procedimiento para la gestión archivistica de documentos

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN
ARCHIVISTICA DE DOCUMENTOS
Código: PAA2-1
Versión: 1
Fecha: Enero 2012
1. OBJETIVO
Describir la manera de producir, organizar y conservar los documentos de la Universidad.
2. ALCANCE.
Este procedimiento aplica para todas las Sedes de la Universidad.
3. DESARROLLO
N°
ACTIVIDAD

1
Producir registros


2
Clasificar los documentos



3
Ordenar los documentos
RESPONSABLE
DOCUMENTOS
REGISTROS
Generar los registros (formatos
diligenciados,
informes,
actas,
registro fotografico etc) de acuerdo
a
lo
establecido
en
la
documentación
(procedimientos,
instructivos, manuales entre otros)
del sistema de gestión de la
Universidad
(consultar
Administrador de documentos en la
pagina web de la Institución)
Abrir expediente de acuerdo a la
serie
y
subserie
documental
definida
en
el
“cuadro
de
clasificación” de la dependencia.
Responsable de la
dependencia
No aplica
Agrupar los documentos de la
dependencia de acuerdo a la serie,
subserie y tipología documental
basado
en
el
“cuadro
de
clasificación” de la dependencia.
Separar los documentos de apoyo
(los cuales no requieren ser
trasferidos al archivo central, por
ejemplo:
guías
de
trasporte,
remisiones entre otros)
Secretaria, Auxiliar
o Asistente
designado
No aplica
Consultar sistema de ordenación
(cronológica, numérica, alfabética,
alfanumérica entre otros) en el
“cuadro de clasificación”.
Ordenar los tipos documentales de
acuerdo a las diferentes directrices
dadas en el instructivo que
corresponda:
Instructivo
para
la
administración de los archivos
de
gestión
(financiero,
investigación,
normativo,
entre otros)
Instructivos para la gestión
archivística de los
archivos
vitales: Historias Clínicas
Historias Laborales
Secretaria, Auxiliar
o Asistente
designado
No aplica
DESCRIPCIÓN
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
DOCUMENTOS
REGISTROS
Historias Académicas.
4
5

Analizar la información de la
documentación, extraer contenido
y registrar en base de datos el
inventario de los documentos
ordenados.
Secretaria, Auxiliar
o Asistente
designado
Base de datos
Inventario
documental

Almacenar los documentos en
archivadores rodantes, folderamas
o
archivadores
verticales
de
acuerdo con el recurso disponible,
ver:
Instructivo
para
la
administración de los archivos
de
gestión
(financiero,
investigación, normativo entre
otros)
Instructivos para la gestión
archivística de los
archivos
vitales: Historias Clínicas
Historias Laborales
Historias Académicas.
Secretaria, Auxiliar
o Asistente
designado
No aplica
Describir los documentos
Conservar los documentos

Concertar con el archivo central el
cronograma de trasferencias.

Seleccionar la documentación que
cumplió tiempos de conservación
en archivo de gestión, para ser
trasferido por parte del Centro de
Administración
Documental
al
archivo central.
Ver Tabla de Retención Documental
correspondiente.

Diligenciar el Formato Inventario de
trasferencia documental.

Dejar acta de la trasferencia de
documentos realizada.
Secretaria, Auxiliar
o Asistente
designado
Formato Inventario
de
trasferencia
documental
Acta
trasferencia)
(de
4. DEFINICIONES





Acceso a los archivos: derecho a los ciudadanos a consultar la información que conservan los
archivos en los términos consagrados por la ley.
Almacenamiento de documentos: depósito de los documentos en estantería, cajas, archivadores,
legajos, etc. para su conservación física y con el fin de ser extraídos posteriormente para su
utilización.
Archivo central: unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por
los distintos archivos de gestión de la Universidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que
siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general
Archivo de gestión: corresponde a los documentos producidos por una dependencia durante su
gestión administrativa y/o académica; son documentos activos, en circulación, resguardados y
organizados por la oficina productora, constituyen la primera fase del sistema de archivos y es
sometida a continua utilización y consulta administrativa por las áreas productoras u otras que la
soliciten
Archivo histórico: es aquel al cual se transfieren los documentos del archivo de gestión y central de
la Universidad, que debido a sus valores científicos, históricos y culturales deben conservase
permanentemente.
Procedimiento para la Gestión Archivistica de Documentos
PAA2-1 Versión 1 Enero 2012
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
Archivo vital: conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se
deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas, así como los archivos privados,
declarados de interés público.

Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material acumulado
en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

Cuadro de clasificación documental: Herramienta que permite codificar e identificar cada una de
las series, subseries y tipologías documentales, en cada dependencia con su respectivo sistema de
ordenamiento.
Documento: información registrada. Cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
Documentos de apoyo: Son aquellos documentos que por sus características no tienen un valor
legal, jurídico, fiscal, administrativo o contable, por lo tanto no necesario conservarlos y trasferidos al
archivo central, por ejemplo: guías de trasporte, remisiones entre otros.
Documentos de archivo: registro de información producida o recibida por una persona o entidad
en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, valor científico,
económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.
Ordenar documentos: Ubicación física de los documentos dentro de la respectiva serie en el orden
previamente acordado.
Tipo documental: Es la más pequeña unidad de archivo, indivisible intelectualmente, eje carta,
memorando, fotografía, registro sonoro.
Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que
garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación entre otros
elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.






5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Ley 594 de julio de 2000 por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras
disposiciones

Resolución 067 de Agosto 12 de 2011 por medio de la cual se crea el sistema de archivos y se expide
el reglamento general de archivos de la Universidad.

NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística.

Instructivo para la administración de los archivo de gestión

Instructivos para la gestión archivística de los siguientes archivos vitales: historias clínicas, historias
laborales, historias académicas.

Acta (de trasferencia)

Cuadro de clasificación documental

Tabla de Retención Documental Centros de Conciliación y/o Arbitraje
6. CONTROL REGISTROS
Código
Nombre
Responsable
Lugar de
Almacenamiento
Auxiliar de
oficina del
CAD
Archivo de gestión
del CAD
Base de Datos Inventario de transferencia documental.
Recuperación
(Clasificación)
Cronológico
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PAA2-1 Versión 1 Enero 2012
Protección
Tiempo de
retención
Disposición
Carpetas
5 años
Eliminar
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Código
Nombre
Responsable
Lugar de
Almacenamiento
Auxiliar de
oficina del
CAD
Archivo de gestión
del CAD
Recuperación
(Clasificación)
Cronológico
Acta (de trasferencia)
Protección
Tiempo de
retención
Disposición
Carpetas
5 años
Eliminar
Revisó: Dora Ospina
Aprobó: Carlos Alberto Zúñiga Orrego
Fecha: Febrero 2012
Fecha: Febrero2012
Procedimiento para la Gestión Archivistica de Documentos
PAA2-1 Versión 1 Enero 2012
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