERSION 63 3ra FECHA Junio 2005 PROCESO ADJUDICACION DIRECTA CODIGO SA/PAMC – 04 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 4.1. Adjudicación de Menor Cuantía (Adquisición de Bienes, Suministros y Servicios) Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la Adquisición de Bienes y Suministros, Contratación de Servicios, Consultoría y Arrendamientos, en Procesos de Menor Cuantía. ASISTENTE DE COMPRAS 1 día HOJA 3/7 20. Recepciona Nota de Pedido y términos de referencia para elaboración de las Bases. 21. Para la compras de Bienes y Servicios mayores a 01 UIT (S/. 3,300.00 nuevos soles) se adjuntarán los términos de referencia preparados por el área usuaria para la elaboración de las bases. 22. Adicionalmente para las compras mayores a 04 UIT, se harán las INVITACIONES VÍA CARTA al proveedor y se comunicará a PROMPYME, en el momento del proceso de selección. 23. Prepara invitaciones e indica al Auxiliar de Compras ingresar al SEACE. 24. Tramita las cotizaciones a Postores dentro del plazo establecido. POSTORES 1 día 25. Recepción de invitaciones teniendo un plazo de tres días para presentación de propuestas. 26. .Envía propuestas AUXILIAR DE LOGISTICA (SECRETARIA) 5´ 27. Recepciona, registra Propuestas ASISTENTE DE COMPRAS 5´ 28. Convoca a responsable de área usuaria para apertura de sobres. V°B° VERSION 64 3ra FECHA Junio 2005 PROCESO ADJUDICACION DIRECTA CODIGO SA/PAMC – 04 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 4.1. Adjudicación de Menor Cuantía (Adquisición de Bienes, Suministros y Servicios) Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la Adquisición de Bienes y Suministros, Contratación de Servicios, Consultoría y Arrendamientos, en Procesos de Menor Cuantía. AUXILIAR DE COMPRAS 30´ HOJA 4/7 29. Recepciona y registra en el Sistema SEACE, la relación de propuestas del proceso de selección convocado. 30. Imprime FORMATO DE REGISTRO PROPUESTAS RECEPCIONADAS del SEACE. AREA USUARIA ASISTENTE DE COMPRAS 1 hora DE 31. Participa con Asistente de Compras en apertura de sobres para determinar postor adjudicado. 32. Evalúan y califican propuestas 33. Se aprueba propuesta técnica (Sobre Nº 1) para evaluación de parámetros indicados en las bases. 34. Se asignan puntajes por postor 35. Si pasa el parámetro de 80 puntos, califica el postor y se procede a la apertura de la Propuesta Económica (Sobre Nº 2) 36. Se procede a calificar la propuesta económica con la aplicación de la formula Pi =(OM x PM pe) / Oi Donde: Pi = Puntaje de la Oferta económica Oi =Oferta económica del postor OM =Oferta económica de monto o precio mas bajo. PMpe= Puntaje máximo de la propuesta económica. i = Propuesta. 37. Evaluar los puntajes totales del postor o postores del proceso de selección. V°B° VERSION 65 3ra FECHA Junio 2005 PROCESO ADJUDICACION DIRECTA CODIGO SA/PAMC – 04 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 4.1. Adjudicación de Menor Cuantía (Adquisición de Bienes, Suministros y Servicios) Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la Adquisición de Bienes y Suministros, Contratación de Servicios, Consultoría y Arrendamientos, en Procesos de Menor Cuantía. HOJA 5/7 38. Consolidación y elaboración de cuadros de calificación técnica y puntaje total según corresponda. 39. Calificación del postor ganador o adjudicado. 40. Se procede a dar conformidad al acto de evaluación con las firmas y sellos del Asistente de Compras y el responsable del área Usuaria 41. Culmina y se cierra el proceso de evaluación. ASISTENTE DE COMPRAS 5´ 42. Dispone al Auxiliar de Compras el ingreso de los datos del o los postores adjudicados al sistema SEACE (Sistema electrónico de adquisiciones y contrataciones del estado). AUXILIAR DE COMPRAS 30´ 43. Ingresa los datos al SEACE, imprime formatos de otorgamiento de la Buena Pro y entrega al Asistente de Compras. ASISTENTE DE COMPRAS 5 días 44. Revisa y custodia expediente a la espera del plazo establecido por ley (05 días hábiles para consentimiento) a efectos de absolver posibles impugnaciones. 45. Concluido el plazo de consentimiento (05 cinco días hábiles) se dispone mediante proveído la elaboración de la orden de compra al Auxiliar de Compras. V°B° VERSION 66 3ra FECHA Junio 2005 PROCESO ADJUDICACION DIRECTA CODIGO SA/PAMC – 04 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 4.1. Adjudicación de Menor Cuantía (Adquisición de Bienes, Suministros y Servicios) Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la Adquisición de Bienes y Suministros, Contratación de Servicios, Consultoría y Arrendamientos, en Procesos de Menor Cuantía. HOJA 6/7 AUXILIAR DE COMPRAS 15´ 46. Elabora y alcanza Orden de Compra a Asistente de Compras. ASISTENTE DE COMPRAS 5´ 47. Firma y sella Orden de Compra de bienes o servicios y tramita a jefe de Oficina de Logística. JEFE OFICINA DE LOGISTICA 5´ 48. Recepciona Orden de Compra de bienes o servicios y tramita al Asistente de Compras. ASISTENTE DE COMPRAS 5´ 49. Entrega Orden de Compra al postor adjudicado. POSTOR Variado 50. Recepciona orden de compra u orden de servicio para la atención correspondiente. 51. Si es orden de compra de bienes o suministros, se interna en Almacén Central en los plazos establecidos. 52. Si es orden de servicios se presenta ante el área usuaria para realizar el trabajo respectivo. ASISTENTE DE ALMACEN 53. Recepciona y verifica guía de remisión, factura y bienes o suministros a internar. 54. Da conformidad y Vº Bº en la guía de remisión y factura y tramita a Auxiliar de Logística. V°B° VERSION 67 3ra FECHA Junio 2005 PROCESO ADJUDICACION DIRECTA CODIGO SA/PAMC – 04 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 4.1. Adjudicación de Menor Cuantía (Adquisición de Bienes, Suministros y Servicios) Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la Adquisición de Bienes y Suministros, Contratación de Servicios, Consultoría y Arrendamientos, en Procesos de Menor Cuantía. AUXILIAR DE LOGISTICA 7/7 55. Recepciona y registra comprobantes de pago. 56. Tramita comprobantes Compras. AUXILIAR DE COMPRAS HOJA 30´ de pago a Auxiliar de 57. Recepciona comprobantes de pago y registra en el Sistema de Compras para el procesamiento contable. Anota monto facturado para programación de pagos. 58. Coordina con Tesorería programación de pago de proveedores y pasa a Tesorería para cancelación de factura. 59. Emite reporte de comprobante de pago 60. Tramita a Asistente de Compras y Jefe de Logística para Vº Bº respectivo. 61. Organiza expediente adjuntando orden de compra, factura, reporte de comprobantes de pago pasando a: ASISTENTE DE COSTOS Y CONTROL PRESUPUESTAL 5´ 62. Codifica y afecta a la partida pptal y contablemente. 63. Codifica factura procesada y pasa a Tesorería para la cancelación de factura, POSTOR Variado 64. Cobra factura. 65. TERMINO V°B° VERSION 68 3ra FECHA Junio 2005 4.2. Adjudicación de Menor Cuantía (Adquisición de Servicios de Publicidad) 69 PROCESO ADJUDICACION DIRECTA CODIGO SA/PAMC – 04 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 1. 4.2. Adjudicación de Menor Cuantía (Adquisición de Servicios de Publicidad) Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la Contratación de Servicios, Consultoría y Arrendamientos, en Procesos de Menor Cuantía. HOJA 1/7 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: CARGO TIEMPO DESCRIPCION TECNICO OFICINA DE IMAGEN INSTITUCIONAL 5´ 1. Elabora Nota de Pedido, en coordinación con su Jefatura y se asegura de que exista Partida Presupuestal. ASISTENTE DE ALMACEN 3´ 2. Verifica si Pedido está en el Plan Anual de Adquisiciones de Servicios. 3. Si no esta OK, la Oficina de Imagen Institucional gestiona transferencia de partida presupuestal. JEFE OFICINA DE IMAGEN INSTITUCIONAL 2 días 4. Gestionar ante la Gerencia de Desarrollo Empresarial / Jefatura Oficina de Planificación y Presupuesto la inclusión de su requerimiento y/o solicitará autorización a la Gerencia de Administración y Finanzas. Pasa al Almacén para su consolidación. ANALISTA DE COSTOS Y CONTROL PPTAL. 5´ 5. Toma conocimiento de Nota de Pedido y asigna partida presupuestal, coloca su V°B°. 6. Entrega a Auxiliar de Logística. VERSION V°B° 70 3ra FECHA Junio 2005 PROCESO ADJUDICACION DIRECTA CODIGO SA/PAMC – 04 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 4.2. Adjudicación de Menor Cuantía (Adquisición de Servicios de Publicidad) Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la Contratación de Servicios, Consultoría y Arrendamientos, en Procesos de Menor Cuantía. AUXILIAR DE LOGISTICA 5´ HOJA 2/7 7. Recepciona, registra Nota de Pedido. 8. Alcanza Nota de Pedido al Jefe Logística para su Vº Bº y conformidad. JEFE OFICINA DE LOGISTICA 5´ 9. Da Vº Bº y conformidad a Nota de Pedido. ASISTENTE DE COMPRAS 5´ 11. Recepciona Nota de pedido y dispone elaboración de solicitudes de cotización a proveedores al Auxiliar de Compras para compras mayores de 1 UIT. TECNICO OFICINA DE IMAGEN INSTITUCIONAL 1 día 12. Elabora Orden de Avisaje para el medio de comunicación, a fin de ejecutar el servicio. 10. Tramita a Asistente de Compras. 13. Presenta a su Jefatura para Vº Bº. JEFE OFICINA DE IMAGEN INSTITUCIONAL 1 día 14. Prepara términos de referencia para elaboración de Bases mayores a 1 UIT - Vº Bº Jefatura y adjunta Orden de Avisaje, tramitando a Asistente de Compras. VERSION V°B° 71 3ra FECHA Junio 2005 PROCESO ADJUDICACION DIRECTA CODIGO SA/PAMC – 04 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 4.2. Adjudicación de Menor Cuantía (Adquisición de Servicios de Publicidad) Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la Contratación de Servicios, Consultoría y Arrendamientos, en Procesos de Menor Cuantía. ASISTENTE DE COMPRAS 1 día HOJA 3/7 15. Recepciona Nota de Pedido y términos de referencia para elaboración de las Bases., mas Orden de Avisaje 16. Para la compras de Servicios de Publicidad mayores a 01 UIT (S/. 