CODIGO: FO-GTH-05 VERSIÓN: 02 FECHA: 18 de marzo de 2015 PERFIL DE ASISTENTE IDENTIFICACIÓNDEL CARGO Nombre Del Cargo: Asistente Nombre de la Dependencia o Área: Área administrativa Nivel del Cargo: profesional Tipo de Contrato: libre nombramiento Salario Asignado: 3’138.293 Lugar donde desempeña las labores: oficinas administrativas Jefe inmediato: Jefe de recursos humanos Tipo de Proceso: Misional Apoyo X Estratégico Resumen del cargo: Apoyar a los concejales en los procesos administrativos y controlar la calidad de la información del sistema de información en la organización. OBJETIVO DEL CARGO Organizar y velar por el correcto funcionamiento de la dependencia, en cuanto a los servicios que en ella se brinden, especialmente en la organización de archivos, atención al público, transcripciones y dotación de papelería y útiles para la oficina y ejecutar las actividades que le correspondan para el cumplimiento de los procedimientos establecidos en la entidad. ORGANIGRAMA PERFIL OCUPACIONAL El perfil de la asistente de concejal debe ser integrado por competencias técnicas en analizar información obtenida con el fin de identificar problemas, estudiando las causantes y organizando la información de modo que se obtengan soluciones para los requerimientos, además de la toma de decisiones para mejorar las CODIGO: FO-GTH-05 VERSIÓN: 02 FECHA: 18 de marzo de 2015 PERFIL DE ASISTENTE situaciones requeridas por la organización. Se requiere la habilidad cuantitativa para el manejo de presupuestos y la administración de recursos físicos requeridos por la empresa. Debe contar con habilidad comunicativa, capaz de razonar, comprendiendo conceptos y analizando situaciones especificas, idóneo en la capacidad de escucha y relaciones adecuadas con todas las personas, interactuando fácilmente con los integrantes de la organización, hábil en el diálogo y la resolución asertiva de conflictos. Competente en el trabajo en equipo, trabajando de manera coordinada y responsable, siendo líder y asumiendo como se requiera diferentes papeles en el equipo. Capaz de proponer ideas, crear, imaginar, indagar o emprender cosas nuevas. Una persona ética, con carácter moral propia del gestor del talento humano, siendo transparente con su trabajo y cumplimiento de las actividades asignadas. Comprometida con la organización y su trabajo. PRINCIPALES FUNCIONES DEL CARGO FUNCIONES FRECUENCIA 1. Transcribir los diferentes Cada que se requiera en la organización. documentos relacionados con la dependencia. 2. Mantener en orden el archivo de la oficina. 3. Recibir, radicar y despachar oportunamente la correspondencia y demás documentos relacionados con la oficina y controlar el recibo correcto por parte del destinatario. 4. Atender las llamadas telefónicas y al público o funcionarios que se presentan a la oficina. 5. Apoyar la implementación del sistema de Control Interno dentro de su dependencia, fomentando la cultura del autocontrol y participando en los programas y eventos que coordine la unidad de control in terno. 6. Controlar la existencia de útiles y papelería para la oficina. 7. Poner en conocimiento de su superior inmediato las irregularidades o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos que se Todos los días Todos los días Todos los días CODIGO: FO-GTH-05 VERSIÓN: 02 FECHA: 18 de marzo de 2015 PERFIL DE ASISTENTE encuentran bajo su responsabilidad. 8. Recibir, modificar inicial y periódicamente la clave de acceso, la cual es per sonal e intransferible. Responder por todas y cada una de las transacciones realizadas a través de ella. 9. Responder por todas y cada una de las actividades desarrolladas, asumiendo las consecuencias que se derivan en el ejercicio de sus funciones. 10. Responder por la aplicación de los métodos y procedimientos del sistema de control interno y velar por la calidad, eficiencia y eficacia del mismo. 11. Cumplir con las disposiciones existentes en materia disciplinaria, sobre Derechos, Deberes, Prohibiciones, Inhabilidades, Incompatibilidades y Conflicto de Intereses. 12. Desempeñar las demás funciones inherentes al cargo y que le sean asignadas por su jefe inmediato RESPONSABILIDADES DEL CARGO EQUIPOS: computadores, teléfonos, fax, fotocopiadora, impresora, scanner ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL: N.A INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: descargos y toda la papelería de los empleados RECURSOS: presupuestos, atención al cliente ECONÓMICAS: N.A RELACIONES (Internas o Externas) NOMBRE FINALIDAD FRECUENCIA Jefe De Recursos Verificar información, dar Todas las veces que se Humanos asesoría, apoyo en selección requiera, (es el jefe y preselección del personal, inmediato). diseñar programas de CODIGO: FO-GTH-05 VERSIÓN: 02 FECHA: 18 de marzo de 2015 Salud Ocupacional Jefe De Producción Supervisor PERFIL DE ASISTENTE bienestar. Para mantener las condiciones de salud y seguridad industria. Realizar evaluación a los empleados. Obtener información sobre clima organizacional. Dar a conocer información pertinente y necesaria. Reportes de empleados, desempeño, efectividad, rendimiento, motivación de los operarios. Semanalmente. Trimestralmente, que se requiera. cada Cada que sea necesario. REQUISITOS DEL CARGO NIVEL DE EDUCACIÓN: bachillerato completo en cualquier modalidad ÁREA DE DESEMPEÑO: Área de dirección administrativa OTROS CONOCIMIENTOS COMPLEMENTARIOS REQUERIDOS: Conocimientos matemáticos, técnico en asistencia administrativa, observación, comunicación, expresión corporal. Programas o software de computador; que maneja. Excel, Word, internet, E-Mail. EXPERIENCIA: Tiempo: 6 meses Descripción: se requiere que sea una persona con experiencia por 2dos años de experiencia laboral relacionada. OTROS REQUISITOS: Edad Mayor a 18 años de edad. (rango): Sexo: Hombre x Mujer x Competencia comunes 1. Orientación a resultados 2. Orientación al usuario y al ciudadano COMPETENCIAS REQUERIDAS Conocimientos Competencias esenciales comportamentales Técnicas de oficina Manejo de la información Técnicas de Adaptación al cambio archivo Disciplina Manejo de órdenes Relaciones interpersonales de servicio y CODIGO: FO-GTH-05 VERSIÓN: 02 FECHA: 18 de marzo de 2015 3. Transparencia 4. Compromiso con la organización. Condiciones físicas Condiciones ambientales: REVISADO POR: NOMBRE: CARGO FECHA: FIRMA: APROBADO POR: NOMBRE: CARGO: FECHA: FIRMA: PERFIL DE ASISTENTE contratos Sistemas Office y Windows Gestión Publica Plan de Desarrollo Norma NTCGP 1000/2004 Colaboración CONDICIONES GENERALES Esfuerzo físico: bajo Esfuerzo visual: alto Esfuerzo mental: alto Abierto: Cerrado: oficina de trabajo Semicerrado: