INSTRUCTIVO PARA EL ALMACENAMIENTO DEL INVENTARIO

INSTRUCTIVO PARA EL
ALMACENAMIENTO DEL
INVENTARIO
FEC. ENTREGA :
REVISIÓN:
CÓDIGO:
I-A-02
PÁGINA:
1
CARGO QUE EJECUTA: Supervisor y auxiliar operativo.
OBJETO: Establecer las condiciones y actividades necesarias para garantizar el correcto almacenamiento del inventario y
garantizar la disponibilidad del mismo en los procesos de fabricación o comercialización.
1. ALCANCE.
Este procedimiento aplica al material de empaque, materia prima nacional y producto propiedad del Cliente, desde su
recepción hasta la entrega a producción o al almacén de producto terminado.
2. DEFINICIONES.
2.1. Producto Intermedio (PI): Productos terminados de un proceso de fabricación que son utilizados para consumo
interno en otros procesos.
2.2. Almacén: Lugar donde son guardados físicamente las materias primas, insumos y productos.
2.3. Material: para efectos del presente documento se entiende como las materias primas (MP) nacionales, el
material de empaque (ME) y los productos intermedios (PI).
2.4. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria
2.5. Especificación: Documento que establece los requisitos que un producto o servicio debe cumplir.
2.6. O.C.: Orden de Compra.
3. POLÍTICAS SOBRE LA RECEPCIÓN, ALMACENAMIENTO Y ENTREGA DE MATERIALES
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
3.6.
3.7.
3.8.
Las situaciones de incumplimiento del vehículo siempre son informadas al Gerente General.
Los incumplimientos son evaluados en función del riesgo y la necesidad del material, decisión que debe ser
consultada con el Gerente General y consensuada entre las partes.
Todo incumplimiento sin importar su naturaleza, es reportado al Gerente General quien se encarga de notificar
oficialmente al proveedor, requerir una acción de mejora y registrar el hecho como elemento de entrada para la
calificación de proveedores. El Supervisor de Almacén es responsable por el servicio prestado al proveedor durante
la entrega del material, por cuanto la programación de las recepciones es elemento fundamental.
El Gerente General es responsable por comunicar y coordinar las entregas dentro del horario establecido (7:00-11:00
a.m. y de 1:00 – 4:00 p.m.), cualquier excepción debe ser previamente coordinada e informada con Supervisor de
Almacén.
Todo derrame o anomalía durante la recepción, almacenamiento y entrega debe ser notificada al Gerente General.
El orden y aseo de las instalaciones del almacén son lineamiento que se deben seguir permanentemente.
Ningún colaborador de otra área está autorizado a retirar materias primas del área de almacenamiento sin previa
consulta y autorización por el Supervisor de Almacén.
El ingreso de las entradas de almacén son efectuadas de manera inmediata a la recepción de material.
RESPONSABLE
REVISÓ
APROBÓ
COORDINADOR DE MATERIAS PRIMAS
JEFE DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MEDIO
AMBIENTE
DIRECTOR DE CADENA DE ABASTECIMIENTO
REV 02. 2000-05-19
F-R-02
3.9.
3.10.
El Supervisor de Almacén revisa la factura contra la orden de compra y la entrada, en ningún momento debe autorizar
una factura con diferencias.
Los errores en facturas detectados en el ingreso del material ocasionan devolución de la misma.
4.
PROCEDIMIENTO.
DIAGRAMA DE FLUJO
1.
Generar reporte en Excel
para conocer los materiales a
llegar diariamente
2.
Informar a partes
interesadas de la llegada del
material
3.
Recibir los documentos del
proveedor, verificando que
se encuentren completos
CARGO
EJECUTANTE
DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN
Generar desde el sistema Programa el reporte de
saldos
en
Órdenes
de
Compra:
Inventarios/Reportes/Ejecución
“Listado
de Gerente General
Órdenes de Compra con Saldo”. Diariamente y Supervisor de
Almacén
identificar los materiales programados y preparar
su recepción, cualquier anomalía es notificada vía
e-mail al Gerente General.
Informar verbal o telefónicamente al Gerente
General o Supervisor de Almacén y a Seguridad
Industrial la llegada del vehículo con el material,
verificar los documentos básicos: ARP,
Documentación de la carga, esto es ingresado a
la minuta de guarda.