3,300.00 nuevos soles) se adjuntarán los términos de referencia preparados por el Jefe de la Oficina de Imagen Institucional. 17. Adicionalmente para las compras mayores a 04 UIT, se harán las INVITACIONES VÍA CARTA al proveedor y se comunicará a PROMPYME, en el momento del proceso de selección. 18. Prepara invitaciones e indica al Auxiliar de Compras ingresar al SEACE. 19. Tramita las cotizaciones a Postores dentro del plazo establecido. POSTORES 1 día 20. Recepción de invitaciones teniendo un plazo de tres días para presentación de propuestas. 21. .Envía propuestas AUXILIAR DE LOGISTICA 5´ 22. Recepciona, registra Propuestas ASISTENTE DE COMPRAS 5´ 23. Convoca a Jefe Oficina Imagen Institucional para apertura de sobres. AUXILIAR DE COMPRAS 30´ 24. Recepciona y registra en el Sistema SEACE, la relación de propuestas del proceso de selección convocado. 25. Imprime FORMATO DE REGISTRO PROPUESTAS RECEPCIONADAS del SEACE. VERSION V°B° 72 3ra FECHA DE Junio 2005 PROCESO ADJUDICACION DIRECTA CODIGO SA/PAMC – 04 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 4.2. Adjudicación de Menor Cuantía (Adquisición de Servicios de Publicidad) Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la Contratación de Servicios, Consultoría y Arrendamientos, en Procesos de Menor Cuantía. JEFE OFICINA DE IMAGEN INSTITUCIONAL 1 hora HOJA 4/7 26. Participa con Asistente de Compras en apertura de sobres para determinar postor adjudicado. 27. Evalúan y califican propuestas 28. Se aprueba propuesta técnica (Sobre Nº 1) para evaluación de parámetros indicados en las bases. 29. Se asignan puntajes por postor 30. Si pasa el parámetro de 80 puntos, califica el postor y se procede a la apertura de la Propuesta Económica (Sobre Nº 2) 31. Se procede a calificar la propuesta económica con la aplicación de la formula Pi =(OM x PM pe) / Oi Donde: Pi = Puntaje de la Oferta económica Oi =Oferta económica del postor OM =Oferta económica de monto o precio mas bajo. PMpe= Puntaje máximo de la propuesta económica. i = Propuesta. 32. Evaluar los puntajes totales del postor o postores del proceso de selección. 33. Consolidación y elaboración de cuadros de calificación técnica y puntaje total según corresponda. 34. Calificación del postor ganador o adjudicado. 35. Se procede a dar conformidad al acto de evaluación con las firmas y sellos del Asistente de Compras y el responsable del área Usuaria 36. Culmina y se cierra el proceso de evaluación. VERSION V°B° 73 3ra FECHA Junio 2005 PROCESO ADJUDICACION DIRECTA CODIGO SA/PAMC – 04 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 4.2. Adjudicación de Menor Cuantía (Adquisición Servicios de Publicidad) Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la Contratación de Servicios de Publicidad, en Procesos de Menor Cuantía. HOJA 5/7 ASISTENTE DE COMPRAS 5´ 37. Dispone al Auxiliar de Compras el ingreso de los datos del o los postores adjudicados al sistema SEACE (Sistema electrónico de adquisiciones y contrataciones del estado). AUXILIAR DE COMPRAS 30´ 38. Ingresa los datos al SEACE, imprime formatos de otorgamiento de la Buena Pro y entrega al Asistente de Compras. ASISTENTE DE COMPRAS 5 días 39. Revisa y custodia expediente a la espera del plazo establecido por ley (05 días hábiles para consentimiento) a efectos de absolver posibles impugnaciones. 40. Concluido el plazo de consentimiento (05 cinco días hábiles) se dispone mediante proveído la elaboración de la orden de compra al Auxiliar de Compras. AUXILIAR DE COMPRAS 15´ 41. Elabora y alcanza Orden de Servicio a Asistente de Compras. ASISTENTE DE COMPRAS 5´ 42. Firma y sella Orden de Servicio y tramita a jefe de Oficina de Logística. JEFE OFICINA DE LOGISTICA 5´ 43. Recepciona Orden de Servicio y tramita al Asistente de Compras. ASISTENTE DE COMPRAS 5´ 44. Entrega Orden de Servicio y Orden de Avisaje al postor adjudicado. VERSION V°B° 74 3ra FECHA Junio 2005 PROCESO ADJUDICACION DIRECTA CODIGO SA/PAMC – 04 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 4.2. Adjudicación de Menor Cuantía (Adquisición Servicios de Publicidad) Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la Contratación de Servicios de Publicidad, en Procesos de Menor Cuantía. POSTOR (MEDIOS DE COMUNICACIÓN) Variado HOJA 6/7 45. Recepciona orden de Servicio para la atención correspondiente. 46. Se presenta ante el Jefe Oficina de Imagen Institucional para realizar el trabajo respectivo. 47. Tramita Factura y Orden de Avisaje a SEDALIB S.A. vía Trámite Documentario. TECNICO OFICINA IMAGEN INSTITUCIONAL 48. Recepciona Factura con Orden de Avisaje. JEFE OFICINA IMAGEN INSTITUCIONAL 50. Da Vº Bº a Factura del Medio de Comunicación, previa conformidad del servicio de acuerdo a la Orden de Avisaje. 49. Hace visar Factura por su Jefatura. 51. Tramita a través de Técnico Institucional a Auxiliar de Logística. AUXILIAR DE LOGISTICA Oficina Imagen 52. Recepciona y registra comprobantes de pago. 53. Tramita comprobantes Compras. VERSION V°B° 75 3ra de pago FECHA a Auxiliar de Junio 2005 PROCESO ADJUDICACION DIRECTA CODIGO SA/PAMC – 04 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 4.2. Adjudicación de Menor Cuantía (Adquisición Servicios de Publicidad) Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la Contratación de Servicios de Publicidad, en Procesos de Menor Cuantía. AUXILIAR DE COMPRAS 30´ HOJA 7/7 54. Recepciona comprobantes de pago y registra en el Sistema de Compras para el procesamiento contable. Anota monto facturado para programación de pagos. 55. Coordina con Tesorería programación de pago de proveedores y pasa a Tesorería para cancelación de factura. 56. Emite reporte de comprobante de pago 57. Tramita a Asistente de Compras y Jefe de Logística para Vº Bº respectivo. 58. Organiza expediente adjuntando orden de compra, factura, reporte de comprobantes de pago pasando a: ASISTENTE DE COSTOS Y CONTROL PRESUPUESTAL 5´ 59. Codifica y afecta a la partida pptal y contablemente. 60. Codifica factura procesada y pasa a Tesorería para la cancelación de factura, POSTOR Variado 61. Cobra factura. 62. TERMINO VERSION V°B° 76 3ra FECHA Junio 2005 5. ADQUISICION DE CAJA CHICA 5.1. Adquisición de Bienes y Suministros 77 5.1. Adquisición de Bienes y Suministros 78 PROCESO ADJUDICACION DIRECTA CODIGO SA/PAMC – 05 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 5.1. Adquisición de Caja Chica (Adquisición de Bienes y Suministros) Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la Adquisición de Bienes y Suministros, Contratación de Servicios, Consultoría y Arrendamientos, en Proceso de Caja Chica. HOJA 1/ 2 1. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: CARGO TIEMPO DESCRIPCION AREA USUARIA 1. Requerimiento de Bienes y/o Suministros a Almacén Central. ASISTENTE DE ALMACEN 2. Consulta stock en almacén. 3. Si hay stock atiende a Usuario. AREA USUARIA 4. Requerimiento atendido 5. Si no hay stock, elaboración Nota de Pedido y pasa al Asistente de Compras. ASISTENTE DE COMPRAS 6. Recepción, verificación, conformidad, Nota de pedido carácter urgente, si Monto <= a S/. 300. ASISTENTE DE COMPRAS 7. Adquisición por Caja chica, se deberá solicitar factura respectiva. AREA USUARIA 8. Verifica calidad de materiales, firma factura y vale de salida de almacén y pasa al Asistente de Compras para la rendición de adquisiciones. ASISTENTE DE COMPRAS 9. Rendición Adquisiciones por Caja Chica facturas, vales de salida firmadas por el área usuaria y pasa a Tesorería. V°B° VERSION 79 3ra FECHA Junio 2005 PROCESO ADJUDICACION DIRECTA CODIGO SA/PAMC – 05 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 5.1. Adquisición de Caja Chica (Adquisición de Bienes y Suministros) Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo para la Adquisición de Bienes y Suministros, Contratación de Servicios, Consultoría y Arrendamientos, en Proceso de Caja Chica. TESORERIA HOJA 2/ 2 10. Verificación, rendición de cuentas. 11. Elaboración de rendición compras colectivas y pasa al Auxiliar de Compras. AUXILIAR DE COMPRAS 12. Elaboración de rendición compras colectivas bienes y servicios, pasa al Asistente de compras. ASISTENTE DE COMPRAS 13. Autorización de Rendición de Compras Colectivas Bienes y Servicios y pasa al Auxiliar de Compras. AUXILIAR DE COMPRAS 14. Recepción y separación de órdenes colectivas de bienes y pasa al Almacén. ALMACEN CENTRAL 15. Recepción y firma vales de salida de materiales y pasa al Auxiliar de Compras. . AUXILIAR DE COMPRAS 16. Consolidación Ordenes de Compra colectivas Bienes y Servicios, pasa a Contabilidad. CONTABILIDAD 17. Codifica y efectúa los asientos contables, pasa a Tesorería. TESORERIA 18. Rembolsar por concepto Adquisición por Caja Chica. 19. Termino. V°B° VERSION 80 3ra FECHA Junio 2005 V. DESARROLLO DE PROCEDIMIENTOS DE ALMACEN 81 1. PROCEDIMIENTO: ELABORACION DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 82 PROCESO ALMACEN CODIGO SA/PAL – 01 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 1) ELABORACION DEL “PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES” Describir la secuencia ordenada de actividades que se llevan a cabo actualmente en la formulación, elaboración y aprobación del Plan Anual de Adquisiciones para SEDALIB S.A. HOJA 1/ 2 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: CARGO COMITÉ FORMULADOR PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES TIEMPO 3 días DESCRIPCION 1. Se nombra mediante Resolución de Gerencia General al Comité, el mismo que tendrá como miembro nato al Responsable de Compras. El Comité se desempeñará dentro del marco de los dispositivos legales vigentes. 2. Comunica a las áreas el inicio de la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones y dispone que las áreas de la empresa determinen sus consumos anuales. AREAS DE SEDALIB S.A. 8 días 3. Determinan sus requerimientos anuales, en forma COMITÉ FORMULADOR PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 15 días 4. Formula mensualizada, utilizando el software instalado para tal fin. y elabora el CUADRO DE REQUERIMIENTOS, consolidando los pedidos de bienes, servicios y obras que las áreas usuarias han señalado en el software. 5. Coordina con la Oficina de Planificación y Presupuesto los techos presupuestales, para no excederse en los requerimientos. 6. Una vez finalizada su elaboración, remite un Informe a la Gerencia General con el sustento debido, a fin de obtener su aprobación. V°B° VERSION 83 3ra FECHA Junio 2005 PROCESO ALMACEN CODIGO SA/PAL – 01 PROCEDIMIENTO OBJETIVO ELABORACION DEL “PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES” Describir la secuencia ordenada de actividades que se llevan a cabo actualmente en la formulación, elaboración y aprobación del Plan Anual de Adquisiciones para SEDALIB S.A. HOJA 2/ 2 GERENCIA GENERAL 4 horas 7. Aprueba el Plan Anual de Adquisiciones mediante GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS 1 día 8. Toma Resolución de Gerencia General. conocimiento del Plan Anual Adquisiciones, debidamente aprobado. de 9. Remite copia a la Oficina de Logística y al Asistente de Almacén. ASISTENTE DE ALMACEN 10 min. 10. Recepciona copia del Plan Anual de Adquisiciones para la emisión de los pedidos de materiales por lote. 11. TERMINO. V°B° VERSION 84 3ra FECHA Junio 2005 2. PROCEDIMIENTO: INGRESO DE MATERIALES POR ADJUDICACION DIRECTA 85 PROCESO ALMACEN CODIGO SA/PAL – 02 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 1) INGRESO DE MATERIALES POR ADJUDICACION DIRECTA Tiene por objeto describir la secuencia ordenada de actividades que se llevan a cabo actualmente en el ingreso al almacén de los materiales adquiridos mediante el proceso de Adjudicación Directa. HOJA 1/2 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: CARGO TIEMPO DESCRIPCION PROVEEDOR Variable 1. Entrega los materiales solicitados al Almacén, (20 min a adjuntando Orden de Compra, Guía de Remisión y 1 hora) Factura. AUXILIAR DE ALMACEN Varía en función a cantidades y peso (20 min a 1 hora) 2. Verifica los ítems y cantidades atendidas. 3. Si los materiales recibidos concuerdan con lo indicado en la Orden de Compra original, Guía de Remisión y Factura, continua con el procedimiento. 4. Si los materiales recibidos no concuerdan con lo indicado en la Orden de Compra, devuelve materiales, Orden de Compra, Guía de Remisión y Factura al proveedor. Hace conocer al Asistente de Almacén. 5. Si los materiales recibidos concuerdan con lo indicado en la Orden de Compra, pero hay discrepancias entre lo consignado en la Orden de Compra y la Guía de Remisión o Factura, se devolverá al Proveedor para su corrección, quedando los materiales en Almacén, en calidad de custodia. Hace conocer al Asistente de Almacén. 6. Si se requiere VºBº del Usuario o Especialista, se le solicita su opinión técnica (en caso de materiales con especificaciones técnicas). 7. Si no requiere VºBº del Usuario o Especialista, continua con el procedimiento. 8. Si el Auxiliar de Almacén hace entrega parcial de los materiales al Proveedor con respecto a lo indicado en la ORDEN DE COMPRA, entonces el Proveedor anota “Entrega Parcial” en la Guía de Remisión. V°B° VERSION 86 3ra FECHA Junio 2005 PROCESO ALMACEN CODIGO SA/PAL – 02 PROCEDIMIENTO OBJETIVO INGRESO DE MATERIALES POR ADJUDICACION DIRECTA HOJA Tiene por objeto describir la secuencia ordenada de actividades que se llevan a cabo actualmente en el ingreso al almacén de los materiales adquiridos mediante el proceso de Adjudicación Directa. PROVEEDOR 10 min 2/2 9. Si el Proveedor ha entregado todos los materiales indicados en la ORDEN DE COMPRA, da VºBº a la Guía de Remisión (sella y coloca fecha). 10. Entrega al Auxiliar de Almacén la Guía de Remisión en original y copia, Factura y Orden de Compra en original. AUXILIAR DE ALMACEN Variable 11. Da VºBº a la Factura. 10 min a 25 min 12. Entrega al Proveedor copia de la Guía de Remisión, Orden de Compra y Factura al Proveedor (para seguir con el trámite de pago), quedando el original de la Guía de Remisión para el archivo del Almacén. 13. Registra ingreso de los materiales en el Software. 14. Emite BIND CARD registrando el ingreso efectuado. 15. Archiva BIND CARD en el casillero del ítem. 16. Emite NOTA DE INGRESO mecanizada y entrega el original a la Oficina de Contabilidad y Finanzas, copia para Compras, quedando archivada una copia. 17. Al final de la jornada, efectúa el “Cierre Diario” en el Software. ANALISTA CONTABLE 5 min 18. Verifica en pantalla que CONTABLES estén correctos. los ASIENTOS 19. TERMINO. V°B° VERSION 87 3ra FECHA Junio 2005 3. PROCEDIMIENTO: INGRESO DE MATERIALES POR CAJA CHICA 88 PROCESO ALMACEN CODIGO SA/PAL – 03 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 1) INGRESO DE MATERIALES POR CAJA CHICA Describir la secuencia ordenada de actividades que se llevan a cabo actualmente en el ingreso al Almacén de los materiales adquiridos mediante Caja Chica. HOJA 1/1 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: CARGO ENCARGADO CHICA DE TIEMPO CAJA 5 min AUXILIAR DE ALMACEN DESCRIPCION 1. Remite al Almacén: • Orden de Compra Colectiva de Bienes • Vale de salida Variable 2. Verifica y contrasta las órdenes de compra colectiva 10 min 2 de bienes con los vales de salida que lo sustenten, 25 min V°B° sella y coloca fecha “Atención Directa”. 3. Sella y coloca fecha al VALE DE SALIDA con “Atención Directa” y anota el N° de O/Colectiva que corresponde. 4. Registra ingreso de materiales en el Software. 5. Emite PARTE DE INGRESO mecanizado. Original a la Oficina de Contabilidad y Finanzas para su archivo, copia a Compras y copia para su archivo en Almacén. 6. Al final de la jornada, efectúa el “Cierre Diario” en el Software. ANALISTA CONTABLE 5 min 7. Verifica en pantalla que los ASIENTOS CONTABLES estén correctos. 8. TERMINO. V°B° VERSION 89 3ra FECHA Junio 2005 4. PROCEDIMIENTO: INGRESO DE MATERIALES POR DEVOLUCION 90 PROCESO ALMACEN CODIGO SA/PAL – 04 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 1) INGRESO DE MATERIALES POR DEVOLUCION Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo actualmente para el ingreso al Almacén de los materiales devueltos por el Usuario en calidad de sobrantes o deteriorados. HOJA 1/2 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: CARGO TIEMPO DESCRIPCION USUARIO Variable 1. Emite PARTE DE DEVOLUCION DE MATERIALES. 10 min a 25 min 2. Devuelve los materiales sobrantes al Almacén, adjuntando EL PARTE DE DEVOLUCIÓN DE MATERIALES. AUXILIAR DE ALMACEN 25 min 3. Verifica los ítems y cantidades de materiales, según PARTE DE DEVOLUCION DE MATERIALES, codifica y valoriza c/precio de software. 4. Si no está conforme, devuelve el PARTE DE DEVOLUCION DE MATERIALES al Usuario, para su corrección. 5. Si todo está conforme sella, coloca fecha y continúa con el procedimiento. 6. Si los materiales recibidos no son necesarios, obsoletos o inservibles, son ingresados al Almacén de Recuperos. 7. Si los materiales recibidos son nuevos (necesarios y no obsoletos), son ingresados al Almacén Central. 8. Registra ingreso de materiales en el Software. 9. Emite BIND CARD registrando ingreso. 10. Archiva BIND CARD en el casillero del ítem 11. Al final de la jornada, efectúa el “Cierre Diario” en el Software. V°B° VERSION 91 3ra FECHA Junio 2005 PROCESO ALMACEN CODIGO SA/PAL – 04 PROCEDIMIENTO OBJETIVO INGRESO DE MATERIALES POR DEVOLUCION Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo actualmente para el ingreso al Almacén de los materiales devueltos por el Usuario en calidad de sobrantes o deteriorados. ANALISTA CONTAB LE 5 min HOJA 2/2 12. Verifica en pantalla que los ASIENTOS CONTABLES estén correctos. 13. TERMINO. V°B° VERSION 92 3ra FECHA Junio 2005 5. PROCEDIMIENTO: INGRESO DE MATERIALES POR FABRICACION 93 PROCESO ALMACEN CODIGO SA/PAL – 05 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 1) INGRESO DE MATERIALES POR FABRICACION HOJA Describir la secuencia ordenada de las actividades que se llevan a cabo actualmente en el ingreso al Almacén de los materiales fabricados en los Talleres de SEDALIB S.A. 1/2 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: CARGO TIEMPO DESCRIPCION USUARIO Variable 1. Emite PARTE FABRICACION DE MATERIALES. 10 min a 25 min 2. Entrega los materiales fabricados al Almacén, adjuntando el formato respectivo. AUXILIAR DE ALMACEN 25 min 3. Verifica los ítems y cantidades de materiales, según PARTE DE FABRICACION. 4. Si no está conforme, FABRICACION al Usuario. devuelve el PARTE 5. Si todo está conforme sella, coloca fecha y continua con el procedimiento, ingresan materiales al almacén. 6. Registra ingreso de materiales en el Software. 7. Emite BIND CARD registrando ingreso de materiales. 8. Archiva BIND CARD en el casillero del ítem 9. Emite PARTE FABRICACION DE MATERIALES, mecanizado quedando una copia archivada; y, entrega el original a la Oficina de Contabilidad y Finanzas para su archivo. 10. Al final de la jornada, efectúa el “Cierre Diario” en el Software. V°B° VERSION 94 3ra FECHA Junio 2005 PROCESO ALMACEN CODIGO SA/PAL – 05 PROCEDIMIENTO OBJETIVO INGRESO DE MATERIALES POR FABRICACION Describir la secuencia ordenada de las actividades que se llevan a cabo actualmente en el ingreso al Almacén de los materiales fabricados en los Talleres de SEDALIB S.A. ANALISTA CONTABLE 5 min HOJA 2/2 11. Verifica en pantalla que los ASIENTOS CONTABLES estén correctos. 12. TERMINO. V°B° VERSION 95 3ra FECHA Junio 2005 6. PROCEDIMIENTO: TRANSFERENCIA DE MATERIALES ENTRE ALMACENES DE SEDALIB S.A. 96 PROCESO ALMACEN CODIGO SA/PAL – 06 PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIA DE MATERIALES ENTRE ALMACENES DE SEDALIB S.A. HOJA OBJETIVO 1) 1/1 Describir la secuencia ordenada de actividades que se realizan por la transferencia de materiales entre almacenes. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: CARGO TIEMPO DESCRIPCION ALMACEN SOLICITANTE 20 min ALMACEN RECEPTOR Variable 2. Verifica que los materiales requeridos estén en su 10 min a stock. 25 min 3. Despacha los materiales solicitados. 1. Emite ACTA DE TRANSFERENCIA entre Almacenes. 4. Registra despacho de materiales en el Software. 5. Emite BIND CARD registrando ingreso. 6. Archiva BIND CARD en el casillero del ítem 7. Emite ACTA DE TRANSFERENCIA, mecanizado; y, entrega el original a la Oficina de Contabilidad y Finanzas. 8. Al final de la jornada, efectúa el “Cierre Diario” en el Software. ANALISTA CONTABLE 5 min 9. Verifica en pantalla que los ASIENTOS CONTABLES estén correctos. 10. TERMINO. V°B° VERSION 97 3ra FECHA Junio 2005 7. PROCEDIMIENTO: DESPACHO DE MATERIALES 98 PROCESO ALMACEN PROCEDIMIENTO OBJETIVO 1) CODIGO SA/PAL – 07 DESPACHO DE MATERIALES HOJA Describir la secuencia ordenada de actividades que se llevan a cabo actualmente en el despacho de los materiales hacia el Usuario. 1/1 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: CARGO USUARIO TIEMPO 10 min DESCRIPCION 1. Emite requerimiento de materiales, mediante el formato VALE DE SALIDA al Almacén. AUXILIAR DE ALMACEN Variable 2. Verifica la existencia de los materiales requeridos y 10 min a que el pedido esté dentro del Cuadro de 25 min Requerimientos del Area solicitante. 3. Si no es conforme devuelve Vales de Salida al usuario. 4. Si es conforme, despacha los materiales solicitados. 5. Anota la cantidad despachada sella, firma y coloca fecha en el formato VALE DE SALIDA. 6. Registra despacho de materiales en el Software. 7. Emite BIND CARD registrando la salida. 8. Archiva BIND CARD en el casillero del ítem. 9. Emite VALE DE SALIDA, mecanizado; y, archiva con el formato manual. 10. Al final de la jornada, efectúa el “Cierre Diario” en el Software. ANALISTA CONTABLE 5 min 11. Verifica en pantalla que los ASIENTOS CONTABLES estén correctos. 12. TERMINO. V°B° VERSION 99 3ra FECHA Junio 2005 8. PROCEDIMIENTO: EMISION “NOTA DE PEDIDO” POR BIENES 100 PROCESO ALMACEN CODIGO SA/PAL – 08 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 1) EMISION “NOTA DE PEDIDO” (POR BIENES) Describir la secuencia ordenada de actividades que se llevan a cabo actualmente para que los Usuarios que efectúan sus requerimientos ante el Almacén, sea éste quien elabore la Nota de Pedido para que el Area Compras se abastezca mediante Compras por “Lote Económico”, ante la falta de stock en Almacén. HOJA 1/2 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: CARGO AREA USUARIA TIEMPO 10 min DESCRIPCION 01. Elabora Vale Salida de Almacén 02. Jefe firma y sella Vale de Salida, entrega el original al responsable de Almacén y la copia se queda para ser archivada por el usuario. ASISTENTE DE ALMACEN 10 min 03. Verifica Vale de Salida, si los materiales solicitados están dentro de un cuadro anual de requerimiento. 04. Si hubiera stock, se continúa según el procedimiento “Despacho de Materiales”. AREA USUARIA 15 min 05. Si no hubiera stock y no está en cuadro de requerimiento, usuario emite en NOTA DE PEDIDO con especificaciones técnicas. 06. Elabora la NOTA DE PEDIDO mecanizado, firma y sello de Jefatura. 07. Entrega NOTA DE PEDIDO al Asistente de Almacén y la copia se queda archivada. ASISTENTE DE ALMACEN Variable 10 min 08. Verifica Cuadro de Necesidades de cada usuario. V°B° VERSION 101 3ra FECHA Junio 2005 PROCESO ALMACEN CODIGO SA/PAL – 08 PROCEDIMIENTO OBJETIVO EMISION “NOTA DE PEDIDO” (POR BIENES) Describir la secuencia ordenada de actividades que se llevan a cabo actualmente para que los Usuarios que efectúan sus requerimientos ante el Almacén, sea éste quien elabore la Nota de Pedido para que el Area Compras se abastezca mediante Compras por “Lote Económico”, ante la falta de stock en Almacén. HOJA 2/2 a 2 horas 09. Archiva NOTA DE PEDIDO por áreas usuarias 10. Elabora y consolida NOTA DE PEDIDO mecanizada de usuarios (Lote Económico). 11. Visa formato de NOTA DE PEDIDO y entrega el original y una copia al Analista de Costos y Control Presupuestal, quedando una copia archivada. ANALISTA DE COSTOS Y 5 min CONTROL PRESUPUESTAL 12. Verifica Partida Presupuestal. 13. Si no existe partida presupuestal devuelve a Almacén y concluye procedimiento. 14. Si existe partida presupuestal codifica (partida presupuestal y contable), da V°B° y entrega al Asistente de Compras quedando una copia archivada. ASISTENTE DE COMPRAS Variable 15. Realiza procedimiento de Adquisición de Bienes. Procedimiento de 16. TERMINO. compras V°B° VERSION 102 3ra FECHA Junio 2005 VI. PATRIMONIO 103 1. PROCEDIMIENTO: INGRESO, CODIFICACION Y REGISTRO EN EL SISTEMA COMPUTARIZADO DE LOS BIENES PATRIMONIALES 104 PROCESO PATRIMONIO CODIGO SA/PATRI – 01 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 1) INGRESO, CODIFICACION Y REGISTRO EN EL SISTEMA COMPUTARIZADO DE LOS BIENES PATRIMONIALES HOJA Llevar un adecuado control, registro y supervisión en la adquisición de Bienes Patrimoniales, los cuales incrementarán la Cuenta 33 “Inmueble Maquinaria y Equipo”, en el Balance General de la Empresa. 1/ 7 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: A) Cuando el Bien Patrimonial es Adquirido CARGO TIEMPO DESCRIPCION TECNICO DE COMPRAS 20´ 1. Elabora ORDEN DE COMPRA y entrega al Asistente de Patrimonio, quedando archivada una copia. ASISTENTE DE PATRIMONIO 05´ 2. Verifica que la ORDEN DE COMPRA contenga los datos y características necesarias del bien y las firmas autorizadas. ASISTENTE DE ALMACEN 03´ 3. Una vez que el bien patrimonial ingresa al Almacén Central, el responsable del mismo comunica en el momento al Asistente de Patrimonio, a fin de que éste se apersone a dicho Almacén para la patrimonización del bien. ASISTENTE DE PATRIMONIO 15´ 4. Solicita copia fotostática de la guía de remisión y factura de dicho ingreso a fin de adjuntar a la Orden de Compra correspondiente. Consigna otras características del bien si las hubiere. 5. Ingresa al sistema computarizado y asigna código patrimonial. V°B° VERSION 105 3ra FECHA Junio 2005 PROCESO PATRIMONIO CODIGO SA/PATRI – 01 PROCEDIMIENTO OBJETIVO INGRESO, CODIFICACION Y REGISTRO EN EL SISTEMA COMPUTARIZADO DE LOS BIENES PATRIMONIALES HOJA Llevar un adecuado control, registro y supervisión en la adquisición de Bienes Patrimoniales, los cuales incrementarán la Cuenta 33 “Inmueble Maquinaria y Equipo”, en el Balance General de la Empresa. 2/ 7 6. Después de identificado el bien patrimonial, se coloca el Stickert con el código patrimonial correspondiente a dicho bien, según el registro que se hizo en la ORDEN DE COMPRA y GUÍA DE REMISIÓN. 7. Luego de etiquetado dicho bien, se organiza el expediente adjuntando ORDEN DE COMPRA y copia de la Guía de Remisión. 8. Término. V°B° VERSION 106 3ra FECHA Junio 2005 PROCESO PATRIMONIO CODIGO SA/PATRI – 01 PROCEDIMIENTO OBJETIVO INGRESO, CODIFICACION Y REGISTRO EN EL SISTEMA COMPUTARIZADO DE LOS BIENES PATRIMONIALES HOJA Llevar un adecuado control, registro y supervisión en la adquisición de Bienes Patrimoniales, los cuales incrementarán la Cuenta 33 “Inmueble Maquinaria y Equipo”, en el Balance General de la Empresa. 4/ 7 B) Cuando el Bien Patrimonial es Donado por Empresas o Instituciones. CARGO TIEMPO DESCRIPCION DONACIONES ASISTENTE DE ALMACEN 03´ 1. Una vez que el bien patrimonial ingresa al Almacén Central, el responsable del mismo comunica al Asistente de Patrimonio, a fin de que éste se apersone a dicho Almacén para la patrimonización del bien. ASISTENTE PATRIMONIO 01 semana 2. Una vez recibida la donación, se debe obtener el Acta de Transferencia de la entidad que nos donó o transfirió cualquier bien patrimonial: Se verifica que cuente con las firmas del funcionario que entrega el bien patrimonial y en el caso de SEDALIB S.A del Gerente General que recibe dichos bienes. Efectuar las coordinaciones con la Oficina de Contabilidad y Finanzas, con la finalidad de patrimonizar dichos bienes. (Registro en el Sistema de Control Patrimonial, previa codificación y levantamiento de características principales: marca, modelo, serie, color, medidas, etc.). 3. Luego de asignado el código patrimonial se procede a coordinar la asignación del bien al Usuario que va utilizar el bien. 4. Se actualiza en el Sistema de Control Patrimonial la nueva ubicación, descargando con el vale de salida de almacén. 5. Término. V°B° VERSION 107 3ra FECHA Junio 2005 PROCESO PATRIMONIO CODIGO SA/PATRI – 01 PROCEDIMIENTO OBJETIVO INGRESO, CODIFICACION Y REGISTRO EN EL SISTEMA COMPUTARIZADO DE LOS BIENES PATRIMONIALES HOJA 7/ 7 Llevar un adecuado control, registro y supervisión en la adquisición de Bienes Patrimoniales, los cuales incrementarán la Cuenta 33 “Inmueble Maquinaria y Equipo”, en el Balance General de la Empresa. C) Cuando el Bien Patrimonial es repuesto por la Compañía de Seguros. CARGO TIEMPO DESCRIPCION SINIESTRO DE BIENES PATRIMONIALES AREA USUARIA 01 día 1. Informa a la Oficina de Logística sobre el siniestro ocurrido. Adjunta el Certificado de Denuncia Policial, en donde se debe indicar la descripción y el código patrimonial del bien siniestrado. JEFE OFICINA DE LOGISTICA 10´ 2. Toma conocimiento del asunto y comunica a la Compañía de Seguros, al Asistente de Patrimonio y a la Oficina de Contabilidad y Finanzas. ASISTENTE PATRIMONIO 10´ 3. Toma conocimiento del asunto y lo incluye en los expedientes a tratar en el Comité de Baja y Enajenación de Bienes. COMPAÑÍA DE SEGUROS Como resultado de la comunicación del siniestro por parte de la Oficina de Logística se desprende: REPOSICION DEL BIEN PATRIMONIAL 02 meses 4. Deberá ingresar el bien patrimonial al Almacén Central con su respectiva Guía de Remisión, copia de la factura, Informe sobre la causal del siniestro y la reposición del mismo, valor del bien, a fin de ingresarlo al patrimonio de SEDALIB S.A. INDEMNIZACION POR EL BIEN PATRIMONIAL 5. La Compañía de correspondiente. V°B° VERSION 108 3ra Seguros emite FECHA el cheque Junio 2005 PROCESO PATRIMONIO CODIGO SA/PATRI – 01 PROCEDIMIENTO OBJETIVO INGRESO, CODIFICACION Y REGISTRO EN EL SISTEMA COMPUTARIZADO DE LOS BIENES PATRIMONIALES HOJA Llevar un adecuado control, registro y supervisión en la adquisición de Bienes Patrimoniales, los cuales incrementarán la Cuenta 33 “Inmueble Maquinaria y Equipo”, en el Balance General de la Empresa. 