Recibir documentos por parte del proveedor:
Remisión, Factura y Certificado de Análisis de los
adhesivos.
Nota: La falta de uno o más documentos se
notificara al comprador y se suspenderá el ingreso
del vehículo.
Supervisor de
Almacén
Supervisor de
Almacén
DOCUMENTO
Y/O
REGISTRO
Word
Minuta
Remisión
Factura
Certificado de
Análisis
4
4.
Reportar las diferencias
positivas o negativas para
realizar los ajustes necesarios.
5.
Verificar documentos de
entrega vs orden de compra
6
Reportar las diferencias positivas por encima de
las tolerancias al Gerente General para consensuar Gerente General
la decisión sobre dicha situación.
Verificar la factura y la remisión contra la orden de
compra: referencias, cantidades, precio y
condiciones de pago.
Autorizar la entrada del Proveedor con el
material a la zona de descargue.
Supervisor de
Almacén
Correo
Remisión
Factura
Supervisor de
Almacén
Cumple
requisitos
RESPONSABLE
REVISÓ
APROBÓ
COORDINADOR DE MATERIAS PRIMAS
JEFE DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MEDIO
AMBIENTE
DIRECTOR DE CADENA DE ABASTECIMIENTO
REV 02. 2000-05-19
F-R-02
7.
Autorizar la entrada a la zona
de descargue
8.
Identificar el material recibido
Realizar descargue del material y verificar
aleatoriamente el peso, la identificación del
empaque contra el certificado de análisis (si
aplica) y verificar las características de la lista de
chequeo (material de empaque).
Durante la recepción se puede decidir rechazar el
material y se detiene el proceso informando al
Gerente General; registrar en la remisión del
proveedor y en la OC, la cantidad devuelta y el
motivo.
Supervisor de
Almacén
Si el material pasa la recepción, se identifica con
un aviso (Fecha de Llegada, Producto Ítem,
Cantidad).
Supervisor de
Almacén
En caso de rechazo del material por calidad,
devolver el mismo al proveedor, en el tiempo
máximo establecido.
Supervisor
Almacén
Gerente General
Almacenar y preservar la materia prima y
empaque aplicando los Instructivos I-A-01
Supervisor de
Almacén
I-A-01
Firmar y sellar la factura y/o remisión del
material recepcionado con las novedades y
cantidad real recibida; las copias se entregan al
transportador.
Supervisor de
Almacén
Factura
Ingresar al sistema Office Excel aplicativo de
entradas de materias primas de acuerdo con la
reportar:
•Cantidad recibida.
•Fecha de recepción.
•Número de remisión y/o Factura.
•Devoluciones presentadas.
•Registrar en la factura el Nro. O.C, Nro. Entrada
y las evidencias de verificación.
•Entregar la factura revisada al Gerente General.
Supervisor de
Almacén
Factura
Entrada
Almacén
Se identifica el material desacuerdo al instructivo
I-A-01
Supervisor de
almacén-Auxiliar
de almacén.
9.
Material
Conforme?
NO
SI
10.
Almacenar material según
I-A-01
11.
Rechazar el material y realizar
cambio y reclamo con
proveedor
14
12.
Hacer ingreso al sistema de la
MP recibida.
13.
Identificación material
Identificar el material.
14.
RESPONSABLE
Alistar el material aprobado
a Producción según la
requisición
de materiales
COORDINADOR DE MATERIAS PRIMAS
REV 02. 2000-05-19
REVISÓ
JEFE DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MEDIO
AMBIENTE
Supervisor de
almacén
APROBÓ
DIRECTOR DE CADENA DE ABASTECIMIENTO
F-R-02
El material rechazado es igualmente identificado
pero su etiqueta lleva un punto rojo, la gestión de
este material se hace en los tiempos establecidos.
Alistar y entregar a producción el material
solicitado a través de requisición de materiales (u
orden de producción) y firmar el registro como
evidencia de conformidad de ambas partes.
Supervisor de
almacén –
Auxiliar de
almacén
RESPONSABLE
REVISÓ
APROBÓ
COORDINADOR DE MATERIAS PRIMAS
JEFE DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MEDIO
AMBIENTE
DIRECTOR DE CADENA DE ABASTECIMIENTO
REV 02. 2000-05-19
F-R-02