7/ 7 CUANDO EL SEGURO NO CUBRE EL SINIESTRO 6. Deberá emitir un Informe, en donde se especifique el motivo de la no reposición o indemnización del bien siniestrado. ASISTENTE DE ALMACEN 03´ 7. Recepciona el bien repuesto, con la Guía de Remisión, copia de la factura, Informe sobre la causal del siniestro y la reposición del mismo, indicación del valor del bien, y comunica al Asistente de Patrimonio a fin de que sea patrimonizado. ASISTENTE PATRIMONIO 15´ 8. Recaba toda la documentación entregada por la Compañía de Seguros. 9. Coordina con la Oficina de Contabilidad y Finanzas para la patrimonización del bien cuando éste es depreciable. 10. Término. V°B° VERSION 109 3ra FECHA Junio 2005 2. PROCEDIMIENTO: CONTROL DE TRANSFERENCIA Y TRASLADOS DE BIENES PATRIMONIALES 110 PROCESO PATRIMONIO CODIGO SA/PATRI – 02 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 1) CONTROL DE TRANSFERENCIA Y TRASLADOS DE BIENES PATRIMONIALES HOJA Controlar la ubicación física de los bienes patrimoniales, así como determinar responsabilidad respecto a las pérdidas, deterioros o uso inadecuado de los mismos. Mantener adecuadamente registrados, controlados y protegidos los bienes patrimoniales de la Empresa. 1/ 6 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: A) Transferencia de un Bien Patrimonial de un usuario a otro CARGO USUARIO QUE REQUIERE EL BIEN TIEMPO 15´ DESCRIPCION 1. Coordina la transferencia con el usuario que es responsable del bien. 2. Gestiona la transferencia del bien mediante la formulación del Acta de Transferencia de Bienes Patrimoniales, en donde se anota el día, la hora, el nombre de quien entrega el bien, el nombre del nuevo responsable que recibe el bien, el código patrimonial, la descripción de bien, la serie, el modelo, estado de conservación, etc. Observaciones que puedan existir, la firma y sello del trabajador que entrega, firma y sello del trabajador que recibe el bien. ASISTENTE PATRIMONIO 05´ 3. Firma el Acta de Transferencia de Bienes Patrimoniales y procede a la actualización en el sistema computarizado. Las copias se distribuyen de la siguiente manera: Original Usuario de origen Copia Usuario de destino Copia Asistente de Patrimonio 4. Término. V°B° VERSION 111 3ra FECHA Junio 2005 PROCESO PATRIMONIO CODIGO SA/PATRI – 02 PROCEDIMIENTO OBJETIVO CONTROL DE TRANSFERENCIA Y TRASLADOS DE BIENES PATRIMONIALES HOJA Controlar la ubicación física de los bienes patrimoniales, así como determinar responsabilidad respecto a las pérdidas, deterioros o uso inadecuado de los mismos. Mantener adecuadamente registrados, controlados y protegidos los bienes patrimoniales de la Empresa. B) 3/ 6 Transferencia de un Bien Patrimonial de un local a otro CARGO USUARIO QUE REQUIERE EL BIEN TIEMPO 15´ DESCRIPCION 1. Coordina la transferencia del bien con el usuario que es responsable del mismo. Firman el Acta de Transferencia de Bienes Patrimoniales. 2. Solicita la Guía de Remisión-Remitente al Asistente de Patrimonio. ASISTENTE PATRIMONIO 05´ 3. Emite la Guía de Remisión-Remitente, indicando las características del bien a trasladar. USUARIO QUE REQUIERE EL BIEN 05´ 4. Hace firmar la Guía de Remisión-Remitente por usuario que tiene asignado el bien, así como por el Responsable de las Áreas que velan por el uso y mantenimiento de los activos (SubGerencia de Informática e Información, Servicios Generales y Transportes, División de Mantenimiento Electromecánico, etc.), según sea el caso. ASISTENTE PATRIMONIO 02´ 5. Firma la Guía de Remisión-Remitente autorizando el traslado del bien. Las copias se distribuyen de la siguiente manera: Destinatario Usuario que requiere el bien Remitente Asistente de Patrimonio SUNAT Usuario que requiere el bien Vigilancia 6. Término. V°B° VERSION 112 3ra FECHA Junio 2005 PROCESO PATRIMONIO CODIGO SA/PATRI – 02 PROCEDIMIENTO OBJETIVO CONTROL DE TRANSFERENCIA Y TRASLADOS DE BIENES PATRIMONIALES HOJA Controlar la ubicación física de los bienes patrimoniales, así como determinar responsabilidad respecto a las pérdidas, deterioros o uso inadecuado de los mismos. Mantener adecuadamente registrados, controlados y protegidos los bienes patrimoniales de la Empresa. C) 5/ 6 Transferencia de todos los Bienes Patrimoniales cuando se trata de trabajadores en situación de rotación o retiro CARGO TIEMPO DESCRIPCION ASISTENTE DE PERSONAL 10´ 1. Comunica al Asistente de Patrimonio y al usuario responsable de la custodia y uso de los bienes sobre su situación de rotación o retiro. USUARIO RESPONSABLE 30´ 2. En los casos de transferencia de todos los bienes que están a cargo de un trabajador a otro que lo va a reemplazar, no se utilizará el formato Acta de Transferencia de Bienes Patrimoniales, sino que se redacta un “Acta de Entrega de Bienes” en donde firman el usuario que era responsable de la custodia y uso de los bienes y el nuevo responsable. 3. El Acta de Entrega de Bienes es alcanzada al Asistente de Patrimonio, para verificación y firma. ASISTENTE DE PATRIMONIO 20´ 4. Verifica el contenido del Acta de Entrega de Bienes Patrimoniales con el Sistema de Control Patrimonial. Firma el Acta si están conforme todos los bienes que figuran a cargo del usuario en situación de retiro y en base a esta labor se informa a la SubGerencia de Recursos Humanos para realizar las apreciaciones a que hubiere lugar. Como es el caso del pago o no de los beneficios sociales del trabajador que se retira definitivamente de la Empresa. 5. Luego de recibida una copia del “Acta de Entrega de Bienes”, registra en el sistema computarizado al nuevo responsable de los bienes que han sido entregados de un usuario a otro. 6. Término. V°B° VERSION 113 3ra FECHA Junio 2005 3. PROCEDIMIENTO: INVENTARIO FISICO PATRIMONIAL ANUAL 114 PROCESO PATRIMONIO CODIGO SA/PATRI – 03 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 1) INVENTARIO FÍSICO PATRIMONIAL ANUAL HOJA Establecer la ubicación, estado de conservación y otros de cada uno de los bienes patrimoniales a nivel de áreas, localidades en todo el ámbito de la Empresa. 1/ 3 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: CARGO ASISTENTE DE PATRIMONIO TIEMPO 01 día DESCRIPCION SOLICITUD DE SERVICIO DE TERCEROS 1. Prepara términos de referencia para la ejecución del proceso para la adquisición del servicio. 2. Remite a Jefatura de la Oficina de Logística para que lleve a cabo el concurso. JEFE OFICINA DE LOGISTICA 03 días 3. Luego de terminado el proceso comunica al Asistente de Patrimonio el postor que obtuvo la Buena Pro, haciendo las coordinaciones del caso para la ejecución del Inventario físico. 4. Se informa al Órgano de Control Interno sobre la fecha de inicio del servicio de inventario físico patrimonial. 5. Se hace conocimiento a todas las áreas mediante Informe de Gerencia de Administración y Finanzas, del inicio del inventario y el requerimiento del apoyo respectivo. IMPRESIÓN DE REPORTE ASISTENTE DE PATRIMONIO 01 día 6. Se imprime el reporte “Padrón General de Activos” que contiene los datos necesarios para el levantamiento de información en campo: V°B° VERSION 115 3ra FECHA Junio 2005 PROCESO PATRIMONIO CODIGO SA/PATRI – 03 PROCEDIMIENTO OBJETIVO INVENTARIO FÍSICO PATRIMONIAL ANUAL HOJA Establecer la ubicación, estado de conservación y otros de cada uno de los bienes patrimoniales a nivel de áreas, localidades en todo el ámbito de la Empresa. 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 6.6. 6.7. 6.8. 6.9. 6.10. 2/ 3 Código patrimonial Descripción del bien Fecha de ingreso del bien Centro de costos Estado del bien / tipo del bien Código del área Código del trabajador Nombre del trabajador Localidad Valor del bien 7. Efectúa las coordinaciones y lineamientos necesarios con la empresa de servicios de terceros para el levantamiento del inventario. EMPRESA DE SERVICIOS DE TERCEROS 02 meses 8. Ejecuta inventario físico, coordinando personalmente con el Asistente de Patrimonio, debiendo cumplir dicho inventario dentro de los plazos establecidos. 9. Alcanza al Asistente de Patrimonio un informe definitivo indicando la conciliación física de los bienes patrimoniales, así como la conciliación contable con la Oficina de Contabilidad y Finanzas, firmado y sellado. ASISTENTE DE PATRIMONIO 03 días 10. Eleva un Informe a la Oficina de Logística sobre los resultados del inventario físico. 11. Si se presentaran diferencias en el inventario deberán ser analizadas. Si se trata de faltantes que no se han localizado, se notificará al último usuario responsable de su uso y conservación para que indique su ubicación. De no obtenerse respuesta se notificará al Comité de Baja y Enajenaciones, quién tomará una decisión. En el caso de bienes patrimoniales que no cuenten con código patrimonial, se tramitará su tasación previa a su incorporación al patrimonio. 12. Término. V°B° VERSION 116 3ra FECHA Junio 2005 4. PROCEDIMIENTO: PROCESO DE BAJA DE BIENES PATRIMONIALES 117 PROCESO PATRIMONIO CODIGO SA/PATRI – 04 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 1) PROCESO DE BAJA DE BIENES PATRIMONIALES HOJA Determinar la Baja de Bienes Patrimoniales, ya sea por obsolescencia técnica, reparación onerosa, pérdida, robo, siniestro, entre otros, a fin de que la cuenta 33 “Inmueble Maquinaria y Equipo” no se vea distorsionada. 1/ 3 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: CARGO TIEMPO DESCRIPCION COMITÉ DE BAJA Y Según 1. Cumplirá y ejecutará cada uno de los artículos del ENAJENACION DE BIENES programa Reglamento del Comité de Baja y Enajenación de PATRIMONIALES ción Bienes Patrimoniales de SEDALIB S.A. vigente. ASISTENTE DE PATRIMONIO Según 2. Participará en calidad de Secretario del Comité de programa Baja y Enajenación de Bienes Patrimoniales. ción 3. Toda propuesta de Baja deberá estar acompañada del Informe justificatorio y será dirigido al Presidente del Comité de Bajas y Enajenación de Bienes Patrimoniales. Dicho Informe explicará para cada bien los motivos por lo que solicita la Baja del bien patrimonial y consignará al detalle las características de los bienes, la valorización de inventarios y precio base de remate. 4. Para todos los casos de Baja de Bienes de Capital, además del Informe Técnico firmado por el funcionario o técnico correspondiente, la Gerencia de Administración y Finanzas dispondrá, a través del Asistente de Patrimonio, la verificación del estado del bien, informando al respecto. COMITÉ DE BAJAS Y 01 día ENAJENACION DE BIENES PATRIMONIALES 5. Toma conocimiento, revisa y emite pronunciamiento sobre las solicitudes de Baja que se presentan, propone a la Gerencia General en base a los Acuerdos adoptados en sesión, la aprobación de las bajas solicitadas. 6. Solicita, en caso necesario, a la oficina correspondiente el asesoramiento técnico que pudiera requerirse. V°B° VERSION 118 3ra FECHA Junio 2005 PROCESO PATRIMONIO CODIGO SA/PATRI – 04 PROCEDIMIENTO OBJETIVO PROCESO DE BAJA DE BIENES PATRIMONIALES HOJA Determinar la Baja de Bienes Patrimoniales, ya sea por obsolescencia técnica, reparación onerosa, pérdida, robo, siniestro, entre otros, a fin de que la cuenta 33 “Inmueble Maquinaria y Equipo” no se vea distorsionada. 1/ 3 7. Dispone y/o efectúa las inspecciones y verificaciones que estime conveniente de los bienes propuestos para baja. 8. Absuelve las consultas que formulen al Comité sobre los casos de Baja y Enajenación de Bienes Patrimoniales. ASISTENTE DE ALMACEN 30´ 9. Los Bienes Patrimoniales dados de baja por SEDALIB S.A., sea cual fuera la naturaleza, valor o modalidad de su dominio, quedarán bajo la responsabilidad y custodia del Almacén Central, los mismos que figuran en inventario aparte, con sus respectivos valores de inventario, de tasación, siendo éste último el que servirá de base para su remate. 10. Los vehículos y maquinarias dados de baja no podrán ser desmantelados para la reparación de otros. COMITÉ DE BAJAS Y Según 11. Los funcionarios que fueran designados para ENAJENACION DE BIENES programa intervenir en los remates, coordinarán con el comité PATRIMONIALES ción de Bajas y Enajenación de Bienes Patrimoniales de SEDALIB S.A., a efectos de establecer la localización, ubicación, publicaciones y demás que fueran necesarias para la ejecución del remate. 12. Término. V°B° VERSION 119 3ra FECHA Junio 2005 5. PROCEDIMIENTO: SANEAMIENTO FISICO LEGAL DE BIENES INMUEBLES 120 PROCESO PATRIMONIO CODIGO SA/PATRI – 05 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 1) SANEAMIENTO FISICO LEGAL DE BIENES INMUEBLES HOJA Sanear física y legalmente todas las propiedades de la Empresa, a fin de que éstas estén debidamente inscritas en los Registros Públicos. 1/ 3 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: CARGO TIEMPO DESCRIPCION TITULACIÓN Y REGISTROS SUB GERENTE DE ASESORIA JURIDICA Variable 1. Los bienes patrimoniales, en especial los inmuebles como son terrenos, construcciones y/o edificaciones de propiedad de la empresa, deben de contar con la respectiva titulación de adquisición y estar plenamente saneados. 2. Dichas propiedades deberán ser inscritas en los Registros Públicos de la Propiedad de Inmuebles, bajo la responsabilidad de la SubGerencia de Asesoría Jurídica. 3. Copia de los documentos generados producto de la titulación y registro, deben ser enviados a la Oficina de Logística y a la Oficina de Contabilidad y Finanzas. SANEAMIENTO FISICO DE BIENES INMUEBLES. 4. El saneamiento físico involucra todas las características de cada propiedad, el mismo que se llevará en fichas registrales numerándose correlativamente; los asientos serán archivados en las tarjetas correspondientes, las mismas que contendrán los siguientes aspectos: a. b. c. d. e. f. g. Número de ficha Departamento Provincia Distrito Ubicación Linderos Superficie V°B° VERSION 121 3ra FECHA Junio 2005 PROCESO PATRIMONIO CODIGO SA/PATRI – 05 PROCEDIMIENTO OBJETIVO SANEAMIENTO FISICO LEGAL DE BIENES INMUEBLES HOJA Sanear física y legalmente todas las propiedades de la Empresa, a fin de que éstas estén debidamente inscritas en los Registros Públicos. h. i. j. k. l. 2/ 3 Valor del terreno Modalidad de adquisición Aplicación. Apéndice Observaciones. Las modificaciones que sufran los inmuebles y sus consiguientes variaciones regístrales, como los mandatos que resuelvan su destino o aplicación de los mismos quedarán anotados como apéndice. ASISTENTE DE PATRIMONIO 01 día SEGUROS 5. Tramitar la contratación de las pólizas de seguro que sean necesarias y pertinentes en cada caso, para asegurar los bienes inmuebles. 6. Confeccionar las cartillas de divulgación de los seguros contratados. JEFE OFICINA DE LOGISTICA 01 día 7. Difundirá, a los responsables de los bienes inmuebles, sobre los alcances de los seguros contratados. 8. Término V°B° VERSION 122 3ra FECHA Junio 2005 6. PROCEDIMIENTO: CONTROL Y SUPERVISION DE PAGO DE TRIBUTOS DE LOS BIENES INMUEBLES 123 PROCESO PATRIMONIO CODIGO SA/PATRI – 06 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 1) CONTROL Y SUPERVISIÓN DE PAGO DE TRIBUTOS DE LOS BIENES INMUEBLES Controlar y supervisar los pagos de tributos que se hagan por los diversos bienes inmuebles de la Empresa, a fin tener en custodia, archivo y orden dicha documentación para los fines legales pertinentes. HOJA 1/ 3 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: CARGO TIEMPO DESCRIPCION PAGO DE TRIBUTOS JEFE OFICINA DE LOGISTICA 01 día 1. Recepciona los diferentes documentos (impuesto predial, arbitrios, formularios y otros que estén aprobados por el TUPA) y los remite al Asistente de Patrimonio. ASISTENTE PATRIMONIO 15 días 2. Verifica dicha documentación y da su Vº Bº, para la cancelación correspondiente. 3. Solicita a la Gerencia Comercial se pronuncie sobre si dicha Municipalidad nos adeuda a su vez algún monto por cualquier concepto, e informará al Jefe de Logística al respecto. 4. Si el caso lo amerita se llegará a la determinación de saldos de deudas, compensación de deudas, previo acuerdo con la Gerencia General y la Municipalidad involucrada. TECNICO DE COMPRAS 10 días 5. Elabora Orden de Servicio para su trámite correspondiente. Pasa a la Oficina de Contabilidad y Finanzas para su control, verificación y codificación. 6. Luego se tramita a Tesorería quien emitirá el cheque respectivo y coordinará con el Asistente de Patrimonio para el pago respectivo. V°B° VERSION 124 3ra FECHA Junio 2005 PROCESO PATRIMONIO CODIGO SA/PATRI – 06 PROCEDIMIENTO OBJETIVO CONTROL Y SUPERVISIÓN DE PAGO DE TRIBUTOS DE LOS BIENES INMUEBLES Controlar y supervisar los pagos de tributos que se hagan por los diversos bienes inmuebles de la Empresa, a fin tener en custodia, archivo y orden dicha documentación para los fines legales pertinentes. ASISTENTE PATRIMONIO 01 día HOJA 2/ 3 7. Se levanta el Acta de Acuerdos para que las partes involucradas la firmen en señal de conformidad. 8. Procede a los pagos respectivos. 9. Se intercambian cheques por deuda a cancelar tanto de SEDALIB S.A. por los Tributos como de la Municipalidad por los conceptos adeudados. Se firman los cargos correspondientes. 10. Si existieran saldos a favor o en contra de alguna de las partes, se negocian los saldos para ser cancelados en forma fraccionada. 11. Término. V°B° VERSION 125 3ra FECHA Junio 2005 VII. SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES 126 1. PROCEDIMIENTO: ATENCION DE SUMINISTROS Y SERVICIOS A AREAS USUARIAS 127 PROCESO SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES CODIGO SA/PTRANSG – 01 PROCEDIMIENTO ATENCION DE SERVICIOS Y SUMINISTROS A AREAS USUARIAS HOJA OBJETIVO Atender en forma adecuada y oportuna a los Clientes Internos con los Servicios y Suministros para mantenimiento preventivo y correctivo de Muebles, Enseres, Pintado de Oficinas, reacondicionamiento de infraestructura (techos toldos) requeridos por las áreas para su normal funcionamiento. 1/6 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: CARGO AREA USUARIA ASISTENTE SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES ASISTENTE DE ALMACEN TIEMPO DESCRIPCION 08´ 01. Elabora NOTA DE PEDIDO por Servicios y Suministros en hoja mecanizada 02´ 02. Hace Firmar y sellar Nota de Pedido al Jefe responsable, Luego entrega el original y 2 copias al Asistente de Servicios Generales y Transporte si los requerimientos son suministros : 01´ 03. Verifica si el pedido se encuentra dentro del Cuadro de Requerimientos del Plan Anual de Adquisiciones del Área solicitante. 01´ 04. Tramita al Almacén. 01´ 05. Verifica stock 05´ 06. Si existe stock, despacha 02´ 07. Si no existe da Vº Bº a Nota de Pedido para su compra, pasando a Analista de Costos y Control Presupuestal. V°B° VERSION 128 3ra FECHA Junio 2005 PROCESO SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES CODIGO SA/PTRANSG – 01 PROCEDIMIENTO ATENCION DE SERVICIOS Y SUMINISTROS A AREAS USUARIAS HOJA OBJETIVO Atender en forma adecuada y oportuna a los Clientes Internos con los Servicios y Suministros para mantenimiento preventivo y correctivo de Muebles, Enseres, Pintado de Oficinas, reacondicionamiento de infraestructura (techos toldos) requeridos por las áreas para su normal funcionamiento. ANALISTA DE COSTOS Y 01´ CONTROL PRESUPUESTAL 02´ 2/6 08. Recepciona Nota de pedido y archiva una copia. 09. Verifica firma y sello de Almacén y Partida Presupuestal del requerimiento. 01´ 10. Si no existe partida presupuestal devuelve con proveído a usuario y concluye procedimiento. 05´ 11. Si existe partida presupuestal codifica y afecta (partida presupuestal y contable), da V°B° a NOTA DE PEDIDO. 01´ 12. da V°B° y sella a NOTA DE PEDIDO para que continúa trámite. 03´ 13. Tramita personalmente y entrega NOTA DE PEDIDO en original y copia a usuario para tramitar al Auxiliar de Logística. AUXILIAR DE LOGISTICA 02´ 14. Recepciona y registra Nota de Pedido y tramita a Jefe de Logística para Vº Bº. JEFE OFICINA DE LOGISTICA 01´ 15. Da Vº Bº autorizando compra. 02´ 16. Tramita a Asistente de Compras. 05´ 17. Define proveedor. 05´ 18. Dispone cotización a proveedores proveído a Técnico de Compras. ASISTENTE DE COMPRAS V°B° VERSION 129 3ra FECHA mediante Junio 2005 PROCESO SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES CODIGO SA/PTRANSG – 01 PROCEDIMIENTO ATENCION DE SERVICIOS Y SUMINISTROS A AREAS USUARIAS OBJETIVO Atender en forma adecuada y oportuna a los Clientes Internos con los Servicios y Suministros para mantenimiento preventivo y correctivo de Muebles, Enseres, Pintado de Oficinas, reacondicionamiento de infraestructura (techos toldos) requeridos por las áreas para su normal funcionamiento. HOJA 3/6 01´ 19. Recepciona NOTA DE PEDIDO. 20´ 20. Elabora cotizaciones, sella y hace firmar al Asistente de Compras y Jefe Logística. 10´ 21. Organiza expediente y entrega al Asistente de Compras. ASISTENTE DE COMPRAS 01´ 22. Inicia el procedimiento de Adquisición de Servicios y/o Suministros de acuerdo al monto. 20´ 23. Remite las cotizaciones a cada uno de los proveedores 2 días 24. Espera respuesta de Proveedores de acuerdo a las normas vigentes 20´ 25. Recepciona cotizaciones de proveedores en el tiempo establecido, y tramita a Técnico de Compras disponiendo mediante proveído la elaboración de la Orden de Compra. 10´ 26. Recepciona expediente y genera la orden de compra al ingresar al sistema de compras. 02´ 27. Imprime orden de compra. 05´ 28. Tramita la orden de compras al Analista de Costos y Control Presupuestal para su afectación en el sistema contable. TECNICO DE COMPRAS TECNICO DE COMPRAS V°B° VERSION 130 3ra FECHA Junio 2005 PROCESO SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES CODIGO SA/PTRANSG – 01 PROCEDIMIENTO ATENCION DE SERVICIOS Y SUMINISTROS A AREAS USUARIAS OBJETIVO Atender en forma adecuada y oportuna a los Clientes Internos con los Servicios y Suministros para mantenimiento preventivo y correctivo de Muebles, Enseres, Pintado de Oficinas, reacondicionamiento de infraestructura (techos toldos) requeridos por las áreas para su normal funcionamiento. HOJA 4/6 PROVEEDOR Según 29. Entrega los materiales solicitados al Almacén, programa adjuntando Orden de Compra, Guía de Remisión y ción Factura. AUXILIAR DE ALMACEN 10´ 30. Verifica los ítems y cantidades atendidas. 02´ 31. Si los materiales recibidos concuerdan con lo indicado en la Orden de Compra, Guía de Remisión y Factura, continua con el procedimiento. 03´ 32. Si los materiales recibidos no concuerdan con lo indicado en la Orden de Compra, devuelve materiales, Orden de Compra, Guía de Remisión y Factura al proveedor. Hace conocer al Asistente de Almacén. 10´ 33. Si los materiales recibidos concuerdan con lo indicado en la Orden de Compra, pero hay discrepancias entre lo consignado en la Orden de Compra y la Guía de Remisión o Factura, se devolverá al Proveedor para su corrección, quedando los materiales en Almacén, en calidad de custodia. Hace conocer al Asistente de Almacén. 10´ 34. Si se requiere VºBº del Usuario o Especialista, se le solicita su opinión técnica (en caso de materiales con especificaciones técnicas). 01´ 35. Si no requiere VºBº del Usuario o Especialista, continua con el procedimiento. 02´ 36. Si el Auxiliar de Almacén hace entrega parcial de los materiales al Proveedor con respecto a lo indicado en la ORDEN DE COMPRA, entonces el Proveedor anota “Entrega Parcial” en la Guía de Remisión. V°B° VERSION 131 3ra FECHA Junio 2005 PROCESO SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES CODIGO SA/PTRANSG – 01 PROCEDIMIENTO OBJETIVO ATENCION DE SERVICIOS A AREAS USUARIAS HOJA 5/6 • Atender los servicios de mensajera, alquiler de camionetas, limpieza de oficinas, servicios de gasfitería, fotocopiados y afines y alquiler de locales en forma adecuada y oportuna a los Clientes Internos para su normal funcionamiento. • Formular el requerimiento de servicio a Logística. ANALISTA DE COSTOS Y CONTROL PRESUPUESTAL 05´ 37. Afecta partida presupuestal y contable. 03´ 38. Si el Auxiliar de Almacén hace entrega parcial de los materiales al Proveedor con respecto a lo indicado en la ORDEN DE COMPRA, entonces el Proveedor anota “Entrega Parcial” en la Guía de Remisión. TESORERO 02´ 39. Toma conocimiento. 10´ 40. Genera cheque. Según 41. Cancela a Proveedor de acuerdo programa establecido en la orden de compra. ción a plazo PROVEEDOR DEL SERVICIO Según 42. Entrega a Área usuaria trabajo ejecutado para su programa verificación y Vº Bº. ción 05´ 43. Informa a Asistente de Servicios Generales y Transportes sobre el trabajo realizado. AREA USUARIA 05´ 44. Verifica trabajo y/o funcionamiento. 01´ 45. Si está OK, da Vº Bº. 03´ 46. Si no está OK, no da Vº Bº a Orden de Servicio, recomendando las correcciones del caso. V°B° VERSION 132 3ra FECHA Junio 2005 PROCESO SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES CODIGO SA/PTRANSG – 01 PROCEDIMIENTO OBJETIVO ATENCION DE SERVICIOS A AREAS USUARIAS HOJA 6/6 • Atender los servicios de mensajera, alquiler de camionetas, limpieza de oficinas, servicios de gasfitería, fotocopiados y afines y alquiler de locales en forma adecuada y oportuna a los Clientes Internos para su normal funcionamiento. • Formular el requerimiento de servicio a Logística. ASISTENTE DE 01´ SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES PROVEEDOR DEL SERVICIO 47. Recibe Orden de Servicio debidamente firmada por el responsable del Área usuaria, en señal de que el trabajo se ha realizado a conformidad. 01´ 48. Dá Vº Bº a Orden de Servicio. 01´ 49. Dá Vº Bº a comprobantes de pago en señal de conformidad. 05´ 50. Si no es conforme el trabajo, se coordinará con el área usuaria para subsanar con las correcciones del caso. 05´ 51. Corrige y realizado. 05´ 52. Informa al Jefe del área usuaria y al Asistente de Servicios Generales y Transportes para Vº Bº. 05´ 53. Tramita Comprobantes cancelación. 01´ 54. TERMINO. V°B° levanta VERSION 133 3ra observaciones a del Tesorería FECHA trabajo para su Junio 2005 2. PROCEDIMIENTO: SUPERVISION TRABAJOS LIMPIEZA OFICINAS, JARDINERIA Y GASFITERIA 134 PROCESO TRANSPORTES Y SERVICIOS GENERALES CODIGO SA/PTRANSG – 02 PROCEDIMIENTO SUPERVISION TRABAJOS LIMPIEZA OFICINAS, JARDINERIA Y GASFITERIA HOJA OBJETIVO 1) 1/2 Verificar que los trabajos de limpieza de oficinas, jardinería y gasfitería estén correctamente ejecutados en forma adecuada, oportuna y de acuerdo a los programas de trabajo predeterminados y de acuerdo a la solicitud de servicio emitida por un área específica DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: CARGO AUXILIAR DE LOGISTICA TIEMPO 01´ DESCRIPCION 01. Entrega copia del contrato al Auxiliar de Servicios Generales y Transportes. ASISTENTE DE SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES 05´ 02. Toma conocimiento 1 hora 03. Supervisa los trabajos periódicamente en forma inopinada y ejecutando las recomendaciones y correctivos del caso. 30´ 04. Organiza, dosifica y dispone el trabajo 05´ 05. Toma conocimiento del contrato. 10´ 06. Dispone la organización del trabajo en turnos, días y horas. 05´ 07. Supervisa el ingreso de personal del servis, uniforme, herramientas de trabajo y equipo. 30´ 08. Verifica los trabajos de limpieza de oficinas, baños, jardines y gasfitería en general. 02´ 09. Si esta OK el trabajo, se da la conformidad. 05´ 10. Si no esta OK el trabajo, se recomienda los correctivos del caso en primera instancia. 10´ 11. Luego verifica la aplicación de las correcciones. 01´ 12. Si esta OK se da la conformidad. 05´ 13. Si no esta OK, se informa al Supervisor del Proveedor recomendando los correctivos necesarios. 01´ 14. Si esta OK, trabajo correctamente ejecutado. 05´ 15. Si no esta OK, procede a informar al Asistente de Servicios Generales y Transportes para las sanciones pertinentes. AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES V°B° VERSION 135 3ra FECHA Junio 2005 PROCESO TRANSPORTES Y SERVICIOS GENERALES CODIGO SA/PTRANSG – 02 PROCEDIMIENTO SUPERVISION TRABAJOS LIMPIEZA OFICINAS, JARDINERIA Y GASFITERIA HOJA OBJETIVO 2/2 Verificar que los trabajos de limpieza de oficinas, jardinería y gasfitería estén correctamente ejecutados en forma adecuada, oportuna y de acuerdo a los programas de trabajo predeterminados y de acuerdo a la solicitud de servicio emitida por un área específica ASISTENTE DE 10´ SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES 16. Procede a efectuar la llamada de atención al Proveedor y sanciones de acuerdo a los dispositivos normativos. 30´ 17. Si es grave la llamada de atención será la separación del service y aplicación del contrato (previo conocimiento de la Oficina de Logística. 05´ 18. Si no es grave, nuevamente regresa a la verificación de aplicación de correcciones. 01´ 19. TERMINO V°B° VERSION 136 3ra FECHA Junio 2005 3. PROCEDIMIENTO: VISACION DE COMPROBANTES DE PAGO POR SERVICIOS DE LIMPIEZA, JARDINERIA, GASFITERIA, FOTOCOPIADO, TELEFONO, ALQUILER DE LOCALES, ALQUILER DE CAMIONETAS, MANTENIMIENTO DE MUEBLES 137 PROCESO TRANSPORTES Y SERVICIOS GENERALES CODIGO SA/PTRANSG – 03 PROCEDIMIENTO VISACION DE COMPROBANTES DE PAGO POR SERVICIOS DE LIMPIEZA, JARDINERIA, GASFITERIA, FOTOCOPIADO, TELEFONO, ALQUILER DE LOCALES, ALQUILER DE CAMIONETAS, MANTENIMIENTO DE MUEBLES HOJA OBJETIVO 1) Dar visto bueno a los comprobantes de pago por servicios de limpieza, jardinería, gasfitería, fotocopiado, teléfono, alquiler de locales, alquiler de camionetas, mantenimiento de muebles previa revisión y verificación de los servicios y trabajos ejecutados. 1/2 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: CARGO PROVEEDOR TECNICO TRAMITE DOCUMENTARIO, COMUNICACIONES Y ARCHIVO TIEMPO DESCRIPCION 05´ 01. Presenta Expediente, conteniendo: - Comprobantes de pago - Informe de trabajo realizado - Copia del Contrato - Copia Orden de Compra/Servicios. 01´ 02. Entrega al Técnico de Trámite Documentario, Comunicaciones y Archivo, haciendo firmar cargo. 02´ 03. Recepciona Expediente y visa cargo, coloca sello de recepción con indicación de hora y fecha. 02´ 04. Entrega al Asistente de Servicios Generales y Transportes el Expediente. ASISTENTE DE 02´ SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES 1 día 05´ 05. Recepciona Expediente y visa cargo, coloca sello de recepción con indicación de hora y fecha. 06. Verifica el trabajo realizado. 07. Si no esta OK dispone los correctivos del caso y devuelve al Proveedor el Expediente completo. V°B° VERSION 138 3ra FECHA Junio 2005 PROCESO TRANSPORTES Y SERVICIOS GENERALES CODIGO SA/PTRANSG – 03 PROCEDIMIENTO VISACION DE COMPROBANTES DE PAGO POR SERVICIOS DE LIMPIEZA, JARDINERIA, GASFITERIA, FOTOCOPIADO, TELEFONO, ALQUILER DE LOCALES, ALQUILER DE CAMIONETAS, MANTENIMIENTO DE MUEBLES HOJA OBJETIVO 2/2 Dar visto bueno a los comprobantes de pago por servicios de limpieza, jardinería, gasfitería, fotocopiado, teléfono, alquiler de locales, alquiler de camionetas, mantenimiento de muebles previa revisión y verificación de los servicios y trabajos ejecutados. PROVEEDOR 10´ 08. Ejecuta los correctivos y vuelve a presentar al Técnico de Trámite Documentario, Comunicaciones y Archivo el Expediente, conteniendo: - Comprobantes de pago - Informe de trabajo realizado - Copia del Contrato - Copia Orden de Compra/Servicios ASISTENTE DE 02´ SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES 10´ 09. Recepciona el Expediente y visa cargo, coloca sello de recepción con indicación de hora y fecha. AUXILIAR DE LOGISTICA 10. Verifica la ejecución de los correctivos . 02´ 11. Si esta OK da V°B° al Comprobante de Pago, hace firmar cargo y entrega al Auxiliar de Logística el Expediente. 02´ 12. Recepciona el Expediente y visa cargo indicando fecha y hora. 02´ 13. Entrega al Técnico de Compras el Expediente para su trámite correspondiente. 01´ 14. TERMINO V°B° VERSION 139 3ra FECHA Junio 2005 4. PROCEDIMIENTO: CONTROL DIARIO DEL SERVICIO DE VEHICULOS 140 PROCESO TRANSPORTES Y SERVICIOS GENERALES CODIGO SA/PTRANSG – 04 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 1) CONTROL DIARIO DEL SERVICIO DE VEHICULOS HOJA Realizar un control de Ingreso y Salida de los vehículos en forma diaria, así como del servicio de movilidad brindado a las diferentes áreas y verificar las ocurrencias o averías que se han producido por la operación de los vehículos motorizados. 1/1 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: CARGO TIEMPO DESCRIPCION CHOFER Y/O EMPLEADO DE SEDALIB S.A. 10´ 01. Verifica operatividad de vehículo motorizado a través de un mantenimiento preventivo. ASISTENTE SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES 20´ 02. Programa actividades de trabajo diario (solo de las unidades que tiene en el pool). 05´ 03. Autoriza la salida de los vehículos en la Boleta de Control Vehicular y asigna a los conductores. AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES 10´ 04. Retorno del vehículo, control a través de vigilancia y el Auxiliar. VIGILANTE 05´ 05. Si hay observaciones, registra en el libro ocurrencias y en la boleta de control vehicular. 01´ 06. Si no hay observaciones, continua el proceso. 05´ 07. Interna vehículo al garaje. 01´ 08. TERMINO V°B° VERSION 141 3ra FECHA Junio 2005 5. PROCEDIMIENTO: CONTROL CONSUMO DE COMBUSTIBLE 142 PROCESO TRANSPORTES Y SERVICIOS GENERALES CODIGO SA/PTRANSG – 05 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 1) CONTROL CONSUMO DE COMBUSTIBLE HOJA Brindar un adecuado abastecimiento de combustible en forma oportuna, llevando un control y evaluación del consumo periódicamente. 1/1 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: CARGO MECANICO AUXILIAR SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES CONDUCTOR TIEMPO DESCRIPCION 02´ 01. Recepciona cuadro estadístico y verifica vehículos con bajo rendimiento. 30´ 02. Cuadro estadístico consolidado Ordenes de trabajo, y evalúa. 02 días 03. Verifica información, registro de planillas control de combustible. 02 horas 04. Si no esta OK el registro de planilla, nuevamente regresa a verificar la información. 01 día 05. Si esta OK el registro de planilla, consolida la información. 01 día 06. Elabora cuadro estadístico consumo de combustible. 10´ 07. Realiza control de reconocido Km. Diario a fin de abastecer en forma oportuna. 01´ 08. TERMINO V°B° VERSION 143 3ra de FECHA consumo, Junio 2005 6. PROCEDIMIENTO: TRAMITES EN CASO DE ACCIDENTE DE TRANSITO 144 PROCESO TRANSPORTES Y SERVICIOS GENERALES CODIGO SA/PTRANSG – 06 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 1) TRAMITES EN CASO DE ACCIDENTE DE TRANSITO HOJA Realizar la gestión en caso de siniestros ante la PNP la CIA. de Seguros a fin de resguardar la integridad de los trabajadores y el patrimonio de la empresa 1/1 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: CARGO CHOFER POLICIA / COMPAÑÍA DE SEGUROS TIEMPO DESCRIPCION 30´ 01. Realiza la denuncia policial. 05´ 02. Comunica a Servicios Generales y Transportes, este a su vez comunica a la CIA de Seguros. 30´ 03. Verifica lo sucedido por la policía y a la vez realiza la investigación policial y comunica a transportes a cargo del chofer. 02 horas 04. Realiza la prueba de dosaje etílico y peritaje técnico vial. 01 hora 05. Si es positivo el informe del resultado peritaje, dosaje etílico, autoriza pago de accidente por SEDALIB S.A. y continua proceso. 01 hora 06. Si no es positivo el informe del resultado peritaje, dosaje etílico, declaración del accidente en Cía Seguros. 02 días 07. Cía de Seguros investiga el comprobar los hechos y pruebas. 01 día 08. Cía de Seguros cubre los gastos de accidente. 03 días 09. Si no cubre todos los gastos SEDALIB S.A. paga parte de los gastos de accidente coordinando con Finanzas. 01 día 10. Si cubre todos los gastos, reparación de unidad y otros gastos son cubiertos por la Cía de Seguros. V°B° VERSION 145 3ra accidente FECHA para Junio 2005 PROCESO TRANSPORTES Y SERVICIOS GENERALES CODIGO SA/PTRANSG – 06 PROCEDIMIENTO OBJETIVO TRAMITES EN CASO DE ACCIDENTE DE TRANSITO HOJA Realizar la gestión en caso de siniestros ante la PNP la CIA. de Seguros a fin de resguardar la integridad de los trabajadores y el patrimonio de la empresa ASISTENTE DE 10´ SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES 02 días 2/2 11. Informa los resultados a Logística. 12. Apoya en todas las gestiones. 01 día 13. Realiza seguimiento de la reparación del vehículo. 01´ 14. TERMINO. V°B° VERSION 146 3ra FECHA Junio 2005 7. PROCEDIMIENTO: CONTROL DE PAGO DE LUZ ELECTRICA, TELEFONO Y ARRIENDO DE LOCAL 147 PROCESO TRANSPORTES Y SERVICIOS GENERALES CODIGO SA/PTRANSG – 07 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 1) CONTROL PAGOS DE LUZ ELECTRICA, TELEFONO Y ARRIENDO DE LOCAL HOJA 1/1 Llevar un control de los pagos de luz eléctrica, teléfono y arriendo de local previa revisión y verificación de los comprobantes de pagos debidamente cancelados DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: CARGO AUXILIAR SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES TIEMPO DESCRIPCION 02´ 01. Recepción de los comprobantes de pago Luz eléctrica, teléfono, arriendo de local, listado de pagos. 01 día 02. Verificación y supervisión de campo de los servicios. 02´ 03. Si no esta OK, nuevamente recepción de los comprobantes de pago. 02 horas 04. Si esta OK, da V°B° a comprobantes de pago. Según 05. Coordina con Tesorería los pagos de servicio, luz eléctrica. programa ción TESORERO 06. Comprobantes de pago cancelados. Según programa ción 10´ 07. Verifica pago del comprobantes. 30´ 08. Informa a la División de Logística el pago de los mismos. 01´ 09. TERMINO V°B° VERSION 148 3ra mismo, a través FECHA de los Junio 2005 8. PROCEDIMIENTO: SERVICIOS DE FOTOCOPIAS, OZALID, ANILLADOS Y AFINES 149 PROCESO TRANSPORTES Y SERVICIOS GENERALES CODIGO SA/PTRANSG – 08 PROCEDIMIENTO OBJETIVO 1) SERVICIOS DE FOTOCOPIAS, OZALID, ANILLADOS Y AFINES HOJA Brindar un servicio de fotocopiado y afines en forma oportuna, llevando un control y evaluación del mismo en forma periódica (mensual). 1/1 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: CARGO AREA USUARIA TIEMPO DESCRIPCION 05´ 01. Entrega Orden de Servicio al Responsable de Servicios Generales. ASISTENTE DE 02´ SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES 10´ 02. Verifica si la Orden de Servicio es visada con el respectivo V°B° del Jefe de Area. 10´ SERVICIOS DE TERCEROS 03. Si no esta OK, regulariza V°B° de Logística y nuevamente regresa al área usuaria para su respectiva regularización. 04. Si esta OK, se va a Terceros. Según 05. Saca copias. programa ción 05´ 06. Visa Orden de servicio y entrega al Responsable de Servicios Generales. 07. Verifica cantidad y calidad de las fotocopias a través ASISTENTE DE 10´ SERVICIOS GENERALES Y de la Orden de Servicio. TRANSPORTES Según programa 08. Si no esta conforme, vuelve a sacar las copias. ción 02´ 09. Si esta conforme, firma del usuario responsable. 02´ 10. Registra cantidad de fotocopias diarias. 30´ 11. Reporta al Jefe de Logística cuadro de copias de calidad. 01´ 12. TERMINO V°B° VERSION 150 3ra FECHA Junio 2005 PROCESO TRANSPORTES Y SERVICIOS GENERALES CODIGO SA/PTRANSG – 08 PROCEDIMIENTO OBJETIVO SERVICIOS DE FOTOCOPIAS, OZALID, ANILLADOS Y AFINES HOJA Brindar un servicio de fotocopiado y afines en forma oportuna, llevando un control y evaluación del mismo en forma periódica (mensual). V°B° VERSION 151 3ra FECHA 1/1 Junio 2005